Anforderungsmanagement Status Quo in der Praxis von IT-Projekten. München, 10. März 2009 Markus Schmid, DekaBank

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1 Anforderungsmanagement Status Quo in der Praxis von IT-Projekten München, 10. März 2009 Markus Schmid, DekaBank

2 Was erwartet Sie? Ergebnisse einer Umfrage unter Projektmanagern verschiedener Branchen: Wie sieht die Realität im Anforderungsmanagement von IT-Projekten aus? Wo liegen die Hindernisse im Anforderungsmanagement? Seite 1

3 Rahmendaten der Umfrage Gesamt 24 IT-Projektmanager unterschiedlicher Unternehmen im Januar 2009 befragt Projekt-Schwerpunkt im Bereich Implementierung von Standardsoftware und Software-Entwicklung für Standardsoftware Erfahrungen aus Projekten in allen Größenklassen (zur Hälfte > 600PT) Viele Branchen vertreten, Branchenschwerpunkte waren Industrieunternehmen und Banken / Versicherungen (insgesamt 60%) Die befragten Projektmanager arbeiten für große Beratungshäuser oder Konzerne ( > MA) Seite 2

4 In welcher Funktion arbeiten Sie überwiegend? 12% als interner Projektleiter für interne Kunden 88% als externer Projektleiter Seite 3

5 In welcher Branche finden Ihre Projekte statt? Sonstige (bspw. Handel) Öffentlicher Sektor 7% 14% 32% Banken und Versicherungen Dienstleistung, Media, IT 19% 28% Industrieunternehmen Seite 4

6 Welchen Inhalt haben Ihre Projekte überwiegend? Reorganisation / Prozesse / Sonstiges 16% 24% Softwareentwicklung für Standardsoftware 60% Integration von Standardsoftware Seite 5

7 Welche Größe haben Ihre Projekte überwiegend? PT 46% 12% mehr als PT 42% bis 600 PT Seite 6

8 Seite 7 Praxis des Anforderungsmanagements

9 Wieviel Prozent des Gesamtaufwands entfallen in Ihren Projekten auf Anforderungsmanagement? 33% Zwischen 10% und 40% 36% 64% Projekte < 600 PT 67% Weniger als 10% 31% Projekte > 600 PT 69% Seite 8

10 Findet zu Beginn Ihrer Projekte eine Stakeholder- Analyse statt? nein, da vom Kunden oder Sponsor nicht gewünscht 21% 21% Sonstiges (bspw. informell, nur teilweise, indirekt,..) 58% es findet eine explizite Stakeholder-Analyse statt Seite 9

11 Existieren in Ihren Projekten festgelegte Standards für das Anforderungsmanagement? es existieren Standards für alle Bereiche es existieren keine Standards 21% 25% für Dokumentation und die Verwaltung von Anforderungen 37% 17% nur für die Verwaltung von Anforderungen (z.b. Change Requests) Seite 10

12 Wie werden Anforderungen in Ihren Projekten üblicherweise dokumentiert? Anforderungsdatenbank datenbank Textdokument ohne vorgegebene Struktur Formale Darstellungstechniken (bspw. UML) 10% 12% 12% Verwendung von Anforderungstemplates für einzelne Anforderungen 22% 44% Textdokument mit vorgegebener Struktur *Mehrfachnennungen, n=41 Seite 11

13 Mit welchen Methoden erheben Sie Anforderungen? nie selten häufig immer Abfrage, Interview, Workshop Analyse Vorgänger nger- system Analyse Normen, Vor- schriften, Gesetze Prototypen und Dummies Analyse Konkurrenzlösung / Best Practice Anwendungsfall- Diagramme, Modelle Mittelwert 3,6 / Median 4 Mittelwert 3,0 / Median 3 Mittelwert 2,8 / Median 3 Mittelwert 2,7 / Median 3 Mittelwert 2,3 / Median 2 Mittelwert 2,1 / Median 2 Seite 12

14 Welche Kriterien müssen Anforderungen erfüllen? nie selten häufig immer müssen inhaltlich korrekt sein Mittelwert 3,1 / Median 3 müssen priorisiert sein Mittelwert 3,0 / Median 3 müssen vollständig sein Mittelwert 3,0 / Median 3 müssen Testkriterien sein (verifizierbar) Mittelwert 2,9 / Median 3 müssen versionierbar sein Mittelwert 2,6 / Median 3 Seite 13

15 Rollenverteilung innerhalb des Projektteams? Meistens sind die Projektmitglieder für Anforderungsanalyse, Lösungskonzeption und Umsetzung gleichermaßen zuständig 58% 4% Es gibt Projektmitglieder, die ausschließlich lich Anforderungsanalyse betreiben 38% Bestimmte Projektmitglieder sind nur für Anforderungsanalyse und Lösungskonzeption zuständig Seite 14

16 Zusammenfassung Praxis Anforderungsmanagement Aufwand für Anforderungsmanagement meist unter 10%, unabhängig von Projektgröße Dokumentation meist (56%) in Textdokumenten, Anforderungsdatenbanken (10%) und formale Darstellungstechniken (12%) spielen untergeordnete Rolle Interview und Abfrage sind die zentralen Erhebungsmethoden für Anforderungen. Modelle, Prototypen, Dummies und Best Practice spielen eine untergeordnete Rolle Seite 15

17 Zusammenfassung Praxis Anforderungsmanagement Nur in wenigen Fällen (4%) werden Projektmitglieder eingesetzt, die exklusiv das Anforderungsmanagement betreuen Stakeholder-Analysen finden meistens (79%) statt, wenn auch teilweise nur informell oder unvollständig Es existieren scheinbar keine zwingenden Qualitätskriterien für Anforderungen Seite 16

18 Seite 17 Probleme im Anforderungsmanagement

19 Welche Erfahrung machen Sie überwiegend bei der Anforderungsanalyse? Stakeholder glauben Anforderungen zu kennen, die Anforderungen sind jedoch sehr unvollständig ndig 45% 23% Stakeholder kennen Anforderungen und sind sich der Lücken bewusst Stakeholder glauben Anforderungen zu kennen, die Anforderungen sind jedoch widersprüchlich 18% 14% Stakeholder kennen Anforderungen und sind sich der Lücken nicht bewusst Seite 18

20 Was sind die größten Hürden bei der Anforderungsanalyse? Stakeholder dürfen bzgl. Anforderungen keine Entscheidungen treffen Es werden Lösungen statt Anforderungen beschrieben Sonstiges 9% 11% 7% 22% Jeder Stakeholder kennt nur Teilbereiche, mangelnder Überblick Stakeholder übersehen Anforderungen, die sie für selbstverständlich halten 12% 20% 19% Stakeholder haben Schwierigkeiten, Anforderungen klar zu kommunizieren Anforderungen werden nicht priorisiert Seite 19

21 Wieviel Aufwand würden Sie in einem idealen Projekt für die Anforderungsanalyse betreiben? Ich würde etwa gleich viel Aufwand investieren 4% Ich würde weniger Aufwand investieren 54% 42% Ich würde wesentlich mehr Aufwand investieren Seite 20

22 Falls Sie mehr Aufwand für Anforderungsanalyse betreiben würden, was waren die Hindernisse? Seitens des Kunden waren schnelle Realisierungsergebnisse gefordert 42% 29% Höherer Aufwand war durch den Kunden nicht gewünscht 29% Budget ließ höheren Aufwand nicht zu Seite 21

23 Welche der folgenden Mängel bereitet Ihnen in der Realisierungsphase die größten Schwierigkeiten? Mängel in der Versionierbarkeit und Identifizierbarkeit Anforderungen sind nicht atomar Anforderungen sind unverständlich ndlich beschrieben 7% 8% 17% 6% Anforderungen sind unvollständig ndig 17% 17% Anforderungen sind nicht eindeutig / nicht abgegrenzt Anforderungen sind nicht prüfbar / testbar 9% 12% Abhängigkeiten sind nicht ersichtlich 13% Anforderungen sind widersprüchlich Seite 22

24 In welche Phase fallen die meisten Changes am Scope des Projekts oder Produkts? nach der Testphase 7% 14% bei der Abnahme der Konzeption während der Testphase 43% 36% im Laufe der Realisierung Seite 23

25 In welche Phase fallen die größ ößten Changes am Scope des Projekts oder Produkts (i.s.v. Aufwand)? 24% bei der Abnahme der Konzeption während der Testphase 44% 32% im Laufe der Realisierung Seite 24

26 Zusammenfassung Probleme im Anforderungsmanagement Stakeholder-Management Inhaltliche und formale Qualität der Anforderungen Management von Change Requests Seite 25

27 Stakeholder-Management Fast die Hälfte (42%) der Projektmanager würde mehr Aufwand für das Anforderungsmanagement betreiben. Hindernisse: Budgetgrenzen (29%) Schnelle Realisierunsgerfolge gefordert (42%) Höherer Aufwand durch Sponsor nicht gewünscht (29%) Stakeholder überschätzen das eigene aktuelle Wissen bzgl. der Anforderungen Den Stakeholdern fehlen u.a. besonders Überblick, Prioritäten und Klarheit bei der Formulierung der Anforderungen Seite 26

28 Inhaltliche und formale Qualität der Anforderungen Meistgenannte Probleme: Anforderungen sind inhaltlich nicht ausreichend (unvollständig, nicht abgegrenzt, widersprüchlich) Oft werden Anforderungen nicht identifizierbar gemacht und können nicht versioniert werden Abhängigkeiten zwischen Anforderungen sind teilweise nicht ersichtlich und/oder Anforderungen sind nicht testbar Seite 27

29 Management von Change Requests Kosten, Einfluss Kosten eines Change Einflussmöglichkeit Stakeholder Konzeption Realisierung Test + Abnahme Seite 28

30 Management von Change Requests Die meisten und größten Changes (43%/44%) entstehen in der Testphase (nach Konzeption und Realisierung) Selten werden Change Requests vor der Realisierung eingereicht Seite 29

31 Seite 30 Lösungsansätze & Diskussion

32 Lösungsansätze & Diskussion Anforderungsmanagement hat von allen Disziplinen den größten Einfluss auf den Projekterfolg? Bedeutung und Chancen von Spezialisierung im Anforderungsmanagement? Führen Simulationstechniken (bspw. Dummy, Prototypen etc.) zu besseren Ergebnissen? Schaffen Quick Wins den nötigen Raum für strukturiertes Anforderungsmanagement? Aktive Steuerung von Change Request i.s. früher Provokation? Seite 31

33 Kontakt Markus Schmid, PMP Senior Project Manager DekaBank Bereich IT/ORG Abteilung Corporate- und Finance-Systeme Immobilien-Systeme OE Hahnstr Frankfurt am Main Telefon: (+49) Mobil: (+49) Fax: (+49) Seite 32

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