Event-Branche Globale Marktstudie

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1 Event-Branche Globale Marktstudie Januar 2013 Umfrage im Auftrag von IML Worldwide, durchgeführt im November und Dezember 2012 Fragebogenerhebung bei Bestandskunden und Partnern aus dem Datenbankbestand von IML Worldwide und einer Reihe relevanter LinkedIn-Gruppen Input von weltweit mehr als 300 im Event-Umfeld tätigen Unternehmen Was sind die wichtigsten Trends bei der Nutzung interaktiver Technologien für die Erfassung von Zielgruppenresonanz auf Events weltweit und auf lokalen Märkten? Wie macht sich die Event-Branche interaktive Event- Technologie zunutze? Welchen Wert messen Event-Veranstalter der Erfassung von Daten und Informationen auf Events und Meetings bei? Welche Funktionen interaktiver Event-Technologie schätzen Event-Ausrichter am meisten? Copyright IML Worldwide

2 einige interessante Erkenntnisse gewinnen, die Sie unter anderem auf Seite 15 dieses Dokuments zusammengefasst vorfinden. EINFÜHRUNG In den letzten Jahren hat sich unsere Branche entwickelt. Der technische Fortschritt hält Einzug und unsere Einstellung über das Einbinden des Publikums auf Events und die Nutzung von Teilnehmerfeedback verändert sich ebenso. Die globale Reichweite von IML und über 20 Jahre Erfahrung im Event-Marketing ermöglichen uns außergewöhnliche Einblicke in diese Entwicklung. Viel davon haben wir selbst auf den Weg gebracht oder maßgeblich beeinflusst. Wir haben diese Umfrage durchgeführt, um noch besser die Sichtweise unserer Kunden und Kollegen über die Entwicklung und Ausrichtung unserer Branche zu erfassen und um besser zu verstehen, was für Sie wichtig ist. Wir konnten Eines ist klar unsere Branche verändert sich auch weiterhin rasch, genauso wie die Möglichkeiten, die sich aus dem Einsatz neuer Technologien ergeben. Dies ist eine wichtige Chance für unsere Branche in einer Zeit, in welcher der Return on Investment bei Investitionen in Events eine immer größere Rolle spielt. Der kundige Meeting-Initiator wird in Zukunft nicht umhinkommen, den Mehrwert der verschiedenen zur Verfügung stehenden Lösungen zu kennen und sie entsprechend in seine Events einzubeziehen. Wir freuen uns, wenn Sie für sich Nutzen aus den Untersuchungsergebnissen ziehen können. Sollten Sie Fragen haben oder einige Aspekte mit uns diskutieren wollen, können Sie uns sehr gerne kontaktieren. Mit besten Grüßen Richard Fisher CEO, IML Worldwide 1

3 ÜBER DIE UMFRAGE Gesamtzahl der Antworten Teilnehmende Unternehmen und Organisationen Event-Dienstleister 16.2% Charity- und Non-Profit-Unternehmen 15.7% Event-Agenturen 13.7% Sonstige 12.5% Finanzbereich und Banken 11.6% Marketing 9.8% Öffentlicher Bereich 6.9% Gesundheitswesen 5.9% IT. Telekommunikation und Technologie 4% Industrieller Bereich und Versorger 2% Konsumgüter und Einzelhandel 1.7% 336 Geografische Aufteilung UK 25.5% ASIEN 4.1% EUROPA 19.6% USA 16.6% AUSTRALIEN/NEUSEELAND 22% SÜDAFRIKA 5.8% SONSTIGE 6.4% Copyright IML Worldwide 2

4 Position/Funktion CEO 13.5% Direktor Marketing/Kommunikation/Events 16.6% Manager/Leiter Marketing/Kommunikation/Events 29.5% Leiter Technik/Produktion 5.2% Ausbildungs- und Personalleiter 5% Charity-Direktor/-Beauftragter/Fundraiser 2.4% Leiter Event-Agenturen 15.4% Sonstige 12.4% ÜBER DIE EVENTS Event-Arten Konferenzen 41.3% Sonstige 16% Fundraising-Events 15.1% Personal-/Mitarbeiter-Meetings 10.5% Schulung/Zertifizierung 6.4% Hauptversammlungen 4.7% Markteinführungen 4.6% Wahlen 1.4% Copyright IML Worldwide 3

5 Anzahl ausgerichteter Events pro Jahr nach Unternehmen/Organisation Event-Branche, Agenturen und Dienstleister Sonstige Unternehmen und Organisationen 23.3% 0% 8.8% 5.8% 38.2% 50% 3.4% 14.8% 23.3% 32.4% Weniger als 10 Events Events Events Mehr als 50 Events Mehr als 100 Events Durchschnittliche Anzahl der Teilnehmer pro Event Weniger als % % 14.7% % % 501 1,000 Mehr als % 10.2% Mehr als % Copyright IML Worldwide 4

6 SAMMELN VON INFORMATIONEN AUF EVENTS Wie wichtig ist es, Informationen von der Event-Teilnehmer einzuholen bzw. Erkenntnisse zu gewinnen? Die Daten und das Feedback zeigen, dass die Teilnehmer die Event-Inhalte verstehen. LEITER PRODUKTION, GESUNDHEITSWESEN 6.4% 33.7% 42.4% 17.5% Nicht wichtig Wichtig Sehr wichtig Äußerst wichtig KERNAUSSAGE 59.9% DER BEFRAGTEN SIND DER ANSICHT, DASS ES ENTWEDER SEHR ODER ÄUSSERST WICHTIG IST, ERKENNTNISSE ÜBER IHR EVENT-PUBLIKUM ZU GEWINNEN Wir müssen die Art und Weise wie wir die Technik auf dem Event einsetzen verbessern. LEITER MARKETING, AUS-/WEITERBILDUNG Copyright IML Worldwide 5

7 Welche Technologien nutzen Sie auf Events, um Feedback von den Teilnehmer zu erhalten? SMS/Kurzmitteilungen 13.4% Funkmikrofon 16.4% Abstimmung/Umfragen 19.1% Tragbarer Lautsprecher 7.8% Agendafunktion 8.4% Social Media 10.8% Simultanübersetzung 8.6% Sponsoring/Branding 9.3% Datenverfolgung 5.9% Habe keine genutzt 0.3% KERNAUSSAGE Es wird einfacher, die Konferenzteilnehmer dazu zu bringen, ihre eigenen Geräte zu nutzen (Telefone, Tablets), um sich auszutauschen In-Meeting-Tweet ist ziemlich verbreitet und man muss Teil dieser Konversation sein, nicht nur Beobachter. DIREKTOR MARKETING, VERSORGER DER EINSATZ INTERAKTIVER TECHNOLOGIEN AUF EVENTS IST ÜBLICH. NUR 0.3% DER BEFRAGTEN GABEN AN, SIE HÄTTEN NIEMALS IN IRGENDEINER FORM INTERAKTIVE TECHNOLOGIEN GENUTZT ABSTIMMUNGS-/UMFRAGETECHNOLOGIEN BLEIBEN DAS MEISTGENUTZTE MEDIUM, DOCH ZEIGTEN DIE WEIT GEFÄCHERTEN ANTWORTEN DIE IMMER BREITERE NUTZUNG VON TECHNOLOGIE ZUR GEWINNUNG VON TEILNEHMERERKENNTNISSEN Copyright IML Worldwide 6

8 EVENT-PLANUNG PLANNING Wie wichtig ist der Return on Investment für die Planung Ihrer Events? CEOs Nicht wichtig 17.4% Andere Positionen/Funktionen Wichtig 19% Sehr wichtig 34.9% Äußerst wichtig 28.7% Nicht wichtig 10.2% Wichtig 27% Sehr wichtig 42.9% Äußerst wichtig 19.9% KERNAUSSAGE FÜR DIE EVENT-BETEILIGTEN IST RETURN ON INVESTMENT VON BEDEUTUNG, BESONDERS FÜR DIE CEOs MEHR ALS 60% SIND DER ANSICHT, DASS DER ROI ENTWEDER SEHR ODER ÄUSSERST WICHTIG IST Wie wichtig für den Erfolg ist eine frühzeitige Planung eines Events? Nicht wichtig 3.4% Wichtig 15.9% Sehr wichtig 40.8% Äußerst wichtig 39.9% Copyright IML Worldwide 7

9 Tatsächliche gegenüber ideale Planungszeit für einen Event TATSÄCHLICH IDEAL 1-4 Wochen 17% 9% 1 2 Monate 28% 15.8% IDEAL TATSÄCHLICH 3 4 Monate 27% 31.7% 5 6 Monate 11.9% 19.5% 6 12 Monate 12.2% 18.4% Länger als 12 Monate 3.9% 5.6% KERNAUSSAGE ES BESTEHT EINE DURCHSCHNITTLICHE VARIANZ VON 40,7% ZWISCHEN DER IDEALEN ZEITSPANNE, DIE EVENT-BETEILIGTE FÜR DIE EVENT-PLANUNG BENÖTIGEN, UND DER TATSÄCHLICH DAFÜR ZUR VERFÜGUNG STEHENDEN ZEIT. DER UNTERSCHIED KANN BIS ZU 6 MONATE BETRAGEN! DIE MEISTEN EVENT-BETEILIGTEN, 51,2%, SIND DER ANSICHT, DASS SIE 3 6 MONATE FÜR EINE EVENT-PLANUNG BENÖTIGEN, DOCH WERDEN 45% DER EVENTS TATSÄCHLICH INNERHALB VON 1 WOCHE 2 MONATEN GEPLANT INTERAKTIVE EVENT-TECHNOLOGIE Wie wichtig ist es Ihrer Meinung nach, vor dem Event Ratschläge von Experten zu erhalten, um die durch interaktive Event-Technologie gewonnenen Erkenntnisse zu vertiefen? Nicht wichtig 9% Wichtig 36.7% Sehr wichtig 39.9% Äußerst wichtig 14.4% 9% 36.7% 39.9% 14.4% Copyright IML Worldwide 8

10 Wie wichtig kann die Nutzung interaktiver Event-Technologie für die Maximierung des Gesamterfolgs eines Events sein? Nicht wichtig 4.5% 11% 4.5% Wichtig 36% 36% Sehr wichtig 48.5% Äußerst wichtig 11% 48.5% In welchen speziellen Bereichen eines Events kann interaktive Event-Technologie den größten Nutzen bringen? 0 10% 20% 30% 40% 50% Teilnehmereinbindung 41% Abstimmung/Umfragen 28.5% Sofortiges Feedback 14.5% Q & A-Runden 5% Auswertung 4% Kurznachrichten 3% Quiz 3% Entertainment 1% KERNAUSSAGE TEILNEHMEREINBINDUNG IST BEI WEITEM DIE BELIEBTESTE ANWENDUNG INTERAKTIVER EVENT-TECHNOLOGIE AUF EVENTS DIE EVENTS SIND EHER GESCHÄFTLICH ORIENTIERT NUR 1% DER BEFRAGTEN NUTZT TECHNOLOGIE IN ERSTER LINIE, UM DAS PUBLIKUM ZU UNTERHALTEN Copyright IML Worldwide 9

11 In welchem Maß stimmen Sie mit der folgenden Aussage überein? Ohne interaktive Event-Technologie wird auf einem Event eine wesentliche Menge an Erkenntnissen und Wissen nicht erfasst. Bin ausdrücklich anderer Meinung 1.9% Bin anderer Meinung 18.6% Stimme überein 62.8% Stimme ausdrücklich überein 16.7% Welche sind die wichtigsten Kriterien bei der Auswahl interaktiver Event-Technologie? Einfache Anwendung 41.3% Aussehen/Gestaltung 1.9% Verlässlichkeit/Sicherheit 20.6% Funktionalität 22.3% Preis 13.9% KERNAUSSAGE 79.5% MEINEN, DASS TEILNEHMERFEEDBACK OHNE DIE ANWENDUNG INTERAKTIVER EVENT-TECHNOLOGIE VERLOREN GEHT Unsere Events erfordern die Erfassung des Teilnehmerfeedbacks, das während der Veranstaltungen erarbeitet wird. Daher ist es für die Durchführung solcher Events von hoher Bedeutung, über das richtige Medium zu verfügen, mit dem diese Inhalte erfasst werden können. EVENT-MANAGER, EVENT-AGENTUR Copyright IML Worldwide 10

12 KERNAUSSAGE OBWOHL DER PREIS EINEN FAKTOR DARSTELLT, IST EINE EINFACHE ANWENDUNG DAS WICHTIGSTE AUSWAHLKRITERIUM BEZÜGLICH DER NUTZUNG INTERAKTIVER EVENT-TECHNOLOGIE, GEFOLGT VON VERLÄSSLICHKEIT UND FUNKTIONALITÄT TECHNOLOGIE HAT SICH DEM EVENT ANZUPASSEN, NICHT UMGEKEHRT Welche sind Ihrer Meinung nach die wichtigsten Features interaktiver Event-Technologie? 15.2% 9.6% 39.6% 1.9% 5.9% 4.3% 3.3% 3.6% 10.2% 6.4% Kurzmitteilungen 15.2% Funkmikrofon 9.6% Abstimmung/Umfragen 39.6% Tragbarer Lautsprecher 1.9% Agendafunktion 5.9% Social Media 4.3% Simultanübersetzung/Simultandolmetschen 3.3% Sponsorship/Branding 3.6% Datenverfolgung 10.2% Networking 6.4% Das Hauptproblem liegt oft darin, die Konferenzveranstalter dazu zu bewegen, den Blick bereits früh genug im Vorfeld auf ein Event zu richten, um die Technologie-Features vollständig nutzen zu können. Angesichts der Konjunktur und begrenzter Budgets wollen Sie so viel wie möglich aus Meetings/Events herausholen, einschließlich Echtzeit- Feedback und Teilnehmererkenntnisse. Damit sich Ihre Investition auch wirklich lohnt. EVENT-MANAGER, EVENT-AGENTUR DIREKTOR MARKETING, BANKENSEKTOR Copyright IML Worldwide 11

13 Wie wichtig sind für Sie im Nachgang durchgeführte Analysen und Auswertungen der auf dem Event gesammelten und gewonnenen Daten und Erkenntnisse? Nicht wichtig 4.3% Wichtig 20.3% Sehr wichtig 47.3% Äußerst wichtig 28.1% Wird Feedback nach dem Event wichtiger oder weniger wichtig? Wichtiger 66% Viel wichtiger 22.8% Weniger wichtig 8.9% Viel weniger wichtig 2.3% Wie wichtig sind die mit interaktiver Event-Technologie auf Events gewonnenen Einblicke dafür, Geschäftsentscheidungen/Geschäftsstrategien voranzutreiben? 45.8% 33.3% 16.7% 4.2% Sehr wichtig 45.8% Ziemlich wichtig 33.3% Äußerst wichtig t 16.7% Nicht wichtig 4.2% Wir erhalten Feedback von Konferenzteilnehmern unter anderem zu den Rednern und zur allgemeinen Organisation des Events. Wir bevorzugen es, die Informationen vor Ort zu erhalten, statt darauf zu hoffen, dass die Konferenzteilnehmer Fragebögen ausfüllen, was sie dann doch nicht tun. EVENT MANAGER, EVENT INDUSTRY SUPPLIER Wir müssen ein Event-Umfeld schaffen, das uns ermöglicht, die Themen genau auf die Teilnehmer zuzuschneiden, ihnen Fragen stellen und allgemeingültige Strukturen schaffen zu können. MANAGER MARKETING, RECHTSANWALTSKANZLEI Copyright IML Worldwide 12

14 KERNAUSSAGE 88,7% SIND DER ANSICHT, IHRE UNTERNEHMEN KÖNNTEN MEHR TUN, UM IHRE GEWONNENEN EINBLICKE ZU VERTIEFEN Sind Sie der Meinung, Ihr Unternehmen könnte mehr tun, um die mit interaktiver Event-Technologie auf Events gewonnenen Erkenntnisse zu vertiefen? Stimme überein 71.4% Stimme ausdrücklich überein 17.7% Bin anderer Meinung 8.9% Bin ausdrücklich anderer Meinung 2% Wie wichtig ist der Beitrag interaktiver Event-Technologien zu messbaren Return on Investments auf Events? Sehr wichtig 43.9% Ziemlich wichtig 36.9% Nicht wichtig 11.7% Äußerst wichtig 7.5% DIE ZUKUNFT INTERAKTIVER EVENT-TECHNOLOGIE Glauben Sie, dass interaktive Event-Technologien zukünftig wichtiger für Events werden? Ja, viel wichtiger 58.1% Ja, ein bisschen wichtiger 21% Ja, sie wird zu einem der wichtigsten Aspekte eines Events werden 18.8% Nein 2.1% Um die Gäste mit dieser Technologie zur Teilnahme zu motivieren, müssen kompetente Meeting-Moderatoren beteiligt sein. Nur so ist eine vollständige Interaktion gewährleistet. DIREKTOR PUBLIC RELATIONS, KOMMUNIKATIONSAGENTUR Copyright IML Worldwide 13

15 Nachdem ich an Events teilgenommen habe, bei denen interaktive Event-Technologie genutzt wurde, lagen für mich die Vorteile auf der Hand. Zum Beispiel das Erfassen spontaner Publikumsreaktionen, die Messung des Teilnahmeverhaltens und das generelle Gefühl, ein wirklich professionell organisiertes Event besucht zu haben. CEO, NON-PROFIT-ORGANISATION Für welche bestimmten Event-Bereiche wird interaktive Event-Technologie wichtiger werden? Teilnehmereinbindung und Aktivierung 56.3% Möglichkeit, Return on Investment zu messen 12.9% Unterhaltung 3.9% Gewinnung von Daten/Erkenntnissen 19.7% Geschäftsstrategien entwickeln 7.2% 56.3% 12.9% 3.9% 19.7% 7.2% n welchem Maß hat interaktive Event-Technologie Events in den letzten 5 Jahren verändert? Kein Unterschied 4.5% Geringe Veränderung 34.4% Bedeutende Veränderung 53.3% Sie war maßgeblich an der Veränderung beteiligt 7.8% Copyright IML Worldwide 14

16 ZUSAMMENFASSUNG DER UNTERSUCHUNG Die Gewinnung von Daten/Informationen von Event- und Konferenzteilnehmern ist wichtig für Event-Organisatoren (mehr als 90% der Befragten sind dieser Meinung). Event-Organisatoren nutzen bereits eine Vielzahl von Technologien, um Teilnehmerfeedback zu erfassen (einschließlich Kurzmitteilungen, Social Media und Datenverfolgung), und mehr als 60% sind der Ansicht, dass interaktive Event-Technologie in den letzten fünf Jahren der Event- Branche eine deutliche oder die bedeutendste Veränderung gebracht hat. Mehr als 75% glauben außerdem, dass interaktive Event-Technologie künftig entweder deutlich wichtiger oder sogar eine der wichtigsten Komponenten für Events sein wird. Event-Organisatoren sind der Ansicht, dass es hauptsächlich zwei Anwendungsbereiche gibt, für die interaktive Event-Technologie in der Zukunft an Bedeutung gewinnen wird die Intensivierung der Teilnehmereinbindung auf Events (56%) und die Vereinfachung beim Sammeln bzw. Gewinnen von Daten und Erkenntnissen (20%). Diese beiden Faktoren verdeutlichen den Wunsch danach, das Teilnehmerfeedback bestmöglich erfassen zu können kurzum, möglichst viel aus den Teilnehmern herauszuholen und deren volle Aufmerksamkeit zu haben. Mehr als 85% glauben, dass Befragungen auch nach dem Event wichtiger werden. Obwohl die Kosten bei der Auswahl interaktiver Event-Technologie von Bedeutung sind, stellen sie nicht den Hauptfaktor dar. Eine größere Anzahl von Beteiligten legt Wert auf einfache Anwendung (41%), Funktionalität (22%) sowie Verlässlichkeit und Sicherheit (20%). Der Return on Investment jedoch ist für 80% der Befragten ein wichtiger Faktor. Mit der zunehmenden Nutzung interaktiver Technologie auf Events festigt sich auch die Meinung, dass für die optimale Erfassung von Teilnehmerfeedback auf Events wichtig ist, vorher von entsprechenden Experten beraten zu werden. 91% der Befragten sind der Ansicht, Expertenrat sei wichtig, und 95% sind davon überzeugt, dass interaktive Event-Technologie für die Maximierung des Gesamterfolgs eines Events von Bedeutung ist. In Anbetracht der Fülle interaktiver Technologien und Funktionen ist es nicht verwunderlich, dass Event-Organisatoren das Bedürfnis nach Orientierungshilfe und Beratung haben. Chance verpasst im Moment meinen fast 90% der Event-Organisatoren, dass Sie mittels interaktiver Technologien auf Events mehr Erkenntnisse gewinnen könnten. Ferner sind 95% der Meinung, dass die auf Events gewonnenen Erkenntnisse wichtig sind, um Geschäftsentscheidungen und -strategien voranzutreiben. Kontaktieren Sie für weitere Informationen Richard Fisher, CEO IML Worldwide über Copyright IML Worldwide 15