Outlook 2003/2007 Version

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1 1 Outlook 2003/2007 In der folgenden kochbuchartigen Beschreibung versuchen wir, auf alle möglichen Aspekte bei der Nutzung von Outlook 2003/2007 in Verbindung mit einem Microsoft Exchange 2003 Server einzugehen einschließlich der Nutzung eines PDA/MDA. Verbesserungsvorschläge sind gerne willkommen. Zielgruppe dieses Artikels sind die EDV-Beauftragten bzw. Multiplikatoren in den Instituten und Einrichtungen sowie versierte Anwender. Um die volle Funktionalität zu erhalten, braucht man mindestens Office nicht nur Outlook 2003 mit einer älteren Officeversion sowie Windows XP Professional!!! 1.1 Outlook für Exchange vorbereiten Voraussetzungen: Im Microsoft Active Directory ist durch den Administrator ein Benutzerkonto eingerichtet und auf dem Microsoft Exchange Server besteht ein Postfach für den Benutzer. Der Exchange Server führt standardmäßig für jeden Benutzer eine interne Mailadresse der Form <Benutzerkonto>@ad.uni-heidelberg.de Beim Einspielen der Benutzer wird durch den Administrator für jeden Benutzer ein Umschreiben dieser internen Mailadresse auf die normale Mailadresse definiert, z.b. wird xc8@ad.uni-heidelberg.de (intern) kerstin.zapf@urz.uni-heidelberg.de (extern) umgeschrieben, sodass nur noch die externe Mailadresse zu sehen ist. 1.2 Windows Internet Name Service Da das entsprechende Microsoft Netzwerkprotokoll NetBios nicht über Subnetzgrenzen geht, muss man auf seinem PC WINS (Windows Internet Name Service) eintragen : Netzwerkumgebung rechte Maustaste Eigenschaften Eigenschaften von TCP/IP erweitert WINS hinzufügen und Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 1 von 60

2 1.3 Exchange Mailkonto erstellen für Outlook 2003 Einstellungen Systemsteuerung Mail - Konten ein neues Konto hinzufügen MS Exchange Server Microsoft Exchange Server : exchange.uni-heidelberg.de und Benutzername (Benutzerkennung im Microsoft Active Directory): z.b. xc8 dann Namen prüfen lassen; wenn er aufgelöst wird, erscheint er - wie oben - unterstrichen dargestellt fertig stellen. - Konten nochmals öffnen vorhandene - Konten anzeigen auswählen und hier bei Neue Nachrichten übermitteln an das Postfach- Benutzername auswählen und fertig stellen. Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 2 von 60

3 Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 3 von 60

4 2 Migration von anderen Systemen nach Outlook 2003 Meistens hat man schon vorher benutzt oder einen elektronischen Kalender geführt. Wie bekommt man seine Mailboxen, Mailadressen und/oder Kalendereinträge vom alten System nach Outlook 2003? Für einige ausgewählte Szenarien wollen wir diesen Umstieg beschreiben. 2.1 Import von Outlook Express Daten Outlook aufrufen Datei Importieren/Exportieren Internet- Mail und Adressen importieren auswählen Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 4 von 60

5 Outlook Express auswählen und Weiter Damit werden Mailadressen und alle Ordner importiert. 2.2 Umzug eines IMAP-Kontos Zuerst muss man unter Outlook 2003 dieses IMAP-Konto anlegen mittels Extras -Konten Ein neues -Konto hinzufügen IMAP Posteingangsserver (IMAP): cyrus.urz.uni-heidelberg.de Postausgangsserver (SMTP): extmail.urz.uni-heidelberg.de Usw. Danach kann man unter Outlook 2003 die Mailboxen kopieren: IMAP Posteingang: alle Mails auswählen und kopieren in Postfach Posteingang von Outlook 2003 IMAP- Postablage: jeden einzelnen Ordner verschieben nach Postfach - Tipp: am besten im Ordner Postfach einen neuen Ordner Postablage anlegen und die IMAP-Ordner dahin verschieben. Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 5 von 60

6 2.3 Weiterleiten von Mail an Exchange 2003 Man kann natürlich auf Dauer mit Outlook 2003 mehrere Mail-Konten betreiben, wie im vorigen Punkt beschrieben. Man kann aber auch alle Mail, die an das alte -Konto (IMAP-Konto auf cyrus) geht, weiterleiten an das neue Exchange 2003 Postfach und hat dann nur noch ein Mail-Konto zu bedienen: Web-Browser aufrufen URZ: Service-Seiten RZuser Profil Anmelden -Verwaltung auswählen Forward Mail Adresse eingeben wie unten, siehe interne Mailadresse zu Beginn Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 6 von 60

7 Danach kann das Cyrus-Postfach in Outlook 2003 gelöscht werden. 2.4 Konvertieren von Mailadressen Siehe Microsoft Artikel Importieren von Nachrichten und Adressen von Netscape Messenger 4.5, später in Outlook 2002 und in Outlook 2003 unter Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 7 von 60

8 3 Arbeiten mit Outlook von zuhause oder unterwegs 3.1 Web-Zugang (OWA) Der Exchange Server 2003 bietet unter dem Namen Outlook Web Access (OWA) einen Web-Zugang. Man kann also mit einem Web-Browser auf sein Outlook-Konto auf dem Exchange-Server zuzugreifen über folgende URL: Auf der Anmeldemaske muss man seinen Benutzernamen wie dargestellt (ad\xc8) das Benutzerkonto im Active Directory - und sein Kennwort angeben. Bei Subdomänen (z.b. zuv) gilt dann Subdomäne\Benutzername (z.b. zuv\zk) Damit stehen die meisten Anwendungen von Outlook zur Verfügung. 3.2 Verbindung via VPN VPN (Virtual Private Network) baut einen Tunnel zu dem VPN-Server in der Universität auf, über den die gesamte Kommunikation läuft damit wird der PC ein Teil des Universitätsnetzes und kann so alle Dienste nutzen, die nur innerhalb der Universität funktionieren. U.a. kann man damit auch Outlook auf dem heimischen PC mit dem Postfach auf dem Exchange Server verbinden und synchronisieren. Dazu muss man im Wesentlichen ein -Konto für den Exchange Server in Outlook 2003 einrichten - wie oben beschrieben und einen VPN-Clienten einrichten (siehe ). Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 8 von 60

9 Beim Aufruf des VPN-Clienten werden automatisch für den VPN-Adapter die entsprechenden WINS-Einträge gemacht. Nach Starten des VPN-Client kann man dann wie in der Uni gewohnt Outlook 2003 aufrufen und benutzen. 3.3 Verbindung via http Wenn man von außerhalb NUR den vollwertigen Zugang von Outlook 2003 zum Exchange Server benötigt (statt des vollen VPN-Zugangs), kann man dies auch über entsprechende Proxy-Definitionen tun: Um die volle Funktionalität zu erhalten, braucht man Office nicht nur Outlook 2003 mit einer älteren Officeversion sowie Windows XP Professional!!! Systemsteuerung Mail -Konten Vorhandenes Konto bearbeiten Microsoft Exchange Server auswählen Ändern Weitere Einstellungen hier Karte Verbindung auswählen Exchange-Verbindung mit HTTP herstellen und anschliessend Exchange- Proxyeinstellungen bearbeiten Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 9 von 60

10 die URL exchange.uni-heidelberg.de eintragen und bei Verbindungseinstellungen beide Felder auswählen d.h. sowohl bei schnellen als auch bei langsamen Netzwerken die Verbindung über HTTP herstellen (genauer über HTTPS)! Die Authentifizierung auf Standardauthentifizierung setzen Bei Windows Vista und manchmal auch bei Windows XP sollte man einmal eine Verbindung über VPN herstellen, erst danach funktioniert der oben beschriebene Proxy (ohne VPN). 3.4 Zertifikate auf PC installieren Wenn man eine SSL-verschlüsselte Verbindung zwischen dem PC und dem Exchange-Server benutzen will (wird vom Exchange-Server erzwungen), muss man mehrere Zertifikate auf dem PC installieren: Root-Zertifikat des Deutschen Forschungsnetzes (DFN) Zertifikat der Universität Heidelberg Zertifikat des Universitätsrechenzentrums Zertifikat des Exchange-Servers Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 10 von 60

11 Diese Zertifikate kann man auf den PC laden über die URL Eigentlich reicht es, wenn Sie die Zertifikate anklicken, öffnen, installieren und den Zertifikatspeicher automatisch suchen lassen Windows XP macht das richtig Zertifikate unter Windows Vista Unter Windows Vista muss man den Zertifikatsspeicher selbst bestimmen. DFN-Wurzelzertifikat doppelklicken Öffnen Zertifikat installieren... Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 11 von 60

12 Weiter Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 12 von 60

13 Alle Zertifikate in folgendem Speicher speichern Durchsuchen Vertrauenswürdige Stammzertifizierungsstellen OK Weiter Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 13 von 60

14 Fertigstellen Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 14 von 60

15 "Ja" (Falls Fingerabdruck korrekt ) OK In ähnlicher Weise werden die Zertifikate für die Universität Heidelberg (uni-ca) und das URZ (urz-ca) in den Speicher Zwischenzertifizierungsstellen und das Zertifikat für den Exchange-Server (exchange-ca) in den Speicher andere Person abgelegt. Den Stand der Zertifikate können Sie überprüfen, z.b. im Internet Explorer unter Extras Internetoptionen Inhalte Zertifikate Vertrauenswürdige Stammzertifizierungsstellen Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 15 von 60

16 3.5 Mobiler Zugang mittels PDA (OMA) Der Exchange Server 2003 bietet unter dem Namen Outlook Mobile Access (OMA) einen eigenen Zugang für Mobilgeräte (PDA). Ein Personal Digital Assistant (PDA) sollte die neueste Version des Betriebssystems Windows Mobile 5 sowie über ein Telefonprogramm verfügen wie z.b. der MDA Pro/Vario von T-Mobile. Dieser PDA kann jetzt auf verschiedene Weise mit Outlook 2003 bzw. Exchange Server 2003 synchronisiert werden: mittels eines USB-Anschlusses über den PC unter Verwendung der Software ActiveSync 4.1 oder höher aktuell 4.5 für Windows XP oder Windows Mobile Geräte-Center 6.1 für Windows Vista. über WLAN (FunkLAN) innerhalb der Universität über GSM (Telefonnetz) sonst Nach Einspielen der Software ActiveSync auf dem PC erscheint bei der ersten Verbindung mit dem PC automatisch der Synchronisierungssetup-Assistent: Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 16 von 60

17 bei dem man die direkte Synchronisierung mit dem Exchange-Server auswählt und die benötigten Daten eingibt. Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 17 von 60

18 Danach kann man auswählen, welche Daten synchronisiert werden wir empfehlen Kalender und evtl. Kontakte: Bevor man die erste Verbindung mit dem Exchange-Server aufbaut, braucht man das für die verschlüsselte Verbindung notwendige root-zertifikat. Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 18 von 60

19 3.5.1 Zertifikate auf PDA installieren Wenn man eine SSL-verschlüsselte Verbindung zwischen dem PDA und dem Exchange-Server benutzen will (wird vom Exchange-Server erzwungen), muss man mehrere Zertifikate auf dem PDA installieren: Root-Zertifikat des Deutschen Forschungsnetzes (DFN) Zertifikat der Universität Heidelberg Zertifikat des Universitätsrechenzentrums Zertifikat des Exchange-Servers Diese Zertifikate kann man auf den PC laden über die URL Anschliessend muss man die Zertifikate auf den PDA übertragen Im Windows Explorer erscheint - wenn der PDA über das USB-Kabel angeschlossen ist - ein Eintrag "Mobiles Gerät", auf den man mit normalem Kopieren/Einfügen die Zertifikate übertragen kann. Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 19 von 60

20 Auf dem PDA müssen die Zertifikate installiert werden durch einfaches Anklicken. Dazu ruft man auf dem PDA über Start Programme Dateiexplorer auf und klickt auf das Zertifikat Setzen/Ändern der ActiveSync -Optionen und Parameter Die Optionen und Parameter der Synchronisation kann man über die Software Active Sync entweder auf dem PC oder auf dem PDA setzen, sie werden bei der nächsten Synchronisation vom anderen Partner übernommen: Als erstes ist einzustellen, dass der Computer mit dem Internet verbunden ist mit Datei Verbindungseinstellungen Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 20 von 60

21 Die Auswahl, was von wo synchronisiert werden soll, trifft man mittels Extras Optionen wobei man so viel wie möglich direkt mit dem Exchange-Server synchronisieren sollte. Auf diese Weise ist es egal, ob der PDA mit dem PC verbunden oder im WLAN oder im GSM-Netz ist. Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 21 von 60

22 Über die Auswahl Zeitplan kann man den Netzverkehr kontrollieren. Wenn man ein Synchronisieren Beim Eintreffen neuer Elemente wählt, muss man unter Geräteadresse eine SMS- Adresse des Geräts angeben, z.b. Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 22 von 60

23 3.5.3 Direct Push Mit der neuesten Firmware für die T-Mobile MDAs und entsprechenden Updates für den Exchange 2003 Server wird die Direkt Push Technologie unterstützt, die einen vollautomatischen Abgleich ohne Angabe einer SMS-Adresse ermöglicht ActiveSync über mehrere PCs Sie können auf dem MDA Ihren Benutzernamen eintragen, dann meldet sich das Gerät bei ActiveSync damit an unabhängig an welchem PC Sie synchronisieren. Start Einstellungen System Info Geräte-ID hier den Namen eintragen Mail schreiben über PDA/MDA Damit Sie Mail auf dem PDA erstellen und verschicken können, müssen Sie bei den ActiveSync -Optionen auswählen siehe Dann kann man einfach den Posteingang öffnen und über den Menüpunkt Neu die Mail erstellen, die dann beim nächsten Sync an den Exchange-Server geschickt wird bei der Direct Push Technologie geschieht das Synchronisieren automatisch. Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 23 von 60

24 4 Tipps und Tricks Im Folgenden haben wir verschiedene Tipps und Tricks gesammelt, die beim Umgang mit Outlook 2003, Exchange Server 2003 oder einem PDA aus unserer Sicht von Interesse bzw. wichtig sind. 4.1 Web-Zugang zu anderen Kalendern Normalerweise kommt man mit dem Web-Zugang nur an seine eigenen Ressourcen (Postfach mit Posteingang, Postablage, Kalender, Kontakte). Wenn jetzt ein anderer Benutzer seinen Kalender (zum Lesen) freigegeben hat, kann man auch über das Web diesen Kalender einsehen mittels der URL Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 24 von 60

25 4.2 Kontakte Outlook 2003 hat eine Standardreihenfolge für Kontakt-Einträge, nämlich Vorname Nachname, was bei Suchen von Mailadressen zu Problemen führen kann. Wir empfehlen daher diese Reihenfolge auf Nachname, Vorname zu ändern mittels Extras Optionen Kontaktoptionen Reihenfolge Diese Einstellungen gelten nur für neu anzulegende Kontakte, bestehende müssen per Hand korrigiert werden. 4.3 Adressbuch Die gleiche Änderung (der Reihenfolge bei Kontakten) sollte man auch im Adressbuch vornehmen mittels Extras - Konten Vorhandene Verzeichnisse oder Adressbücher anzeigen weiter Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 25 von 60

26 Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 26 von 60

27 Outlook Adressbuch auswählen und Ändern Da kann dann angegeben werden, welche Adressbücher verwendet werden sollen und wie die Namen angeordnet werden sollen. Hinweis: Das ist der entscheidende Punkt, dass die Kontaktliste, die beim Schreiben von Mail verwendet wird, ordentlich sortiert wird. 4.4 Ordner zurückholen In Outlook 2003 kann man in der Navigationsliste Ordner löschen und damit nicht mehr anzeigen lassen. Um solche Ordner, die zuvor in der Navigationsliste geschlossen wurden, wieder herzustellen, muss man in Outlook 2003 Datei Öffnen Outlook Datendateien Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 27 von 60

28 dort den entsprechenden Ordner auswählen dann erscheint er wieder in der Navigationsliste. 4.5 Ändern der Übermittlungseinstellungen Standard für die Übermittlung von neuen Mails sind 5 Minuten, ändern kann man diesen Wert durch Extras Optionen Setup Senden/Empfangen Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 28 von 60

29 Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 29 von 60

30 Hier die Zeit nach Wunsch verkürzen, z.b. auf 1 min 4.6 IMAP-Konto in Outlook 2003 Gelöschte Mails werden nur durchgestrichen, d.h. als gelöscht markiert. Zum endgültigen Löschen muss man in das IMAP-Konto wechseln und o Bearbeiten Gelöschte Nachrichten permanent löschen anklicken; erst dann werden die Mails - nach erneuter Rückfrage - entfernt. 4.7 AutoReplay automatische Antwortmail Abwesenheitsassistent Mit Hilfe des Abwesenheitsassistenten o Extras Abwesenheitsassistent kann man einen Text eingeben, der automatisch als Antwort verschickt wird. Allerdings wird diese Antwort nur einmal an jeden Absender geschickt Regeln und Benachrichtigungen Falls man immer eine automatische Antwort wünscht, auch an den gleichen Absender, oder andere Variationen, kann man dies erreichen über o Extras Regeln und Benachrichtigungen wählen Sie Regel ohne Vorlage erstellen aus und klicken Sie auf weiter nun können Sie noch weitere Details auswählen; wenn diese Regel für alle Mails gelten soll können Sie gleich auf weiter klicken. Wichtig: das Häkchen bei nur an diesem Computer darf nicht gesetzt sein! im nächsten Fenster Häkchen bei Diese vom Server mit einer Nachricht beantworten setzen, unten können Sie nun auf einer Nachricht klicken und den Text/Betreff für die Antwort eingeben Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 30 von 60

31 Es können im nächsten Fenster noch Ausnahmen definiert werden. Dann der Regel einen Namen geben und die Regeloptionen festlegen. Fertigstellen. 4.8 Regeln für Spam-Mail Alle an der Universität Heidelberg eingehenden s werden auf Werbemüll (Spam) untersucht - d. h. Header und Text werden nach vielen Kriterien daraufhin bewertet, ob es sich bei der möglicherweise um eine Spam-Mail handelt. Dabei werden für jeden Hinweis Punkte vergeben. Bei mehr als (zurzeit) 5 Punkten wird die im Betrefffeld als Spam markiert mit [SPAM?] und im Text angeben, wieso der Filter glaubt, dass es eine Spam-Mail ist. Der Rest des Textes wird natürlich mitgesandt (Zur Sicherheit wird die Original-Mail auch noch als Attachment angehängt) siehe Da diese Spam-Mails stören, kann man sie automatisiert z.b. in einen Ordner ablegen, den man gelegentlich durchschauen sollte; ebenso kann man automatisch Spam-Mails, die älter als 4 Wochen sind, löschen. Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 31 von 60

32 4.8.1 Ordner Spam anlegen Einen Ordner im Postfach anlegen mit Namen "Spam" o Eigenes Postfach mit der rechten Maustaste anklicken o Neuer Ordner auswählen und den Namen Spam vergeben Als Spam markierte Mails in den Ordner "Spam" verschieben o Regelassistenten aufrufen über Extras Regeln und Benachrichtigungen Regelassistent Neue Regel auswählen und OK Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 32 von 60

33 Unter Regeln ohne Vorlage erstellen den Punkt Nachricht bei Ankunft prüfen auswählen und weiter Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 33 von 60

34 "mit bestimmten Wörtern in der Nachrichtenkopfzeile" auswählen unten bestimmten Wörtern anklicken zu suchende Wörter X-Spam-Level: XXXXXX eingeben Hinzufügen und OK Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 34 von 60

35 Weiter diese in den Ordner Zielordner verschieben auswählen Unten Zielordner anklicken und den Ordner Spam auswählen Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 35 von 60

36 nächste Karte überspringen mit Weiter (ausser man will Ausnahmen definieren) Regelname ggf. ändern und Fertig stellen und Fertig stellen Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 36 von 60

37 hier noch auf OK drücken. Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 37 von 60

38 4.8.3 Als Spam markierte Mails automatisch nach 4 Wochen löschen o Den Ordner Spam anklicken, mit rechter Maustaste markieren und Eigenschaften auswählen Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 38 von 60

39 o Den Reiter Autoarchivierung wählen o Für diesen Ordner folgende Einstellungen verwenden wählen o Elemente löschen, wenn älter als 4 Wochen angeben o Alte Elemente endgültig löschen anklicken o OK 4.9 Mail-Format zum Lesen und Versenden Outlook bietet zwei verschiedene Formate zum Lesen und Versenden von an Nur-Text-Format (empfohlen) HTML-Format Wir empfehlen, grundsätzlich das Nur-Text-Format auszuwählen. Die meiste Mail besteht nur aus Texten und ist mit dieser Einstellung beim Versenden auch auf Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 39 von 60

40 jedem Zielsystem lesbar. Beim Lesen im HTML-Format besteht außerdem ein Sicherheitsrisiko, da in HTML-Seiten ausführbarer Code versteckt sein kann. Man kann die Standard-Formate für Lesen steuern über o Extras Optionen Einstellungen -Optionen Standardnachrichten im Nur-Text-Format lesen auswählen Damit wird eingehende Mail standardmäßig nur als Text angezeigt. Falls doch eine Mail im HTML-Format vorliegt, wird dies beim Lesen der Mail angezeigt durch eine blau unterlegte Meldung Diese Nachricht wurde zum Nur-Text- Format konvertiert. Durch Klicken auf diese Meldung kann man dann sich auch das HTML-Format anzeigen lassen. Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 40 von 60

41 und zum Versenden über Optionen -Format Bei Verfassen im Nachrichtenformat auswählen Nur Text Internetformat In Nur-Text-Format konvertieren auswählen Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 41 von 60

42 4.10 Gelöschte Elemente wiederherstellen Um (versehentlich) gelöschte Elemente wiederherstellen zu können, muss man auf dem Rechner, auf dem Outlook 2003 läuft, die Registry bearbeiten bei Outlook 2007 ist das schon im Standard dabei. Vorsicht: Die Registry ist das Kernstück der Windows-Systeme und sollte nur mit größter Vorsicht bearbeitet werden. ansonsten riskiert man ein nicht mehr benutzbares System. Wir haben zur Vereinfachung einen fertigen Registry-File abgelegt auf der Seite den man nur noch herunterladen muß und durch Doppelklick aktivieren kann. Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 42 von 60

43 5 Postfächer 5.1 Eigenes Postfach freigeben Sie können nicht nur einzelne Ordner wie z.b. den Kalender freigeben, sondern auch ihr ganzes Postfach. Ordnerliste Postfach auswählen und rechte Maustaste betätigen Freigeben Hinzufügen Namen auswählen Leider genügt es nicht, nur das Postfach freizugeben, man muß auch alle vorhandenen Unterordner, die man freigeben möchte wie z.b. den Posteingang und ggf. den Postausgang, explizit freigeben. Anders ist es mit neuen Unterordnern im Postfach, diese erben automatisch die Freigabeberechtigungen. Wenn für das freigegebene Postfach auch eine Schreibberechtigung bestehen soll, muss noch der Stellvertreter bestimmt und mit entsprechenden Berechtigungen ausgestattet werden siehe Alternativ kann auch durch den Administrator die Berechtigung im Auftrag senden erteilt werden. 5.2 Freigegebenes Postfach hinzufügen Falls jemand sein eigenes Postfach für Sie freigegeben hat, müssen Sie folgende Schritte unternehmen, um dieses freigegebene Postfach hinzuzufügen: Extras Konten Vorhandenes Konto bearbeiten Ändern Weitere Einstellungen Reiter Erweitert Hinzufügen Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 43 von 60

44 Und dort das freigegebene Postfach hinzufügen. Danach erscheint das Postfach in der Navigationsleiste. 5.3 Mehrere Personen mehrere Postfächer Eine Person hat mehrere -Adressen Als erstes muss man in Outlook 2003 das Postfach auf dem Exchange-Server festlegen. Dazu wählt man entweder die -Adresse, unter der man die meiste Mail verarbeitet, oder die -Adresse, bei der die Kalenderfunktionalität benötigt wird. Danach legt man für die zweite (oder weitere ) -Adressen ein IMAP-Konto an, damit ein separater Posteingang angelegt wird. Das IMAP-Konto kann man auf dem Exchange- oder einem anderen Mail-Server (cyrus, instmail usw.) anlegen. Dann erscheint beim Schreiben einer neuen Mail in der Symbolleiste der Button KONTO hier kann man das Konto, d.h. die adresse auswählen, unter der die Mail verschickt wird. Die Standardeinstellung ist das Exchange Konto. Hinweis: Alle verschickten Mails, egal von welchem Konto sie verschickt wurden, landen im Ordner Gesendete Objekte im Postfach. Daher sollte man die Mails im Ordner Gesendete Objekte markieren und in die entsprechende Ablage verschieben siehe auch Kapitel über Makros Mehrere Personen bearbeiten ein Postfach ( -Adresse) Im Active Directory muss (durch den Administrator) bei dem Benutzer, dessen Mails von einer oder mehreren Personen bearbeitet werden sollen, beim Reiter Exchange Allgemein unter Zustelloptionen eine Weiterleitung an die betreffenden Personen eingerichtet werden. Es sollte dabei immer der Haken Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 44 von 60

45 Nachricht an Empfänger und alternativen Empfänger übermitteln gesetzt werden!!! Danach muss der Postfachbesitzer im Outlook 2003/2007 den Stellvertreter bestimmen und die entsprechende Berechtigung erteilen unter o Extras Optionen Stellvertretungen Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 45 von 60

46 Damit der Postfachbesitzer die Mails, die in seinem Namen erfolgen, auch sieht/ erhält, muss der Stellvertreter diese mit BCC an die Mailadresse des Postfachbesitzers schicken. Dieser kann dann ggf. über Regeln entscheiden, wo diese Mails abgelegt werden sollen siehe auch Kapitel über Makros. Wenn der Stellvertreter auch Mails im Namen des eigentlichen Postfachbesitzers schreiben soll, muss im Outlook bei einer neuen zusätzlich die Option Von wie auch BCC - ausgewählt werden (in der Symbolleiste unter Optionen). Einmal ausgewählt erscheinen diese beiden Felder bei jeder neuen siehe auch Kapitel über Makros. 5.4 Mehrere Postfächer in einem Outlookprofil Es können nicht nur einzelne Bereiche wie z.b. Kalender, sondern auch ganze Postfächer für andere Personen freigegeben werden z.b. Funktionsadressen. Ein freigegebenes zusätzliches Postfach wird über o Extras - Konten vorhandene -Konten bearbeiten Exchange-Konto Ändern weitere Einstellungen Reiter Erweitert Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 46 von 60

47 geöffnet. Dies erscheint dann im eigenen Outlookprofil als weiteres Postfach.- solange man online ist! Wichtig: ausgehende Mail wird standardmässig mit der Mail-Adresse dessen versehen, dessen Outlookprofil geladen ist und es gibt keine Kontoauswahl. Statt dessen muss, wenn mit anderer Mail-Adresse gesendet werden soll, auch wieder mit dem Feld Von gearbeitet werden und alle gesendete Mail landet im Ordner Gesendete Objekte desjenigen, der in Outlook angemeldet ist. Diese unterschiedlichen Mails im Ordner Gesendete Objekte können/sollten in den passenden Ablage-Ordner verschoben werden. 5.5 Funktionsadressen Oft macht es Sinn, eine Funktionsadresse z.b. mehreren Personen zugänglich zu machen, die dann nach Absprache alle Mails an die Funktionsadresse bearbeiten. Zuerst muss (vom Administrator) ein separates Postfach angelegt und entsprechende Freigaben und Berechtigungen vergeben werden siehe oben. Außerdem muss im Active Directory (vom Administrator) bei dem entsprechenden Postfach unter Sicherheit die berechtigten Personen eingetragen werden und ihnen das Recht Senden als eingetragen werden, damit sie unter der Funktionsadresse Mail schreiben dürfen. Anschließend müssen die berechtigten Personen dieses Postfach in ihrem Outlook-Profile einbinden siehe 5.4. Auch hier sollten die berechtigten Personen einmal bei einer neuen über Optionen Felder Aktivieren der Felder VON und BCC (Outlook 2003) bzw. BCC anzeigen & Anzeigen aus (Outlook 2007) die Anzeige der Felder VON und BCC aktivieren, die dann für alle zukünftigen s gelten. Da es standardmäßig nur eine Absenderadresse (des Aufrufers) gibt, sollte man beim Verarbeiten von aus dem Postfach der Funktionsadresse diese auch im Feld VON eintragen. Gleiches gilt für das Feld BCC (Eintragen der Funktionsadresse), da sonst die verschickte nur dem Absender (im Ordner gesendete Objekte) zugänglich ist, aber nicht der gesamten Gruppe. Das Eintragen der Felder VON und BCC kann man automatisieren durch ein entsprechendes Makro siehe 6.2 Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 47 von 60

48 6 Makros Mit Outlook-Makros können Sie den Ablauf von Outlook steuern und an den passenden Stellen auch Werte setzen. Zum Einbinden von Makros gehen Sie bitte folgendermaßen vor: Gehen Sie in Outlook auf o Extras Makro Visual Basic Editor Projekt1(VbaProjekt.OTM) Microsoft Office Outlook Objekte Diese Outlooksitzung Öffnen Sie (durch Doppelklick) das Fenster VbaProjekt.OTM Diese Outlooksitzung (Code) Kopieren Sie eines der unten angegebenen Makros in dieses Fenster und passen Sie die entsprechenden Zeilen Mailboxname und BCC- Adresse entsprechend an Anschliessend speichern Sie das Makro über Datei VbaProjekt.OTM speichern Und kehren zu Outlook zurück durch Datei Schliessen und zurück zu Microsoft Office Outlook Allerdings muss nun noch die Sicherheitsstufe für Makros angepasst werden, da Outlook standardmäßig keine Makros zulässt: o Extras Makro Sicherheit: hier Mittel auswählen Sie werden bei jedem Start gefragt, ob das Makro aktiviert werden soll!! Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 48 von 60

49 6.1 Makro für das Feld Bcc Wenn mehrere Personen eine -Adresse bearbeiten, landen die verschickten Mails im Ordner Gesendete Objekte auf dem Computer, von dem man die Mail verschickt hat. Daher bietet sich an, das BCC-Feld auf diese Adresse zu setzen, damit alle Berechtigten sehen, dass die Mail bearbeitet wurde. Wenn man die gesendeten Mails auch auf dem/den anderen Computern verfügbar haben will, kann man das Feld Bcc (blind carbon copy) auf die gemeinsam bearbeite Mailadresse (z.b. Funktionsadresse) setzen. Dadurch erhält man automatisch eine Kopie aller gesendeten Mails im Posteingang und kann sie im Postfach ablegen. Mit diesem Makro wird das Feld Bcc automatisch gefüllt: Dim WithEvents colinsp As Outlook.Inspectors Private Sub Application_Startup() Set colinsp = Application.Inspectors End Sub Private Sub colinsp_newinspector(byval Inspector As Inspector) Dim objmail As Outlook.MailItem If Inspector.CurrentItem.Class = olmail Then Set objmail = Inspector.CurrentItem If objmail.sent = False Then objmail.bcc = "Ihre Adresse" End If End If Set objmail = Nothing End Sub 6.2 Makro für das Feld Von und Bcc abhängig vom ausgewählten Postfach Falls eine Funktionsadresse siehe Kapitel und 5.4 von mehreren Personen bearbeitet wird, benötigt man das folgende Makro, um die Absenderadresse (Funktionsadresse) zu setzen und eine Kopie der gesendeten Mails im Postfach zu erhalten. Das Makro wirkt nur, wenn das Postfach der Funktionsadresse ausgewählt ist. Mit diesem Makro wird das Feld Von und Bcc automatisch gefüllt, wenn man das Postfach der Funktionsadresse (in unserem Beispiel sekretariat@urz.uniheidelberg.de) bearbeitet: Kerstin Zapf, Michael Hebgen URZ Seite 49 von 60