Rechtssicherer Austausch elektronischer Rechnungen: Umsatzsteuerliche und buchhalterische Aspekte

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1 Rechtssicherer Austausch elektronischer Rechnungen: Umsatzsteuerliche und buchhalterische Aspekte Stefan Groß Steuerberater CISA (Certified Information Systems Auditor)

2 Rechtssicherer Austausch elektronischer Rechnungen 2 Was galt...?

3 Rechtssicherer Austausch elektronischer Rechnungen 3 Ablauf Rechnungsstellung bislang Papier Elektronische Signatur Rechnungsaussteller Rechnungsempfänger EDI Elektronische Rechnung

4 Rechtssicherer Austausch elektronischer Rechnungen 4 Bisher gültige Verfahren bei elektronisch übermittelten Rechnungen AUTHENTIZITÄT Echtheit der Herkunft (Eindeutige Identifizierung des Rechnungsausstellers) INTEGRITÄT Unversehrtheit des Inhalts (keine Veränderung der Daten) gewährleistet durch (1) qualifizierte elektronische Signatur (mit oder ohne Anbieter-Akkreditierung) (2) elektronischen Datenaustausch (EDI) (Sammelrechnung obsolet, Wegfall durch Steuerbürokratieabbaugesetz 2009)

5 Rechtssicherer Austausch elektronischer Rechnungen 5 Was geschah am 13. Juli 2010?

6 Rechtssicherer Austausch elektronischer Rechnungen 6 Ablauf Rechnungsstellung zukünftig Rechnung Rechnungsaussteller Rechnungsempfänger

7 Rechtssicherer Austausch elektronischer Rechnungen 7 Wie ist das Steuervereinfachungsgesetz 2011 genau zu verstehen?

8 Rechtssicherer Austausch elektronischer Rechnungen 8 14 UStG gibt den Takt vor Rechnung (Papier + Digital) setzt voraus Integrität Authentizität Innerbetriebliches Kontrollverfahren Papier Digital alternativ QES / EDI Ist aufzubewahren Papier EDV

9 Rechtssicherer Austausch elektronischer Rechnungen 9 Was ist mit Innerbetriebliches Kontrollverfahren genau gemeint?

10 Rechtssicherer Austausch elektronischer Rechnungen 10 Authentizität und Integrität durch innerbetriebliches Kontrollverfahren mit verlässlichem Prüfpfad Verfahren, das der Rechnungsempfänger zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. KERNFRAGE: Entspricht die Rechnung der erbrachten Leistung? Richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger? Als Prüfpfad eignen sich Geschäftsbriefe und Verträge, Bestelldokumente, Lieferscheine, buchhalterische Abbildung Ausgestaltung obliegt den Unternehmen selbst Überschneidung mit Rechnungseingangsprüfung Kontrollverfahren hat nicht auf einem zur Signatur/EDI-Verfahren vergleichbaren technischen Niveau zu erfolgen

11 Rechtssicherer Austausch elektronischer Rechnungen Die Auffassung der Finanzverwaltung Innerbetriebliches Kontrollverfahren mit verlässlichem Prüfpfad ist weitestgehend Bestandteil der gängigen Rechnungsprüfung im Unternehmen Ist der Nachweis erbracht, dass die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs nach 15 UStG gegeben sind, kommt der Frage der Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens in dem konkreten Einzelfall keine eigenständige Bedeutung mehr zu und kann insbesondere nicht mehr zur Versagung des Vorsteuerabzugs führen. 11 Kein zusätzliches Verfahren erforderlich

12 Rechtssicherer Austausch elektronischer Rechnungen 12 Was genau bedeutet Lesbarkeit?

13 Rechtssicherer Austausch elektronischer Rechnungen 13 Lesbarkeit Papier elektronisch, geeigneter Viewer (pdf, ) elektronisch, strukturierte Daten sinnvoll: geeigneter Viewer u. E. auch möglich: Darstellung der Inhalte Darstellung der Pflichtfelder Listenform genügt

14 Rechtssicherer Austausch elektronischer Rechnungen 14 Was ist zu dokumentieren?

15 Rechtssicherer Austausch elektronischer Rechnungen 15 Dokumentations- und Aufzeichnungspflichten Grundsätzlich nein (gemäß Gesetzesbegründung und Frage-Antwort- Katalog des BMF) Aber: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung schreiben Verfahrensdokumentation vor, hier also für den Prozess der Rechnungsprüfung Empfohlen sind Nachweise, dass das innerbetriebliche Kontrollverfahren durchlaufen wurde Rechnungsempfänger trifft unverändert die Feststellungslast

16 Rechtssicherer Austausch elektronischer Rechnungen 16 Wie sind E-Rechnungen aufzubewahren?

17 Rechtssicherer Austausch elektronischer Rechnungen 17 Aufbewahrung - Grundsatz Papierrechnung Original optional, wenn digitalisiert Kann digitalisiert werden GoBD Aufbewahrung über 10 Jahre (14b Abs. 1 UStG) Papieraufbewahrung elektronische Aufbewahrung Unveränderbarkeit ist gefordert - zu gewährleisten durch Zusammenspiel von Organisation, Prozessen, Kontrollen, Hardware, Software Elektronische Rechnung Originäres Format evtl. Konvertierungen Alleinige Aufbewahrung eines Papierausdrucks ist nicht zulässig * Verweis aus Musterverfahrensdokumentation BStBK / DStV

18 Rechtssicherer Austausch elektronischer Rechnungen 18 Sonderfall Übermittlung der Rechnung per Gilt für eine , mit der eine Rechnung transportiert wurde, die Aufbewahrungspflicht? Wohl entscheidend, ob der Dateianhang alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthält

19 Rechtssicherer Austausch elektronischer Rechnungen 19 Warum eine Taxonomie?

20 Rechtssicherer Austausch elektronischer Rechnungen 20 Plädoyer für eine Rechnungstaxonomie Prozessoptimierung als Oberziel Potenzial steckt in der automatisierten Verarbeitung strukturierter Daten Rechnungscharakteristika bedürfen eines einheitlichen Schemas (Taxonomie) Ausgangspunkt: Pflichtangaben 14 Abs. 4, 14a UStG Schrittweise Integration in ERP- und FiBu-Systeme Win-Win für Alle! (Wirtschaft und Finanzverwaltung)

21 Rechtssicherer Austausch elektronischer Rechnungen 21 ZUGFeRD als Digitaler Glücksfall

22 Rechtssicherer Austausch elektronischer Rechnungen 22 Medienbruch(freiheit) beim Rechnungsaustausch ERP Sender Rechnung ERP Empfänger R-Nr.: R-Nr.: R-Nr.: R-Empf.: Fa. Müller R-Empf.: Fa. Müller R-Empf.: Fa. Müller R-Betrag: 100,- Strukturierte Daten R-Betrag: 100,- Strukturierte Daten R-Betrag: 100,- Strukturierte Daten RECHNUNG RECHNUNG RECHNUNG Manuell OCR,... Unstrukturierte (bildhafte) Daten

23 Rechtssicherer Austausch elektronischer Rechnungen 23 Ausgangspunkt ZUGFeRD bilateral systemisch

24 Rechtssicherer Austausch elektronischer Rechnungen 24 ZUGFeRD als gemeinsamer Nenner Papier Bild- Datei (PDF)!? EDI systemisch unstrukturiert systemisch unstrukturiert systemisch strukturiert bilateral strukturiert

25 Rechtssicherer Austausch elektronischer Rechnungen 25 Was gilt als Beleg? Rechnungsaussteller Rechnungsempfänger PDF PDF Beleg Beleg = = XML XML Buchungshilfe Buchungshilfe

26 Rechtssicherer Austausch elektronischer Rechnungen 26 Die GoBD

27 Rechtssicherer Austausch elektronischer Rechnungen 27 Die GoBD Allgemeine Anforderungen GoBS und GDPdU-Nachfolger Allgemeine Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit Anforderungen an die Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen

28 Rechtssicherer Austausch elektronischer Rechnungen 28 Wesentliche Anforderungen der GoBD Vier-Säulen-Modell GoBD Kontroll- und Protokollumfeld Dokumentation Datenintegrität Migrationsbeständigkeit

29 Rechtssicherer Austausch elektronischer Rechnungen 29 Wesentliche Anforderungen der GoBD Vier-Säulen-Modell GoBD Internes Kontrollsystem Verfahrens- Dokumentation Auswertbares Archivsystem Kontroll- und Protokollumfeld Dokumentation Datenintegrität Migrationsbeständigkeit

30 Rechtssicherer Austausch elektronischer Rechnungen 30 Aufbau einer Verfahrensdokumentation* Verfahrensbeschreibungen im Detail Arbeitsanweisungen, Technische Unterlagen, Handbücher, Hauptdokument mit im Wesentlichen unveränderten Inhalten + Referenzen auf die Unterdokumente Verträge, Protokolle, Versionierung und Aufbewahrung beachten: Alle Bestandteile einer Verfahrensdokumentation sind aktuell zu halten und über die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) aufzubewahren. * Verweis aus Musterverfahrensdokumentation BStBK / DStV

31 Rechtssicherer Austausch elektronischer Rechnungen 31 Die GoBD Weitere Hinweise Fortentwicklung der GDPdU bei Migrationen und Auslagerungen Vernichtung von Originalbelegen zulässig Originär elektronisch = Maschinell auswertbar = Transportmittel EDI = Maschinell auswertbar Mehr demnächst unter:

32 Rechtssicherer Austausch elektronischer Rechnungen 32 Wünsche...

33 Rechtssicherer Austausch elektronischer Rechnungen 33 Wünsche... Etablierung und Verbreitung von ZUGFeRD Weitere Standardisierung auf europäischer Ebene Synchronisierung der Aufbewahrungsvorschriften innerhalb der EU Vor allem: KEINE Angst vor elektronischen Rechnungen!!!

34 Rechtssicherer Austausch elektronischer Rechnungen 34 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Referent Stefan Groß Peters, Schönberger & Partner Rechtsanwälte Wirtschaftsprüfer Steuerberater Schackstraße München Tel.: Fax: Internet:

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