Nutzungsanleitung Online Veranstaltungskalender meinekirche.de Version
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- Adam Elmar Heintze
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1 Nutzungsanleitung Online Veranstaltungskalender meinekirche.de Version Inhalt Login Schritt 1 Schritt 2 Schritt 2.1. Schritt 2.2. Schritt 2.3. Schritt 2.4. Schritt 2.5. Schritt 2.6. Schritt 2.7. Schritt 2.8. Schritt 3 Schritt 4 Schritt 4 A Specials Änderung + Ergänzung der Nutzerdaten Neue Einträge im Kalender anlegen und bearbeiten Neuen Eintrag vornehmen Kirchenbezirk auswählen Eintrag sichtbar - Eintrag unsichtbar - Eintrag in Planung Kurztext Langtext - Foto einbauen - Referent wählen Beginn Dauer - Veranstaltungsort Veranstalter - Kontaktdaten Zuordnungen: Bildung, elk-wue, Veranstaltungsart, Zielgruppen, Stichworte Eintrag speichern Eintrag überprüfen Bereits vorhandene Einträge bearbeiten Bereits vorhandene Einträge duplizieren Besondere Kalenderfunktionen Tipps für die Praxis Nutzungsanleitung Online-Veranstaltungskalender meinekirche.de Version April 2012 Seite 1
2 Nutzungsanleitung Online Veranstaltungskalender meinekirche.de Login Login Nach Ihrer Registrierung und Freischaltung können Sie sich im so genannten Backend unseres Systems einloggen. Benutzen Sie bitte beim ersten Login bei beiden Eingabefeldern Ihren Nachnamen in Kleinbuchstaben Beispiel: Benutzername: mustermann Passwort: mustermann Sie sehen nun Ihren Eingabe- und Arbeitsbereich im typo3-backend: Schritt 1 Änderung + Ergänzung der Nutzerdaten Nutzerdaten ändern Ändern und ergänzen Sie unter Einstellungen Ihre Nutzerdaten und Ihr Passwort. Tragen Sie Ihren Namen ein Wählen Sie für sich ein neues Passwort Hinterlegen Sie Ihre -Adresse Speichern Sie schließlich Ihre Konfiguration Schritt 2 Einträge im Kalender anlegen und bearbeiten Neue Einträge im Veranstaltungskalender anlegen und bearbeiten Mit Klick auf Liste gelangen Sie zu Ihrem Eingabe- und Arbeitsbereich. Merke: Erweiterte Ansicht sollte aktiviert sein. Häkchen Nutzungsanleitung Online-Veranstaltungskalender meinekirche.de Version April 2012 Seite 2
3 Schritt 2.1. Neuen Eintrag vornehmen Klick auf (Neuen Datensatz erstellen) öffnet die Eingabemaske, mit der Sie einen neuen Eintrag erstellen können Schritt 2.2. Kirchenbezirk auswählen Registerkarte Allgemein Wählen Sie zunächst den Kirchenbezirk aus, in dem Ihre Einrichtung/Organisation ihren Sitz hat. Speichern Sie Ihre Auswahl mit Klick auf (Dokument speichern) Mit der Auswahl des Kirchenbezirks stehen Ihnen nun in den weiteren Schritten die zu Ihrem Kirchenbezirk gehörenden Datenbanken [Veranstalter, Veranstaltungsorte (und Referenten nur für LB) ] zur Verfügung. Schritt 2.3. Eintrag sichtbar Eintrag unsichtbar Eintrag in Planung Klick (Häkchen) auf Verbergen: Die Veranstaltung ist für Webseitenbesucher nicht sichtbar. Sie haben so die Möglichkeit, in Ruhe Ihre Einträge vorzubereiten, zu ergänzen und zu korrigieren. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, können sie das Häkchen durch Klick entfernen. Der Eintrag ist dann online sichtbar. Nutzungsanleitung Online-Veranstaltungskalender meinekirche.de Version April 2012 Seite 3 Klick (Häkchen) auf In Planung: Sie haben hier die Möglichkeit, Ihre langfristige Planung für andere Veranstalter transparent zu machen und so Absprachen zu ermöglichen um eventuelle Terminüberschneidungen zu vermeiden. Der Eintrag muss nicht vollständig sein. Tragen Sie nur die Daten ein, die Sie im Moment zur Verfügung haben, also z. B. den geplanten (Arbeits-)Titel, das Datum und kurze Infos zu Ihrer geplanten Veranstaltung. Einträge mit der Kennzeichnung In Planung sind nur für eingeloggte Veranstalter sichtbar und in der Webseitenansicht grau hinterlegt. Sie können jederzeit Ihren Eintrag ergänzen und bei Vollständigkeit auf Aktiv setzen (=Häkchen entfernen). Dann ist der Eintrag für alle Webseitenbesucher sichtbar. Dieses Planungsinstrument soll/kann zukünftig die Abstimmung von gleichartigen
4 oder konkurrierenden Veranstaltungen erleichtern. Machen Sie hiervon ruhig Gebrauch! Titel der Veranstaltung Geben Sie hier den Titel der Veranstaltung oder des Gottesdienstes (falls dieser einen besonderen Titel hat) ein. Schritt 2.4. Kurztext Langtext Foto einbauen Referent wählen Danach wechseln Sie zu Registerkarte Beschreibung. Registerkarte Beschreibung Kurzbeschreibung Fassen Sie das Wesentliche der Veranstaltung bzw. des Gottesdienstes möglichst in nur ein bis zwei k u r z e n Sätzen zusammen. Nutzungsanleitung Online-Veranstaltungskalender meinekirche.de Version April 2012 Seite 4 Bei normalen Gottesdiensten ohne besondere Aktivitäten wie Taufe, Chor, Orgelkonzert etc. können Sie auf den Kurztext auch verzichten. Ausführliche Beschreibung Hier haben Sie genügend Platz, um die Veranstaltung ausführlich zu beschreiben. Lassen Sie sich durch das nur scheinbar kleine Textfeld nicht irritieren. Merke: Lieber ein kurzer Eintrag als ein Eintrag mit Titel: Gottesdienst, Kurztext: Gottesdienst, Langtext: Gottesdienst. Macht keinen Sinn. Bild Redakteure der angeschlossenen Webseiten können hier aus ihren im internen Dateiverzeichnis vorhandenen Fotos auswählen. Alle Redakteure haben grundsätzlich die Möglichkeit, mit Klick auf den Button Durchsuchen ein Foto von ihrem PC (> Verzeichnis auswählen > Fotodatei auswählen) hochzuladen. Das Foto hat im Text eine feste Platzierung. Sie können im Feld Bildunterschrift noch eine Erläuterung zum Foto hinzufügen Link zu weiteren Informationen Hier können Sie einen Link zu einer anderen Webseite einfügen. Text für den Link zu weiteren Informationen Beschreiben Sie hier kurz, welche Informationen der User auf dieser verlinkten Webseite erwarten kann (z. B. weitere Infos zum Referenten /Thema finden Sie hier.) Diese Kurzbeschreibung wird komplett mit dem Link unterlegt und somit klickfähig. Referenten (aus Datenbank) Redakteure aus dem Kirchenbezirk LB finden hier alle Pfarrerinnen, Pfarrer, Prädikanten, Einrichtungsleiter/innen etc. hinterlegt. Redakteure aus den anderen Kirchenbezirken müssen diese Daten hier manuell eintragen. Bemerkungen / Hinweise Hier ist Platz für Hinweise auf Eintritt, Einlass und sonstige wichtigen Informationen.
5 Schritt 2.5. Beginn Dauer Veranstaltungsort Registerkarte Zeit und Ort Geben Sie den Veranstaltungsbeginn und (bei mehrtätigen Veranstaltungen ein Veranstaltungsende) ein. Verwenden Sie bei der Eingabe eine der folgenden möglichen Schreibweisen: Beispiele: Uhrzeit Datum oder oder oder Wichtig: Immer ein Leerzeichen zwischen Uhrzeit und Datum setzen! Wählen Sie aus der Datenbank einen Veranstaltungsort (siehe Schritt 2.2.) Bei diesen Veranstaltungsorten sind alle nötigen Angaben wie Name, Anschrift, ggf. Telefon und Stadtplan hinterlegt. Falls ihr Veranstaltungsort nicht in der Datenbank vorhanden sein sollte, haben Sie die Möglichkeit der freien Eingabe. Schritt 2.6. Veranstalter Kontaktdaten Registerkarte Veranstalter und Kontakt Wählen Sie aus der Datenbank den Veranstalter. (siehe Schritt 2.2.) Wie bei den Orten sind auch hier alle nötigen Kontaktdaten hinterlegt. Führen Sie die Veranstaltung in Zusammenarbeit mit einem weiteren Veranstalter durch, so können Sie diesen ebenfalls aus der Datenbank auswählen. Beide Veranstalter werden in der Detailansicht angezeigt. Ihr Eintrag erscheint sowohl in Ihrem Online-Kalender wie auch im Kalender des weiteren Veranstalters (relevant für die angeschlossenen Webseiten). Merke: Bitte sprechen Sie sich gut mit Ihrem Kooperationspartner ab, wer von Ihnen welche Veranstaltung einträgt! Falls ein Veranstalter nicht in der Datenbank vorhanden sein sollte, haben Sie in den entsprechenden Feldern die Möglichkeit, diese Daten manuell einzugeben. Telefonnummer für Rückfragen: Hier wirklich nur die Telefonnummer und keine weiteren Bemerkungen eintragen. Ergänzungen oder Hinweise zur Telefonnummer bitte in das darunter eintragen. Nutzungsanleitung Online-Veranstaltungskalender meinekirche.de Version April 2012 Seite 5
6 Schritt 2.7. Zuordnungen Bildung elk-wue Veranstaltungsart Zielgruppen Stichworte Registerkarte Zuordnung Klick (Häkchen) auf Erwachsenenbildung (KBW): Wenn Sie dieses Feld aktivieren, stehen Ihre Daten dem Evang. Kreisbildungswerk im Verband der Kirchenbezirke - KBW, Frau Seidt zur Verfügung. Diese Vorgehensweise ist Ihnen ja schon vom alten Veranstaltungskalender her bekannt. Klick (Häkchen) auf Export auf bildungsportal-kirche.de und elk-wue.de: Ihre Veranstaltungen werden zusätzlich an das Bildungsportal der Landeskirche weitergeleitet und erscheinen somit auch automatisch auf elk-wue.de Klick (Häkchen) auf Export auf elk-wue.de: Wenn Sie dieses Feld aktivieren, werden Ihre Daten nur an den Onlinekalender der Evang. Landeskirche auf weitergeleitet. Sie erscheinen nicht im Bildungsportal. Auswahl: Veranstaltungsart: Wählen Sie eine der angebotenen Kategorien aus. Auswahl: Zielgruppe Wählen Sie hier aus, an welche Zielgruppe Ihre Veranstaltung sich richtet. Klick auf Zielgruppe in Objekte = erscheint unter Ausgewählt. Mehrfachauswahl ist möglich. Löschen von ausgewählten Zielgruppen = markieren und auf X-Button klicken Auswahl: Stichworte Bei Zuordnung von einem oder mehreren Stichworten erscheint Ihre Veranstaltung auch auf der/den betreffenden Stichwortseite/n in der A-Z-Suche von meinekriche.de Sie können somit unabhängig vom Kalender auch über bestimmte Themenbereiche Nutzer auf Ihre Veranstaltung hinweisen. Aus-/Abwahl: Siehe Vorgehensweise bei Zielgruppe. Schritt 2.8. Eintrag Speichern Speichern Speichern Sie nun Ihre Veranstaltung mit Klick auf Alternativen: Speichern und Schließen Klick auf Nur Schließen ohne Speichern Klick auf Speichern und neuen Eintrag erstellen Klick auf Nutzungsanleitung Online-Veranstaltungskalender meinekirche.de Version April 2012 Seite 6
7 Schritt 3 Eintrag überprüfen Veranstaltungseintrag überprüfen Klick mit RECHTER Maustaste auf Ihre Einrichtung/Gemeinde. Ein kleines Dialogfenster öffnet sich. Der Mauszeiger wird zu einer Maushand Klick mit LINKER Maustaste auf das Symbol Ansehen In einem neuen Browserfenster sehen Sie nun den Veranstaltungskalender von meinekirche.de bzw. Ihrer Einrichtung/Gemeinde mit Ihrer Voreinstellung (Kirchenbezirk, Gemeinde/Organisation). Sie können nun Ihre Veranstaltungen sowohl in der Kurz- als auch in der Detailansicht überprüfen. Eventuelle nötige Korrekturen können Sie dann wieder im Backend vornehmen. Siehe Schritt 4. Zur erneuten Ansicht aktualisieren Sie Ihr Browserfenster (Ansicht aktualisieren, Ansicht neu laden, F5 etc.) Schritt 4 Bereits vorhandene Einträge bearbeiten Vorhandene Einträge korrigieren / (erneut) bearbeiten Klick auf Symbol Die Bearbeitungsmaske öffnet sich. Änderungen aller Daten (s. Schritte ) ist möglich. Merke: Sie können so z. B. alte ähnliche oder gleiche Veranstaltungen updaten, indem Sie lediglich einige Angaben wie Datum, Uhrzeit o. ä. ändern. Schritt 4 A Bereits vorhandene Einträge duplizieren Vorhandene Einträge duplizieren und bearbeiten (Alternative zu 4 ) Sie können für einen neuen Veranstaltungseintrag eine Kopie eines bereits bestehenden Eintrags nutzen. 1. Bestehenden Datensatz kopieren: Klick auf (Kopieren) 2. Kopie einfügen: Klick auf (Zwischenablageinhalt einfügen) Die Kopie wird mit identischen Daten unter dem Original abgelegt. Das kopierte Original ist jetzt mit einem kleinen roten Symbol gekennzeichnet Nutzungsanleitung Online-Veranstaltungskalender meinekirche.de Version April 2012 Seite 7
8 Specials Besondere Kalenderfunktionen Tipps für die Praxis Besondere Funktionen des Veranstaltungskalenders Für jede beliebige Selektion von Einträgen (egal ob nur Gottesdienste oder alle Veranstaltungen oder nur eine bestimmte Veranstaltungsart) stehen den Nutzern des Kalenders drei unterschiedliche Ausgabeformate zur Verfügung. CSV-Datei zum Import in Outlook Klick auf Download für Outlook Datei speichern. Anschließend über die Outlook-Importfunktion (> Aus anderen Programmen oder Dateien importieren > Kommagetrennte Werte Windows ) in einen neu zu erstellenden Outlookordner importieren. Es werden nur die wesentlichen Daten des Kalenders exportiert. Excel-Datei (nur für Redakteure und Veranstalter) Klick auf Download für Excel Datei speichern und anschließend ganz normal mit Excel öffnen. Es werden alle Daten der Kalendereinträge exportiert. Achtung: Für die Anzeige des Langtextes müssen die entsprechenden Excel- Tabellenfelder für die Textansicht vergrößert werden. Text für Lokalzeitung (nur für Redakteure und Veranstalter) Klick auf Download für Lokalzeitung Ein Browserfenster öffnet sich und zeigt die Selektion aller für die Presse (z.b. LKZ) relevanten Daten in einer Liste an. Der Text kann kopiert und weiterverarbeitet werden. Tipps für die Praxis Nutzen Sie die Gelegenheit und ändern Sie Ihre bisherige Arbeitsweise. Sammeln Sie nicht wie bisher alle Ihre Veranstaltungen und Gottesdienste in unterschiedlichen Word-Dokumenten, Tabellen und/oder Excel-Dateien. Das ist doppelte bzw. dreifache Arbeit und somit unnötige Mehrarbeit. Erfassen Sie die Daten Ihrer Gemeinde / Einrichtung nur ein einziges Mal im Veranstaltungskalender. Ihre Daten sind dann nicht nur sofort (oder auf Wunsch) online. Sie können beliebig selektiert werden und stehen Ihnen dann für unterschiedliche Verwendungszwecke als Excel-Datei zur Verfügung. Die Daten für Ihre Pressemitteilung an das Wochenblatt oder die Kreiszeitung haben Sie ebenfalls mit einem Klick zur Verfügung. Mit etwas Übung (Aus Excel kopieren + in WORD einfügen) können Sie die Daten auch in WORD weiterverarbeiten. Fragen? Anregungen? Fehlende oder fehlerhafte Daten (Veranstalter, Orte, Hausnummern, PLZ usw.)? Probleme beim Login? Bitte melden: volker.germann@meinekirche.de oder PR- und Medienreferat im Evang. Kirchenbezirk Ludwigsburg April 2012 Nutzungsanleitung Online-Veranstaltungskalender meinekirche.de Version April 2012 Seite 8
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