- Wege zur Umsetzung einer rollierenden Prüfungsplanung Continuous Auditing -

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1 - Wege zur Umsetzung einer rollierenden Prüfungsplanung Continuous Auditing - Audit Challenge Fachkonferenzserie 2013 Dr. Dominik Förschler Head of Conference Board Audit Challenge Series 2013 Audit Research Center ARC Institute Dr. Dominik Förschler

2 Veränderung des Unternehmensumfeldes Instabiles globales Umfeld Hochgradig volatile Kapitalmärke Weiter wachsende Vernetzung und Globalisierung Zunehmend dynamisches Regulierungsumfeld 2

3 Dynamisches Regulierungsumfeld Risiko strategischer Fehlentscheidungen Die Revisions- und Unternehmenswelt hohe Marktdynamik Unsicherheit der Zukunft Zeitdruck Frühzeitiges Erkennen evolutionärer und revolutionärer Umwelt- bzw. Risikoentwicklungen Integration identifizierter Umweltanforderungen in die strategische Prüfungsplanung Stark erhöhter Druck auf die Effektivitäts- und auch Effizienzmessung durch vergleichbare Dienstleistungen Qualitätsanforderungen im Allgemeinen steigen Anpassungsfähigkeit, Steuerung und Reaktionsgeschwindigkeit der Revision erfordert ein gut ausgerichtetes (besseres) Steuerungsinstrumentarium. 3

4 Marktumfeld Bank Unternehmen / Bank Kostendruck Management Regulatorische Anforderungen Risikofrüherkennung Aufsichtsrat Globalisierung Kürzere Lebens-/ Investitionszyklen Restrukturierung / Optimierung Interne Revision Stärkere Zusammenarbeit mit Funktionen der UN-Steuerung Stärkere Abstimmung zw. Management und AR / JAP Controlling Risikomanagement Aufsicht Jahresabschlussprüfer Kapazitätsrestriktionen Zunahme Aufgabenumfang Verantwortung/ Haftung 4

5 Der rollierende Forecast Dynamische Planung ist gängige Praxis im Controlling-Kontext Planungsphase Q1 Zeitraum Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Im Jahresverlauf entstehen bei einer rollierenden quartalsweise aktualisierten Forecasterstellung maximal 3 aktualisierte Planungsvarianten. Verabschiedete Planung Forecast I. Quartal 2013 Forecast II. Quartal 2013 Forecast III. Quartal 2013 Forecast IV. Quartal 2013 Ursprungsplanung 2013 Ist Aktuelle rollierende Planung Ist Aktuelle rollierende Planung Ist Aktuelle rollierende Planung Ist Aktuelle rollierende Planung Aktuelle Informationen und Erkenntnisse fließen in die Planmonate der rollierenden Forecast-Rechnung ein. Die Minimierung der Abweichungen aus einem Soll- IST-Vergleich erfolgt bereits viel früher als bei einer normalen Forecast-Rechnung. 5

6 Was hält die Revision zurück? Mangelnde Kapazitäten für unterjährige Planung? GO Mangelnde Bereitschaft zur Abweichung von bestehender Planung? Mangelndes Verständnis für wandelnde Risikosituation? Revision als Prüfinstanz, die erst dann tätig wird, wenn bereits alles gelaufen ist? 6

7 Definition von Continuous Auditing Herstellung eines gemeinsamen Verständnisses Continuous Auditing ist die Gesamtheit an Maßnahmen zur Einholung und Verwertung qualitativer und quantitativer Indikatoren bezogen auf inhärente Risiken und entsprechende IÜS-Bestandteile, um eine kontinuierliche systematische Bewertung der unterschiedlichen Prüfungsobjekte vorzunehmen. Die Erfassung profitiert ggf. von einer entsprechenden Software. Die Ergebnisse dieser Bewertung dienen vorrangig: i. Der Realisierung einer risikoorientierten rollierenden Prüfungsplanung ii. Der abschließenden Bewertung von Prüfobjekten mit vernachlässigbarem Risiko (1. Prüfungsart gem. risikoorientierte Prüfungstiefe) CA im engeren Sinne beschreibt die softwaregestütze automatisierte Einholung von prüfungs- und prüfungsplanungsrelevanten Informationen. CA im weiteren Sinne beschreibt die systematische Einholung und Verarbeitung aller risikorelevanten Informationen zur Optimierung der Revisionsabläufe. 1) Berücksichtigung quantitativer und qualitativer Informationen 2) Berücksichtigung interner und externer Informationen 7

8 Audit Risk Engine als Treiber entlang der Revisions-Wertschöpfungskette Quantitative und qualitative Bewertung der Prüfungslandkarte Audit Risk Engine 1. Continuous Auditing 2. Audit Quick Check Einzel-Risiko- Beurteilung [Micro-Risk- Assessment] Operative Prüfungs- Planung 3. Analytische Prüfungshandlungen Prüfungsdurchführung [P-WS- Stufe 1-5] Revisions- Berichterstellung Risikoorientiertes Follow-up Risikoorientiertes Prüfungs- Ergebnis Primär- / Kernaktivitäten 4. System- und Prozessprüfung 5. Einzel- und Stichprobenprüfung Primär- / Kernaktivitäten Prozessbegleitung und Dokumentation 8

9 Eine Risikokennzahl für die Gesamtbetrachtung Quantitative Betrachtung 60 bis 80% durch Continuous Auditing (i.e.s.) abbildbar Unternehmensspezifische Gewichtung der jeweiligen Teilkennzahl Qualitative Betrachtung 40 bis 20% in Audit CRM abbildbar Audit Risk Engine Zusammenführung in Risikoberechnung einer Risikokennzahl pro Prüfungsobjekt Audit Risk Engine 9

10 Berücksichtigung qualitativer Daten Erkenntnisse aus der qualitativen empirischen Forschung 1. Explizite Berücksichtigung nicht erwarteter bzw. unvorhersehbarer Zustände bzw. Entwicklungen 2. Explizite Ausnutzung der Subjektivität des Beobachters 3. Offenheit und Flexibilität durch Verzicht auf standardisierte Vorgehensweisen in der Erhebung der Daten 4. Keine Beschränkung der Antwortmöglichkeiten, dadurch besonders hohe Inhaltsvalidität und tieferer Informationsgehalt Herausforderung: Weitgehend standardisierte Auswertung und Zusammenführung der erhobenen Daten 10

11 Berücksichtigung quantitativer Daten Daten des Finanz- und Rechnungswesens Rechnungswesen Lagerbewegungen Daten des Geldverkehrs Quantifizierbare Kontrollen in Funktionen und Stabseinheiten Verfügbare Informationen der ersten und zweiten Line of Defense (Insb. Risikocontrolling) CA Voraussetzungen Eindeutige Zuordnung zu Prüfungsfeldern Festlegung von Schwellenwerten Ggf. Festlegung von Abhängigen Schwellenwerten / Szenarien Möglichst automatisierte Einholung und Auswertung Definition von Eskalationsroutinen Reaktionsbereitschaft für Sofortmaßnahmen und Meldungen Regelmäßige und anlassbezogene Anpassung der Prüfungsplanung Regelmäßige Anpassung der Datenbasis und Schwellenwerte 11

12 Presentation / Diagnosis, knowledge sharing Data Analysis & Data Mining Data Analysis Data Preparation Intelligence Data Acquisition and Access OLTP Data Extraction Online Transaction Processing Data Warehouse or CSV-Files Standard ETL-Tools / SQL Certified Tools Key Business Applications Data Sources BPM CRM Homegrown Other SAP 12

13 Auswirkungen auf Prüfungsuniversum und Prüfungsplan Prüfungsplan Prüfungs- Universum Continuous Auditing Zeitnahe Plananpassung durch aktuelle und schnittstellenübergreifende Informationsaufbereitung Effizienzgewinn durch kürzere Reaktionszeit Effektivitätsgewinn durch aktuellere Risikoeinschätzung 13

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15 Nehmen Sie sich ein Beispiel Sinnesschärfe und Präzision im winterlichen Jagdverhalten des Rotfuchs Quelle: 2013 BBC2, Fachkonferenzreihe Yellowstone (2009). Audit Research Center 15

16 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und die interessanten Fachgespräche! Save the date: Audit Challenge Februar 2014 Frankfurt am Main Kontakt: Dr. Dominik Förschler Director Audit Research Center ARC-Institute 16