Personalstammdaten erfassen

Transkript

1 Diese Anlagen sind teilweise LS-Handreichungen entnommen (vgl. z.b. Handreichungen von Herrn StD Hahn u.a.) Personalstammdaten erfassen 1. Erfassen der Personalstammdaten 1.1 Mitarbeiter anlegen Die Personalstammdaten von Mitarbeitern sind in Navision im Bereich Mitarbeiter des Moduls Lohn und Gehalt zu erfassen. Beispiel: Geringfügig Beschäftigte (1) Registerkarte Allgemein Funktionstaste F3 nächste freie Personalnr. Feld Nachname NR. wird automatisch vergeben Die farblich unterlegten Felder müssen ausgefüllt werden.

2 Achtung: Die Postleitzahl muss über die Pfeilschaltfläche erfasst werden. Existiert die Postleitzahl noch nicht im in der Postleitzahltabelle muss ein neuer Datensatz eingefügt werden, sonst wird die Datenbank unnötig aufgebläht! Ist das Anstellungsdatum bzw. der Beginn der Gehaltsabrechnung nicht der 1. Januar sind für die Mitarbeiter steuerliche Vortragswerte zu erfassen. Diese Vortragswerte sind für eine korrekte Steuerberechnung und den innerbetrieblichen Lohnsteuerjahresausgleich erforderlich. (vgl. Abschnitt 1.2). Anstellungsdatum! Erster Tag des Monats für den erstmals eine Lohn- und Gehaltsabrechnung durchgeführt wird. (2) Registerkarte Kommunikation In der Registerkarte Kommunikation müssen keine weiteren Eintragungen vorgenommen werden. Es sollten jedoch Telefon-, Handynummer und die adressen des Mitarbeiters erfasst werden. (3) Registerkarte Verwaltung (4) Registerkarte Geburt

3 Über den Listenpfeil sind die farblich unterlegten Felder auszufüllen. Durch die Abrechnungsgruppen kann der Mitarbeiter in 2 Schichten eingeteilt werden, dadurch ist eine getrennte Lohnabrechnung der beiden Schichten möglich. (5) Registerkarte Sozialversicherung Unterlegte Felder ausfüllen und Geburtslandcode über Listenpfeil auswählen. Die Sozialversicherungsnummer und Beitragsgruppe des neuen Mitarbeiters ist zu erfassen. In den farblich unterlegten Feldern sind über den Listenpfeil die für den Mitarbeiter zutreffenden Eintragungen auszuwählen. In den farblich umrahmten Optionsfeldern ist zu prüfen, ob für den Mitarbeiter die die jeweilige Option zu aktivieren ist.

4 Die Sozialversicherungsnummer besteht aus 12 Zeichen in denen die für die eindeutige Kennzeichnung des Versicherten erforderlichen Grundinformationen verschlüsselt sind. Sie setzt sich wie folgt zusammen: 23 Arbeiter und 63 Angestellter in Baden-Württemberg M = Anfangsbuchstabe des Nachnamens männlich weiblich Personengruppencode Geburtsdatum Bei der Prüfziffer kann man eine Zahl von 0-9 eingeben, nicht jede Prüfziffer wird von Navision angenommen man muss hier ausprobieren bis sie angenommen wird. Auswahl des Personengruppencodes wird weiter hinten in der Handreichung beschrieben. Krankenkassennr. Geringfügigbeschäftigter BUKN Azubi und Vollzeitbeschäftigter - AOK

5 Tätigkeitscode Tätigkeitsübersicht Azubi = Azubi oder Angestellter Arbeiter = Vollzeitbeschäftigter Teilzeit weniger als 18 Std/Woche = geringfügig Beschäftigter

6 Die Beitragsgruppen sind mit Hilfe von Kennziffern in folgender Reihenfolge zu verschlüsseln: KV, RV, ALV, PV Kennziffer KV RV ALV PV Beitragsgruppe, Personengruppencode und Tätigkeitscode müssen zusammen passen, sonst werden die Daten von Navision nicht akzeptiert. Folgende Beispiele sind in sich schlüssig: Mitarbeiter BGRS PGRS Vollzeitbeschäftigter Auszubildender Geringfügig Beschäftigter Krankenversicherung 0 kein beitrag 1 allgemeiner Beitrag 2 erhöhter Beitrag 3 ermäßigter Beitrag Rentenversicherung 0 kein beitrag 1 voller Beitrag zur ArV 2 voller Beitrag AnV Arbeitslosenversicherung 0 kein beitrag 1 voller Beitrag 2 halber Beitrag Pflegeversicherung 0 kein beitrag 1 voller Beitrag 2 halber Beitrag 4 Beitrag zur landwirtschaftlichen KV 5 Arbeitgeberbeitrag zur landwirtschaftlichen KV 6 Pauschalbeitrag für geringfügig Beschäftigte 3 halber Beitrag zur ArV 4 halber Beitrag zur AnV 5 Pauschalbeitrag zur ArV für geringfügig Beschäftigte 6 Pauschalbeitrag zur AnV für geringfügig Beschäftigte (6) Registerkarte Soz.-Vers.-Steuer zusätzlich Im Feld Umlagecode ist U2-pflichtig auszuwählen. Falls der Betrieb mehr als 30 Vollzeitbeschäftigte hat, muss U1+U2 ausgewählt werden.

7 Im Feld Umlagekrankenkasse muss durch die Pfeilschalttaste die jeweilige Krankenkasse ausgewählt werden. (siehe Registerkarte Sozialversicherung) 7) Registerkarte Steuer Geringverdiener Gehalt Durch die Pfeilschalttasten können Sie die notwendigen Eintragungen auswählen. Insbesondere sollte die Option Verzicht LSt. Jahresausgleich aktiviert werden, um am Jahresende den betriebsinternen Lohnsteuer-jahresausgleich zu deaktivieren. Die restlichen Eintragungen finden Sie, in der Gegenüberstellung der Beschäftigungsverhältnisse weiter hinten. 1.2 Gegenüberstellung der Beschäftigungsverhältnisse Die Eintragungen in den unterschiedlichen Registerkarten der Mitarbeiterkarte müssen in sich schlüssig sein. Bei fehlerhaften oder widersprüchlichen Einstellungen kommt es zu entsprechenden Fehlermeldungen bei der Probelohnberechnung. Auf folgende Eintragungen sollte geachtet werden: Register Soz.- Vers. - Beitragsgruppe - Personengruppe - PV-pfl. zusätzlich - Krankenkasse kinderlose AN freie Auswahl Geringfügig Beschäftigte kein Eintrag BUKN Vollzeitbeschäftigte Teilzeit- Beschäftigte kinderlose AN freie Auswahl Auszubildende oder 102 kinderlose AN freie Auswahl Register Steuer - Steuerklasse - Kinderfreibetrag - Kirchensteuer - Pauschsteuer lt. LSt.-Karte lt. LSt.-Karte lt. LSt.- Karte kein Eintrag kein Eintrag kein Eintrag kein Eintrag AGbezahlt lt. LSt.-Karte lt. LSt.-Karte lt. LSt.- Karte kein Eintrag lt. LSt.-Karte lt. LSt.-Karte lt. LSt.- Karte kein Eintrag

8 Register Soz.- Vers. zusätzlich - Gleitzone kein Eintrag kein Eintrag wenn Verdienst 400,01-800,00 kein Eintrag 1 Geringfügig Beschäftigte: Als geringfügig gilt ein Beschäftigungsverhältnis (sog. Mini- Jobs) wenn das regelmäßige monatliche Arbeitsentgelt nicht mehr als 400,00 beträgt und das Entgelt pro Stunde 12,00 nicht übersteigt. Für die 400-Euro-Jobs ist eine Pauschalabgabe in Höhe von 30 % des Arbeitsentgeltes an die Bundesknappschaft in Essen (BUKN) abzuführen. Davon entfallen 2 % auf LSt, SolZ, KiSt sowie 15% auf RV und 13 % auf KV. 2 Teilzeitbeschäftigte: Wird eine Teilzeitbeschäftigung von mehr als 400,00 bis 800,00 ausgeübt besteht volle Sozialversicherungspflicht, es gilt jedoch die Gleitzonenregelung. Arbeitnehmer mit einem monatlichen Verdienst innerhalb der Gleitzone zahlen ermäßigte Beiträge zur Sozialversicherung, der Arbeitgeber hingegen zahlt den vollen Anteil zur Sozialversicherung. Wenn der Mitarbeiter mit seinem Entgelt in dieser Gleitzone liegt, muss im Register Soz.-Vers. zusätzlich ein Häkchen im Feld Gleitzonenberechnung gesetzt werden. Auszubildende: Azubis sind voll sozialversicherungspflichtig und gehören zur Personengruppe 101. Sofern bei Azubis die Ausbildungsvergütung 325,00 je Monat nicht übersteigt, sind sie allerdings der Personengruppe 102 zuzuordnen. In diesem Fall muss der Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeiträge in voller Höhe übernehmen. Die Gleitzonenregelung ist für Azubis nicht anzuwenden. 2. Erfassen zusätzlicher Daten (1) Bankverbindung Die Bankverbindung der einzelnen Beschäftigten ist noch zu erfassen. In der Übungsfirma sollte dabei für alle Beschäftigten das bei der ZÜF eingerichtete Belegschaftskonto der Übungsfirma eingetragen werden. Dies erfolgt auf der Mitarbeiterkarte des jeweiligen Beschäftigten über die Schaltfläche Mitarbeiter / Bankkonten. In dem sich öffnenden Fenster sind über den Listenpfeil Sollte ein VWL-Sparvertrag bestehen muss noch eine zweite Zeile erstellt werden.

9 (2) Steuerliche Vortragswerte Bei Mitarbeitern, die nicht zum sondern im Laufe des Jahres eingestellt wurden, sind noch die steuerlichen Vortragswerte zu erfassen. In der Praxis wären dies die vom vorangegangenen Arbeitgeber in der Lohnsteuerkarte eingetragenen Daten. Diese Beträge sind entweder einzutragen oder es müssen Nullwerte vorgetragen werden. Außerdem müssen die bereits vergangenen Steuertage eingetragen werden. Die Vortragsbuchungen sind für eine korrekte Steuerberechnung sowie insbesondere für den innerbetrieblichen Lohnsteuerjahresausgleich von Bedeutung. Die Erfassung erfolgt über die Schaltfläche Funktion/Vortrag buchen. Ist das Einstellungsdatum beispielsweise der so ist im Feld Steuertage der Wert 90 einzugeben. Liegen bisher keine Verdienstwerte vor, so muss in allen übrigen Feldern der Wert 0 manuell eingegeben werden. Die Eingaben müssen über die Schaltfläche Buchen/Buchen bestätigt werden. (3) Bild des Mitarbeiters Es besteht die Möglichkeit von allen Mitarbeitern zusätzlich ein Bild zu erfassen. Dies erfolgt auf der Mitarbeiterkarte des jeweiligen Beschäftigten über die Schaltfläche Mitarbeiter/Persönliche

10 Informationen. Das Bild muss über die Schaltfläche Bild/Importieren erfasst werden. Allerdings können lediglich Bilder im Format.bmp erfasst werden. Außerdem sollte darauf geachtet werden, dass die Bilder keinen allzu großen Speicherplatz belegen, da ansonsten die Datenbank unnötig aufgebläht wird. (4).Lohnzeile einfügen Beispiel Geringverdiener 3. Kontrolle der Personalstammdaten Da die meisten Probleme bei der Probelohnberechnung bzw. der Gehaltsabrechnung auf fehlerhaften oder widersprüchlichen Personalstammdaten beruhen, ist es ratsam, nach der Datenerfassung die eingegebenen Daten sorgfältig zu kontrollieren. Dies geschieht am besten im Modul Lohn/Gehalt in den Lohnberichten. Mit Hilfe des Lohnberichts Mitarbeiter Profil lassen sich die eingegebenen Daten gut kontrollieren. Dazu müssen über die Schaltfläche Drucken in der Registerkarte Mitarbeiter die Personalnummer des betreffenden Mitarbeiters ausgewählt werden und im Register Optionen die Häkchen in den Registerkarten aktiviert werden, welche relevante Personalstammdaten enthalten. Der Bericht kann entweder ausgedruckt oder in der Seitenansicht am Monitor kontrolliert werde.

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12 Beispiel von Elena Maier. 4. Probelohnberechnung Eine weitere Möglichkeit zu prüfen, ob die Personalstammdaten für jeden Mitarbeiter in sich stimmig sind, ist die Probeberechnung. Aus einer beliebigen Mitarbeiterkarte heraus kann über die Schaltfläche Funktion eine Probeberechnung durchgeführt werden. Dabei wird ersichtlich, ob alle erforderlichen Stammdaten für die Gehaltsabrechnung vorhanden sind. Damit die Probeberechnung nur für den aktuellen Mitarbeiter durchgeführt wird, muss in der Registerkarte Mitarbeiter die Mitarbeiternummer stehen. Wird hier die Mitarbeiternummer entfernt, führt Navision die Probeberechnung für alle Mitarbeiter durch. Darüber hinaus sind in der Registerkarte Optionen der Abrechnungsmonat eingetragen werden Beispiel der Probeberechnung:

13 Sind die Mitarbeiterstammdaten unvollständig oder in sich widersprüchlich führt die Probeberechnung zu einer Fehlermeldung. Die Fehlermeldung kann dann über die Schaltfläche Funktion am Bildschirm angezeigt oder ausgedruckt werden. Die Fehlerhinweise sind recht aufschlussreich und zeigen an, welche Stammdaten fehlen bzw. korrigiert werden müssen. Im vorliegenden Fall wurde die Bankverbindung des Mitarbeiters nicht hinterlegt und gleichzeitig eine Steuerklasse erfasst sowie die Option Pauschbesteuerung für geringfügig Beschäftigte aktiviert.