Führung und. Personalmanagement

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1 Führung und Personalbedarfs-, Personalkosten- und Personaleinsatzplanung Handelsfachwirt/in IHK Dozent: Klaus Imhof Dozent: Klaus Imhof Folie 1

2 Gliederung 1. Führungsgrundsätze und Führungsmethoden, 2. Personalpolitik, 3. Psychologische Grundlagen zur Führung, Zusammenarbeit und Kommunikation, 4. Beurteilungsgrundsätze 5. Personalbedarfs-, Personalkosten- und Personaleinsatzplanung, 6. Organisations- und Personalentwicklung, 7. Personalmarketing, 8. Controlling, 9. Entgeltsysteme, 10.Konfliktmanagement, 11.Planung und Steuerung von Arbeits- und Projektgruppen, 12.Ausgewählte arbeitsrechtliche Bestimmungen, 13.Moderations- und Präsentationstechniken. Dozent: Klaus Imhof Folie 2

3 Personalplanung Dozent: Klaus Imhof Folie 3

4 Personalbedarfs-, Personalkosten- und Personaleinsatzplanung 5.1 Ziele und Aufgaben der 5.3 Personalkosten als Analyse und Personalplanung Steuerungsinstrument - Haupteinflussfaktoren der 5.2 Personalplanung im Personalkostenplanung Gesamtbetrieblichen Planungsgeschehen - Personalplanung und Kostenplanung - Schrittfolgen der 5.4 Ziele und Aufgaben der Personalbedarfsermittlung festlegen - Methoden und Hilfsermittlung der Personalbedarfsplanung Personaleinsatzplanung Dozent: Klaus Imhof Folie 4

5 Begriffe Dozent: Klaus Imhof Folie 5

6 Der Begriff Personalplanung Unter Personalplanung versteht man alle Handlungen, die Entscheidungen über die zukünftige Verwendung von Personal in Unternehmen, sowie die Vorbereitung und die Kontrolle dieser Entscheidungen zum Gegenstand haben. Die Personalplanung baut auf der Vorstellung auf: + die Verfügbarkeit der Mitarbeiter und + die Wirksamkeit ihres Arbeitseinsatzes zukünftig zu optimieren Dozent: Klaus Imhof Folie 6

7 Ziele der Personalplanung Dem Unternehmen ist vorausschauend das Personal: - in der erforderlichen Anzahl (Quantität) - mit der erforderlichen Qualifikationen (Qualität) - zum richtigen Zeitpunkt (Personaleinsatz) - am richtigen Ort - zur Verfügung zu stellen. Dozent: Klaus Imhof Folie 7

8 Weitere Ziele der Personalplanung Planung des qualitativen Personalbedarfs Planung des quantitativen Personalbedarfs Planung des Personaleinsatzes Planung der Personalbeschaffung Planung der Personalentwicklung Planung der Personalkosten Planung des Personalabbaus Dozent: Klaus Imhof Folie 8

9 Ziele der Personalplanung Ziele der Personalplanung Personalplanung bereitet die Verwendung von Personal in der Zukunft systematisch vor. Personalplanung bietet Ansätze zur Verbesserung des zukünftigen Verwendungshandelns Personalplanung erlaubt gezielte Reaktionen auf Veränderungen zukünftiger Bedingungen der Personalverwendung. Dozent: Klaus Imhof Folie 9

10 Grundprobleme der Personalplanung Personalplanung ist weitgehend abhängig von anderen Unternehmensplänen, sowie den Bedingungen der Leistungserstellung. Personalpläne ihrerseits beeinflussen die anderen Unternehmenspläne Personalpläne veranschaulichen Restriktionen / Engpässe bei z.b. der Personal-Beschaffung und ausbildung, z.b. Restriktionen in der Leistungserstellung Verwertung. Personalplanung ist Handeln unter Ungewissheit Die Ungewissheit steigt mit zunehmenden Planungshorizont. Dozent: Klaus Imhof Folie 10

11 Einflussfaktoren der Personalplanung Was beeinflusst die Personalplanung (im Sinne von Rahmenbedingungen die zu berücksichtigen sind)? + Ziele des Unternehmens + Weg des Unternehmens + Örtlichkeit + Arbeitsmarkt + Kooperation mit anderen Unternehmen Dozent: Klaus Imhof Folie 11

12 Einflussfaktoren der Personalplanung Dozent: Klaus Imhof Folie 12

13 Bedingungen der Personalplanung Die Personalplanung muss zahlreiche Bedingungen berücksichtigen: + Betriebsverfassungsgesetz (Informations- und Beratungsrecht des Betriebsrates ) + Tarifverträge, Arbeitszeitverordnung, Schutzgesetze + Einzelvereinbarungen in Arbeitsverträgen + Personalstruktur + Aufbau- und Ablauforganisation + Fehlzeiten, Fluktuation + etc. Dozent: Klaus Imhof Folie 13

14 Abhängigkeiten von Zielen Die Personalplanung konkurriert mit anderen Zielen des Unternehmens. Wenn für ein bestimmtes Projekt jeweils ein Terminziel, Kostenziel und Sachziel aufgestellt werden, hat die Personalplanung Einfluss auf alle drei Ziele. Sie beeinflusst quantitativ den Termin und die Kosten des Projektes. Qualitativ hat sie Einfluss auf das Sachziel (Qualität des Ergebnisses). Dozent: Klaus Imhof Folie 14

15 Planungsebenen Die Personalplanung eines Unternehmens vollzieht sich auf unterschiedlichen Ebenen. In der Rahmenplanung werden allgemeine Grundsätze aufgestellt, die für alle Unternehmensbereiche gelten. In allen Teilen eines Unternehmens wird zusätzlich eine bereichsspezifische Planung betrieben, die der Rahmenplanung untergeordnet ist. Zu diesen untergeordneten Planungen zählt auch die Personalplanung. Die angestrebten Grundsätze der Planung sind Langfristigkeit, Vollständigkeit, Flexibilität und Realisierbarkeit. Dozent: Klaus Imhof Folie 15

16 Planungshorizonte Die Planung eines Unternehmens wird nach dem Zeithorizont in langfristige, mittelfristige und kurzfristige Planung eingeteilt. Auch die Personalplanung kann in diese drei Zeithorizonte eingeordnet werden. Strategische Planung Taktische Planung Operative Planung Dozent: Klaus Imhof Folie 16

17 Strategische Planung Die strategische Planung umfasst alle langfristigen Planungen für bestehende oder zukünftige Geschäftsfelder, die Unternehmensstruktur, die Unternehmensstandorte und die Produktpalette. Sie ist an den grundsätzlichen Unternehmenszielen ausgerichtet und muss den langfristigen Erfolg des Unternehmens sicherstellen. Zur strategischen Personalplanung kann beispielsweise eine langfristig vorbereitete Nachfolgeregelung für eine Spitzenposition gehören. Strategische Personalplanung kann über einen Zeitraum von drei bis fünf Jahren erfolgen. Dozent: Klaus Imhof Folie 17

18 Taktische Planung Die taktische Planung findet innerhalb eines Planungshorizonts von etwa zwei bis drei Jahren statt und liegt damit im mittelfristigen Bereich. Sie beschreibt operational realisierbare Ziele und Maßnahmen zum Erreichen der strategischen Ziele. Zur taktischen Personalplanung gehört beispielsweise die mittelfristig bevorstehende Personalrekrutierung für einen neuen Standort oder die mittelfristige Vorbereitung eines Abbaus von Arbeitskräften. Dozent: Klaus Imhof Folie 18

19 Operative Planung Die operative Planung greift die Ziele der taktischen Planung auf und setzt sie in kurzfristige Teilpläne um. Zu diesen Teilplänen zählt auch der Personalplan. Operative Planung findet innerhalb eines Planungshorizonts von etwa einem Jahr statt. Die Planungshorizonte der Personalplanung können zeitlich nicht scharf abgegrenzt werden. Sie sind von der Branche und von der Situation auf dem Arbeitsmarkt abhängig. Sie müssen sich außerdem in die Gesamtplanung des Unternehmens einordnen. Dozent: Klaus Imhof Folie 19

20 Personalbedarfsplanung im gesamtbetrieblichen Planungsgeschehen Personalersatzbedarf Personalneubedarf Personalmehrbedarf Personalreservebedarf Personalnachholbedarf Dozent: Klaus Imhof Folie 20

21 Schrittfolgen der Personalbedarfsermittlung Personalersatzbedarf entsteht z. B. durch das planmäßige oder außerplanmäßige Ausscheiden von Mitarbeitern aus dem Betrieb. Personalneubedarf kann durch neue Aufgaben oder Projekte oder durch eine gute Konjunktur, aber auch durch die Genehmigung neuer Stellen entstehen. Personalmehrbedarf entsteht z.b. durch Arbeitszeitverkürzungen oder befristet für eine bestimmte Saison. Personalreservebedarf muss wegen Ausfällen wie Krankheit oder Weiterbildung eingeplant werden (Ausfall durch Urlaub ist hier bereits einkalkuliert). Personalnachholbedarf entsteht z.b. durch das Nichtbesetzen von Stellen, weil kein passender Bewerber gefunden wurde. Dozent: Klaus Imhof Folie 21

22 Bruttopersonalbedarf Dozent: Klaus Imhof Folie 22

23 Fortgeschriebener Personalbestand Dozent: Klaus Imhof Folie 23

24 Personalabgänge und Personalzugänge Zu den Personalzugängen gehören z.b. neu eingestellte Mitarbeiter, versetzte Mitarbeiter, übernommene Auszubildende und Rückkehrer vom Wehr- oder Ersatzdienst. Zu den Personalabgängen zählen z. B. planmäßig gekündigte Mitarbeiter, versetzte Mitarbeiter, Mitarbeiter mit auslaufenden Zeitverträgen oder Mitarbeiter, die ein Studium aufnehmen. Dozent: Klaus Imhof Folie 24

25 Nettopersonalbedarf Dozent: Klaus Imhof Folie 25

26 Aufgabe (Klausur Herbst 2008) Ziel des Personalmarketings ist auch die quantitative Bemessung des Personalbedarfes. Als Filialleiter einer ca. 250 m2 großen Filiale für Drogerieartikel wissen Sie um die optimale Besetzung Ihrer Filiale, um den Kundenansprüchen gerecht zu werden. a) Erläutern Sie an jeweils einem praktischen Beispiel dieser Filiale den Mindestpersonalbedarf, den Nettopersonalbedarf, den Bruttopersonalbedarf. (insgesamt 12 Punkte) b) Nennen Sie fünf Möglichkeiten, den Personalmehrbedarf dieser Filiale intern zu decken. (5 Punkte) Dozent: Klaus Imhof Folie 26

27 Lösung a) Mindestpersonalbedarf: oder auch Mindestbesetzung ist ein Minimum an Mitarbeitern, um eine betriebliche Funktion aufrechtzuerhalten, ohne eine Qualität - z. B. Kundenzufriedenheit - zu beachten. Beispiel: Ihre Bezirksleitung setzt in Ihrer Filiale eine Zeit (diverse Stunden) lang nur einen Mitarbeiter für alle anfallenden Arbeiten (Verkaufen, Kassieren, Auffüllen usw.) ein. Dieser Mitarbeiter kann nur eins nach dem anderen erledigen - dementsprechend wird eine Kundenzufriedenheit (Qualität) nur schwerlich zu erreichen sein. Dozent: Klaus Imhof Folie 27

28 Lösung a) Nettopersonalbedarf: Um der Kundenzufriedenheit und anderen Qualitätsmerkmalen (Inventursicherheit, Sortimentspflege, Sauberkeit usw.) Rechnung zu tragen, sollten für die o. g. Filiale mindestens drei Mitarbeiter - ein Mitarbeiter für das Verkaufen, ein Mitarbeiter für das Kassieren und ein Mitarbeiter für andere Aufgaben - eingesetzt werden. Auch richtig: Nettopersonalbedarf = Bestand - Abgänge + Zugänge (fortgeschriebener Personalbestand); kann Beschaffungs- oder Abbaubedarf ergeben: Dozent: Klaus Imhof Folie 28

29 Lösung a) Bruttopersonalbedarf: Um langfristig und auf Dauer (auch während der gesamten Öffnungszeit trotz z. B. Urlaubszeiten, Spitzenzeiten) qualitative Arbeit in der Filiale zu verrichten, bedarf es bei der Berechnung des Personalbedarfes noch weiteren Personals. Auch richtig: Künftiger Bedarf der Filiale einschließlich Reservebedarf Dozent: Klaus Imhof Folie 29

30 Lösung b) Personalmehrbedarf intern decken interne Ausschreibung Urlaubsverschiebung (z.b. von früher auf später) Überstunden Mehrarbeit Teilzeitmitarbeiter in Vollzeitmitarbeiter verändern Auszubildende übernehmen Dozent: Klaus Imhof Folie 30

31 Verfahren zur Ermittlung Die Werte für den Bruttopersonalbedarf können nach unterschiedlichen Verfahren berechnet oder geschätzt werden. Dabei unterscheidet man globale und differenzierte Verfahren. Globale Verfahren werden zur Ermittlung von Gesamtdaten herangezogen, differenzierte Verfahren beziehen sich auf detaillierte Bereiche oder Aufträge. Zu diesen Verfahren zählen: die auftragsbezogene Bedarfsermittlung mit Schätzverfahren, globale oder differenzierte Kennzahlen, die Stellenplanmethode und die arbeitsplatzbezogene Bedarfsermittlung durch Bemessung (hier nicht einsetzbar). Dozent: Klaus Imhof Folie 31

32 Methoden und Hilfsmittel der Personalbedarfsplanung Der Bruttopersonalbedarf kann nach unterschiedlichen Methoden ermittelt werden. Die einfachsten Methoden sind die Schätzmethoden. Dabei wird von den Führungskräften aus der fachlichen Erfahrung heraus abgeschätzt, wie viele Mitarbeiter für bestimmte Aufträge oder Vorhaben benötigt werden. Diese Schätzmethode kann verfeinert werden, indem die erste Runde der Schätzung ausgewertet und an die Fachleute zurückgegeben wird, die dann nochmals ihren Personalbedarf abschätzen müssen. Dozent: Klaus Imhof Folie 32

33 Kennzahlenmethode Eine Kennzahlenmethode funktioniert ebenfalls aus der Erfahrung heraus. Sie kann global für das ganze Unternehmen oder differenziert für einzelne Bereiche durchgeführt werden. Dabei setzt man den bisherigen Umsatz mit dem bisher vorhandenen Personal ins Verhältnis und ermittelt dann anhand des geplanten Umsatzes den geplanten Personalbedarf. Dozent: Klaus Imhof Folie 33

34 Stellenplanmethode Auch die Stellenplanmethode könnte zur Ermittlung des Bruttopersonalbedarfs herangezogen werden. Dabei wird anhand der bestehenden Stellen und ihrer Besetzung abgeschätzt, wie viele Stellen neu geschaffen oder neu besetzt werden müssen. Einbezogen werden die Mitarbeiter, die planmäßig" aus dem Betrieb ausscheiden werden. Bei der Anwendung der Stellenplanmethode ist auch gleichzeitig bekannt, welche qualitativen Anforderungen an die Neubesetzungen gestellt werden. Dozent: Klaus Imhof Folie 34

35 Extrapolation Schließlich kann mit Hilfe einer Extrapolation eine Reihe aus der Vergangenheit fortgeführt werden. Wenn die Zahlen einen Trend ergeben, könnte man mit der Extrapolationsfunktion einen Wert für die zukünftig benötigten Arbeitskräfte bestimmen. Dozent: Klaus Imhof Folie 35

36 Personalkosten als Analyse- und Steuerungsinstrument Die Personalkostenplanung steht mit der Personalbedarfsplanung in einem engen Zusammenhang. Die Personalkostenplanung setzt eine systematische Erfassung aller Personalkosten voraus. Sie liefert Aussagen über die Entstehung der geplanten Kosten, Art der geplanten Kosten, Entwicklung der Kosten und Beeinflussung der Kosten. Die Zahlen können durch die Instrumente des Personalcontrollings ermittelt und überwacht werden. Durch das Personalcontrolling werden sie innerhalb der geplanten Grenzen gehalten (Kostenarten). Dozent: Klaus Imhof Folie 36

37 Kosten in Bezug auf das Personal In der Personalkostenplanung müssen die unterschiedlichen Kostenarten differenziert werden, weil sie sich auf unterschiedliche Weise entwickeln können. Es treten folgende (Personal-)Kostenarten auf: Dozent: Klaus Imhof Folie 37

38 Kostenarten der Personalkostenplanung Lohnkosten Gehaltskosten Lohnzusatzkosten Personalbeschaffungskosten Personalverwaltungskosten Personalentwicklungskosten Weitere Lohnkosten Dozent: Klaus Imhof Folie 38

39 Kostenarten der Personalkostenplanung (1/2) Lohnkosten: dazu gehören z.b. Zeitlöhne oder Akkordlöhne Gehaltskosten: alle tariflichen und außertariflichen Gehaltskosten Lohnzusatzkosten: Sie umfassen die gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Lohnzusatzkosten, also Arbeitgeberanteile" der Sozialversicherung, Ausgleichsabgaben, Beiträge zur Berufsgenossenschaft, Kosten für die Entgeltfortzahlung, Urlaub und betriebliche Sozialleistungen. Personalbeschaffungskosten: Ausgaben für die Personalauswahl und das Personalmarketing, eventuell Kosten für externe Berater oder Vermittler Dozent: Klaus Imhof Folie 39

40 Kostenarten der Personalkostenplanung (2/2) Personalverwaltungskosten: Ausgaben für die administrativen Aufgaben der Personalverwaltung, speziell auch für die Entgeltfestsetzung, Entgeltabrechnung und Lohnbuchhaltung Personalentwicklungskosten: Ausgaben für die Ermittlung des Personalentwicklungsbedarfes, für Weiterbildungen, externe oder interne Schulungen Weitere Lohnkosten: z.b. Praktikantenvergütung, Ausbildungsvergütung und die Verwaltungskosten für Ausbildung bzw. Praktikantenbetreuung Dozent: Klaus Imhof Folie 40

41 Verwaltung aller Personaldaten Die Verwaltung aller Personaldaten erfolgt mit der betrieblichen EDV. Sie liefert für die Personalkostenplanung folgende Daten aus allen Unternehmensbereichen: Personalstammdaten Lohn- und Gehaltskonten Kennziffern für die Personalplanung Stellenpläne und Stellenbeschreibungen für die Personalkosten relevante Daten aus der Betriebsdatenerfassung Dozent: Klaus Imhof Folie 41

42 Zweck der Personalkostenplanung Auf diese Weise ist immer ein Überblick über die laufenden Kosten gesichert. Je nach Planungszeitraum kann die Entwicklung der Lohnkosten vorgeplant werden (zukünftige Lohnkosten). Später können die erreichten Zahlen mit der Planung verglichen werden; der Soll-lst-Vergleich zeigt die Abweichungen nach oben oder nach unten. Dozent: Klaus Imhof Folie 42

43 Rationalisierung als Kostenbremse Die Personalkostenplanung ist Teil der gesamten Kostenplanung des Unternehmens; sie kann je nach Branche oder Betriebsgröße einen großen oder einen eher geringen Einfluss auf die Kosten haben. In personalkostenintensiven Bereichen ist es das Kostensegment, in dem mit der Rationalisierung begonnen werden kann/muss. Dozent: Klaus Imhof Folie 43

44 Ziele und Aufgaben der Personaleinsatzplanung In der Personaleinsatzplanung wird die Zuordnung der Mitarbeiter zu den Stellen und Aufgaben geplant. Dabei werden die Rahmenbedingungen durch die ökonomischen Ziele vorgegeben: Die Zuordnung muss nach qualitativen und quantitativen Erfordernissen erfolgen. Sie beruht auf dem Anforderungsprofil der Stellen und Aufgaben, sowie auf dem Potenzial der Mitarbeiter. Wer macht was Dozent: Klaus Imhof Folie 44

45 Wie geht man bei der Personaleinsatzplanung vor? Wie auf vielen anderen Gebieten des Managements erfolgt hier zunächst eine Ist-Analyse. In diesem Fall werden Personalbestand und Personalbedarf analysiert. Dazu kommt die Analyse der außerbetrieblichen Rahmenbedingungen (Gesetze, Tarifverträge, Konjunktur). In der Personaleinsatzplanung muss auf zukünftig fehlende oder frei werdende Kapazitäten reagiert werden. Auch durch die Umstrukturierung von Betriebsteilen kann eine Anpassung der Personaleinsatzplanung notwendig werden. Dozent: Klaus Imhof Folie 45

46 Personaleinsatzplanung nach dem Zeithorizont der Planung Nach dem Zeithorizont der Planung wird die Personaleinsatzplanung in kurzfristige, mittelfristige und langfristige Planung eingeteilt. Noch kurzfristiger ist die Personaldisposition, die den aktuellen Einsatz steuert. Personaldisposition kurzfristige Personaleinsatzplanung mittelfristige Personaleinsatzplanung langfristige Personaleinsatzplanung Dozent: Klaus Imhof Folie 46

47 Personaleinsatzplanung nach dem Zeithorizont der Planung Personaldisposition: Zuordnung der Mitarbeiter in den nächsten Stunden oder Tagen kurzfristige Personaleinsatzplanung: Zuordnung des Mitarbeiters zum Arbeitsplatz (noch nicht dauerhaft) mittelfristige Personaleinsatzplanung: grundsätzliche Zuordnung des Mitarbeiters zum Arbeitsplatz langfristige Personaleinsatzplanung: Weiterentwicklung der Stellen und Arbeitsplätze, Personalentwicklungsplanung der Mitarbeiter Dozent: Klaus Imhof Folie 47

48 Personaleinsatzplanung Die Personaleinsatzplanung ist ein strategisches Instrument, das zur Optimierung betriebswirtschaftlicher Abläufe im Unternehmen beiträgt. Mit ihrer Hilfe wird auch die Flexibilisierung der Arbeitszeiten ermöglicht, weil erst aus der Planung der Bedarf an Flexibilisierung sichtbar wird. Die Personaleinsatzplanung ist von anderen Planungen wechselseitig abhängig. Deshalb müssen die Daten dieser Planungen immer verknüpft sein. Dozent: Klaus Imhof Folie 48