Update-Info Simba Version

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1 Update-Info Simba Version Simba Computer Systeme GmbH Zeppelinstraße Tel Ostfildern Fax

2 Update-Info Simba Version Inhaltsverzeichnis 1 Rechnungswesen Weitere Anpassungen zur Unterstützung der GoBD-Konformität Integration der Änderungshistorie im KSt-/KTR- und Spender-Stamm Plausibilitätsprüfung beim Löschen von KSt/KTR Protokollierung von Konten/Kontenrahmenänderungen erweitert Flexible Änderungsmöglichkeit der Belegnummer in der Bankkontierung Neue Funktionen in OP/AP bearbeiten OP bearbeiten: Verzweig in das KK-Konto OP-Bereiche mit Beleganzeige und Buchungsnotizen Bankkontierung: Erweiterung der Blätterfunktion KK-Analyse mit Einzelnachweis der Offenen Posten je Kontokorrent-Konto Neuerungen in Simba Banking Jahresabschluss E-Bilanz: Unterstützung Taxonomie Organisation Office Manager: neue Variablen für 1. und 2. Folgejahr Stammdaten Rückholen geänderter/ gelöschter Stammdaten aus der Änderungshistorie Paketauswertung mit Auswertung eines OP-Sachkontos Neue Verzweigmöglichkeit in einem Auswertungsschema Zentrale Dienste GoBD: Optimierung der Systemeinstellungen GoBD: Änderungshistorie in den Benutzerrechten Archiv von Importdaten ASP-Benutzerrecht um Lese-Zugriff auf Banken-Stamm erweitert... 18

3 Update-Info Simba Version Rechnungswesen 1.1 Weitere Anpassungen zur Unterstützung der GoBD-Konformität Wie bereits in den vergangenen Updateversionen setzen wir mit der vorliegenden Version unsere Erweiterungen der Programmfunktionen hinsichtlich der Unterstützung der GoBD-Konformität fort. In den folgenden Unterkapiteln finden Sie nähere Erläuterungen zu den einzelnen Erweiterungen. Außerdem finden Sie in den anderen Hauptkapiteln weitere Anpassungen hinsichtlich GoBD Integration der Änderungshistorie im KSt-/KTR- und Spender-Stamm Gemäß GoBD Rz 89 sind alle, die den Geschäftsvorfall betreffenden Stammdatenänderungen zu protokollieren. Aus diesem Grund werden in Simba nun künftig auch Änderungen im Kostenstellen-/Kostenträger-Stamm sowie im Spender- Stamm protokolliert. Wurden Änderungen vorgenommen so erkennen Sie dies daran, dass die Schaltfläche Änderungshistorie nach Aufruf der Kostenstelle/des Kostenträgers bzw. des Spenders aktiv (und nicht ausgegraut) dargestellt wird: Mittels Mausklick auf die Schaltfläche Änderungshistorie können Details zur jeweiligen Änderung im Vergleich zum aktuell gültigen Datensatz eingesehen werden. Die Änderungen selbst werden anschließend rot hervorgehoben dargestellt. Rechts in der Änderungshistorie werden der Zeitpunkt der Änderung, der Arbeitsplatz an dem die Änderung getätigt wurde, der Benutzer und der Mitarbeiter ausgegeben. Markieren Sie rechts einen Eintrag, so wird unten rechts der Änderungsstand angezeigt:

4 Update-Info Simba Version Gelöschte Kostenstellen/Kostenträger bzw. Spender werden in den Papierkorb verschoben. Dieser kann über die gleichnamige Schaltfläche aufgerufen werden. Änderungen/Löschungen können rückgängig gemacht werden. Details hierzu entnehmen Sie bitte dem Kapitel Plausibilitätsprüfung beim Löschen von KSt/KTR Beim Löschen von Kostenstellen bzw. Kostenträgern wird künftig geprüft, ob diese(r) bebucht ist. Dies ist unabhängig davon, ob Buchungen noch vorläufig oder bereits journalisiert sind Protokollierung von Konten/Kontenrahmenänderungen erweitert In Simba greift im Bereich der Standard-Kontenrahmen und aktualisierten Branchen- Kontenrahmen das so genannte "3-Ebenen-Konzept": 1. Individuelle Konten (= unter einer bestimmten Mandantennummer angelegte und von diesem Mandant abhängige Konten). Individuelle Konten können für jeden Mandanten und zusätzlich noch für jeden Kontenrahmen existieren. Der Aufruf erfolgt mit Klick auf I 2. Kanzlei-Standard-Konten (= unter dem Kanzlei-Mandanten 0 angelegte und daher für alle Mandanten geltende Konten). Der Aufruf erfolgt mit Klick auf K. 3. Simba-Standard-Konten (= von Simba mitgelieferte Konten). Der Simba-Standard ist vom Anwender nicht veränderbar. Die Pflege und Aktualisierung dieser Ebene erfolgt ausschließlich durch Simba. Der Aufruf erfolgt mit Klick auf S.

5 Update-Info Simba Version Bei Neuanlage eines I - oder K -Kontos unter einer Kontonummer, unter der bisher nur ein S -Konto existierte, wird automatisch eine Befristung (Kennzeichnung *) gesetzt. Damit kann weiterhin das S -Konto für die vergangenen Zeiträume bebucht werden. Ab dem aktuellen Wirtschaftsjahr gilt dann das neu angelegte individuelle bzw. Kanzlei-Konto. Diese Neuanlage eines I - bzw. K -Kontos unter einer Kontonummer, unter der bisher nur ein S -Konto existierte und in der Vergangenheit bebucht wurde, wird von Simba ab sofort protokolliert. Außerdem werden alle Änderungen, die an einem I - oder K -Konto vorgenommen werden (inkl. Befristung) protokolliert Flexible Änderungsmöglichkeit der Belegnummer in der Bankkontierung In der Bankkontierung wurde die Vergabe der Auszugs- und damit der Belegnummer flexibler gestaltet. Zunächst steht Ihnen im Menü Einstellungen Bankverbindungen zuordnen eine neue Voreinstellung zur Verfügung: Hier können Sie hinterlegen, ob Sie je eine Auszugsnummer pro Tag, pro Woche, pro Monat oder pro Jahr vergeben möchten. Haben Sie z.b. mit Ihrer Bank vereinbart, dass Sie die Auszüge wöchentlich zur Verfügung gestellt bekommen, so wählen Sie in diesem Fall die Option eine Auszugsnummer pro Woche aus. Außerdem wurde die Änderungsmöglichkeit der Auszugsnummern flexibilisiert. Auszugsnummern können Sie in der Bankkontierung über die Schaltfläche Bearbeitungsstand anzeigen, Kontoauszüge abschließen anpassen. Wählen Sie im eingeblendeten Fenster die Schaltfläche Auszugs-Nr. neu vergeben. Anschließend können Sie in einem weiteren Fenster eine neue Auszugsnummer vergeben bzw. die vorab von Bankkontierung vergebene Auszugsnummer an die auf dem Auszug vermerkte Nummer anpassen. Dabei können Sie wählen, ob die neue Auszugsnummer für alle folgenden Auszüge übernommen werden soll oder je Auszugsdatum hochgezählt werden soll.

6 Update-Info Simba Version Des Weiteren können Sie einen Auszug splitten. Angenommen der bisherige Auszug mit der Nummer 1 soll ab der 2. Kontobewegung auf die Auszugsnummer 2 gesetzt werden, so nehmen Sie bitte, wie unten abgebildet, Ihre Eintragungen vor. Ansonsten (bei Nichtsplitten eines Auszugs) bleibt die lfd. Buchungsnummer immer auf 1 stehen. 1.2 Neue Funktionen in OP/AP bearbeiten OP bearbeiten: Verzweig in das KK-Konto Beim Bearbeiten der offenen Posten ist mittels Mausklick auf die Schaltfläche KTO bzw. mit Hilfe der Tastenkombination <Strg+K> ein Verzweig in das Kontokorrent-Konto möglich.

7 Update-Info Simba Version OP-Bereiche mit Beleganzeige und Buchungsnotizen Die mit Buchungen verknüpften Belege und deren Buchungsnotizen werden nun auch im Bereich OP bearbeiten angezeigt. Die Notizen können dort geöffnet und ggf. auch erweitert werden (Doppelklick auf die Notiz in der Spalte Z). Nach Eintrag ändert sich die Notiz-Kennung von K auf X ): Nicht erledigte Notizen werden rot gekennzeichnet: Verzweigt man aus der Buchungserfassung heraus vom Feld GegKto in Verbindung mit einem Kontokorrent mittels <Strg+O> in die OP-Anzeige, so werden auch hier die Belege und die Zusatzinformationen angezeigt. Dies ist allerdings nur der Fall, wenn eine Position vorhanden ist. Bei mehreren Positionen erfolgt keine Anzeige, da es sich um eine verdichtete Anzeige handelt. Auch im Sachkonten-OP werden die Belege und die Zusatzinformationen angezeigt. 1.3 Bankkontierung: Erweiterung der Blätterfunktion Die Funktion der Schaltfläche U (bzw. die Tastenkombination <Strg+U> oder <F8>) wurde dahingehend erweitert, dass nun nicht länger ausschließlich die nächste, unkontierte Buchung aufgerufen werden kann. Es besteht jetzt die Möglichkeit, durch wiederholtes Klicken von U (bzw. Drücken von <Strg+U>), alle unkontierten Buchungen nacheinander anzuspringen.

8 Update-Info Simba Version KK-Analyse mit Einzelnachweis der Offenen Posten je Kontokorrent-Konto Die Kontokorrent-Analyse (Menü Rechnungswesen Auswerten weitere Auswertungen ) wurde im Fensterbereich Auswertung um die Option mit Einzelnachweis der Offenen Posten je Kontokorrent ergänzt: Sobald Sie diese Option aktivieren, erscheint in der bekannten Auswertung jeweils ein <+>-Zeichen vor der KK-Nummer. Nach Anklicken der <+>-Zeichen erhalten Sie den Einzelnachweis der Offenen Posten. 1.5 Neuerungen in Simba Banking Gegenüber der ursprünglichen Implementierung gibt es zwei Änderungen im Bereich "Saldo in Gesamtsumme berücksichtigen":

9 Update-Info Simba Version Die Aktivierung dieser Option wirkt sich nunmehr ausschließlich auf sichtbare Konten aus. Ausgeblendete Konten werden niemals in der Gesamtsumme berücksichtigt. In der Übersicht wird nun der Saldo von Konten, welche nicht in die Gesamtsumme einfließen, "blasser" dargestellt. Somit wird darauf hingewiesen, dass dieser Saldo für die Summe nicht relevant ist.

10 Update-Info Simba Version Jahresabschluss 2.1 E-Bilanz: Unterstützung Taxonomie 5.3 Mit diesem Update wird die Taxonomie 5.3 für Wirtschaftsjahre 2014 und 2015 unterstützt. Da die Taxonomie 5.3 viele Änderungen beinhaltet, kann es vorkommen, dass die Plausibilitätsprüfung in Verbindung mit einem E-Bilanz Auswertungsschema 2014 nicht durchläuft. Neue Versionen der E-Bilanz AWS werden wir Ihnen mit dem nächsten Update zur Verfügung stellen. Auf Wunsch erhalten Sie das auf die Taxonomie 5.3 angepasste AWS schon vor dem nächsten Update. Melden Sie sich hierfür bei unserer Anwendungshotline. Für bilanzierende Angehörige der Freien Berufe besteht mit der Taxonomie 5.3 die Möglichkeit, eine E-Bilanz zu übermitteln. Der Mandantentyp Freiberufler wurde mit diesem Update für die E-Bilanz freigegeben. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei nicht um Einnahmeüberschussrechner handelt. Diese dürfen nach wie vor nicht übermittelt werden.

11 Update-Info Simba Version Organisation 3.1 Office Manager: neue Variablen für 1. und 2. Folgejahr Der Office Manager wurde um die Variablen OMJAHRF1 und OMJAHRF2 erweitert:

12 Update-Info Simba Version Stammdaten 4.1 Rückholen geänderter/ gelöschter Stammdaten aus der Änderungshistorie In den Mitarbeiter-, KSt/KTR- sowie in den Spender-Stammdaten können durchgeführte Änderungen/Löschungen rückgängig gemacht werden. Dazu wird der gewünschte Eintrag im Papierkorb markiert und auf die jetzt aktive Schaltfläche Ausgewählte Daten wiederherstellen geklickt. Das Bestätigen der anschließend eingeblendeten Sicherheitsabfrage mit Klick auf Ja führt den gelöschten Datensatz wieder in den Stammdatenbereich (inkl. Änderungshistorie) zurück. Dort kann auch das Löschen und das Wiederherstellen mit Angabe von Datum- /Zeitstempel, Arbeitsplatz, Benutzer und Mitarbeiter nachvollzogen werden. 4.2 Paketauswertung mit Auswertung eines OP-Sachkontos In den Paketstrukturen wurde die Möglichkeit geschaffen, dass die Auswertung eines einzelnen, bestimmten OP-Sachkontos im Paket hinterlegt werden kann. Voraussetzung hierfür ist, dass dieses Konto als OP-Sachkonto im Menü Stammdaten Mandant Finanzbuchführung Einstell. FiBu hinterlegt ist: In den Paketstrukturen fügen Sie als Element eine OP-Liste hinzu und hinterlegen dort das spezielle Sachkonten-OP-Konto (wie z.b. Geldtransit, Erhaltene Anzahlungen usw.)

13 Update-Info Simba Version Beim Paketabruf wird dann dieses Konto als Sachkonten-OP-Konto ausgegeben. 4.3 Neue Verzweigmöglichkeit in einem Auswertungsschema In einem Auswertungsschema ist mittels Doppelklick auf ein Konto in der Haupt-Spalte Bis-Kto ein Verzweig in die Kontenstammdaten des global in Simba eingestellten Mandanten möglich. Auf diese Weise können umgehend die Bezeichnung und die Funktion von Konten geprüft werden. Hinweis: Bitte beachten Sie hier, dass Sie sich in einem Schema mit eindeutiger Kennung befinden, wie z. B. A30_XXX. Würde in diesem Fall die 30 (=Kontenrahmen 30) fehlen und nur die Kennung A_XXX gegeben sein, so ist der Verzweig in die Kontenstammdaten nicht möglich, da keine eindeutige Zuordnung zu einem Kontenrahmen gegeben ist. Befinden Sie sich in einem Schema mit bspw. der Kennung A30_XXX und Ihr global eingestellter Mandant nutzt den SKR 30, so erfolgt ein Verzweig in die

14 Update-Info Simba Version Kontenstammdaten des global eingestellten Mandanten. Dort sehen Sie alle Standard- und individuellen Konten. Befinden Sie sich in einem Schema mit bspw. der Kennung A30_XXX und Ihr global eingestellter Mandant nutzt einen anderen SKR, so erfolgt ein Verzweig in den Kanzlei-Mandanten (= Mandant 0 )

15 Update-Info Simba Version Zentrale Dienste 5.1 GoBD: Optimierung der Systemeinstellungen Zwei Systemeinstellungen betreffs vorläufiger Buchungen und betreffend der Verzweigung in Buchungen journalisieren wurden in ihrer Vorbelegungsmöglichkeit verfeinert. In der Registerkarte Auswertungen können nun im Fensterbereich Berücksichtigung der vorläufigen Buchungen die Vorbelegung für die Option mit vorläufigen Buchungen differenziert je Hauptkategorie vorgenommen werden. Somit haben Sie z.b. die Möglichkeit, bei den Auswertungen des Rechnungswesens generell mit vorläufigen Buchungen und im Bereich des Jahresabschlusses generell ohne vorläufige Buchungen auszuwerten. Damit sind differenziertere Vorbelegungen dieser Option möglich. Abhängig davon, ob der betreffende Programmbereich in den Systemeinstellungen aktiviert/deaktiviert ist, ist bei Erstaufruf einer der Auswertungen in diesem Programmbereich die Option mit den vorläufigen Buchungen aktiviert bzw. deaktiviert:

16 Update-Info Simba Version Natürlich können Sie die Option in den Auswertungen selbst jederzeit nachträglich aktivieren / deaktivieren. Die Systemeinstellung bestimmt lediglich die Vorbelegung. Eine weitere Optimierung finden Sie in der Registerkarte Buchen. Hier können Sie voreinstellen, beim Verlassen welches Programmteils ein automatischer Verzweig in das Programm Buchungen journalisieren erfolgen soll: Ist hier beispielsweise die Option beim Beenden der Buchungserfassung aktiviert, so gelangen Sie, sobald Sie in der Buchungserfassung auf Schließen klicken, in das Fenster Buchungen journalisieren. Somit ist ein separater Menüaufruf nicht länger erforderlich.

17 Update-Info Simba Version GoBD: Änderungshistorie in den Benutzerrechten Auch in den Benutzerrechten wurde die Änderungshistorie eingeführt, um sämtliche Änderungen an den Benutzern und den ihnen zugeteilten Rechten und Mandanten nachvollziehbar zu machen. Wurden Änderungen an einem Benutzer durchgeführt, so finden Sie auch hier die Schaltfläche Änderungshistorie, über die Sie die durchgeführten Änderungen mit Datum- /Zeitstempel, Arbeitsplatz, Benutzer und Mitarbeiter nachvollziehen können. Möchten Sie die durchgeführten Änderungen eines bestimmten Änderungsstandes im Detail nachvollziehen, so markieren Sie zunächst den gewünschten Eintrag in der Änderungshistorie und klicken dann auf die Schaltfläche Drucken.

18 Update-Info Simba Version Archiv von Importdaten Im Zuge der Umsetzung von Programmerweiterungen zur GoBD-Unterstützung haben wir das automatische Archivieren von Importprotokoll und -Datei beim Import von Buchungsdaten mit der Version 60 ausgeliefert. Zur Einsicht dieser archivierten Dateien steht nun das Menü Zentrale Dienste Datenverwaltung Archiv Importdaten zur Verfügung. Dieses Menü steht auch für die Kunden bereit, die die Archivversion des OM nicht lizenziert haben. Hier können die archivierten Importprotokolle und -Dateien eingesehen, als Vorschau aufgerufen bzw. auf die lokale Festplatte exportiert werden. 5.4 ASP-Benutzerrecht um Lese-Zugriff auf Banken-Stamm erweitert Der vorkonfigurierte, maximale Umfang eines ASP-Zugriffs wurde um den Lese-Zugriff auf die Banken-Stammdaten erweitert. Bitte beachten Sie, dass bestehende ASP-Zugriffsrechte nicht automatisch angepasst werden!