Digitale Poststelle und Digitale Eingangsrechnungs- verarbeitung. mit Microsoft SharePoint und Kofax

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1 Digitale Poststelle und Digitale Eingangsrechnungs- verarbeitung mit Microsoft SharePoint und Kofax Whitepaper Alegri International Group / Kofax Alegri International Group,

2 Inhalt Überblick... 3 Vorteile der Integration von SharePoint und Kofax... 3 Digitale Poststelle und Rechnungseingang... 3 Papier, Daten und Prozesse einfach und schnell verbinden... 4 Die digitale Poststelle... 4 Elektronische Erfassung und Verteilung eingehender Post... 4 Vorteile auf einen Blick... 5 Technische Details... 6 Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung... 7 Capturing-Funktionalitäten... 8 Vorteile auf einen Blick... 9 Digitale Rechnungsbearbeitung und DMS/ECM... 9 Technische Basis... 9 Über die Alegri International Group Ihre Kontaktadresse: Alegri International Group...10 Über Kofax Ihre Kontaktadresse: Kofax Deutschland AG...10 Alegri International Group, 2012 Seite 2 von 10

3 Überblick Vorteile der Integration von SharePoint und Kofax Für alle Unternehmen gilt es, Informationen intern, mit Partnern, Lieferanten, Kunden zügig, vollständig, gut strukturiert und zeitnah zur Verfügung zu stellen. Der Austausch von Informationen muss reibungslos und optimal laufen. Dies ist für das Capturing und das Input Management, also die Verarbeitung papierner Dokumente, in vielen Firmen noch lange nicht gegeben geschweige denn vollautomatisiert. Mit Microsoft Office SharePoint Server 2010 steht eine Unternehmensplattform zur Verfügung, die entlang verschiedenster Funktionsbereiche in der Lage ist, viele Geschäftsprozesse intelligent und effizient zu optimieren. Mit der einfachen Integration der Kofax-Produktpalette (Kofax Capture, Kofax Transformation Modules, Kofax Express, Kofax TotalAgility u.a.) in SharePoint lassen sich die Geschäftsprozesse bereits beim Posteingang wie auch beim Rechnungseingang automatisieren und die Weiterverarbeitung via SharePoint (z.b. als Unternehmens-Intranet und ECM) komplett abwickeln. Kofax Software erfasst automatisch Inhalte beliebigen Formats, unabhängig vom Gerätetyp und Standort und bildet so für die Dokumenten- und Schriftgutverwaltung sowie den Workflow von SharePoint eine sinnvolle Ergänzung. Die SharePoint-Funktionen integrieren sich in Programme wie Office, - oder Browserapplikationen. Damit können die Mitarbeiter eine vertraute Bedienoberfläche intuitiv und schnell bedienen, die Benutzerakzeptanz ist so sichergestellt. Wesentliches Kriterium der gelungenen Zusammenarbeit und des optimalen Informationsaustausches ist dabei die Prozessintegration. Digitale Poststelle und Rechnungseingang Papierne Dokumente wie z.b. der Post- oder Rechnungseingang sind in den Unternehmen oft der Flaschenhals herkömmlichen, analogen Informationsempfangs. Die hier angestoßenen weiteren Unternehmensprozesse unterliegen oft einer Fehlverwaltung, falscher manueller Zuordnungen usw. und verzögern so die Abwicklung von Abläufen bereits in der Anfangsphase des Informationseingangs im Unternehmen. Dies schadet nicht nur den Kundenbeziehungen durch verlängerte Reaktionszeiten, sondern mindert auch die Qualität des unternehmerischen Service. Mit der Digitalisierung der Poststelle und der Eingangsrechnungsbearbeitung erhalten die Unternehmen also nicht nur eine enorme Beschleunigung der nachfolgenden Prozesse, sondern auch eine eindeutige Qualitätssteigerung bei gleichzeitiger umfänglicher zeitlicher Entlastung der Mitarbeiter. Bis zu 90% der Personal-Ressourcen können durch die Digitalisierung z.b. bei der Verteilung der Gehaltsabrechnung erreicht werden. So können die Unternehmen ihre Mitarbeiter für andere Aufgaben einsetzen. Alegri International Group, 2012 Seite 3 von 10

4 Papier, Daten und Prozesse einfach und schnell verbinden Die digitale Poststelle In vielen Unternehmen wird die tägliche Arbeit durch die Verteilung eingehender Post an Abteilungen, Gruppen und Einzelpersonen in die Wege geleitet. Verschiedenste Dokumente strukturierte Formulare, maschinen- und handgeschriebene Briefe, Rechnungen, Bestellungen usw. - gelangen über unterschiedliche Kanäle, wie z.b. Post, oder Fax in ein Unternehmen. In der herkömmlichen, analogen Poststelle müssen die Wissenslücken der Poststellenmitarbeiter bei der Verteilung der Post berücksichtigt werden, un- und fehladressierte Post muss zugewiesen werden u.a. Zudem sind die Posteingangskanäle unterschiedlich (normale Post, Fax, u.a.), so dass eine Bündelung der zueinander gehörenden Informationen in der Regel kaum geleistet werden kann. Elektronische Erfassung und Verteilung eingehender Post Die schnelle Eingangsbearbeitung und Verteilung an die richtigen Empfänger ist von entscheidender Bedeutung für die betriebliche Effizienz, die Servicequalität und somit für eine Vielzahl von Abteilungen und Prozesse. Beispielsweise müssen Versicherungsunternehmen Daten und Dokumente zu Schadensfällen zügig in aussagekräftige Informationen umwandeln, damit die Schadensabteilung Kundenanforderungen schnell und zufriedenstellend bearbeiten kann. Mit Kofax kann der gesamte Posteingang, einschließlich Briefpost, Fax und , am Eingangspunkt der Poststelle elektronisch erfasst und anschließend schnell und korrekt an den richtigen Empfänger weitergeleitet werden. Dies erfolgt durch die: automatische Digitalisierung aller eingehenden Dokumente. Damit ist keine manuelle Bearbeitung mehr notwendig, wodurch Kosten und Fehlerrisiken erheblich reduziert werden. automatisierte Klassifizierung aller eingehenden Dokumente, Auslesen relevanter Daten, Überprüfung auf Korrektheit und Weiterleitung an Workflows und Systeme. Aufgrund der Selbstlerntechnologie, lernt das System ohne jeglichen Programmieraufwand, neue Dokumentenformate auszulesen und zu klassifizieren. Dies gewährleistet nicht nur hohe Datenqualität und schnelle Weiterleitung, sondern auch eine rasche Amortisierung. erstklassige Image-Qualität der gescannten Dokumente, unabhängig von Farbe, Größe, Gewicht, Kontrast oder Inhalt. Das digitalisierte Dokument wird für die effiziente Weiterverarbeitung lesbar gemacht. Die durch Kofax extrahierten Informationen werden automatisch in die richtige SharePoint Site/Bibliothek überführt und stoßen dann den zugehörigen Business Prozess an. Alegri International Group, 2012 Seite 4 von 10

5 Die Digitale Poststelle auf Basis Kofax und SharePoint macht den Posteingang zur quasi vollautomatisierten Verteilstelle: Eingehende Papierdokumenten werden gescannt, die Inhalte extrahiert und in digitale Postkörbe automatisch und regelbasiert verteilt. Von dort aus laufen die gesamten Geschäftsprozesse nahtlos und voll integriert in SharePoint weiter. Der User befindet sich in seiner gewohnten Office-Umgebung und hat alle Dokumente jetzt digital vor sich verfügbar am PC- Arbeitsplatz. Dies schont Ressourcen, schließt Fehlverwaltung und lange Transport und Liegezeiten nahezu aus. So verbessern Sie Ihre Services intern wie extern und können wertvolle Arbeitszeit anderweitig sinnvoll nutzen. Alegri International Group Vorteile auf einen Blick Alle Posteingänge digital verfügbar Papierdokumente werden gescannt, nach Art des Dokumentes klassifiziert und inhaltlich ausgelesen. So können die Informationen und zum Dokument gehörige automatisch vergebene Metadaten in anderen Vorgängen weiterverwendet werden, inkl. einer komfortablen, unternehmensweiten Suche. Verarbeitung von Dokumenten beliebigen Typs und Formats Kofax automatisiert die Verarbeitung von strukturierten oder nicht-strukturierten Dokumenten, wie z.b. Formulare, Briefe, Rechnungen, Aufträge in 140 Sprachen auf Basis einer einzigen Plattform. Hohe Klassifizierungsrate Die Selbstlerntechnologie von Kofax ermöglicht schnelles automatisiertes Klassifizieren auch von komplexen Dokumenten anhand des Textinhalts und Layouts ohne manuelle Bearbeitung und ohne Programmierung. Regelbasierte automatische Verteilung in digitale Postkörbe Die gescannten Dokumente werden klassifiziert/attribuiert und automatisch in die richtigen Postkörbe auf den Bildschirm des entsprechenden Mitarbeiters abgelegt, also Rechnungen zur Buchhaltung, Ausschreibungen an den Vertrieb usw. Alegri International Group, 2012 Seite 5 von 10

6 Archivierung Die Daten werden rechtskonform und revisionssicher im digitalen Archiv als langzeitverfügbares.pdf/a abgelegt. So kann jeder Mitarbeiter auf die Dokumente rollenbasiert zugreifen und mit den relevanten Informationen weiterarbeiten, z.b. für Wissensmanagement und Business Intelligence Auswertungen. Abbildung der kompletten Dokumentenprozesse Kofax erfasst automatisch Inhalte beliebigen Formats. Mit der digitalen Dokumentenverwaltung in SharePoint als Collaboration und ECM-Plattform haben Sie damit den Dokumenten Lifecycle effizient, absolut kostensparend und transparent im Blick. Integration mit anderen LOB-Systemen Mit SharePoint als zentraler Plattform ist die Einbindung in andere Microsoft- sowie ERP/SAP- Systeme problemlos möglich. Damit haben Sie eine durchgängige Verarbeitung und Integration aller relevanten Informationen in fast allen verfügbaren Line of business-anwendungen. Umfängliche Ressourcenoptimierung Produktivität und Effizienz sind damit deutlich erhöht bei gleichzeitiger Kostenreduktion und Schonung von Personalressourcen. So erhält Ihr Unternehmen medienbruchfreie Workflows und eine konsistente, compliancekonforme Datenhaltung. Die Qualität und Kundenzufriedenheit wird gesteigert. Der ROI der Lösung ist in 6 bis 12 Monaten gesichert. Technische Details Kofax Capture (KC), Kofax Transformation Modules (KTM), Kofax Communication Server (KCS) Microsoft SharePoint Server 2010 Die Anbindung an ein Bestandsarchiv ist möglich. Die Integration in bestehende ERP/SAP-Systeme ist möglich. Kosten auf Anfrage. Alegri International Group, 2012 Seite 6 von 10

7 Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung Das Management von Eingangsrechnungen erfordert viel Arbeit, Konzentration und Zeit. Oft erfolgt dies händisch und die Abrechnungen laufen auf Papier über die zentrale Buchhaltung. Dies zieht meist häufiges Nachfragen an Personen unterschiedlicher Abteilungen und Standorte nach sich und ebenso ein manuelles Weiterbearbeiten. Genehmigungen müssen (telefonisch oder per ) eingeholt werden, der Arbeitsfluss ist content-abhängig und mit oft vielen Dokumentenseiten beschwerlich und zeitintensiv. Eine transparente Nachverfolgung der Prozesse ist schwierig und aufwändig. Und bei Personalwechsel gehen häufig wesentliche Informationen und Bearbeitungs- Knowhow verloren. Daher bedeutet eine durchgängig digitale Rechnungsverarbeitung eine Optimierung von Prozess- und Ergebnisqualität sowie eine hohe Ressourcenschonung. Der Arbeitsaufwand wird durch eine digitale Rechnungseingangsbearbeitung in der Regel um bis zu 90 % reduziert. Fehlverwaltung, händische Doppeleingaben und Säumnisse entfallen, die Abläufe sind transparent und gewähren so auch eine gute Nachverfolgbarkeit und beste Servicequalität. Kofax und SharePoint bieten eine Lösung mit automatisierter Rechnungserkennung, hoher Identifikationsquote und Selbstlerntechnologie. Die eingehenden Rechnungen werden gescannt, kategorisiert/klassifiziert und extrahiert. Darauf folgt die digitale Prüfung, die Kostenzuordnung und notwendige Genehmigungen. So sind nicht nur die Workflows abgebildet, sondern durch die Verwaltung in SharePoint sind die Prozesse transparent dargestellt, nachvollziehbar und überprüfbar. Die Integration von SAP bis hin zur automatisierten Verbuchung ist problemlos möglich. Unterschiedliche Reportings geben jederzeit Transparenz über alle rechnungsbezogenen Daten. Detailanalysen verfeinern dieses Bild über den kompletten Prozess hinweg. Die Lösung lässt sich nahtlos in die vorhandene IT-Landschaft integrieren. Alegri International Group Alegri International Group, 2012 Seite 7 von 10

8 Alegri International Group Capturing-Funktionalitäten Durch die Klassifikation von Text und Layout mit intelligenten Algorithmen geschieht die Auswertung eingehender Dokumente in höchster Präzision. Der automatische Selbstlernkatalog erhöht die sowieso hohe Erkennungsquote permanent. Die Lösung umfasst folgende Capturing-Funktionalitäten: Scannen inkl. Bildoptimierung Barcode-Identifikation Automatische Dokumenten-Trennung Klassifizierung über Text und Layout Automatischer Selbstlernkatalog Datenabgleich mit Stammdaten, Bestelldaten u.a. Alegri International Group, 2012 Seite 8 von 10

9 Vorteile auf einen Blick Mit dieser Lösung gibt es keine Medienbrüche in den Arbeitsschritten. Die Mitarbeiter können in bekanntem Layout arbeiten und in ihrer gewohnten Office-Umgebung tätig sein; das erhöht die Akzeptanz der Einführung. Damit profitiert Ihr Unternehmen bzgl.: Zeitersparnis durchgängige Workflows präzise Adressierung Effizienzsteigerung schnelle Bearbeitungszeiten compliancekonforme Archivierung hohe Usability Arbeiten im gewohnten Office-Umfeld. Digitale Rechnungsbearbeitung und DMS/ECM Die Kombination von digitaler Rechnungsbearbeitung und einem Dokumenten Management System wie SharePoint bringt viele Vorteile. So sind Medienbrüche überwunden und die Geschäftsprozesse können durchgängig abgebildet werden über alle gängigen LOB-Systeme hinweg. Dies ermöglicht zugleich eine einheitliche und konsistente digitale Datenhaltung und die Abbildung des gesamten Dokumenten Lifecycle. So lässt sich auch eine unternehmensweite Enterprise Suche integrieren, die ein schnelles Auffinden gesuchter Informationen ermöglicht. In diesem ganzheitlichen Lösungsansatz können ebenso ein gesetzeskonformes Records Management und die rechtssichere Archivierung angeschlossen werden. Die Lösung ist modular ausbaubar und bietet ein flexibles Customizing. Technische Basis Kofax Capture(KC), Kofax Transformation Modules (KTM) Microsoft SharePoint Server 2010 Die Anbindung an ein Bestandsarchiv ist möglich. Die Integration in bestehende ERP/SAP-Systeme ist möglich. Kosten auf Anfrage. Alegri International Group, 2012 Seite 9 von 10

10 Über die Alegri International Group Alegri International ist ein führendes IT- Beratungsunternehmen im Bereich Microsofttechnologien für CRM, BI, Projektmanagement, ECM/DMS und Portale, IT Management und Software Development, branchenunabhängig, national wie international. Alegri optimiert die IT mit system- und fachbereichsübergreifender Geschäftsprozess-Integration, unternehmensweitem Wissensmanagement, effektivem IT-Management und compliancekonformen Dokumenten Management Systemen. Gegründet im Jahr 2001 ist Alegri mit über 225 Mitarbeitern erfolgreicher Partner namhafter (Groß-) Kunden aus den Bereichen Pharma/Chemie, Telecommunication, Finance/Insurance, Electrics und Automotive. Die Zentrale von Alegri International ist in München mit Niederlassungen in Stuttgart, Frankfurt/M., Köln, Wien und Zürich. Ihre Kontaktadresse: Alegri International Group Rainer Weissert Headquarter: Geschäftsführer, Niederlassung Stuttgart Innsbrucker Ring 15 T. +49 (0) München, Germany T.: +49 (0) F.: +49 (0) 700 / E: info@alegri.de, Über Kofax Kofax plc (LSE: KFX) ist einer der führenden Anbieter von Lösungen für Geschäftsprozessmanagement mit Capture-Funktion. Seit 25 Jahren liefert Kofax preisgekrönte Lösungen, die die Erfassung und Rationalisierung des Informationsflusses wichtiger Firmeninformationen unternehmensweit schneller, genauer und kosteneffizienter gestalten. Diese Lösungen haben sich bei tausenden Kunden rasch bezahlt gemacht, darunter Banken, Versicherungen, Behörden, BPO-Anbieter u. a. m. Kofax- Lösungen erhalten Sie auf dem amerikanischen Kontinent, in Europa, Afrika und im südostasiatischen Raum durch unsere eigenen Vertriebs- und Serviceorganisationen sowie ein globales Netz aus mehr als 800 autorisierten Partnern in über 70 Ländern. Ihre Kontaktadresse: Kofax Deutschland AG Svenja Deuschle Wentzinger Str. 19 Sales Account Executive Freiburg T.: +49 (0) Germany Mobil: +49 (0) T.: +49 (0) svenja.deuschle@kofax.com F.: +49 (0) E: mailbox.de@kofax.com Alegri International Group, 2012 Seite 10 von 10