Rechtssichere Digitalisierung in der Kommunalverwaltung. Herzlich willkommen!

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1 Rechtssichere Digitalisierung in der Kommunalverwaltung Herzlich willkommen!

2 Agenda 1. Landkreis Weilheim-Schongau 2. Ausgangslage 3. Herausforderungen 4. Projekt rechtssichere eakte 5. Rechtssichere Archivierung von D s Bitte beachten: Auf die Nennung der männlichen und weiblichen Form wird in diesem Dokument aus Gründen der Darstellung im Text bewusst verzichtet und stellt keine Diskriminierung dar!

3 1. Landkreis Weilheim-Schongau (1) Daten zum Landkreis: Einwohner: Gemeinden, Märkte, Städte: 34 Daten zum Landratsamt: Mitarbeiter: 450 Standorte: 9 (verteilt auf die Städte Weilheim und Schongau) Daten zur IT: Zentraler Dienstleister im Landratsamt. U. a. zuständig für: IT-Betrieb (RZ, Clients, Helpdesk, Anwendungsbetreuung, IT-Einkauf, Vertragsmanagement, Zertifikatsmanagement, IT-Sicherheit usw.), egovernment, Zentrales Projektmanagement, Projektmanagement DMS, IT-Strategie, Kommunales Behördennetz.

4 1. Landkreis Weilheim-Schongau (2) Daten zur IT: Mitarbeiter: 14 (Vollzeitstellen 12) Leitung IT: 1,0 Server-/Desktop-/Netzwerkgruppe: 3,0 Applikationsgruppe: 3,0 Anwendungsbetreuung: 2,0 Landkreis Service Center (KomBN): 0,5 Projektmanagement Infrastruktur: 0,5 Zentrales Projektmanagement: 1,0 DMS-Projektmanagement: 1,0

5 2. Ausgangslage (1) Aktenführung im DMS für die Allgemeine Schriftgutverwaltung (ASV) und Schnittstellen zu Fachverfahren vor dem Hintergrund: egovernment-gesetz Integrität Beweissicherheit Revisionssicherheit Rechtssicherheit Ordnungsgemäße elektronische Aktenführung (vgl. EGovG bzw. Entwurf BayEGovG) TR-RESISCAN (Richtlinie ersetzendes Scannen) TR-ESOR (Richtlinie Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente)

6 2. Ausgangslage (2) Aktenführung im DMS für die Allgemeine Schriftgutverwaltung (ASV) und Schnittstellen zu Fachverfahren vor dem Hintergrund: ZPO-e Digitale Unterschriften über Unterschriftspad (Rechtsgültigkeit, Beweiswerterhaltung usw.) Aussonderung Löschung nach Frist Nicht nur gescannte Dokumente relevant, sondern auch: D Downloads usw.

7 3. Herausforderungen (1) Rechtssicherer Raum: Papierakte: Seit Jahrzehnten (-hunderten) gesetzt und für jedermann verständlich und nachvollziehbar. Elektronische Akte: Rechtsicherer Raum wird ohne begleitenden Maßnahmen zur Integritätssicherung und Beweiswerterhaltung verlassen, Nicht für jedermann verständlich und nachvollziehbar!

8 3. Herausforderungen (2) Unveränderbarkeit von Dokumenten: Internes oder externes PDF. Wie verhindere ich, dass eingescannte aber auch alle anderen Dokumente verändert werden können? Wie halte ich das ursprüngliche veraktete (Original)- Dokument rechtsicher vor? Dauerhafte rechtssichere Ablage von Dokumenten: Rechtssicheres Scannen. Signatur. Wie verhindere ich, dass signierte Dokumente nachträglich verändert werden können?

9 3. Herausforderungen (3) Rechtssichere Mitzeichnung von Dokumenten (Prüfer, Workflow usw.): Wie verhindere ich, dass mitgezeichnete Dokumente nachträglich verändert werden können? Austausch rechtssichere Dokumente bzw. Akten mit anderen Behörden, Gerichten usw.: Standards? Erhalt der Rechtssicherheit, Nachvollziehbarkeit usw.?

10 3. Herausforderungen (4) Was brauchen wir grundsätzlich und mindestens für eine rechtssichere Ablage von Dokumenten im DMS? Keine Standards und Prozesse im DMS vorhanden zur rechtssicheren Ablage von Dokumenten, rechtssicheren Signatur von Dokumenten, rechtssicheren Mitzeichnung von Dokumenten. Wie erhalte ich die Flexibiltät eines DMS als mehrwertbringender Faktor für die Sachbearbeitung ohne die Rechtsicherheit, Integrität usw. der Dokumente zu gefährden?

11 4. Projekt Rechtssichere eakte (1) Hintergrund und Rahmenbedingungen: Flächendeckende Einführung von DMS im LRA WM-SOG bis Einfachen Prozess zertifizieren lassen, der u. a. dem BayEGovG genügt. Klärungsbedarf: Was definiert die aktuelle Rechtslage? Wie muss ein DMS konfiguriert werden, damit Dokumente dauerhaft rechtsicher und unveränderbar abgelegt, archiviert usw. werden? Was ist realistisch, mehrwertgenerierend und kostengünstig machbar? Was ist eine realistische langfristige Strategie? Wie muss sich eine Kommune bezüglich des DMS aufstellen, um Vorgaben, Gesetze und Richtlinien umzusetzen?

12 4. Projekt Rechtssichere eakte (2) Beispiel: Beweisführung mittels ersetzend gescannter Dokumente (Aufsatz Prof. Dr. A. Roßnagel, M. Nebel, NJW, 13/2014):

13 4. Projekt Rechtssichere eakte (3) Prozess Scannen und rechtsichere Aktenablage: Nur aktenrelevante Dokumente werden gescannt. Dezentrales Scannen. Definition eines möglichst einheitlichen Schutzbedarfs für gescannte Dokumente. Sichtprüfung durch Sachbearbeiter. Protokollierung über Protokollfunktion im DMS (über interne Dienstanweisung zum Scannen geregelt). Rechtsichere Prozesse für gescannte Dokumente laufen im Hintergrund bzw. im RZ, d. h. der Sachbearbeiter scannt nur die Dokumente. Aufbringung Zeitstempel im RZ, über virtuelle Poststelle (VPS = ProGov).

14 4. Projekt Rechtssichere eakte (4) Prozess Scannen und rechtsichere Aktenablage: Die virtuelle Poststelle (VPS) erhält Dokumente vom DMS, bringt Zeitstempel im RZ auf und erzeugt neuen bzw. bedient vorhandenen XAIP-Container (XAIP = XML formatted Archival Information Package). Die VPS regelt nachfolgend ArchiSIG- und ArchiSAFE- Prozesse (TR-ESOR). Zertifizierung des Prozesses durch das BSI.

15 4. Projekt Rechtssichere eakte (5) Prozess rechtsichere Aktenablage nicht gescannter Dokumente: Gilt für alle Dokumente (auch , D usw.), die im DMS abgelegt werden. Sachbearbeiter speichert Dokument im elektronischen Aktenordner ab. Die virtuelle Poststelle (VPS) erhält Dokumente vom DMS, bringt Zeitstempel im RZ auf und bedient XAIP-Container. Die VPS regelt nachfolgend ArchiSIG- und ArchiSAFE- Prozesse (TR-ESOR). Zertifizierung des Prozesses durch das BSI.

16 4. Projekt Rechtssichere eakte (6) Prozess Scannen und rechtsichere Aktenablage: Dezentrales Scannen XAIP-Container - Dokument 1 - Dokument Sonstige 1.1 Dokumente Dokument 1.n Archi-SIG Archi-SAFE Meta-Daten Bestätigung Sichtprüfung Virtuelle Poststelle (VPS) (ProGov) DMS (Optimal Systems) OS-Client Zeitstempeldienst bzw. QeS im RZ Menschenlesbare Informationen XAIP-Archiv (XAIP-Container)

17 5. Rechtssichere Archivierung von D s (1) Hintergrund: Die Nutzung von D über den Standardprozess Webbrowser ist für Verwaltungen der Kommunen nicht möglich, da Vorgänge nicht (ordnungsgemäß) veraktet werden können. Für die Sachbearbeitung und Veraktung muss ein D -Gateway eingesetzt werden. Problem: Nach dem Abholen der D aus dem D -System des Providers ist eine D de facto eine normale , also nicht mehr rechtssicher! D s müssen über den bereits vorhanden -Client eingehen und versandt werden, um die Beobachtung bzw. Bedienung eines zusätzlichen Ein- bzw. Ausgangskanals zu vermeiden. Die Kommunen müssen in diesem Zusammenhang sicherstellen: Rechtsichere Veraktung von ein- und ausgehende D s. Sicherstellung einer ordnungsgemäßen elektronischen Aktenführung (= in der elektronischen Akte liegt das Original!).

18 Ergebnis: 5. Rechtssichere Archivierung von D s (2) Handbuch zur Nutzung von D

19 5. Rechtssichere Archivierung von D s (3) Beispiel D im -Client: D -Protokoll Signaturprotokoll

20 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Fragen? Stephan Grosser Landratsamt Weilheim-Schongau SG 10 / SB 10.3 IT Leiter der IT, IT-Sicherheitsbeauftragter Geschäftsführer Kommunales Behördennetz (KomBN) Pütrichstraße Weilheim i.ob Tel.: +49 (881) Fax: +49 (881) Mobil: +49 (173) D Petra Gandorfer Landratsamt Weilheim-Schongau SG 10 / SB 10.3 IT Projektmanagement DMS Pütrichstraße Weilheim i.ob Tel.: +49 (881) Fax: +49 (881)

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