Nutzungsregeln. Meldung von Fondsmeldedaten

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1 Nutzungsregeln Meldung von Fondsmeldedaten Februar 2012

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3 Inhalt Begriffsbestimmungen / Abkürzungen I. Allgemeine rechtliche Rahmenbedingungen II. Erstmalige Registrierung und Übernahme von Fondsmeldedaten III. Meldung der Fondsmeldedaten 1. Datenformat Art und Weise der Meldung... 6 IV. Qualitätsnormen 1. Authentizität und Integrität Zeitaufzeichnung Überprüfungsempfehlung... 6 V. Systemzugangszeiten VI. Angemessene Vergütung VII. Abmeldung VIII. Veröffentlichung und Weitergabe an Dritte 1. Veröffentlichung von Fondsmeldedaten Weitergabe von Fondsmeldedaten an Dritte Urheberrechtlicher Schutz Entbindung vom Bankgeheimnis ( 38 BWG) Datenschutz Sonderregelungen für bestimmte Fondsmeldedaten Eingeschränkte Veröffentlichung Eingeschränkte Weitergabe... 9 IX. Haftung 1. Abgabenrechtliche Haftung Zivilrechtliche Haftung... 9 X. Vertragsdauer und Kündigung 1. Vertragsdauer Kündigung und Verweigerung der Übernahme von Fondsmeldedaten...10 XI. Sonstiges 1. Anwendbares Recht Gerichtsstand Salvatorische Klausel...11 Nutzungsregeln für die Meldung von Fondsmeldedaten 3

4 Begriffsbestimmungen / Abkürzungen Für die Zwecke der vorliegenden Nutzungsregeln gelten die folgenden Begriffsbestimmungen und Abkürzungen: Meldestelle OeKB Service Center Fondsdaten Oesterreichische Kontrollbank Aktiengesellschaft (OeKB) als Meldestelle gemäß 12 Abs. 1 Satz 1 KMG Oesterreichische Kontrollbank Aktiengesellschaft FN b (Handelsgericht Wien) Am Hof 4, 1010 Wien UID Nummer: ATU , DVR: Die bei der OeKB eingerichtete Kontakt- und Auskunftsstelle für unter anderem die Meldung von Fondsmeldedaten Kapitalanlagegesellschaft Verwaltungsgesellschaft (Kapitalanlagegesellschaft) gemäß InvFG 2011 oder Kapitalanlagegesellschaft für Immobilien gemäß ImmoInvFG sowie Rechtsträger, die Vermögen im Sinne von 188 InvFG 2011 oder Veranlagungs-gemeinschaften im Sinne von 42 ImmoInvFG verwalten Melder Meldung (melden) Fonds-Melde-Verordnung Fondsmeldedaten Meldefonds Fonds Fonds Upload Client FTP Account Journal Eine natürliche oder juristische Person, die eine Meldung von Fondsmeldedaten mit dem in Anlage./1 zur Fonds-Melde-Verordnung vorgesehenen Inhalt vorgenommen hat Jede Übermittlung (jedes übermitteln) von Fondsmeldedaten an die OeKB mit dem in Anlage./1 zur Fonds-Melde-Verordnung vorgesehenen Inhalt Verordnung der Bundesministerin für Finanzen über die Meldung der steuerrelevanten Daten für Investmentfonds und Immobilienfonds (BGBl. II 96/2012) Die der OeKB gemäß Anlage./1 zur Fonds-Melde-Verordnung übermittelten Daten Ein Investmentfonds, für den eine Meldung von KESt-Daten erfolgt Ein Investmentfonds, der kein Meldefonds ist Web-Applikation zur Meldung von Fondsmeldedaten Dem Melder für die Meldung von Fondsmeldedaten zur Verfügung gestellter FTP Account Bei der Meldestelle geführte Aufzeichnungen der wesentlichen Informationen über die Meldung der Fondsmeldedaten (Meldevorgänge) 4 Nutzungsregeln für die Meldung von Fondsmeldedaten

5 I. Allgemeine rechtliche Rahmenbedingungen 186 Abs. 2 Z 2 InvFG 2011 und 40 Abs. 2 Z 1 ImmoInvFG sehen die Bekanntgabe der Bemessung und Höhe der Kapitalertragsteuer (KESt) auf die Ausschüttung und die ausschüttungsgleichen Erträge von Kapitalanlagegesellschaften durch einen steuerlichen Vertreter (inländischer Wirtschaftstreuhänder oder eine Person mit nachgewiesener vergleichbarer fachlicher Qualifikation) an die Meldestelle zum Zwecke der Veröffentlichung vor. Nach 7 Abs. 5 EU-QuStG ist für bestimmte Zinszahlungen überdies ein gesonderter Ausweis der EU-Quellensteuer (EU-QuSt) vorgesehen. Die gemäß 186 Abs. 2 Z 2 InvFG 2011 und 40 Abs. 2 Z 1 ImmoInvFG von der Bundesministerin für Finanzen erlassene Fonds-Melde-Verordnung ist Grundlage für die Durchführung dieser Meldungen an die OeKB in ihrer Funktion als Meldestelle und für deren Veröffentlichung. Die vorliegenden Nutzungsregeln sind vertragliche Grundlage für die Meldung, Bereitstellung, Weitergabe an Dritte und Veröffentlichung von Fondsmeldedaten und gelten im Verhältnis der OeKB zu den Meldern, zu den Kapitalanlagegesellschaften, für welche eine Meldung von Fondsmeldedaten erfolgt, sowie (falls vorhanden) zu ihren steuerlichen Vertretern spätestens sobald eine Serviceleistung der OeKB in Anspruch genommen wird. Inhaltliche Veränderungen, Anpassungen und Aktualisierungen der vorliegenden Nutzungsregeln, einschließlich ihrer Anlagen, die einen integrierenden Bestandteil dieser Nutzungsregeln bilden, insbesondere um technischen und rechtlichen Entwicklungen Rechnung zu tragen, sind ausdrücklich vorbehalten. Die jeweils aktuelle Version der vorliegenden Nutzungsregeln, einschließlich ihrer Anlagen, wird von der OeKB auf ihrer Website veröffentlicht. II. Erstmalige Registrierung und Übernahme von Fondsmeldedaten Jede Kapitalanlagegesellschaft hat sich zumindest 2 Wochen vor der erstmaligen Meldung von Fondsmeldedaten durch Übersendung einer firmenmäßig unterfertigten, vollständig ausgefüllten Registrierungserklärung (Anlage./1) zu registrieren und diese Daten laufend aktuell zu halten. Liegt der OeKB eine solche Registrierungserklärung nicht rechtzeitig vor, kann eine wirksame Meldung von Fondsmeldedaten durch die betreffende Kapitalanlagegesellschaft nicht erfolgen. Die OeKB ist zur Übernahme und Verarbeitung von Fondsmeldedaten nur verpflichtet, sofern ihre Meldung für eine Kapitalanlagegesellschaft erfolgt, für die eine Registrierungserklärung mit aktuellen Stammdaten vorliegt. Sofern keine gesetzliche Möglichkeit zur Meldung von Fondsmeldedaten besteht, ist die OeKB zur Übernahme und Verarbeitung von Fondsmeldedaten nicht verpflichtet. Jedwede Übernahme und Verarbeitung solcher Fondsmeldedaten steht im freien Ermessen der OeKB. Nutzungsregeln für die Meldung von Fondsmeldedaten 5

6 III. Meldung der Fondsmeldedaten 1 Datenformat Fondsmeldedaten sind der OeKB elektronisch zu melden. Die hierfür verwendeten Meldefiles haben dem in der Fonds-Melde-Verordnung festgelegten Datenformat zu entsprechen. 2 Art und Weise der Meldung Die Meldefiles sind der OeKB über einen der beiden nachfolgenden Wege zu melden: Fonds Upload Client FTP Account IV. Qualitätsnormen 1 Authentizität und Integrität Fondsmeldedaten werden von der OeKB unverändert erfasst. Eine inhaltliche Überprüfung der Fondsmeldedaten (Integrität) sowie eine Überprüfung ihrer Authentizität findet nicht statt. Die Verantwortung für deren Inhalt, insbesondere für deren Richtigkeit, trägt aus Sicht der OeKB allein der Melder, jedenfalls nicht die OeKB. 2 Zeitaufzeichnung Tag und Uhrzeit jeder wirksamen Meldung von Fondsmeldedaten werden von der OeKB elektronisch im 30 Minuten Takt erfasst und im Journal gespeichert. Melder können die Zeitangaben zu den von ihnen gemeldeten Fondsmeldedaten über das Journal im Fonds Upload Client oder auf dem FTP Account abrufen. 3 Überprüfungsempfehlung Die Verarbeitung der Fondsmeldedaten durch die OeKB erfolgt elektronisch und automationsunterstützt. Aufgrund der hohen Zahl an Meldungen können Fehler bei der Verarbeitung der Fondsmeldedaten nicht ausgeschlossen werden. Melder sollten daher aus Gründen der Vorsicht regelmäßig überprüfen, ob die von ihnen gemeldeten und die sie sonst betreffenden Fondsmeldedaten richtig verarbeitet und veröffentlicht wurden. 6 Nutzungsregeln für die Meldung von Fondsmeldedaten

7 Über den Fonds Upload Client und den FTP Account steht ein Journal zur Verfügung, dem der Status der Verarbeitung der Fondsmeldedaten entnommen werden kann. Dort ist ersichtlich, ob bei der Übernahme und Verarbeitung inhaltliche Fehler aufgetreten sind und ob die Fondsmeldedaten richtig gestellt werden müssen. V. Systemzugangszeiten Die Meldung von Fondsmeldedaten ist täglich von 0 bis 24 Uhr möglich. Registrierte Kapitalanlagegesellschaften werden in geeigneter Weise (etwa durch Mitteilung auf der Website der OeKB, ) über Betriebsunterbrechungen und über die möglichst unverzügliche Wiederaufnahme der Möglichkeit zu melden informiert. Während einer Betriebsunterbrechung kann nach Abstimmung mit dem Service Center Fondsdaten die Meldung von Fondsmeldedaten auch auf andere Art und Weise als gemäß Pkt. III. (oben) erfolgen. In diesem Fall sind diese Fondsmeldedaten jedoch unmittelbar nach Wegfall der Störung auf die übliche Art und Weise gemäß Pkt. III. Ziffer 1. und 2. elektronisch nachzureichen. VI. Angemessene Vergütung Gemäß 186 Abs. 2 Z 2 InvFG 2011 und 40 Abs. 2 Z 1 ImmoInvFG i.v.m. 12 Abs. 1 letzter Satz KMG ist die OeKB berechtigt, für ihre Tätigkeit als Meldestelle den Meldepflichtigen eine angemessene Vergütung zu verrechnen. Die für die Meldung und Veröffentlichung der Fondsmeldedaten geltenden Vergütungssätze liegen diesen Nutzungsregeln als Anlage./2 bei. Diese sind von der Kapitalanlagegesellschaft, für die eine Meldung und Veröffentlichung von Fondsmeldedaten erfolgt oder erfolgen soll, zu entrichten. VII. Abmeldung Wenn eine Kapitalanlagegesellschaft die Meldung von Fondsmeldedaten nicht mehr beabsichtigt, hat sie der OeKB (Service Center Fondsdaten) die diesen Nutzungsregeln als Anlage./3 beiliegende Abmeldung vollständig ausgefüllt zu übermitteln. Solange keine solche Abmeldung erfolgt, ist das in Anlage./2 (Vergütungssätze) vorgesehene, einmal jährlich anfallende Grundentgelt zu entrichten, auch wenn keine Fondsmeldedaten gemeldet werden. Nutzungsregeln für die Meldung von Fondsmeldedaten 7

8 VIII. Veröffentlichung und Weitergabe an Dritte 1 Veröffentlichung von Fondsmeldedaten Vorbehaltlich von Pkt. VIII. Ziffer 6.1. (unten) werden die der OeKB gemeldeten Fondsmeldedaten auf der Website der OeKB unter veröffentlicht. Sie können von jedermann kostenlos eingesehen werden. 2 Weitergabe von Fondsmeldedaten an Dritte Vorbehaltlich von Pkt. VIII. Ziffer 6.2 (unten) werden die der OeKB gemeldeten Fondsmeldedaten auf Anfrage von der OeKB für gewerbsmäßige/professionelle Dritte aufbereitet und zu Informationszwecken zur Verfügung gestellt. Derartige Dritte sind in der Regel Datenvendoren, Rechenzentren, Banken, Kapitalanlagegesellschaften oder professionelle Anteilsinhaber, denen die von der OeKB aufbereiteten Daten kostenpflichtig zur Verfügung gestellt werden. Die technische Aufbereitung liegt im Ermessen der OeKB. Die Höhe der von der OeKB den Empfängern der aufbereiteten Fondsmeldedaten für dieses Service in Rechnung gestellten Vergütung orientiert sich an dem der OeKB jeweils entstehenden Aufwand. 3 Urheberrechtlicher Schutz Jede Aufbereitung der Fondsmeldedaten durch die OeKB nach Punkt VIII. Ziffer 2. (oben) ist als Sammelwerk ( 6 UrhG) oder Datenbank ( 40 f UrhG) urheberrechtlich geschützt. 4 Entbindung vom Bankgeheimnis ( 38 BWG) Melder, Kapitalanlagegesellschaften, für die eine Meldung von Fondsmeldedaten erfolgt, sowie (falls vorhanden) ihre steuerlichen Vertreter entbinden die OeKB hiermit gemäß 38 Abs. 2 Ziffer 5 BWG ausdrücklich von der Verpflichtung zur Wahrung des Bankgeheimnisses ( 38 BWG). Die Veröffentlichung von Fondsmeldedaten (Pkt. VIII. Ziffer 1. oben) sowie die Weitergabe von Fondsmeldedaten an Dritte (Pkt. VIII. Ziffer 2. oben) ist gestattet. Die Entbindung vom Bankgeheimnis kann widerrufen werden. 5 Datenschutz Melder, Kapitalanlagegesellschaften, für die eine Meldung von Fondsmeldedaten erfolgt, sowie (falls vorhanden) ihre steuerlichen Vertreter stimmen hiermit ausdrücklich zu, dass die gemeldeten Fondsmeldedaten zum Zweck ihrer Bereitstellung, Weitergabe an Dritte und Veröffentlichung verarbeitet und an Dritte übermittelt werden. Diese Zustimmung kann zurückgezogen werden. 8 Nutzungsregeln für die Meldung von Fondsmeldedaten

9 6 Sonderregelungen für bestimmte Fondsmeldedaten 6.1 Eingeschränkte Veröffentlichung Folgende Fondsmeldedaten zu nach österreichischem Recht errichteten Meldefonds werden von der OeKB nicht veröffentlicht: Kupon-Nummer Zwischenausschüttung Wiederanlagerabatt Wiederanlagerabatt Art 6.2 Eingeschränkte Weitergabe Fondsmeldedaten zu nach österreichischem Recht errichteten Fonds, die der OeKB nicht aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung gemeldet werden, werden von der OeKB nur in jenem Umfang weitergegeben, der ihr von der betreffenden Kapitalanlagegesellschaft in ihrem Stammblatt zuvor bekannt gegeben wurde. IX. Haftung 1 Abgabenrechtliche Haftung Melder nehmen zur Kenntnis, dass eine abgabenrechtliche Haftung der OeKB für die Einbehaltung und Abfuhr der Kapitalertragsteuer (KESt) gemäß 95 EStG (BGBl. 400/1988) sowie der EU- Quellensteuer (EU-QuSt) gemäß 8 EU-QuStG (BGBl. I 33/2004) nicht besteht. 2 Zivilrechtliche Haftung Melder haben bei der Meldung von Fondsdaten an die OeKB auf die Vollständigkeit und Richtigkeit der Fondsmeldedaten zu achten. Sowohl bei der Erfassung der Fondsmeldedaten als auch bei der Erstellung der Datenbank(en) wird die OeKB mit der Sorgfalt eines im EDV-Dienstleistungsbereich tätigen Unternehmers vorgehen. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit sowie die zeitgerechte Verfügbarkeit der von den Meldern an die OeKB gelieferten Fondsmeldedaten übernimmt die OeKB keine wie auch immer geartete Haftung. Nutzungsregeln für die Meldung von Fondsmeldedaten 9

10 Die OeKB haftet für ihre Tätigkeit als Meldestelle nach diesen Nutzungsregeln gegenüber den Meldern im Rahmen der Gesetze nur für grobe Fahrlässigkeit und Vorsatz. Die OeKB haftet jedoch keinesfalls für irgendwelche direkten oder indirekten Folgeschäden oder für Schäden Dritter. Die OeKB trifft für Mängel und Verzögerungen in Fällen höherer Gewalt (vis major) keine wie auch immer geartete Haftung. Melder haften der OeKB für alle Schäden, die aufgrund einer zumindest grob fahrlässigen und somit schuldhaften Verletzung dieses Vertrags beruhen. In derartigen Fällen sind sie verpflichtet, die OeKB schad- und klaglos zu halten. X. Vertragsdauer und Kündigung 1 Vertragsdauer Die vorliegenden Nutzungsregeln sind vertragliche Grundlage für die Meldung, Bereitstellung, Weitergabe an Dritte und Veröffentlichung von Fondsmeldedaten und gelten im Verhältnis der OeKB zu den Meldern, Kapitalanlagegesellschaften sowie (falls vorhanden) zu ihren steuerlichen Vertretern spätestens sobald eine Serviceleistung der OeKB in Anspruch genommen wird. Sie gelten für registrierte Kapitalanlagegesellschaften ab dem Zeitpunkt der erstmaligen Registrierung (Pkt. II oben) bis zur Abmeldung (Pkt. VII. oben). 2 Kündigung und Verweigerung der Übernahme von Fondsmeldedaten Die OeKB ist berechtigt, die Geltung der vorliegenden Nutzungsregeln gegenüber registrierten Kapitalanlagegesellschaften, ihren Meldern sowie (falls vorhanden) ihren steuerlichen Vertretern aus wichtigem Grund, insbesondere in den nachstehenden Fällen, einseitig mit sofortiger Wirkung zu beenden: (i) (ii) wenn sich die registrierte Kapitalanlagegesellschaft mit der Begleichung von offenen Rechnungen zumindest 6 Monate hindurch mit einem EUR übersteigenden Betrag im Verzug befindet; wenn die registrierte Kapitalanlagegesellschaft trotz wiederholter Aufforderung durch OeKB ihre Stammdaten nicht aktualisiert (Pkt. II. oben). In diesen Fällen ist die OeKB nicht verpflichtet, gemeldete Fondsmeldedaten entgegenzunehmen (zu übernehmen). 10 Nutzungsregeln für die Meldung von Fondsmeldedaten

11 Im Übrigen hat die OeKB nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen das Recht zur ordentlichen Kündigung der vorliegenden Nutzungsregeln unter Einhaltung einer Kündigungsfrist von einem Monat jeweils zum Ende eines jeden Kalendermonats. XI. Sonstiges 1 Anwendbares Recht Für das Rechtsverhältnis zwischen den Meldern, den Kapitalanlagegesellschaften sowie (falls vorhanden) ihren steuerlichen Vertretern einerseits und der OeKB andererseits gilt österreichisches Recht unter Ausschluss des österreichischen Internationalen Privatrechts sowie des UN-Kaufrechts. 2 Gerichtsstand Für alle Rechtsstreitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit den vorliegenden Nutzungsregeln, einschließlich ihrer Geltung, und der Meldung von Fondsmeldedaten wird im Verhältnis zur OeKB die ausschließliche Gerichtsbarkeit der für den ersten Wiener Gemeindebezirk zuständigen Gerichte vereinbart. 3 Salvatorische Klausel Sollten einzelne Bestimmungen der vorliegenden Nutzungsregeln unwirksam oder anfechtbar sein oder werden, so wird die Gültigkeit und Anwendbarkeit der übrigen Bestimmungen davon nicht berührt und sind diese so auszulegen oder zu ergänzen, dass ihr beabsichtigter Zweck möglichst erreicht wird. Anlagen: Anlage./1: Anlage./2: Anlage./3: Registrierungserklärung Vergütungssätze Abmeldungserklärung Nutzungsregeln für die Meldung von Fondsmeldedaten 11

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