Unfreeze and Move Veränderung und Organisationsentwicklung an der UB Mainz

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1 Unfreeze and Move Veränderung und Organisationsentwicklung an der UB Mainz Dr. Andreas Brandtner Universitätsbibliothek Mainz Bibliothekartag, Nürnberg, 26. Mai 2015

2 1 JGU Mainz und UB Mainz Fakten und Zahlen Gründung: 1946 (alte Universität ) Ausrichtung: forschungsorientierte Volluniversität Organisation: 10 Fachbereiche 2 Hochschulen (Kunst, Musik) Standorte: Gutenberg-Campus Mainz Campus Universitätsmedizin Mainz Institute in Mainzer Innenstadt Campus Germersheim Studierende: ca Wissenschaftler/innen: ca , davon ca. 540 Professor/innen Studienfächer: 75 mit insgesamt 242 Studienangeboten Gründung: 1946 (Bestand der alten UB in Wissenschaftlicher Stadtbibliothek Mainz) Mission: professionelle und innovative Versorgung von Forschung, Lehre und Studium mit Information und Informationsinfrastruktur Organisation: Zentralbibliothek 9 Bereichsbibliotheken Universitätsarchiv [20 Institutsbibliotheken] Mitarbeiter/innen: ca. 200 (145 Vollzeitäquivalente) Bestand: ca. 3, Printmedien, ca lizenzierte E-Journals Entleihungen: ca Bibliotheksbesuche: ca. 2,

3 2 Organisationsentwicklung der UB Mainz im Modell Ankunft und Aufbruch Entscheidungskompetenzen Operative Exzellenz Diversifikation, neue Aufgaben Strategische Positionierung Mission Statement UB Mainz

4 3 Zusammenführung der Entscheidungskompetenzen in UB Bibliotheksordnungen 1 Rahmen-Organisationsregelung 4 Bibliotheksausschüsse mit Entscheidungskompetenz über die Bereichsbibliotheken 1 Bibliotheksordnung Fakultative Zielvereinbarungen zwischen UB und den Fachbereichen 7 Benutzungsordnungen 1 Benutzungsordnung Zentralbibliothek 2 Fachbibliotheken 4 Bereichsbibliotheken [35 eigenständige Institutsbibliotheken] Senatsausschuss für die Universitätsbibliothek Zentralbibliothek 9 Bereichsbibliotheken [20 eigenständige Institutsbibliotheken] Senatsausschuss für Informationsversorgung und Kommunikation

5 4 Konstitution des Führungskräfteteams der UB Kein Organigramm Management-Gremium: höherer Dienst und Abteilungsleiter/innen des gehobenen Dienstes Aufgaben persönlich beauftragt an Fachreferent/innen (z. B. E-Ressourcen- Management, Öffentlichkeitsarbeit) Autonomie-Bewußtsein der Leiter/innen der Bereichsbibliotheken Führungsstil der UB-Leitung: autoritativ und laissez-faire Führungskräfteauswahl: Senioritätsprinzip und Fachreferent/in = Führungskraft Eindeutige Organisationsstruktur und Organigramm Führungskräfteteam: Leiter/innen der Abteilungen und Bereichsbibliotheken Persönliche Beauftragungen in Organisationseinheiten überführt Voll integrierte Leiter/innen der Bereichsbibliotheken Führungsstil der UB-Leitung: situativ mit Zielrichtung partizipatorisch Kommunikation und Teamentwicklung (UB-Klausur, Jour fixe, Jahresgespräch) Führungskräfteauswahl: nach Eignung als Führungskraft + Personalentwicklung

6 5 Operative Exzellenz und strategische Positionierung Operative Exzellenz Fokussierung auf alle Organisationsprozesse und -strukturen Umsetzung von Best-Practice-Niveau in allen Organisationsbereichen Aufgabe von Management: die Dinge richtig zu tun Strategische Positionierung Auswahl von Aufgabenfeldern, die einen besonderen Mehrwert für die primären Zielgruppen darstellen Herstellung eines abgestimmten Gesamtsystems Aufgabe von Führung / Leadership: die richtigen Dinge zu tun These Operative Exzellenz reicht nicht, um Wettbewerbsvorteil zu generieren Strategische Positionierung schafft Wettbewerbsvorteil Michael E. Porter: Competitive Advantage. New York Michael E. Porter: What is Strategy. In: Harvard Business Review 74 (1996), H. 6, S

7 6 Operative Exzellenz in der UB Mainz Grundausrichtung: vorhandene Prozesse am State of the Art ausrichten Blinder Fleck: neue Aufgaben können nicht in den Blick geraten Geschäftsprozesse und Organisationsstrukturen Integration von Erwerbung und Katalogisierung in Medienbearbeitung Automatisierung des Geschäftsgangs UB-weite Einführung von RFID und Automatisierung von Ausleihe und Rückgabe Retrokatalogisierung bzw. Aussonderung Zusammenlegung von Bibliotheken Zentralisierung von Back-Office-Prozessen Kundenorientierung und -kommunikation Initiative Serviceexzellenz Benutzerbefragungen Verbesserung der räumlichen Situation Discovery Portal Regelmäßige Kommunikation mit Kund/innen Stelle für Marketing und Kommunikation Vereinheitlichung des Corporate Design Nutzung sozialer Medien

8 7 Strategische Positionierung: Mission Statement der UB Mainz Anspruch und Leistung Organisationsentwicklung abbilden und UB-intern und -extern kommunizieren Referenzrahmen für die Ausrichtung des operativen Bereichs der UB geben Grundauftrag der UB mit dem Präsidium der Universität abstimmen Für Notwendigkeit einer strategischen Ausrichtung der UB sensibilisieren Ausgangspunkt für weitere Diskussion der strategischen Positionierung schaffen Erstellung Diskussion und kooperative Texterstellung durch Arbeitsgruppe aus UB-Leitung und Führungskräfteteam Vorstellung und Diskussion des Textentwurfs in sämtlichen Abteilungen bzw. Sachgebieten bei einer Mitarbeiterbeteiligung von über 90% Einarbeitung von Änderungsvorschlägen durch die Arbeitsgruppe Verabschiedung durch UB-Leitung und Veröffentlichung auf unserer Website

9 8 Diversifikation und neue Aufgaben Grundausrichtung 1. Auf der Basis positiver Erfahrungen alle Chancen nutzen 2. Die aktuellen Entwicklungen aufgreifen, auch wenn unser Erfolg nicht gesichert ist Blinder Fleck: nicht gesteuert über strategische Positionierung Diversifikation auf der Basis von Kernkompetenzen Integration Universitätsarchiv Koordination Universitätssammlungen Koordination Schule des Sehens Integration Digitalisierungszentrum Neue Aufgaben und Kompetenzentwicklung Betreuung Open Access Publikationsfonds Koordination Akademische Integrität Mitgestaltung virtueller Forschungsinfrastruktur für Digital Humanities Unterstützung Forschungsdatenmanagement Gary Hamel / C. K. Prahalad: The Core Competence of the Corporation. In: Harvard Business Review 68 (1990), H. 3, S

10 9 Strategische Positionierung: UB Mainz 2020

11 10 Führung in Veränderungsprojekten PROJEKTMANAGEMENT VERÄNDERUNGSPROJEKTE Management von Zeit, Themen und Ressourcen Management von Potenzialen, Chancen, Begeisterung, Zusammenarbeit, aber auch von Ängsten und Konflikten Zeit, Themen und Ressourcen

12 11 UB Mainz 2020: Unsere ersten sechs Teilprojekte Strategische Ziele Projekt- kommunika0on Posi0onierung & Präsenta0on in der JGU Innova0ve Dienstleistungen für NutzerInnen Entwicklung der Organisa0ons- kultur Aufgabenverteilung zentral/dezentral

13 12 Was will die UB Mainz lernen? Rasante Veränderungen der Umwelten und disruptive Innovationen verarbeiten Neue Aufgaben übernehmen und neue Kompetenzen aufbauen Klassische Funktionen zurückbauen Hierarchien abbauen und Netzwerke schaffen Flexibel und schnell sein Produktiv mit Komplexität und Unsicherheit umgehen Konstruktiv mit Konflikten umgehen Bereichs- und UB-übergreifend kooperieren Neues Verständnis von Führung umsetzen Serviceorientierung ausbauen und verfestigen Perspektivenwechsel vornehmen und von Kundenseite her denken Arbeitsweisen und Bedarfe der Forschenden, Lehrenden und Studierenden kennen Zu den Kund/innen gehen und sie direkt unterstützen

14 13 3-Phasen-Modell nach Kurt Lewin UNFREEZE CHANGE / MOVE REFREEZE Kurt Lewin: Frontiers in Group Dynamics. In: Human Relations 1 (1947), S

15 14 Management Leadership

16 Feedback? Dr. Andreas Brandtner Universitätsbibliothek Mainz Bibliothekartag, Nürnberg, 26. Mai 2015