Qualitätsmanagementsystem Seite 1/9 Anhang 1: Übersicht über die Prozessstruktur

Transkript

1 Qualitätsmanagementsystem Seite 1/9 Unsere Prozessstruktur folgt der traditionellen Managementlehre und unterscheidet Managementprozesse, Kernprozesse und Unterstützungsprozesse. Die drei Prozessarten bedingen und beeinflussen sich gegenseitig. 1 Managementprozesse 11 Strategie 12 Struktur 13 Prozessführung 14 Risk Management 15 Marketing 2 Kernprozesse 21 Ausbildungsentwicklung 22 Ausbildungsplanung 23 Ausbildungsdurchführung 24 Ausbildungsevaluation 25 Ausbildungsadministration 3 Unterstützungsprozesse 31 Personal 32 Finanzen 33 Infrastruktur 34 Informationstechnologie Managementprozesse sind Führungs- und Entwicklungsprozesse. Sie stellen sicher, dass das Unternehmen in normativer, strategischer und operativer Hinsicht klar und gezielt geführt und weiterentwickelt wird. Dazu gehören nicht nur angepasste Strukturen mit klarer Aufgabenzuordnung, sondern auch die operative Prozessführung, ein zuverlässiges Risk Management sowie das effiziente Marketing. Die Managementprozesse orientieren sich an den Zielvorgaben des Verwaltungsrats. Diese wiederum richten sich nach dem optimalen Nutzen aus der Sicht des Kunden sowie der Verantwortung gegenüber den Anspruchsträgern. Kernprozesse betreffen unsere eigentliche Tätigkeit, das Erbringen von Ausbildungsleistungen. Diesbezüglich sind die Entwicklung, Planung, Durchführung, Evaluation und Administration von gleich grosser Bedeutung. Unterstützungsprozesse sind Dienstleistungen, die von verschiedenen Stellen innerhalb der Schule für die Gesamtorganisation und dafür erbracht werden, dass das Unternehmen ihre Kerntätigkeit, die Ausbildung, erfüllen kann. Die Unterstützungsprozesse stellen sicher, dass alle Mitarbeitenden qualitativ hoch stehende Leistungen erbringen, dass die finanziellen Ressourcen bereit stehen und dass die für die Kernleistungserbringung notwendigen sachlichen Mittel, einschliesslich der Informationstechnologie, rechtzeitig und in optimaler Weise zur Verfügung stehen.

2 Qualitätsmanagementsystem Seite 2/9 1 Managementprozesse 11 Strategie Strategieprozesse bestimmen das Vorgehen zur Bestimmung der langfristigen Unternehmensentwicklung Strategieentwicklung Ausnützung strategischer Erfolgspositionen VA 1111 Strategieentwicklung 1112 Managementreview Jährliche systematische Überprüfung und Weiterentwicklung von Strategie, Strukturen und Prozessen 1113 Projektmanagement Effiziente Durchführung und gezielte Überwachung von Projekten VA 1112 Managementreview CL Erfolgskennzahlen VA 1113 Projektmanagement FO Projektauftrag 12 Struktur Durch die Struktur wird der für die langfristige Entwicklung erforderliche Unternehmensaufbau bestimmt Aufbaustruktur Kundenorientierte Zuordnung von Aufgaben und Verantwortungen und deren laufende Überprüfung 1202 Mitarbeiterzufriedenheit Systematische Erfassung der Zufriedenheit der Mitarbeitenden zwecks Festlegung von Verbesserungsmassnahmen VA 1201 Aufbaustruktur AD Organigramm AD bis Stellenbeschreibungen VA 1202 Mitarbeiterzufriedenheit FO Befragung Lehrpersonen FO Befragung Mitarbeitende Administration

3 Qualitätsmanagementsystem Seite 3/9 13 Prozessführung Die operative Prozessführung ermöglicht die laufende Verbesserung der effektiven und effizienten Gestaltung innerbetrieblicher Abläufe Prozessauditierung Laufende Analyse, Evaluation und Anpassung des QMS 1302 Vorschlagswesen Erkennen von Schwachstellen und Umsetzung von Verbesserungsmassnahmen 1303 Interne Information Angepasste Befriedigung von Informationsbedarf und Informationsbedürfnissen der Mitarbeitenden VA 1301 Prozessauditierung VA 1302 Vorschlagswesen FO Individueller Vorschlag VA 1303 Interne Information 1304 Daten- und Dokumentenorganisation Sicherer Umgang mit Daten und Dokumenten aller Art (Auffindbarkeit, Sicherheit und Schutz) VA 1304 Daten- und Dokumentenorganisation AD Dokumentenverwaltungsliste HABEL 14 Risk Management Der sichere Umgang mit Risiken und Gefahren ist eine der Herausforderungen jeder Unternehmensführung Unternehmerisches Risikomanagement Systematische Identifikation, Bewertung und Bewältigung der verschiedenen Risiken des Unternehmens VA 1401 Unternehmerisches Risikomanagement FO Unternehmerische Risiken 1402 Notfall und Krise Sicheres Verhalten und angepasste Kommunikation im Falle von Notfällen und Krisen aller Art 1403 Sicherheit Optimieren der Sicherheit aller an der Schule tätigen Menschen mit dem Ziel der Schadenvermeidung VA 1402 Notfall und Krise CL Schema für Notfälle und Krisen CL Verhalten in Notfällen VA 1403 Sicherheit FO Gefahrenermittlung FO Schlüsselquittung

4 Qualitätsmanagementsystem Seite 4/9 15 Marketing Zentral für den Unternehmenserfolg ist die optimale Vermarktung unserer Ausbildungsleistungen. 15 Marketing und externe Kommunikation Gewährleistung des optimalen bedürfnis- und produkteorientierten Marketing und der effizienten externe Kommunikation VA 15 Marketing und externe Kommunikation FO Marktattraktivität und Wettbewerbsposition

5 Qualitätsmanagementsystem Seite 5/9 2 Kernprozesse 21 Entwicklung Konzeption und Weiterentwicklung stellen sicher, dass die Ausbildungsleistungen den Anforderungen der Kunden und der Wirtschaft entsprechen. 21 Ausbildungsentwicklung Inhaltliche und methodisch-didaktisch überzeugende Konzeption von Ausbildungen und deren laufende Weiterentwicklung VA 21 Ausbildungsentwicklung 22 Planung Planung bedeutet (ausgehend vom erarbeiteten Ausbildungskonzept) die Vorbereitung des konkreten Lehrgangs/Kurses in personeller und terminlicher Hinsicht und bezüglich Sachmitteln. 22 Ausbildungsplanung Konkrete Planung und administrative Vorbereitung von Lehrgängen/Kursen bezüglich Lehrpersonen, Terminen und Sachmitteln VA 22 Ausbildungsplanung FO Liste der Lernenden FO Präsenzliste FO Notenprotokoll HS/KMZ FO Notenprotokoll BC

6 Qualitätsmanagementsystem Seite 6/9 23 Durchführung Diese Prozesse beziehen sich auf die eigentliche Unterrichtstätigkeit, d. h. die Kompetenzvermittlung an die Lernenden Ausbildungsdurchführung 2302 Diplomprüfungen und Modulprüfungen Sicherstellung der fachlich und methodisch-didaktisch einwandfreien Kompetenzvermittlung an die Lernenden Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Diplomprüfungen zum Ausbildungsabschluss bzw. von Modulprüfungen am Ende des Unterrichts des betreffenden Moduls/Fachs VA 2301 Ausbildungsdurchführung CL Ausbildungseröffnung CL Abschlussfeier FO Besondere Vorkommnisse FO Störungen, Schäden, Fehler AA Unterrichtsvorbereitung und -erteilung AA Lernerfolgskontrollen und Noten AA Kurse für Erwerbslose AA Privatstunden (Nachhilfe) AA Coaching VA 2302 Diplomprüfungen und Modulprüfungen 2303 Externe Prüfungen Schulinterne Verfahren im Zusammenhang mit externen (eidgenössischen bzw. offiziellen) Prüfungen, die von Lernenden unserer Schule abgelegt werden VA 2303 Externe Prüfungen 2304 Beratung und Betreuung der Lernenden Kompetente und individuelle Ausbildungsberatung und persönlichen Betreuung der Lernenden VA 2304 Beratung und Betreuung der Lernenden 2305 Betriebliche Ausbildung Beratung, Betreuung von Praktikanten und Praktikumsbetrieben sowie administrative Abwicklung der betrieblichen Ausbildung VA 2305 Betriebliche Ausbildung

7 Qualitätsmanagementsystem Seite 7/9 24 Evaluation Zur laufenden Überwachung und zum Ergreifen notwendiger Verbesserungsmassnahmen werden die Ausbildungsleistungen von den daran beteiligten Personen systematisch beurteilt. 24 Ausbildungsevaluation Vorgehen und Hilfsmittel der systematischen Beurteilung unserer Ausbildungsleistungen durch Lernende, Lehrpersonen und Absolventen VA 24 Ausbildungsevaluation FO Evaluation des Unterrichts FO Evaluation der Schule FO Evaluation des Unterrichts und der Schule FO Evaluation Privatstunden FO Evaluation Firmenschulung FO Evaluation durch Lernende Deutsch (Stufe 1) FO Evaluation durch Lernende Deutsch (Stufen 2 bis 5) FO Evaluation durch Lernende Informatik FO Evaluation durch Absolventen FO Evaluation durch Lehrpersonen FO Evaluation durch Lehrpersonen Firmenschulung 25 Administration Alle Ausbildungsleistungen müssen zeitgerecht, effizient und zuverlässig administriert werden. 25 Ausbildungsadministration Kundenfreundliche Erledigung aller im Zusammenhang mit den Ausbildungsleistungen stehenden administrativen Arbeiten VA 25 Ausbildungsadministration

8 Qualitätsmanagementsystem Seite 8/9 3 Unterstützung 31 Personal Die Personalrekrutierung, der Personaleinsatz und die Personalentwicklung werden auf die optimale Erledigung unserer Kernprozesse ausgerichtet Personalrekrutierung Sichere Auswahl der Mitarbeitenden, um die Qualität unserer Leistungen beizubehalten und zu verbessern 3102 Personaleinsatz Mitarbeiter- und aufgabengerechte Personalführung sowie Abwicklung von Ein- und Austritten 3103 Personalentwicklung Förderung und Weiterentwicklung unserer Mitarbeitenden VA 3101 Personalrekrutierung FO Merkblatt über Versicherungen FO Personalblatt VA 3102 Personaleinsatz CL Personaleintritt CL Personalaustritt VA 3103 Personalentwicklung FO Personalgespräch MA Adm FO Beurteilung Vorgesetzter FO Visitationsbericht FO Selbstbeurteilung Unterricht 32 Finanzen Die Prozesse betreffen das Rechnungswesen, d. h. die mit der Finanz- und Betriebsbuchhaltung in Zusammenhang stehenden Tätigkeiten Finanzmanagement Wirtschaftlicher Umgang mit den finanziellen Ressourcen 3202 Debitoren Effiziente, konsequente und effektive Debitorenbewirtschaftung 3203 Kreditoren Zeitgerechte und wirtschaftliche Kreditorenbearbeitung 3204 Lohnbuchhaltung Zuverlässige Erledigung aller im Zusammenhang mit Löhnen stehenden Aufgaben, einschliesslich der Sozialversicherungen VA 3201 Finanzmanagement VA 3202 Debitoren VA 3203 Kreditoren VA 3204 Lohnbuchhaltung

9 Qualitätsmanagementsystem Seite 9/ Rechnungsabschluss Rechtlich korrekte Erstellung der Jahresrechnungen nach kaufmännisch anerkannten Grundsätzen VA 3205 Rechnungsabschluss 33 Infrastruktur Infrastruktur bezeichnen die zur Erbringung der Ausbildungsleistungen notwendigen Sachgüter. Die Prozesse beschreiben deren optimale Beschaffung und wirtschaftlichen Unterhalt Beschaffung von Einrichtungen, Material, Hilfsmitteln 3302 Unterhalt der Infrastruktur Einkauf der sachlichen Ressourcen nach optimalen Gesichtspunkten bezüglich Menge, Qualität, Termin und Kosten Sicherstellung eines jederzeit einwandfreien und kundenfreundlichen Zustands der sachlichen Ressourcen VA 3301 Beschaffung von Einrichtungen, Material, Hilfsmitteln VA 3302 Unterhalt der Infrastruktur 3303 Raumbewirtschaftung Optimale Raumzuteilung für eigene Bedürfnisse und Optimierung der Wirtschaftlichkeit durch externe Raumvermietungen VA 3303 Raumbewirtschaftung FO Raumbenützung intern FO Raumbenützungsgesuch extern 34 Informationstechnologie Dieser Prozess betrifft alle Aspekte der Informatik (Hard- und Software), und zwar sowohl im Bereich der Schulung als auch im Bereich der Administration. 34 Informationstechnologie Sicherstellung des jederzeitigen reibungslosen Einsatzes der Informationstechnologie im Schulungsbereich und in der Administration VA 34 Informationstechnologie AD Informatik-Richtlinien AD Social media Guidelines