Die Standardisierung kommunaler Geschäftsprozesse mit dem KDV-Modellierungsstandard aus NRW

Transkript

1 Bremen, Die Standardisierung kommunaler Geschäftsprozesse mit dem KDV-Modellierungsstandard aus NRW Dr. Martin Wind

2 Der Der Projektkontext Modellierungsstandard

3 Die Ausgangsfragen Können kommunale Geschäftsprozesse einheitlich beschrieben ( modelliert ) werden? Und können kommunale Geschäftsprozesse dann womöglich sogar standardisiert werden? Ja!

4 Rahmendaten Projektinitiative und -durchführung: Kompetenzzentrum Digitale Verwaltung NRW (KDV NRW) Projektförderung: d-nrw Qualitätssicherung: KGSt Projektpartner: - 4 Städte (3 kreisfrei, 1 kreisangehörig) - 2 Kreise - 3 kommunale IT-Dienstleister - KDV, d-nrw, KGSt, b.i.t.consult Laufzeit: - Beginn der Projektarbeit: 30./ Ende der Projektarbeit: Workshop zur Qualitätssicherung: 31.3./ in Köln - Hearing für alle Kommunen des Landes: in Düsseldorf, Innenministerium NRW

5 citeq Münster Kreis Wesel Stadt Hamm Stadt Lippstadt Stadt Dortmund (dosys) KRZN Kamp-Lintfort Stadt Hagen Kreis Soest KDVZ Iserlohn ~ 150 km

6 Anforderung an Modellierungsmethode nicht an bestimmte Werkzeuge (Tools) gebunden nutzbar mit vorhandener, herkömmlicher Office-Software (Powerpoint, Visio, etc.) keine Beschaffung, keine Vergabe einfach zu verstehen anschlussfähig an Ziele: - State of the Art der Geschäftsprozessmodellierung - Kommunikation zwischen Fach- und IT-Experten - Verwaltungssteuerung und -modernisierung - Standardisierte Beschreibung kommunaler Geschäftsprozesse - Vergleichbarkeit der Prozessbeschreibungen - Wiederverwendbarkeit der Prozessbeschreibungen - Grundlage für kommunales Prozessregister

7 Vorgehen im Projekt 1. Vorstellen und Einüben der Modellierungsmethode 2. Auswahl der zu modellierenden Prozesse: - Gewerbeanmeldung, -ummeldung und -abmeldung - Auskünfte aus dem Gewerberegister - Erteilung einer Gaststättenkonzession - Ausstellen eines Handwerkerparkausweises - Genehmigung von Anlagen nach dem Bundesimmissionsschutzgesetz (BImSchG) 3. Klärung der Arbeitsteilung: Wer übernimmt welche Prozesse? 4. Erarbeitung von Ist-Modellen 5. Vergleich der Ist-Modelle - Sind Unterschiede erkennbar? - Worauf sind diese zurückzuführen? 6. Erarbeitung von Soll-Modellen

8 Sprache Werkzeuge Eine Sprache, viele Tools UML, BPMN KDV-FaMoS Ereignisgesteuerte Prozesskette Sonderfall epk Office-Werkzeuge + Tools unterschiedlicher Anbieter Herkunft: ARIS-Toolset + nutzbar mit diversen Tools Toolspezifische Sprachen z.b.: ADONIS (BPMS), BONAPART, ibo Prometheus, PICTURE, sycat Process Designer, ViFlow

9 Der Der Projektkontext Modellierungsstandard

10 Modellarchitektur definiert Abstraktionsgrade Ebene 0 Leistungsbeschreibung Ebene 1 Prozesslandkarte Ebene 2 Geschäftsprozess Ebene 3 Teilprozess Ebene 4 Geschäftsaufgabe Ebene 5 Aktivität Ebene 6 Aufgabe 6.1 Manueller Arbeitsfluss 6.2 Maschineller Arbeitsfluss

11 M u st er / V orlage Leist ungsbeschr eibung A llgemein gültige Anga ben zur Leistung Name der Leistung: Leistungsnummer NRW-Produktrahmen: Leistungsalternativen (falls vorhanden): Hier beschriebene Leistungsalternative: Synonyme der Leistung: Kontextinformationen über die Leistung: Ziele, fachliche Inhalte der Leistung: Leistungsinputs: Leistungsoutputs: Kundengruppen: Referenz Lebenslage(-n) aus dem Lebenslagenkatalog: Extern an der Leistungserstellung beteiligte Instanzen: Pr o zessin forma tionen, die variabe l sind: Produktnummer aus Produktkatalog der Kommune + NKF Name: Zuständig für die Leistungserstellung: Fallzahlen Durchlaufzeit (komplette Dauer): Allgemein: (Broschüren, Internet, u.s.w.): Vordruck/e + Formulare: Fristen und Grundlage(z.B. Gütenzeichen): Verwaltungsgebühr A dr e ssda ten un d Erre ichba rkeit Ort der zuständigen Organisationseinheit: Erreichbarkeit der zuständigen Organisationseinheit: LEIKA-Name: LEIKA-Nummer: Rechtliche Grundlagen zu Aufgabenwahrnehmung und Verfahren: Leistungsinhalte und Geschäftsaufgaben Zusatzinformationen, die nicht variabel sind: z.b. Feststehende für alle Kommunen geltende Prüfungskriterien Fachliche Standards der Leistungserstellung: Intern an der Leistungserstellung beteiligte Instanzen. Stückkosten: Kostendeckungsgrad: Formen der Antragsstellung: Genaue Beschreibung des Startereignisses: Unterschriftserfordernis durch den Kunden (Rechtsgrundlage): Zahlungsweise: Öffnungszeiten Besondere örtliche Bedingungen Modellelemente repräsentieren Sachverhalte Leistungs- Beschreibung Geschäftsprozesse, Prozessklassen Geschäfts- Prozess Partner Prozess Leistungsprozess Rollen, Pools und Schwimmbahnen Rolle Kommentare Titel Freitag, 27. Februar 2009 Text Teil- Prozess Ereignisse X Stützprozess Führungsprozess Aufgaben / Aktivitäten Geschäfts- Aufgabe Aktivität Informationsobjekte E-Akte E-Akte E-Akte Rolle Rolle Dokument E-Dokument <ENTER>:.Daten Vorgang, Akte Daten?! Kapsel Entscheidungen Verbinder Ressourcen Medien Transaktionsdienste XOR OR AND Entweder Oder Oder Und IT-Anwendung Web-Service Persönlich PZA PZU www

12 Leistungsbeschreibung Ebene 0 Dient der Abgrenzung des Geschäftsprozesses Muster / Vorlage Leistungsbeschreibung Allgemeingültige Angaben zur Leistung Name der Leistung: Leistungsnummer NRW-Produktrahmen: Leistungsalternativen (falls vorhanden): LEIKA-Name: LEIKA-Nummer: Enthält: Einordnung in den Produktrahmen Geschäftsgrundlagen ( ) Leistungsmerkmale, Input / Output Kundeninformation Mitarbeiterinformation Ziele und Kennzahlen Hier beschriebene Leistungsalternative: Synonyme der Leistung: Kontextinformationen über die Leistung: Ziele, fachliche Inhalte der Leistung: Leistungsinputs: Leistungsoutputs: Kundengruppen: Referenz Lebenslage(-n) aus dem Lebenslagenkatalog: Extern an der Leistungserstellung beteiligte Instanzen: Leistungsinformationen, die variabel sind: Produktnummer aus Produktkatalog der Kommune + NKF Name: Rechtliche Grundlagen zu Aufgabenwahrnehmung und Verfahren: Leistungsinhalte und Geschäftsaufgaben Zusatzinformationen, die nicht variabel sind: z.b. Feststehende für alle Kommunen geltende Prüfungskriterien Fachliche Standards der Leistungserstellung: Zuständig für die Leistungserstellung: Fallzahlen Durchlaufzeit (komplette Dauer): Allgemein: (Broschüren, Internet, u.s.w.): Vordruck/e + Formulare: Fristen und Grundlagen (z.b. Gütezeichen): Verwaltungsgebühr Intern an der Leistungserstellung beteiligte Instanzen. Stückkosten: Kostendeckungsgrad: Formen der Antragsstellung: Genaue Beschreibung des Startereignisses: Unterschriftserfordernis durch den Kunden (Rechtsgrundlage): Zahlungsweise: Adressdaten und Erreichbarkeit

13 Prozesslandkarte Ebene 1 Zeigt den Geschäftsprozess in seinem Kontext: Wer macht Was Zeigt Prozess- Schnittstellen zu extern und intern Beteiligten auf Partner Prozess Partner Dokument output X input E-Dokument Teilprozess Teilprozess Kunde input output Teilprozess Teilprozess Bearbeiter Startereignis X X Endereignis Daten Bearbeiter Zwischenereignis, Zustand Stützprozess

14 Geschäftsprozess: Definition Ebene 2 Entspricht einer Leistung / Teilleistung im Produktplan ( OUTPUT ) Beginnt beim Kunden und endet beim Kunden ( End2End ) Leistungs- Beschreibung Input Prozesseigentümer Output Kunde Prozess-Name Prozessklassen Partner Prozess Kunde Leistungsprozess Startereignis Endereignis Stützprozess Führungsprozess

15 Prozessgliederung Ebene 3 Teilprozesse strukturieren das gesamte Modell Sie fassen kohärente Geschäftsaufgaben zusammen Sie entsprechen: - Wertschöpfungsstufen der Bearbeitung - Verwaltungsrechtlichen Verfahren oder Teilverfahren - Front Office / Back Office Bereichen Kunde SB-Front Office SB-Backoffice Antrag stellen + TP1 TP2 TP3 Antrag annehmen + Antrag bearbeiten + Startereignis Zustand (Name) Zustand (Name) Endereignis

16 Geschäftsaufgaben Ebene 4 Gliedern Teilprozesse in kohärente Aufgabenpakete mit: Bezug zu verfahrensrechtlichen Grundlagen & Anforderungen Sachlichen Erfordernissen Organisatorischen Erfordernissen TP1 TP2 Antrag stellen 1.1 Antragsunterlagen beschaffen 1.2 Antrag stellen Antrag annehmen 2.1 Antrag formell prüfen Kunde 2.2 Antrag erfassen SB-Front Office TP3 Antrag bearbeiten 3.1 Antrag materiell prüfen 3.2 Stellungnahme abgeben 3.3 Antrag bescheiden SB-Backoffice Gutachter

17 Aktivitäten- und Kontrollfluss Ebene 5 Aktivitäten- und Kontrollfluss bilden den fachlichen Kern des Prozessmodells 2.1 Antrag formell prüfen (C): Wohnort Antragsteller Örtliche Zuständigkeit prüfen XOR Antrag geht ein Was ist zu tun? Zeit- und sachlogische Abfolge (C): Aufgabenverteilungsplan fachliche Zuständigkeit prüfen XOR Entscheidungen Entscheidungskriterien steuernde Ereignisse (C): Checkliste Antragsprüfung Vollständigkeit Antrag prüfen XOR Fehlende Unterlagen anfordern Kunden an zuständige Stelle verweisen Ende Vorgang (C): Bearbeitungsfrist XOR Unterlagen gehen ein Bearbeitungsfrist: überschritten Vollständigkeit Unterlagen prüfen Antrag ablehnen OR Ende: Vorgang Weiter mit: Antrag erfassen

18 Ergänzungen des Kern-Fachmodells Ebene 5 Das Fachmodell kann durch bedarfsorientiert um weitere Informationen ergänzt werden Informations- und Wissens- Objekte Dokument E-Dokument <ENTER>:.Daten Vorgang, Akte E-Akte E-Akte E-Akte Daten 2.1 Antrag formell prüfen (C): Wohnort Antragsteller Örtliche Zuständigkeit prüfen fachliche Zuständigkeit prüfen XOR Antrag geht ein Medien Transaktionsdienste Verbinder (C): Aufgabenverteilungsplan XOR Vollständigkeit Antrag prüfen Kunden an zuständige Stelle verweisen Persönlich PZA (C): Checkliste Antragsprüfung XOR www PZU (C): Bearbeitungsfrist Fehlende Unterlagen anfordern XOR Ende Vorgang Ressourcen Unterlagen gehen ein Bearbeitungsfrist: überschritten IT-Anwendung Web-Service Unterlagen prüfen Antrag ablehnen XOR Ende: Vorgang Weiter mit: Antrag erfassen

19 Übergang zur IT-Modellierung: Modellierung von Taskflow und Workflow Ebene 6 Mit Hilfe des FaMoS können Fachexperten ihre Anforderungen an die informationstechnische Umsetzung spezifizieren, ohne technische Modellierung (BPMN/ ) beherrschen zu müssen Örtliche Zuständigkeit prüfen Antrag geht ein Weiter mit: Kunden an zuständige Stelle verweisen Weiter mit: sachliche Zuständigkeit prüfen Posteingang öffnen Adressdaten Antragsteller markieren EWO-Register- Anfrage starten Anfrageergebnis sichten XOR Vorgang Neu starten Bearbeiter DMS Antragsdokument anzeigen Adressdaten bereitstellen Adressdaten versenden Prüfergebnis anzeigen Vorgang Neu anlegen Adressdaten X X Prüfergebnis EWO- Register Adressdaten abgleichen Prüfergebnis versenden

20 KDV-Fachmodellierungsstandard: Offene, d.h. nicht an bestimmte Werkzeuge (Tools) gebundene, auf kommunale Anwender ausgerichtete Modellierungssprache (Notation)

21 Vermeidung (weiterer) babylonischer Sprachverwirrung bei der Modellierung kommunaler Verwaltungsprozesse

22 Ergebnisdokumentation erscheinen in Kürze: White Paper Erfahrungsbericht

23 Bildnachweis Folie 8 und Folie 20: timtak* und hill.josh*, Folie 21: fimoculous* *) Unter Creative Commons (BY) bei flickr.com