Entsendung von Arbeitnehmern. Frequently Asked Questions Häufig gestellte Fragen

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1 Entsendung von Arbeitnehmern Frequently Asked Questions Häufig gestellte Fragen Prinzip der Entsendung Wozu dient eigentlich das Entsendegesetz? Was geschieht bei Zuwiderhandlung gegen das Gesetz? Ist das Entsendegesetz nur auf das Baugewerbe anwendbar? Welche Ausnahmen macht das Gewerbeaufsichtsamt?(ITM) Information zur Entsendung von Arbeitnehmern (IEA) : Wer, Wann, Wie? Muss ein Selbständiger auch eine IEA einreichen? Meine Firma arbeitet mehrmals täglich in Luxemburg. Wie kann man vermeiden, genau so oft eine IEA einzureichen? Muss ich eine IEA einreichen obwohl ich nur einen Tag in Luxemburg tätig bin? Muss ich jedes Mal eine vollständige IEA einreichen? Muss ich für jede Entsendung (z.b. pro Baustelle) eine IEA einreichen? Dokumente / Unterlagen Welche Unterlagen werden zum Arbeiten in Luxemburg benötigt? Braucht meine Firma wirklich alle diese Unterlagen? Sind alle im IEA-Formular verlangten Unterlagen einzusenden? Erhalte ich eine Genehmigung seitens der ITM nach Einreichen meiner IEA? Natürliche Aufbewahrungsperson (NAP) Wer oder was ist die NAP? Relevante gesetzliche Bestimmungen in Luxemburg Wie hoch ist der in Luxemburg geltende Mindestlohn? In welchen Bereichen besteht ein allgemeingültiger Tarifvertrag? Worauf muss ich achten, wenn ich mit Zeitarbeitsfirmen (Leiharbeit bzw. Personalleasing) arbeiten will? Entsendung von Arbeitnehmern von Luxemburg ins Ausland Was muss ich tun, wenn ich Personal von Luxemburg aus ins europäische Ausland entsende?

2 Prinzip der Entsendung Wozu dient eigentlich das Entsendegesetz? Das Entsendegesetz dient der territorialen Anwendung des Luxemburger Arbeitsrechtes und der Regelungen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes auf alle Arbeitnehmer. Gemäß dem Entsendegesetz muss jedes Unternehmen für die Dauer der Entsendung seinen entsandten Mitarbeitern wenigstens den Mindestlohn, bzw. den in einem allgemeingültigen Branchentarifvertrag festgehaltenen Lohn auszahlen. Darüber hinaus muss die Luxemburger Gesetzgebung bezüglich Sonn- und Feiertagsarbeit, Urlaub, Kollektivurlaub (Bauferien), Arbeits- und Ruhezeiten, Jugendarbeitsschutz, Schutz schwangerer und stillender Frauen, Arbeitssicherheit, bzw. Gesundheit am Arbeitsplatz usw. eingehalten werden. Was geschieht bei Zuwiderhandlung gegen das Entsendegesetz? Der entsendende Arbeitgeber muss: 1) spätestens bei tatsächlichem Beginn der entsandten Dienstleistungen, eine Information zur Entsendung von Arbeitnehmern ( IEA ) an die Gewerbeaufsicht tätigen. 2) die in der IEA aufgezählten drei Kontrolldokumente zu Händen einer natürlichen Aufbewahrungsperson ( NAP ), während der gesamten Entsendungsdauer, an einem eindeutig bestimmten und materiell zugänglichen Ort in Luxemburg bereithalten lassen. Diese Person kann z. B. ein Kunde, eine Vertrauensperson oder ein eigener Arbeitnehmer am Arbeitsplatz sein. Im Falle der Nichtbeachtung der beiden vorherigen Voraussetzungen kann die Anwesenheit von entsandten Personen am Arbeitsplatz als potentielle Gefahr für die anderen (koaktiven) Arbeitnehmer bewertet werden, weil der Gewerbeaufsicht gegebenenfalls keinerlei Informationen über den von der entsendenden Firma praktizierten Sicherheitsstandard zu Kontrollzwecken vorliegen. Angewandtes Verfahren bei Nichtbeachtung: Auf Grund der Ergebnisse einer Kontrolle durch unsere Verwaltung bzw. durch die Zollverwaltung wird Ihnen bei Zuwiderhandlung eine einstweilige Verfügung zur Einstellung von entsandten Dienstleistungen ausgestellt. Sie können dann erst wieder die geplanten Dienstleistungen aufnehmen, wenn die oben genannten Voraussetzungen der Entsendung von Arbeitnehmern unter 1) und 2) erfüllt sind. Zu diesem Zweck müssen Sie eine formelle Aufhebung der einstweiligen Verfügung seitens der Gewerbeaufsicht (per Brief, Mail oder Fax) abwarten. Ist das Entsendegesetz nur für das Baugewerbe anwendbar?

3 Nein! Das Entsendegesetz ist für alle Bereiche der Wirtschaft anzuwenden. Welche Ausnahmen macht das Gewerbeaufsichtamt? Dringende und unvorhersehbare Arbeiten für Reparaturen oder Wartungen, die weniger als 48 Stunden dauern, werden in der Regel von der ITM, als Ausnahmen betrachtet und die Regelungen für die Entsendung von Arbeitnehmern finden damit für diese Arbeiten keine Anwendung. Information zur Entsendung von Arbeitnehmern (IEA) : Wer, wann,wie? Muss ein Selbständiger auch eine IEA tätigen? Nein! Das Entsendegesetz bezieht sich lediglich auf die Entsendung von Arbeitnehmern in einem Beschäftigungsverhältnis (Lohnempfänger). Von Selbständigen ohne den Einsatz von abhängig Beschäftigten, durchgeführte Dienstleistungen fallen also nicht unter den Anwendungsbereich des Entsendegesetzes. Meine Firma arbeitet mehrmals täglich in Luxemburg. Kann man eine Einigung finden, um nicht mehrmals täglich eine Information an die Gewerbeaufsicht machen zu müssen? Ja! Gegebenenfalls geben Sie uns das bitte bei der Erstmitteilung an. Danach können Sie uns auch am Ende jeden Monats eine Zusammenfassung Ihrer Aktivitäten des vergangenen Monats zukommen lassen. Diese Frist kann im gegenseitigen Einvernehmen sogar bis auf eine Quartal- bezw. halbjährliche Kadenz erhöht werden. Muss ich eine IEA einreichen, obwohl ich nur einen Tag in Luxemburg tätig bin? Ja! Es steht ausdrücklich im Gesetz, dass selbst Entsendungen von sehr kurzer Dauer unter die Anwendung des Gesetzes fallen, also auch IEA-pflichtig sind, es sei denn, es handelt sich um dringende und unvorhersehbare Reparatur- oder Wartungsarbeiten, die weniger als 48 Stunden dauern. Muss ich jedes Mal eine vollständige IEA einreichen? Nein! Nur die Firma die zum ersten Mal Arbeitnehmer nach Luxemburg entsendet, oder deren gewerbliche Bezeichnung oder Rechtsform sich geändert hat, ist verpflichtet, der Gewerbeaufsicht eine komplette IEA mitzuteilen. Gibt es eine IEA -Light"-Version?

4 Ja! Nach erfolgter, ausführlicher Vorabinformation, kann eine formlosere Mitteilung (IEA- Light ) per Fax oder Mail erfolgen, welche jedoch ggf. zwingend folgende Minimaldaten enthalten muss: - Handelsname der Firma - Auflistung der entsandten Mitarbeiter - Dauer der Arbeiten in Luxemburg - Ort der geplanten Arbeiten in Luxemburg NB: Jede wesentliche Änderung wie z.b. die natürliche Aufbewahrungsperson (NAP), der Arbeitsplatz, die entsandten Arbeitnehmer, usw., muss der ITM mitgeteilt werden. Muss ich für jede Entsendung (z.b. Baustelle) eine Mitteilung einreichen? Nein! Die Gewerbeaufsicht muss nur über den Standort der neuen Baustelle / des jeweiligen Arbeitsplatzes informiert werden. Dokumente/ Unterlagen Welche Unterlagen werden generell von den zuständigen staatlichen Instanzen benötigt, um in Luxemburg Arbeiten ausführen zu lassen? Ein Zertifikat zur Vorabmitteilung für Dienstleistungen, ausgestellt vom Luxemburger Mittelstands- und Tourismusministerium Ministère des Classes moyennes, du tourisme et du logement 6, Boulevard Royal L-2449 Luxembourg Fax : Tél. : , , , Eine Luxemburger Mehrwertsteuernummer ausgestellt von der Administration de l enregistrement et des domaines 1-3, avenue Guillaume L-1651 Luxembourg Tél. : Für jeden Mitarbeiter muss im Herkunftsland ein E101-Formular bei der jeweilig zuständigen Kranken- oder Gesundheitskasse angefragt werden. Bei Nicht EWR-Bürgern, eine gültige, einheitliche Genehmigung vom Luxemburger Ministerium für auswärtige Angelegenheiten Ministère des Affaires étrangères, Direction de l immigration Service permis de travail 5, rue Notre Dame L-2240 Luxembourg Tél. :

5 Sobald Arbeitnehmer zur Ausübung einer Tätigkeit nach Luxemburg entsandt werden, muss eine Information zur Entsendung von Arbeitnehmern (IEA), an unsere Verwaltung eingereicht werden. Dies hat am besten unter Verwendung der vorhandenen, dreisprachigen Formulare IEA zu erfolgen, deren jeweils neueste Fassungen auf unserer Internetseite ausdruckbar sind: Weitere nützliche Adressen finden Sie in der Rubrik Detachement unter Contact national oder Contact international (deutsche Fassung ist vorhanden) Bitte erkundigen Sie sich bei den jeweils zuständigen Verwaltungen. Das Centre des Formalités PME der Handwerkskammer kann Sie bei den verschiedenen verwaltungstechnischen Schritten unterstützen. Centre des Formalités PME de la Chambre de Métiers 2, Circuit de la Foire Internationale L-1347 Luxembourg Tel ou Braucht meine Firma wirklich alle diese Unterlagen? Ja! Bei Fragen bezüglich des Zertifikates zur Vorabmitteilung (Niederlassungsrecht), Mehrwertsteuernummer, E101, einheitliche Genehmigung für Nicht EWR-Bürger usw. wenden Sie sich bitte an die zuständigen Behörden. Unsere Verwaltung kann Ihnen keine bindende und detaillierte Auskunft hierzu geben. Bei Fragen bezüglich der IEA, besuchen Sie doch unser Webseite und diese FAQ, oder wenden Sie sich bei spezifischen Fragen an uns unter der Telefonnummer oder per (Hotline) Sind alle im IEA-Formular verlangten Unterlagen an die ITM zu senden? Nein! Die im IEA Formular aufgelisteten Unterlagen sind bei einer natürlichen Aufbewahrungsperson (NAP) während der gesamten Entsendungsdauer zu hinterlegen. Das kann sowohl ein Kunde oder eine andere Vertrauensperson des entsendenden Arbeitgebers, als auch ein (eigener) entsandter Arbeitnehmer am Dienstleistungsort sein. Erhalte ich eine Art Genehmigung von der ITM, nach dem Einreichen der IEA?

6 Nein! Die IEA Prozedur sieht keine Genehmigung im eigentlichen Sinne vor. Die einseitige Information an die zuständige Dienststelle, spätestens zeitgleich mit dem tatsächlichen Beginn der entsandten Dienstleistungen, ist ausreichend. Zu Ihrer Rechtssicherheit ist eine Zustellung per Einschreiben (mit oder ohne Rückschein) natürlich nicht verboten. Eine einfache Zusendung per Post (PF-27 / L Luxemburg), auf unseren Faxserver (Nr.: ) oder per an die Helpline <entsendung@itm.etat.lu> ist ausreichend. Sie können Ihre IEA auch in unseren Büros in L-2361 Strassen, 3, rue des Primeurs persönlich abgeben. Auf Anfrage wird Ihnen auch gerne eine Empfangsbestätigung für die IEA ausgestellt. Natürliche Aufbewahrungsperson (NAP) Wer oder was ist die NAP? Die NAP wird für die Aufbewahrung der Kontrolldokumente vom entsendenden Unternehmen benannt. Die Angaben zur NAP (z. B. Name, Vorname, Funktion, Aufbewahrungsadresse) werden in der entsprechenden Rubrik der IEA der Gewerbeaufsicht mitgeteilt. Die NAP für die Kontrolldokumente kann sowohl ein Kunde oder eine Vertrauensperson des entsendenden Arbeitgebers, deren Wohnsitz sich in Luxemburg befindet, als auch ein entsandter Arbeitnehmer am Dienstleistungsort sein. Die NAP muss die folgenden Kontrolldokumente in geschlossenem Kuvert während der gesamten Entsendungsdauer, an einem eindeutig bestimmten und materiell zugänglichen Ort in Luxemburg aufbewahren: 1. die Kopie des E-101 Formulars, (EU-Verordnungen 1408/71 und 574/72) informieren über die Sozialversicherung im Herkunftsland, 2. die Kopie des Zertifikates zur Vorabmitteilung von Dienstleistungen, die gelegentlich und vorübergehend auf Luxemburger Territorium erbracht werden sollen, das vom Mittelstands-, Tourismus und Wohnbauministerium ausgestellt wird, 3. die 2 (zwei) letzten Lohnabrechnungen der entsandten Arbeitnehmer, die auf Antrag der Gewerbeaufsicht oder des Zolls innerhalb einer Frist von 5 (fünf) Werktagen aktualisiert mitzuteilen sind. Die NAP hat keinerlei juristische Verantwortung wegen des Bereithaltens der Dokumente und muss ebenfalls keine Auskünfte über den Inhalt des Umschlages liefern.

7 Falls eine der beiden Verwaltungssprachen (deutsch oder französisch) des Gastgeberlandes, bzw. englisch nicht benutzt werden, muss eine Übersetzung der Kontrolldokumente in deutscher oder französischer Sprache beigefügt werden. Jede wesentliche Änderung der oben genannten Angaben muss der Gewerbeaufsicht mitgeteilt warden. Relevante gesetzliche Bestimmungen in Luxemburg Wie hoch ist der in Luxemburg geltende Mindestlohn? Sollte kein allgemeingültiger Tarifvertrag anwendbar sein, so können Sie den aktuellen in Luxemburg anwendbaren Mindestlohn auf der Internetseite der Gewerbeaufsicht nachsehen: (Rubrik Droit du travail Salaire social minimum) In welchen Bereichen besteht ein allgemeingültiger Tarifvertrag? Eine Liste der in Luxemburg allgemeingültigen Tarifverträge befindet sich auf unserer Internetseite unter der Rubrik Droit du travail conventions collectives de travail. Worauf muss ich achten, wenn ich mit Leiharbeitsfirmen arbeiten will? Prinzipiell braucht eine Leiharbeitsfirma (Verleiher) zuzüglich der anderen benötigten Dokumente unter Umständen noch eine spezielle Genehmigung vom Luxemburger Arbeitsministerium. Dies ist insbesondere der Fall, wenn das entleihende Unternehmen (Entleiher) seinen Geschäftssitz in Luxemburg hat. Ministère du Travail et de l Emploi 26, rue Zithe L-2763 Luxembourg Fax : Tél. : Entsendung von Arbeitnehmern von Luxemburg ins Ausland Was muss ich tun, wenn ich Personal von Luxemburg aus ins europäische Ausland entsende? Zusätzlich der Bestimmungen wie sie im Gesetz über den Arbeitsvertrag vom Art 4 3 angegeben sind, müssen Sie für die entsandten Mitarbeiter ein E101-Formular bei der Krankenkasse beantragen und sich bei unseren Kollegen der Verbindungsbüros im Ausland über die dortigen Bestimmungen informieren. Die Kontaktdaten der Verbindungsbüros Entsendung finden Sie unter: