Mini-Leitfaden: MS Office Project 2003

Transkript

1 Mini-Leitfaden: MS Office Project Neues Projekt anlegen Menüpunkt: Datei neu erzeugt neue Datei Berechnungsart festlegen (Anfangs- oder Endtermin) 1. Menüpunkt: Projekt Projektinfo 2. Berechnungsart auswählen 3. Anfangs- oder Endtermin eingeben 2. Vorgänge mit Zeitdauer und Meilensteine mit Terminen eingeben Vorgänge eingeben 2. Eintragung der einzelnen Vorgänge in die Spalte "Vorgangsname" der Vorgangstabelle Vorgangsdauer eingeben 1. Spalte "Dauer" der Vorgangstabelle: Überschreiben des Standardwertes "1 Tag?" mit dem für den Vorgang festgelegten Wert. Mögliche Zeiteingaben: min (Minuten), st (Stunden), t (Tage), w (Wochen), m (Monate) Meilensteine eingeben Meilensteine werden im Project 2003 als Vorgänge mit der Dauer 0 definiert. Sie werden standardmäßig durch eine Raute im Balkendiagramm gekennzeichnet. 3. Vorgänge strukturieren Vorgänge höher- bzw. niederstufen Nach Erstellung der Vorgangstabelle können die Vorgänge gemäß PSP strukturiert werden. Es können übergeordnete Vorgänge (Sammelvorgänge) und untergeordnete Vorgänge generiert werden. Die Gliederung kann mehrere Gliederungsstufen umfassen. 1. Vorgänge in der Vorgangstabelle markieren. 2. Mit den Tasten " " oder " " die markierten Vorgänge höher oder tiefer stufen. Gliederungsstufen ein- oder ausblenden 1. Teilvorgang oder Sammelvorgang markieren. 2. Auf folgende Zeichen klicken: Vorgänge verknüpfen und bearbeiten Vorgangsbeziehungen Verknüpfungen zwischen Vorgänger und Nachfolger EA (Ende-Anfang) Vorgang beginnt, wenn Vorgänger beendet ist (Normalfall). AA (Anfang-Anfang) Vorgang beginnt nur, wenn der Vorgänger ebenfalls beginnt. EE (Ende-Ende) Vorgang endet, wenn der Vorgänger beendet ist. AE (Anfang-Ende) Vorgang endet erst dann, wenn der Vorgänger beginnt. Ergänzend können Zeitabstände zwischen Vorgängen bzw. Zeitintervalle für Überschneidungen definiert werden. Dr. Harald Wehnes 1/

2 Beispiele: Spalte "Vorgänger" Bedeutung 2 Dieser Vorgang kann erst nach dem Ende von Vorgang 2 beginnen. 2;3 Dieser Vorgang kann erst nach dem Ende der Vorgänge 2 und 3 beginnen. 5EE Dieser Vorgang kann erst mit dem Ende von Vorgang 5 enden. 2AA+3t Vorgang kann erst 3 Arbeitstage nach dem Anfang von Vorgang 2 beginnen. 2EA-1t Dieser Vorgang kann einen Tag vor dem Ende von Vorgang 2 beginnen. Manuelle Eingabe der Verknüpfungen 1. Vorgang in der Vorgangstabelle markieren. 2. In der Spalte Vorgänger die Vorgangsbeziehungen eintragen. Alternative: Automatisierte Verknüpfung 1. Markierung der Vorgänge in der Vorgangstabelle, die zu verknüpfen sind (ggf. können bei gedrückter "strg -Taste Vorgänge markiert werden, die nicht direkt untereinander liegen). 2. strg F2 oder Vorgangsverknüpfungssymbol (Kette) anklicken. 3. Ergebnis: Alle markierten Vorgänge werden in EA-Beziehungen verknüpft, wobei der jeweils obere zum Vorgänger und der untere zum Nachfolger wird. Projektdauer Nach Festlegung der Vorgangsbeziehungen der einzelnen Vorgänge berechnet Project automatisch die Gesamtdauer des Projektes und je nach Berechnungsart das Projektende oder den Starttermin. Ansicht über Menüpunkt: Projekt Projektinfo oder im Balkendiagramm. Vorgänge bearbeiten Vorgang löschen 2. entf -Taste betätigen 1. Vorgangszeile markieren Achtung: Beim Löschen eines Sammelvorgangs werden auch alle Untervorgänge Neuen Vorgang einfügen Vorgang verschieben Vorgang kopieren gelöscht. 1. Zeile markieren, vor der der Vorgang eingefügt werden soll 2. einfg -Taste betätigen. Hinweis: Nummerierung der Vorgänge wird automatisch aktualisiert. 1. Vorgangszeile markieren 2. Mit "Schere -Symbol ausschneiden 3. Zeile markieren, vor der der Vorgang eingefügt werden soll 4. Mit "Kopie einfügen -Symbol erfolgt das Einfügen des Vorgangs. Achtung: Beim Verschieben eines Sammelvorgangs werden auch alle Untervorgänge automatisch mitverschoben. 1. Vorgangszeile markieren 2. Mit "Kopie -Symbol ausschneiden 3. Zeile markieren, vor der der Vorgang eingefügt werden soll 4. Mit "Kopie einfügen -Symbol erfolgt das Einfügen des Vorgangs. 5. Ressourcen anlegen und zuordnen Vorgehensschritte: 1. Ressourcentabelle erzeugen 2. Ressourcen zuordnen 3. Zuordnung analysieren 4. Konflikte beheben Dr. Harald Wehnes 2/

3 Grundformel Project 2003 verwendet bei der Berechnung von Ressourcen nur eine Formel. Bei der Zuordnung wird folgende Form verwendet: Arbeit (in Stunden) = Dauer (in Tagen) * Einheiten * Stunden pro Tag Bei der Änderung wird die Formel ggf. umgestellt: Dauer (in Tagen) = Arbeit (in Stunden) / (Einheiten * Stunden pro Tag) Einheiten = Arbeit (in Stunden) / (Dauer (in Tagen) * Stunden pro Tag) Festlegungen für Stunden pro Tag und der Standard-Einheiten Einstellungen werden mit dem Menüpunkt: Extras Optionen gesetzt. Festlegungen für Stunden pro Tag im Register "Kalender" Festlegungen für Standard-Art der Dauer und der Arbeit im Register "Terminplan" Vorgangsarten Feste Arbeit Arbeit ist eine konstante Größe; Dauer und Einheiten sind variabel. Der zusätzliche Einsatz einer Ressource verkürzt die Vorgangsdauer. Feste Einheiten Dauer und Arbeit sind Einheiten als konstante Größe; variabel. Feste Dauer; Standardeinstellung Dauer als konstante Größe; Arbeit und Einheiten sind variabel. Die Neuverkabelung mit Datenleitungen eines Bürokomplexes dauert mit 2 Handwerkern 5 Tage. Durch den Einsatz von zusätzlichem Personal kann der Termin verkürzt werden. Zusätzlich zu den Datenkabeln soll von den 2 Handwerkern auch noch die gesamte Elektroverkabelung erneuert werden. Da kein zusätzliches Personal zur Verfügung steht, verlängert sich die Dauer auf 9 Tage. Die Dienstfahrt nach Nürnberg dauert zwei Stunden, unabhängig davon, wie viele Personen in dem Fahrzeug mitfahren. Aus der Vorgangsart errechnen sich die Termine. 5.1 Ressourcentabelle erzeugen 1. Menüpunkt: Ansicht Ressource: Tabelle 2. Geben Sie die Ressourcennamen mit den zugehörigen Informationen ein 5.2 Ressourcen zuordnen Mit der Schaltfläche Zuordnen 1. In der Vorgangstabelle den Vorgang markieren, dem eine Ressource zugeordnet werden soll 2. Menüpunkt: Extras Ressourcen zuordnen 3. Im nun geöffneten Dialogfenster Ressourcen zuordnen die zuzuordnende Ressource auswählen und die Schaltfläche Zuordnen anklicken Mit Drag & Drop 1. Menüpunkt: Extras Ressourcen zuordnen 2. Im nun geöffneten Dialogfenster Ressourcen zuordnen die zuzuordnende Ressource anklicken. 3. Stellen Sie nun den Mauszeiger auf den Zeilenkopf der gewünschten Ressource, so verändert der Mauszeiger seine Form und zeigt an, dass diese Ressource zugeordnet werden kann. Ziehen Sie nun den Mauszeiger bei gedrückter linker Maustaste auf den Vorgang, dem Sie die Ressource zuordnen möchten, und lassen Sie die Taste wieder los. 5.3 Zuordnungen analysieren Dr. Harald Wehnes 3/

4 Ressourcen mit Überlastung anzeigen: Ansicht Ressource: Einsatz Ansicht Ressource: Tabelle Ansicht Ressource: Grafik (graf. Darstellung) Überlastete Ressourcen werden in fetter roter Schrift oder mit "!" in der Indikatorenspalte angezeigt. 5.4 Ressourcenkonflikte beheben Grundsätzliche Lösungen für Ressourcenüberlastungen 1. Weitere Ressourcen zuordnen 2. Ressourcen bei bestimmten Vorgängen gezielt durch andere ersetzen 3. Anfangstermine verschieben 4. Termineinschränkungen überprüfen 5. Bei kleinen Überschneidungen temporär mit Überstunden arbeiten. Grundeinstellungen des Abgleichs festlegen Menüpunkt: Extras Kapazitätsabgleich a) Automatischer Kapazitätsabgleich: verzögert Vorgänge im Projekt, bis die Ressourcenüberlastung beseitigt ist. In der Regel verschiebt sich damit auch der Endtermin. b) Manueller Kapazitätsabgleich: Bessere aber auch aufwendigere Lösung. Man behält den Überblick über die durchgeführten Änderungen. c) Abgleich nur innerhalb der Pufferzeit: nur nichtkritische Vorgänge werden in den Abgleich einbezogen. Automatischer Kapazitätsabgleich 1. Auswahl von "Automatisch" im Fenster "Kapazitätsabgleich" 2. "Neu abgleichen" anklicken Manueller Kapazitätsabgleich 1. Menüpunkt: Ressource: Tabelle 2. Markierung der Ressourcen, die Sie abgleichen wollen 3. Menüpunkt: Extras - Kapazitätsabgleich 4. Im Dialogfenster die Grundeinstellungen mit dem Optionsfeld "Ausgewählte Ressourcen" festlegen 5. "Neu abgleichen" anklicken 6. Kostenplanung Kosten für einzelne Ressourcen 1. Menüpunkt: Ansicht - Ressource: Tabelle 2. In den Spalten Standardsatz, Überstd.Satz, Kosten/Einsatz die Kosteninformationen für die einzelnen Ressourcen eingeben. Eingabe von festen Vorgangskosten (für Vorgänge mit Pauschalbeträgen) 2. Menüpunkt: Ansicht Tabelle Kosten die Kostentabelle einblenden 3. In der Spalte Feste Kosten ist der Fixkostenbetrag für den Vorgang einzutragen Gesamtkosten eines Vorgangs anzeigen 1. Menüpunkt: Ansicht weitere Ansichten; Auswahl Vorgang: Tabelle 2. Menüpunkt: Ansicht Tabelle Kosten Dr. Harald Wehnes 4/

5 Gesamtkosten einer Ressource anzeigen 1. Menüpunkt: Ansicht Ressource: Tabelle 2. Menüpunkt: Ansicht Tabelle Kosten Gesamtkosten des Projektes anzeigen 1. Menüpunkt: Projekt Projektinfo 2. Statistik anklicken 7. Abschluss der Planungsphase Speicherung des Basisplans: Menüpunkt: Extras Überwachung Basisplan speichern Die bisherigen Werte werden als geplante Werte gespeichert. Änderungen werden fortgeführt und können verglichen werden. 8. Projektdurchführung 8.1 Terminüberwachung Aktualisierung eines Vorgangs 2. Vorgänge markieren 3. Menüpunkt: Extras - Überwachung - Vorgänge aktualisieren 4. Je nach Status sind im Fenster Vorgang aktualisieren die entsprechenden Daten für die abgeschlossenen (100% abgeschlossen) und laufenden Vorgänge einzutragen. Bei 100% wird im Indikatorenfeld automatisch ein Häkchen gesetzt Fortschrittslinien einblenden 2. Menüpunkt: Extras Überwachung Fortschrittslinien Register Daten und Intervalle 8.2 Kostenüberwachung Eingabe aktueller Kosten von Vorgängen 1. Menüpunkt: Extras Optionen - Registerkarte "Berechnen" 2. Deaktivierung "Aktuelle Kosten werden immer von Project berechnet" 3. Menüpunkt: Ansicht - Vorgang: Einsatz 4. Menüpunkt: Ansicht - Tabelle - Überwachung 5. Bei Bedarf Tab-Taste drücken, um zum Feld "Akt. Kosten" zu kommen 6. Im Feld "Akt. Kosten" die entsprechende Aktualisierung vornehmen. Kostenkontrolle: Überprüfung von Abweichungen von Vorgangskosten gegenüber dem Kostenrahmen 1. Menüpunkt: Ansicht - Balkendiagramm (Gantt) 2. Menüpunkt: Ansicht -Tabelle - Kosten Bei Bedarf Tab-Taste Drücken, um zu den Feldern "Gesamtkosten" und "Geplant" zu kommen. 3. Vergleich der Werte in den Feldern "Gesamtkosten" und "Geplant". Kostenabweichung im Feld "Abweichung". Kostenkontrolle: Anzeige der Gesamtkosten 1. Menüpunkt: Projekt Projekt-Info 2. Statistik - Kosten (Anzeige der tatsächlichen, aktuellen, geplanten und verbleibenden Kosten) Kostenanalyse 1. Menüpunkt: Ansicht - Balkendiagramm (Gantt) Dr. Harald Wehnes 5/

6 2. Menüpunkt: Ansicht -Tabelle - Weitere Tabellen 3. Tabellen - Kostenanalyse - Auswahl 4. Trennbalken nach rechts ziehen, um alle Felder der Kostenanalyse aufzuzeigen. Die Werte der Kostenanalyse werden auf der Grundlage der aktuellen Arbeit und der aktuellen Kosten bis zum aktuellen Datum berechnet. 9. Projektberichte erzeugen 1. Menüpunkt: Ansicht Berichte Im Dialogfenster Berichte eine Berichtskategorie auswählen 3. In der betreffenden Kategorie nun den gewünschten Bericht auswählen Quellen: Wies, Peter: Microsoft Office Project 2003 für Windows, HERDT-Verlag, 2004 Wehnes, Harald: Mini-Leitfaden MS Project 2000; Dr. Harald Wehnes 6/

7 Beispielprojekt: einer PM-Software Erstellung einer firmeneigenen Seminarunterlage zum Einsatz Folgender PSP mit Aufwandsschätzung und Abhängigkeiten der Einzelvorgänge wurde bereits erstellt: 1. Vorbereitende Arbeiten 2. Lieferung der Software / Projektbeginn Meilenstein 3. Programmtest / Einarbeitung 2 Tage 2 Autoren, PL 2 4. Inhaltsverzeichnis erstellen 1 Tag PL 3 5. Besprechung / Aufteilung der 0,5 Tage 2 Autoren, PL 4 Kapitel 6. Verfassen der Unterlage 1 7. Unterlage schreiben 25 Tage 2 Autoren 5 8. Unterlage prüfen (Inhalt) 5 Tage PL 7EA-3t 9. Korrekturen einarbeiten 2 Tage 2 Autoren Interner Abschluß (Betaversion) Meilenstein Korrektur- und Abschlussarbeiten 12. Externe Korrektur 3 Tage Ext. Mitarbeiter 10EA+1t 13. Test-Schulungseinsatz 3 Tage Schulungsabteilung 10EA+1t 14. Korrekturen (extern und Test) 2 Tage 2 Autoren 12EA+1t;13EA+1t einarbeiten 15. Vorbereitung für Druck 1 Tag 1 Autor QS des Master-Exemplars 0,5 Tage 1 Autor 15EA Druckfreigabe der Endversion Meilenstein Projektauswertung 0,5 Tage PL 17 Rahmenbedingungen Projektteam: PL und 2 Autoren Terminbeginn: Budget: Ressourcen/Kosten PL 100 /h 2 Autoren á 60 /h Überstunden: + 20% Externer Korrektor 80 /h Schulungsabteilung Software Druckkosten Dr. Harald Wehnes 7/