Excel für Windows. Peter Wies. Fortgeschrittene Techniken. 1. Ausgabe, September 2010 EX2010F

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1 Peter Wies 1. Ausgabe, September 2010 Excel 2010 für Windows Fortgeschrittene Techniken EX2010F

2 I Excel Fortgeschrittene Techniken Zu diesem Buch Namen zur besseren Übersicht einsetzen Namen vergeben Namen in Formeln einsetzen Nützliche Techniken beim Einsatz von Namen Namen verwalten Schnellübersicht Übung Formatierung an Bedingungen knüpfen Grundlagen zur bedingten Formatierung Individuelle Regeln aufstellen Werteverteilung mit grafischen Elementen darstellen Zellen abhängig von Bedingungen formatieren Regeln bearbeiten Mit mehreren Regeln arbeiten Schnellübersicht Übung Tabellen gliedern Gliederungen erstellen Mit gegliederten Tabellen arbeiten Gliederungen entfernen Mit Teilergebnissen arbeiten Schnellübersicht Übungen Formeln überwachen Formeln auf Fehler prüfen Zellinhalte überwachen Schnellübersicht Übung Den Spezialfilter verwenden Grundlagen zum Spezialfilter Suchkriterien für den Spezialfilter Den Spezialfilter einsetzen Schnellübersicht Übung Mit Excel-Datenbanken arbeiten Grundlagen zu Excel-Datenbanken Duplikate entfernen Datenbankfunktionen einsetzen Schnellübersicht Übung Daten kombinieren und konsolidieren Daten kombinieren Grundlagen der Tabellenkonsolidierung Daten mit Formeln konsolidieren Daten nach Position konsolidieren Daten nach Rubrik konsolidieren Konsolidierungsergebnisse bearbeiten Schnellübersicht Übung Pivot-Tabellen erstellen Daten in Pivot-Tabellen auswerten Pivot-Tabellen aus Excel-Daten erstellen Berechnungen im Wertebereich ändern Vorgefertigte Berichtslayouts und Formate nutzen Daten der Pivot-Tabelle filtern Mit Datenschnitten Pivot-Tabellendaten filtern Pivot-Tabellen aus externen Datenquellen erstellen Schnellübersicht Übung Pivot-Tabellen anpassen Layout einer Pivot-Tabelle ändern Daten einer Pivot-Tabelle individuell gruppieren Spezielle Anzeigemöglichkeiten nutzen Berechnete Felder und Elemente verwenden Pivot-Tabellen mit zusätzlichen Teilergebnissen auswerten Die Funktion PIVOTDATENZUORDNEN einsetzen Daten einer Pivot-Tabelle aktualisieren PivotCharts erstellen Eigenschaften von Pivot-Tabellen individuell festlegen Schnellübersicht Übung 1: Pivot-Tabelle mit Lagerbeständen anpassen Übung 2: Pivot-Tabelle auswerten und als Diagramm darstellen Trendanalysen, Datentabellen, Zielwertsuche Datenanalyse mit Excel Grundlagen zu Trendanalysen Trendanalysen durchführen Trendanalyse mit der Funktion TREND Datentabellen für die Datenanalyse verwenden Datentabelle mit einer Variablen nutzen Datentabelle mit zwei Variablen nutzen Die Zielwertsuche einsetzen Schnellübersicht Übung HERDT-Verlag

3 Inhalt I 11 Mit dem Solver arbeiten Das Add-In SOLVER aktivieren Grundlagen zum Solver Einen bestimmten Zielwert berechnen Nebenbedingungen für den Solver festlegen Den minimalen bzw. maximalen Zielwert berechnen Solver-Modelle nutzen Solver-Berichte erstellen Schnellübersicht Übung Szenarien erstellen Grundlagen zu Szenarien Szenarien erstellen und schützen Mit Szenarien arbeiten Schnellübersicht Übung Mit Matrizen arbeiten Grundlagen zu Matrizen Matrixformeln erstellen Matrixformeln bearbeiten Matrixkonstanten verwenden Spezielle Matrixfunktionen Schnellübersicht Übung Verschiedene Diagrammtypen verwenden Säulendiagramme und Balkendiagramme Liniendiagramme und Flächendiagramme Punkt(XY)-Diagramme Kreisdiagramme und Ringdiagramme Blasendiagramme Netz-, Oberflächen- und Kursdiagramme nutzen Verbunddiagramme und Diagrammvorlagen einsetzen Schnellübersicht Übung Tabellen mit Illustrationen gestalten Illustrationen einfügen Illustrationen bearbeiten Grafiken und ClipArts formatieren Formen formatieren SmartArt-Grafiken nutzen Schnellübersicht Übung Daten importieren bzw. exportieren Daten von Microsoft Access verwenden Textdateien nach Excel importieren Weitere Fremdformate importieren Excel-Daten exportieren Schnellübersicht Übung Microsoft Query nutzen Grundlagen zu Microsoft Query Abfragen mit dem Query-Assistenten erstellen Abfragen aktualisieren bzw. löschen Abfragen bearbeiten Menüpunkte in Microsoft Query nutzen Abfragekriterien in Microsoft Query bearbeiten Abfragen mit mehreren Tabellen erstellen Schnellübersicht Übung Im Team arbeiten Grundlagen zur Teamarbeit Arbeitsmappen für die Teamarbeit vorbereiten Arbeitsmappen überarbeiten Änderungen verfolgen Freigabe einer Arbeitsmappe aufheben bzw. schützen Schnellübersicht Übung Spezielle Diagrammbearbeitung Dargestellten Tabellenbereich erweitern Beschriftung der Wertachse formatieren Einteilung der Wertachse ändern Kategorieachse formatieren Sekundärachse einblenden Trendlinien im Diagramm anzeigen Fehlerindikatoren für Datenreihen anzeigen Schnellübersicht Übung Excel individualisieren Das Menüband anpassen Arbeitsmappen automatisch beim Start von Excel öffnen Mit benutzerdefinierten Ansichten arbeiten Die Excel-Grundeinstellungen anpassen Schnellübersicht Stichwortverzeichnis HERDT-Verlag 3

4 15 Excel Fortgeschrittene Techniken 15 Spezielle Diagrammbearbeitung In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie Diagramme um zusätzliche Daten erweitern wie Sie die Wert- bzw. Kategorieachse individuell anpassen wie Sie eine Sekundärachse im Diagramm einblenden wie Sie Trendlinien erstellen und Fehlerindikatoren für Datenreihen anzeigen Voraussetzungen Diagramme erstellen und bearbeiten 15.1 Dargestellten Tabellenbereich erweitern Angrenzende Spalten bzw. Zeilen in das Diagramm aufnehmen Haben Sie die Tabelle erweitert, auf deren Basis ein Diagramm erstellt wurde, können Sie die neu eingefügten Daten schnell nachträglich in das Diagramm übernehmen: Markieren Sie das Diagramm, indem Sie den Diagrammbereich anklicken. Excel kennzeichnet die im Diagramm dargestellten Daten mit farbigen Markierungsrahmen, die jeweils über vier Ziehpunkte verfügen. Zeigen Sie mit der Maus auf einen der angezeigten Ziehpunkte (Mauszeiger: bzw. ) des betreffenden Markierungsrahmens. Ziehen Sie den Markierungsrahmen auf die neue Größe, sodass alle gewünschten Daten von diesem eingeschlossen und im Diagramm dargestellt werden. 138 HERDT-Verlag

5 Spezielle Diagrammbearbeitung 15 Diagramm um einzelne zusätzliche Datenreihen erweitern Sie können auch zusätzliche Daten in ein Diagramm aufnehmen, die nicht direkt an die Tabelle mit den Ausgangsdaten angrenzen (beispielsweise Daten, die sich auf einem anderen Tabellenblatt befinden). Die entsprechenden Datenreihen fügen Sie dem Diagramm über das Dialogfenster DATENQUELLE AUSWÄHLEN hinzu. Sie möchten etwa im unteren Diagramm zusätzlich die Daten des Monats April anzeigen: Markieren Sie das Diagramm und klicken Sie im Register ENTWURF, Gruppe DATEN, auf die Schaltfläche DATEN AUSWÄHLEN. Klicken Sie im Dialogfenster DATENQUELLE AUSWÄHLEN auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN. Das Dialogfenster DATENREIHE BEARBEITEN wird geöffnet. Klicken Sie in das Eingabefeld und markieren Sie in der Ausgangstabelle die Zelle, die den Namen der einzufügenden Datenreihe enthält - im Beispiel die Zelle B8. Klicken Sie in das Eingabefeld und entfernen Sie den vorhandenen Eintrag. Markieren Sie in der Ausgangstabelle den Zellbereich, der die Werte der einzufügenden Datenreihe enthält - im Beispiel den Zellbereich B9:B11. Bestätigen Sie mit OK, um zum Dialogfenster DATENQUELLE AUSWÄHLEN zurückzukehren. Markieren Sie die neu eingefügte Datenreihe im linken Dialogfensterbereich. Momentan sind der Datenreihe noch fortlaufende Nummern als Beschriftungen für die Kategorieachse zugeordnet. Datenreihe hinzufügen Klicken Sie im rechten Dialogfensterbereich auf die Schaltfläche BEARBEITEN, um der Datenreihe die korrekten Kategorieachsenbeschriftungen zuzuweisen. Das Dialogfenster ACHSENBESCHRIFTUNGEN wird geöffnet. Markieren Sie den Tabellenbereich, der die Kategorieachsenbeschriftungen enthält - im Beispiel den Zellbereich A9:A11. Schließen Sie das Dialogfenster ACHSENBESCHRIFTUNGEN mit OK. Sie können nun bei Bedarf auf die gleiche Weise weitere Datenreihen hinzufügen. Wenn Sie ein auf die zuvor beschriebene Weise erweitertes Diagramm markieren, werden die Markierungsrahmen um die Ausgangsdaten im Tabellenblatt nicht mehr angezeigt. HERDT-Verlag 139

6 15 Excel Fortgeschrittene Techniken 15.2 Beschriftung der Wertachse formatieren Einheit und Zahlenformat der Wertachse ändern Die Einheit bzw. das Zahlenformat der Wertachse richtet sich nach Einheit und Zahlenformat der Zahlen in der Tabelle, auf der das Diagramm basiert. Excel bietet die Möglichkeit, die Beschriftung der Wertachse individuell zu formatieren. So können Sie etwa bei großen Zahlen den Platz verringern, der im Diagramm für die Anzeige der Achsenbeschriftung benötigt wird. Sie möchten z. B. im links unten abgebildeten Diagramm die Zahlen der Wertachsenbeschriftung in der Einheit MILLIONEN mit lediglich einer Nachkommastelle anzeigen lassen. Einheitenbeschriftung Diagramm mit ursprünglicher Wertachse mit individuell formatierter Wertachse Einheit der Wertachse ändern Klicken Sie auf eine beliebige Stelle des Diagramms. Klicken Sie im Register LAYOUT, Gruppe ACHSEN, auf die Schaltfläche ACHSEN und zeigen Sie auf den Eintrag für die Achse, deren Einheit Sie ändern möchten. Wenn (wie im Beispiel) die y-achse als Wertachse fungiert, zeigen Sie auf den Eintrag VERTIKALE PRIMÄR- ACHSE. Wählen Sie eine Einheit, im Beispiel den Eintrag. Die Skalenwerte der Achse werden gemäß der folgenden Tabelle verändert und zusätzlich wird ein entsprechender Text als Einheitenbeschriftung eingeblendet. Listeneintrag Darstellung der Skalenwerte Einheitenbeschriftung ACHSE IN TAUSENDERN ANZEIGEN z. B. 12 statt TAUSENDE ACHSE IN MILLIONEN ANZEIGEN z. B. 12 statt MILLIONEN ACHSE IN MILLIARDEN ANZEIGEN z. B. 12 statt MILLIARDEN Mithilfe des Listeneintrags lässt sich die geänderte Einheit der Wertachse wieder zurücksetzen. Die Einheitenbeschriftung wird hierdurch ausgeblendet. Wenn Sie die Einheit der Wertachse nach dem Zurücksetzen erneut ändern, bleibt die Einheitenbeschriftung ausgeblendet. Um diese wieder anzuzeigen, markieren Sie die entsprechende Achse und klicken Sie im Register LAYOUT, Gruppe AKTUELLE AUSWAHL, auf die Schaltfläche AUSWAHL FORMATIEREN. Aktivieren Sie im geöffneten Dialogfenster in der Kategorie ACHSENOPTIONEN das Kontrollfeld BESCHRIFTUNG DER ANZEIGEEINHEITEN IM DIAGRAMM ANZEIGEN. 140 HERDT-Verlag

7 Spezielle Diagrammbearbeitung 15 Zahlenformat der Wertachse ändern Klicken Sie im Diagramm doppelt auf die Wertachse und wechseln Sie im geöffneten Dialogfenster zur Kategorie ZAHL. Hier stehen Ihnen die gleichen Möglichkeiten zur Verfügung, die Ihnen das Dialogfenster ZELLEN FORMATIEREN (in der Kategorie ZAHLEN) bietet, mit dem sich die Zahlen markierter Zellen formatieren lassen. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor. Im Beispiel tragen Sie im Eingabefeld die Zahl 1 ein, damit die Zahlen der Wertachse lediglich mit einer Nachkommastelle angezeigt werden Einteilung der Wertachse ändern Skalierung der Wertachse anpassen Excel legt anhand der Grenzwerte in der Ausgangstabelle des Diagramms automatisch die Einteilung (Skalierung) der Wertachse fest. Sie können jedoch Minimal- und Maximalwerte sowie die Zwischenstufen der Achseneinteilung individuell verändern. So lassen sich beispielsweise Unterschiede zwischen den einzelnen Datenreihen deutlicher darstellen. Automatisch skalierte Wertachse Klicken Sie doppelt auf die Wertachse, deren Skalierung Sie verändern möchten. Wechseln Sie im eingeblendeten Dialogfenster zur Kategorie ACHSENOPTIONEN. Aktivieren Sie im Bereich das jeweilige Optionsfeld FEST und geben Sie den gewünschten Wert in das zugehörige Eingabefeld ein. Aktivieren Sie das Kontrollfeld, wenn Sie möchten, dass die Kategorieachse oben im Diagramm angezeigt wird. Im Bereich können Sie festlegen, bei welchem Wert sich die Achsen schneiden. Die im Bereich festgelegten Einstellungen für das Haupt- bzw. Hilfsintervall bestimmen den Abstand der horizontalen Haupt- bzw. Hilfsgitternetzlinien. HERDT-Verlag 141

8 15 Excel Fortgeschrittene Techniken Mögliche Auswirkungen einer geänderten Achsenskalierung Durch die Änderung der Achsenskalierung nehmen Sie immer auch eine Manipulation an der Darstellung der Daten vor. Ein so geändertes Diagramm führt eventuell dazu, dass der Betrachter die dort angezeigten Werte falsch beurteilt. Sie können z. B. (wie auf der Abbildung unten links) einen viel größeren Maximalwert einstellen als den höchsten Wert innerhalb der Ausgangstabelle. Dadurch werden die Unterschiede zwischen den einzelnen Datenreihen vom Betrachter geringer eingeschätzt, als sie tatsächlich sind. Außerdem wirken sämtliche dargestellten Werte kleiner, als dies bei unveränderter Achsenskalierung der Fall ist. Wenn Sie (wie im unten rechts abgebildeten Diagramm) einen höheren Minimalwert für die Wertachse festlegen, werden bestehende Unterschiede zwischen den einzelnen Datenreihen unverhältnismäßig groß dargestellt und so hervorgehoben. Stark vergrößerter Maximalwert Erhöhter Minimalwert Die Wertachse logarithmisch skalieren Standardmäßig ist die Wertachse eines Diagramms linear unterteilt. Die Abstände zwischen den Teilstrichbeschriftungen der Achse sind also immer gleich groß. Liegen die Werte einer Datenreihe in etwa im gleichen Wertebereich, werden alle Daten im Diagramm so deutlich abgebildet. Dagegen sind in einem Diagramm, in dem sehr unterschiedliche Werte abgebildet werden, die niedrigen Werte oft schwer zu erkennen (wie in der linken unteren Abbildung). Um auch in einem solchen Fall alle Wertebereiche deutlich darzustellen, können Sie die Achse logarithmisch skalieren (vgl. rechte untere Abbildung). Verbunddiagramm mit linear und logarithmisch skalierter Wertachse Klicken Sie doppelt auf die Wertachse, die logarithmisch skaliert werden soll. Wechseln Sie im eingeblendeten Dialogfenster zur Kategorie ACHSENOPTIONEN. 142 HERDT-Verlag

9 Spezielle Diagrammbearbeitung 15 Aktivieren Sie das Kontrollfeld. Tragen Sie bei Bedarf im Eingabefeld eine andere Basis des Logarithmus ein. Standardmäßig wird der Logarithmus zur Basis 10 verwendet. Wenn im Datenbereich des Diagramms negative Werte oder Nullwerte enthalten sind, können diese Werte bei einer logarithmisch skalierten Wertachse nicht korrekt angezeigt werden. Excel blendet in diesem Fall eine entsprechende Fehlermeldung ein und lässt an den betreffenden Stellen im Diagramm Lücken Kategorieachse formatieren Anzeigeoptionen für die Kategorieachse individuell festlegen Ähnlich wie bei der Wertachse können Sie in einem Diagramm auch die Anzeigeoptionen der Kategorieachse individuell festlegen. Ursprüngliche Kategorieachse Individuell formatierte Kategorieachse Klicken Sie doppelt auf die Kategorieachse. Wechseln Sie im geöffneten Dialogfenster zur Kategorie ACHSENOPTIONEN. Möchten Sie, dass die Achsenbeschriftungen in einem anderen Intervall angezeigt werden, aktivieren Sie das Optionsfeld und tragen Sie im Eingabefeld das Intervall ein. Tragen Sie hier beispielsweise 2 ein, um nur jede 2. Kategorie zu beschriften. Sollen die Kategorien in umgekehrter Reihenfolge angezeigt werden, aktivieren Sie das Kontrollfeld. Im Bereich können Sie festlegen, bei welchem Wert sich die Achsen schneiden. Sollen die einzelnen Datenpunkte/Achsenbeschriftungen auf bzw. unter den jeweiligen Teilstrichen angezeigt werden, aktivieren Sie das Optionsfeld. Der abgebildete Dialogfensterausschnitt zeigt die Kategorieachseneinstellungen des rechten oberen Diagramms. HERDT-Verlag 143

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