Finanzierung von Aufwendungen für besondere Anlässe aus dem Haushalt der Universität Rostock

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1 An Rektor Presse- und Informationsstelle Akademisches Auslandsamt ZQS Dekane der AUF, IEF, INF, MSF, JUF, MNF, PHF, THF und WSF Dezernate 1, 2, 3 und 4 Ref. ZD Controlling Rechenzentrum Universitätsbibliothek Sprachenzentrum Medienzentrum Personalrat Universitätsmusikdirektor Gleichstellungsbeauftragte Dezernat 2 Haushaltsangelegenheiten Hausanschrift: Schwaansche Straße Rostock Telefon: (0381) Fax: (0381) Bearbeiterin: Frau Keßler Durchwahl: (0381) ursula.kessler@uni-rostock.de Rostock, 19. September 2008 Haushaltsverfügung 02/2008 Finanzierung von Aufwendungen für besondere Anlässe aus dem Haushalt der Universität Rostock Sehr geehrte Damen und Herren, anliegend erhalten Sie eine Regelung zur Finanzierung von Aufwendungen für besondere Anlässe. Ich bitte Sie mit dieser Regelung verantwortungsbewusst umzugehen und dabei den Maßstab der Notwendigkeit und Wirtschaftlichkeit streng anzulegen. Die Haushaltsverfügung wird auch im Intranet der Universität Rostock unter Mitarbeiter-intern / Verwaltung A Z / Haushaltsangelegenheiten / eingestellt. Ich bitte Sie, diese Verfügung in Ihrem Verantwortungsbereich ausreichend bekannt zu machen und Ihre Beteiligung bei der Anwendung sicher zu stellen und im Einzelfall durch Unterschrift zu bekunden. Das Haushaltsdezernat wird Sie gerne unterstützen. Mit freundlichen Grüßen Wittern Anlage

2 Universität Rostock Rostock, 16. September 2008 Der Kanzler Haushaltsverfügung Nr. 02/2008 Finanzierung von Aufwendungen für besondere Anlässe aus dem Haushalt der Universität Rostock Die vorliegende Verfügung dient dazu, für die Universität Rostock einen Rahmen für die finanziellen Aufwendungen bei repräsentativen Anlässen zu setzen. Dabei haben Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit gemäß den Verwaltungsvorschriften zu 7 der Landeshaushaltsordnung Mecklenburg-Vorpommern als oberster Maßstab zu gelten. Auf der Grundlage des 7 der Landeshaushaltsordnung Mecklenburg-Vorpommern und in Anlehnung an die steuerrechtliche Handhabung werden folgende Regelungen getroffen: 1. Bewirtung Eine Bewirtung liegt dann vor, wenn Personen beköstigt (Speisen und Getränke) werden. Dabei kann es sich um externe Bewirtung (Restaurantbesuche) oder um Empfänge oder Veranstaltungen mit Bewirtung in der Universität handeln. Bewirtungen müssen dem Zweck der Aufgabenerfüllung der Universität gem. 3 Landeshochschulgesetz dienen: Dieser Zweck ist beispielsweise gegeben bei der Zusammenarbeit mit anderen Hochschulen (Kooperationen), für Presse- und Öffentlichkeitsveranstaltungen, bei akademischen Ehrungen (Senatsempfänge, Hochschul-Tage etc.) bei der Anbahnung von Kooperationen und Forschungskontakten, bei Alumniveranstaltungen, im Rahmen von Akkreditierungs- und Auditverfahren. Aus dem Zuschuss des Landes zum Haushalt der Universität können Bewirtungen nur aus dem Verfügungsfonds des Rektorates finanziert werden. Für Bewirtungen bei wissenschaftlichen Veranstaltungen (Empfänge) sind zweckbestimmt Teilnehmerbeiträge zu erheben oder müssen von Dritten für diesen Zweck Mittel ausdrücklich zur Verfügung gestellt werden. Auf Bewirtungen aus Drittmitteln wird unter 6. eingegangen.

3 2 Für die Bewirtung von Gästen soll eine Grenze von 30,- pro Person incl. Getränken nicht überschritten werden. 2. Aufmerksamkeiten in geringem Umfang Die Gewährung von Aufmerksamkeiten in geringem Umfang (wie Mineralwasser, Kaffee, Tee, Gebäck) sind keine Bewirtung, sondern gehören zu den laufenden Ausgaben, wenn es sich hierbei um eine übliche Geste der Höflichkeit handelt. Wie bei den Bewirtungskosten müssen auch diese Ausgaben den originären Aufgaben der Universität nach 3 LHG dienen. Dies ist beispielsweise bei folgenden Veranstaltungen gegeben: Informationsveranstaltungen, Akkreditierungsverfahren Dienstbesprechungen mit Externen (z.b. Besuche von Firmen, Zusammenarbeit mit anderen Hochschulen), Besprechungen zwischen Funktionsträgern verschiedener Einrichtungen der Universität. Eine Kostenübernahme nach Nr. 1 und 2 ist nicht möglich bei Bewirtung von ausschließlich eigenen Mitarbeitern internen Betriebsfeiern wie z.b. Weihnachts- und Geburtstagsfeiern, Verabschiedungen von Kolleginnen und Kollegen, internen Besprechungen zwischen Kolleginnen und Kollegen, ausschließlichem Konsum alkoholischer Getränke. 3. Akademische Anlässe der Fakultäten Die Finanzierung der festlichen Umrahmung von akademischen Veranstaltungen kann wie im bisherigen Rahmen erfolgen, der Betrag wird mit der Mittelzuweisung festgelegt. 4. Dienstjubiläen und Verabschiedungen Bei Dienstjubiläen (25 und 40 Jahre) sowie zur Verabschiedung eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin kann ein Blumenstrauß bis zu 12 finanziert werden. Alle anderen Anlässe sind dem persönlichen Bereich zuzuordnen. 5. Gastgeschenke und Werbeartikel Gastgeschenke dürfen nur im Fall von Auslandsreisen höchstens im Wert von 25,- pro Kalenderjahr und Beschenktem gekauft werden. Eine Bevorratung mit Geschenken ist nicht gestattet. Werbeartikel (Kugelschreiber, Schlüsselbänder udgl.) dürfen in bescheidenem Umfang beispielsweise für Tagungen, Sommerschulen oder Studentenaustausch mit Partnerhochschulen finanziert werden.

4 3 6. Bewirtung aus Drittmitteln Sehen die Zuwendungs-/Vertragsbedingungen ausdrücklich die Erstattung von Bewirtungskosten vor, richtet sich diese nach der Bewilligung und ggf. dem dazugehörigen Finanzierungsplan. Bei Projekten ohne explizite Bewilligung von Bewirtungskosten ist eine Einzelfallprüfung erforderlich und nur in begründeten Ausnahmefällen möglich. Dabei ist zu prüfen, ob die Bewilligungs- oder Vertragsbedingungen eine Erstattung von Bewirtungskosten dem Grunde nach zulassen. Als Anhaltspunkt gilt: Forschungsmittel, für die Einzelverwendungsnachweise zu erstellen sind (z.b. im Rahmen von DFG-Projekten oder BMBF-Projekten), lassen in der Regel keine Erstattung von Bewirtungskosten zu. Bei Forschungsdrittmitteln ohne Erfordernis von Einzelverwendungsnachweisen (z.b. aus FuE-Verträgen mit privaten Mittelgebern) ist eine Erstattung von Bewirtungskosten in der Regel nicht grundsätzlich ausgeschlossen. In Zweifelsfällen ist eine Abstimmung mit dem Referat 2.2 Drittmittel geboten, um Probleme bei der Abrechnung zu vermeiden. Ist eine Erstattung von Bewirtungskosen dem Grunde nach zulässig, sind folgende Voraussetzungen einzuhalten: 1. Die Bewirtung muss den wissenschaftlichen Zielen des Vorhabens dienen (z.b. Durchführung von Workshops, Konferenzen, Arbeitsessen). 2. Die Bewirtung muss dem verfolgten Zweck angemessen und gegenüber dem Projektziel von untergeordneter Bedeutung sein. 3. Die allgemeinen Grundsätze von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sind zu beachten. Dies gilt sowohl für die Frage, ob aus Projektmitteln Bewirtungen getätigt werden, als auch für den Umfang der jeweiligen Bewirtungsaufwendungen. 4. Die Bewirtung darf nicht ausschließlich Mitgliedern der Universität Rostock zugute kommen. Bewirtungskosten aus Spenden Spenden, für die die Universität Rostock eine Spendenquittung ausstellt, sind grundsätzlich zu wissenschaftlichen Zwecken zu verwenden. Es ist daher allenfalls zulässig, in begründeten Ausnahmefällen einen geringen Teil der Spende für Bewirtungskosten im Rahmen von wissenschaftlichen Veranstaltungen (z.b. Tagungen, Workshops; nicht: z.b. Feiern anlässlich von Dienstjubiläen oder der Verleihung von akademischen Titeln) verwendet wird. Die oben genannten Voraussetzungen gelten dann entsprechend. 7. Ausstattung für Dekanate und Leitung der Zentralen Betriebseinrichtungen Die Ausstattung kann so erfolgen, dass eine angemessene Betreuung von Gästen nach Nr. 2 möglich ist. Neben einer entsprechenden Ausstattung mit üblichem Geschirr und Besteck werden Geräte wie Kühlschrank, Spülmaschine und handelsübliche Kaffeemaschine (bis zu 150 ) sowie Thermoskannen akzeptiert. Nicht dazu gehören beispielsweise Geräte wie elektrische Kaffeemühlen und Kaffeevollautomaten. Die Beschaffung von Kühlschränken oder Spülmaschinen sind mit dem Dezernat Technik abzustimmen.

5 4 Die Ausstattung mit Dekorationsartikeln wie z. B. Blumen und Gefäßen, Bildern, Wanduhren usw. gehört zur individuellen Gestaltung und werden nicht aus öffentlichen Mitteln bezahlt. 8. Finanzierung Die Finanzierung von Ausgaben nach den Nummern 2 bis 5 sowie 7 erfolgt aus den Mitteln der Fakultät bzw. Einrichtung. Die entsprechenden Mittel sind in den Fakultäten durch den Dekan festzulegen. Die Verwendung ist durch ihn im Einzelfall zu entscheiden. In den Serviceeinrichtungen (ZUV und ZBE) obliegt dies dem Leiter bzw. Dezernenten. 9. Abrechnung Die Abrechnung erfolgt als Erstattung privat verauslagter Beträge. Sofern Rechnungen ausgestellt wurden, sind diese auf dem üblichen Weg zur Zahlung anzuweisen. Sie müssen auf den Verantwortlichen mit dem Zusatz Universität Rostock ausgestellt sein. Bei Abrechnung nach Nr. 1 und 2 sind einzureichen: Detaillierte Abrechnung mit Originalbelegen Angabe des konkreten Anlasses Benennung der beköstigten Personen mit Angabe der Funktion und Einrichtung im Rahmen von Workshops, Konferenzen etc. Vorlage der Teilnehmerliste mit Angabe der Funktion und Einrichtung. Verauslagtes Pfand wird nicht erstattet. Trinkgelder können nur erstattet werden, sofern diese auf der Rechnung von der Bedienung quittiert wurden. Eigenbelege werden nur bis zur Höhe von 5,00 anerkannt. Dem Trinkgeld soll folgender Maßstab zugrunde gelegt werden: Bei Rechnungen unter 5,00 Euro: Aufrundung auf den vollen Eurobetrag über 5,00 Euro: 5% - 10% des Rechnungsbetrages, maximal 10. Alle Ausgaben nach Nr. 1 bis 6 sind über die Kostenart 4922, Ausgaben nach Nr. 7 über 4203 bzw nachzuweisen. Die Haushaltsverfügung Nr. 4/2000 wird hiermit aufgehoben. Wittern

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