Content-, Dokumenten- & Knowledge Management

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1 Content-, Dokumenten- & Knowledge Management 1

2 Gliederung Einführende Aspekte & Begriffsklärung zu Content,- Dokumenten- und Knowledge Management Anwendungsgebiete Architektur und Workflow von CM und DM - Systemen Knowledge Management Fazit 2

3 Content Content Management engl. Content bedeutet Inhalt Content Substanz Text, Audio, Video Metadaten Autor, Titel, Inhaltsbeschreibung CM bezeichnet den gesamten Prozess der systematischen und strukturierten Verwaltung von Informationen in Form modularisierter elektronischer Inhalte In Anlehnung an: Sabine Baumann: Begriffsdefinitionen im Content Management. Abruf am ; Ruben Gersdorf: Potenziale des Content-Managements In: Wirtschaftsinformatik 44. Nr. 1, 2002, S explizite Trennung von Inhalt, Layout und Struktur mittels XML 3

4 Dokument Dokumenten Management DM dient der Erfassung, Bearbeitung,Verwaltung und Speicherung von Dokumenten unter Sicherstellung von Genauigkeit, Performance, Sicherheit und Zuverlässigkeit o.a.: Abruf am Dokument ist jegliche diskrete mediale Einheit mit Informationsgehalt Dokument Coded Information Textdokumente, digitale Bilder & Sprache, Musik Non-Coded Information analoge Bilder, Papierfotos, Dia, Filme, Textvorlagen DMS verwaltet digital & nicht digital erzeugte Dokumente über deren gesamten Lebenszyklus Harald Klingelhöller: Dokumentenmanagementsysteme - Handbuch zur Einführung. Berlin - Heidelberg - New York

5 Wissen Knowledge Management (1/2) Wissen kann definiert werden als...gesamtheit der Kenntnisse und Fähigkeiten, die Individuen zur Lösung von Problemen einsetzen Gilbert Probst, Steffen Raub, Kai Romhardt: Wissen Managen. Wie Unternehmen ihre wertvollste Ressource optimal nutzen. Wiesbaden Wissen explizites Wissen implizites Wissen Ziel des KM ist Wissen, als wertvollstes Gut eines Unternehmens möglichst gewinnbringend anzulegen Gerhard Versteegen: Was ich nicht weiß... - Wettbewerbsfaktor: der richtige Einsatz von Wissen. In: ix Nr. 7, 2000, S

6 Wissen Knowledge Management (2/2) Hauptaufgabe des KM ist zielorientierte Nutzung und Entwicklung von Wissen und Fähigkeiten, welche für den Organisationszweck als notwendig angesehen werden Gilbert Probst, Steffen Raub, Kai Romhardt: Wissen Managen. Wie Unternehmen ihre wertvollste Ressource optimal nutzen. Wiesbaden Begriffe Zeichen, Daten, Information und Wissen stellen Zustände in einem ständigen Prozess dar Konsequenzen der Wechselkursänderung für die Absicherung des Exportgeschäfts Wechselkursbeziehung 1 $ = 1,98 DM 1, 9 8 DM $ Wissen Pragmatik Information Semantik Daten Syntax Zeichen Vernetzung von Informationen mit dem Kontext Interpretation verschafft den Daten Bedeutung Anordnung von Zeichen gemäß einer Vorschrift In Anlehnung an: Ulrich Hasenkamp, Peter Rossbach: Wissensmanagement. In: WISU Nr. 8-9, 1998, S

7 Gliederung Einführende Aspekte & Begriffsklärung zu Content,- Dokumenten- und Knowledge Management Anwendungsgebiete Architektur und Workflow von CM und DM - Systemen Knowledge Management Fazit 7

8 Content Management Systeme Anwendungsfelder CMS Wissensmanagement Electronic Commerce Electronic Publishing vorrangig für die Automatisierung der Publikationen von Informationen für das WWW im Rahmen des Web Content Mangement (WCM) je nach Ausprägung dem Bereich E-Commerce oder E-Publishing zugeordnet werden Vorteil des WCM ist Mitarbeitern ohne Web-Design-Kenntnisse Informationen einheitlich aufbereitet im Internet zu publizieren In Anlehnung an: Ruben Gersdorf: Potenziale des Content-Managements. In: Wirtschaftsinformatik 44. Nr. 1, 2002, S

9 Dokumenten Management Systeme Anwendungsfelder Anwendung Datensicherung Archiv Recherche DMS i.e.s. Groupware Workflow Synergien mit anderen Anwendungen Integrationsgrad Ulrich Kampffmeyer, Barbara Merkel: Grundlagen des Dokumenten-Managements. Wiesbaden 1997 Nutzen Workflow Groupware Archiv Dokumentenmanagement Recherche Datensicherung Beispiel Sicherung von Rechenzentren Archivierung von Belegen Pressearchiv Produktinformationen in Pharmaunternehmen Zusammenstellung einer Werbekampagne Sachbearbeitung in einer Versicherung Kosten Komplexität 9

10 Knowledge Management Systeme Anwendungsfelder Aufbau einer Organisationalen Wissensbasis Organisationale Wissenbasis Individuelle Wissensbestände Kollektive Wissensbestände jegliche Veränderung der organisationalen Wissensbasis wird als Organisationales Lernen bezeichnet Wissen bei Fluktuation im Unternehmen behalten Dirk Stelzer: Betriebliches Wissensmanagement/Wissensbasierte Systeme. Abruf am

11 Gliederung Einführende Aspekte & Begriffsklärung zu Content,- Dokumenten- und Knowledge Management Anwendungsgebiete Architektur und Workflow von CM und DM - Systemen Knowledge Management Fazit 11

12 Content Management Systeme Architektur nach Kartchner: 5 Komponenten eines CMS Data Repository verwaltet Content sowie dessen Zugriff & Aktualisierung User Interface erlaubt dem Nutzer die Bedienung des CMS Bearbeitungswerkzeuge zur Unterstützung bei Erstellung, Änderung, Einbindung des Content in Website Workflow-Schema zur Steuerung und Überwachung der Prozesse der Erstellung und Publikation von Inhalten Ausgabewerkzeuge stellen alle Funktionen zur Bereitstellung von Informationen aus dem CMS Chris Kartchner: Content Management Systems: Getting from Concept to Reality. In: The Journal of Electronic Publishing. Volume 3, Issue 4,

13 Content Management Systeme Workflow manuelle und automatische Workflows Content durchläuft 3 Hauptphasen: Erstellung, Kontrolle & Freigabe Interner Bereich Externer Bereich durch Autoren durch Verantwortliche Erstellung Kontrolle bei negativer Kontrolle bei positiver Kontrolle Freigabe Archivierung Publikation der Inhalte intern extern Manueller Content Management Workflow Content Workflow Abruf am

14 Dokumenten Management Systeme Architektur in 3 separate Ebenen aufgeteilte Systemarchitektur Clients Middleware Libraries Clienten-orientierte Anwendungsebene Server-orientierte Ablageebene Server- und Library-orientierte Langzeitarchivebene den größten Teil der Funktionalität beinhaltet die Ablageebene deshalb ist die Archivebene relativ einfach strukturiert damit bei Änderungen von Applikationen, die das Archivspeichersystem nutzen, nur die Ablageebene anzupassen ist Ulrich Kampffmeyer, Barbara Merkel: Grundlagen des Dokumenten-Managements. Wiesbaden

15 Dokumenten Management Systeme Workflow Quellen , Internet, Fax Scanner/OCR Erfassen und Erstellen Speichern/ Indiziieren Suchen/ Wiederauffinden Version/ Zwischenversion Genehmigung Harald Klingelhöller: Dokumentenmanagementsysteme - Handbuch zur Einführung. Berlin - Heidelberg - New York 2001 Freigabe/ Verteilung Ablegen Archivieren/ Entfernen 15

16 Gliederung Einführende Aspekte & Begriffsklärung zu Content,- Dokumenten- und Knowledge Management Anwendungsgebiete Architektur und Workflow von CM und DM - Systemen Knowledge Management Fazit 16

17 Knowledge Management der Begriff Knowledge Management meint das gesamte Management des Wissens einer Organisation normative, strategische, operative Wissensziele Wissensbewertung greift auf diese Wissensziele zurück Dirk Stelzer: Betriebliches Wissensmanagement/Wissensbasierte Systeme. Abruf am

18 Bausteine des Wissensmanagement Wissensidentifikation Wie schaffe ich intern und extern Transparenz über vorhandenes Wissen? Wissenserwerb Welche Fähigkeiten kaufe ich mir extern ein? Wissensentwicklung Wie baue ich neues Wissen auf? Wissensverteilung Wie bringe ich das Wissen an den richtigen Ort? Wissensnutzung Wie stelle ich die Anwendung des Wissens sicher? Wissensbewahrung Wie schütze ich mich vor Wissensverlust? In Anlehnung an: Herwig Rollet: Aspekte des Wissensmanagements. Diplomarbeit vorgelegt am Institut für Informationsverarbeitung und computergestützte neue Medien der Technischen Universität Graz. Graz

19 Gliederung Einführende Aspekte & Begriffsklärung zu Content,- Dokumenten- und Knowledge Management Anwendungsgebiete Architektur und Workflow von CM und DM - Systemen Knowledge Management Fazit 19

20 Fazit Content- und Dokumenten Management Systeme zur Unterstützung und zum Automatisieren von Prozessen im Unternehmen allerdings kann man nicht von Knowledge Management Systemen sprechen, da die mit dem Wissen verbundenen Denkprozesse nicht vollständig automatisierbar sind d.h. Wissen zu managen ist eine Managementaufgabe - kann lediglich durch Technologien wie CMS, DMS etc. unterstützt werden - erfordert jedoch immer einen intelligenten & kreativen Manager der mit Menschen umgehen kann 20

21 Vielen Dank! 21

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