ScanFile. mit einer Softwarelösung. einer Softwarelösung

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1 ScanFile Verwalten Verwalten Sie Sie alle alle Dokumente Dokumente mit mit einer Softwarelösung einer Softwarelösung

2 Die Lösung, die sich Ihren Anforderungen anpasst ScanFile bietet eine flexible und einfache Plattform für die Ablage, Indizierung und Recherche von Dokumenten. Das Programm bietet eine Vielzahl von Standardfunktionen, die Ihnen erlauben Archive zur Ablage Ihrer Dokumente zu entwerfen und anzulegen. In diese Archive können Sie Dokumente scannen, importieren und senden. Die große Anzahl an Werkzeugen zum Suchen und Anzeigen sind bequem und einfach zu bedienen. Fast alle handelsüblichen Schwarz/weiß und Farbscanner werden von ScanFile unterstützt ( TWAIN / ISIS ). Elektronische Dateien, wie z.b. Word oder Excel, können direkt in ScanFile abgelegt werden. ScanFile wurde modular entwickelt, so dass Sie nur die Bausteine anschaffen müssen, die Sie auch wirklich brauchen. Trotz dieser verschiedenen Funktionsmodule erledigen Sie Ihre täglichen Aufgaben mit nur einer Anwendung.

3 Document Management leicht gemacht Das Konzept von ScanFile ist denkbar einfach; die Software ermöglicht eine schnelle, sichere und unkomplizierte Ablage, Verwaltung und Recherche von Dokumenten. ScanFile ist die Antwort für alle, die ihre Produktivität durch eine auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Informationsverwaltung steigern wollen. ScanFile ist ein einfach zu bedienendes Multitalent, das dem Benutzer alle Funktionen zur Verfügung stellt, die für die tägliche Aufgabenbewältigung in einem Document Management System gebraucht werden.

4 Datenerfassung leicht gemacht Datenerfassung Durch die Unterstützung der meisten Scan- und digitalen Eingabesysteme ist Scannen nie einfacher gewesen. Elektronische Dokumente können durch die Integration in MS Office- Anwendungen und im Windows Explorer ohne Umwege in einem Archiv abgelegt werden. Zusätzlich können alle druckfähigen Dokumente über den TIFFWriter in TIFF oder JPG Dateien umgewandelt und archiviert werden. Indizierung Die Eingabe von Indexinformationen kann Zeit kosten. Natürlich können alle Dokumente mit ScanFile manuell indiziert werden. Dieser Vorgang kann aber auch mit Hilfe vieler Funktionen beschleunigt werden. Bei der Formularerkennung werden aus den Dokumenten Informationen herausgelesen und die dazugehörigen Indexfelder automatisch ausgefüllt. Barcodes können automatisch erkannt und vorselektierten Indexfeldern zugewiesen werden. Zusätzlich können externe Indexinformationen aus anderen Systemen importiert werden. Eine Volltexterkennung steht ebenfalls zur Verfügung, so dass Sie anhand bestimmter Inhalte nach einem Dokument suchen können. Ferner können die Indexfelder so eingestellt werden, dass sie bei der Erfassung automatischer Werte wie Datum oder Zählwerte enthalten. Alle genannten Möglichkeiten lassen sich ganz nach Ihren Bedürfnissen individuell kombinieren. Recherche Dokumente zu finden ist wirklich einfach. Sie können über eine ganze Bibliothek oder innerhalb eines Archivs nach den gewünschten Informationen suchen. Nutzen Sie die im Archiv definierten Indexfelder. Diese können so eingestellt werden, dass sie nach vorgegebenen Übereinstimmungen, Zufallsmustern oder Bandbreiten suchen. Oder Sie können die Volltextsuche nutzen, um über den Inhalt die gewünschten Texte zu finden. Dokumentenanzeige Zum Anzeigen eines Dokumentes genügt ein Klick auf den entsprechenden Indexeintrag der Ergebnisliste nach einer Suche. ScanFile unterstützt über 200 verschiedene Dateiformate. So kann ein elektronisches Dokument angezeigt werden, ohne dass die dazugehörige Applikation installiert ist. Damit Sie den Überblick behalten, können Sie sich zu jedem Dokument Miniaturansichten der enthaltenen Seiten anzeigen lassen. Sollte eine Seite im Dokument revidiert worden sein, kann jede frühere Version dieser Seite angezeigt werden.

5 Automatisiertes Document Management Document Routing Diese Option erlaubt es Ihnen, Dokumente anhand einer vorgegebenen Folge von Schritten an Benutzer zu versenden, wobei der oder die Empfänger bestimmte Aufgaben zu erledigen haben, wie die Abgabe einer Stellungnahme oder die Freigabe des Dokumentes. Viele weitere Optionen können aktiviert werden, so dass das Dokument je nach Bearbeitung und Status im vorangegangenen Schritt unterschiedliche Routen einschlagen kann. Ein ideales Werkzeug für Anwendungen wie die Rechnungserstellung. Codeless Connector ScanFile ermöglicht es Ihnen mühelos Anwendungen von Drittanbietern dokumententauglich zu machen. Dies geschieht, indem Links zwischen den Datenfeldern in ScanFile und der anderen Anwendung erstellt werden. Danach kann man von der anderen Anwendung aus in ScanFile nach Dokumenten suchen, Indexdaten bearbeiten, sogar Scanvorgänge können in ScanFile unter Berücksichtigung der vorhandenen Indexdaten angestoßen werden und all das ohne auch nur eine einzige Zeile zu programmieren. Aufbewahrungssteuerung Mit dieser Option kann für jedes Dokument eine individuelle Aufbewahrungsfrist festgelegt werden. Die Frist wird in Monaten berechnet, z.b. nach dem Eröffnungsdatum oder auch der letzten Änderung. Am Ende der Aufbewahrungsfrist kann das Dokument verschoben, exportiert oder vernichtet werden. Remote Services Ein echter Windows-Dienst, der automatisch Import und Aktualisierungsfunktionen zu vordefinierten Zeitpunkten ausführt. Folgende Funktionalitäten stehen zur Verfügung: Import und Indizierung elektronischer Dokumente Import von Dateien und Indexinformationen im ASCII oder ANSI Format Indexaktualisierung durch den Import von Indexinformationen Bibliotheksaktualisierung Import von COLD Daten mit voreingestellten Masken Import und Indizierung von Dateien im TIFF Format durch Formularerkennung Volltext OCR von noch nicht verarbeiteten Dokumenten Formularerkennung und Indizierung neu erzeugter Dokumente

6 Sicherheit Verborgene Dokumente Ein Mitglied der Benutzergruppe Vertraut oder höher kann durch einen einfachen Mausklick Dokumente verbergen. Diese werden dann den Mitgliedern der Benutzergruppe Anzeigen nicht angezeigt. Für alle Gruppen mit einem höheren Sicherheitslevel sind sie jedoch weiterhin sichtbar. Anwenderverwaltung ScanFile arbeitet mit Benutzerkonten, deren Zugangsberechtigungen je nach Aufgabe und Vertrauensstellung abgestuft werden können. Die Ihnen zur Verfügung stehende Bandbreite reicht von Benutzern mit Administratorrechten und Vollzugriff bis hin zu Recherche-Benutzern, die lediglich Dokumente suchen und anzeigen können. In der Anwenderverwaltung können zusätzlich Zeitbeschränkungen für Benutzerlizenzen eingerichtet werden. Nach einer angegebenen Zeit werden belegte Lizenzen wieder für andere Benutzer freigegeben, so dass Sie auf einfache ökonomische Weise Ihre Investition effizient nutzen können. Das ScanFile Konto ermöglicht es Ihnen ScanFile unter einem festgelegten Windows Benutzerkonto laufen zu lassen. Alle Archive und Bibliotheken, können dann so abgelegt werden, dass sie nur mit diesem Benutzerkonto zugänglich sind. So werden sie auf diese Weise vor unautorisierten Zugriffen geschützt. Überwachung der Programmaktivitäten Der Aktivitätenreport bietet die Möglichkeit alle Ereignisse im Programm zu protokollieren. Diese Option wird hauptsächlich von Systemadministratoren verwendet und kann so eingestellt werden, dass die ausgewählten Ereignisse zurückverfolgt werden können. Ein umfassender Bericht mit detaillierten Informationen über Benutzer und Programmaktivitäten kann nach verschiedenen Gesichtspunkten erstellt werden. Dieser kann dann entweder angezeigt oder ausgedruckt werden.

7 Integration WebServer Firmen haben sich Internet-Technologien zusehends zu Nutze gemacht, indem sie entfernte und mobile Nutzer betreuen und firmenweite Intranets errichten, bei denen der Webbrowser von den einzelnen Clients als universelle Desktop-Anwendung eingesetzt wird. ScanFile WebServer ist in der einzigartigen Position, die Vorteile dieser Technologie für Nutzer bereitzustellen. ScanFile WebServer ist eine internetbasierte Anwendung, die es möglich macht, Dokumente einfach über einen Webbrowser einzusehen. Mit dieser Anwendung können Sie jedermann über Intra- oder Internet schnell, einfach, sicher und zuverlässig einen Zugriff auf Ihre archivierten Dokumentenbestände ermöglichen. RemoteStation Die RemoteStation bietet eine ideale Lösung, um Ihre vorhanden Dokumente direkt und ohne Umwege von einer Arbeitsstation in ein zentrales Archiv abzulegen. Zusammen mit einem zentralen ScanFile erhalten Sie die Möglichkeit auch Dokumente außerhalb Ihres Unternehmens ohne Zeitverlust an Ihr zentrales Dokumentenarchiv zu senden. Das Remote Station Modul bietet eine integrierte Client/ Server Archivierungslösung, die die vorhandenen Clients und die globalen Benutzerkonten verwaltet und konfiguriert. Die Übertragung der Daten erfolgt dabei mit Netzgeschwindigkeit und ist selbstverständlich mittels Verschlüsselung gegen Missbrauch geschützt. ShareScan Connector Mit dem ScanFile Connector für ShareScan kann jedes Gerät mit einem ecopy Treiber dazu genutzt werden, Dokumente in ScanFile Ordner zu scannen oder zu senden. Über eine TCP/ IP Verbindung, kombiniert mit der Sicherheit von ScanFile, kann die ecopy ScanStation Dokumente an den ScanFile RemoteStation Server senden, der diese dann in ausgewählte ScanFile Dokumentenarchive speichert. Der RemoteStation Server mit dem ScanFile Connector für ShareScan ist die ideale Anwendung, um ScanStationen zu zentralisieren und entfernten Firmenniederlassungen Zutritt zu Ihrem ScanFile Archiv zu ermöglichen.

8 Dieter Spielberg Document Management Systems GmbH Wanheimer Str. 593 D Duisburg Germany Funktionen im Überblick Telefon: +49 (0) Telefax: +49 (0) Internet: Benutzerfreundliche Bedienung Nahezu unbegrenzte Archivanzahl 10 Indexfelder pro Archiv Automatische Indexwerte wie Datums- oder Zählfelder Schlagworte Thesaurus Scannen in Farbe oder S/W Unterstützt eine Vielzahl von Scannern TWAIN / ISIS Schräglagenkorrektur, Rotation- und Filterfunktionen Anhängen & Einfügen von Dokumenten Bedingte Verarbeitung von Dokumenten mit doppeltem Index Dokumentenrevisionen Direkte Archivierung aller druckfähigen Dokumente mittels TIFFWriter Zeitplanbasierende Import und Aktualisierungsfunktionen Viewer unterstützt über 200 Formate Fastpic-Übersicht eines Dokumentes Integration in Microsoft Office Automatische Indizierung mit vordefinierten Werten, Dateiname Umfassende Sicherheitseinstellungen Anmerkungen zu Dokumenten Eine Anwendung für Ablage, Indizierung & Recherche Persönliche Trefferlisten Dokumente können extern gedruckt, gefaxt oder gespeichert werden anhänge im Originalformat oder zusammengefasst als PDF Bibliotheken Barcodeerkennung OCR inklusive Formularerkennung Erkennung von Jobtrennblättern Lura Compression Aktivitätenreport Virtual Network Printer (VNP) Export Document Routing RemoteStation ShareScan Connector WebServer COLD Die Informationen in diesem Prospekt sind zum Zeitpunkt der Veröffentlichung korrekt. Durch die voranschreitende Entwicklung des Produktes können sich die Produktspezifikationen ohne vorherige Ankündigung ändern. Copyright 2008 Dieter Spielberg DMS GmbH. Firmen und/oder Produktnamen sind Handelsmarken und/oder eingetragene Warenzeichen ihrer entsprechenden Hersteller in ihren Märkten und/oder Ländern.

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