Luzi Heimgartner. Skript Eventmanagement. Luzi Heimgartner Exec. MBA Tourism FHO / dipl. Tourismusfachmann HF Leiter CAS Event Management FHO

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1 Skript Eventmanagement Luzi Heimgartner Exec. MBA Tourism FHO / dipl. Tourismusfachmann HF Leiter CAS Event Management FHO Event Management, 3. Dezember Luzi Heimgartner Ausbildung Koch und Kellner mit EFZ «dipl. Tourismusfachmann HF» (HFT GR) «Exec. MBA Tourism FHO» (HTW Chur) «Erwachsenenbilder SVEB I / HF-Dozent» Tätigkeit an der HFT Graubünden Studienberatung Dozent für Eventmanagement und Tourismus Leiter Verkauf Academia Engiadina Leiter «CAS Event Management FHO» Weitere Tätigkeiten Gastdozent Universität Basel Gastdozent Swiss Snowsports Mitglied der Tourismus-Kommission Silvaplana Event Management, 3. Dezember

2 Arbeitserfahrung im Eventbereich Auslandeinsätze für CIS Club Intersport (Organisation von Sport- und Showevents) jährige Welttournee mit Up with People, (internationale Musicalshow, Kultur-Event) Tourismusfachschule in Samedan (Praktikum KV Silvaplana, Langlauf-CH-Meisterschaft 99, Elvia Bike Cup 99/00, engadinwind.com 99/00) Event Management, 3. Dezember Arbeitserfahrung im Eventbereich Vizedirektor im 4*-Hotel Chesa Guardalej, Champfèr- St.Moritz (heute: Giardino Mountain), verantwortlich für Sales/Marketing sowie Incentives und Corporate Events Seit November 2004 an der Academia Engiadina als: Studienberater/Sales für die HFT Graubünden Leiter Verkauf Academia Engiadina Dozent für Eventmanagement und Tourismus Leiter CAS Event Management FHO Event Management, 3. Dezember

3 Weitere Arbeitserfahrung Seit 1999 Speakerobmann am Engadin Skimarathon Div. Speakereinsätze an Sport- und Kulturevents: (u.a. FIS Alpine Skiweltmeisterschaften 2003 St. Moritz), 2004 bis 2012 Chef Social Events FIS Alpine Ski Weltcup St.Moritz Engadin Moderation von Abendveranstaltungen, Podiumsdiskussionen etc. Mitarbeit/Voluntari: FIS Alpine Ski World Cup 2015 St.Moritz, FIS Alpine Ski Weltcup Finale 2016 St.Moritz, FIS Alpine Ski World Championship 2017 St.Moritz Event Management, 3. Dezember Agenda Donnerstag, 3. Dezember 2015 (10.30 bis Uhr, 2 Lektionen) Definition Event Der oder das Event? - Eventitis Event oder Veranstaltung? Der Event im Kontext der Unternehmensführung Der Event im Kontext des Marketings Eventtypologien Klassifikation von Events Eventmarkt Schweiz, Trends Event Management, 3. Dezember

4 (Silke Eix, Chur) Event Management, 3. Dezember Definition Event Massgebende Definition «CAS Event Management FHO» eine Veranstaltung die zum Erlebnis wird Einmaligkeit (USP), in der Wahrnehmung des Besuchers positive Aktivierung der Besucher/Teilnehmer Organisation und geplante Inszenierung (vgl. Holzbauer, Jettinger, Knauss, Moser, Zeller, Seite 1) Event Management, 3. Dezember

5 Definition Events Ein Event kann auch als Produkt (Public-Event, z.b. ein Open-Air oder Sport-Event) betrachtet werden, welches anhand eines Projektmanagement-Modells zu managen und mittels Marketing-Massnahmen zu vermarkten ist. Event Management, 3. Dezember Weitere Begriffsdefinitionen Begriff Eventmarketing Systematische Planung, Organisation, Durchführung und Kontrolle von Events innerhalb der Kommunikationsinstrumente Werbung, Verkaufsförderung und Public Relations (Nickel O., in Eventmarketing ) Event Management, 3. Dezember

6 Eigenheiten von Events kann nicht verschoben oder nachgebessert werden (Tag X) Ergebnis ist einmalig Erfolg ist abhängig von der subjektiven Wahrnehmung der Besucher und Akteure Die Vorbereitung ist viel umfangreicher als der Event selber (vgl. Holzbauer, Jettinger, Knauss, Moser, Zeller, Seite 1) Event Management, 3. Dezember Veranstaltung versus Event Veranstaltung = ist ein organisiertes Ereignis mit einem begrenzten Zeitumfang, an dem eine Gruppe von Menschen teilnimmt. Event = Veranstaltung + USP/Einmaligkeit Emotionen Jeder Event ist eine Veranstaltung, aber nicht jede Veranstaltung ist ein Event. subjektive Wahrnehmung (vgl. Holzbauer, Jettinger, Knauss, Moser, Zeller, Seite 23) Event Management, 3. Dezember

7 Ereignis versus Erlebnis Ereignis = Etwas was in einem bestimmten Moment passiert ohne Zeitdauer (Naturkatastrophe, Unfall, Markteintritt, Transaktion, Ticken der Uhr Erlebnis = Ereignis + Zeitfaktor, um das Ereignis zu erleben subjektive Wahrnehmung des Zeitfaktors (vgl. Holzbauer, Jettinger, Knauss, Moser, Zeller, Seite 7) Event Management, 3. Dezember Erlebnisinszenierung Ereignis Erlebnis Erkenntnis Erfahrung Erlebnisse setzen Ereignisse voraus, die aber erst durch persönliche Erkenntnisse zur persönlichen Erfahrung werden. Trend zu neuen Freizeitwerten: Freude, Genuss, Lust, Hedonismus, Spass, Sozialkontakte, Erlebnisse, Sein (Quelle: Müller/Scheurer, Tourismus-Destination als Erlebniswelt) Event Management, 3. Dezember

8 Erlebnisinszenierung Entwicklung der Erlebnisökonomie (Pine und Gilmore 1999) Inszenierung von Produkten und Dienstleistungen Erhöhung des ökonomischen Werts von Produkten (Wertschöpfung) Differenzierung und Anpassung an Kundenbedürfnisse (Quelle: Müller/Scheurer, Tourismus-Destination als Erlebniswelt) Event Management, 3. Dezember Erlebnisinszenierung Event Management, 3. Dezember

9 Das Erlebnis-Setting Nachfrage Angebot Einzelner Besucher Erlebnis Wahrnehmung Atmosphäre Inszenierung Umwelt Einige Umweltreize können mittels Angebotsgestaltung beeinflusst oder moduliert werden, andere wie z.b. das Klima oder das Wetter nicht. Ziel der Angebotsgestaltung muss es aber sein, in einem bestimmten Raum eine Atmosphäre zu schaffen, die dem Besucher positive Erlebnisse ermöglicht. Dies können wir mittels Inszenierung erreichen. Inszenierung ist das Instrumentarium des Erlebnis-Settings zur Schaffung einer zielgruppenorientierten Atmosphäre. (Quelle: Müller/Scheurer, Tourismus-Destination als Erlebniswelt) Event Management, 3. Dezember Quelle: Heitere Openair 2007 Das Erlebnis mit allen Sinnen erleben. Event Management, 3. Dezember

10 Event Management, 3. Dezember Event Management, 3. Dezember

11 Der Event und seine Umwelten Die ökonomische Umwelt, positive Einflüsse + Zunahme des verfügbaren Realeinkommens + bessere Einkommensverteilung + stabile Währungslage + günstige Konjunktursituation Event Management, 3. Dezember Der Event und seine Umwelten Die ökonomische Umwelt, negative Einflüsse - Wirtschaftliche Krisenerscheinungen - Rückgang der industriellen Produktion (wachsende Arbeitslosigkeit, Personal- und Lohnstopp, Kurzarbeit etc.) - unstabile Währungslage - ungünstige Konjunktursituation Event Management, 3. Dezember

12 Aktuelle Wirtschaftskrise Diskussion: Welches sind mögliche Auswirkungen der momentan stagnierenden Wirtschaft auf die Eventbranche in der Schweiz? Was wären mögliche Massnahmen um dieser Entwicklung entgegen zu halten? Event Management, 3. Dezember Event Management, 3. Dezember

13 Der Event und seine Umwelten Die ökologische Umwelt, qualitative Belastungen - globale Klimaerwärmung (Permafrost, Gletscherschwund etc.) - Verunreinigung von Luft, Boden und Gewässer - Zersiedelung => Zerschneidung der Landschaft => Zerstörung des Landschaftsbilds Event Management, 3. Dezember Umweltschutz und Events Diskussion: Welches sind mögliche Auswirkungen der stetigen Sensibilisierung der Gesellschaft auf den Umweltschutz auf die Eventbranche? Wo sehen Sie in dieser Entwicklung Chancen für die Eventbranche? Event Management, 3. Dezember

14 Event Management, 3. Dezember Der Event und seine Umwelten Die gesellschaftliche Umwelt (sozio-kulturell) Wohlstandsgesellschaft: Steigendes Bruttonationaleinkommen (Bruttoinlandsprodukt (BIP) - an die übrige Welt gezahlte Einkommen + aus der übrigen Welt empfangene Einkommen = Bruttonationaleinkommen Konsumgesellschaft: Konsum zu Lasten des Sparens Leistungsgesellschaft: Wachstum trotz Wohlstand Mobile Gesellschaft: mehr Mobilität Bildungsgesellschaft: bessere Bildungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten Ambivalente Gesellschaft: Heute hier, morgen dort Freizeitgesellschaft: Freizeit als Luxusgut Überalterung der Gesellschaft Event Management, 3. Dezember

15 Event Management, 3. Dezember Der Event und seine Umwelten Die technologische Umwelt Positive Einflüsse: Technische Entwicklung in der Kommunikation (Handy, , Funkgeräte, Infrarot) Entwicklung in der Eventtechnik, z.b. Wireless- Technik oder vom PAR-Scheinwerfer zum LCD- Scheinwerfer Negative Einflüsse: Zur Diskussion Event Management, 3. Dezember

16 Politik Event Management, 3. Dezember Der Event und seine Umwelten Die Politische Umwelt Der Event wird stark von der Politik beeinflusst und umgekehrt. Je nach Staatsform unterscheidet sich die Ausprägung. Beispiel: Einfluss des Staates bei der Euro 08 oder bei den Olympischen Spielen in Peking 2008 Trend: Die Politik nimmt immer mehr Einfluss in die Tourismusstrukturen (z.b. Bewilligungen Vorschriften, Ruhestörungen oder Sicherheitsbestimmungen etc.) Politisches Lobbying ist gefragt auch punkto Finanzierung von Grossevents Event Management, 3. Dezember

17 Event Management, 3. Dezember Die Trilogie der Unternehmensführung Vision / Leitbild Unternehmens-Strategie Strategie Ziele Unternehmens-Struktur Aufbauorganisation Ablauforganisation Funktionendiagramm Management Unternehmens-Kultur Verhalten Kommunikation Culture follows Structure follows Process follows Strategy Event Management, 3. Dezember

18 Der Event im Kontext der Unternehmung Stab-Linien-Organigramm CEO / GL Administration HR Produktion (GL) Vertrieb (GL) F&E (GL) Finanzen (GL) Marketing (GL) Produktion 1 Produktion 2 Markt A Markt B Event und Sponsoring Event Management, 3. Dezember Die Event-Organisation (Audi FIS Skiweltcup St.Moritz) Stab-Linien-Organigramm Steuerungsausschuss ProjektleiterIn Administration/ Finanzen Staff/Volunteer Logistik Marketing/Kom. Catering Social Events/ Zeremonien Rennorganisation Technik/Bauten Verkehr Hospitality Medien/Kom. Piste Event Management, 3. Dezember

19 Marketinginstrumente Price Produkt Place Promotion Preishöhe Gestaltung V.System/Distribution Mediawerbung Rabatte Verpackung Verkaufsmanagement Verkaufsförderung Garantie Markierung Logistik Directmarketing Zahlungsbedingung. Sortiment Public Relations Sponsoring Lieferbedingungen Kundendienst Messen / Ausst. Event ist ein wichtiger Teil der Unternehmenskommunikation (vgl. Bruhn, 1997) Eventmarketing Multimedia Mitarbeiterkomm. Event Management, 3. Dezember Eine Typologisierung von Events Event Sport-Events Olympiaden Meisterschaften Wettkämpfe, Turniere Freizeitsport Kultur-Events Musik-Events Theater-Events Religiöse Events Kunst-Events Wirtschaftliche Events Expo / Messen Kongress Road-Shows Kick-off-Meetings Gesell.-pol. Events Politische Events Staatsbesuche Naturschutzwoche Negative Events Krieg Parade-Umzüge Natürliche (Events) Naturereignisse Naturkatastrophen Wissenschft.-Events Incentive-Reisen Gartenschau Brauchtum Seminare Eröffnungen (vgl. Bruhn, 1997) Traditions-Events Media-Events Pressekonferenz Public-Events Coporate-Events Event Management, 3. Dezember

20 Klassifikationen von Events Art/Typologie Sport-, Kultur,- Wirtschaftliche-Events etc. Ziel Gewinnorientiert, kommerzielle Ziele (Public Event) Nicht gewinnorientiert, unterstützend für andere Ziele (Incentive-Reise) Grösse Akteure (Menge, Aufwand) Service (Umfang, Anzahl Personen, Kosten) Besucherzahl (Gesamt-, Spitze- und Durchschnitt) Event Management, 3. Dezember Grösse der Veranstaltung/Event ca Sportanlässe pro Jahr in der Schweiz Regelmässig bzw. unregelmässig wiederkehrend einmalig Lokal Regional - National International Global - Monosportiv Polysportiv ca. 75 Sportgrossveranstaltungen Aufgrund von Grenzwerten für ausgewählte Indikatoren (Müller & Stettler 1999) nur wenige Sport-Mega-Events (z.b. Euro 08) Übergreifende universelle Grossveranstaltung mit internationalem Charakter. Zunehmende Unabhängigkeit von Veranstaltungsort, bzw. land sowie dem gesellschaftlichem Umfeld. Erhebliche ökonomische Effekte. (Quelle: Christian Mösch, Deutscher Sportökonomiekongress, in Köln) Event Management, 3. Dezember

21 Spektrum von Veranstaltungen Grenzwert zu Indikatoren zur Abgrenzung Grenzwert zu einer Sport-Grossveranst. einem Sport-Mega-Event Aktive Sportler > > Anzahl Betreuer, Helfer, Funktionäre > > Anzal Zuschauer > > Event-Budget > 1 Mio. CHF bzw Mio. EUR > 50 Mio. CHF bzw. 32 Mio. EUR Mediale Attraktivität und Verbreitung (TV) Direktübertragung / Teilaufzeichnung im öffentlichen Fernsehen ausserhalb der Sportsendezeiten Verkauf der Übertragungsrechte in mind. 30 Ländern (Quelle: Eigene Darstellung in Anlehnung an Müller & Stettler 1999, S. 11) Event Management, 3. Dezember Trends in der Eventlandschaft CH + Trend zu Live-Kommunikation, mehr Events innerhalb des M-Mix - Abhängig von der Wirtschaftslage Prognose Seco: CH-BIP Verlangsamung 2011 auf 1.9%, 2012 von 1.0%, 2013: 1.8%, 2014: 2.0%. 2015: 0.9%, 2016: 1.5% (Stand: ) BAK Basel Economics: CH-BIP 2009: -1,9%, 2010: 3.0%, 2011: 1.8%, 2012: 1.0%, 2013: 1.9%, 2014: 2.0%, 2015: 0.8%, 2016: 1.2%, 2017: 2.3% (Stand: ) Positivere Aussichten, Gesamtmarketingbudget werden jedoch nur langsam wieder erhöht Nur langsam besteht mehr Bedarf an Man/Woman-Power Event Management, 3. Dezember

22 Konjunkturprognosen Seco (Stand: ) Event Management, 3. Dezember Konjunkturprognosen BAK Basel (Quelle BAK Basel, Stand: Event Management, 3. Dezember

23 Teilaspekte von Events Künstlerwesen Projekt- Management Finanzierung/ Budget Sponsoring Speakerwesen/ Moderation Event-Technik Marketing/ Medien Zeitmessung Logistik Event Catering Mobile Bauten Helferwesen/ Voluntari Recht/ Versicherung Sicherheit Rettungswesen/ Sanität Events + Umwelt Event Management, 3. Dezember Phasen-Modell und Teilaspekte für Events Evaluation Event- Skizze Event- Konzept Go/ No go Prüfung Themen/ Prozesse Prüfung Realisierung Ideen-Skizze Trends Verbündete Reason-why Lösungsvarianten Lösungsansätze Grobkonzept Grobbudget Teilaspekte Recht/Versicherung Sicherheit/ Sanität Umwelt & Events Logistik/Baut en Event- Technik Künstlerwesen Speaker/Mod eration Helferwesen Konzeption Realisation Event Ausgangslage Analyse Zielsetzungen Positionierung Strategie Zielgruppen Massnahmen Organisation Finanzen Infrastruktur Vermarktung Zeitplan Catering Event Management, 3. Dezember Quelle: FAF.ch / Sponsoring Schmidt Consulting Produktgestaltung > Kernveranstaltung > Rahmenprogramm Ressourcenplanung > Staff/Personal > Finanzplanung > Infrastruktur/Logistik > Umwelt/Nachhaltigkeit Ablaufplanung > Aufgabenteilung > Prozesse > Drehbücher/Timing Kommunikation > Int. Kommunikation > Marktkommunikation > Anspruchsgruppen Projekt-Management Abschluss Durchführung Realisierung > Infrastruktur > Instruktion Personal Durchführung > Event startet/läuft > Kunde nutzt Produkt > Personal im Einsatz > Infrastruktur genutzt Projekt- Abschluss (Event) Konsolidierung Medienarbeit Inspektionen/ Feedbacks Projektcontrolling Schlussrechnung Dokumentation Abschluss- Prozedere 1 23

24 Event-Konzeptraster 1. Ausgangslage (Briefing) 2. Zielsetzung 3. Zielgruppen 4. Strategie/Vorgehen/Methodik 5. Detailplanung/Massnahmen/Programmpunkte 6. Budget/Controlling Event Management, 3. Dezember Literaturhinweise - Brükner, Michael/Przyklenk, Andreas: Eventmarketing, Wien Frankfurt Kinnebrock, Wolfgang, Integriertes Eventmarketing, Wiesbaden Holzbauer, Jettinger, Knauss, Moser, Zeller: Eventmanagement Veranstaltungen professionell zum Erfolg führen, Springerverlag Berlin Heidelberg, 3. Auflage Bruhn, Manfred, Kommunikationspolitik, München Müller/Stettler (1999): Ökonomische Bedeutung sportlicher Grossveranstaltungen. Forschungsinstitut für Freizeit und Tourismus (FIF) Universität Bern. Bern Bieger, Thomas (1989): Dienstleistungsmanagement, Haupt Verlag BakBasel, - Staatssekretariat für Wirtschaft seco, Event Management, 3. Dezember