Inhalt. BMD NTCS - Zeiterfassung

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2 Inhalt 1. Allgemeines Buchen Online-Erfassung der Buchungen mittels PC Weitere Erfassungsmöglichkeiten BMD GSMBOX Buchen über Handy BMD App Kartenlesegerät KABA Industrieterminals GANTNER Industrieterminals EKEY Biometrische Erfassung (Fingerprint) CODATEX - Industrieterminal Bearbeiten und Planen von Buchungen Zusatzmodule der Zeiterfassung Dienstplan Zeiterfassung Zutrittskontrolle Ergänzung Kostenrechnung WEB-Zeiterfassung Buchen mit Mobiltelefon Auswertungen An-/Abwesenheitsliste Soll-/Ist Stunden eines Mitarbeiters Auswertung der Nichtleistungszeiten Gegenüberstellung der Leistungs- und Nichtleistungszeiten Arbeitszeit-/Ruhezeitgesetz Genehmigungsprüfungen Auswertungsdesigner Zeitbuchungen mit Bewertung

3 1. Allgemeines Die BMD Zeiterfassung liefert die Grundlagen für eine rasche Zeit- und Lohnverrechnung auch bei komplexen Kundenanforderungen. Das BMD Zeiterfassungssystem deckt die meisten Zeitmodelle mit integrierten Gleitzeitmodellen vollständig ab. Auch die Hinterlegung eines Dienstplans ist möglich (Hinweis: Zusatzmodul). Die Zeiterfassung erfolgt im Online-Modus direkt über die angeschlossenen Geräte z. B. PC, Touchscreen oder Offline über spezielle Zeiterfassungsterminals (von KABA, Gantner, PCS, Datafox, bzw. Codatex). Der Online-Modus bringt den Vorteil, dass die Daten jederzeit auf dem aktuellen Stand sind. Dies ermöglicht den jederzeitigen Abruf von Anwesenheits- und Abwesenheitslisten. Geben Sie auf Knopfdruck Auskunft über Wer ist im Haus, wer unterwegs? Die Zeiterfassung ist eine reine Softwarelösung, bei der keine zusätzlichen Hardwarekomponenten benötigt werden und die einfach auf dem bestehenden System implementiert werden kann. Ein großes Plus ergibt sich aus der Vielfalt an möglichen Erfassungsgeräten und der Branchenunabhängigkeit. Die BMD Zeiterfassung arbeitet mit: Tastatur, Touchscreen, Kartenleser, Scanner, Offline-Terminals, Ekey-Fingerprintleser oder E-Card. Ebenso hat sich eine Zeiterfassung mittels Smartphone (Telefonanruf oder APP-Buchung) bestens bewährt. Die erfassten Zeiten werden flexibel bewertet (je Kundenwunsch). Das heißt, für den Dienstnehmer werden lediglich Kommen und Gehen festgelegt. Je nach Buchungsart und Zeitraum errechnet das System die Arbeitszeit, Arztbesuche, Mittagspause, Überstunden, Zuschläge u. v. m. Überstundenauswertungen erscheinen auf Knopfdruck, ebenso kumulierte Zeitberichte von Abteilungen, vordefinierte Mitarbeitergruppen bis zum einzelnen Mitarbeiter auf Tages-, Wochen-, Monats- oder Jahresebene. Haben Sie nicht auch den Wunsch Papier zu sparen? Hier kann Sie die BMD Zeiterfassung unterstützen. Durch den vollintegrierten elektronischen Urlaubs-/ZA-Antrag können Urlaubsanträge vollautomatisch versendet werden. Auch die Reihenfolge der Genehmigung kann mittels Workflow definiert werden. Die Daten der Zeiterfassung können direkt in die BMD Lohnverrechnung übernommen und dort zur Lohn- und Gehaltsabrechnung weiterverwendet werden. Bevor Sie die Daten in die Lohnverrechnung überleiten, besteht in der Zeiterfassung die Möglichkeit diese hinsichtlich des Arbeitszeit-/Ruhezeitgesetzes zu prüfen. Das Mailingsystem zeigt dem jeweiligen Mitarbeiter evidente Termine an. 3

4 Die Daten der Zeiterfassung können nicht nur für die Lohnverrechnung verwendet werden, sondern es besteht einerseits die Möglichkeit erfasste Buchungen in die BMD Leistungserfassung (Nichtleistungszeiten oder produktive Stunden + Nichtleistungszeiten) zu übergeben und andererseits können die Buchungen nur angezeigt werden, um eine manuelle Erfassung in der LEA zu erleichtern. Neuerungen durch das Arbeitszeitgesetz Das neue Arbeitszeitgesetz brachte ab viele Neuerungen und strengere Richtlinien für die Einhaltung mit sich. Nutzen Sie die Erfahrung von BMD und wechseln Sie mit der BMD Zeiterfassung auf die sichere Seite. 4

5 2. Buchen Unter dem Punkt Buchen finden Sie in der Zeiterfassung alle relevanten Programme, für die Erstellung und Bearbeitung von Buchungsvorgängen und die Beantragung von Genehmigungen und Abrechnungsfreigaben Online-Erfassung der Buchungen mittels PC Jeder Dienstnehmer kann mittels der Eingabe seiner persönlichen Ausweisnummer zur aktuellen Uhrzeit (Serverzeit) buchen. Die Auswahl der Buchungsarten kann variabel gestaltet werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, eine Abfrage eines Passwortes vor der Einbuchung einzurichten. Auch die Anzeige eines Mitarbeiterfotos ist selbstverständlich möglich. Links unten sind als Info für den Mitarbeiter die Sollstunden vom Tag/Monat angegeben und der momentane Saldo (aktueller Tag ist mitberücksichtigt). Soll der Antrag für Urlaub und ZA elektronisch erfolgen, so kann mit der Funktion Urlaub- /ZA-Antrag dies über die Buchungsmaske beantragt werden (Achtung Buchungsart muss dementsprechend gekennzeichnet sein.). 5

6 Neben der Erfassung der Arbeitszeiten kann die BMD Zeiterfassung auch als Projektzeiterfassung verwendet werden. Somit muss in der BMD Leistungserfassung keine Zuteilung auf Kunde, Projekt erfolgen, da diese Daten bereits aus der BMD Zeiterfassung automatisiert übergeleitet werden. Die Erfassungsmöglichkeiten von Projekte, Tätigkeiten, Kostenstellen, Kostenträger,... können individuelle je Mitarbeiter/je Buchungsart aktiviert werden. Neben der herkömmlichen Eingabe über Tastatur, kann die Erfassung der Buchungen auch mittels Touchscreen erfolgen. 6

7 2.2. Weitere Erfassungsmöglichkeiten Eine Vielzahl von verschiedensten Buchungsvarianten optimiert je nach Unternehmensgröße, Unternehmensbranche und Umgebungsbedingungen, eine effiziente Erfassung der Arbeitszeiten. Im Anschluss möchten wir Ihnen eine Reihe von möglichen Erfassungsgeräten auflisten: BMD GSMBOX Buchen über Handy Die BMD-Zeiterfassung kann mittels Handybuchung direkt angesteuert werden. Durch Anruf oder SMS werden die Zeiten des Mitarbeiters aufgezeichnet BMD App Haben Ihre Mitarbeiter/innen Smartphones, können Sie auch über unsere praktikable BMD-App einbuchen. Auch über die App stehen Ihnen sämtliche Buchungsvarianten zur Verfügung (Kostenstellen, Kostenträger, Buchungsarten, usw.). 7

8 Kartenlesegerät GAT p.time - Personalzeiterfassung mit Kostenstellen- und Betriebsdatenerfassung - Farbdisplay mit Touchscreen - Moderne Vernetzung durch Ethernet und Industriebussystem - Energiesparmodus und energieeffiziente Steuerung eingebundener PCs KABA Industrieterminals KABA bietet mit verschiedenen Industrieterminals, speziell im Bereich Industrie, eine sehr hohe Variantenvielfalt an. Die Erfassung mittels Mitarbeiterkarten, Schlüsselanhänger, aber auch Biometrie ist möglich. Ebenso sind Abfragen wie Zeitausgleichsstand oder Urlaubsstand vollintegriert. B-web Zeitgenössisches Design mit perfekter Harmonie. - Glasfront mit Display und wahlweise mit Tastatur für einfache Bedienung. - Unterstützt alle gängigen RFID-Leser oder einen Fingerabdruck-Leser (Biometrie). - Netzwerkintegration mit Ethernet-Schnittstelle. - Kein separates Netzkabel erforderlich (PoE). - Datenerhalt bei Stromausfall. - Schutzart IP 54 für industrielle Umgebung. 8

9 B-web Erweiterte Listeneingabe, Softkeys und Sprachwahl. - Unterstützt alle gängigen RFID-Kartenleser und einen Fingerabdruck-Leser (Biometrie). - Kompatibel mit früheren Terminalgenerationen, kein mühsames Programmieren. - Schutzart IP 54 für industrielle Umgebung GANTNER Industrieterminals Die Firma Gantner bietet für die Zeiterfassung eine rasche und effiziente Erfassungsmöglichkeit. Erfassungen können einerseits mit berührungslosen Ausweisen (LEGIC, MIFARE, usw.) und andererseits mit Biometrie (Fingerprint) durchgeführt werden. GAT p.time - Personalzeiterfassung mit Kostenstellen- und Betriebsdatenerfassung - Farbdisplay mit Touchscreen - Moderne Vernetzung durch Ethernet und Industriebussystem - Energiesparmodus und energieeffiziente Steuerung eingebundener PCs 9

10 EKEY Biometrische Erfassung (Fingerprint) EKEY TOCAnet zur Ansteuerung für Zeiterfassung und Zutritt. Der berechtigte Benutzer zieht seinen Finger über den Scanner. Dieser Keycode wird überprüft und bei Vorhandensein eines registrierten Keycodes wird die Zeitbuchung gespeichert. Kann im Online- und Offline-Modus gestartet werden CODATEX - Industrieterminal Das preiswerte und einfache Terminal auf RFID-Basis. Die Codatex Zeiterfassungsterminals bieten sich hervorragend an, wenn nur die Kernanforderungen einer Zeiterfassung (KOMMEN-, GEHENund Abwesenheitsbuchungen) benötigt werden. Die Terminals sind durch die Konzentration auf die Kernfunktionen schnell einsatzbereit. Sie kommen sowohl in kleinen Unternehmen mit ein paar Mitarbeitern als auch in Unternehmen mit vielen Mitarbeitern und mehreren Standorten beziehungsweise Filialen zum Einsatz. 10

11 2.3. Bearbeiten und Planen von Buchungen Die gebuchten Zeiten können falls die Berechtigungen es erlaubt jederzeit und effizient geändert werden. Bei jeder Änderung, werden sowohl der Änderungs-PC wie auch der Änderungs-User aufgezeichnet. Ebenfalls werden die geänderten Buchungen mit einem speziellen Kennzeichen manuell bearbeitet versehen. Zusätzlich bekommen Sie durch die farbige Hinterlegung der Tage im Kalender einen ungefähren Überblick des Stundenkorridors. Gelb hinterlegt werden die Tage angezeigt, an welchen die Sollzeit nicht erfüllt wurde. Grün hinterlegt bedeutet, dass an Tagen, die für den Mitarbeiter frei wären, gearbeitet wurde. Rot hinterlegt sind solche Tage, an denen die Buchung komplett fehlt. 11

12 Die Bearbeitung von Buchungen kann nicht nur in der Tagesansicht, sondern auch in einer Monatsansicht erfolgen. Ein Grundstein zur raschen und ordnungsgemäßen Durchführung einer elektronischen Zeiterfassung ist das sehr übersichtliche Fehlerprotokoll. Durch diese Auswertung müssen nicht immer alle Einzelbuchungen täglich kontrolliert werden, sondern es genügt im Grunde die Bearbeitung dieses Protokolls, um eine korrekte Monatsabrechnung durchführen zu können. 12

13 Für die Erfassung oder Planung von Abwesenheitszeiten wie etwa Urlaub, Zeitausgleich, Krankenstand, Pflegeurlaub,. gibt es das Planungsprogramm. In diesem können neben Buchungsarten auch Tagesmodelle oder Wochenmodelle, laut vordefinierten Planungsgruppen (Mitarbeiterzuordnung), geplant werden. Eine Übersicht je Monat ermöglicht somit eine einfache Erfassung. Wenn Sie in der Planung Buchungsarten für die Zukunft eintragen, werden diese automatisch an dem jeweiligen Tag über den Tagesabschluss vom System aufgebucht. Sollten Sie in der Vergangenheit beispielsweise einen Urlaub eintragen, bekommen Sie beim Schließen des Programmes eine Abfrage. 13

14 3. Zusatzmodule der Zeiterfassung 3.1. Dienstplan Für die Erstellung von Dienstplänen mittels unterschiedlichen Diensteinteilungen für Bereiche wurde das Modul Dienstplan in die Zeiterfassung implementiert (ACHTUNG: Zusatzmodul). Bei der Erfassung des Dienstplans können Sie zwischen zwei Varianten wählen: mit fixen Tagesmodellen (z. B. Frühdienst, Spätdienst, usw.), mit manueller Sollzeit. Ebenso stehen Ihnen unterschiedliche Ansichten (z. B. Stundenansicht, Tagesansicht, usw.) zur Verfügung. Zusätzlich können geplante Dienste mit dem Dienstplanmodul hinsichtlich einer definierten Mindestbesetzung, basierend auf Mitarbeitergruppen (z. B. Küchenhilfe, usw.) oder Dienstarten (z. B. zweimal Frühdienst) kombiniert werden. Um die tägliche Arbeit zu erleichtern, haben wir auch einen Versionsvergleich, eine Saldenentwicklung implementiert. Um Arbeitszeitverletzungen einfach prüfen zu können, besteht direkt im Dienstplan die Möglichkeit, den erstellten Plan schnellstmöglich hinsichtlich des AZGs/ARGs zu prüfen. 14

15 Natürlich ist auch ein Ausdruck des erstellten Dienstplanes möglich. Der Ausdruck kann sofort aus dem Dienstplan gestartet werden, ohne das Programm verlassen zu müssen. Beim Ausdruck gibt es klarerweise die verschiedensten Möglichkeiten. Hier eine Aufstellung der häufigsten Varianten: Stundenweise Wochenweise Monatsweise 15

16 3.2. Zeiterfassung Zutrittskontrolle Die Zutrittskontrolle ermöglicht eine komfortable Steuerung, zu welcher Zeit die DienstnehmerInnen buchen dürfen, beziehungsweise wenn neben den Zeit-Terminals auch Türöffner integriert sind, wann die DienstnehmerInnen bei verschiedenen Türen/Toren Zutritt haben. Mittels des Zeitprofils wird definiert, wer wann berechtigt ist. Je Profil können unterschiedliche Uhrzeiten je Tag, Sondertagen (Feiertage, Betriebsfreie Tage,.) etc. hinterlegt werden. Die im Kalender hinterlegten Feiertage können automatisch als Sondertage übernommen werden. Diese Zeitprofile werden einem Ausweis oder einem Terminal zugeordnet. Welche Anbindungen werden seitens BMD unterstützt? Es stehen Anbindungen zu KABA-Terminals und GANTNER-Terminals zur Verfügung. Zusätzlich können die Stammdaten des Zutritts auch im CSV-Format bereitgestellt werden. 16

17 3.3. Ergänzung Kostenrechnung Mit der Ergänzung Kostenrechnung stehen Ihnen vielfältige Möglichkeiten zur Verfügung. Ihre Mitarbeiter können die Arbeitszeit auf Kostenstellen, Kostenträger, Projekte, buchen. Die dort erfassten Zeiten können direkt in die BMD-Kostenrechnung übergeben werden. Buchen auf Kostenstellen/Kostenträger/Dimension/KORE- Abteilunge/Geschäftsbereich Stundensätze je Mitarbeiter, Tätigkeit, Übernahme der gebuchten Zeiten in die BMD Kostenrechnung Übernahme in die Kostenverteilung der BMD Lohnverrechnung Übernahme in die BMD Leistungserfassung Eigene KORE-Auswertung mit Filtermöglichkeiten nach allen KORE- Dimensionen, Projekt, Tätigkeiten, Buchungsarten, inklusive Stundensätze und Baumansicht 17

18 3.4. WEB-Zeiterfassung Wollen Sie Zeitbuchungen an jedem Ort, zu jeder Zeit durchführen? Dann sind Sie genau bei diesem Zusatzmodul richtig! Machen Sie die Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter via Web von überall aus zugänglich. Neben der einfachen Erfassung von Zeiten können auch Auswertungen in Echtzeit über die Webplattform abgerufen werden: Onlinebuchen zur jeweils aktuellen Uhrzeit Zeitbuchungen eines Mitarbeiters ansehen Zeitbuchungen bearbeiten Zeitbuchungen mit Bewertung (Monatsjournal) Antrag auf Abrechnungsfreigabe Urlaubs-/ZA-Antrag An/Abwesenheitsliste 3.5. Buchen mit Mobiltelefon Ideal für Außendienstmitarbeiter oder Dienstfahrten: Einfach anrufen und Dienstfahrten ein- oder ausbuchen. Bei Bedarf senden Sie via App oder sprachgeführt Buchungsart, Kostenstelle oder Kostenträger, Projekt mit. Als Hardware am Server ist eine Mobileinheit (GSM-Box und Sprachmodul) erforderlich. 18

19 4. Auswertungen Verschiedenste Auswertungen und Arten der Datenaufbereitung informieren über den momentanen Stand der Arbeitszeiten. Meistens stehen auch Spezialfunktionen zur Verfügung, die sofort in die verknüpften Programme weiterverzweigen. Sie erhalten so nähere Informationen oder können Datensätze bearbeiten An-/Abwesenheitsliste Mit dieser Liste haben Sie stets einen Überblick, wer von den Mitarbietern an- oder abwesend ist. Die Auswertung wird automatisch jede Minute aktualisiert und so auf den neuesten Stand gebracht. Zusätzlich zu den Zeitbuchungen werden Ihnen auch die eingetragenen Termine aus dem BMD-Organizer angezeigt. 19

20 4.2. Soll-/Ist Stunden eines Mitarbeiters Um seine eigenen Stunden anzusehen oder nur die eines Mitarbeiters, ist diese Liste sehr praktikabel. Sie bekommen eine Übersicht über die geleisteten Stunden im Vergleich zu den Sollstunden. Rechts unter den Zeitbuchungen können selbstverständlich frei definierbare Salden eingeblendet werden (z. B. ZA-Saldo, Urlaubssaldo, lfd. Überstunden, usw.). 20

21 Natürlich kann die Soll-/Ist-Stundenübersicht auch für einen Tag und alle Mitarbeiter gesamt ausgewählt werden. Sollten aber die tageweisen Stunden nicht interessant sein, kann auch auf eine monatsweise Sicht oder einen frei definierbaren Zeitraum umgeschaltet werden. Das geschieht via Combo-Box. 21

22 4.3. Auswertung der Nichtleistungszeiten Mit der Nichtleistungszeitenübersicht bekommen Sie einen Überblick über alle Nichtleistungszeiten (z. B. Urlaub, Krank, Pflegeurlaub, usw.), die in der BMD Zeiterfassung erfasst sind. Die Auswertung erfolgt aufgrund des Kennzeichens unproduktiv und neutral, das auf der Buchungsart variabel einstellbar ist. Über die Combo-Box kann dementsprechend umgeschaltet werden, welche Zeiten angezeigt werden sollen. Wie viele Ihrer Mitarbeiter an den einzelnen Tagen eine Nichtleistungszeit eingetragen haben, erfahren Sie durch den Überblick im unteren Bereich der Auswertung. 22

23 4.4. Gegenüberstellung der Leistungs- und Nichtleistungszeiten Speziell für die Führungskräfte ist es oftmals relevant auf einen Blick zu sehen, wie produktiv die Dienstnehmer innerhalb eines bestimmten Zeitraumes waren. Es werden sowohl Leistungs- als auch Nichtleistungszeiten angeführt (graphisch auch in Rot und Grün dargestellt) und dazu auch die NLZ in %. Im rechten Bereich sind die Details je Dienstnehmer ersichtlich. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, je Mitarbeiter eine Gesamtübersicht eines Jahres auszuwerten. 23

24 4.5. Arbeitszeit-/Ruhezeitgesetz Da die Überprüfung hinsichtlich des Arbeitszeit-/Ruhezeitgesetzes immer wichtiger wird, steht Ihnen in der BMD Zeiterfassung auch diese Prüfung zur Verfügung. Mittels der Verletzungsübersicht können schnellstmöglich die vorhandenen Übertretungen geprüft werden (max. Tages-/Wochenstunden, Pausen und Ruhezeiten). 24

25 4.6. Genehmigungsprüfungen Wird mit dem Urlaubs-/ZA-Antrag oder BMD Organizer gearbeitet, kann eine Genehmigung von Abwesenheitszeiten durchgeführt werden. Mittels dieser Auswertung bekommen Sie den aktuellen Status, welcher Urlaub, Zeitausgleich, bereits genehmigt/nicht genehmigt wurden. 25

26 4.7. Auswertungsdesigner Mittels eines Auswertungsdesigners lassen sich durch den Anwender unterschiedlichste Auswertungen generieren. Ob Auswertungen im produktiven Bereich oder bei den Nichtleistungszeiten, der Kreativität werden kaum Grenzen gesetzt. Als Beispiel sei eine Überstundenauswertung für bestimmte Mitarbeiter in Listenform dargestellt: 26

27 4.8. Zeitbuchungen mit Bewertung Hier erhalten Sie je Mitarbeiter ein Monatsjournal mit variabler Bewertung und Summenbildung. Es kann im Anschluss in die BMD Lohnverrechnung übergeleitet werden. Somit ersparen Sie sich die manuelle Eingabe der Überstunden, Nichtleistungszeiten, Sonderzulagen usw. in der Lohnverrechnung. 27