Management Cockpit für Ihren Arbeitsplatz

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1 Management Cockpit für Ihren Arbeitsplatz Mit einem Blick den Überblick! Wo Nutzen direkt zu mehr Produktivität für Ihr Unternehmen wird Mietverwalter Cockpit (Beispiel) Aufgabenfenster zur Überwachung der Leerstände, Optionstermine und Mieterhöhungen Outlook s, Kalender, Aufgaben Diagramm Objekte nach Nutzungsart. Listenplätze Objekte, Verträge und Benachrichtigungen Erfreuen Sie Ihren Techniker Aufgabenfenster zur Überwachung der Schadensmeldungen, Ausschreibungen, Beauftragungen, Rechnungen, Gutschriften und Offenen Abnahmeprotokollen Diagramm - z.b. Soll-/Ist-Vergleich Instandhaltungsbudget Listenplätze - Objekte, Handwerker und Benachrichtigungen Informieren Sie Ihren Objektbuchhalter Aufgabenfenster zur Überwachung der fälligen Mietzahlungen, Posten im Mahnverfahren, fällige Handwerkerrechnungen, Rechnungen mit Zahlungsstopp, Ungebuchte Bankkontoauszüge, Lastschrifteinzüge oder Überweisungen. Diagramm - z.b. Vergleich Mieteingang zum Vormonat oder Vorjahr Listenplätze - Objekte, Mieter/Debitoren und Benachrichtigungen Sie oder Ihr Abteilungsleiter bleiben immer auf dem aktuellen Stand Aufgabenfenster zur Überwachung der Überfälligen Verkaufsaufträge, Heute fällige Rechnungen, fällige Handwerkerrechnungen, Rechnungen mit Zahlungsstopp, Ungebuchte Bankkontoauszüge, Lastschrifteinzüge oder Überweisungen. Diagramm - z.b. Entwicklung der Bankkonten Darstellung E/A Rechnung pro Monat Listenplätze Benachrichtigungen

2 Kontaktmanagement Ein effizientes Werkzeug für den schnellen und übersichtlichen Zugriff auf Ihre Kontaktinformationen. Zentrales Erfassen von Adressen in der Adressstammverwaltung Mandantenübergreifende Anlage, Bearbeitung und Suche der Kontaktdaten Schneller Zugriff auf alle dem Kontakt zugewiesenen Informationen und Dokumente über den Kontaktfokus Direkte Verlinkung in Objekte, Einheiten, Mietvertrag oder sonstige Vorgänge Art der Kommunikation ( , Brief, Fax o.ä.) am Kontakt erfassbar Kundenindividuelle Profilierung der Kontakte (z.b. Angaben zum Interessent, zum Mieter; Wohnungsbewerbungsbogen) Segmentierungen für Marketing- Kampagnen Erfassen von Aktivitäten, Kommunikation mit dem Mieter (erstellte Schreiben, Gespräche, Telefonate, Mails) sowie Zuordnung von Dokumenten (Archiv light) RELion unterstützt Sie mit verlässlichen Zahlen, Daten, Fakten und ermöglicht Ihnen im Kontaktmanagement eine mandantenübergreifende Pflege Ihrer Kontaktinformationen. Mit der einmaligen Datenerfassung erstellen Sie die gewünschten Verknüpfungen (z. B. Mieter, Beirat, Eigentümer, Vertragspartner etc.), um diese zielgruppenorientiert in Serienbriefen oder Mailings zu verwenden. Das Customer Relationship Management (CRM) in RELion versetzt Sie in die Lage, Reaktions- und Prozessabläufe durch zentrale Datenverwaltung zu beschleunigen und somit die Kontakte zu verbessern. Über den Kontaktfokus (s. Abb.) steigen Sie schnell in den Sachverhalt ein und bekommen auf einen Blick die relevanten Daten und Aktivitäten angezeigt. Zuordnung von Aufgaben (bevorstehende Ereignisse je Sachbearbeiter / Abteilung) Multitouch-Steuerung auf jeder Oberfläche Kontaktverwaltung zentraler Adressstamm Kontaktfokus globale Kontaktsuche mandantenübergreifende Suche Geschäftsbeziehungen CRM Standard CRM in NAV Microsoft-Word-Serienbrief Mailing Kundenindividuelle Profilierung Segmentierung Aktivitäten Aufgaben Direkte Verlinkung

3 Miet- / Anmietverwaltung Abbildung von Wohnraum-, Gewerbe-, Garagen-, Anmiet-, Sondermiet- und Erbbaurechtsverträgen mit Index-, Staffel- und Umsatzmieten. Anlegen von objektübergreifenden Mietverträgen Abbildung des schriftlich vorhandenen Vertrages unbeschränkte Nachträge zum originären Mietvertrag mit Historisierung Word-Serienfunktionalität unbegrenzte Anzahl von Options- und Kündigungsvereinbarungen Mieterhöhungsvarianten (Mietspiegel, Vergleichs-, Staffel-, Index-, Umsatzmieten) Anlage von Zielmieten Bagatellschäden, - grenzen Saldo zum Mietvertrag oder zu allen dem Mieter zugeordneten Verträgen Forderungsmanagement (vgl. Modul- Factsheet) Einfaches Verwalten der Kautionsgelder mit der Kautionsverwaltung Ausstattungen Schlüsselverwaltung Einzugsvereinbarungen Korrekturfunktionen Mietverträge RELion verwendet zur Erfassung vertragsrelevanter Daten, die auch im schriftlichen Mietvertrag zu finden sind, unterschiedlichste Vertragsmasken. Dazu gehören neben der Mietsache und den Vertragspartnern auch Daten zur Übergabe, Einzugsermächtigung, Bankverbindung, Kündigung, Mieterhöhung, Mietsicherheit, Kaution, Bagatellschäden, Wohnberechtigungsschein, Mietsollstellung, Mahnmethoden und vieles mehr. Workflows, die Sie über die jeweilige Karte starten, unterstützen Sie bei der täglichen Arbeit, um Kündigungen, Vertragsveränderungen, Vertragswechsel und weitere alltägliche Geschäftsvorfälle im Bereich der Mietverwaltung prozessgesteuert durchzuführen. Dieses einheitliche Vorgehen bietet damit einen hohen Qualitätsstandard in den einzelnen Abläufen. Mietverwaltung Anmietverwaltung Vertragskarten Workflow Kautionsverwaltung Mietanpassung Zielmieten Bagatellgrenzen Wohnraum-, Gewerbe-, Garagen-, Anmiet-, Sondermiet- und Erbbaurechtsverträge Forderungsmanagement Ausstattungen Einzugsvereinbarungen

4 Betriebs-/Heizkostenabrechnung RELion bietet Ihnen umfangreiche Funktionalitäten zur Erstellung der Betriebs- und Heizkostenabrechnungen. Abrechnung nach Soll- und eingegangenen Vorauszahlungen Kosten nach Leistungszeitraum Flexible Gliederung nach Konten und Abrechnungskreisen (auch objektübergreifend) Ausnahmeregelungen: prozentual, pauschal, maximal, minimal, für Einzelkonten und Kontengruppen Individuelle Vorverteilung der Betriebskosten auf mehrere Abrechnungskreise Zuordnung der Kosten entweder direkt oder über einen oder mehrere Verteilerschlüssel Heizkostendatenträgeraustausch mit Fremdabrechnung Umfangreiche Kontrollauswertungen Zusätzlich manuelle Erfassung von Kosten und Vorauszahlungen sowie Änderung der gebuchten Werte möglich Automatische Verbuchung der Abrechnung mit Postenausgleich - bei Guthaben Auszahlung oder Verrechnung Druck der neuen Vorauszahlung mit Vergleich alt/neu und Vorjahr individueller Druck pro Vertrag oder pro Einheit Detaildruck: Vorauszahlungen, haushaltsnahe Dienstleistungen 35a, Vorsteuernachweis In der RELion Abrechnung haben Sie immer den aktuellen Bearbeitungsstatus im Überblick. Ihre Abrechnungstexte gestalten Sie individuell und gliedern Ihre Abrechnungspositionen je Objekt. Über die pauschale Anpassung der Vorauszahlungen hinaus ermöglicht Ihnen RELion die gezielte Kalkulation einzelner Kostenpositionen. Diese Funktionalität hilft Ihnen nicht nur bei der Erstellung der Betriebs-/Heizkostenabrechnung für Wohnimmobilien, sondern auch bei der Abrechnung von komplexen Gewerbeund Mischobjekten. Durch die RELion-Abrechnungskreise minimiert sich die Anlage und Pflege der abzurechnenden Konten und Verteilungen. Eine Zuordnung der Rechnungen zum Abrechnungskreis erfolgt optional beim Buchen oder spätestens in der Abrechnung. Betriebs-/Heizkostenabrechnung Heizkostendatenträgeraustausch: A-Satz, L/M-Satz, D-Satz, E835-Satz Abrechnungskreise Haushaltsnahe Dienstleistungen 35a Ausnahmeregelungen Vorverteilung Vorwegabzug Zählerstände Leistungszeitraum Aktivierung umlagefähiger Betriebskosten

5 WEG-Verwaltung Von der Abrechnung bis zur Zustimmungserklärung. Beschlusssammlung: Import aus Word oder manuelles Erfassen Anwesenheitslisten mit wählbarer Sortierung und Gruppierung Erstellung von Sonderumlagen und ggf. Vereinbarung von Ratenzahlungen Objektübergreifendes Grundbuch: Abbildung der Flurstücke und den Abteilungen I-III Individuelle WEG-Mahnung mit unterschiedlichen Mahnstufen, Mahntexten und Gebühren / Zinsen. Auftrennung des Hausgeldes in laufende Ausgaben und Rücklagen Gesamtabrechnung mit Einnahmen- Ausgabenrechnung, Geldbeständen, Rücklagen, Salden und Einzelbuchungen Einzelabrechnung sowohl zeitanteilig, wie auch nur an den aktuellen Eigentümer Darstellung Einnahmen-, Ausgaben-, Bestands- und Geldkonten über den WEG-Verwaltungsbericht Buchung und Darstellung des BGH- Urteils zur Instandhaltungsrücklage Integrierter 35a- und Vorsteuernachweis Gesamt- und Einzelwirtschaftspläne RELion ermöglicht Ihnen, auf Basis der Adressdaten der aktuellen Eigentümer die Einladung zur Eigentümerversammlung sowie die Anwesenheitslisten über Microsoft Word zu drucken. Die Gesamtabrechnung berücksichtigt sowohl die Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft, einen Geld- und Vermögensstatus sowie einen Rücklagennachweis. Wenn innerhalb eines Abrechnungszeitraums eine Wohnung verkauft wurde, wird die Abrechnung für den aktuellen Eigentümer erstellt, ein zusätzlicher zeitanteiliger Kostenausweis ist möglich. Nachweis über haushaltsnahe Dienstleistungen oder Vorsteuern werden optional als Anlage mit der Einzelabrechnung gedruckt. Tatsächliche Kosten oder Vorjahreswerte übernimmt RELion in den Gesamtwirtschaftsplan. Die anteiligen Werte für das einzelne Sondereigentum können über frei-definierbare Verteilerschlüssel berechnet werden. Die Berechnung der Zahlungsbeträge erfolgt für eine beliebige Periode, z.b. Monat, Quartal, Jahr und optional wird gerundet. Selbstverständlich ermöglicht Ihnen RELion auch die Abbuchung von Hausgeldern und anderen fälligen Beträgen im Lastschrift oder Abbuchungsverfahren und die automatische Verarbeitung von Kontoauszügen im MT940-Format oder mit virtuellen Kontonummern. WEG-Verwaltung Beschlusssammlung Sonderumlage Grundbuch Mahnwesen Kaufvertrag Vertragskarte Assistenten Word-Integration Beschlusskategorisierung Beschlusssammlung E/A-Rechnung Sollversteuernd Istversteuernd

6 Wirtschaftsplan Mit dem Wirtschaftsplan bietet Ihnen RELion ein Instrument zur schnellen und einfachen Planung Ihrer Ein- und Ausgaben. Einfache und schnelle Erstellung der neuen Wohngeld- Vorauszahlungs- Beträge Individuelle Gestaltung des Anschreibens Gliederung der Planpositionen je Objekt Bequeme Erhöhung oder Minderung der Beträge durch Anpassungsfaktoren. Jeder automatisch ermittelte Betrag kann individuell angepasst werden. Nachkalkulation eines bereits bestehenden Wirtschaftsplans mit der automatischen Einstellung der neuen Vorauszahlung und der eventuellen Nachberechnung Vereinfachte Darstellung der Sonderumlage Übernehmen Sie die für die Planung notwendigen Einnahmen und Ausgaben entweder aus einem vorhandenen Wirtschaftsplan, einer erstellten Abrechnung oder einem gebuchten Zeitraum mittels eines Anpassungsfaktors. Einfach und flexibel können Sie für jede Kostenposition eine Detailkalkulation durchführen. Aufgrund dieser Kalkulation erstellen Sie automatisch die neuen Vorauszahlungen und gegebenenfalls erforderliche Nachberechnungen. Fazit: Im WEG-Bereich wie auch in der Mietverwaltung bildet der Wirtschaftsplan das zentrale Planungswerkzeug, mit dem Sie eine stabile Prognose für jeden zukünftigen Zeitraum erstellen können. Wirtschaftsplan Vorauszahlungen Sonderumlage Nachkalkulation Planungsposition individuelle Anschreiben Planungsinstrument

7 Buchhaltung RELion basiert auf Microsoft Dynamics NAV und hat damit Zugriff auf eine der leistungsfähigsten Buchhaltungslösungen im ERP Umfeld. Neben Kostenstelle und Kostenträger können zahlreiche Auswertungskennzeichen (Dimensionen) einer Buchung mit gegeben werden. Erfassen von beliebig vielen Budgets für frei einzurichtende Perioden Buchung erfolgt bilanzierend (sollversteuernd) oder nach Einnahmen/Ausgaben-Rechnung (istversteuernd) Ermittlung und Hinterlegung des gewerblichen Vorsteueranteils für teilgewerbliche Objekte nach verschiedenen Kriterien Internationale Bilanzierungen nach IFRS und US-GAAP Umsatzsteuer-Voranmeldung automatisiert nach Mandat vornehmbar Hilfsmittel zum Jahresabschluss: Einzelwertberichtigung, Aktivierung umlagefähiger Kosten am Jahresende unter Berücksichtigung von definierten Leistungszeiträumen Dimensionsanalysen der Konten Die Finanzbuchhaltung ist das Zentrum fast aller Vorgänge in RELion. Von der Buchung in verschiedenen Währungen, über die Konsolidierung bis hin zum Bilanzabschluss, stellt Ihnen RELion eine überaus leistungsfähige Buchhaltung zur Verfügung. Der Kontenrahmen ist frei definierbar. Der Kontenplan zeigt Salden und Bewegungen für jedes Konto in Echtzeit, somit haben Sie einen unmittelbaren Zugriff auf aussagekräftige Zahlen. RELion arbeitet nach dem Postenprinzip, wobei alle Posten ohne Wechsel des Geschäftsjahres übergreifend einsehbar und auch auswertbar sind. Da es sich bei Microsoft Dynamics NAV um eine umfassende ERP-Lösung mit extrem hoher Verbreitung handelt, können Sie mit RELion über die Objektbuchhaltung hinaus auch weitere Anforderungen z.b. aus dem Bereich Lohn und Gehalt, Einkauf, Verkauf, oder sogar der Produktion und der Lagerhaltung abdecken. IFRS und US-GAAP NAVIGATE Schnittstellen zu DATEV Kostenrechnung Leistungszeiträume wiederkehrende Buchungen Kontenschema Ist- & Sollversteuerung Postenprinzip Auswertung

8 Zahlungsverkehr Ihren Zahlungsverkehr organisieren Sie mit RELion zuverlässig, schnell und komfortabel. Beim debitorischen Zahlungsverkehr werden fällige Forderungen (Miete, Betriebskosten, Hausgelder usw.) eingezogen, aber auch Guthaben, z. B. aus Jahresabrechnungen, ausgezahlt. Umwandlung von Einbehalten in Bankbürgschaften Abwicklung der Kautionsforderungen Bauabschlagssteuer 48: Prüfung bei Erfassung, Zahlung und gegebenenfalls Umbuchung auf das Finanzamt Verschiedene Berichtsdrucke / Sammelbelege Kreditorische Auslandszahlungsverkehr über SEPA-Verfahren Geldüberträge von Bankkonto zu Bankkonto Mehrere Bankverbindungen pro Einheit und pro Debitor/Kreditor Optionale elektronische Verarbeitung der Kontoauszüge nach dem MT940 Standardverfahren Der Zahlungsverkehr unterstützt Sie mit Zahlungsvorschlägen um Ihnen die optimale Ausnutzung von Zahlungskonditionen und Fälligkeiten zu ermöglichen. Sie können fällige Forderungen (Miete, Betriebskosten, Hausgelder usw.) einziehen, aber auch Guthaben, beispielsweise aus Jahresabrechnungen, auszahlen. Erfasste und verbuchte Eingangsrechnungen, die zur Zahlung fällig sind, werden über einen Zahlungsvorschlagslauf ermittelt. Die Zahlungsdatei können Sie im deutschen DTAUS-Format oder dem europäischen SEPA-Format erstellen. Die elektronischen Kontoauszüge Ihrer Banken importieren Sie mit RELion über das Modul Elektronische Bankkontoabstimmung, in dem auch nach von Ihnen definierbaren Regeln eine automatische Kontierung stattfinden kann. Zahlungsverkehr Zahlungsvorschläge Zahlungskonditionen Fälligkeiten SEPA-Verfahren MT940 Vertrags- und einheitenbezogen Bankbürgschaft Einbehalte Bauabschlagssteuer 48 Kautionsforderungen elektronische Bankkontoabstimmung

9 Elektronische Verarbeitung der Kontoauszüge Mit der elektronischen Verarbeitung der Kontoauszüge ist Ihr Cash-Management immer aktuell. Wenn Sie mit Banken zusammenarbeiten, die Zahlungsschlüssel (BK01 und BB01 -Verfahren) beim elektronischen Zahlungsvorgang mitführen, können Sie die Zahlungsschlüssel Ihren Einheiten und / oder Objektkonten zuweisen. Die hinterlegte Bankregel mit Wenn- und Dann-Beziehung übernimmt die automatischen Kontierung. Unabhängige Auswahl der Bankinstitute Zeitnahes Forderungsmanagement Kontierungsregeln auf Debitoren, Kreditoren oder Sachkonten Wissenstransfer von täglichen Abläufen in RELion Mit dem MT940 Banken-Standard-Verfahren sind Sie in der Lage, neben dem normalen Buchen von Kontoauszügen auch elektronische Kontoauszüge der Banken über RELion einzulesen. Die eingelesenen Buchungen werden über einen Regelassistenten (Zahlungsschlüssel, Bankregel, Einheit-Bankverbindung) vorkontiert. Somit werden Mieteingänge und Dauerbuchungen automatisch einem Debitor, Kreditor oder Sachkonto zugeordnet. Zusätzlich werden die Daten aus dem Elektronischen Kontoauszug mit der Buchung gespeichert. Fazit: Das Modul unterstützt Sie beim täglichen Arbeiten. Das lästige Erfassen der Kontoauszüge entfällt. Bis zu 90% aller Zahlungsvorgänge sind mit Hilfe der RELion Regelassistenten direkt zugeordnet. Elektronische Verarbeitung von Kontoauszügen Bankkontenabstimmung Regelassistenten MT940-Verfahren Zahlungsschlüssel Bankregel Kontierungsregeln

10 Mahnwesen und Forderungsmanagement Sichern Sie Ihre Liquidität durch die Reduzierung von Mietrückständen. Das RELion Mahnwesen unterstützt Sie dabei. Mehrstufiges Mahnwesen mit beliebigen Texten, Mahngebühren und Zinsen Anwendung von Fälligkeitsformeln und Toleranzperioden Differenzierte Postenverrechnung nach Zweckbestimmung des Zahlers oder automatischen Regeln Prüfung der Mahnvorschläge am Bildschirm mit anschließendem Druck, Registrierung Ausbuchung von uneinbringlichen Forderungen über die Mahnakte Die Module Mahnwesen und Forderungsmanagement verfügen ebenfalls über ein Aufgaben- und Aktivitäten-Management Nahtlose Integration zwischen Mahnwesen und Forderungsmanagement Automatische Aktualisierung der Mahnakte bei Zahlungen Ausweis von offenen Posten nach Datum, Fälligkeit und Art Separater Ausschluss von Posten aus dem Mahnverfahren Übergabe an das gerichtliche Mahnwesen (Trimahn / RAMicro) RELion verfügt über ein mehrstufiges Mahnwesen mit frei definierbaren Texten, Gebühren und Zinsen, das in der Mietenbuchhaltung, WEG-Verwaltung und im Mitgliederwesen verfügbar ist. Grundlage ist eine Debitorenbuchhaltung mit offenen Posten, die Ihnen eine differenzierte Auswertung der Forderungen nach Forderungsart, Alter, Fälligkeit und Restbetrag ermöglicht. Damit können Sie sowohl kompakte Saldomahnungen wie auch detaillierte Kontoentwicklungen darstellen. Bei der Verarbeitung von Geldeingängen schlägt Ihnen RELion eine Verrechnung auf die offenen Posten vor. Ein Mahnvorschlag können Sie manuell verändern oder auch verwerfen. Zu jedem Mieter (bzw. Käufer, WEG- Eigentümer, Genossenschaftsmitglied) sind alle Mahninformationen auf Knopfdruck abrufbar. Das Forderungsmanagement (Zusatzmodul) in RELion erweitert das reguläre Mahnwesen. Der gesamt Vorgang wird in der Mahnakte gebündelt, in der die wesentlichen Einzelheiten des übergebenen Vorgangs dokumentiert werden. Mahnwesen Forderungsmanagement Mahnakte Trimahn Fälligkeitsformeln Toleranzperioden Aufgaben- und Aktivitätenmanagement debitorische Mahnungen Abwartekennzeichen Sperrgrund Mahnungstexte Mahnungsverfahren Gebühren Zinsen

11 Objekt- / Einheitenschnellerfassung Mit der RELion-Schnellerfassung legen Sie einfach, schnell und flexibel Ihre Objekt- und Mietvertragsdaten an. Integrierte Dublettenprüfung Ortsunabhängige Datenerfassung im Offline-Modus mit der Excel- Schnittstelle sowie spätere Übertragung ins System mit Prüfung auf Datenkonsistenz Einfacher Datenimport aus dem Altsystem Schnelle Erfassung neuer Portfolien Angelegte Daten: Kontakt, Mieter, Mietvertrag, Einheit, Bankverbindung Umgehend sollstellungs-, mahn- und lastschrifteinzugsfähig Daten können beim Einlesen ergänzt und geprüft werden Sollte eine technische Datenübernahme zu aufwendig oder nicht möglich sein sind Sie mit der Schnellerfassung in der Lage neue Objektdaten manuell oder z.b. aus Excel-Listen, in RELion anzulegen. Besonders effektiv ist diese Funktion bei der Erstanlage und Übernahme weiterer Portfolien. Die Datensätze werden nach Freigabe in die verschiedenen Tabellen (Kontakt, Mieter, Mietvertrag, Einheit etc.) geschrieben. Dieses Modul ist sehr anwenderfreundlich und kommt bei der Übernahme kleinerer Bestände und Datenmengen zum Einsatz. Die Bedienung ist intuitiv, einfach und ermöglicht es, schnell entsprechende Datenmengen zu erfassen. Fazit: Die Daten stehen sofort für die Abläufe Sollstellung, Lastschrifteinzug und Mahnung bereit. Objekt- & Einheiten-Schnellerfassung Dublettenprüfung Excel-Schnittstelle Neuerfassung Sollstellungsfähig Mahnfähig Lastschrifteinzugsfähig Datenmigration Portfolioübernahme

12 Mietanpassung Mit einer breiten Palette von Funktionalitäten zur Mietanpassung haben Sie die Entwicklung der Wohnungs- und Gewerbemieten Ihres Bestands jederzeit fest im Griff. Mietänderung nach 558 Grundmiete, 559 Modernisierung, 560 Betriebskosten Abbilden und Verarbeiten verschiedener Mietspiegeltypen Durchschnittliche Mieterhöhung pro QM nach Objekt Mietanpassung anhand von Vergleichswohnungen Umfassende Möglichkeiten weiterer individueller Anpassungen für Wohnungs- und Gewerbemieten Objektnummer Verarbeitung von Index- und Staffelmieten Mietspiegel Abrechnung von Umsatzmieten im Gewerbe nach verschiedensten Kriterien Berücksichtigung spezifischer Kappungsgrenzen Wirtschaftlichkeitsberechnung zur Berechnung von Kostenmieten für preisgebundenen Wohnraum im Sinne der II. Berechnungsverordnung Alle Mietanpassungen stehen zunächst als Vorschlag zur Weiterverarbeitung bereit. Integration von Microsoft Word für Grundlage der Anpassung von Wohnungsmieten nach 558 BGB (ortsübliche Vergleichsmiete) ist die RELion-Mietspiegel-Funktionalität. Eine Vielzahl gängiger Mietspiegel kann abgebildet werden. Sie ermitteln mit RELion mögliche Anpassungen und können diese automatisiert durchführen. Eine Anpassung nach Vergleichswohnungen steht Ihnen ebenfalls zur Verfügung. Natürlich haben Sie auch individuelle Steuerungsmöglichkeiten: Mietsollstellungen (z.b. Gewerbe, Betriebskosten, Stellplatzmieten etc.) anhand definierter Parameter prozentuale oder betragsmäßige Anpassungen, Abgrenzung auf bestimmte Sollstellungspositionen, innerhalb festgelegter Grenzwerte usw. Möglich sind auch die Verarbeitung von Staffel-, Index- und Umsatzmieten sowie die Erstellung von Wirtschaftlichkeitsberechnungen. Mieteranschreiben und andere Korrespondenz Flexible Anpassungsmöglichkeiten: wie z.b. Spannenwerte Mietspiegel Vergleichswohnungen Ortsübliche Vergleichsmiete Indexmieten Staffelmieten Wirtschaftlichkeitsberechnung Microsoft-Word-Serienbrief Plansollstellungen Zielmieten BGB 558, 559, 560 Kappungsgrenzen Kostenmiete Spannenwert Trimahn RAMicro

13 Darlehensverwaltung Verwalten Sie kreditorische oder debitorische Darlehen und berechnen Sie deren Annuität, Zins und Tilgung in RELion Verteilung der Darlehen auf ein oder mehrere Objekte bzw. Einheiten Vor- und nachschüssige Zinsberechnung Feste und variable Zinsvereinbarungen (z.b. nach Euribor und EZB-Leitzins) Beliebig viele Zinsfestschreibungen Gebühren: einmalig, prozentual, Fixbeträge und Mischformen davon Stapelverarbeitungen z.b. für das Buchen oder Berechnen von Tilgungsplänen Zinsabschluss einzeln oder im Stapel Sondertilgungen und Zuschreibungen Optional Passive Verwaltung, d.h. Darlehen werden nur nachrichtlich verwaltet ohne Buchungen in der Finanzbuchhaltung Debitorische Darlehen: z.b. Finanzierungsbeiträge eines Mieters, Verwaltung von Kautionen, Gewährte Darlehen Verschiedene Auswertungen liefern auf Abruf eine Übersicht der fälligen Darlehenstilgungen Bei Neubau-, Modernisierung oder Umbauprojekten (Investitionen) ist es oft erforderlich, die Finanzierung über ein Darlehen abzudecken. Die RELion Darlehensverwaltung unterstützt Sie bei der Ordnungsgemäßen und übersichtlichen Durchführung dieser Investitionen. Sie sind damit in der Lage, sowohl aufgenommene als auch gewährte Darlehen/Hypotheken zu verwalten. Dabei handelt es sich um ein vollständig in die Finanzbuchhaltung integriertes Modul. Weitere Verknüpfungen bestehen zum Grundbuch und zur Objekt-/ Einheitenverwaltung. Zinsabschluss und Zinsberechnung Verknüpfung zur Sollstellungszeile im Mietvertrag Ein Assistent hilft Ihnen beim Anlegen von Darlehen sowie Prüfen und Erfassen der Stammdaten. Darlehensverwaltung Hypotheken Finanzierung Liquiditätsplanung Zinsberechnung Annuitäten Tilgungspläne Stapelverarbeitung Sondertilgungen Passive Verwaltung Debitorische Darlehen Periodische Darlehenserhöhung Tilgungsfreie Zeiten Zinsabschluss beliebige Zahlungshäufigkeiten

14 Ungeplante Instandhaltung (Schadensabwicklung) Mit diesem Modul koordinieren Sie Ihre ungeplanten Maßnahmen, holen Angebote ein und beauftragen Handwerksfirmen. Individueller Maßnahmenkatalog mit Beschreibung, Gewerke- und Handwerker- Zuordnung Garantie- und Gewährleistungsfristen bei Schadenserfassung ersichtlich Rollen- und Rechte-Konzept (Vier- Augen-Prinzip / maximale Auftragshöhe) Vorkontierung der Maßnahmenart Erstellung und Weiterleitung von Aufgaben und Terminen an den jeweiligen Objektsachbearbeiter Integrierte Weiterberechnung der Kosten an Schadensverursacher, Mieter oder Versicherung Kostenkontrolle durch Freigabehierarchien und Rechnungsprüfung Flexible Budgetierungsmöglichkeiten Anbindung Handwerkerportal Bei Rechnungseingang erfolgt die Verknüpfung mit der Beauftragung (Übernahme aller bereits hinterlegten Daten) Aufruf der Vorgänge aus Objekt, Einheit und Vertrag In der zentralen Schadensmeldungs-Maske erfassen Sie alle Details zur Schadensart, dem -ort und -melder. Sie hilft Ihnen, den Schaden von der Meldung bis zu Weiterberechnung im Auge zu behalten. Von hieraus erstellen Sie alle Angebots- und Auftragsunterlagen für Handwerker und prüfen Versicher-ungs-, Gewährleistungs- und Wartungsverträge. Die einzelnen Prozessschritte haben Sie dabei jederzeit übersichtlich im Blick. Mit der Zuordnung zu einem Budget fließen diese Maßnahmen sofort in die Jahresplanung mit ein. Bei Weiterberechnung der Kosten an Mieter, Versicherungen, Handwerker oder Dritte kann direkt eine Ausgangsrechnung erstellt werden. Fazit: Ihr Cockpit für übersichtliche und prozessorientierte Darstellung des gesamten Vorgangs von Meldung Angebotsanfragen Beauftragung Rechnungserstellung Weiterberechnung Angebote Beauftragungen Rechnungsbearbeitung Weiterberechnung Freigabehierarchien Rechnungsprüfung Versicherungsmeldung Budgets Word-Serienbrief Mailversand Aufgaben und Termine Maßnahmenkatalog Handwerkerportal Vorkontierung 15a UStG, 48 EStG, 13b UStG

15 Geplante Instandhaltung (Projektbuchhaltung) Mit dem Modul Projektentwicklung koordinieren Sie Ihre geplanten Maßnahmen und beauftragen diese. Freie Kostengliederung z.b. nach DIN 276 (alt/neu) und Speicherung als Vorlage Automatische Historisierung bei Veränderung der Planzahlen Projektstruktur: Objekt, Gebäude, Hauseingang und Einheiten Kostenermittlung: Kostenschätzung, Kostenberechnung, Kostenfeststellung Handwerkeraufträge mit eigenen Zahlungsbedingungen, Zahlungspläne, Einbehalte, Bürgschaften Mängelverfolgung und Verfolgung der Einbehalte Statusüberblick des Fertigstellungsgrades der einzelnen Gewerke Projektspezifische Kontierungsvorgaben und automatische Erstellung von Eingangsrechnungen Termin- und Aufgabenmanagement Immobilienwirtschaftliche Projekte erfahren in den letzten Jahren hohe Anforderungen in Bezug auf ihre Komplexität, Kosten und Termindruck. Aufgrund der Besonderheit der Immobilie sind in der Entwicklungs-, Planungsund Bauphase viele verschiedene Abteilungen (Technik, Buchhaltung, Controlling) beauftragt, die miteinander ergebnisorientiert kooperieren müssen. Im Rahmen des Projektmanagements ist das Projektcontrolling neben der Projektentwicklung ein wichtiger Baustein zu Ihrer Unterstützung. Das RELion Projektcontrolling liefert Ihnen gezielte Informationen zu Kosten, Maßnahmen sowie Terminen und trägt somit zur Risikominimierung bei. Fazit: Mit diesem Modul haben Sie alle kaufmännischen Zahlen der einzelnen Projekte vom Budget über die Teil- bis zur Schlussabrechnung stets im Überblick. Hinterlegung von Abzügen z.b. Bauwasser, Baustrom, Bauschild Überwachung Bauabzugssteuer Erstellung von Teil- und Schlussrechnung Angebote Beauftragungen Rechnungsbearbeitung Freigabehierarchien Rechnungsprüfung Budgets Word-Serienbrief Fax- und Mailversand Aufgaben und Termine Vorkontierung Projektvorsteuerquote 15a UStG, 48 EStG, 13b UStG Kostenermittlung Projektstruktur DIN 276

16 Wartungs-, Versicherungs- und Dienstleistungsverträge Verwalten Sie zusätzlich Versicherungsverträge, Wartungsverträge und allgemeine Dienstleistungsverträge zu Objekten und Einheiten. Objekt-/ Einheiten-/Flächen- und Ausstattungszuordnung Automatische Berechnung des nächsten Wartungstermins durch das System und Erstellung einer Aufgabe an den zuständigen Sachbearbeiter des Objektes Frei definierbare Wartungszyklen Vorkontierung zur Erstellung der wiederkehrenden Buchungen Hinterlegung von Kündigungsdaten und Optionen Angabe der Zahlungsbedingungen und Vertragslaufzeiten Verwalten von Leasingverträgen Diese zentrale Vertragsverwaltung bildet die Basis für die größtmögliche Transparenz. Prozessübergreifend erhalten Sie, egal ob Buchhalter, Objektverwalter oder Techniker, die erforderlichen Informationen. Infobox vorhandener Versicherungsmeldungen Direkte Weiterberechnung des Versicherungsfalls an die Versicherung Angabe der Versicherungssumme und des Eigenanteils Bei Beauftragungen und Schadensmeldungen, z.b. in der Instandhaltung, führen diese flankierenden Hinweise zu einer effizienten und kostenminimierenden Immobilienverwaltung. Die erfassten Dienstleistungsverträge in RELion sind direkt mit der Finanzbuchhaltung verknüpft und lösen bei Bedarf die automatische Verbuchung der wiederkehrenden Zahlungen aus. Abbildung von Personen- und Sachhaftpflichtversicherungen Anzeige von Bündelversicherungen (Versicherungspolice über mehrere Objekte) Versicherungsvertrag Wartungsvertrag Dienstleistungsverträge Leasingvertrag Bündelversicherungen Vorkontierung Versicherungsmeldungen Aufgaben- und Terminverwaltung Word-Serienbrief Eigenanteil Infobox Wartungszyklen Objekt- Einheiten- Flächen- Ausstattungszuordnung

17 Anlagenbuchhaltung Verwalten Sie langlebige Vermögensgegenstände und schreiben Sie sie ihrer Laufzeit entsprechend ab. Unterteilung von Anlagegüter und geringwertigen Wirtschaftsgüter Zuordnung in Anlagenklassen, Anlagenstandorte, Anlagensachgruppen und Anlagenbuchungsgruppen Automatische Berechnung der AfA- Beträge Benutzerdefinierte AfA-Methoden Anlagenspezifische Buchungsblätter Zuordnung eines Anlagegutes auf ein bestimmtes Objekt Alle gängigen AfA-Methoden sind integriert Abbildung: Abschreibung nach HGB, IFRS, Immobilienspezifisch Wiederkehrende Buchblätter für gleichbleibende AfA-Beträge Das Modul Anlagenbuchhaltung ermöglicht es Ihnen, die zu verwaltenden und abzuschreibenden Anlagegüter ihren Objekten und Einheiten zuzuordnen. Erhöhung von Anlagen Anlagen kopieren Nachdem Sie die für das Anlegen und die Verarbeitung von Anlagegütern nötigen Voreinstellungen eingerichtet haben, haben Sie die Möglichkeit das Modul Anlagen in RELion zu nutzen. Zuschreibung von Anlagen Umbuchung von Anlagen Berechnete Abschreibungen, Zuschreibungen etc. können Sie über das Anlagen FIBU Buchblatt direkt in Ihre Finanzbuchhaltung einfließen lassen oder über das Anlagen Buchblatt nur im Modul Anlagen zu verbuchen. Zusammenführen von Anlagen Umfassendes Berichtswesen für Anlagen (z.b. Anlagenspiegel etc.) Anlagenkarte Anlagenklassen Anlagensachgruppen Anlagenbuchungsgruppen AfA berechnen Anlagen-Vorschau Benutzerdefinierte AfA Anlagen Buchblatt Anlagen FIBU Buchblatt Berichte f. Anlagen Erhöhung Zuschreibung Umbuchung Zusammenführung Anlagen kopieren

18 Verwalterhonorarabrechnung Berechnen Ihr Verwalterhonorar komfortabel, einfach und schnell in RELion. Flexible Berechnung auf Basis von Pauschalen wie z.b. Festpreis pro Objekt, Wohneinheit und Quadratmeter etc. Unterscheidung nach Mietstatus z.b. Vermietet, Leerstand, Neuvermietung Anteilige Berechnung auf Basis von Mieten und Nebenkosten Prozentuale Berechnung beliebiger Kontensalden, z.b. Kosten der Instandhaltung Minimal- und Maximalbeträge Übernahme der Werte in die Objektbuchhaltung Rückwirkende Korrektur einstellbar Unterscheidung Soll- oder gezahlte Mieten Berechnung über mehrere Mandanten gleichzeitig Buchung der Ausgangs- und Eingangsrechnung Rechnungsdruck nach gewünschter Detaillierung Überblick über alle vereinbarten Verwalterverträge und deren Honorare Das Modul Verwalterhonorarabrechnung berechnet automatisch die Vergütung anhand der vertraglichen Vereinbarung in zyklischen Abständen. Mögliche Grundlagen der Berechnung sind: Anzahl der verwalteten Einheiten getrennt nach Nutzungsart, Sollmiete oder vereinnahmte Miete sowie z.b. gebuchte Instandhaltungen. Aufgrund der Vereinbarung erstellt RELion in Ihrer Firmenbuchhaltung eine Ausgangsrechnung in frei wählbarer Detaillierung. Übernehmen Sie diese als Eingangsrechnung in die Verwaltungsobjekte. Mit dem nächsten Zahllauf wird Ihr Honorar automatisch auf Ihr Konto überwiesen. Fazit: schnell - einfach - komfortabel - sicher Verwalterhonorarabrechnung Verwalterhonorar Prozentuale Berechnung Minimalbeträge Maximalbeträge Rückwirkende Korrektur Ausgangs- und Eingangsrechnung Business - Intelligence

19 Sondereigentumsverwaltung Die Sondereigentumsverwaltung befasst sich mit der kompletten Verwaltung der Mietverhältnisse im Auftrag der WEG Eigentümer. Die SEV Verwaltung greift vollumfänglich auf alle Prozesse der Mietverwaltung zurück. Separate Zahlungsströme im Zahlungsverkehr regeln die Bezahlung des Hausgeldes aus den Mieteinnahmen, die Ausschüttungen der Erlöse an den Eigentümer sowie die Überweisung des Verwalterhonorars an den SEV Verwalter. Individuelle Steuerung des Sondereigentumsvertrags: - Im Verwalterhonorar wird definiert, ob und wie aus den Mieteinnahmen Verwalterhonorar abgezogen und an das Verwaltungsunternehmen überwiesen wird. - Im Sockelbetrag (Mindest Kontostand der SEV Auftraggeberbank) kann ein Betrag hinterlegt werden, der bei Ausschüttungen auf dem Verwalterkonto stehen bleiben muss. - Im Register Berechnung wird der Abrechnungszyklus des Vertrages festgelegt. Durch Hakensetzung wird bestimmt, ob Hausgeld und/oder Instandhaltungs- oder sonstige Kosten berücksichtigt werden sollen. SEV Monatsabrechnung per einfacher Stapelverarbeitung Monatliche und jährliche Abrechnungen können per Schriftgut erstellt werden und an den SEV Eigentümer versendet werden. Einfacher und schneller Überblick über den Liquiditäts- und Saldostatus der zum Das Modul SEV ist ein umfangreiches Werkzeug für die Anforderungen dieser komplexen Tätigkeit. Zentraler Punkt der Sondereigentumsverwaltung ist die Verknüpfung zwischen WEG und den Mieteinheiten. Diese erfolgt durch den SEV Vertrag. Dieser Vertrag schüttet turnusgemäß aus den Mieteinnahmen die Erlöse an den Eigentümer aus. Je nach Gestaltung des SEV Vertrags können Instandhaltungsrechnungen, sonstige Kosten, Verwalterhonorare sowie Einbehalte und Sockelbeträge bei der Ausschüttung an den Eigentümer berücksichtigt werden. Über den SEV Vertrag können Hausgelder an die WEG bezahlt werden. Monatliche und jährliche Abrechnungen können erstellt und vom System an den Eigentümer versendet werden. SEV Vertrag gehörenden SEV Einheiten. Hausgeld Liquidität Verwalterhonorar SEV Monatsabrechnung Erlösausschüttung Verwaltungskonto SEV Vertrag Sockelbetrag SEV Jahresabrechnung Kostenberücksichtigung Instandhaltungskosten Zahlungsverkehr

20 Geldflussdarstellung Die Geldflussdarstellung ist eine überaus effektive Lösung zur Darstellung Ihrer Zahlungsströme. Erstellung einer Einnahmen- / Ausgabenrechnung aus einer Bilanz pro Objekt und/oder Gesellschaft Tägliche Auswertungen der Zahlungsströme pro Bankkonto Tagesgenaue Darstellung von Verrechnungen zwischen Rechnung und Gutschrift als Einnahmen/Ausgaben Aktuelle Abbildung von Umbuchungen zwischen den Bankkonten Flexible Auswertungen im Kontenschemata ein und Versand an Auftraggeber per Excel Gegenüberstellung Bilanz und Geldfluss Multifunktionale Auswertung der Geldflussposten über Business- Intelligence (Data-Warehouse) in ability (vgl. Factsheet ability) Dieses Modul ist Ihre Grundlage für die Erstellung einer Cashflow-, Kapitalflussoder E/A-Rechnung. Die ermittelten Werte beziehen sich dabei auf Erträge und Aufwendungen, die nicht nur erfolgs-, sondern auch zahlungswirksam geflossen sind. Diese führten in der ausgewerteten Periode zu Ein-oder Auszahlungen. Die Geldflussdarstellung über das Kontenschemata stellt den um nicht zahlungs-wirksame Faktoren bereinigten bilanziellen Erfolg dar. Es werden alle wirklichen Zahlungsströme abgebildet. Somit werden eine Vielzahl von Faktoren wie z.b. offene Forderungen/Verbindlichkeiten, Abschreibungen und Rückstellungen, die sich nicht auf den realen Zahlungsfluss basieren, ausgelassen. Selbst eine Gegenüberstellung der in Ihrer Bilanz gebuchten Werte ist zu und für jeden Zeitraum möglich. Fazit: Erstellung einer E/A-Rechnung aus der Bilanz Anforderung nach Cashflow / Kapitalfluss Reporten für ausländische Auftraggeber nach Zahlungsströmen pro Bankkonto Geldfluss Cashflow Kapitalfluss Zahlungsströme Bilanz E/A-Rechnung Einnahmen / Ausgaben Kontenschemata Business-Intelligence Data- Warehouse ability Bilanz

21 15a Umsatzsteuergesetz Berichtigung des Vorsteuerabzugs Jeden Monat über 10 Jahre überprüft RELion Ihre Berichtigungsobjekte und führt die notwendigen Arbeiten für Sie durch. Abbildung der gesetzlichen Grundlage Automatische Unterscheidung in Altregelung bis und aktuelle Gesetzgebung. Automatische Prüfung der gesetzlichen Grenzen Beweglich und unbewegliche Wirtschaftsgüter Beobachtungszeitraum 1 Tag, 5 Jahre und 10 Jahre Berechnunsgrundlage für die Quotenermittlung (Manuell, Objekt oder zugeordnete Einheiten) Berechtigung abhängig vom Status (Datenerfassung, Vor, Im Berichtigungszeitraum oder Gesperrt) Monatliche Ermittlung und Aktualisierung der aktuellen Quote wenn gewünscht. Zuordnung der Buchungen/Rechnungen zum Berichtigungsobjekt bei Buchung oder nachträglich. Direkte Erfassung der Buchungsdaten z.b. bei Datenübernahme oder Zukauf möglich. Das einzigartige Zusammenspiel zwischen Immobilienstammdaten, Buchhaltung und der hinterlegten Steuergesetzgebung hilft Ihnen bei der monatlichen Überprüfung Ihrer Vorsteuerquoten für den gesamten Berichtigungszeitraum von 5 oder 10 Jahren. Übersichtlich, transparent und nachvollziehbar. Präsentiert sich unser 15a Modul. Ob bereits abgeschlossene oder gerade in der Entstehung befindliche Baumaßnahmen die Flexibilität und Integration in Ihre Buchhaltungs-, Projekt und Steuerabläufe gewährleisten einen effektiven Einsatz in Ihrem Unternehmen. 15a UStG Vorsteuer Berichtigungsobjekt Berichtigungszeitraum Bewegliche und unbewegliche Wirtschaftsgüter Flexible Quotenermittlung Rechnungserfassung Projektbuchhaltung Bestandsdatenübernahme transparent übersichtlich Segmentierung Photovoltaikanlage

22 Mitgliederverwaltung Über die zentrale Mitgliederkarte haben Sie die Mitgliederverwaltung im Griff. Direkte Anbindung der Mitgliederverwaltung an den Zahlungsverkehr Einfache Erstellung und Buchung von Einzahlungen und Ausschüttungen Dividendenberechnung in Abhängigkeit der hinterlegten Satzungsparametern sowie den in den Stammdaten des Mitgliedes hinterlegten Informationen zur Ertragssteuer Umfangreiches Reporting zur Bilanzprüfung Integration von Microsoft Word für Mitgliederanschreiben Übermittlung der Steuerdaten wahlweise über eine ELMA-Datei oder eine ELSTER- FT-Datei workflow-gesteuerte Vorgänge Herzstück des Moduls Mitgliederverwaltung ist die Mitgliederkarte. Hier findet die Anteilsverwaltung und die Verwaltung von Geschäftsguthaben statt. Die Entwicklung des Mitgliederbestandes wird prozessorientiert abgebildet und entsprechend dokumentiert. Das nach dem Jahresabschluss vorhandene Auseinandersetzung wird bilanziell ausgewiesen und steht Ihnen integriert im beleglosen Zahlungsverkehr zur Verfügung. Dividenden werden berechnet, bescheinigt und durch Zahlung oder Verrechnung ausgeglichen. Der gesamte Zahlungsfluss wird debitorisch dargestellt. Eine umfangreiche Statistik liefert Ihnen alle Informationen zum aktuellen und historischen Anteilsbestand des Mitgliedes. Ein weiteres umfangreiches Reporting steht Ihnen darüber hinaus zur Verfügung. So können Sie für Berichtsreports, die für den Versand an das Mitglied gedacht sind, individuelle Texte definieren, gestalten und mit ausdrucken. Dividendenberechnung Mitgliederanschreiben Ertragssteuer Anteilsverwaltung Kontoauszug Ratenzahlung automatisches Verbuchen Anteilsverwaltung Statistik Auseinandersetzung Reporting zentrale Mitgliederkarte

23 Mietanpassung Österreich Mit einer speziell auf die Gesetzgebung in Österreich abgestimmte Einrichtung haben Sie die Mietanpassungen auch für Immobilien in Österreich im Griff. Mietänderung nach MRG Abbilden und Verarbeiten verschiedener Berechnungsmodelle Mietanpassung anhand von Ausstattungskategorien sowie Kategoriesätzen Verwaltung rückzahlbarer und nicht rückzahlbarer EVB-Sätze, zeitabhängig Kontenzuordnung zu den Berechnungsmodellen unter verschiedenen Umsatzsteuerbedingungen Berücksichtigung von Darlehen und Ausgleichs-Entgeltposten in der Mietzinsstruktur für Erlöse und Rücklagen Wahlweise Gestaltung der Mietzinsstruktur nach Komponenten oder eigenständigen Vorschreibungen Erfassung der Bundesland- Richtwerte, zeitabhängig Berechnung der Rücklagen nach WGG Integration von Microsoft Word für Mieteranschreiben und andere Korrespondenz Kategoriecodes Kategoriesätze EVB-Sätze Berechnungsmodelle Bundesland Richtwerte Mietkomponenten Microsoft-Word-Serienbrief Plansollstellungen Indexverwaltung Ausstattungskategorien Bundesländer Mietvertragsvergebührung Verwaltungskosten