Regionales Rechenzentrum für Niedersachsen. Sicherheitseinstellungen in Acrobat 8.0

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1 Sicherheitseinstellungen in Acrobat 8.0

2 Sichere Dokumente... sind vertraulich. Die Daten werden nur berechtigten Benutzern zugänglich gemacht.. Die Daten können nicht in unbefugte Hände gelangen. Zum Beispiel: Das Strategiepapier für das nächste Modell ist nur der Entwicklungsabteilung zugänglich, kann aber von keinen Außenstehenden gelesen werden... sind verläßlich. Daten können nicht unbemerkt verfälscht werden. Änderungen an Daten werden protokolliert. Die Integrität der Daten bleibt gewahrt.... sind verbindlich. Die Herkunft der Daten kann überprüft werden. Dem Dokument kann eindeutig einem Autor / Ersteller zugeordnet werden. Das Dokument bewahrt seine Authentizität. Die Echtheit des Dokuments kann nicht angezweifelt werden. OpenOffice Folie 2 Arobat - Sicherheitsfunktionen nutzen Seite 2

3 Umsetzung in Acrobat Vertraulichkeit Datei Eigenschaften; Registerkarte Sicherheit oder Erweitert Sicherheit Sicherheitseigenschaften anzeigen. Integrität Erweitert Sicherheit Verschlüsselung mit Zertifikat Erweitert Sicherheit Verschlüsselung mit Kennwort Verbindlichkeit Erweitert Unterschreiben und zertifizieren Ein Dokument mit Sicherheitsmechanismen ist nicht mehr mit PDF/X oder PDF/A konform. OpenOffice Folie 3 Arobat - Sicherheitsfunktionen nutzen Seite 3

4 Sicherheitseigenschaften eines Dokuments Datei Eigenschaften; Registerkarte Sicherheit oder Dokument Sicherheit Sicherheitseigenschaften anzeigen im Acrobat Reader auswählen. OpenOffice Folie 4 Arobat - Sicherheitsfunktionen nutzen Seite 4

5 Erläuterung In welcher Form wird das Dokument geschützt? Welche Einschränkungen sind für das Dokument vorhanden? In diesem Beispiel kann das Dokument nur gedruckt und gelesen werden. OpenOffice Folie 5 Arobat - Sicherheitsfunktionen nutzen Seite 5

6 Sicherheitssysteme in Acrobat Kennwortschutz (bis Acrobat 6.0 Acrobat Standardsichterheit) Kennwort zum Öffnen von Dokumenten vergeben. Sperren und Freigeben von bestimmten Funktionalitäten wie zum Beispiel Drucken, Bearbeiten etc. Zertifkatsicherheit Zertifikate zur Identifizierung des Erstellers nutzen. Dokumente unterschreiben, um die Verbindlichkeit des Dokuments zu garantieren. Adobe LiveCyle Policy Server Sicherheitsrichtlinien werden auf einem Server hinterlegt und können dort bearbeitet werden.... erfordert zusätzliche Software. FileOpen Webpublisher-Plugin... wird genutzt, um Dokument mit kundenspezifischen Informationen wie zum Beispiel Ablaufdatum etc. zu versehen.... wird für den Verkauf von elektronischen Dokumenten genutzt. Die Systeme können nicht miteinander kombiniert werden. OpenOffice Folie 6 Arobat - Sicherheitsfunktionen nutzen Seite 6

7 Kennwortschutz Die Bearbeitungsfunktionen des Dokuments werden eingeschränkt. Die Markting-Abteilung kann die neue Image-Broschüre bearbeiten. Alle anderen Personen können die Image-Broschüre nur lesen. Ein bestimmter Personenkreis kann das Dokument öffnen. Das Controlling kann die Umsatzzahlen des Quartals einsehen. Alle anderen Firmenmitglieder haben kein Kennwort und können die Datei nicht öffnen. Das Dokument wird verschlüsselt. Personen, die das Kennwort kennen, können den Schutzmechanismus aufheben. Die Identität wird nicht überprüft. OpenOffice Folie 7 Arobat - Sicherheitsfunktionen nutzen Seite 7

8 Kennwortschutz einstellen Öffnen Sie im Acrobat die zu schützende Datei. Wählen Sie das Menü Datei Eigenschaften und öffnen die Registerkarte Sicherheit. Wählen Sie aus der Liste Kennwortschutz aus. Anschließend öffnet sich ein Dialogfenster Kenwortschutz - Einstellungen. OpenOffice Folie 8 Arobat - Sicherheitsfunktionen nutzen Seite 8

9 Verschlüsselung wählen In Abhängigkeit der Acrobat Version wird eine Schlüssellänge ausgewählt. Je länger der Schlüssel ist, um so aufwändiger ist es, den Schlüssel zu knacken. Wird das gesamte Dokument verschlüsselt oder nur der Anhang? Werden Metadaten mit verschlüsselt? Metadaten werden zum Suchen und Indexieren des Dokuments genutzt. Die Einstellungsmöglichkeiten sind abhängig von der ausgewählten Kompabilität. OpenOffice Folie 9 Arobat - Sicherheitsfunktionen nutzen Seite 9

10 Kompatibilität Acrobat 3.0 und höher verwendet eine 40-Bit RC 4 Verschlüsselung. Es wird das gesamte Dokument verschlüsselt. Das Kopieren von Text und das Zulassen einer Bildschirmlesehilfe kann nur gemeinsam erlaubt werden oder nicht. Acrobat 5.0 und höher verwendet eine 128-Bit RC 4 Verschlüsselung. Es wird das gesamte Dokument verschlüsselt. Das Kopieren von Text und das Zulassen einer Bildschirmlesehilfe werden als zwei getrennte Bearbeitungsfunktionen aufgeführt. Acrobat 6.0 und höher Es wird das gesamte Dokument verschlüsselt. Es wird das gesamte Dokument ohne die Metadaten (Tags) verschlüsselt. Acrobat 7.0 und höher Es wird das gesamte Dokument verschlüsselt. Es wird das gesamte Dokument ohne die Metadaten (Tags) verschlüsselt. Es werden nur die Anlagen verschlüsselt. Ein nicht berechtigter Benutzer kann diese nicht öffnen, sieht aber die Anlage. OpenOffice Folie 10 Arobat - Sicherheitsfunktionen nutzen Seite 10

11 Hinweise zur Kompatibilität Die Kompatibilität des Sicherheitssystems sollte mit der Kompatibilität des Dokuments übereinstimmen. Die PDF-Version des Dokuments können Sie auf der Registerkarte Beschreibung im Menü Datei Eigenschaften einsehen. Daten mit einer hohen Verschlüsselung können nicht mit Hilfe von Acrobat 4.0 oder niedriger gelesen werden. Dokumente mit einer niedrigen Verschlüsselung können nicht von Sehbehinderten mit Hilfe eines Screenreader etc. gelesen werden. Der Verschlüsselungstyp bestimmt die Möglichkeiten der Zugriffsbeschränkungen auf das Dokument OpenOffice Folie 11 Arobat - Sicherheitsfunktionen nutzen Seite 11

12 Verschlüsselungsmethode OpenOffice Folie 12 Arobat - Sicherheitsfunktionen nutzen Seite 12

13 Metadaten einsehen Öffnen Sie im Acrobat die zu schützende Datei. Wählen Sie das Menü Datei Eigenschaften und öffnen die Registerkarte Beschreibung. Auf der Registerkarte werden der Autor und der Titel des Dokuments angezeigt. Wenn weitere Metadaten wie zum Beispiel Copyright genutzt werden, klicken Sie auf Zusätzliche Metadaten. OpenOffice Folie 13 Arobat - Sicherheitsfunktionen nutzen Seite 13

14 Kennwort zum Öffnen des Dokuments Die Datei kann nur in Abhängigkeit des Kennwortes geöffnet werden. Das Dokument kann nur von einem bestimmten Personenkreis eingesehen werden. Das Kennwort ist ein Benutzerkennwort und muss nochmals bestätigt werden. OpenOffice Folie 14 Arobat - Sicherheitsfunktionen nutzen Seite 14

15 Kennwort auswählen Das Kennwort sollte immer aus Klein- und Großbuchstabe, numerischen und nicht alphanumerischen Zeichen bestehen. Das Kennwort darf folgende Zeichen nicht enthalten: Ausrufezeichen, Komma, Semikolon, Schrägstrich (\), Unterstrich (_) Anführungszeichen, Dollarzeichen, kaufmännisches Und (&), Pipe ( ), At Sternchen, Hash (#), Potenz (^) Größer (>), Kleiner(<), Prozentzeichen Bei der Eingabe von Kennworten wird die Groß- und Kleinschreibung beachtet. Little12Fish ist ein anderes Kennwort als little12fish. Das Kennwort sollte mindestens acht Zeichen lang sein. In Acrobat können Kennworte maximal 32 Zeichen besitzen. Als Kennwort sollte keine Geburtsdaten, Wörterbucheinträge etc. genutzt werden. OpenOffice Folie 15 Arobat - Sicherheitsfunktionen nutzen Seite 15

16 Sätze als Kennwort auswählen Nutzer können sich Sätze besser merken als kryptische Kennwörter wie abcd. Beispiele: Hinterden7Bergen-den7Zwergen 0lsenBande(Dane) 20DiebeSitzenIm* Ein Kennwort kann man sich mit Hilfe eines Satzes merken. Zum Beispiel: Im großen Wald wohnen 6 Zwerge. Passwort: IgWw6Z OpenOffice Folie 16 Arobat - Sicherheitsfunktionen nutzen Seite 16

17 Bearbeitungsfunktionen einschränken Ein Dokument wird nur für den Druck oder die Bearbeitung freigegeben. Es können keine Kopien vom Text erstellt werden. Textzugriff für Bildschirmlesehilfen ist standardmäßig aktiviert, um ein Dokument barrierefrei zu speichern. Das Kennwort wird als Masterkennwort bezeichnet. OpenOffice Folie 17 Arobat - Sicherheitsfunktionen nutzen Seite 17

18 Gleiches Kennwort nutzen Das Benutzer- und das Masterkennwort ist gleich: Mit Hilfe des Kennwortes zum Öffnen eines Dokuments können auch die Zugriffsrechte verändert werden. Der Personenkreis, der das Dokument öffnen kann ist mit dem Personenkreis, der die Zugriffsrechte ändern kann, gleich. Es werden unterschiedliche Kennwörter genutzt: Mit Hilfe des Kennwortes zum Öffnen können die Zugriffsrechte nicht verändert werden. Der Nutzer kann mit diesen Kennwort nur das Dokument öffnen. Personen mit dem Masterkennwort können die Zugriffsrechte setzen und das Dokument öffnen. OpenOffice Folie 18 Arobat - Sicherheitsfunktionen nutzen Seite 18

19 Sicherheitseinstellungen aufheben Öffnen Sie im Acrobat die Datei, deren Sicherheitsmechanismen aufgehoben werden sollen. Wählen Sie das Menü Datei Eigenschaften und öffnen die Registerkarte Sicherheit. Wählen Sie aus der Liste Keine Sicherheit aus. Eventuell muss ein Kennwort eingegeben werden, um sich als berechtigter Benutzer zu authentifizieren. OpenOffice Folie 19 Arobat - Sicherheitsfunktionen nutzen Seite 19

20 Sicherheitseinstellungen ändern Öffnen Sie im Acrobat die Datei, deren Sicherheitsmechanismen aufgehoben werden sollen. Wählen Sie das Menü Datei Eigenschaften und öffnen die Registerkarte Sicherheit. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen ändern. Eventuell muss ein Kennwort eingegeben werden, um sich als berechtigter Benutzer zu authentifizieren. OpenOffice Folie 20 Arobat - Sicherheitsfunktionen nutzen Seite 20

21 Zertifkate Das Dokument wird... mit selbst signierten Zertifikaten versendet.... einem Zertifikat versehen, welches durch eine vertrauenswürdige Zertifizierungstelle (Trust Center) erstellt wurde, versendet. Zertifikate für die Uni Hannover können unter folgender Adresse beantragt werden: Mit Hilfe einer digitalen ID kann der Benutzer eindeutig identifiziert werden. Die digitale ID ist ein digitaler Fingerabdruck, der aus verschlüsselten Zahlen besteht. Der Fingerabdruck wird in das Dokument eingebettet. Die digitale ID ist ein elektronischer "Personalausweis". Ein Zertifikat wird normalerweise im X.509-Format abgespeichert. Änderungen an dem Dokument werden protokolliert. OpenOffice Folie 21 Arobat - Sicherheitsfunktionen nutzen Seite 21

22 Informationen im Zertifikat Name / Pseudonym des Antragstellers Name der Zertifikationsstelle Ausstellungsdatum Gültigkeitsdatum Identifikationsnummer der Zertifikationsstelle Öffentlichen Schlüssel OpenOffice Folie 22 Arobat - Sicherheitsfunktionen nutzen Seite 22

23 Zertifikat beantragen Anwender Zertifikationsstelle Antrag Prüft Identität Schlüssel Generiert und übergibt Schlüssel Zertifikat Erstellt und übergibt Zertifikat OpenOffice Folie 23 Arobat - Sicherheitsfunktionen nutzen Seite 23

24 Digitale IDs Wählen Sie das Menü Erweitert / Sicherheitseinstellungen. Klicken Sie auf den Ordner Digitale IDs. In Abhängigkeit der Art werden die IDs in weiteren Unterordner gespeichert. OpenOffice Folie 24 Arobat - Sicherheitsfunktionen nutzen Seite 24

25 Informationen zu vorhandenen IDs Wählen Sie eine ID aus. In Listenform wird der Name, der Aussteller, die Speichermethode und das Ablaufdatum der ID angezeigt. OpenOffice Folie 25 Arobat - Sicherheitsfunktionen nutzen Seite 25 Hier unten wird der Name, der Aussteller und der Gültigkeitsbereich der ID sowie deren möglicher Verwendungszweck angezeigt.

26 IDs erstellen und verändern Neue ID erstellen Verwendungsmöglichkeit verändern Details anzeigen Kopie erstellen Änderungen übernehmen ID löschen OpenOffice Folie 26 Arobat - Sicherheitsfunktionen nutzen Seite 26

27 ID erstellen OpenOffice Folie 27 Arobat - Sicherheitsfunktionen nutzen Seite 27

28 Zertifikate laden Öffnen Sie im Acrobat. Wählen Sie das Menü Erweitert Vertrauenswürdige Identitäten verwalten. In dem sich öffnenden Dialogfenster können Kontakte und Zertifikate angezeigt werden. Mit Hilfe der Schaltfläche Kontakte hinzufügen können Zertifikate geladen werden. Mit Hilfe der Schaltfläche Kontakte anfordern werden Zertifikate von anderen Personen per angefordert. OpenOffice Folie 28 Arobat - Sicherheitsfunktionen nutzen Seite 28

29 Verschlüsselung mit einem Zertifikat OpenOffice Folie 29 Arobat - Sicherheitsfunktionen nutzen Seite 29

30 Verschlüsselung von Dokumenten OpenOffice Folie 30 Arobat - Sicherheitsfunktionen nutzen Seite 30

31 Benutzte Schlüssel Public Key Öffentlicher Schlüssel. Der Unterzeichner gibt den Schlüssel weiter, damit der Empfänger die Echtheit einer Unterschrift eines Dokument prüfen kann. Der Absender verschlüsselt mit dem öffentlichen Schlüssel des Empfängers die Nachricht. Private Key Geheimer Schlüssel. Privater Schlüssel. Sollte auf keinen Fall weitergeben werden. Mit Hilfe dieses Schlüssel wird eine Nachricht dekodiert. OpenOffice Folie 31 Arobat - Sicherheitsfunktionen nutzen Seite 31

32 Sicherheitsrichtlinien Benutzerrichtlinien... werden vom Autor des Dokuments erstellt.... werden genutzt, wenn die gleichen Sicherheitsrichtlinien auf verschiedene Dokumente angewandt werden.... werden lokal auf dem Computer gespeichert. Firmenrichtlinien... können nur mit Hilfe des Adobe Policy Server genutzt werden.... können von mehreren Autoren genutzt werden. OpenOffice Folie 32 Arobat - Sicherheitsfunktionen nutzen Seite 32

33 Benutzerrichtlinien erstellen OpenOffice Folie 33 Arobat - Sicherheitsfunktionen nutzen Seite 33

34 Digitale Signaturen... unterschreiben Dokumente.... werden nur im vollständig fertigen Dokument eingefügt.... werden in der Navigationsregisterkarte Unterschriften angezeigt. Die Registerkarte kann über Ansicht - Navigationsfenster - Unterschriften eingeblendet werden. Falls Änderungen am Dokument vorgenommen werden nachdem es unterschrieben wurde, wird ein Warnsymbol auf der Registerkarte eingeblendet. Ein Dokument kann von mehr als einer Person unterschrieben werden. Die erste Unterschrift (Verfasserunterschrift) kann ein Dokument zertifizieren. Alle anderen Unterschriften bestätigen nur die Nutzung des Dokuments von einer bestimmten Person.... können nur zusammen mit einer digitalen ID verwandt werden. Die Darstellung der Unterschrift kann mit Hilfe von Bearbeiten Grundeinstellung und der Kategorie Sicherheit angepasst werden. OpenOffice Folie 34 Arobat - Sicherheitsfunktionen nutzen Seite 34

35 Dokument signieren OpenOffice Folie 35 Arobat - Sicherheitsfunktionen nutzen Seite 35

36 Signatur überprüfen OpenOffice Folie 36 Arobat - Sicherheitsfunktionen nutzen Seite 36

37 Unterschriftsfelder in Acrobat... sind Felder, die eine digitale Unterschrift (digitale Signatur) anzeigen.... können mehrmals in einem Dokument vorkommen.... werden über dem Menü Erweitert Unterschreiben und zertifizieren oder dem entsprechenden Symbol aufgerufen. OpenOffice Folie 37 Arobat - Sicherheitsfunktionen nutzen Seite 37

38 Dokument unterschreiben Wählen Sie das Symbol PDF-Datei digital unterschreiben oder zertifizieren aus. Klicken Sie auf den schwarzen Pfeil nach unten am linken Rand der Symbolschaltfläche. Wählen Sie den Menüpunkt Unterschrift platzieren aus. Anschließend werden Sie aufgefordert, ein Feld mit der Maus aufzuziehen. Schließen Sie die Meldung mit OK. Ziehen Sie mit der Maus ein Feld auf. Gleichzeitig öffnet sich das Dialogfenster Dokument unterschreiben. Sobald Sie die Schaltfläche Unterschreiben anklicken, wird das Dialogfenster geschlossen und die Unterschrift eingefügt. Das Menü Erweitert Verwendungsrechte im Acrobat Reader aktivieren ermöglicht auch das Unterschreiben von Dokumenten im Acrobat Reader. OpenOffice Folie 38 Arobat - Sicherheitsfunktionen nutzen Seite 38

39 Dialogfenster Mit Hilfe des Kombinationsfeldes wird eine digitale ID ausgewählt. Wie wird die digitale Unterschrift dargestellt? OpenOffice Folie 39 Arobat - Sicherheitsfunktionen nutzen Seite 39

40 Sichtbar oder unsichtbar signieren... ist nur für die Verfasserunterschrift möglich. Falls sichtbar signiert wird,... wird die Unterschrift im Dokument angezeigt.... wird in der Navigationsleiste angezeigt. Falls unsichtbar signiert wird,... wird die Unterschrift nur in der Navigationsleiste angezeigt.... wird die Unterschrift mit einer Schleife gekennzeichnet. OpenOffice Folie 40 Arobat - Sicherheitsfunktionen nutzen Seite 40

41 Unterschrift löschen Klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Navigationsleiste oder dem Dokument auf eine Unterschrift und wählen den Befehl Unterschrift löschen aus. Es wird nur die Unterschrift gelöscht, aber nicht das Feld. OpenOffice Folie 41 Arobat - Sicherheitsfunktionen nutzen Seite 41

42 Unterschrift prüfen Klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Navigationsleiste oder dem Dokument auf eine Unterschrift. Wählen Sie den Befehl Unterschrift prüfen im Kontextmenü aus. Nach der Überprüfung werden folgende Informationen angezeigt: Ist die digitale ID gültig? Wurde das Dokument nach dem Unterschreiben geändert? Von wem wurde das Dokument unterschrieben. Mit Hilfe der Schaltfläche Unterschriftseigenschaften werden weitere Details zur Unterschrift angezeigt. OpenOffice Folie 42 Arobat - Sicherheitsfunktionen nutzen Seite 42

43 Versionen überprüfen Klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Navigationsleiste oder dem Dokument auf eine Unterschrift und wählen den Befehl Unterschriebene Version aus. Die unterschriebene Version wird in einem neuen Fenster angezeigt. Die unterschriebene Version kann auch mit der aktuellen Version verglichen werden. Es wird eine Liste von Änderungen angezeigt. OpenOffice Folie 43 Arobat - Sicherheitsfunktionen nutzen Seite 43

44 Leeres Unterschriftenfeld löschen Wählen Sie das Menü Formulare Formular in Acrobat bearbeiten aus. Klicken Sie auf den Rahmen des Unterschriftfeldes, um es zu markieren. Klicken Sie auf die Taste <ENTF>, um das Unterschriftenfeld zu entfernen. OpenOffice Folie 44 Arobat - Sicherheitsfunktionen nutzen Seite 44

45 Sicherheitsumschlag... für PDF/X und PDF/A-Dateien.... für Anlagen, die nicht verändert werden sollen.... versendet PDF-Dokumente und Anlagen in einem Umschlag. Wählen Sie Erweitert Sicherheit Sicherheitsumschlag erstellen aus. Mit Hilfe eines Assistenten... wählen Sie die Dateien, die in den Umschlag gesteckt werden aus.... wird das Erscheinungsbild des Umschlags festgelegt.... wird der Sendezeitpunkt festgelegt.... eine Sicherheitsrichtlinie für die Verschlüsselung ausgewählt. OpenOffice Folie 45 Arobat - Sicherheitsfunktionen nutzen Seite 45

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