Der kleine große Unterschied

Transkript

1 Der kleine große Unterschied Die 10 Gebote für gelungene Online-Präsentationen

2 Inhaltsverzeichnis Regel 1: Kombinieren Sie immer Schrift und Bild... 4 Regel 2: Senden Sie pro Folie genau eine Kernbotschaft... 5 Regel 3: Schreiben Sie in ganzen Sätzen das macht Ihre Botschaften kraftvoll... 6 Regel 4: Setzen Sie Animationen sehr sparsam und gezielt ein... 6 Regel 5: Verbannen Sie Aufmerksamkeitsräuber... 6 Regel 6: Verwenden Sie starke Bilder mit klaren Funktionen... 7 Regel 7: Planen Sie pro Minute Redezeit eine Folie... 7 Regel 8: Lassen Sie auch das Publikum zu Wort kommen... 7 Regel 9: Steuern Sie die Aufmerksamkeit mit hierarchischen Folienlayouts... 8 Regel 10: Verstärken Sie Ihre Botschaften mit Folien, statt sie zu wiederholen... 8 Seite 2 von 10

3 Warum interessieren Sie sich für die 10 Gebote gelungener Online-Präsentationen? Sie alle kennen Lösungen für Online-Präsentationen wie GoToMeeting oder GoToWebinar und Sie alle arbeiten mit PowerPoint. Online-Präsentationen eignen sich hervorragend, um Vorträge zu halten, ohne dass jemand das Büro verlassen muss und ohne, dass jemand dafür extra in ein Büro oder an einen Tagungsort fahren muss. Jeder kann teilnehmen von wo er will sofern ein Internetanschluss und ein Computer oder ein mobiles Empfängergerät verfügbar sind. Das haben die meisten von uns schon einmal erfahren. In einem Webinar oder Online-Meeting kann man das Gleiche tun wie Vor-Ort: Präsentieren, zuhören, mitdenken und Fragen stellen. Die Erfahrung zeigt allerdings, dass es einen Unterschied gibt zwischen Vor-Ort-Präsentationen und Live-Online-Präsentationen ; dass man nicht so ganz einfach seine PowerPoint-Folien des letzten Vor- Ort-Vortrags für seine Online-Präsentation wiederverwerten kann. Warum das so ist und welche 10 Gebote Sie beachten sollten, um auch online spannende Vorträge zu präsentieren, das erfahren Sie in diesem Whitepaper. Wenn Sie bei Ihrer nächsten Präsentation nur drei dieser Gebote beachten, wird es Ihr Publikum mit mehr Aufmerksamkeit belohnen das verspreche ich Ihnen! Viel Spaß beim Lesen und Ausprobieren! Ihre Seite 3 von 10

4 Der kleine große Unterschied: Warum funktionieren Online-Präsentationen anders? Vom Prinzip kann man in Online-Präsentationen das Gleiche tun wie Vor-Ort: Der Referent kann zum Auditorium sprechen und seine Folien zeigen. Das Publikum kann zuhören, Folien anschauen, mitdenken und Fragen stellen. Aber: Man kann sich gegenseitig nicht sehen! Und das ist ein kleiner Unterschied mit großer Wirkung. In der Vor-Ort-Situation werden nur ganze 7 % der Informationen über den Sachinhalt des gesprochenen Wortes transportiert und der Rest also ganze 93 % - über nonverbale Kommunikationskanäle. Mimik und Gestik machen demnach 55 % der Kommunikation aus und die Tonalität der Sprache 38 %. Diese Zahlen zeigen, wie stark wir beim Verstehen von Informationen durch nonverbale Kommunikation geprägt sind. Und genau diese nonverbalen Kommunikationskanäle fehlen bei Online-Präsentationen zum größten Teil von der Stimme einmal abgesehen. Deshalb hat im Online-Meeting und im Webinar neben der Stimme die Gestaltung und der Einsatz der Folien eine sehr viel größere Bedeutung als in einem Vor-Ort-Vortrag. Die Folien sind es, mit denen der Referent die Aufmerksamkeit der Zuschauer maßgeblich steuert! Neben der Stimme und den Folien hat die Interaktion im Webinar erheblichen Einfluss auf die Aufmerksamkeit der Zuhörer. Geben Sie jedem einzelnen Teilnehmer das Gefühl, dass Sie ihn wahrnehmen, auch wenn Sie niemanden sehen können. Mit Umfragen und Chat-Kommunikation können Sie die Funktionen von Blickkontakt zum Teil ersetzen und erhöhen auch damit die Aufmerksamkeitsspanne des Publikums. Die drei wichtigsten Aspekte professioneller Online-Präsentation sind daher: Sorgsamer Umgang mit Text Gezielter Einsatz von Bildern Sinnhafte Nutzung von Interaktion Die 10 Gebote gelungener Online-Präsentationen fassen die wichtigsten Regeln zu diesen drei Aspekten zusammen. Sie sind mit Folienbeispielen gespickt, weil man Regeln zur Foliengestaltung am besten an Folien erkennen kann! Seite 4 von 10

5 Regel 1: Kombinieren Sie immer Schrift und Bild Die menschliche Wahrnehmung funktioniert nach dem Konzept der zwei Kanäle, d.h. wir empfangen visuelle und verbale Informationen nicht zusammen, sondern in zwei separaten, aber miteinander verbundenen Kanälen. Im verbalen Kanal wird das gesprochene Wort verarbeitet, also das, was der Referent sagt. Fotos, Zeichnungen und Diagramme bedienen den visuellen Kanal. Aber was ist mit dem geschriebenen Text auf der Folie? Welchen Kanal bedient er? Obwohl wir diesen Text mit den Augen wahrnehmen, bedient er nicht den visuellen Kanal, sondern den verbalen. Man liest sich den Text Treffen Sie das richtige Ziel? sozusagen im Stillen vor. Folge ist, dass der verbale Kanal zweifach bedient wird: Durch den Sprecher und den Text auf der Folie. Der Zuhörer versucht automatisch herauszufinden, ob der Inhalt der Folie auch dem Gesagten entspricht und hört nicht mehr konzentriert zu. Die Aufmerksamkeit wird durch zu viel Text auf der Folie daher eher verringert als erhöht. Ihre Worte und Botschaften verpuffen! Eine gute Folie sollte daher immer Text und Bild enthalten und zwar nur so viel Text, wie der Zuhörer in etwa zwei Sekunden lesen kann das sind 6 bis 8 Worte. Dann kann er wieder zuhören und ist offen für Ihre Botschaften. Regel 2: Senden Sie pro Folie genau eine Kernbotschaft Mit einer Kernbotschaft pro Folie steuern Sie die Aufmerksamkeit der Zuhörer genau auf das, was Ihnen wichtig ist. Konzentrieren Sie sich pro Folie auf eine Kernaussage. Ein großes Informationsangebot bedeutet nicht, dass auch viel beim Zuhörer ankommt. Eher das Gegenteil ist der Fall: Wenn Sie pro Folie viele Informationen anbieten, irren die Augen der Zuhörer umher und er- Senden Sie pro Folie eine Kernbotschaft kennen nicht, was wichtig ist und worüber Sie gerade reden. Außerdem können die Teilnehmer immer schneller lesen als Sie sprechen. Ein Beispiel: Sie listen auf einer Folie 5 Aspekte in Listenform auf. Sie starten mit der Erläuterung von Punkt 1. Ihre Teilnehmer lesen bereits weiter und machen sich Gedanken über Punkt 4, weil der ihnen besonders interessant erscheint und schon hören sie Ihnen nicht mehr konzentriert zu. Steht dagegen nur eine Botschaft auf der Folie, wissen die Zuhörer immer genau, um was es gerade geht und haben keine Chance abzuschweifen. Sie sind zwangsläufig gedanklich bei der Sache, über die Sie gerade reden. Kernbotschaften aktive Aufmerksamkeitssteuerung gezielte Fokussierung geringe Informationsangebot hohe Lesegeschwindigkeit langsames Sprechtempo Vergleichbar ist das auch mit einer Packung Studentenfutter. Jeder pickt sich das heraus, was er oder sie am liebsten mag: Übrig bleiben meisten die Haselnusskerne. Aber was, wenn Ihre Botschaft ausgerechnet in den Haselnusskernen steckt? Dann bieten Sie besser nur Haselnusskerne an! Seite 5 von 10

6 Regel 3: Schreiben Sie in ganzen Sätzen das macht Ihre Botschaften kraftvoll! Auch wenn es ungewöhnlich erscheint: Schreiben Sie Ihre Kernbotschaften in vollständigen und aktiven Sätzen mit Subjekt und Prädikat. Schlagworte haben keine Aussagekraft. Substantivierungen das heißt Verben, die zu Hauptwörtern gemacht werden - schaffen beim Leser Distanz. Vermeiden Sie deshalb Wörter mit ung, -heit und keit am Ende. Für diese Wörter lassen sich in der Regel starke Verben finden. Benutzen Sie nachmöglichkeit kurzsilbige Wörter, weil diese sich schneller lesen lassen. Formulieren Sie positiv und sagen Sie ja, wenn Sie ja meinen. Bei der Queen mag es stilvoll sein wenn sie not amused ist. In den Kernbotschaften Ihrer Online-Präsentation sind Verneinungen fehl am Platz. Bei uns ist Ihr Vermögen nicht gefährdet! oder Bei uns ist Ihr Vermögen sicher!, was ist Ihnen lieber? Richtiges Feedback trägt zur Verbesserung der Motivation bei oder Richtiges Feedback motiviert die Mitarbeiter ungemein? Ganze Sätze senden kraftvolle Botschaften Kraftvolle Botschaften Regel 4: Setzen Sie Animationen sehr sparsam und gezielt ein! Animationen sorgen dafür, dass auf dem Bildschirm etwas passiert und das fördert grundsätzlich die Aufmerksamkeit. Aber es ist auch Vorsicht geboten. Je nach Qualität der Internetverbindung Ihrer Zuhörer verzögern sich die Anzeigen. Sie wissen also nie so ganz genau, ob das Bild schon bei allen aufgebaut ist. Deshalb empfiehlt es sich, auf aufwendige Animationswege zu verzichten. Benutzen Sie erscheinen als Effekt der Wahl. Sollten Sie eine Webinar-Software benutzen, die keine Animationen überträgt, können Sie sich recht einfach behelfen. Fügen Sie für jeden Animationsschritt eine neue Folie ein. Der Zuhörer wird das für eine Animation halten. Animationen sind vor allem dann sinnvoll, wenn Sie auf einer Folie mehrere Aspekte anzeigen möchten. Dann sollten Sie im Sinne der Aufmerksamkeitssteuerung die Aspekte einzeln erscheinen lassen und zwar immer denjenigen, über den Sie gerade sprechen. Regel 5: Verbannen Sie Aufmerksamkeitsräuber Viele Unternehmen legen Wert darauf, dass auf jeder Folie das Logo, der Vortragstitel und sonstige Corporate-Verschönerungen auftauchen. Aber glauben Sie wirklich, dass sich ein Zuhörer an Sie oder Ihren Firmennamen erinnert, weil er dauernd das Logo gesehen hat? Eher das Gegenteil ist der Fall. Alles, was die Aufmerksamkeit nicht auf den Inhalt richtet ist nicht nur überflüssig sondern schädlich. Es raubt Aufmerksamkeitsenergie und erschwert das Zuhören. Ähnlich wie wenn ein Radiosender nicht genau eingestellt ist. Aufgrund der Nebengeräusche können Sie sich schwerer auf den eigentlichen Inhalt konzentrieren. Genauso ist es beim Folienlayout. Die üblichen Elemente wie Firmenlogo, Vortragstitel, Datum und der Name des Referenten wirken wie Störgeräusche. Diese Angaben gehören auf die Anfangsfolie und auf die Schlussfolie und sonst nirgendwo hin. Allein die Foliennummer hat Sinn, damit man bei Rückfragen einfacher Bezug nehmen kann. Verbannen Sie Aufmerksamkeitsräuber von Ihren Folien Verbannen Sie Aufmerksamkeitsräuber von Ihren Folien Seite 6 von 10

7 Regel 6: Verwenden Sie starke Bilder mit klaren Funktionen Bilder und Graphiken sollten nach Regel 1 den visuellen Kanal versorgen, damit die Botschaften besser ankommen. Bilder sind deshalb viel mehr als nur optische Verschönerungen. Verschönerungsbilder haben keine klare Funktion und sind deshalb Aufmerksamkeitsräumer. Die wichtigsten Funktionen, die Bilder in Präsentationen haben sind: Aufmerksamkeitsmagneten: Mit starken Bildern schaffen Sie Aufmerksamkeit. Starke Bilder wecken Emotionen, zeigen etwas Unerwartetes oder Kurioses. Mit starken Bildern können Sie auch abtrünnige Zuhörer wieder an Ihre Online-Präsentation fesseln! Mit Online-Meetings gewinnen Sie wertvolle Zeit! Der Einsatz von Online-Meetings hilft Zeit zu sparen! Erinnerungsanker: Mit starken Bildern haftet Ihre Botschaft in der Erinnerung der Zuhörer! Wählen Sie deshalb professionelle Fotos mit eindeutiger Symbolfunktion. Wissensaktivierer: Mit einem Bild können Sie ganz schnell Vorwissen aktivieren. Erwachsene verknüpfen neue Informationen immer mit vorhandenem Vorwissen. Wenn das nicht gelingt, vergessen Sie das Gehörte schnell wieder. Nutzen Sie also Bilder, die Erinnerungen wachrufen! Jedes Ihrer verwendeten Bilder sollte eine dieser Funktionen erfüllen. Regel 7: Planen Sie pro Minute Redezeit eine Folie Für die Zuhörer ist es einfacher, konzentriert bei der Sache zu bleiben, wenn Informationen in kleinen gut verdaubaren Häppchen serviert werden. Deshalb braucht man für eine gelungene Online-Präsentation viele Folien. Planen Sie pro Minute Redezeit in etwa eine Folie. Vielleicht befürchten Sie, dass Ihre Präsentation dann zu einer Folienschlacht wird, die die Zuhörer erschlägt. Die Erfahrung lehrt jedoch das Gegenteil: Online-Präsentationen mit vielen Folien werden als äußerst angenehm empfunden, vorausgesetzt, jede Folie enthält nur eine gut überschaubare Menge an anschaulich dargestellten Informationen. Dann bleiben die Zuhörer gerne und konzentriert bei der Sache. Regel 8: Lassen Sie auch das Publikum zu Wort kommen Lassen Sie Ihr Publikum etwas tun, das erhöht die Aufmerksamkeit. Zu diesem Ergebnis kam eine Umfrage bei über 100 Webinar-Teilnehmern. Mehr als 60 % der Befragten gaben an, dass sie mehr bei der Sache sind, wenn Sie zu Beginn des Webinars etwas tun können. Deshalb ist es ratsam, die Zuhörer schon am Anfang aktiv einzubeziehen. Dazu bietet sich ein so genannter Pre-Chat an, bei dem der anfängliche Smalltalk im Chat stattfindet, z.b. indem der Moderator einen Austausch über die geographischen Standorte oder über das aktuelle Wetter anstößt. Auch inhaltliche Kurzumfragen eignen sich zum Aufwärmen. Wichtig dabei ist, dass diese Interaktionen allen Beteiligten Orientierung geben. Sie erfahren so z.b. etwas über die Menschen, die mit ihnen zusammen in dieser Online-Präsentation sind. Sei es über das Wetter und den Wohnort oder über Erfahrungen zum Thema der Präsentation. Das nimmt Ihrem Online-Meeting oder Webinar die Anonymität und führt in der Regel zu einer angenehmen Atmosphäre in der man entspannt zuhören kann. Auch im Verlauf einer Präsentation erhöhen eingeforderte Aktivitäten die Aufmerksamkeit der Teilnehmer. Ein kleines Quiz zum Einstieg in ein neues Kapitel lässt z.b. alle (wieder) ganz Ohr sein. Verschiedene Aktivierungsmethoden finden Sie unter Seite 7 von 10

8 Regel 9: Steuern Sie die Aufmerksamkeit mit hierarchischen Folienlayouts Eine gute Präsentation ist klar gegliedert. Es gibt in der Regel Hauptüberschriften bzw. Haupt-Thesen und -Argumente sowie Erläuterungen zu diesen Thesen. In einem Bericht unterscheiden sich unterschiedliche Überschriftenebenen hauptsächlich über Schriftgröße und farbe. Ebenso können Sie dem Zuhörer die Orientierung in Ihrer Präsentation erleichtern, indem Sie hierarchische Folienlayouts verwenden. Je nach Gliederungsebene können Sie beispielsweise die Farbe des Hintergrundes ändern, Typo, Schriftgrößen und Farbe variieren und/oder Bilder unterschiedlich auf der Folie platzieren. Das schafft Abwechslung, gibt Orientierung und erleichtert die Konzentration beim Zuhören. Hier einige Beispiele: Treffen Sie das richtige Ziel? Senden sie pro Folie eine Kernbotschaft! Ganze Sätze senden kraftvolle Botschaften Senden sie pro Folie eine Kernbotschaft!... als ganzen Satz... mit aktiven Verben... mit einem treffenden Symbol Ganze Sätze senden kraftvolle Botschaften Regel 10: Verstärken Sie Ihre Botschaften mit Folien, statt sie zu wiederholen Die vielleicht wichtigste Regel, die alle anderen Regeln zusammenfasst: Verstärken Sie Ihre Botschaften durch Folien, statt sie zu wiederholen. Die Foliengestaltung ist sicher ein wichtiger Erfolgsfaktor spannender Präsentationen. Aber wichtig ist vor allem das, was Sie sagen. Folien in einer Präsentation haben einzig und allein die Aufgabe, Ihre Botschaften zu verstärken und dem Publikum ins Gedächtnis zu brennen. Sie dienen weder als Gedankenstütze für den Referenten noch als Handout für die Zuhörer. Seite 8 von 10

9 Literatur: ATKINSON, Cliff (2008): Erzählen statt aufzählen. Neue Wege zur erfolgreichen Power-Point-Präsentation. 2. Aufl. Microsoft Press. Clay, Cynthia (2009): Great Webinars. How to create interactive learning that is captivation, informative and fun. Washington. Raynolds, Garr (2008): Presenatations. Simple Ideas on Presentation Design and Delivery.Berkeley. Die Autorin Katja Königstein ist Webinar-Expertin. Sie berät Unternehmen und Bildungseinrichtungen bei der Entwicklung professioneller Webinar-Strategien für Marketing, Weiterbildung und Beratung. Für die professionelle Einführung und Umsetzung von Online-Meetings und Webinaren führt sie maßgeschneiderte Schulungen und Trainings für Online-Referenten, Online-Trainer und Online-Berater durch. Weitere Informationen finden Sie unter Seite 9 von 10

10 GoToWebinar, unser Cloud-Dienst für Neukundengewinnung und Online-Events Jetzt kostenlos testen: Deutschland: Schweiz: Österreich: GoToMeeting, unser Cloud-Dienst für bessere Zusammenarbeit Jetzt kostenlos testen: Deutschland: Schweiz: Österreich: Nordamerika 7414 Hollister Avenue Goleta, CA U.S.A. T info@citrixonline.com Media inquiries: pr@citrixonline.com T Europa, Naher Osten & Afrika Middle East & Africa Citrix Online UK Ltd Chalfont Park House Chalfont Park, Gerrards Cross Bucks SL9 0DZ United Kingdom T +44 (0) europe@citrixonline.com Asien-Pazifik-Raum Level 3, 1 Julius Ave Riverside Corporate Park North Ryde NSW 2113 Australia T asiapac@citrixonline.com Über Citrix Citrix verändert die Arbeitsweise und Zusammenarbeit von Menschen, Unternehmen sowie IT in der Cloud-Ära. Unser Angebot an GoTo Cloud-Diensten befähigt Personen, mit anderen von jedem Standort aus zusammenzuarbeiten. Es umfasst benutzerfreundliche Produkte für cloudbasierte Zusammenarbeit, Remote-Zugriff und IT-Support für alle Arten von Unternehmen. Mehr Informationen finden Sie unter und Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. Citrix, GoToAssist, GoToMeeting, GoToMyPC, GoToTraining, GoToWebinar, HiDef Corporate, Podio und Sharefile sind Marken von Citrix Systems, Inc. und/oder ihr angegliederten Unternehmen und sind beim United States Patent and Trademark Office und in anderen Ländern eingetragen oder können zur Eintragung vorgesehen sein. Alle anderen Marken sind das Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber. Mac, iphone und ipad sind Marken von Apple Inc., die in den USA und in anderen Ländern eingetragen sind. Android ist eine eingetragene Marke von Google, Inc. 239DE_WP/ Seite 10 von 10