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1 Datenblatt Hosted Exchange 2013

2 Inhaltsverzeichnis Seite Inhaltsverzeichnis Allgemeines Produktleistungen Eingesetzte Software / Nutzungs- und Lizenzbestimmungen Rechenzentrumsstandort: ausschließlich Deutschland Hosted Exchange 2013: Tarifübergreifende Funktionen Hosted Exchange 2013-Tarife Versand Spam- und Virenschutz Zusätzlicher Speicherplatz für Postfächer Ressourcen-Postfächer Öffentliche Ordner Postfächer im Online-Modus Backup von Systemen Wiederherstellung von Daten Berechtigungsverwaltung (Vollzugriffs- und Senden-Als-Berechtigungen) Benutzer, Gruppen und Kontakte nicht in Adresslisten (GAL) anzeigen Sicherheitsrichtlinie für ActiveSync-Geräte Unternehmensweite Spam-White- und -Blacklists Kostenfreie Migration zu simple-asp Datenverschlüsselung Optionale Zusatzpakete Archivierung nach GDPdU Erfüllung der Anforderungen der GDPdU im Detail Revisionssicherheit Aufbewahrungsfrist Zugriff Leistungsumfang Service-Level Vertragslaufzeit Vertragsumfang S/MIME Zertifikat... 21

3 3.3 Erweiterte Item Retention (90 Tage) Unternehmensweite Signatur/Disclaimer BlackBerry Enterprise Service Unified Messaging SMS-Versand Faxversand- und empfang Anrufbeantworter Domain-Registrierung Optionale Serviceleistungen von simple-asp Migration Datenexport Systemanforderungen für Hosted Exchange Self Service-Portale Supportumfang Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist Sicherheit & Rechenzentrum Service Level Agreement (SLA) Präambel Definitionen Vertragsgegenstand, Geltungsbereich Allgemeine Maßnahmen zur Sicherheit des laufenden Betriebs Physische Sicherheit durch baul., betriebl. und techn. Maßnahmen Sicherheit und Verfügbarkeit der internen Netzwerkinfrastruktur Verfügbarkeit der externen Netzwerkanbindung Garantierte Service Levels Verfügbarkeit des Services Zustellung (Performance) Wartungsfenster Anzeigen von Mängelansprüchen Haftungsausschluss Sonderkündigungsrecht... 34

4 1. Allgemeines Dieses Dokument ist Bestandteil des Vertrags zwischen der simple-asp GmbH (im Folgenden bezeichnet mit simple-asp ) und ihren Kunden über das Produkt Hosted Exchange 2013 sowie der damit verbundenen Zusatzdienste. Stand: 11. März 2015 Seite 4

5 2. Produktleistungen 2.1 Eingesetzte Software / Nutzungs- und Lizenzbestimmungen simple-asp setzt zur Erbringung der in diesem Dokument definierten Leistungen Software von verschiedenen Softwareherstellern ein. Für alle Produkte und deren Nutzung gelten die durch die Softwarehersteller definierten Lizenz- und Nutzungsbestimmungen. Diese Bestimmungen werden von simple-asp dem Kunden auf Anforderung zur Verfügung gestellt. Bei Änderung der Nutzungsbestimmungen durch den jeweiligen Softwarehersteller oder bei Nutzung eines alternativen Softwareprodukts zur Bereitstellung der Services stellt simple-asp die aktualisierten Bestimmungen seinen Kunden zur Verfügung. Folgende Versionsstände der Softwareprodukte werden aktuell eingesetzt: Microsoft Exchange 2013 Enterprise Edition Microsoft Outlook 2010, Microsoft Outlook 2013 Microsoft Outlook für Mac 2011 RIM BlackBerry Enterprise Server 10 (BlackBerry Option) simple-asp aktualisiert die Softwareversionen kostenfrei auf die jeweils neusten Versionsstände, sobald diese vom Hersteller für den Einsatz im Hosting freigeben werden und simple-asp die technischen und kaufmännischen Voraussetzungen für die Aktualisierung geschaffen hat. Sofern simple-asp ein alternatives Softwareprodukt einsetzt oder der Leistungsumfang durch die Aktualisierung auf eine neuere Version verändert wird, informiert simple-asp den Kunden mindestens 12 Wochen im Voraus. Stand: 11. März 2015 Seite 5

6 2.2 Rechenzentrumsstandort: ausschließlich Deutschland simple-asp nutzt für die Bereitstellung der angebotenen Produkte ausschließlich deutsche Rechenzentren und kann so gewähren, den Datenschutz nach deutschem Recht korrekt und vollständig einzuhalten. Die ausnahmslose Nutzung deutscher Rechenzentrum bedeutet für den Kunden: Einhaltung der deutschen Datenschutzbestimmungen Verträge nach deutschem Vertragsrecht Bereitstellung eines Auftragsdatenverarbeitungsvertrags nach 11 BDSG Kein Zugriff auf Daten durch Behörden der EU oder von Drittstaaten (bspw. Amerika) Ein großer Vorteil für Sie als simple-asp Kunde ist, dass für unsere Cloud-Services ausschließlich das deutsche nationale Datenschutzrecht gilt. Im Gegensatz dazu muss beachtet werden, dass bei Cloud-Anbietern mit ausländischer Herkunft immer die gesetzlichen Bestimmungen des Herkunftslandes gelten. Als Beispiel wäre hier der amerikanische Patriot Act zu nennen, der für jedes Unternehmen gilt, dass amerikanische Wurzeln hat. Die gesetzlichen Bestimmungen des Herkunftslandes gelten selbst dann, wenn das ausländische Unternehmen seine Leistungen in einem europäischen oder deutschen Rechenzentrum erbringt. Es ist also eine reine Marketing-Aktion, wenn große, namhafte, ausländische Unternehmen verkünden Ihre Dienste künftig auf Servern in Deutschland erbringen zu wollen. Persönliche Betreuung durch unser deutsches Support-Team Stand: 11. März 2015 Seite 6

7 2.3 Hosted Exchange 2013: Tarifübergreifende Funktionen Folgende tarifübergreifende Funktionen liefert Hosted Exchange Produktmerkmale Speicherplatz pro Postfach (im Tarif enthalten) 5 GByte GByte Datentransfer pro Monat unlimitiert Speicherplatzerweiterung in 5 GByte-Schritten optional möglich* Maximaler Speicherplatz je Postfach 100 GByte Mit bestehender Domain nutzbar Anzahl der nutzbaren Domains unlimitiert Benutzermanagement Vergabe von Vollzugriffs-Berechtigungen Vergabe von Senden-Als-Berechtigungen Ein-/Ausblenden von Mitarbeitern im zentralen Adressbuch (GAL) Gruppen- und Kontaktmanagement Ein-/Ausblenden von Gruppen und Kontakten im zentralen Adressbuch (GAL) Definition von Gruppenmanagern * gemäß jeweils gültiger Preisliste Stand: 11. März 2015 Seite 7

8 Spam- und Virenschutz Mehrstufiger Spam- und Virenschutz Global definierte Spam- und Virenschutzvorgaben Zentrales Management und laufende Optimierung des Spam- und Virenschutzes durch simple-asp Pro Kunde und Benutzer konfigurierbare Black- und Whitelisten Nutzung des Outlook-eigenen Spam-Ordners für vorgefilterten Spam Aktivierung der Antivirus-Quarantäne (Virus-Mail wird nicht zugestellt, kann aber auf Wunsch bei simple-asp abgerufen werden) Sicherheit Individuelle Passwortrichtlinie pro Kunde Sicherheitsrichtlinie für mobile Endgeräte (ActiveSync) Backup Backup-Rhythmus 2 mal täglich (alle 12 Stunden) Vorhaltezeit von Backups 30 Tage Vorhaltezeit von gelöschten Postfächern 30 Tage Microsoft Exchange Deleted Item Retention Period (durch den Kunden wiederherstellbare gelöschte Elemente) 14 Tage Stand: 11. März 2015 Seite 8

9 Support Werktags 9 18 Uhr, telefonisch über Ortsnetz-Rufnummer oder kostenfreie 0800-Rufnummer 24x7 Notfall-Hotline bei globalen Störungen kostenfrei Garantierte Reaktionszeit innerhalb von 24 Stunden an Werktagen Limits Maximale -Größe in MByte 150 MByte Maximale Anzahl an -Empfängern je Maximale Anzahl an Postfächern unlimitiert Stand: 11. März 2015 Seite 9

10 2.4 Hosted Exchange 2013-Tarife simple-asp bietet folgende Hosted Exchange 2013-Tarife an Premium Platinum Business Premium Starter Tarifeigenschaften Basic Speicherplatz pro Postfach 5 GByte 1 GByte 10 GByte 25 GByte 50 GByte Datentransfer pro Monat unlimitiert unlimitiert unlimitiert unlimitiert unlimitiert Speicherplatzerweiterung in 5 GByte-Schritten optional* optional* optional* optional* optional* Maximaler Speicherplatz je Postfach 100 GByte 1 GByte 100 GByte 100 GByte 100 GByte Mit bestehender Domain nutzbar Zugriff auf Postfächer Outlook Web App IMAP-Zugang POP3-Zugang - Zugriff mit Outlook (Outlook Anywhere / RPC over HTTPS) - Abgleich mit PDAs und Smartphones (ActiveSync ) Maximale ActiveSync -Gerätepartnerschaften * gemäß jeweils gültiger Preisliste Stand: 11. März 2015 Seite 10

11 Arbeiten mit deaktiviertem Microsoft Outlook Cache-Modus - Zugriff über den Entourage / Mac Outlook 2011 Client mittels Webservices BlackBerry Enterprise Service - - optional* optional* optional* Microsoft Outlook - optional* optional* optional* optional* Microsoft Outlook Lizenz enthalten (jeweils aktuelle Version, div. Sprachen, für Windows und Mac) Spam- und Virenschutz Mehrstufiger Spam- und Virenschutz Global definierte Spam- und Virenschutzvorgaben Zentrales Management und laufende Optimierung des Spam- und Virenschutzes durch simple-asp Pro Kunde und Benutzer konfigurierbare Blackund Whitelisten Nutzung des Outlook-eigenen Spam-Ordners für vorgefilterten Spam * gemäß jeweils gültiger Preisliste Stand: 11. März 2015 Seite 11

12 Aktivierung der Antivirus-Quarantäne (Virus-Mail wird nicht zugestellt, kann aber auf Wunsch bei simple-asp abgerufen werden) -Versand & -Empfang Maximale Brutto-Größe einer 150 MByte 50 MByte 150 MByte 150 MByte 150 MByte Maximale Anzahl gleichzeitiger -Empfänger je Maximale Anzahl versendeter s pro Tag Maximale Anzahl versendeter s pro Minute 98% 95% 95% 80% 90% (49 GByte) (ca. 23,8 GByte) (ca. 9,5 GByte) (ca. 800 MByte) (ca. 4,5 GByte) Speicherplatzbelegung, ab der dem Endnutzer ein Warnhinweis angezeigt wird 100% 100% 100% 100% 100% (50 GByte) (25 GByte) (10 GByte) (1 GByte) (5 GByte) Speicherplatzbelegung, ab der der Endnutzer keine s mehr versenden kann 100% 100% 100% 100% 100% (50 GByte) (25 GByte) (10 GByte) (1 GByte) (5 GByte) Speicherplatzbelegung, ab der der Endnutzer keine s mehr empfangen kann -Adressmaskierung (Änderung der Absender- -Adresse) * gemäß jeweils gültiger Preisliste Stand: 11. März 2015 Seite 12

13 Exchange-Funktionen - Groupware-Funktionen (z.b. Zugriff auf Postfächer anderer Benutzer, Gruppenkalender, öffentliche Ordner) Öffentliche Ordner Anzahl -Adressen pro Postfach unlimitiert unlimitiert unlimitiert unlimitiert unlimitiert Anzahl Verteilerlisten Tage 14 Tage 14 Tage 14 Tage 14 Tage Microsoft Exchange Deleted Item Retention Period Anzahl Ressourcen-Postfächer Unified Messaging optional* optional* optional* optional* optional* (SMS-Versand, Faxempfang-/-versand) Domain-Registrierung Disclaimer optional* optional* optional* optional* optional* Erweiterte Item Retention Period optional* optional* optional* optional* optional* (90 Tage) * gemäß jeweils gültiger Preisliste Stand: 11. März 2015 Seite 13

14 2.5 Versand Die maximale Brutto-Größe zu empfangender oder zu versendender s beträgt 150 MByte (Netto-Größe ca %). Die maximale Anzahl der Empfänger je setzt sich aus Addition der Felder An, Cc und Bcc zusammen. 2.6 Spam- und Virenschutz Alle Hosted Exchange-Tarife beinhalten einen erstklassigen Spam- und Virenschutz, der sehr hohe Sicherheit bietet. simple-asp verwaltet den Spam- und Virenfilter zentral und sorgt so regelmäßig für die Optimierung der Erkennungsraten und das Einspielen von Updates. Der Einsatz mehrerer unabhängiger Hersteller und Lösungen garantiert ein Höchstmaß an Erkennung. Die Spam- und Viren-Erkennungsrate liegt statistisch bei 99,9%. Die Rate der fälschlicherweise als Spam- oder Virus eingestuften s (false positive rate) liegt bei unter 0,006%. Standardmäßig werden alle als Spam erkannten Nachrichten mit dem Tag [SPAM] im Betreff gekennzeichnet und automatisch in den Ordner Junk in Outlook/OWA verschoben. Erkannte Viren- s werden nicht in das Postfach zugestellt. Stattdessen erhält der Empfänger eine Quarantäne- mit einer eindeutigen ID. Der Support von simple-asp kann die Zustellung der Virus- anhand dieser Quarantäne-ID veranlassen. Das Telekommunikationsgesetz verpflichtet simple-asp dazu, s entweder zuzustellen oder die Annahme von s bei Spam-Versendern zu verweigern. Dadurch wird ein rechtssicherer Betrieb gewährleistet. Kunden können die Black- und Whitelisten individualisieren und Absender unternehmensweit zulassen bzw. sperren. simple-asp ist berechtigt, Spam- und Virenschutzeinstellungen nach eigenem Ermessen zur Sicherung der Verfügbarkeit und Stabilität seiner Systeme anzupassen. Dies betrifft insbesondere unvorhersehbare Ereignisse, die eine kurzfristige Reaktion erfordern. 2.7 Zusätzlicher Speicherplatz für Postfächer Hosted Exchange-Postfächer können in 5 GByte-Schritten bis zu einer maximalen Größe von 100 GByte erweitert werden. Die Kosten dafür definiert die jeweils gültige Preisliste. Die Erweiterung der Postfächer erfolgt über das Kundencenter der simple-asp. Stand: 11. März 2015 Seite 14

15 2.8 Ressourcen-Postfächer Eine Ressource ist ein Kalender, der für gemeinsam genutzte Arbeitsmittel wie Besprechungsräume oder Ausrüstungskalender, Beamer, Laptops, UMTS-Karten oder Fahrzeuge eingerichtet wird. Auf das Ressourcen-Postfach kann von jedem Hosted Exchange-Anwender standardmäßig zugegriffen werden. Optional können individuelle Berechtigungen auf die Ressource vergeben sowie das Buchungsverhalten der Ressource angepasst werden. 2.9 Öffentliche Ordner Jeder Kunde kann einen öffentlichen Ordner anlegen. Unterhalb des öffentlichen Ordners können beliebig viele Unterordner mit individuellen Berechtigungen erstellt werden. Weiterhin kann jedem Unterordner eine -Adresse zugeordnet werden. Der Speicherplatz beträgt 5 GByte und kann in 5 GByte-Schritten erweitert werden. Die Preise dazu sind in der jeweils gültigen Preisliste definiert. Das Anlegen und Löschen von Ordnern ist kostenfrei und erfolgt im Kundencenter. Die Namenswahl ist frei Postfächer im Online-Modus Postfächer mit dem Exchange Business-Tarif können optional den Online-Modus für Microsoft Outlook nutzen. Durch die Nutzung des Online-Modus wird das Postfach nicht auf dem PC zwischengespeichert, sondern in Echtzeit vom Server abgerufen. Dieses Szenario ist nur in sehr seltenen Fällen erforderlich, z.b. bei Nutzung in bestimmten Terminal Server-Umgebungen. simple-asp rät grundsätzlich von der Nutzung des Online-Modus ab. Bitte kontaktieren Sie im Zweifelsfall den Support. Eine langsame Geschwindigkeit oder eventuell auftretende Verbindungsabbrüche berechtigen in diesem Fall nicht zur Kündigung und stellen keinen Mangel dar. Es wird dringend empfohlen den Exchange-Cache-Modus zu verwenden. simple-asp behält sich vor, für die Aktivierung des Online-Modus eine monatliche Servicegebühr zu berechnen. Stand: 11. März 2015 Seite 15

16 2.11 Backup von Systemen Sämtliche Hosted Exchange-Postfächer werden mindestens zweimal täglich gesichert. Die Sicherung erfolgt in der Regel im 12-Stunden-Rhythmus und umfasst Postfächer und öffentliche Ordner. Bei der Beauftragung zur Wiederherstellung eines Backups werden dem Kunden die unterschiedlichen Wiederherstellungszeitpunkte des jeweiligen Wiederherstellungstages genannt. Der Kunde kann aus einem der genannten Zeitpunkte wählen. Die Funktionsfähigkeit des Backups wird in regelmäßigen Abständen stichprobenartig überprüft. Die Backup-Daten werden genau 30 Kalendertage aufbewahrt. Die Aufbewahrung erfolgt in einem separaten Gebäude des Rechenzentrumsräumlich getrennt von den Exchange Servern in einem separaten Brandabschnitt des Rechenzentrums. simple-asp bietet zusätzlich den in Hosted Exchange integrierten mehrstufigen Papierkorb an. Der Kunde kann selbstständig versehentlich gelöschte Elemente aus dem zweistufigen Papierkorb mit Outlook oder Outlook Web App wiederherstellen. Die gelöschten Elemente werden 14 (Standard) bzw. 90 Tage lang aufbewahrt (Extended Item Retention Period-Option) Wiederherstellung von Daten Kunden können über den simple-asp-support die Wiederherstellung eines Postfachs beauftragen. Dem Kunden werden die möglichen Wiederherstellungszeitpunkte bekannt gemacht. Nach Wiederherstellung befindet sich das gesamte wiederhergestellte Postfach in einem durch den Kunden definierten Unterordner eines beliebigen Hosted Exchange-Postfachs. Die Wiederherstellung des Backups führt simple-asp innerhalb der Geschäftszeiten durch. simple- ASP verpflichtet sich, die Ausführung der Wiederherstellung binnen drei Werktagen nach Bestätigung der Beauftragung durchzuführen. Für die Wiederherstellung des Backups fallen Kosten gemäß der aktuell gültigen Preisleiste an Berechtigungsverwaltung (Vollzugriffs- und Senden-Als-Berechtigungen) Im Kundencenter der simple-asp können auf Benutzerebene folgende Berechtigungsstufen vergeben werden: Senden als Anderen Gruppen und Benutzern gestatten, mit der -Adresse des verwalteten Benutzers zu senden. Bereits bestehende Berechtigungen können hier gelöscht werden. Vollzugriff Anderen Gruppen und Benutzern gestatten, auf das gesamte Postfach des verwalteten Stand: 11. März 2015 Seite 16

17 Benutzers zuzugreifen. Bereits bestehende Berechtigungen können hier gelöscht werden Benutzer, Gruppen und Kontakte nicht in Adresslisten (GAL) anzeigen Diese Option blendet Benutzer, Gruppen und Kontakte aus der globalen Adressliste aus. Hosted Exchange-Benutzer können diese Objekte dann weder im Adressbuch sehen noch auswählen Sicherheitsrichtlinie für ActiveSync-Geräte Im Kundenportal können durch den Kunden individuelle zentrale Sicherheitsrichtlinien definiert werden. Voraussetzung dafür ist, dass das Gerät das ActiveSync-Protokoll und die jeweils gesetzte Sicherheitseinstellung unterstützt. Folgende Richtlinien sind definierbar: Passwortschutz für Gerät erforderlich Löschung des Gerätes nach definierter Anzahl von Passwortfalscheingaben Maximal herunterzuladende Anhangsgröße Geräte zulassen, die die Umsetzung dieser Richtlinie nicht unterstützen 2.16 Unternehmensweite Spam-White- und -Blacklists Im Kundenportal können durch den Kunden individuelle White-und Blacklists definiert werden. So können Domains oder -Adressen grundsätzlich als Spam oder Nicht-Spam behandelt werden. Wird eine -Adresse oder Domain auf die Whitelist gesetzt, wird die direkt in den Posteingang zugestellt. Wird eine -Adresse oder Domain auf die Blacklist gesetzt, wird die mit dem Zusatz [SPAM] im Betreff gekennzeichnet und in den Junk-Mail-Ordner verschoben Kostenfreie Migration zu simple-asp Alle Neukunden erhalten einen Voucher-Code zur kostenfreien Migration ihrer bestehenden Postfächer zu simple-asp. simple-asp nutzt hierfür eine Umzugssoftware der Firma Audriga, die sich auf die Migration von Postfächern spezialisiert hat. Die Umzugssoftware bietet eine Umzugsmöglichkeit von POP3/IMAP-Konten, von Exchange 2003 bis Exchange 2013-Postfächern anderer Anbieter, von einer hausinternen Infrastruktur-Mail oder von Google Mail. Bestandteile des Umzugs sind immer Umzug von -Nachrichten Stand: 11. März 2015 Seite 17

18 Umzug von Kontakten (nicht bei POP3) Umzug von Kalendern (nicht bei POP3) Umzug von Notizen und weiteren Exchange-spezifischen Elementen (nur bei Exchange) 2.18 Datenverschlüsselung Sämtlicher Datenverkehr zwischen dem Kunden und simple-asp wird verschlüsselt. Client- Verbindungen laufen grundsätzlich über verschlüsselte https-, IMAP4S-, POP3S oder SMTP- Verbindungen mit TLS. Unsere Mailserver verschlüsseln den Datenverkehr mit fremden Servern jederzeit, sofern der Server des Fremdanbieters dies unterstützt. Zum optimalen Datenschutz setzt simple-asp das sogenannte Perfect Forward Secrecy ein, dass eine Entschlüsselung von Daten selbst dann unterbindet, wenn der private Schlüssel kompromittiert wurde. Stand: 11. März 2015 Seite 18

19 3. Optionale Zusatzpakete Sämtliche im Folgenden aufgeführten Leistungen sind optional buchbar. Die Preise für diese Optionen zeigt die jeweils aktuell gültige Preisliste an Archivierung nach GDPdU Seit 2002 ist in Deutschland die revisionssichere Archivierung geschäftsrelevanter s zwingend vorgeschrieben. Mit dieser Service-Option erfüllen Sie diese gesetzliche Auflage, ohne in großem Umfang Investitionen in die eigentlich dafür nötigen technischen Systeme vornehmen zu müssen Erfüllung der Anforderungen der GDPdU im Detail Revisionssicherheit Konforme Archivierung erfordert nachweislich unveränderte und unveränderbare Speicherung über lange Zeit 6, 10 oder sogar 30 Jahre. Viele Unternehmen archivieren s auf Papier, im Mailserver, in persönlichen Ordnern der Mitarbeiter oder über Backups. Dies dient zwar der Sicherung der Daten gegen Verlust, die geforderte Unveränderbarkeit ist aber nicht gegeben. Denn die meisten Mailserver erlauben die Veränderung von s, schon mit dem Eintreffen auf dem Mailserver des Unternehmens ist es deshalb mit der Revisionssicherheit vorbei. Der Archivierungsservice speichert 100% Ihrer ein- und ausgehenden s jeweils so, wie sie Ihr Unternehmen erreichen bzw. verlassen. Gleiches gilt für die unternehmensinterne Kommunikation. Die Daten werden außerhalb Ihrer IT in gesicherten Rechenzentren auf redundanten Systemen abgelegt. Der Service erfüllt die Compliance- Anforderungen u.a. die der GDPdU Aufbewahrungsfrist Die langen Aufbewahrungsfristen werden zum Problem. Scheinbar günstige Systeme sind meist gar nicht in Lage, Daten über die geforderte Zeit vorzuhalten. Die in größeren Unternehmen eingesetzten Archivierungssysteme sind dagegen für Kleinunternehmen, Einzelunternehmer, Freiberufler und mittelständische Unternehmen kaum zu bezahlen Zugriff Auf die archivierten s können autorisierte Benutzer aus dem Internet zugreifen. Auch die direkte Einbindung des Archivs in Outlook ist per Plug-In möglich. Archivierte s können nach bestimmten Kriterien und Inhalten durchsucht werden, um bestimmte s im Archiv ausfindig zu machen. Autorisierte Benutzer können interaktiv die erneute Zustellung archivierter s veranlassen. Auf schriftliche Anforderung eines Berechtigten wird ein spezieller Zugang eingerichtet, der den Zugriff auf alle archivierten s eines bestimmten Zeitraums erlaubt (Prüfzugang, z.b. zum Zweck einer Betriebsprüfung). Dieser Zugang wird nach Abschluss einer Prüfung auf Aufforderung wieder aus dem System gelöscht. Berechtigte in diesem Zusammenhang sind vertretungsberechtigte Personen des Eigentümers der betroffenen Mailadressen. Stand: 11. März 2015 Seite 19

20 3.1.2 Leistungsumfang 100% Archivierung aller ein- und ausgehenden sowie internen s über 10 Jahre, längere Aufbewahrungsfristen sind nach Rücksprache vereinbar. Einfache webbasierte Verwaltung Berechtigte Benutzer können das Archiv per Volltextindex und bestimmter Suchkriterien durchsuchen und das erneute Zustellen einer beauftragen. Erfüllung der Compliance-Anforderungen (z.b. GDPdU) Bereitstellung der vorgeschriebenen Zugriffsmöglichkeiten für die Steuerbehörden Der gesamte für eine Organistaion verfügbare Speicherplatz wächst jeden Monat um 100 MB pro Benutzer. Es erfolgt eine jährliche Prüfung des verbrauchten Speichervolumens. Wird eine Speicherplatzüberschreitung festgestellt, erfolgt eine Berechnung des Zusatzvolumens gemäß unserer Preisliste. Einbindung in Outlook, bequem per Plug-In. Betrieb in redundanten, gesicherten Rechenzentren in Deutschland Professioneller Spam- und Virenschutz Service-Level Der Archivierungsservice garantiert die Verfügbarkeit der archivierten s für die Dauer von 10 Jahren ab Ende des Jahres, in dem die jeweilige archivierte versandt bzw. erhalten wurde. Voraussetzung ist die Fortdauer des Vertrags und die Erfüllung der vertraglichen Pflichten durch den Partner/Kunden. Für den Fall der Beendigung dieses Vertrags setzt die fortdauernde Verfügbarkeit den Abschluss eines Anschlussvertrags über die Aufrechterhaltung der Datenspeicherung voraus. Der Archivierungsservice garantiert die Zugriffsmöglichkeit autorisierter Benutzer auf die archivierten s im Normalfall 24 Stunden am Tag an allen Tagen im Jahr, im Fall technischer Störungen jedoch spätestens innerhalb von 12 Stunden nach Anforderung. Ausgenommen sind geplante und angekündigte Wartungszeiten. Die Archivierung genügt den derzeitigen gesetzlichen Auflagen bezüglich der elektronischen Archivierung von E- Mails. Die simple-asp GmbH wird alles in Ihrer Macht stehende veranlassen, um die Erfüllung der gesetzlichen Auflagen, auch im Fall der Änderung Dieser, sicher zu stellen. Die simple-asp GmbH stellt die Geheimhaltung der archivierten Daten und sonstiger im Rahmen der Leistungserbringung bekannt gewordenen geschäftlichen Geheimnissen des Partners/Kunden gegenüber Dritten sicher. Die Pflicht zur Geheimhaltung besteht auch nach Ende dieses Vertrags fort Vertragslaufzeit Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 3 Monate und ist mit einer Frist von 4 Wochen zum Monatsende kündbar Vertragsumfang Die Archivierung ist technisch nur über die komplette Domain (alle Adressen) möglich und aufgrund der Richtlinien auch sinnvoll. Daher bieten wir die Archivierung nur Stand: 11. März 2015 Seite 20

21 unter Einbeziehung aller Benutzer an. Die Archivierung einzelner Benutzer müssen wir aus technischen- und Haftungsgründen ablehnen. 3.2 S/MIME Zertifikat Verschlüsselung: Durch Einbindung dieses Zertifikats in Ihr Hosted Exchange 2013 Postfach wird die bequeme Verschlüsselung Ihrer ausgehenden s ermöglicht. Die Verschlüsselung und Entschlüsselung beim Empfänger geschieht vollautomatisch im Hintergrund, Sie bemerken nichts davon und müssen sich um nichts kümmern. Insbesondere, wenn Sie im Rahmen Ihrer Tätigkeit sensible Daten per versenden, sollten Sie nicht auf die verschlüsselte übertragung verzichten. Digitale Signatur für s: Das S/MIME-Zertifikat erschwert einen Identitätsdiebstähl, da Unbefugte nicht mehr Ihre -Adresse kapern können. Durch das Zertifikat wird dem Empfänger Ihrer Nachricht bestätigt, dass Sie der Versender der sind, und dass der Inhalt der nicht während der Übermittlung verändert wurde. 3.3 Erweiterte Item Retention (90 Tage) Sobald der Ordner Gelöschte Elemente in einem Postfach geleert wird, werden die dort enthaltenen Objekte erst in einen Zwischenpapierkorb verschoben, bevor sie vollständig gelöscht werden. Wir halten diese Objekte standardmäßig 14 Tage lang vor. Der Kunde kann diese Objekte selbstständig mit Hilfe von Outlook oder Outlook Web App wiederherstellen. Im Rahmen der Option Erweiterte Item Retention werden die gelöschten Objekte nicht nur 14, sondern 90 Tage lang vorgehalten. Nach Ablauf von 90 Tagen werden die Objekte automatisch vollständig gelöscht. In der Zwischenzeit kann der Kunde diese Objekte selbstständig mit Hilfe von Outlook oder Outlook Web Access wiederherstellen. Diese Option gilt ab Zeitpunkt der Buchung. 3.4 Unternehmensweite Signatur/Disclaimer Der Kunde kann über das Kundencenter eine unternehmensweit gültige Signatur bzw. einen Disclaimer definieren. Diese Signatur/dieser Disclaimer hängt automatisch an jeder gesendeten . Die Menge der hinterlegbaren Signaturen/Disclaimer ist nicht begrenzt. Die Signatur/der Disclaimer wird auf Postfachebene eingestellt, sodass jedes Postfach eine andere Signatur/einen anderen Disclaimer haben kann. Dem Kunden stehen verschiedene Variablen zur Verfügung. Eine Signatur kann beispielsweise automatisch Vornamen, Nachnamen sowie Telefonnummer des Benutzers enthalten. Die Daten dazu bezieht simple-asp aus dem Active Directory. Die Option wird pro Postfach abgerechnet. Stand: 11. März 2015 Seite 21

22 3.5 BlackBerry Enterprise Service Dieser Service gleicht BlackBerry Enterprise-fähige Geräte mit dem Hosted Exchange Postfach ab. Er kann für sämtliche Hosted Exchange 2013-Tarife gebucht werden, die die Nutzung eines ActiveSync-Geräts zulassen. Das BlackBerry -Gerät synchronisiert die s, Kontakte, Kalender und Notizen. simple-asp betreibt die BlackBerry Enterprise-Infrastruktur in den Standard-Einstellungen mit der Default Policy. Einstellungen an den verbundenen Geräten entfallen. Eine Individualisierungsmöglichkeit der BlackBerry-Policy folgt. Die Option kann über das Kundencenter aktiviert und deaktiviert und das verbundene BlackBerry -Gerät über das Kundencenter aus der Ferne gelöscht werden. 3.6 Unified Messaging Die Unified Messaging Option umfasst den Versand von SMS, das Versenden und Empfangen von Faxen sowie einen Anrufbeantworter bei einem Hosted Exchange 2013-Postfach. Der simple-asp- Support richtet sie bei Bestellung durch das Kundencenter ein Die Option ist gegen Ende Q2/2014 verfügbar SMS-Versand Mit der SMS-Option können Postfächer, für die das Unified Messaging-Paket gebucht ist, SMS- Nachrichten in das nationale und internationale Mobilfunknetz versenden. Dazu wird eine mit einem Präfix und der gewünschten Empfängerrufnummer versendet. Die maximale Länge einer SMS beträgt voraussichtlich Zeichen. Die gewünschte Absendernummer wird bei der Einrichtung vom simple-asp Support hinterlegt. Jede versendete SMS wird mit dem in der jeweils gültigen Preisliste hinterlegten Preis abgerechnet. Enthält eine SMS mehr als 160 Zeichen, wird diese aufgeteilt und die Menge der einzelnen SMS werden abgerechnet Faxversand- und empfang Mit der Fax-Option können Postfächer, für die das Unified Messaging-Paket gebucht ist, Faxe senden und empfangen. Dazu erhält jedes Postfach eine Rufnummer aus dem Ortsnetz des Kunden und eine vom Kunden definierbare Fax-Absenderkennung. Der Kunde kann seine bestehende Rufnummer auf diese Fax-Rufnummer weiterleiten. Stand: 11. März 2015 Seite 22

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