Schirmherr Lutz Freitag Präsident des GdW Bundesverband deutscher Wohnungs- und Immobilienunternehmen e.v. Auslobung. DW Die Wohnungswirtschaft

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1 Schirmherr Lutz Freitag Präsident des GdW Bundesverband deutscher Wohnungs- und Immobilienunternehmen e.v. Auslobung DW Die Wohnungswirtschaft Zukunftspreis der Immobilienwirtschaft Profession fürs DW Die Wohnungswirtschaft und Aareon AG Hamburg/Mainz, Oktober 2008 rs per an: BBU Verband Berlin-Brandenburgischer Brandenburgischer Wohnungsunternehmen e.v. 1

2 Vorbemerkung DW Zukunftspreis der Immobilienwirtschaft Profession fürs Vielen Dank für Ihr Interesse an diesem Wettbewerb. Um am Verfahren teilzunehmen, bitten wir Sie, die folgenden Formblätter auszufüllen und gemeinsam mit Beschreibungen und Illustrationen bis spätestens 31. März 2009, 24 Uhr, per Post an den Verband Berlin-Brandenburgischer Wohnungsunternehmen e.v. Siegfried Rehberg, Bereich Technik, Lentzeallee 107,14195 Berlin zu senden und gleichzeitig per an: Eingereichte Unterlagen (bitte hier ankreuzen/eintragen, was Sie einreichen) 1. Formular (Seite 2 bis 14) 2. Anlagen Eine Anlage Graphik Schlüsselfunktionen Unternehmensführung im Unternehmenszusammenhang und mit Schnittstelle zum Markt rs per an: siegfried.rehberg@bbu.de BBU Verband Berlin-Brandenburgischer Brandenburgischer Wohnungsunternehmen e.v. 2

3 DW Zukunftspreis der Immobilienwirtschaft Profession fürs Nr. Wettbewerbsbeitrag: Bezeichnung des Beitrages Konzept Unternehmensführung Ort : München Kategorie: Strategien und Maßnahmen zur Verbesse-rung der inneren Organisation und der Kosteneffizienz Ausgangspunkte sind der Markt und das Handeln des Unternehmens dort sowie unternehmensintern. Daraus leiten sich drei Schlüsselfunktionen der Unternehmensführung ab. Damit eng verbunden sind Qualifikation und Motivation der MA sowie Marketing und Reputation des Unterneh- mens. rs per an: siegfried.rehberg@bbu.de BBU Verband Berlin-Brandenburgischer Brandenburgischer Wohnungsunternehmen e.v. 3

4 DW Zukunftspreis der Immobilienwirtschaft Profession fürs Nr. Wettbewerbsbeitrag: Bezeichnung des Beitrages Konzept Unternehmensführung 1. Vorbemerkungen Das Verhältnis eines Wohnungsunternehmens (WU) zu seiner Umwelt (UU) ist heute komplexer. Erhöht haben sich Anzahl und Bedeutung der Wechselbeziehungen und Bedingtheiten. Hierzu sei der Wandel des Verständnisses über den Versorgungsauftrag betrachtet. Zurückliegende Zeiten waren u.a. gekennzeichnet durch Knappheit an Wohnraum. Dieser Umstand hat zur Ausbildung einer Verteilungsmentalität beigetragen: das Vorhandene wird optimal auf die Gesuche verteilt. Heute dagegen geht es um eine Dienstleistungsmentalität: Märkte sind zu erkunden und Produkte sind marktgerecht zu gestalten und anzubieten, Anspruch und Notwendigkeit auf/nach Kommunikation sind gestiegen. Das Konzept fokussiert daher auf die Handlungsebene. Menschen leisten für Menschen. Es sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (MA) sowie die Organmitglieder (OM), welche die Innenverhältnisse und jene zu und mit der Außenwelt profilieren. Konsequent werden die Gestaltung der Arbeitsbedingungen, die Ergebniskontrolle und die Stellenbesetzung als Schlüsselfunktionen der Unternehmensführung angesehen. Dem Anspruch nach einer umfassenden Behandlung kann hier freilich nicht entsprochen werden. Zudem sind auch Fragen z.b. nach Unternehmensgröße, Geschäftsbereichen und Produktpolitik oder gesellschaftsrechtlichen und Eignerstrukturen nicht miteinbezogen. rs per an: BBU Verband Berlin-Brandenburgischer Brandenburgischer Wohnungsunternehmen e.v. 4

5 DW Zukunftspreis der Immobilienwirtschaft Profession fürs Nr. Wettbewerbsbeitrag Bezeichnung des Beitrages: Konzept Unternehmensführung. 2. Markt Das Schaubild zeigt das Wohnungsunternehmen und die Unternehmensumwelt. Im Bereich des WU sind die drei Schlüsselfunktionen in ihrem verkürzten Wirkungszusammenhang auf die handelnden MA und die OM (zusammen als I für Individuum) dargestellt. UU kann gesehen werden als Primärmarkt - Mieter - Bewerber um eine Mietwohnung - Käufer - Kaufinteressent - Eigentümer-/gemeinschaft oder Eigentümer BGB unter Vertrag - Eigentümergemeinschaft oder Eigentümer BGB auf Suche nach Verwalter Sekundärmarkt - Vertragspartner - potentielle Vertragspartner - Arbeitsuchende Tertiärer Sektor - Konkurrenz - Öffentlichkeit - übrige rs per an: siegfried.rehberg@bbu.de BBU Verband Berlin-Brandenburgischer Brandenburgischer Wohnungsunternehmen e.v. 5

6 Beitrag: Konzept Unternehmensführung /Dr. M. Franz Zuordnungen zu den einzelnen Sektoren können freilich abweichen. Die verwendete Struktur will allein deutlich machen, dass es Gewichtungsunterschiede gibt und Differenzierung sowie Zuordnung nötig sind. Dort, wo die Handelnden der UU und des WU zusammentreffen, dort ist der Markt. Dabei ist Markt nicht allein Ort etwa der Analyse, des Anbietens, der Vertragsanbahnung oder Abschlüsse. Markt ist mehr. Es geht stets auch um Informationen und Meinungen zu Gegenständen außerhalb des Geschäftsinteresses. 3. Handlung Ein Unternehmensprofil hat verschiedene Entstehungsursachen.Hier geht es um das Handeln und darum, dass dazu etwa jede Form der Kommunikation, das Entscheiden, das Anbieten und Verhandeln, das Klimaschaffen, das Streiten und Beschützen, die Kooperation, das Akzeptieren, das Nein-Sagen und auch das Nichthandeln gehören. An dieser Stelle erscheint der Begriff des back-office von Interesse. Rein funktional betrachtet betrifft er die Aufgabenbündelung auf Innendienststellen. Es gibt jedoch auch eine mentale Ebene, und die ist wichtig für die Kommunikation und die Selbstorganisation. Jeder Handelnde - der im Innendienst wegen geringerer Kommunikationsdichte gemindert - hat einen Unterschied zu sehen: was ist gefragt, was gehört an den Schreibtisch, was interessiert gerade, was ist Arbeit hinter dem Vorhang. rs per an: siegfried.rehberg@bbu.de BBU Verband Berlin-Brandenburgischer Brandenburgischer Wohnungsunternehmen e.v. 6

7 Beitrag. Konzept Unternehmensführung 4. Bedingungen Für das Handeln sind Strukturen, Vorgaben und Haltungen vorzugeben, bei Anwendung eines Menschenbildes, das von Individuen ausgeht. Verhaltensbestimmende Rahmen müssen Raum lassen für eigenes Denken und Han-deln zum Gewinn etwa für Leistungs- und Verantwortungsbereitschaft, Kreativität, Initiative und Identifikation. Handlung wird gerahmt durch Leitbilder, die Organisation und durch Instrumente. Die Bedingungen werden gelebt durch die Handelnden. Der Rahmen und die handelnden Individuen erst bilden die Arbeitswirklichkeit. 4.1 Leitbilder Gemeint sind Vorgaben, welche Merkmale oder Grundlage einer Führungsphilosophie bilden, um etwa Vertrauen, Zuverlässigkeit, Anerkennung, höhere Transparenz in übergeordnete Entscheidungsfindung und Zusammenhänge zu schaffen. Sie müssen nicht zwingend protokolliert sein etwa als Corporate Governance oder Ethik- oder CI-Re-geln. Sie können auch kommuniziert und praktiziert werden, haben sich durchzusetzen und erwerben so einen consensus omnium (dynamische Komponente und Mitwirkungsebene). Erfolg: gemeint ist das gegenwärtig oder zeitnah künftig Erlebbare, die Wirkung von Arbeit und Entscheidung. Arbeit ist so zu organisieren, dass Erfolg beim MA ankommt. Erfolg basiert auf einfachen Mitteln und offenem Umgang. Die Chance darauf liegt allein in der Zukunft. rs per an: BBU Verband Berlin-Brandenburgischer Brandenburgischer Wohnungsunternehmen e.v. 7

8 Beitrag: Konzept Unternehmensführung Rücksprache beim Vorgesetzten wird nur dann gesucht, von Anweisungen abgesehen, wenn die eigene Vollmacht nicht ausreicht (Mußregel) oder Interesse besteht (Kannregel). Der Vorgesetzte widerum geht auf die MA nicht allein nur dann zu, wenn er funktionale Gründe hat. Qualitätsmanagement hat das Ziel, Ärger beim Kunden und Arbeit im WU zu vermeiden. Kapazität: gemeint ist die Kapazität an Personal und die Frage, in welchem Verhältnis sie verwendet wird für die Prävention, weitgehend back-office-arbeit, oder das Handeln am Markt. Prävention bedeutet grundsätzlich zusätzlichen Personal- und Sachaufwand bis hin zur Notwendigkeit größerer Mietfläche und Möblierung. Die Opportunitätskosten hierzu, Kosten einer Kulanz, sind wesentlich geringer. Die Erfordernis nach Kontrolle und Dokumentation soll damit nicht berührt sein. Es geht allein um die Frage, ob gege- bene Kapazität in die Wandschränke fließt oder in die Handlung, in die Präsenz am Markt. Berührt ist aber die Frage nach Management bei temporär begrenzter Mehrbelastung etwa infolge gestiegener Fluk- tuation oder Expansion. Engpässe können leichter überbrückt werden, wenn der Anteil des Handels der größere ist. Das dürfte die Reputation nicht belasten, denn hier wirkt ein längerer time-lag, und die internen Abläufe nicht stören, da die Kapazität für die back-office-arbeit nicht verkürzt wird, und es hilft, das Problem der sprungfixen Kosten bei Expansion zu entschärfen. rs per an: BBU Verband Berlin-Brandenburgischer Brandenburgischer Wohnungsunternehmen e.v. 8

9 Beitrag: Konzept Unternehmensführung Kulturbegriffe: Angesprochen sind die Ebenen der Kommunikation, der Information und der Entscheidungsfindung. Be-griffe wie Demokratie, Toleranz, Vertrauen, Erfolg, Anerkennung sind zu unterlegen und zu leben. Konstruktive Kritik ist förderlich und daher zu fordern, Meinungen sind nicht nur erwünscht, sie sind erbeten. Es gilt, einen hierarchiefreien, einer optimalen Lösung der Sachfrage geltenden Austausch zu haben. Wird kein Konsens erreicht, dann kommt die pri- mus-inter-pares-regel zur Anwendung, nicht das Vorgesetzten-Diktat. Gefordert ist ein Autoritätsverständnis, dass sich nicht allein über die Funktion im WU definiert. In einer Klausurtagung, der Vorgesetzte hatte lediglich moderiert, finden die MA selbst für sich ein Leitbild: Wir verstehen Sie wir kümmern uns d rum zufairlässig Es wird zugehört und nachgefragt anstatt abzuweisen, Rechtfertigung zu führen oder den anderen zur Rechtfertigung zu bringen, Unklarheit zu hinterlassen und Arbeit, für sich wie für den Kunden, von Morgen zu begründen. Ist das Problem erkannt, wird adäquat zeitnah entschieden, wird Transparenz hergestellt und wird all das eingehalten. Ein Begriff des aftersale gehört unbedingt hierher. 4.2 Organisation Der Zusammenhang von Arbeit, Entscheidung und Verantwortung darf nicht unterbrochen sein. Sind diese Dinge nicht deckungsgleich, dann kann Erfolg nicht zugeordnet werden, dann werden Koordinationsrunden sich zu Arbeitskreisen entwickeln, und das verwässert weiter. rs per an: siegfried.rehberg@bbu.de BBU Verband Berlin-Brandenburgischer Brandenburgischer Wohnungsunternehmen e.v. 9

10 Beitrag: Konzept Unternehmensführung Es braucht flache Hierarchien und die Vermeidung von Querabhängigkeiten, kurze Entscheidungswege, ausfüllende Stellenbeschreibungen, klare Kompetenz- und Verantwortungslinien, eine Aufbauorganisation, welche die Abläufe fördert, statt sie zu dominieren, Abläufe, welche den Handlungsbedarf vor Augen haben. Niederschlag finden solche Auffassungen im Beispiel einer Spartenorganisation mit den Besonderheiten, dass - Bestands-, WE-Verwaltung und der Baubereich jeweils technisch wie kaufmännisch zuständig und personell entsprechend ausgestattet sind - Aufgabenbündelung so weit wie möglich nach dem Prinzip des job-enrichment erfolgt - höchstmögliche Deckung von Arbeit und Vollmacht erreicht wird. Im Ergebnis sind Überkreuzkompetenzen und komplizierte Abstimmungsprozesse ausgeschlossen, Erfolg kann direkt zugeordnet werden, es ist eine höhere Adäquanz von Berufsbild und Inanspruchnahme erreicht, es ist eine höhere Vertretungselastizität gegeben. 4.3 Instrumente Handwerkszeug des täglichen Gebrauchs dient der Qualität und der Effektivität. Bedarf an back-office-arbeit ist zu reduzieren, damit der Handlungsebene Kapazität zuwächst. Eine der besonders aufwendigen Arbeiten waren der Mietvertrag und die Genehmigungsverfahren. Die neue Fassung besteht aus einer Vertragsurkunde (ein Blatt, zwei- seitig genutzt, elektronisch), die sämtliche Variablen enthält, und einem Anhang, bestehend aus den Allgemeinen Vertragsbestimmungen, der Haus-Wohn-Parkordnung und einer Beschreibung der Betriebskosten. rs per an: siegfried.rehberg@bbu.de BBU Verband Berlin-Brandenburgischer Brandenburgischer Wohnungsunternehmen e.v. 10

11 Beitrag: Konzept Unternehmensführung Der Anhang ist gekennzeichnet über Monat und Jahr. Die Vertragsurkunde bezieht sich auf diese Kennung. Genehmi- gungen sind aufschiebend bedingt bereits erteilt. Das Verfahren ist verständlich beschrieben. Erreicht wurden drastisch - Reduzierung der Fertigungszeit des Vertrages - Vereinfachung der Genehmigungsverfahren - Reduzierung der Ablage. Die Vorteile liegen auf der Hand. Hinzu kommt, dass auch der Mieter sehr profitiert. Das Versprechen `` findet hier unmittelbar Niederschlag. 5. Ergebnis Der durchschnittliche Verwaltungskostensatz ist ein Beispiel für Ergebnisanalyse. Er ist nach dem Prinzip der Vollkostendeckung ermittelt. So wird jedoch kein Einblick in den Ergebnisbeitrag der Bestandsverwaltung vermittelt, denn es gibt eine Vielzahl von Aufwendungen und Erträgen, die nicht ursächlich ausgelöst werden über diese operative Tätigkeit. Eine Einschätzung der eigenen Effizienz, der Marktkonformität sowie ein Vergleich mit der Konkurrenz sind von daher erschwert. Der Baubereich hat eine besondere Problematik, da sich Teile der Aufwendungen und Erträge infolge bilanzrechtlicher Regelungen verschieben. Wünschenswert ist eine Antwort auf die Frage nach dem Beitrag einer operativen Tätigkeit und auch aller anderen Tätigkeiten zum Gesamtergebnis (Anteil Kostenträger am Jahresüberschuß). Dazu ist eine Bereichsergebnisrechnung entwickelt worden mit der Besonderheit, dass die Kostenträger nicht allein aus den einzelnen operativen Geschäftsfel-dern und dem overhead bestehen, sondern um einen Kostenträger Vermögensbereich ergänzt sind. Zudem wird der overhead aufgeteilt in die Leitung und den non-produktiven Bereich, der Baubereich in technische und kaufmännische Leistungen. rs per an: siegfried.rehberg@bbu.de BBU Verband Berlin-Brandenburgischer Brandenburgischer Wohnungsunternehmen e.v. 11

12 Beitrag: Konzept Unternehmensführung Die Aufwendungen und Erträge werden aus der Gewinn- und Verlustrechnung auf der Grundlage eines modifizierten BAB auf die Kostenträger verteilt. Im Fokus stehen die operativen Tätigkeiten, danach der overhead, was verbleibt, wird dem Vermögensbereich zugewiesen. Gibt es keinen Leistungsaustausch zwischen den operativen Bereichen, was anzustreben ist, siehe oben, lassen sich die Aufwendungen direkt und ohne Schlüssel zuweisen. WE berechnet Honorare. Für die Verwaltung des eigenen Bestandes können die Sätze der II BV herangezogen werden. Im Baubereich geht das in Teilbereichen ebenso oder über Zeiterfassung und Kostensätze. Die Idee dahinter ist, eine Drittkostenfiktion zu schaffen, m.a.w. die eigene operative Tätigkeit intern so zu behandeln als würde sie extern erbracht. Im Ergebnis besteht recht präzise Transparenz über die Ergebnisbeiträge eines jeden Kostenträgers zum Jahresüber- schuss, über die tatsächlichen Kosten der Leistungserstellung und über das Verhältnis produktiver zu nicht-produktiver Effizienz. Unter dem Strich ist noch die Bildung verschiedener Deckungsbeiträge bis hin zu einer Umlage nach dem Prinzip der Vollkostendeckung möglich. 6. Anforderungen Die hier vorgetragenen Sichtweisen lassen erkennbar werden, wie unvollständig Stellenbeschreibungen und -ausschreibungen sind, die Arbeitswirklichkeit oder wenigstens ein hinreichend bestimmtes Anforderungsprofil begründen resp. abbilden zu können. Es sei das Beispiel ``erneut betrachtet. Ein WU hat zu wissen, dass dieser Begriff zu tun hat etwa mit Tole- ranz, Ordnungs- und Demokratiebewußtsein und Entscheidungssouveränität. Seine Umsetzung braucht eine Arbeits- welt, die strukturell, instrumentell und leitbildgeprägt den Rahmen entsprechend setzt. Schließlich braucht es die Qua- lifikation und die Haltung des MA, einem solchen Anforderungsmuster entsprechen resp. näher kommen zu können. Und es sind Auswahlverfahren einzusetzen, welche solche Anforderungsmerkmale prüfen können. rs per an: BBU Verband Berlin-Brandenburgischer Brandenburgischer Wohnungsunternehmen e.v. 12

13 Beitrag: Konzept Unternehmensführung 7. Stellenbesetzung Die Aufgabe besteht im Grunde in einer Klärung der Eignungsfrage. Es gilt, das Kongruenzpostulat zu erfüllen: inwie-weit stimmen die Anforderungen aus der gegebenen Arbeitswirklichkeit mit dem Qualifikationsprofil eines/r Bewer-, bers/in überein. Diese Frage stellt sich nicht allein für die Belegschaft und nicht allein bei einer Neueinstellung. Sie hat so eminente Bedeutung vor dem Hintergrund der Eingangsprämisse: der Mensch leistet für Menschen und auch die MA haben Anspruch darauf, als Individuen gesehen, anerkannt und zugelassen zu werden, denn jeder hat seine Wahrheit, die sich ohne das Risiko der Diskriminierung äußern und einbringen soll. Entscheidend ist die Auswahl auch im Hinblick auf Anpassung, Gestaltung und Entwicklung der Rahmenbedingungen der Arbeitswelt, selbstverständlich einerseits stets abgestuft nach Funktion, andererseits aber im Grundsätzlichen davon unabhängig. Trifft die Stellenbesetzung nicht, dann werden Leitbilder, organisatorische Regelungen und Instrumente keine volle Wirkung entfalten können. Trifft sie im Kontext betrieblicher Gegebenheiten, dann ist das eine Stärkung. rs per an: BBU Verband Berlin-Brandenburgischer Brandenburgischer Wohnungsunternehmen e.v. 13

14 DW Zukunftspreis der Immobilienwirtschaft Profession fürs Nr. Wettbewerbsbeitrag Bezeichnung: Konzept Unternehmensführung 8. Resumee Die Besonderheit liegt in der Reduktion auf drei Schlüsselfunktionen, in der inhaltlichen Festlegung dieser Funktionen und der Ausgangsposition des Handelns. Damit ist ein Konzept gegeben für Analyse und Gestaltung eines Unternehemens. Erreichbar werden höhere Effektivität der Abläufe, höhere Transparenz bei der Analyse interner Verhältnis-se, geringerer Personalbedarf bei höherer Zufriedenheit, höhere Professionalität eines jeden Einzelnen im WU, Vertiefung des Marktbezugs, Verbesserung der persönlichen und der Reputation des WU. Ich stimme hiermit einer auch auszugsweisen Veröffentlichung meines Wettbewerbsbeitrages in der Zeitschrift DW Die Wohnungswirtschaft und auf den Webseiten von Hammonia, Aareon AG, GdW und BBU zu unabhängig vom Gewinn eines Preises. Unterschrift: gez. rs per an: BBU Verband Berlin-Brandenburgischer Brandenburgischer Wohnungsunternehmen e.v. 14