Informationen(2) zur Einführung von SEPA in Seite 1 von 21. Informationen(2) zur Einführung von SEPA in Futur@ERS

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1 Informationen(2) Futura Retail Solution AG Im Dezember 2013 Seite 1 von 21

2 Inhaltsverzeichnis Vorwort... 3 Voraussetzung der Erzeugung von Daten für die SEPA-Basislastschrift sind:... 3 Detaillierte Einrichtung in der FuturERS... 4 Adressen Attribute Hinweis... 4 Adressen Attribute "CdtrId" - Creditor Identifier - Gläubiger Id... 4 Adressen Attribute "Ustrd" Text für "Verwendung"... 5 Adressen Attribute "DtOfSgnt" (Date of Signature) Mandatsdatum... 5 Adressen Attribute "MndId" Mandatsnummer/Mandatsreferenz... 5 Bontexte - Neue Variablen für den Bondruck... 6 Beispiel Bontexte EC-Lastschrift (Quelle: Die deutsche Kreditwirtschaft)... 6 Beispiel Bontexte EC-Lastschrift (Retoure)... 7 Zahlungsarten... 7 EC-Lastschrift... 7 EC-Lastschrift (Retoure)... 8 Adress Verwaltung... 9 Zentrale - Registerkarte "Allgemein" - Attribut... 9 Zentrale - Registerkarte "Zusatzinfo"... 9 Filiale(n) Registerkarte "Allgemein" - Attribut Kunde(n) Registerkarte "Allgemein" - Attribut Kunde(n) Registerkarte "Zusatzinfo" - IBAN & BIC & Zahlungsart Basis System Registerkarte Allgemein Kto/BLZ-Format SVPOS.EXE / SVTOUCH.EXE Vereinfachte Eingabe in "Lastschriftzusatzeingaben" Ergebnis Vereinfachte Eingabe in "Lastschriftzusatzeingaben" Verkauf mit Registrierung eines Kunden Registrierung einer Retoure Bon Beispiele Neues Modul SEPA Zahlungsverkehr Voraussetzungen für die Überstellung von Daten in diese Funktion sind: Ergebnis des erfolgreichen Exportes Fehlerfall: Beispiel-Meldungen aus der LOG-Datei Beispiel aus der XML-Datei (Auszüge) Geändertes Modul "Fibu Zahlungsverkehr" Voraussetzungen für die Überstellung von Daten in diese Funktion sind: EC Sperr Liste (Modul 42512) BANKIMP.EXE - Import von Bankinformation Hinweis zur Installation/Ausführungsanweisung BANKIMP.EXE Technische Informationen Neue Datenbanktabelle LASTSEPA Kassenprotokolldatei KASSTRNS/KASSE - neue (Unter-)Satzarten Seite 2 von 21

3 Vorwort In Ergänzung zu der bereits im August 2013 veröffentlichten "Information " finden Sie in diesem Dokument die Vorgehensweise zur Einrichtung. Von den zwei vorhandenen SEPA-Zahlverfahren "SEPA-Basislastschrift" und "SEPA-Firmenlastschrift" (B2B) unterstützt FuturERS nur das SEPA-Basislastschriftverfahren, da das SEPA-Firmenlastschriftverfahren in der Regel nur für wiederkehrende Zahlungen mit gleichen Beträgen wie z.b. Mieten, Strom etc. Verwendung findet. Verfügbar für die Versionen 3.24B; 3.26A; 3.26B; 3.28A (3.28A ab Dezember 2013) Laden Sie sich hierzu bitte die entsprechenden Updates ihrer eingesetzten Version von unserer Homepage herunter und installieren diese (FuturERS-*-Update-Setup.exe). Nach der Installation muss SVEN\EXE\UTIL\SVENUPD.EXE setup ausgeführt werden! Voraussetzung der Erzeugung von Daten für die SEPA-Basislastschrift sind: 1. An den Kassen (SVTOUCH.EXE / SVPOS.EXE) wird eine Zahlungsart mit der Kennung Spezialzahlungsart = EC-Lastschrift zur Registrierung benutzt. Diese Verwendung benötigt in der Adressenverwaltung Kunden keine weiteren Einstellungen, da die erforderlichen Angaben (Name, IBAN, BIC) mittels Zusatzeingaben an den Kassen erfasst werden können. Wurden diese Angaben in der Adressenverwaltung Kunden gepflegt, werden diese (Name, IBAN, BIC) bei Anwendung der Spezialzahlungsart "EC-Lastschrift" in den Zusatzeingaben an den Kassen voreingestellt. In der Adressverwaltung Filialen ist für alle Filialen (Zentrale, OrgaFilialen, Filialen) eine "Gläubiger- Identifikationsnummer" (Adress Attribut "CdtrId") und "Verwendung" (Adress Attribut "Ustrd") anzugeben. 1. Bontexte Werden Zahlungsarten mit der Kennung Spezialzahlungsart "EC-Lastschrift" verwendet, müssen die Bontexte "EC-Lastschrift" und "EC-Lastschrift (Retoure)" gepflegt werden. 2. In der Auftragsbearbeitung Rechnung Grundsätzlich gibt es hier drei generelle Merkmale in den Zusatzangaben Zahlungsart 2.1. Lt. Eintrag Adressenstamm Wenn in der Adressverwaltung für Kunden, Personal etc. auf der Registerkarte Zusatzinfo IBAN und BIC bei gleichzeitiger Angabe von für Zahlungsart(Rechnung) "Bankeinzug" oder Zahlungsart(Gutschrift) "Überweisung" verwendet wird (erzeugt Daten für SEPA-Lastschrift bzw SEPA-Überweisung ) 2.2. Überweisung (für Gutschriften, erzeugt Daten für SEPA-Überweisung) 2.3. Bankeinzug (bei Rechnungen, erzeugt Daten für SEPA-Lastschrift) Für die Erzeugung einer SEPA-Basislastschrift aus der Auftragsbearbeitung sind folgende Daten zwingend notwendig: a. In der Adressverwaltung Filialen ist für alle Filialen (Zentrale, OrgaFilialen, Filialen) eine "Gläubiger- Identifikationsnummer" (Adress Attribut "CdtrId") und "Verwendung" (Adress Attribut "Ustrd") anzugeben. b. In der Adressverwaltung Filialen ist für die Zentrale die IBAN und BIC anzugeben, da diese bei der Erstellung der XML-Datei (zur Weiterleitung an die Bank) benötigt wird. c. In der Adressverwaltung Kunden ist, für die Kunden mit denen ein gültiges Lastschrift-Mandat vereinbart worden ist, die "Mandatsnummer" (Adress Attribut "MndId") und "Mandatsdatum" (Adress Attribut "DtOfSgnt") anzugeben. d. In der Adressverwaltung Kunden ist, für die Kunden mit denen ein gültiges Lastschrift-Mandat vereinbart worden ist, die IBAN und BIC anzugeben. 3. Basis System Registerkarte Allgemein Die Option Kto/BLZ-Format muss auf "SEPA (IBAN+BIC)" umgestellt werden. 4. Wurde eine Lizenz der FuturERS OHNE das Modul "Finanzbuch Finanzbuchhaltung altung" erworben, werden; bei Rechnungen in der Auftragsbearbeitung, wenn im Auftrag oder in der Adressen Verwaltung des Kunden "Bankeinzug" aktiviert wurde; die Daten direkt in den Bereich der Kasse SEPA Zahlungsverkehr überstellt, denn das Modul Fibu Zahlungsverkehr gibt es aufgrund der Lizensierung hier nicht. Seite 3 von 21

4 Die in diesem Dokument beschriebenen Änderungen/Erweiterungen finden somit nur Anwendung wenn a. an den Kassen eine Zahlungsart mit der Kennung Spezialzahlungsart = EC-Lastschrift verwendet wird b. bei Rechnungen/Gutschriften aus der Auftragsbearbeitung, wenn die Zahlungsart(Rechnung) "Bankeinzug" oder Zahlungsart(Gutschrift) "Überweisung" verwendet wird, wobei es unerheblich ist, das dieses in den Zusatzangaben der Auftragsbearbeitung oder in Adressverwaltung für Kunden, Personal aktiviert worden ist c. bisher die Datei DTAUS1 generiert und an die Bank eingereicht worden ist. "Online-Zahlungen" mit einem angeschlossenen Kreditkartenterminal sind hiervon nicht betroffen. Detaillierte Einrichtung in der FuturERS Empfohlen wird der Bankdatenimport (BIC/IBAN verfügbar für Deutschland, Österreich; Schweiz) mittels SVEN\EXE\BANKIMP.EXE (siehe hierzu ERS-7873 BANKIMP.EXE). Der Import muss in der Zentrale, Filialen und OrgaFilialen durchgeführt werden. Es werden keine Daten aus der Zentrale an Filialen gesendet! Anhand der importierten Daten besteht die Möglichkeit der manuellen Konvertierung von BLZ/Konto zu IBAN/BIC, wird der Bankdatenimport nicht durchgeführt, gibt es diese Möglichkeit nicht. Dieser Import kann auch dann durchgeführt werden, wenn der FuturERS SEPA Zahlungsverkehr nicht genutzt wird, da hierdurch manuelle Konvertierungen von BLZ/Konto in IBAN/BIC unterstützt werden. Adressen Attribute Hinweis Es ist unbedingt auf die korrekte hier angegebene Schreibweise der Attribute zu achten! Werden die Attribute nicht korrekt angelegt, wird die später beim Export zu generierende Datei nicht erstellt! Adressen sen Attribute "CdtrId" - Creditor Identifier - Gläubiger Id Datentyp=Text; Länge=18; Attribut nur einmal zulassen=aktiv; Pflichteingabe=deaktiv; Freie Eingabe erlaubt=aktiv. Dieses Adress Attribut wird für die eigenen Filialen und für die Erstellung der XML-Datei benötigt. Zur Info: Aufbau der Gläubiger-Identifikationsnummer Die Gläubiger-Identifikationsnummer muss pro Unternehmen, ggf. pro Filiale beantragt werden; (für Deutschland übernimmt die Deutsche Bundesbank die Ausgabe der Gläubiger-Identifikationsnummer in Abstimmung mit der Deutschen Kreditwirtschaft (DK). LOG-Datei Die Meldung in der LOG-Datei "Es konnte keine GläubigerID gefunden werden." kann z.b. auch auf eine nicht korrekte Schreibweise des Attributes (CdrtId) hinweisen! Seite 4 von 21

5 Adressen Attribute "Ustrd" Text für "Verwendung" Datentyp=Text; Länge=20; Attribut nur einmal zulassen=aktiv; Pflichteingabe=deaktiv; Freie Eingabe erlaubt=aktiv Dieses Adress Attribut wird für die eigenen Filialen und für die Erstellung der XML-Datei benötigt. Adressen Attribute "DtOfSgnt" (Date of Signature) Mandatsdatum Datentyp=Text; Länge=10; Attribut nur einmal zulassen=aktiv; Pflichteingabe=deaktiv; Freie Eingabe erlaubt=aktiv Dieses Adress Attribut wird für Kunden mit Zahlungsart (Rechnung) innerhalb der Auftragsbearbeitung benötigt, wenn hier "Bankeinzug" markiert ist. Das Datum ist im Format tt.mm.jjjj oder tt.mm.jj anzugeben. (Nicht erforderlich für die Verwendung der Spezialzahlungsart "EC-Lastschrift") Dieses Adress Attribut wird für die Erstellung der XML-Datei benötigt. Adressen Attribute "MndId" Mandatsnummer/Mandatsreferenz Datentyp=Text; Länge=20; Attribut nur einmal zulassen=aktiv; Pflichteingabe=deaktiv; Freie Eingabe erlaubt=aktiv; Dieses Adress Attribut wird für z.b. Kunden mit Zahlungsart (Rechnung) innerhalb der Auftragsbearbeitung benötigt, wenn hier "Bankeinzug" markiert ist. Diese Mandatsnummer muss eindeutig z.b. bei Kunden angeben werden! (Nicht erforderlich für die Verwendung der Spezialzahlungsart "EC-Lastschrift") Dieses Adress Attribut wird für die Erstellung der XML-Datei benötigt. Seite 5 von 21

6 Bontexte - Neue Variablen für den Bondruck (jedoch nur in Verbindung mit EC-Lastschrift / EC-Lastschrift (Retoure)) ${SEPACRID} Druck der Gläubiger-ID ${SEPAIBAN} Druck der IBAN ${SEPABIC} Druck der BIC ${SEPANAME} Druck des Namen des in der Kasse angegebenen Kundennamen (ggf. aus Adressdaten voreingestellt)) ${SEPAMAND} Druck des Mandats (z.b.: aus der Kasse im Format JJJJMMTT-<Filiale>-<Kasse>- <Bon> ${SEPAMDAT} Druck des Mandatsdatums ${SEPAPDAT} Druck des Fälligkeitsdatums (Tagesdatum + fünf Werktage, somit in der Regel +7 Tage) ${SEPAVAL} Druck des Betrages (ohne Währungssymbol, dies muss explizit angegeben werden) Beispiel Bontexte EC-Lastschrift (Quelle: Die deutsche Kreditwirtschaft) rtschaft) Seite 6 von 21

7 Beispiel Bontexte EC-Lastschrift (Retoure) Informationen(2) Zahlungsarten EC-Lastschrift Seite 7 von 21

8 EC-Lastschrift (Retoure) Informationen(2) Seite 8 von 21

9 Adress Verwaltung Zentrale - Registerkarte "Allgemein" - Attribut "CdtrId CdtrId" mit Gläubiger Identifikationsnummer "Ustrd Ustrd" Verwendung (wird ggf. in der XML-Datei durch den Bon bzw. Rechnungsnummer ersetzt) Zentrale - Registerkarte "Zusatzinfo" Die eigene IBAN & BIC sind anzugeben Seite 9 von 21

10 Filiale(n) Registerkarte "Allgemein" - Attribut "CdtrId" mit ggf. eigener Gläubiger Identifikationsnummer "Ustrd" Verwendung (wird ggf. in der XML-Datei durch den Bon bzw. Rechnungsnummer ersetzt) Kunde(n) Registerkarte "Allgemein" - Attribut "DtOfSgnt" - das Datum ist im Format tt.mm.jjjj oder tt.mm.jj anzugeben. "MndId" eindeutige Nummer des Mandats Seite 10 von 21

11 Kunde(n) Registerkarte "Zusatzinfo" - IBAN & BIC & Zahlungsart Für die Auftragsbearbeitung (Rechnung) sind die IBAN & BIC des Kunden anzugeben, wenn gleichzeitig die Zahlungsart (Rechnung) "Bankeinzug lautet. Basis System Registerkarte Allgemein Kto/BLZ-Format Umstellen auf "SEPA (IBAN+BIC)" Seite 11 von 21

12 SVPOS.EXE / SVTOUCH.EXE Vereinfachte Eingabe in "Lastschriftzusatzeingaben" (Unterstützung nur möglich, wenn Bankdatenimport (BANKIMP.EXE) durchgeführt worden ist!) Name, BLZ / Konto erfassen. In der IBAN "DE" eingeben und <Enter> verwenden Ergebnis Vereinfachte Eingabe in "Lastschriftzusatzeingaben" Dies führt zum Ergebnis (im Regelfall) einer ermittelten IBAN und BIC (wenn Bankdaten zuvor importiert worden sind). Selbiges Verfahren ist gleichermassen in der Adress Verwaltung und in SVTOUCH auf diese Art möglich! Hinweis Dies ist keine Prüfung durch die ausgebende Bank. Daher muss die errechnete IBAN mit der Angabe auf der Karte des Kunden unbedingt abgeglichen werden! Seite 12 von 21

13 Verkauf mit Registrierung eines Kunden (IBAN und BIC werden aus den Adressdaten geladen) Registrierung einer Retoure Auch hier sind Name, IBAN und BIC anzugeben Seite 13 von 21

14 Bon Beispiele Bon Verkauf ohne Kunde Bon Verkauf mit Kunde Bon Retoure Seite 14 von 21

15 Neues Modul SEPA Zahlungsverkehr Diese Funktion steht nur in einer Zentrale zur Verfügung, ähnlich wie Modul "Kassen Lastschriften" (DTAUS1- Datei). (Maske in der Höhe modifiziert) EC-Lastschriften und Rechnungen/Gutschriften an Kunden, die an dem Lastschriftverfahren teilnehmen, werden mit der Funktion SEPA Zahlungsverkehr per Bankeinzug belastet/überweisung entlastet. Sie können eine Datei im XML-Format für Ihre Bank erstellen, sowie Lastschriftbriefe für Ihre Kunden drucken. Der Export Pfad wird voreingestellt aus der INI-Konfiguration Gruppe [SVENBASE] Eintrag DTAUSPATH. Voraussetzungen für die Überstellung von Daten in diese Funktion sind: 1. Verwendung der Zahlungsart "EC-Lastschrift" an den Kassen (SVPOS.EXE/SVTOUCH.EXE) mit aktivierter Spezialzahlungsart "EC-Lastschrift" 2. Auftragsbearbeitung - Zusatzangaben - Zahlungsart = "Überweisung" oder "Bankeinzug" 3. Auftragsbearbeitung - Zusatzangaben - Zahlungsart = "lt. Eintrag Adressenstamm" und in den Adressdaten - Zusatzinfo ist für Zahlungsart(Rechnung) = Überweisung oder für Zahlungsart(Gutschrift) = Bankeinzug markiert. 4. Wurde eine Lizenz der FuturERS OHNE das Modul "Finanzbuchhaltung Finanzbuchhaltung" erworben, werden; bei Rechnungen in der Auftragsbearbeitung, wenn im Auftrag oder in der Adressen Verwaltung des Kunden "Bankeinzug" aktiviert wurde; die Daten direkt in den Bereich der Kasse SEPA Zahlungsverkehr überstellt, denn das Modul Fibu Zahlungsverkehr gibt es aufgrund der Lizensierung hier nicht. Vor dem Export besteht die Möglichkeit einzelne Vorgänge "zurückzustellen" oder zu "Entfernen". "Zurückgestellte" Lastschriften oder Überweisungen werden nicht exportiert. Die zurückgestellten Lastschriften und Überweisungen sind nach einem erneuten Ladevorgang wieder in der Auswahl zu finden. Die Lastschriften oder Überweisungen werden nicht gelöscht. "Entfernen" löscht die ausgewählte SEPA-Lastschrift bzw. Überweisung. Eine gelöschte Lastschrift bzw. Überweisung wird bei einem erneuten Ladevorgang nicht mehr in der Anzeige erscheinen. Seite 15 von 21

16 Bei Verwendung der Schaltfläche "Exportieren" werden alle angezeigten SEPA-Lastschriften bzw. SEPA- Überweisungen in eine XML-Datei im "Export Pfad" angegebenen Verzeichnis exportiert. Der Dateiname wird automatisch generiert und setzt sich wie folgt zusammen: YYYY-MM-DD_XXX_SEPA_TRANSFER_LAUFNUMMER.xml Wobei YYYY für das Jahr der Erstellung MM für den Monat der Erstellung DD für den Tag der Erstellung SEPA_DIRECTBEDIT oder SEPA_TRANSFER fest vorgegeben LAUFNUMMER für eine sechsstellige laufende Nummer steht, um der Datei einen eindeutigen Namen geben zu können. (Diese XML-Datei löst die bisherige DTAUS1-Datei ab) Ergebnis des erfolgreichen Exportes Mit Systemmeldung wird Ihnen unter Angabe des Zielverzeichnisses das Ergebnis des Exportes übermittelt. Bzw. bei Überweisungen entsprechend: Die Datei V:\SVEN\SEPA\ _SEPA_TRANSFER_ xml wurde erstellt. Im Export Pfad werden die XML-Dateien gespeichert Der Name der Datei steht in Abhängigkeit zum Export: - für Lastschriften: YYYY-MM-DD_SEPA_DIRECTDEBIT_nnnnnn.xml - für Überweisungen YYYY-MM-DD_SEPA_TRANSFER_nnnnnn.xml Fehlerfall: Beispiel-Meldungen aus der LOG-Datei Wurde die Export-Datei nicht erstellt, finden Sie Hinweise in der Standard-LOG-Datei. Bei Exporten aus SEPA Zahlungsverkehr und Fibu Zahlungsverkehr Z! Es konnte keine GläubigerID gefunden werden. Bedeutung: Das zur eigenen Filialale erforderliche Attribut "CdtrId" wurde nicht angelegt. Bei Exporten nur aus Fibu Zahlungsverkehr! Es konnte kein Mandat gefunden werden für Kunde <Kd.-Nr.> Bedeutung: Für den Kunden <Kd.-Nr.> wurde kein Attribut "MndId" angelegt.! Es wurde kein Datum zum Mandat <Mandat> für Kunde <Kd.-Nr.> gefunden Bedeutung: Für den Kunden <Kd.-Nr.> wurde kein Attribut "DtOfSgnt" angelegt. Seite 16 von 21

17 Beispiel aus der XML-Dat Datei (Auszüge) Bon 1807 (Strassenverkauf) Bon 1808 (Verkauf mit Kundenregistrierung) Bon 1809 (Retoure -> Überweisung) Seite 17 von 21

18 Geändertes Modul "Fibu Zahlungsverkehr" Das Modul dient zur Erstellung einer Export-Datei (SEPA-XML-Format) die, je nach Auswahl, Überweisungen oder Lastschriften zur Weitergabe an die Bank enthält. Voraussetzungen für die Überstellung von Daten in diese Funktion sind: Wird innerhalb der Auftragsverwaltung eine Rechnung mit nachfolgenden Merkmalen erstellt, führt dies zur Überstellung der Daten in das Modul "Fibu Zahlungsverkehr": 1. Auftragsbearbeitung - Zusatzangaben - Zahlungsart = "Überweisung" oder "Bankeinzug" 2. Auftragsbearbeitung - Zusatzangaben - Zahlungsart = "lt. Eintrag Adressenstamm" und in den Adressdaten - Zusatzinfo ist für Zahlungsart(Rechnung) = Überweisung oder für Zahlungsart(Gutschrift) = Bankeinzug markiert. Wird innerhalb Wareneingang - WE-Typ = Lieferantenrechnung, eine Lieferantenrechnung erzeugt, und in den Adressdaten - Lieferant - Zusatzinfo ist für Zahlungsart(Rechnung) = Überweisung markiert, werden Datensätze der Art "Überweisung" erzeugt. Die angezeigten Informationen zu Zahlungspflichtigen werden aktuell ermittelt und erst durch die Verwendung von "Datei Erstellen" a. in eine XML-Datei gemäß Export Pfad geschrieben b. Intern in der neuen Datenbanktabelle LASTSEPA gespeichert. Wird "*** Ungültige Bankverb. ***" in einer Zeile angezeigt, so sind in den jeweiligen Adressdaten IBAN und BIC entsprechend zu korrigieren/pflegen. Hierzu sollte a. das Modul "Fibu Zahlungsverkehr" über Abbrechen verlassen werden b. in der Adress Verwaltung die Adressdaten der entsprechenden Zeile komplettieren c. anschließend Modul "Fibu Zahlungsverkehr" neu starten Bei jedem Export wird jede Zeile (in der Regel Kunde) geprüft, ob zu diesem ein Mandat (Adress Attribut = MndId) und ein Mandat Datum (Adress Attribut = DtOfSgnt) hinterlegt ist. Ist bei der Art "Lastschrift" zu einem Zahlungspflichtigen kein Mandat (Adress Attribut = MndId) in den Adress Daten angegeben wird die entsprechende Zeile nicht exportiert. In der Standard-LOG-Datei findet sich dann folgende Warnung (eine Meldung am Bildschirm unterbleibt):! Es konnte kein Mandat gefunden werden für Kunde <Kd.-Nr> Ist bei der Art "Lastschrift" zu einem Zahlungspflichtigen ein Mandat (Adress Attribut = MndId) in den Adress Daten angegeben, jedoch kein Mandat Datum (Adress Attribut = DtOfSgnt) wird die entsprechende Zeile nicht exportiert. In der Standard-LOG-Datei findet sich dann folgende Warnung (eine Meldung am Bildschirm unterbleibt):! Es wurde kein Datum zum Mandat <Code von MndId> für Kunde <Kd.-Nr> gefunden. Über die Art, die Auswahl und das Fälligkeitsdatum können die anzuzeigenden Datensätze von Ihnen selektiert werden. Der Druck von Benachrichtigungen ist sinnvoll, falls z.b. mehrere OP s ausgeglichen werden und der Kunde diesbezüglich informiert werden soll. Als Zahlungspflichtiger bzw. Zahlungsempfänger wird der Name Ihres Unternehmens und Ihre Bankverbindung voreingestellt. Sie können diese Angaben verändern. Diese Veränderung hat dann auch Auswirkung auf die nachfolgend erzeugten Überweisungsdaten in der Exportdatei. Die Entscheidung, ob Skonto gewährt (mittels der Schaltfläche Detail - Skonto) wird ist abhängig vom Rechnungsdatum und der Skontofrist. Bei Betätigung der Schaltfläche "Datei erstellen" werden u.a. die "Einzelrechnungen" erstellt mit der Druckoption: keine, Drucker, Fax, . Bei Auswahl des Druckweges "Fax" oder " " ist Voraussetzung, daß diese Daten im Seite 18 von 21

19 Adressenstamm korrekt eingetragen sind. Hierbei werden aus Basis Auftrag die Definitionen für den im Kopf- bzw. Fußbereich zu druckenden Dateien (z.b. Firmenlogo) verwendet (siehe auch INI-Konfigurator, Bereich [AUFTRAG]). Mit Betätigung der Schaltfläche "Datei erstellen" werden die Zeilen in der Anzeige, die nicht zurückgestellt sind, verarbeitet. Die hieraus entstehende SEPA-XML-Datei wird im Verzeichnis DTAUSPATH lt. INI-Konfigurator-Eintrag, Bereich [SVENBASE] erstellt. Der DTAUSPATH ist i.d.r. das \SVEN\TRANS-Verzeichnis. Diese Exportdatei muss anschließend an Ihre Bank (gemäß der IBAN) weitergegeben werden. Farbdefinition Mit der Schaltfläche "Zurückstellen/F11" auf der Maske "Zahlungsverkehr" können Sie eine Zurückstellung der entsprechenden Zeile vornehmen. Diese Zeile wird anschließend grün hinterlegt. Befinden Sie sich auf der Maske "Zahlung Detail" und betätigen die Schaltfläche "Zurückstellen /F11", so wird nur eine Zeile zurückgestellt und grün unterlegt. Ist auf der Maske "Zahlungsverkehr" eine Zeile gelb unterlegt, so ist der Zahlbetrag negativ. Mit Betätigung der Schaltfläche "Datei erstellen" wird diese Zeile für den Datentransfer nicht beachtet, d.h. es wird diesbezüglich kein Datensatz erzeugt. Die dahinter stehenden Buchungen laut Zahlungsdetail werden beim nächsten Buchungslauf jedoch ausgeglichen. Hinweis Innerhalb der Funktion Fibu Zahlungsverkehr gilt die Systemwährung, damit der Bezug zu den Rechnungen aus der Warenwirtschaft erhalten bleibt. Ausgeführte Zahlungen können am gleichen Tag nicht ein zweites Mal erzeugt werden. Die Zahlungen können jedoch am nächsten Tag wieder vorgeschlagen werden, wenn die Finanzbuchhaltung im Buchungslauf NICHT gebucht wurde, d.h. in "Prozedur Einrichten" die Aufgabe 32 "Finanzbuchhaltung" nicht enthalten ist. Sinnvoll ist dies, falls sich z.b. herausstellt, daß die erzeugte Datei beim Geldinstitut nicht korrekt lesbar ist oder fehlerhafte Datensätze aufweist. Werden Sie von Ihrem Geldinstitut rechtzeitig, d.h. vor dem nächsten Buchungslauf informiert, so können Sie zwar nicht mehr am selben Tag, jedoch am Folgetag die Zahlungen nochmals am Bildschirm sehen und auch eine neue Datei erzeugen lassen. Voraussetzung ist jedoch, daß über Nacht die Finanzbuchhaltung (Job 32) nicht gebucht wurde. Es werden Benachrichtigungsbriefe gedruckt, wenn diese mehr als eine Position (Rechnung) enthalten oder wenn zuvor mehrere Positionen vorhanden waren, aber einige über "Detail" zurückgestellt worden sind. Über die Optionsschaltfläche "Einzelrechnungen drucken" können Sie entscheiden, ob Sie auch Benachrichtigungsbriefe erzeugen wollen, auf denen nur eine Rechnung aufgeführt ist. Für Lieferanten, die laut "Adress Verwaltung Lieferant, Zusatzinfo, Zahlung" die Zahlungsart "Bankeinzug" eingestellt haben, entstehen in der Funktion Zahlungsverkehr keine Datensätze für den Datenaustausch mit der Bank, da der Lieferant direkt vom Bankkonto abbucht. Beim Adresstyp "Kunde" hingegen wird diese Zahlungsart ausgewertet, damit Rechnungen per Lastschriftverfahren über das Kreditinstitut vom dortigen Kundenkonto abgebucht werden können. Ein Wiederholungsdruck von Einzelrechnung ist derzeit nicht möglich, die Schaltfläche ist entsprechend gesperrt/inaktiv. Seite 19 von 21

20 EC Sperr Liste (Modul 42512) Verwaltung der gesperrten EC-Karten für das EC-Lastschriftverfahren. Der Schlüsselbegriff ist die Kontonummer und die Bankleitzahl. Sperrvermerke müssen bei einem Filialbetrieb in der Zentrale erfasst werden. Sie werden mit den Buchungsroutinen (Buchen Prozedur) an die Filialen überstellt. Anschließend ist die Verwendung einer Zahlungsart, die als Spezialzahlungsart "EC-Lastschrift" gekennzeichnet ist, an der Kassenstation für diese Kontonummer und Bankleitzahl nicht (mehr) möglich. An den Kassen wird eine Systemmeldung angezeigt: EC-Lastschrift ist nicht möglich. Die Bankverbindung <BLZ>, >Konto> ist gesperrt. Grund: <"Grund aus EC Sperr Liste"> Der Verkaufsvorgang kann nicht abgeschlossen werden. Hinweise Eine Konvertierung der EC Sperr Liste in IBAN/BIC wird nicht vorgenommen. Wird an den Kassen in den "Lastschriftzusatzeingaben" eine Angabe BLZ/Konto in IBAN/BIC konvertiert, und die BLZ und Konto Angabe VOR Bestätigung gelöscht, so kann das System keine Prüfung vornehmen. Ein Verkauf ist somit möglich. Bleibt BLZ/Konto neben der Angabe IBAN/BIC erhalten, wird die Zahlung abgelehnt. BANKIMP.EXE - Import von Bankinformation Verzeichnis: \SVEN SVEN\EXE EXE Das Programm BANKIMP.EXE importiert Bankinformationen (BIC) für Österreich (AT), Schweiz (CH), und Deutschland (DE), aus den zur Verfügung stehenden Dateien der jeweiligen nachstehend aufgeführten Website's (Stand Nov.2013). Diese Informationen können u.a. bei Ermittlung der IBAN im SEPA-Zahlungsverkehr genutzt werden. Österreich (AT) danach auf (oder direkt anwählen) Schweiz (CH) Deutschland (DE) zahlen_download.html Die unterschiedlichen heruntergeladenen Formate müssen anschließend einheitlich für den Import auf das CSV- Format gespeichert werden. Für Österreich kann beim download das bereits bestehende CSV-Format (Trennzeichen getrennt) verwendet werden. Für die Schweiz ist beim Download das bestehende Excel-Format zu bevorzugen und in CSV-Format (Trennzeichen getrennt) zu wandeln. Für Deutschland ist beim Download das bestehende Excel-Format zu bevorzugen und in CSV-Format (Trennzeichen getrennt) zu wandeln. Der Import muss in der Zentrale, Filialen und OrgaFilialen durchgeführt werden. Es werden keine Daten aus der Zentrale an Filialen gesendet! Die Informationen dieser dann gewandelten CSV-Dateien werden ausgelesen, verarbeitet und in die Relationen "BANKLAND" (Tabellenname BANKCTRY) und "BANKNAME" (Tabellenname BANKNAME) geschrieben. Dabei werden die vorhandenen Banken mit jeweils gleicher BLZ überprüft, ob eine eindeutige BIC (Business Identifier Code) existiert. Ist dies der Fall, wird für alle Banken dieser BLZ-Gruppe genau diese BIC eingetragen und gespeichert. Leere BIC werden dabei ignoriert. Trifft dieses nicht zu werden die Daten unverändert geschrieben. Seite 20 von 21

21 Notwendige Aufrufparameter für den Aufruf von BANKIMP.EXE in der Kommandozeile (Start - Ausführen): -cty=<iso country [AT, CH, DE]> -csv=<path & filename of configuration> Wird für den Parameter CSV kein Pfad angegeben, so wird versucht über den [SVENBASE] IMEXPATH= auf diese Datei zuzugreifen. Beispiele für die Parameterfolge beim Aufruf von V:\SVEN SVEN\EXE EXE\BANKIMP.EXE Deutschland (DE) -cty=de -csv=v:\sven\bank\blz_2013_09_09_xls.csv Österreich (AT) -cty=at -csv=v:\sven\bank\kiverzeichnis_gesamt_de_ csv Schweiz (CH) -cty=ch -csv=v:\sven\bank\bcbankenstamm_d.csv Hinweis zur Installation/Ausführungsanweisung BANKIMP.EXE Das Programm ist einmalig aus der Veröffentlichung manuell in das SVEN\EXE-Verzeichnis zu kopieren. Anschließend wird es mittel FuturERS-User-Setup aktualisiert. Um dieses Update in Versionen kleiner 3.28 zu installieren/nutzen zu können, ist nach dem Kopieren der Programm-Updates zwingend die Ausführung von SVEN\EXE\UTIL\SVENUPD.EXE -Setup notwendig. Hierdurch werden u.a. erforderliche neue Datenbanktabellen erstellt. Unterbleibt der Parameter -Setup sind in Einzelschritten die folgenden Programme auszuführen - SVEN\EXE\UTIL\SVENUPD.EXE - SVEN\EXE\UTIL\DBUPDATE.EXE SVEN\EXE\UTIL\CONVERT.EXE Technische Informationen Neue Datenbanktabelle LASTSEPA In dieser Tabelle werden sowohl "bereits" als auch "noch nicht" exportierte Lastschriften gespeichert. Kassenprotokolldatei KASSTRNS/KASSE - neue (Unter-)Satzarten KAS_SATZART=17 KAS_BETRAG=32 IBAN des Mandats KAS_SATZART=17 KAS_BETRAG=33 BIC; Datum Fälligkeit Datum Mandat In der Form (jeweils Text) , wobei Datum (8) in yyyymmdd KAS_SATZART=17 KAS_BETRAG=34 Name des Mandats (Kunde) KAS_SATZART=17 KAS_BETRAG=35 Mandatreferenz ("Verwendung 2" z.b.: Datum-<FilNr>-<Kasse>- <Bon>-<Count> In der Form: KAS_SATZART=17 KAS_BETRAG=36 "CdtrId" des Empfängers Seite 21 von 21