SMARTE TECHNOLOGIEN FÜR MEHR ERFOLG IM BUSINESS WIE SIE MIT MOBILE OFFICE, WEBKONFERENZEN UND CO DIE PRODUKTIVITÄT IN IHREM UNTERNEHMEN STEIGERN

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1 SMARTE TECHNOLOGIEN FÜR MEHR ERFOLG IM BUSINESS WIE SIE MIT MOBILE OFFICE, WEBKONFERENZEN UND CO DIE PRODUKTIVITÄT IN IHREM UNTERNEHMEN STEIGERN 1

2 INHALT 1. Einleitung Mobile Office Neue Arbeitskultur: Von der Anwesenheit zu den Ergebnissen Erreichbarkeit im Mobile Office Angst vor dem Mobile Office Die Vorteile von Mobile Office Sicherheit im Mobile Office Bewusstsein für Sicherheitsrisiken schaffen Web-Konferenz Einsparungsmöglichkeiten durch Web-Konferenzen Anforderungen an eine Web-Konferenz-Lösung Was Sie tun können, damit Web-Konferenzen akzeptiert werden Vorteile von Web-Konferenzen Guidelines für Web-Konferenzen ( Knigge ) E-Billing (elektronische Rechnungen) Zeit-und Kosteneinsparungen durch E-Billing Anforderungen an ein E-Billing System Sicherheitshinweise beim E-Billing Die elektronische Rechnung mit Everbill Fuhrpark- & Flottenmanagement Die wichtigsten Funktionen von Fahrzeugtelematik auf einen Blick Tracking, Routing und Kommunikation mit dem Fahrer Praxisbeispiel Frachtpapiere (digital statt Papier) Lückenloses Monitoring Telematik für große Speditionen Digitales Fahrtenbuch M2M

3 1. EINLEITUNG In einer weltweiten Umfrage des renommierten Marktforschungsunternehmen IDC wurde im Juni 2012 herausgefunden, dass Information Worker, also Mitarbeiter, die für Ihre Arbeit ein hohes Ausmaß an Informationstechnologie benötigen, eine nicht unerhebliche Zeit mit administrativen Arbeiten verschwenden. Konkret hat IDC festgestellt, dass die verschwendete Zeit einem Unternehmen pro Information Worker jährlich kostet und sich als Folge dessen die Gesamtproduktivität um 19,5 % verringert. Bei einem Unternehmen mit Mitarbeitern kommt diese verschwendete Zeit einer Anstellung von 195 Mitarbeitern gleich. Immer mehr Arbeitskräfte und fraglos alle Führungskräfte verbringen einen Großteil der Arbeitszeit als Information Worker. Kaum ein Arbeitsplatz, der nicht mit einem Computer zu tun hat. Selbst in einigen Krankenhäusern wird die Visite des Arztes und des Pflegepersonals mit dem Laptop durchgeführt. Die Tätigkeiten vor einem Bildschirm oder unterwegs mit dem Smartphone sind zum Alltag geworden. Nicht immer, wie die IDC Studie zeigt, wird Technologie so eingesetzt, dass tatsächlich die Produktivität gesteigert wird, Kosten und Zeit gespart werden und schließlich ein Wettbewerbsvorteil erreicht wird. Mit diesem Whitepaper wollen wir Anregungen geben, wie Sie moderne Technologie gewinnbringend einsetzen können. Dabei haben wir unseren Schwerpunkt auf das Mobile Office, Web Konferenzen, E-Billing, Fuhrpark- & Flottenmanagement und auf die zukunftsweisende Machine to Machine Kommunikation gesetzt. Oft bewegen sich die erforderlichen Investitionen in Größenordnungen, die sich innerhalb kurzer Zeit amortisieren. In den meisten Fällen sind nicht die Investitionen die Bremse für den Einsatz moderner Technologien, sondern schlicht und einfach die fehlenden Ideen, wie Technologie zu mehr Produktivität führen kann. Wir freuen uns, wenn dieses Whitepaper Ihnen hilft, eigene Ideen zur Steigerung der Produktivität in Ihrem Unternehmen zu erkennen. Viel Erfolg Michael Veronese Business Market Management Cloud Solution T-Mobile Austria 3

4 2. MOBILE OFFICE Der klassische Büroalltag à la Nine-to-Five ist längst ein Relikt der Vergangenheit. Nicht nur Unternehmen verlangen von ihren Mitarbeitern mehr Flexibilität, sondern auch umgekehrt: Angestellte wollen auch von zu Hause oder von unterwegs arbeiten. Der Begriff Home Office ist daher antiquiert, denn zeitlich und örtlich flexibles Arbeiten sei es zu Hause oder während einer Dienstreise lässt sich am besten mit Mobile Office bzw. Mobile Working bezeichnen. Mobile Working impliziert nicht, dass fixe Zeiten festgelegt werden, wo Mitarbeiter von zu Hause oder von unterwegs arbeiten. Es geht dabei vielmehr um flexibles und spontanes Verlegen seines Arbeitsplatzes. Jeder Mitarbeiter sollte seinen optimalen Modus aus Anwesenheit im Unternehmen in Ergänzung mit Mobile Working finden. 2.1 Neue Arbeitskultur: Von der Anwesenheit zu den Ergebnissen In Unternehmen, die ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zum Mobile Working anbieten, vollzieht sich häufig ein Paradigmenwechsel in der Arbeitskultur. Ging es früher um möglichst viel Anwesenheit im Büro und allenfalls Überstunden, liegen bei Mobile Working die Ergebnisse im Vordergrund. Die persönliche Eignung des Mitarbeiters für den Umgang mit größerer inhaltlicher und zeitlicher Autonomie ist ein wesentliches Kriterium für Mobile Working. Folgende Faktoren können hinsichtlich der Eignung eine Orientierungshilfe bieten: Klarheit bei den Ergebnissen: Dem Mitarbeiter muss klar vermittelt werden, welche Leistungen man von ihm erwartet. So kann er selbst entscheiden, wann und wieviel Mobile Office er aufgrund aktueller Projekte in Anspruch nimmt. Vertrauen: Obwohl es Zeitaufzeichnung gemäß Arbeitszeitgesetz gibt, muss man dem Mitarbeiter das Vertrauen entgegenbringen, dass er diese Zeit auch tatsächlich für berufliche Dinge aufwendet. Flexibilität: Die Möglichkeit, mobil zu arbeiten, bietet dem Mitarbeiter ein hohes Maß an Flexibilität. Im Gegenzug muss er auch selbst Flexibilität in der Einteilung seiner Arbeitszeit einbringen. Das bedeutet, gegebenenfalls ist Mobile Office nicht immer nach seinen Wünschen möglich. Medienkompetenz: Es ist sicherzustellen, dass der Mitarbeiter über ausreichende Medienkompetenz für Mobile Working verfügt. Mobile Office kommt bei Mitarbeitern meist sehr gut an, wird geschätzt und fördert dementsprechend die Produktivität und Motivation. Ein sinnvolles Maß für Mobile Working liegt ungefähr zwischen zehn und 30 Prozent der Arbeitszeit. Das Büro am Firmenstandort fungiert dann als Drehscheibe für die Zusammenarbeit, wo Teams zusammenkommen und bei Bedarf auch gemeinsam arbeiten können. Achtung: Mobile Office darf nicht als Maßnahme zur Kosteneinsparung missbraucht werden. Mobile Office bedeutet nämlich nicht, Mitarbeiter vollständig aus dem Firmenbüro zu verbannen. Daher können auch keine Räumlichkeiten oder Schreibtische eingespart werden. Im Unternehmen sollte jeder Mitarbeiter einen Arbeitsbereich haben. Desk Sharing, Quiet-Rooms oder Projekträume sind mögliche Alternativen. Einsparungseffekte ergeben sich unter Umständen aus geringeren Reisekosten, weniger Krankenständen und höherer Personaleffizienz durch zufriedenere Mitarbeiter. Zielführend ist es für Unternehmen, eine Mobile Working Policy zu erstellen, die diese Punkte beinhalten sollte: Arbeitsmittel (Welche Arbeitsmittel werden von der Firma zur Verfügung gestellt) Zulässiger Anteil der Mobile Working Zeit an der Gesamtarbeitszeit Für welche Mitarbeiter ist Mobile Office zulässig? Wer entscheidet darüber? Widerrufsmöglichkeiten einer Mobile Office Vereinbarung Arbeitszeitaufzeichnung Unter welchen Umständen dürfen Mitarbeiter während festgelegter Mobile Office Arbeitszeiten in die Firma bestellt werden Reaktionszeiten auf s und Anrufe Geheimhaltungserklärung 2.2 Erreichbarkeit im Mobile Office Telefonische Erreichbarkeit muss auch für jene gewährleistet sein, die gerade im Mobile Working Modus sind. State-Of-The-Art Telefonanlagen ermöglichen die Erreichbarkeit der Mitarbeiter über nur eine Telefonnummer das kann etwa eine Festnetznummer sein oder eine Mobilnummer. Die Telefonanlagen laufen über den Server des Anbieters, was Komfort bei der Verwaltung bringt, sowie einen kostengünstigen Betrieb. Alle Nutzer bzw. Mitarbeiter eines Unternehmens können über ein Programm auf ihrem Computer ihren telefonischen Verfügbarkeitsstatus einstellen. Wer etwa zu Hause sein Notebook zum Arbeiten aufgeklappt hat, kann für die Kollegen verfügbar aufscheinen. 2.3 Angst vor dem Mobile Office Die Studie Recruiting Trends 2014 kommt zu dem Ergebnis, dass Unternehmen flexible Arbeitszeitgestaltung in nächster Zeit als Schlüsselherausforderung sehen, da Mitarbeiter wie auchbewerber dies immer mehr einfordern. Mehr als acht von zehn Befragten begrüßen Mobile Office Regelungen in Unternehmen. Ein Fünftel befürchtet, dass sich ihr Arbeitspensum durch Kollegen, die die Möglichkeit haben, im Mobile Office zu arbeiten, erhöht. Etwa die Hälfte erwartet durch Mobile Office eine Verschlechterung der Qualität des Informationsaustausches. Für Unternehmen heißt das, Mobile Working muss durch gezielte Kommunikationsmaßnahmen in den Betriebsalltag integriert werden. Nur so kann man die Akzeptanz erhöhen und etwaige Ängste beseitigen die vorteile von Mobile Office Mehr als drei Viertel aller großen, weltweit agierenden Unternehmen setzen auf Mobile Office ein Trend, der sich bereits auch für Start-ups und den Mittelstand abzeichnet. Das bedeutet, Mitarbeiter sitzen nicht von früh bis spät im Büro, sondern können ihren Arbeitsplatz flexibel gestalten: Zu Hause, unterwegs, auf Reisen. Mobile Office bringt Vorteile sowohl für Unternehmen, als auch für Mitarbeiter. 1 durchgeführt von der Uni Bamberg und der Uni Frankfurt am Main gemeinsam mit dem Karriereportal Monster.de 4

5 Vorteile für Unternehmen Mobile Office verringert Krankenstände von Mitarbeitern um bis zu zwei Drittel. Durchschnittlich kosten Krankenstände pro Mitarbeiter Euro jährlich. Die Bereitschaft Überstunden zu leisten, ist um mehr als 50 Prozent höher. Zufriedene Mitarbeiter kündigen seltener. 80 Prozent jener Unternehmen, die Mobile Office eingeführt haben, sehen darin eine Möglichkeit, die Produktivität zu steigern. Vorteile für Mitarbeiter Ein flexibler Arbeitsplatz reduziert Stress um die Hälfte und steigert somit das Wohlbefinden der Mitarbeiter. Ein mobiler Arbeitsplatz fördert die Work-Life-Balance und damit auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Wer zeitweise zu Hause arbeitet, kann jährlich bis zu Euro an Fahrtkosten sparen. Durch wegfallende Fahrzeiten (Auto, Öffentliche Verkehrsmittel) bleiben dem Mitarbeiter in Summe zweieinhalb Wochen mehr Freizeit. Dass Mobile Office für viele Mitarbeiter attraktiv ist, liegt daher auf der Hand. Von denjenigen, die nicht in den Genuss des Mobile Office kommen, würde mehr als die Hälfte sogar auf einen Firmenwagen verzichten Sicherheit im Mobile Office Wer von zu Hause oder unterwegs auf den Firmenserver zugreift, sollte unbedingt einen sicheren Kommunikationskanal verwenden. Zum Beispiel VPN-Verbindungen (=Virtual Private Network). Im Idealfall SSL-VPN oder IPv6-VPN. Unternehmen sollten darauf achten, regelmäßige Sicherheitsupdates durchzuführen und stets verschlüsselte Verbindungen zu verwenden. Zusätzlich ist für alle Beteiligten (Unternehmen und Mitarbeiter) der Einsatz von Antiviren-Software oberstes Gebot. Unternehmen müssen daher ihre Mitarbeiter über Möglichkeiten und Risiken von Mobile Office aufklären und eine Policy zu diesem Thema ausarbeiten. Ein Beispiel dafür: Firmendaten dürfen nicht lokal am Computer gespeichert werden, sondern nur auf Netzlaufwerken (Sharepoints). Auf solche Sharepoints kann der Benutzer nur zugreifen, wenn er via VPN mit dem Firmennetzwerk verbunden ist. Damit kann verhindert werden, dass bei einem Diebstahl des Gerätes Daten verloren gehen oder missbräuchlich verwendet werden. Ebenso sollte die Langzeitarchivierung von s auf geschützten Firmenservern erfolgen. Zum Schutz von Firmendaten sind zumindest Passwortrichtlinien für unternehmenseigene Geräte (Laptop, Tablet, Smartphone) unumgänglich. Passwörter wie 1234, test123, udgl. sind unzureichend sicher und sollten daher von den Systemen nicht akzeptiert werden. Passwortstärke (Groß-/Kleinschreibung, Sonderzeichen und Zahlen) sowie die regemäßige Passwortaktualisierung tragen maßgeblich zur Sicherung von kritischen Daten auch beim mobile Working bei. Wer beim Thema Datensicherheit auf Nummer sicher gehen will, sollte alle Festplatten der Firmencomputer verschlüsseln und den Zugriff mit zyklisch wechselnden Passwörtern schützen. Das Thema Datensicherheit endet jedoch nicht bei dem Absichern der Geräte vor unbefugtem Zugriff. Auch die Daten müssen langfristig gelagert und geschützt werden. Im Normalfall erfolgt die Datensicherung (Backup) auf einem zentralen Firmenrechner (Backup-Server) am Unternehmensstandort. Aber nicht immer befinden sich die Backupserver im optimalen Umfeld. Entweder stehen diese in einem Abstellraum oder sogar in der Werkstätte. Da sind Störungen und Ausfälle vorprogrammiert. Ein zentrales Backup in einem hochverfügbaren und gesicherten Rechenzentrum ist daher die bessere Alternative. 2.6 Bewusstsein für Sicherheitsrisiken schaffen Wenn Unternehmen ihren Mitarbeitern das Arbeiten im Mobile Office anbieten, ist es notwendig, Bewusstsein für mögliche Sicherheitsrisiken zu schaffen. Wer sich nämlich von zu Hause oder unterwegs in das Firmensystem einloggt, kann Zugriff auf sensible Daten haben. Die Gefahr, dass mobile Geräte (Laptops, Tablets) in fremde Hände gelangen, ist bei der Benutzung außerhalb des Büros besonders groß z.b. Diebstahl oder unbefugtes Mitlesen, wenn ein Mitarbeiter an öffentlichen Orten seinen Laptop aufgeklappt hat. 2 Quelle: Untersuchung des Softwareunternehmens Citrix im Jahr

6 3. WEB-KONFERENZ Im Zeitalter von Mobile Working sind Meetings oft schwer zu organisieren. Um ein Team an denselben Tisch zu bekommen, müssen Geschäftsreisen, temporäre Arbeitsplätze zu Hause sowie die Zeitfenster von Experten koordiniert werden. Statt alle Teilnehmer in einen Besprechungsraum zu beordern, können Web-Konferenzen solche herkömmlichen Meetings ersetzen. Egal ob zu Hause oder auf einem anderen Kontinent die Teilnehmer einer Web-Konferenz benötigen lediglich einen Computer und eine Internetverbindung. In Web-Konferenzen können alle mittels Videotelefonie kommunizieren und gleichzeitig Dokumente auf den Bildschirmen aller Teilnehmer präsentieren. 3.1 Einsparungsmöglichkeiten durch Web-Konferenzen Beispielrechnung 1: Ein Team besteht aus sechs Personen, von denen jeder pro Jahr rund Euro verdient. Reduziert man ein wöchentliches Meeting um zehn Minuten, könnte das eine Einsparung an Personalkosten um rund Euro pro Jahr und Person bringen. Angenehmer Nebeneffekt: Der Mitarbeiter gewinnt durch diese Zeiteinsparung einen ganzen, zusätzlichen Tag, den er anderweitig nutzen kann. 3 Beispielrechnung 2: Zwei Unternehmen befinden sich 300 Kilometer voneinander entfernt. Möchten sie ein Meeting abhalten, gibt es zwei Optionen: Ein reales Meeting, das mit Zeitaufwand und Reisekosten verbunden ist, oder eine Web-Konferenz. Die folgende Kalkulation zeigt, welches Einsparungspotenzial Web-Konferenzen im Gegensatz zu herkömmlichen Meetings haben. Berechnungsgrundlage sind vier Teilnehmer in insgesamt 50 einstündigen Meetings pro Jahr. Kosten für Reise und Zeitaufwand Laufende Kosten für Web-Konferenz Tool & Verbindungsentgelte, Lizenzkosten Gesamtkosten pro Meeting reales meeting webkonferenz Gesamtkosten pro Jahr Einsparungen pro Jahr Die Kosteneinsparung der Web-Konferenz liegt im Vergleich zu real stattfindenden Meetings daher bei 81 Prozent. 4 Linktipp: Mit dem Rechner Conferencing & Collaboration der Deutschen Telekom lassen sich Reise- und Zeitkosten für Meetings den Kosten für Telefon- oder Web-Konferenzen detailliert gegenüberstellen. Besprechungsdauer, Abreiseort der Teilnehmer, Treffpunkt, Dauer des Meetings sowie Transportmittel sind auswählbar. Sogar die CO 2 Einsparung wird ermittelt. So bekommt man eine übersichtliche Aufschlüsselung aller Kostenpunkte. 3.2 Anforderungen an eine Web-Konferenz-Lösung Die ideale Web-Konferenz-Lösung ist intuitiv, leicht zu bedienen, verlässlich und unkompliziert. Um das virtuelle Meeting interaktiv zu gestalten, lassen sich Präsentationen und Dokumente auf die Bildschirme aller Teilnehmer in Echtzeit übertragen. Konferenz-Systeme laufen meist auf den Servern des Anbieters. Zum Start einer Konferenz muss man lediglich über den eigenen Computerbildschirm die gewünschten Teilnehmer hinzufügen. Vor allem größere Unternehmen, sollten bei der Anschaffung einer Web-Konferenz-Lösung auf die Integration in bereits bestehende Systeme (zb. Outlook) achten. Besonders geeignet sind Web-Konferenzen für Firmen, deren Mitarbeiter viel auf Reisen sind. Oder aber auch für Unternehmen mit Niederlassungen an verschiedenen Standorten. 3.3 Was Sie tun können, damit Web-Konferenzen akzeptiert werden Trotz der zahlreichen Vorteile von Web-Konferenzen, wie Zeitund Geldersparnis, fällt es vielen Geschäftsführern noch immer schwer, diese neue Form der interaktiven Kommunikation in ihrem Unternehmen durchzusetzen. Mitarbeiter stehen dieser Art von Meeting oft skeptisch gegenüber. Es obliegt daher der Führungskraft, die Vorteile von Webkonferenzen entsprechend zu kommunizieren, um deren Akzeptanz zu bewirken. Einschulung ins neue System Zunächst sollten Mitarbeiter eine einführende technische Schulung erhalten, damit anfängliche Ängste hinsichtlich der Bedienung der neuen Kommunikationsart beseitigt werden und Unklarheiten bezüglich der Funktionalität sofort mittels Fragen geklärt werden können. Häufig ist die Ablehnung gegenüber neuen Methoden nur die Angst vor etwas Neuem an sich. Auch wenn Mitarbeiter dann gut geschult und Web-Konferenz-Lösungen technisch ausgereift sind, kann es vereinzelt zu technischen Problemen kommen, die bei Anwendern Frustration auslöst und in weiterer Folge zu Ablehnung führt. Geringes Systemausfallrisiko und rascher Support ist vor allem dann gewährleistet, wenn man auf Web-Konferenz Lösungen zugreift, die vom jeweiligen Anbieter gehostet werden. Somit muss man sich keine Gedanken um Systemwartung und Aktualisierung machen. Zeitersparnis kommunizieren Führungskräfte sollen die mit Web-Konferenzen verbundene Zeitersparnis aktiv an die Mitarbeiter kommunizieren zum Beispiel durch Infomaterial und Anwendungsbeispiele von Konferenzen. Um der Web-Konferenz zu größerer Akzeptanz im Unternehmen zu verhelfen, muss der realisierte Nutzen dieser neuen Arbeitsmethode gemessen und den Mitarbeitern von der Geschäftsführung verdeutlicht werden. Dies können Zahlen zu den Arbeitsergebnissen, Effizienzsteigerung in der Zusammenarbeit oder freigesetzte Kreativitäts- und Innovationspotenziale sein. 3 Quelle: Andy Nilssen & Alan Greenberg (2010): Enabling Efficient, Hight Output Teams Through Web Conferencing 4 Quelle: Comparison of online meeting costs and savings ( en/costs-travel-vs-online): Stand

7 Durch das Veranschaulichen der Messungsergebnisse wird für alle schnell erkennbar, in welchen Bereichen Web-Konferenzen die größten Erfolge verbuchen konnten. Für Mitarbeiter ist zweifelsohne die Reduktion von Geschäftsreisen ein Motivator, Web-Konferenzen positiv gegenüber eingestellt zu sein. 3.4 Vorteile von Web-Konferenzen Reduktion der Reisekosten Je nach Entfernung können so jedes Monat mehrere Tausend Euro pro Mitarbeiter eingespart werden. Manager sind nicht selten die Hälfte ihrer Zeit auf Reisen. Wegfall von teuren Anschaffungs- und Wartungskosten Webkonferenz-Systeme, die auf den Servern des Anbieters laufen, sind eine günstige Alternative zu lokal installierter Hardware und Software. Effiziente Nutzung der Arbeitszeit Mitarbeiter, die häufig reisen, verbringen sehr viel Zeit mit Warten auf Flüge, Taxis oder Bahn. Verkürzung von Meetings Durch die visuelle Komponente können komplexe Themen schneller besprochen werden, da sie von den Teilnehmern rascher erfasst werden. Ebenso werden Missverständnisse vermieden. Einhaltung von Deadlines Durch effizientere Besprechungen können Projektziele schneller erreicht werden. Bessere Darstellung von Informationen über den Bildschirm Entscheidungen können damit schneller getroffen werden. Beispielsweise wenn alle Teilnehmer die gleiche Excel-Tabelle auf ihren Bildschirm projiziert bekommen. Es ist leichter über etwas zu sprechen, was man tatsächlich auch sieht. Die mühsame Eingabe von Daten im Anschluss an ein Meeting entfällt. Steigerung der Interaktivität unter den Teilnehmern Es besteht keine ausschließliche Fokussierung auf die Person, die gerade spricht. Projektdokumente werden zentral gespeichert Keine Verwirrung durch unterschiedliche Versionen eines Dokuments. Updates werden in der Gruppe sofort durchgeführt. Bessere Integration des Managements Manager können standortunabhängig, einfacher an Web-Konferenzen teilnehmen. Zufriedenere Mitarbeiter Produktivere Meetings mit klaren Strukturen sind produktiver und das ist für Mitarbeiter motivierend. 3.5 Guidelines für Web-Konferenzen ( Knigge ) Nicht nur bei Face-To-Face Meetings gibt es Verhaltensregeln, sondern auch bei Web-Konferenzen. So hinterlassen Sie bei den Konferenzteilnehmern einen guten Eindruck: Pünktlichkeit: Als wichtigste Regel gilt es auch bei dieser virtuellen Form des Geschäftsalltages pünktlich zu sein. Wenn sich Verspätungen nicht vermeiden lassen, sollten die Gesprächspartner rechtzeitig informiert werden. Kleiner Tipp am Rande: Für Ungeübte empfiehlt sich, die Einwahl zur Web-Konferenz im Vorfeld zu üben. Da bekommt man ein gutes Gefühl, wie lange es braucht, bis man der Konferenz beitreten kann. Technisches Wissen: Bevor die Besprechungsmethode der Web-Konferenz tatsächlich eingesetzt wird, ist sicherzustellen, dass sich die Teilnehmer auch wirklich mit der Technik auskennen. Eine entsprechende Schulung der Nutzer sowie die Bereitstellung eines schnellen Supports bei Problemen sind für die Durchführung erfolgreicher Web-Konferenzen unerlässlich. Viele Anbieter bieten hier schon entsprechende online Videotutorials an. Peinlichkeiten durch technische Verzögerungen während der Konferenz lassen sich damit vermeiden. Auf die Stimme achten: Bei Web-Konferenzen ohne Videoübertragung fallen Körpersprache und Mimik weg, daher sollten die Teilnehmer verstärkt auf Betonungen achten, damit Missverständnisse vermieden werden können. Wichtige Aussagen empfiehlt es sich, durch Betonung hervorzuheben. Auf Kleidung und Gestik achten: Bei Web-Konferenzen mit Videoübertragung ist nicht nur auf die passende Kleidung zu achten, sondern auch auf das Vermeiden von Gesten, die von anderen Kulturen missverstanden werden können. Des Weiteren sind auch die Ausrichtung der Kamera, die Lichtverhältnisse, als auch der passende Hintergrund zu beachten. Am besten eignet sich ein einfarbiger Hintergrund in Pastelltönen. Namen nennen: Bevor jemand erstmals das Wort bei einer Web-Konferenz ergreift, sollte der Teilnehmer seinen Namen nennen. Auch sollten die Namen der anderen Gesprächspartner genannt werden, wenn man sich auf ihre Beiträge bezieht. Dies gilt insbesondere dann, wenn sich Teilnehmer noch nicht so gut kennen. Gesprächsteilnehmer vorstellen: Es ist Aufgabe des Moderators, die Teilnehmer zu Beginn der Web-Konferenz kurz vorzustellen. Ausreden lassen: Den Gesprächspartner ausreden zu lassen, ist auch bei Web-Konferenzen eine der wichtigsten Verhaltensregeln. Falls eventuell Unterbrechungen von zu ausschweifenden Ausführungen notwendig sind, sollte dies in Form von höflichen und geschlossenen Fragen zum Thema geschehen. Störgeräusche vermeiden: Störende Geräusche während einer virtuellen Konferenz reichen von Schnaufen in den Hörer bzw. ins Mikrofon, über zu lauten Tastaturgeräuschen, bis hin zu Trinkgeräuschen. Um diese zu vermeiden, empfiehlt es sich, den Stummschalter am Telefon zu aktivieren während andere reden. Vorsicht: Private oder vertrauliche Dokumente sollten keinesfalls in die Web-Konferenz gelangen. 7

8 4. E-BILLING (ELEKTRONISCHE RECHNUNGEN) 4.1 Zeit- und Kosteneinsparungen durch E-Billing Zwar sind wir mit vielen Dingen schon lange im digitalen Zeitalter angekommen, doch bei der Rechnungslegung dominiert noch das Papier. Papierlose Rechnungslegung, auch E-Billing oder E-Invoicing genannt, spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Ganz nebenbei zeugt es von hohem Umweltbewusstsein, wenn sich ein Unternehmen für die digitale Strategie entscheidet. Sogar die Republik Österreich zeigt sich hier bei diesem Thema fortschrittlich. Seit Anfang 2014 akzeptiert der Bund von seinen Vertragspartnern im Waren- und Dienstleistungsverkehr ausschließlich elektronische Rechnungen. Möglich war die Einbringung elektronischer Rechnungen bereits ab 1. Jänner Durch diese Maßnahme liegt das jährliche Einsparungspotenzial bei rund 400 Millionen Euro, schätzt das Finanzministerium. In der Privatwirtschaft kann man ebenfalls von elektronischen Rechnungen profitieren. Vorsichtigen Schätzungen zufolge können Unternehmen, die auf E-Billing umsteigen, ein bis zwei Prozent des Gesamtumsatzes einsparen. Kostenbeispiel für elektronische Rechnungslegung vs. Papierrechnung (für ein Industrieunternehmen mit ca Angestellten). Angaben pro Rechnung. Druck, Kuvertierung, Porto papierrechnung elektr. rechnung 3,9 0 Zahlungserinnerung 0,5 0,4 Kontomanagement 4,5 3 Archivierung 2,2 0,8 Gesamtkosten pro Rechnung 0 0,5 11,10 4,7 57 % bzw. 6,4 Kostenbeispiel für den Empfang von elektronischen Rechnungen vs. Papierrechnungen Anforderungen an ein E-Billing System elektr. rechnung Empfang 1,1 0 Eingabe 3 0 Validierung & Klärung von Fragen Kosten für elektronisches Rechnungssystem Einsparungspotenzial papierrechnung Zahlungsmanagement 6,5 3,2 4,8 2 Archivierung 2,2 0,8 Kosten für elektronisches Rechnungssystem Gesamtkosten pro Rechnung 0 0,7 17,6 6,7 Nahtlose und fehlerfreie Übertragung der Belege in das eigene Buchhaltungssystem. Portal für Rechnungsempfänger, wo man die Rechnungen verwalten kann. Im Idealfall ist kein Support von Seiten des Rechnungsabsenders notwendig. Besonders im B2C-Bereich bringt E-Billing enorme Vorteile. Papierrechnungen verursachen nämlich mehr Kundenrückfragen als elektronische Rechnungen. Im Idealfall sendet man seinen Kunden anstelle der Papierrechnung keine Rechnung als PDF per , sondern man versendet lediglich einen Link zum Rechnungsportal. Dort kann sich jeder Kunde mittels Zugangsdaten einloggen, seine Rechnungen einsehen, downloaden, verwalten und bei Bedarf ausdrucken. Noch viel drastischer kann man Kundenrückfragen aber bei den Zahlungsmodalitäten vermeiden: Etwa 16 Prozent aller Kunden, die Rechnungen mit Erlagschein bekommen, rufen an, um Unklarheiten zu klären. Hingegen wenden sich nur fünf Prozent der Kunden, deren Rechnungen per Bankeinzug beglichen werden, an das ausstellende Unternehmen. 5 Quelle: Bruno Koch (2011): E-Invoicing / E-Billing in Europe and abroad 8

9 4.3 Sicherheitshinweise beim E-Billing Aus rechtlicher Sicht ist E-Billing unbedenklich, denn der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht über sieben Jahre kann auch in Form von elektronisch archivierten Belegen Folge geleistet werden. Es muss lediglich sichergestellt sein, dass die Unterlagen während der gesamten Aufbewahrungsperiode jederzeit lesbar und abrufbar sind. Somit sind elektronische Rechnungen aus buchhalterischer Sicht sowohl für Absender, als auch Empfänger unbedenklich. Damit eine E-Rechnung als Rechnung anerkannt wird, müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit gewährleistet sein. Für Unternehmen gilt es bei der Rechnungsübermittlung folgendes zu beachten: Der Rechnungsempfänger muss die elektronische Rechnung akzeptieren, wobei diese Zustimmung keiner besonderen Form bedarf. Es genügt auch, dass die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen. Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes einer elektronischen Rechnung müssen gewährleistet werden. Die Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes hinsichtlich der Rechnungsbestandteile müssen eingehalten werden. Bis Ende 2012 war es gesetzlich vorgeschrieben, E-Rechnungen digital zu signieren. Da dies für viele Firmen, vor allem KMUs, zu aufwändig war, ist es seit jedem Unternehmen selbst überlassen, wie er Echtheit, Herkunft, Unversehrtheit und Lesbarkeit sicherstellt. Wichtig: Wer Rechnungen sowohl elektronisch, als auch in Papierform übermittelt, sollte den Rechnungsempfänger über die doppelte Rechnungslegung informieren. Andernfalls kann es zu Doppelbuchungen in der Buchhaltung kommen. Worauf man bei der elektronischen Zustellung von Rechnungen achten muss: Unternehmen sollten die Datenbank mit den Adressen ihrer Kunden bzw. Rechnungsempfänger sorgfältig warten, da Adressen und Domains häufig gewechselt werden. Es ist sicherzustellen, dass die Rechnung auch beim korrekten Empfänger ankommt, zum Beispiel in der Buchhaltung und nicht auf einer x-beliebigen Kundenservice-Adresse. Um die Echtheit zu gewährleisten, empfiehlt sich das Signieren von PDF-Dokumenten. Man sollte darauf achten, dass die Empfänger die Form der E-Rechnungen kennen und sie nicht irrtümlich für Phishing-Mails halten. Tipp: Kundenummer des Empfängers im Betreff anführen. Abzuraten ist von signierten oder verschlüsselten s, da dies in der Praxis kaum umsetzbar ist. Meist ist es nicht möglich, alle Zertifikate der Empfänger zu sammeln und aktuell zu halten. 4.4 Die elektronische Rechnung mit Everbill Das Österreichische Start-up Everbill (vormals epunet ) sagt seit fünf Jahren dem Papierchaos bei Angebots- und Rechnungslegung den Kampf an. Mit dem intuitiven Cloud-Dienst Everbill können Sie nicht nur Rechnungen oder Angebote erstellen und versenden, sondern auch Umsätze, Zahlungsrückstände, Fälligkeiten, Mahnungen und Lagerstände im Auge behalten. All dies wird über die Benutzeroberfläche via Browser verwaltet. Nachdem Sie eine Rechnung erstellt haben, gibt es mehrere Möglichkeiten, sie zu versenden: Per als signiertes PDF Per mit Downloadlink (Der Empfänger gelangt über diesen Link auf eine Landing-Page, wo er die Rechnung herunterladen kann. Vorteil: Der Versender kann damit dokumentieren, dass der Empfänger die Rechnung tatsächlich erhalten hat) Und natürlich ausdrucken und per Post versenden Eingangsrechnungen in Papierform lassen sich entweder in gescannter Form ins System einfügen, oder man legt den Absender in der Datenbank an und muss bei allen weiteren Rechnungen lediglich Summe und enthaltene Steuer manuell erfassen. An fällige Rechnungen wird man automatisch erinnert. Wer häufig Angebote legt, hat mit Everbill stets einen Überblick, welche in letzter Zeit erstellt wurden. Ausgehend vom Angebot kann man mit wenigen Klicks die entsprechende Rechnung (mit digitaler Signatur) erstellen, die sämtliche Parameter aus dem Angebot übernimmt. Da Everbill auch die Funktion bietet, Lagerstände zu verwalten, kann man Warenengpässe schneller lösen und den Einkauf vorausschauend gestalten. Beim Erreichen von Minimal- oder Maximallagerständen erfolgt ein Hinweis. Everbill richtet sich vor allem an Freiberufler, EPUs und KMUs im Handel und im Dienstleistungssektor. Vorsicht: Es ist kein Buchhaltungsprogramm. Nicht nur Startups, sondern auch viele Klein- und Mittelbetriebe, verlieren sehr viel Zeit und Geld mit administrativen Prozessen. 52 % der österreichischen Firmen schreiben Rechnungen und Angebote sogar noch mit Word oder Excel, heißt es von Seiten Everbill. 9

10 5. FUHRPARK- & FLOTTENMANAGEMENT Ob kleiner Handwerksbetrieb oder großes Speditionsunternehmen die Verwaltung einer Fahrzeugflotte ist ein zentrales Element in der Unternehmensführung. Wer auf Fahrzeugtelematik setzt, kann viel Zeit und Kosten sparen. Solche Systeme basieren meist auf GPS-Modulen, die im Fahrzeug verbaut sind und der Zentrale den Fahrzeugstandort in Echtzeit übermitteln. 5.1 Die wichtigsten Funktionen von Fahrzeugtelematik auf einem Blick: Tracking, Routing und Kommunikation mit dem Fahrer Live-Tracking Routenverfolgung Zielgerichtete Steuerung von Fahrzeugen Kommunikation mit Fahrzeuglenkern (z.b. Routenänderungen) Digitale und zeitnahe Übermittlung von Dokumenten (z.b. Übernahmebestätigungen, Frachtbriefe) Ortung bei Diebstahl Monitoring Erfassung von Arbeits- und Projektzeiten Mobile Betriebsmittelerfassung (für z.b. Materialanforderungen von unterwegs und damit schnellerer Auftragsabwicklung) Genauere und transparente Kalkulation für den Kunden (kann genaue Zeiten ablesen) Trennung von privaten und dienstlichen Fahrten (Vermeiden von unerlaubter Privatnutzung) Monitoring der Fracht (z.b. Temperatur im Frachtraum) Erfassen von Telemetriedaten des Fahrzeugs (z.b. Geschwindigkeit) Analyse von Fahrstilen Elektronisches Fahrtenbuch bzw. Tachoscheibe 5.2 Tracking, Routing und Kommunikation mit dem Fahrer Fahrzeugtelematik ist in der Praxis sehr vielfältig und eignet sich für unterschiedliche Einsatzgebiete. Und für viele Zwecke ist nicht einmal ein Umbau am Fahrzeug notwendig, denn Smartphones und Tablets haben die nötige technische Infrastruktur mit an Board: GPS und eine mobile Datenverbindung. So können zum Beispiel kleine Zustelldienste neue Destinationen, Auftragsaktualisierungen und Routen an ihre Fahrer unterwegs übermitteln. Diese können via Smartphone oder Tablet, auf dem eine App des Anbieters installiert ist (z.b. Yellowfox), quittieren. Bei der Zustellung der Waren oder Pakete, erfolgt die Übernahmebestätigung durch den Kunden ebenfalls per Unterschrift auf dem Smartphone/Tablet. Dies dient nicht nur als Liefernachweis, sondern die Daten gelangen sofort in die Zentrale, die über die erfolgreiche Zustellung in Echtzeit informiert wird. Wer weitere Parameter, wie etwa Temperatur im Frachtraum, messen will, kann dies über ein zusätzliches Modul, welches mit diversen Sensoren gekoppelt wird (z.b. Thermometer, Sensoren an der Bremsanlage). der Fahrer direkt auf das Display des Smartphones/Tablets, das als Kommunikationszentrale im Fahrzeug fungiert. 5.3 Praxisbeispiel Frachtpapiere (digital statt Papier) Die Übermittlung der unterfertigten Frachtpapiere an die Zentrale erfolgt oft mit großen Verzögerungen über den Postweg, per Fax oder überhaupt erst nach Rückkehr der Fahrer. Nach Eintreffen der Frachtpapiere werden diese noch kopiert und per Hand durch diverse Stellen der Verwaltung geschleust. Das verzögert unnötig die Rechnungslegung um Tage oder gar Wochen. Um solche Verzögerungen zu vermeiden, gibt es Lösungen, wobei Frachtpapiere via Smartphone übermittelt werden. Dabei fotografiert der Fahrer unmittelbar nach erfolgter Lieferung oder Abholung die Dokumente und sendet sie an die Zentrale, wo sie ins eigene System eingespielt werden. Etwa beim System der Firma ilogs kann der Fahrer zusätzlich am Smartphone Infos und kurzfristige Änderungen für bevorstehende Aufträge zeitnah ablesen (z.b. Adressänderungen). Für Unternehmen bedeutet der Einsatz von Systemen zur elektronischen Frachtpapierübermittlung nicht nur Zeitersparnis bei der Manipulation der Dokumente, sondern erhöhte Liquidität. Durch die rasche Übermittlung von Kundenunterschriften kann unmittelbar danach die Rechnungslegung erfolgen. 5.4 Lückenloses Monitoring Im Dienstleistungssektor ist Fahrzeugtelematik mittlerweile kaum wegzudenken. Ausgereifte Systeme (z.b. Yellowfox, Styletronic oder ilogs) bieten neben der Fahrzeugortung und Auftragsmanagement beispielsweise noch Fahreridentifikation inklusive Arbeitszeiterfassung und digitales Formularwesen. Durch die intensive Datensammlung können Unternehmen präzise protokollieren, welcher Mitarbeiter mit welchem Fahrzeug zu welcher Zeit und an welchem Ort unterwegs war. Das ermöglicht nicht nur äußerst genaue Arbeitszeit und Kilometerabrechnung, sondern auch Transparenz. Durch die lückenlose Kontrolle von Fahrzeit und strecke, kann man beispielsweise der missbräuchlichen Verwendung von Firmenfahrzeugen entgegenwirken. Mobile Betriebsmittelerfassung ist besonders bei Handwerkern und Serviceunternehmen ein enormer Vorteil in der Auftragsabwicklung. Stellt etwa ein Außendienstmitarbeiter beim Kunden fest, dass ein bestimmtes Ersatzteil notwendig ist, kann er direkt über sein Smartphone/Tablet die Verfügbarkeit im Firmenlager abfragen und gegebenenfalls für das Teil eine Nachbestellung in die Wege leiten. Um ein reibungsloses Zusammenspiel zu gewährleisten, ist bei Telematiksystemen auf umfangreiche Schnittstellen und Exportmöglichkeiten zur Datenübertragung zu achten. Durch Fahrzeugtelematik können Fahrzeuge zielgerichteter koordiniert werden. Bei Zustelldiensten bedeutet das in der Praxis höhere Zustellgeschwindigkeit und effizientere Kommunikation zwischen Fahrer und Zentrale. Durch die Fahrzeugortung kann der Disponent im Falle von Staus seine Fahrzeuge über alternative Routenvorschläge dirigieren. Die Streckenvorschläge bekommt 10 10

11 5.5 Telematik für grosse Speditionen Internationale Transporte stellen besonders hohe Anforderungen an Transportunternehmen, denn Maut und Treibstoffkosten sind in den vergangenen Jahren stark gestiegen. Unternehmen müssen ihr Auftragsmanagement daher besonders effizient gestalten. Renommierte Speditionen setzen Fahrzeugtelematik (z.b. Styletronic, ilogs) ein. Da ihre Anforderungen an ein System in der Regel sehr hoch und anspruchsvoll sind, reicht eine Smartphone/Tablet-Lösung meist nicht aus. Die in den Fahrzeugen verbauten Module erfassen neben dem Standort unter anderem auch noch Telemetriedaten des LKWs: Sensoren an der Lenkung, an der Bremsanlage, an der Schaltung und anderen Fahrzeugarmaturen. Daraus resultieren automatische Aufzeichnungen über das Fahrverhalten jedes Fahrers. In Verbindung mit entsprechenden Schulungen zum Thema ökonomisches Fahrverhalten, können Speditionen erhebliche Summen bei Treibstoffkosten und Fahrzeugverschleiß sparen. In der Praxis sorgen präzise Aufzeichnungen über das Fahrverhalten für Unsicherheiten beim betroffenen Fahrer. Tipp: Anstelle mit dem Finger auf Fahrer mit unwirtschaftlichem Fahrverhalten (z.b. schnelles Gas geben und abruptes Bremsen) zu zeigen, hat sich ein Bonifikations-System für wirtschaftlich handelnde Fahrer als erfolgreich erwiesen. Fahrzeugtelematik in großen Speditionsflotten macht es möglich, jederzeit die Laufleistung, Steh- und Fahrzeiten der Fahrzeuge zu überwachen und damit Leerfahrten zu vermeiden. Daraus kann man wiederkehrende Wartungen besser vorausplanen sowie Arbeitszeiten und Kraftstoffverbrauch rasch in das firmeneigene System einspielen. Anwendungsbeispiel Kühltransporte: Speditionen, die Lebensmitteltransporte für Supermärke durchführen, müssen ihren Kunden den Nachweis über die Erhaltung der Kühlkette erbringen. Dafür eignet sich Fahrzeug-Telematik, denn mit einem an das GPS-Modul gekoppelten Thermometer im Laderaum lässt sich die Temperatur des Kühlgutes während des gesamten Transports aufzeichnen und dem Kunden übermitteln. 5.6 Digitales Fahrtenbuch Durch den Einsatz von Fahrzeugtelematik entfällt in den meisten Fällen das separate, gar händische Führen von Fahrtenbüchern. In der Praxis bedeutet das, der Papierkram im Fahrzeug gehört endlich der Vergangenheit an. Auch schwer lesbare oder ungenaue Einträge in Fahrtenbücher bleiben demjenigen erspart, der im Unternehmen diese Aufzeichnungen auswertet. Doch genauso wie bei einem handgeschriebenen Fahrtenbuch, muss auch dessen digitaler Nachfolger bestimmte Bestandteile unbedingt enthalten: Datum, Ort, Zeit und Kilometerstand am Anfang sowie am Ende der beruflichen Fahrt Dauer der beruflichen Fahrt Zweck der beruflichen Fahrt Gefahrene Kilometer, getrennt nach beruflichen und privaten Fahrten In jedem Fall gilt hier: Je genauer die Aufzeichnungen sind, desto glaubwürdiger ist das Fahrtenbuch im Falle einer Betriebsprüfung. War früher aus Zeitgründen bzw. wegen Schlamperei und Vergesslichkeit das papierene Fahrtenbuch immer wieder lücken- oder fehlerhaft, gehört dies bei den automatisch erstellten elektronischen Fahrtenbüchern beinahe der Vergangenheit an. Mittels GPS-Ortung können alle Fahrten automatisch in übersichtlichen Berichten und Auswertungen gespeichert werden. Die Daten stehen sofort zur Verfügung und es muss nicht auf die Eingabe der Fahrer gewartet werden. Pausenzeiten, Stehzeiten und Wegzeiten sind so genauestens dokumentiert und dienen als zuverlässige Quelle, wenn es zu Diskussionen mit Kunden oder Fahrern kommt. Manche Lösungen bieten einen Privatschalter an, durch welchen Privatfahrten der Mitarbeiter ausgeblendet und wenn notwendig, gelöscht werden können. Jede wesentliche Veränderung, seien dies Kilometerstände oder privat-gewerbliche Änderungen, werden sichtbar dokumentiert. Somit kann Manipulation fast gänzlich ausgeschlossen werden. Die Manipulation gehört im Bereich der digitalen Fahrtenbücher zu einem der größten Probleme und führt auch oftmals zu Diskussionen mit dem Finanzamt. Daher müssen folgende Faktoren auf jeden Fall erfüllt werden: Die Vollständigkeit und Richtigkeit muss garantiert sein Die Richtigkeit muss überprüfbar sein Die Führung in elektronischer Form muss ebenfalls geschlossen sein Die nachträgliche Manipulation muss ausgeschlossen werden können Achtung: Wer Fahrtenbücher beispielsweise in herkömmlichen Tabellenkalkulationen (Excel) führt, muss damit rechnen, dass diese vom Finanzamt nicht akzeptiert werden, da Daten nachträglich verändert werden können. Dazu gibt es entsprechende Entscheidungen des unabhängigen Finanzsenats. Auch für LKWs und Busse gibt es im Zuge der aufkommenden Digitalisierung Veränderungen. Während früher mittels eines analogen Fahrtenschreibers und einer eingebauten Tachoscheibe aus Papier die Lenk-und Ruhezeiten, die gefahrene Geschwindigkeit und die gefahrenen Kilometer aufgezeichnet wurden, ist in den meisten dieser Nutzfahrzeuge heutzutage ein digitaler Tachograph eingebaut. Dieser speichert neben den Fahrten zusätzlich Informationen aus der Bordelektronik des Fahrzeuges. Der Fahrer hat eine Fahrerkarte im EC-Kartenformat, die er bei Fahrtbeginn in den digitalen Tachograph steckt. Die Speicherung der Fahrten erfolgt im digitalen Tachograph und auf der Fahrerkarte. Der Speicher im digitalen Tachografen ist alle 90 Tage auszulesen und die Fahrerkarte alle 28 Tage. Die Aufbewahrungsfrist der ausgelesenen Tachografen-Daten beträgt mindestens ein Jahr. Telematiksysteme können mit Tachographen gekoppelt und die Daten gleich in das eigene System überspielt werden

12 6. M2M Machine-to-Machine (kurz: M2M) steht für den automatisierten Datenaustausch zwischen technischen Geräten wie Maschinen, Fahrzeugen oder Stromzählern untereinander oder mit einer zentralen Leitstelle. Die Schlüsseltechnologie ist dabei der Mobilfunk, der die flächendeckende Datenübertragung sowie die Fernsteuerung, Ferndiagnose und Fernwartung einzelner Module oder kompletter Systeme weltweit ermöglicht. M2M kann in nahezu allen Wirtschaftsbereichen gewinnbringend eingesetzt werden und ist eine Schlüsseltechnologie für neue Geschäftsfelder: Automatisierung: Monitoring & Control in der Landwirtschaft Fahrzeugtelematik: Security und Tracking, Infotainment, Versicherungen Transport und Logistik: Flottenmanagement, Asset Tracking Öffentlicher Sektor: Umweltschutz, öffentliche Sicherheit, Trafficmanagement Energie: Smart Metering, Microgeneration, Monitoring erneuerbarer Energiequellen Gesundheit: Personal Health Monitoring, betreutes Wohnen Unterhaltung: ereader, Tracking-Applikationen, Personal- Monitoring Handel: Payment, Verkaufsautomaten In der Praxis sind das zum Beispiel Autos, die mit Ampeln kommunizieren, Sturzerkennungssensoren für ältere Menschen, die am Körper getragen werden (Wearables), Temperaturüberwachung in Containern, oder auch die automatische Lastenverteilung in intelligenten Stromnetzen (Smart Grid). Ziel ist die Optimierung komplexer Prozesse. Besonders im Bereich Flottensteuerung und Fuhrparkmanagement sind M2M-Lösungen schon sehr weit fortgeschritten. Ein Beispiel ist das Monitoring von Absetz- und Abroll-Containern, die nach mehreren Wochen wieder abgeholt werden. Ist jeder dieser Container mit einem M2M-Modul (inkl. GPS) ausgestattet, so hat das Transportunternehmen jederzeit einen Überblick über die Standorte der Container und kann Routen bei der Abholung kosteneffizient planen. Speditionen, die M2M für das Flottenmanagement einsetzen, können bis zu 20 Prozent an Kraftstoffkosten einsparen. Die M2M-Module am Fahrzeug senden Positions- und Fahrzeugdaten an die Zentrale. Aufgrund dieser Parameter kann die Routenplanung ökonomischer erfolgen, und die Wartungsintervalle können optimiert werden. Ebenso ist die Temperaturüberwachung mittels M2M-Modulen besonders für Kühlräume oder Rechenzentren relevant. Der batteriebetriebene Datenlogger zeichnet die Temperatur in regelmäßigen Intervallen auf und überträgt diese per Mobilfunk an einen zentralen Web-Server. Dort können die Temperaturdaten dargestellt, in Reports verarbeitet, Temperaturprofile analysiert und samt historischen Werten in Form von Statistiken ausgewertet werden. Gleichzeitig wird automatisch Alarm ausgelöst, wenn die Temperatur die Toleranzschwelle überschritten hat. Zukunftsprognosen In Österreich liegt der Umsatz mit M2M-Kommunikation bei derzeit rund 150 Millionen Euro, bis 2016 soll dieser rasant auf 526 Millionen steigen (240 Prozent Steigerung) sollen knapp zwei Millionen SIM-Karten in M2M-Lösungen im Einsatz sein, während es derzeit etwa nur halb so viele sind. Derzeit kommunizieren weltweit grob geschätzt fünf Milliarden M2M-Geräte, bis 2020 könnten es 50 Milliarden Geräte sein