Dokumentenmanagement. Stand : Februar 2006

Transkript

1 Dokumentenmanagement Stand : Februar 2006

2 Gliederung Definition Dokument Definition - Dokumentenmanagement Funktionen Nutzen Anbieter und Produkte

3 Definition - Dokument Dokumente sind alle Objekte auf Papier oder in elektronischer Form, die Informationen für die jeweiligen betrieblichen Prozesse zur Verfügung stellen. Dokumente werden gruppiert und gemäß ihres Inhaltes kategorisiert, z.b. nach Rechnungen, Verträgen etc.

4 Daten - Merkmale

5 Vorteile papiergestützter Dokumente vertrautes Medium portabel Verfügbarkeit technologische Unabhängigkeit inhaltliche Flexibilität Verständlichkeit und Klarheit einmalige Dokumente (Sicherheit)

6 Nachteile papiergestützter Dokumente Papier hemmt die Automatisierung und bedingt viele Medienbrüche Papier geht verloren ist unvollständig ist im Umlauf wird falsch abgelegt wird langsam transportiert

7 Nachteile papiergestützter Dokumente Papier heißt unvollständige Information redundante Information Entscheidungshistorie (-prozess) schlecht dokumentiert (Gründe für) Entscheidungen nur über Notizen dokumentiert keine standardisierte Terminologie keine Sicht für kooperative Dokumentation

8 Nachteile papiergestützter Dokumente fragmentierte Information Information nicht geordnet bezüglich Relevanz verschiedene Strukturierungsmöglichkeiten chronologisch problemorientiert nach Autoren nach Prozessen Verfügbarkeit ist problematisch teure Informationssuche Lesbarkeit von Handschriften

9 Nachteile papiergestützter Dokumente passives Medium keine Plausibilitätskontrolle keine Warnungen keine Erinnerungen/Wiedervorlage keine Links zu externer Information keine Kontrolle auf Vollständigkeit keine Vorschriften bezüglich Struktur und Einträgen

10 Elektronische Dokumente Verwaltung elektronischer Dokumente: in Dateisystemen durch Imaging in Dokumentenmanagementsystemen durch COLD-Verfahren in volltextindizierte Systeme über elektronische Formulare über Workflows

11 Dokumentenformate Bilder (.tif,.bmp,.jpg,.gif) Office-Dokumente (.doc,.ppt,.xls) s CAD-Zeichnungen Video-Clips Audiodateien (.wav) Electronic Data Interchange (EDI) Computer Output to Laser Disk (COLD) Internet Documents (HTML, DHTML, XML)

12 Strukturierte vs. unstrukturierte Dokumente Quelle : SAP

13 Informationsform - CI CI-Information (coded information): Informationen, die bereits in einem EDV-Format vorliegen, sei es, dass sie auf Datenträgern verfügbar sind oder durch die eigene EDV produziert wurden. Die Übernahme von CI-Dokumenten erfolgt daher ohne Medienbrüche; manuelles Sortieren oder Scanvorbereitungen entfallen, die Indexierung kann automatisiert werden und Ressourcen in Form von Speicherkapazität und Rechnerleistung werden sparsam genutzt.

14 Informationsform - NCI NCI-Information (Non-coded information): Informationen, die nur bildlich in Form von Pixel-/Rastergraphik vorliegen und sich per EDV inhaltlich nicht erschließen lassen. Hierbei handelt es sich um Geschäftsbriefe, Kaufverträge u.ä., die das Unternehmen verlassen, aber es auch über den Posteingang erreichen. Eine anschließende Konvertierung der Dokumente per OCR erfolgt zwar in der Mehrzahl der Fälle fehlerfrei, in der Praxis dürften aber allenfalls 5 10 % der Schriftstücke per OCR bearbeitet werden. Dazu gehören Korrespondenz und Prospekte, aber nicht Eingangsrechnungen oder Lieferscheine.

15 Dokumentenperspektive Organisationsperspektive Dokumente in Organisation Funktionalitäten des Dokumentenmanagement Schwerpunkt: Effektivität und Kosteneffizienz Geschäftsprozessperspektive Dokumente als Ergebnis von Geschäftsprozessen Dokumente repräsentieren Geschäftsprozesse Schwerpunkt: automatisierte Geschäftsprozess und Arbeitsabläufe unterstützt durch effizienten Dokumententransfer

16 Dokumentenperspektive cont. Kommunikationsperspektive Dokumente repräsentieren Kommunikationsakte Dokumente als Medium (schriftlicher) Kommunikation Dokumente zur Koordination und Kooperation Schwerpunkt: effektiver Austausch von Kommunikationsakten mit einem bestimmten Ziel Wissensverwaltungsperspektive Dokumente repräsentieren Wissen Dokumente zum Wissensaustausch Schwerpunkt: Wissenstransfer zwischen Beteiligten

17 Dokumentenperspektive cont. Informationsperspektive Dokumente als Informationsmedium Dokumente als Datenbehälter Ablage von Dokumenten Zugriff auf Dokumente Dokumente zur Datenverarbeitung Schwerpunkt: effiziente Speicherungs- und Zugriffsstrukturen von Daten und Informationen für verschiedene Anwendungen

19 Definition - Dokumentenmanagement Ein Dokumentenmanagementsystem dient zur Organisation und Koordination der Entwicklung, Überarbeitung, Überwachung und Verteilung von Dokumenten aller Art über ihren gesamten Lebenszyklus von ihrer Entstehung bis zu ihrer Vernichtung. Zwischen diesen Etappen liegen Kontroll-, Steuerungs- und Weiterleitungsfunktionen.

20 Dokumentenmanagement - Inhalt Die Verwaltung von Dokumenten während ihres Lebenszyklus umfasst : Erstellung Änderung Zugriffsrechte Publikation Verteilung Löschung

21 Dokumentenmanagement - abstrakt DMS Eingabe Ausgabe Ablage

22 Dokumentenmanagement - Kernaufgaben Erfassung digitaler Dokumente Scannen von Papieren Ablage Sicherung Archivierung Versionierung Wiederherstellung Verwaltung Nutzerrechte Metainformationen Ablagestruktur Suche Detaillierte Suchanfragen über eine Volltextsuche oder Metainformationen Gruppieren von Dokumenten zu Wissenseinheiten über Metainformationen Gewichtung der Informationen nach individuellen Schwerpunkten Berücksichtigung der Zugriffskontrolle

23 Dokumentenmanagement - Bausteine/Architektur ERFASSEN Scannen Dateien-Import Massenübernahme (COLD) direkte Fax-Übernahme BEARBEITEN Dokumentenretrieval Integration von Applikationssoftware Verteilung (Outlook, Notes) Dokumentenmanagement VERWALTEN Klassifizierung Status-/Versionsverwaltung Referenzierung Historienverfolgung ARCHIVIEREN Langzeit-Speicherung Optische Speichermedien Hierarchical Storage Management Revisionssicherheit

25 DMS-Funktionen - abstrakt Durch ein Dokumenten-Management-System (DMS) werden veränderliche, dynamische Informationen flexibel gehandhabt. Die Möglichkeiten und Funktionen werden durch die sieben V s umschrieben: Verarbeiten, Verwahren, Verhindern, Verfügen, Verändern, Verwalten, Vernichten Eine Information entsteht, wird archiviert, muss vor unbefugtem Zugriff geschützt werden, soll wiedergefunden werden, kann bearbeitet oder aktualisiert werden, muss gepflegt und verwaltet werden und wird zu einem festgelegten Zeitpunkt gezielt gelöscht

26 DMS-Funktionen - präzise Ermöglicht Erzeugen, Bearbeiten, Prüfen, Freigeben, Verteilen, Anzeigen und Archivieren aller Arten von Dokumenten Bindet Verteilung und Verwaltung der Dokumente in den unternehmensweiten Informationsfluss ein Gewährleistet bedarfsgerechte Bereitstellung von Dokumenten an allen Arbeitsplätzen mit den abgestuften Zugriffsrechten der Mitarbeiter Dokumente erfassen Dokumente attributieren

27 DMS-Funktionen - präzise Gestattet Zugriff auf das aktuelle Dokument für alle Berechtigten Erlaubt schnelles Dokumentenretrieval durch leistungsstarke Suchalgorithmen Ermöglicht einfache Zuordnung der Dokumente zu beliebigen Objekten wie Bestellung, Kreditor, Auftrag,... Gewährleistet Verwaltung einer Dokumentenhistorie

28 DMS-Funktionen - Übersicht Erstellung Ablage Öffnen und Ansehen Indexierung Suchkriterienvergabe Suche Check in/out Versionskontrolle/Historie Weiterleitung/Wiedervorlage Zugriffskontrolle Notizen Stempelfunktion

29 Dokumentenerfassung Manuelle Erfassung Scannen von Papierdokumenten ohne Nachbearbeitung (nur Image, Non-Coded Information - NCI) mit Nachbearbeitung (z.b. Umwandlung in Text durch OCR - Optical Character Recognition) COLD-Verfahren: Computer Output on Laser Disc Umwandlung von Dokumenten in NCI (z.b. TIFF) für Langzeitarchivierung Speicherung

30 Dokumentenerschließung Aus Dokumenten / Daten werden Informationen gewonnen Kategorisierung von Dokumenten Optional: Schlagwortvergabe Volltextindizierung Gewichtung von Dokumenten innerhalb von Kategorien Gruppierung ähnlicher Dokumente Versionisierung und Historie

31 Dokumentenausgabe Ausgabe Unterstützung unterschiedlicher Ausgabeformate Publikation über verschiedene Kanäle (Mail, PDA, CD) System- und benutzergesteuerte Personalisierung Zusammenarbeit Ergänzung zu Workflow und Wissensmanagement Anmerkungen und Notizen zu Dokumenten

32 DMS-Funktion - Anzeige Der Nutzen: Zoom Anzeige mehrseitiger Tiff-Dokumente Keine Zusatzsoftware nötig Anzeige größter Zeichnungen auf einen Blick (z.b. 14m x 2m) Höchste Darstellungsqualität Kein Wechsel zwischen Applikationen zum Anzeigen nötig

33 DMS-Funktion - Zugriffsschutz Der Nutzen: C A C D A B D C A Sichere Zugriffsregelung Rechtevergabe bis auf Feldinhaltsebene möglich (z.b. Geheim -Kennzeichnung) Festlegung der Benutzeroberflächenelemente Schutz vor unberechtigtem Zugriff

34 Dokumentenzugriff - Technik Suche Client Trefferliste Datenbank Dokumenten- ID Archiv

35 Dokumentenzugriff - Zeitverlauf Vorgang Vorgang A Zugriffshäufigkeit Bearbeitungszeitraum Jahresabschluss Revision Zeit Zugriffshäufigkeit Vorgang Vorgang B Bearbeitungszeitraum Jahresabschluss Revision Zeit Reproduktionspflicht Jahre

36 DMS-Funktion - Indizierung Jedes Dokument in einem DMS besteht aus Nutzdaten (Dokumentinhalt) beschreibenden Metadaten Metadaten Attribute zur Beschreibung des Dokuments ermöglichen ein rasches Wiederauffinden von Dokumenten Voraussetzung: eindeutige Indizierung Indizierung Festlegung der Metadaten zu einem Dokument

37 Indizierung technische Sicht 1. Phase: OCR-Erkennungslauf über das Dokument 2. Phase: Volltext-Indexierung in der DB Maier Volltext DB Maier Dok 1, Dok 2 Maier ~~~ Pointer,... ~~~ Pointer,... der,die,das Stopworte

38 Indizierung - Beispiele Bericht Angebot

39 Indizierung - Formen Manuelle Indizierung: Eingabemaske Automatische Indizierung bei strukturierten Informationen z.b. EDIFACT bei eindeutiger Kodierung, z.b. Barcode

40 Manuelle Indizierung - Beispiel Speichern Indizieren Dokument erstellen Meta-DB

41 Automatische Indizierung - Beispiel Speichern im EDM Vorschlag für Index Dokument erstellen Meta-DB Verifikation Quelle: Hinkelmann, FH Solothurn

42 DMS-Funktion - Suche Kategorisierung auf der Basis von Metadaten Eigene Suchmaschine mit boolschen Operatoren Sortierung der Ergebnisse nach Kriterien, Indizierung verschiedener Datenquellen Ranking der Ergebnisse nach Bedeutung

43 Suche - Gegenstand Metadaten: Effizienter Zugriff für Suche Metadaten werden in einer Datenbank verwaltet Für das eigentliche Dokument wird nur der Speicherort in der Datenbank abgelegt Nutzdaten: Verwaltung großer Datenmengen Die eigentlichen Dokumente liegen z.b. auf optischen Speichermedien (z.b. Jukebox) Es gibt DMS, die auch Papierarchive mitverwalten

44 Suchformen Strukturierte Suche Suche über Metadaten Da unterschiedliche Dokumenttypen verschiedene Attribute enthalten, gibt es für jeden Dokumenttyp separate Recherchemaske Im Idealfall ist die Recherchemaske je Dokumenttyp und Anwender(gruppe) frei wählbar Volltextsuche DMS bieten in der Regel auch Volltextsuche (meist durch Einbinden einer Fremdkomponten z.b. Verity, Fulcrum,...) Suche kann gleichzeitig über mehrere Dokumenttypen erfolgen

45 Kombinierte Suche Suche in DMS Vgl. Hinkelmann, FH Solothurn Attributbasierte Suche und konzeptbasierte Volltextsuche in Kombination

46 DMS-Funktion - Zugriffsrechte Zugriffsrechte Check-In, Check-Out Speicherung und Rollback von Dokumentenversionen Automatische Zusammenfassung

47 Dokumentenlebenszyklus Erstellende Anwendung Archiv Speichern Sichern Speichern Verteilen Dokumentenmanagement

48 DMS-Funktion - Versionierung Dokument Anwendung mit der Dokument erstellt Version Anhänge nge Aussehen Layout Bild Text

49 DMS-Funktion - Versionierung Viele Dokumente werden ständig weiterverarbeitet, z.b. Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) Lizenzvertrag: Der Standardvertrag ändert sich im Laufe der Zeit Produktdokumentation: Wird an die Weiterentwicklungen eines Produkts angepasst Anforderungen: Entwicklungszustände müssen zeitbezogen protokolliert werden Zugriff auf frühere Versionen ist gezielt möglich, z.b. AGB vom Versionsverwaltung Speicherung eines geänderten Dokuments unter Beibehaltung der vorherigen Version(en)

50 DMS-Funktion - Check-In/Check-Out Person 2 Nur Lesezugriff Lese- und Schreibzugriff Version 1 Version 2 Archiv Check-Out Check-In Version 1 Version 2 Person 1 Schreibzugriff (z.b.: in WORD )

51 DMS-Funktion - Check-In/Check-Out Check-In Eingehende Dokumente werden entsprechend ihrer Indizierung abgelegt Index wird in einer speziellen Meta-Datenbank verwaltet, er enthält eine Referenz auf das Dokument Wichtig: Nur auf diesem Weg kommen Dokumente in die Ablage Check-Out Zur Weiterverarbeitung muss das Dokument für gleichzeitige Änderungen durch andere Benutzer gesperrt werden (vgl. Datenbank-Transaktionen)

53 DMS - Importwege

54 DMS - Exportwege

55 Traditionelle Posteingangsbearbeitung Postkorb Sachgebiet A: H. Müller Zentrale Posteingang Post- Verteilung Postkorb Sachgebiet B: H. Maier Postkorb Sachgebiet C: H.Schulze Posteingang

56 Traditionelle Dokumentenweiterleitung Postkorb Sachbearbeiter A Verfügung/ Dokumentenweiterleitung Akt.Zeich. AK Vorgangsakte Dokument Vorlagekorb Sachbearbeiter D + Akt.Zeich. AK Vorgangsakte Postkorb + Sachbearbeiter C Ablage im Archiv/ Registratur Akt.Zeich. AK Vorgangsakte

57 ELO-Demo Präsentation von ELO (von CD) Workshop mit ELO

58 Nutzendefizite Zeitverschwendung im Dokumentenmanagement ohne Rechnerunterstützung : Dokumente sind schwer zu verteilen Dokumente zu veröffentlichen ist aufwendig Dokumente sind schwer zu finden Dokumentenerstellung ist ein Ad-Hoc-Vorgang Papierbasierte Archivierung ist teuer und ineffizient

59 Nutzen - Quantifizierung Kosten bei Bearbeitung und Ablage in Papierform : Ablagekosten pro Dokument zwischen 0.30 und 1.00 Recherchekosten pro Beleg/Vorgang zwischen 0.35 und Tätigkeit Einsparung Schnellere Ablage und Recherche 25% - 40% Reduzierung der Archivfläche 50% - 80% Verkürzung der Durchlaufzeit 30% - 90% Reduzierung von Routinearbeiten 30% - 40%

60 Nutzen - allgemein Verbesserung der Gewinnsituation Kostenreduzierung Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit Schnellerer Zugriff / höhere Flexibilität Qualitätsverbesserung Effizienterer Ressourceneinsatz Kürzere Durchlaufzeiten

61 Nutzen - detailliert Umfassende Auskunftsbereitschaft Fortschrittlicher Arbeitsplatz Freiräume für höherwertige Arbeiten Bessere Entscheidungen Sicherheit Abdeckung rechtlicher Anforderungen Verbesserung des Servicegrades, höhere Kundenbindung Sachbearbeiter ist Dienstleister nicht Aktenverwalter Routinearbeiten werden durch das DMS abgedeckt Bereitstellung vorgangsbezogener Informationen Keine verlorenen Dokumente oder unvollständige Akten GDPdU- und AO-konform

62 Nutzen - empirisch Angaben in % Quelle: BARC nach CW 23/2004 Sicherheit ortsunabhängige Information Wettbewerbsfähigkeit Prozessbeschleunigung Auskunftsfähigkeit Zeitersparnis Kostenersparnis

64 DMS-Anbieter Anbieter Produkt Schwerpunkt Ceyoniq Ceyoniq Content Manager 1 und 2 Documentum Documentum Docuware Docuware 4.5b 1 und 2 Easy Software Easyware und 4 Elo Digital Office Elo Office Filenet Filenet P8 3 und 4 Hummingbird Hummingbird DM und 4 Hyperwave IS/ und 4 IBM Content Manager und 4 Saperion Saperion und 4 Windream Windream Profil 1: Ablage, Recherche und klassisches Archiv Profil 2: Elektronisches DM Profil 3: Content-Management Profil 4: Prozessorientiertes DM Quelle: BARC nach Computerwoche 1/2 2004, S

65 Funktionsübersicht 1 Ceyonic Documentum Docuware Easy ELO Erfassung von NCI Erfassung von CI Indexierung Recherche Desktop Recherche Web- Client Text Mining Mail-Integration Workflow Web-Content- Management

66 Funktionsübersicht 2 Filenet Humming- bird Hyperwave IBM Saperion Erfassung von NCI Windream 3 Erfassung von CI Indexierung Recherche Desktop Recherche Web- Client Text Mining Mail-Integration Workflow Web-Content- Management

67 Literatur und Demos Info-CD windream Demo-Version : Info-CD ELO-Office Informationen :