Benno MailArchiv. sicher archiviert schnell gefunden. Offene Standards clever kombiniert. Die Funktionsweise von (Open) Benno MailArchiv

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1 Benno MailArchiv sicher archiviert schnell gefunden Offene Standards clever kombiniert Die Funktionsweise von (Open) Benno MailArchiv Dipl.-Ing. Ansgar H. Licher Geschäftsführer LWsystems GmbH & Co. KG

2 Die LWsystems GmbH & Co. KG Hersteller von Benno MailArchiv, einer auf Open SourceKomponenten basierenden -Archivierungslösung für die revisionssichere und gesetzeskonforme -Archivierung IT-Consulting und -Serviceunternehmen, spezialisiert auf Linux- und Open Source basierte IT-Infrastrukturlösungen Referenzen im Mittelstand, Behörden, Bildungseinrichtungen (Kunden von Anwendern) Einziger Anbieter einer -Archivierungslösung, die vollständig als Open Source Software unter der GPL lizenziert ist Inhabergeführtes Unternehmen Seit Gründung 2004 profitabel, 100% Eigenmittel finanziert, keine fremden Beteiligungen Firmensitz Bad Iburg (bei Osnabrück)

3 Benno MailArchiv Offen, Frei, Sicher Community Edition ( Open Benno MailArchiv ) unter der GPL erhältlich volle Datenkompatibilität zwischen freier und kommerzieller Version dadurch: Vermeidung von Vendor Lock-In (Wahrung der Freiheit des Kunden) Kommerzielle Version ( Benno MailArchiv ) mit Hersteller-Support Definierte SLAs und Wartungskonzepte, kontinuierliche Weiterentwicklung Transparentes Lizenzmodell (Lizenzierung pro Named User statt über die Anzahl Mailadressen, Archivgröße o.ä.) gesetzeskonforme -Archivierung nach deutschem Recht (GDPdU,...) Netzwerk von Vertriebspartnern in D, A und CH (im Aufbau) (Web-Site steht kurz vor dem Launch)

4 Ein wenig Theorie zu Beginn Warum muss ich und was muss ich archivieren?

5 Disclaimer Alle hier vorgenommenen Betrachtungen rechtlicher Aspekte stellen keine Rechtsberatung dar, bzw. können und wollen eine solche aus standesrechtlichen Gründen auch nicht ersetzen!

6 Rechtsgrundlage I Handelsrecht (HGB) Zu archivieren sind empfangene Handelsbriefe, Wiedergabe abgesandter Handelsbriefe gemäß HGB bedeutet das: Auftragsbestätigungen, Bestellungen / Angebote, die zum Auftrag geführt haben, Zahlungsmodalitäten, Zahlungsaufforderungen, Rechnungen, Mängelrügen Dauer der Aufbewahrung: 6 Jahre

7 Rechtsgrundlage II Steuerrecht (AO) Zu archivieren sind Handels- oder Geschäftsbriefe sonstige Unterlagen, sofern sie für die Besteuerung von Bedeutung sind gemäß AO bedeutet das insbesondere: Mails, die Handels- und Geschäftsbriefe sind Handelsbriefe ( 257 HGB), Geschäftsbriefe (weiterer Begriff als Handelsbrief!) Sonstige steuerrelevante Mails Reisekostenabrechnungen, Stundenaufstellung / Stundenlohnzettel, Betriebsabrechnungsbögen, Kalkulationsunterlagen Dauer der Aufbewahrung: 6-10 Jahre

8 Rechtsgrundlage III GdPDU, GoB, GoBS Zu archivieren sind Originär digitale Unterlagen: die in das Datenverarbeitungssystem in elektronischer Form eingehenden und die im Datenverarbeitungssystem erzeugten Daten gemäß GDPdU bedeutet das: Aufbewahrung nur in ausgedruckter Form oder Mikrofilm nicht ausreichend Nicht ausreichend ebenfalls: Ausschließliche Archivierung in maschinell nicht auswertbaren Formaten (z.b. PDF) gemäß GoB / GoBS bedeutet das: keine Möglichkeit der Bearbeitung der originär digitalen Dokumente Zuweisung eines unveränderbaren Indexes

9 Folgen der vorgenannten Rechtsgrundlagen Zwang zur revisionssicheren Langzeitarchivierung Revisionssicher entsprechend den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften (!) s müssen incl. Formatierung, Rechte-Informationen, Headerzeilen, Anhängen usw., also vollständig, archiviert werden Notwendigkeit, etwas zu tun.

10 Welche Nutzenpotenziale bietet die Archivierung von s? Für 97% der Unternehmen hat der verkehr hohe bis höchste Wichtigkeit Jedoch: hohe Probleme mit Mitarbeiterzufriedenheit und Effizienz (SoftConsult 2007) Zugriff auf abgelegte s oftmals sehr zeitintensiv welche wo abgelegt werden soll, oftmals unklar (Folge: unübersichtliche -Ablage) keine Möglichkeit, s zeitnah wiederzufinden, trotz Such-Funktionen im Mail-Client Chance, etwas zu verbessern!

11 Welche Möglichkeiten habe ich nun? Ungünstig: auf -Archiv verzichten (es drohen erhebliche Sanktionen) klassische proprietäre Lösung suchen Sinnvoller: den Open Source-Weg gehen... Benno MailArchiv einzige vollständig freie -Archivierungslösung auf dem Markt steht komplett unter der GNU GPL-Lizenz ( Open Benno MailArchiv )

12 Die Produktgattungen Benno MailArchiv Community Edition ( Open Benno / GPL) Unterstützung durch die Community kein Hersteller-Support Benno MailArchiv Standard Edition On Premise -Lösung / Einsatz im Hause des Kunden revisionssichere -Archivierung gesetzeskonforme Implementation in Zusammenhang mit organisatorischen Maßnahmen Benno MailArchiv Hosting Edition Lösung für SaaS-Angebote / Cloud Computing gleiche Codebasis / anderes Lizenzierungsmodell für Hoster, Provider, SaaS- und Cloud-Anbieter revisionssichere -Archivierung gesetzeskonforme Implementation in Zusammenhang mit organisatorischen Maßnahmen

13 Benno MailArchiv Key features & benefits (1) Revisionssichere und gesetzeskonforme -Archivierung gemäß den gesetzlichen Vorgaben nach HGB, AO, GoB, GoBS, GDPdU Deutscher Hersteller (selbst von der gesetzlichen Archivierungspflicht betroffen!) Kompatibel mit allen gebräuchlichen Mail-/Groupwareservern Unabhängig von konkreten Mail-/Groupwaresystemen It works with any mail server... (Open-Xchange, Microsoft Exchange, Lotus Notes/Domino, Scalix, Zarafa, Tobit, GroupWise,...,...) Web-Browser basiertes GUI statt Fat-Client-Software kein Client-Deployment oder -Updates Flexible Rechtevergabe für den Archivzugriff

14 Benno MailArchiv Key features & benefits (2) Skalierbar von der kleinen Appliance bis zu Multi-Server-Umgebungen unabhängig vom Storage lokale HDs, NAS, SAN,... NFS, SMB,... Aufteilung des Archivs in Storage-Container (bspw. nach Jahren, Domains,...) möglich Unkomplizierte Wartung und Updates (Tomcat-basierte Applikation)

15 Funktionalität Compliance Web-Interface revisionssicher einfache Bedienbarkeit gesetzeskonform Suchergebnisse nach Relevanz sortiert flexibles Rechtemanagement unabhängig von spezifischen Mail-/ GroupwareLösungen ausgereifte und praxisbewährte Open Source Komponenten offene Standards Anwendermanipulationen sind ausgeschlossen offene Schnittstellen Integrierbarkeit Skalierbarkeit Sicherung von Authentizität und Integrität Wachstumsfähigkeit gemäß den gesetzl. Bestimmungen (GDPdU, GoB,...) Offene Plattform

16 Benno MailArchiv ist Open... Offen für ihre bestehende Infrastruktur Offen für mehr Transparenz Offen für Sicherheit Offen für Entwicklung Was heißt das konkret?

17 Aufbau Benno MailArchiv BennoCore Index (Backend) BennoSearch (Frontend) Repository - Ablage, Indexierung - SMTP-Server - Logging und Integrität - Admintools - J2SE UserDB - Webclient - REST-Schnittstelle - Benutzerverwaltung - J2EE/Spring

18 Repository die Ablage der s Intelligente Dateisystemablage Trie-Struktur Ablageformat so original wie möglich (RFC 822) Komprimiert (Gzip) Vorteile Transparente Datenstruktur rechtskonform Der Admin kann seinen Werkzeugkasten benutzen: Verschlüsselung RAID Backup Shell...

19 Den Inhalt vor Veränderungen schützen Jede Datei erhält eine Prüfsumme Veränderungen innerhalb der können entdeckt werden Jeder Eingang in das Archiv wird protokolliert Das Log ist wiederum durch eine Prüfsumme geschützt Die Unverändertheit des Archivs ist nachweisbar Keine doppelten s

20 Index der Zugang zum Wissen Apache Lucene Bewährte Suchtechnologie Optimiert für große Datenmengen Indexgröße: etwa 20% des Archivs Syntax ermöglicht einache und komplexe Anfragen: auftrag schröder todomain:mustermann.de mahnung (rechnung OR mahnung) AND sent:[ to ] Komplette Syntax-Referenz:

21 Text-Extraktion Anhänge suchbar machen Apache Tika Versteht alle wichtigen Standardformate PDF, Microsoft Office (incl. Office 2007), OpenOffice.org, ZIP, Bildformate (Fotos, Exif-Daten),,... Erweiterbar um eigene Module

22 Autorisierung for your eyes only Spring Security Flexible Rechtevergabe Admin- und Revisor-Accounts Benutzer mit Rechten für s von/zu bestimmten Adressen Für bestimmte Suchanfragen Benutzerverwaltung über Web-Oberfläche

23 Internet MTA (Postfix, Exchange, Exim,...) Intranet Sammelmailbox ( Journaling Mailbox ) fetchmail Benno-SMTP Archiv

24 SMTP-Dienst starten Starten des Dienstes /etc/init.d/benno-smtp start Standardkonfiguration: Port 2500 Bereit zum Empfang von s Direkt vom Server Mittels fetchmail Durch einen Milter Konfiguration /etc/default/benno-smtp /etc/benno/archive.properties

25 Logging Archiveingänge: /srv/mailarchive/repo/repository.log BennoCore (Archivablage, Indexierung,...) /var/log/benno/daemon.log BennoSearch (Web-GUI) /var/lib/tomcat6/log

26 BennoAdmin Kommandozeilentool (Beispiele) hinzufügen cat .eml java -jar bennoadmin.jar add Ein POP3-Postfach importieren java -jar bennoadmin.jar pop3 pop.mail.de user secret Integrität und Konsistenz überprüfen java -jar bennoadmin.jar check-integrity java -jar bennoadmin.jar check-consistency Suchanfrage stellen java -jar bennoadmin.jar pop3 pop.mail.de query rechnung Checksumme ausgeben java -jar bennoadmin.jar pop3 pop.mail.de checksum

27 LDAP: bestehendes Identity Management verwenden Spring Security Default: SQlite Datenbank Alternative Möglichkeiten: Fertige Module für die Einbindung von OpenLDAP, Active Directory, Novell edirectory SQL-Datenbanken Natives Plugin für UCS (Univention Corporate Server / UDM-Plugin) (Beta) Eigene Module möglich Skriptschnittstelle für individuelle Lösungen

28 REST: Integration in andere Anwendungen Einbindung in ERP, Groupware, Intranet-Portale usw. Suchanfragen: GET Mails GET Metainformationen, Mailadressen...

29 Anwendungsbeispiel: Benno-Integration in Open-Xchange Benno MailArchiv ist in das Open-Xchange Portal integriert

30 Benno MailArchiv - Preisübersicht Anschaffungspreis incl. 1 Jahr Software-Maintenance (Patches, Updates, Versionupgrades) Grundsystem mit Lizenz für 10 User (Mailboxen) 450 EUR zzgl. MwSt. Erweiterungslizenz für 1 User (Mailbox) 30 EUR zzgl. MwSt. Jährliche Software-Maintenance Grundsystem (10 User): 280 EUR zzgl. MwSt. Erweiterungslizenz (1 User): 6 EUR zzgl. MwSt.

31 Ihre Vorteile Keine schwarze Magie sondern absolute Offenheit (GPL) Auf Langfristigkeit ausgelegte Technologie Standardkonform Offene Schnittstellen, Offene Standards, Offene Interfaces Community Mit dem Ohr am Benutzer Geringe Einstiegsschwelle Herstellersupport Kontinuierliche Weiterentwicklung Transparentes Lizenzmodell Kurzer Draht Beratung, Dienstleistungen

32 5 Gründe für Benno MailArchiv aus Sicht der Geschäftsleitung erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen zukunftssicher durch Offenheit und Unabhängigkeit... aus Sicht der IT-Leitung/-Adminstration einfach zu implementieren flexibel durch offene Schnittstellen... aus Sicht der Anwender intuitive Bedienung und schnelles Finden von Informationen

33 Werden Sie Benno MailArchiv-Partner! Kunden in Deutschland, Schweiz, Liechtenstein Unser Partnerprogramm wir suchen: Lösungsanbieter, Systemhäuser und -integratoren als Partner und Certified Partner Hosting-/Cloud-Partner (SaaS-Anbieter, Hoster, Mail-Provider, Cloud-Anbieter) als SaaS-Partner Unser Ziel: Benno MailArchiv wird die (Open Source-)Lösung für revisionssichere und gesetzeskonforme -Archivierung

34 Gemeinsam zum Erfolg Marketingunterstützung für unsere Partner: gepflegte, informative ProduktHomepage Nennung Ihrer Firma mit Partnerstufe auf der Homepage Flyer mit Ihrem Firmen- und Partner-Logo als PDF Präsentationsfolien im PowerPoint- und OpenOffice.org-Format Zugang zum Partner-Portal White Papers und Dokus als Downloads kostenlose Benno MailArchiv Lizenz für Ihr Unternehmen

35 Offline -Demo sicher archiviert, schnell gefunden

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41 Mehr Informationen? LWsystems GmbH & Co. KG Tegelerweg Bad Iburg Telefon / 5556 Mobil 0173 / Open Source IT Solutions

Benno MailArchiv. sicher archiviert schnell gefunden. Sicher archiviert schnell gefunden. E-Mail-Archivierung mit (Open) Benno MailArchiv

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