Wer allergisch gegen Nüsse ist, isst auch kein Studentenfutter

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1 Schon wieder was Neues? Für was sind Microsoft Online Services denn gut? Brauch ich das? Bringt mir das überhaupt was? Diese Fragen haben wir in letzter Zeit des Öfteren gehört. Und die nächste Frage: Warum schreiben wir dieses Buch? Ganz einfach: Zum einen macht es uns Spaß, uns intensiv mit den verschiedensten Themen zu beschäftigen, Neues zu erfahren und dieses Wissen an Sie und andere weiterzugeben, und zum anderen sind die Online Services neu und innovativ! Sie begeistern uns! Und wir sind uns sicher, auch Sie für die Thematik zu begeistern. Denn mit dieser Lösung wird vielen Unternehmen eine Tür geöffnet, nach der lange gesucht wurde. Wer von den Online Services profitiert, für wen sie Sinn machen und was damit alles möglich ist - das zeigen wir Ihnen in diesem Buch anhand praxisnaher Beispiele. Unser Ziel ist es, Lösungen zu präsentieren und mittels verschiedener Szenarien die Funktionsweise sowie die unterschiedlichen Einsatzmöglichkeiten aufzuzeigen. Wir freuen uns, auf ein Neues Mensch und EDV mit Begeisterung zu verbinden! Wer allergisch gegen Nüsse ist, isst auch kein Studentenfutter Nein, wir schreiben kein Buch für Allergiker und auch kein Buch zum Thema Gesundheit, Ernährung oder Kochrezepte. Zumindest diesmal nicht. Dennoch haben die Online Services etwas mit Rezepturen zu tun. Die richtige Mischung macht's nämlich auch hier. Haben Sie schon einmal bewusst eine Schale mit Studentenfutter an einer Stelle im Büro positioniert, an der viele Kollegen vorbeilaufen? Wenn ja, haben Sie mit Sicherheit festgestellt, dass das Zugreifverhalten immer ein anderes ist. Der eine Kollege schöpft willenlos aus den Vollen und greift einfach zu, weil die Schüssel nun mal gerade auf dem Weg liegt, der andere Kollege hat eine Allergie gegen Nüsse, ruft sich das beim Blick in die Schüssel in Erinnerung und nimmt daher nur eine Rosine, der Nächste bleibt stehen, schaut in die Schüssel, sondiert den Inhalt und greift dann nach der dicken Walnuss. Ein weiterer Kollege greift in die Nussmischung, sortiert dann aber in der Hand die Rosinen raus, weil er keine vertrockneten Trauben mag und so weiter. Unbeleuchtet bei diesen Szenarien bleibt die Tatsache, dass keine der Personen, die ihre Hand in der Studentenfutterschale hatte, vorher überlegt hat, ob sie überhaupt Hunger verspürte oder die Anforderung bestand, den körperlichen Nusshaushalt auszugleichen. Oder ob es womöglich besser gewesen wäre, einfach mal an der Schüssel vorbeizugehen, um dem Körper nicht noch mehr brachliegendes Hüftgold - ungenutztes Kapital! - zuzumuten. Apropos ungenutztes, aber dennoch gebundenes Kapital: Wissen Sie, wie viele Software- und Hardwarelizenzen in Ihrem Unternehmen nicht eingesetzt werden? Wir sind uns sicher: In nahezu jedem Unternehmen finden sich bei näherem Hinschauen Nutzungsrechte, von denen niemand etwas ahnt. Die Ursachen für die Existenz überflüssiger Nutzungsrechte sind vielfältig: Teilweise hängt es mit der Mindestabnahme von Softwareprodukten zusammen, die die Anzahl der benötigten Lizenzen zum Teil weit übersteigt. Auch kauft man oft in optimistischer Erwartung mehr Lizenzen ein als tatsächlich benötigt werden, um einen höheren Rabatt

2 zu erzielen. Daneben gibt es auch die Fälle, in denen für ein anstehendes Projekt eine spezielle Software bereits beschafft wurde, die sich aber im weiteren Verlauf als ungeeignet erwies und durch eine alternative Lösung ersetzt werden musste. Eine Rückgabe an den Hersteller und die Rückerstattung der Lizenzkosten ist in solchen Fällen in aller Regel nicht möglich. Die Erfahrung hat also gezeigt, dass nahezu jedes Unternehmen über weit mehr ungenutzte Lizenzen verfügt, als ursprünglich angenommen. Sicher: Ein Überschuss stellt zweifelsohne den angenehmeren Fall einer Fehllizenzierung dar. Dennoch schaden ungenutzte Lizenzen dem Unternehmen. Auf der einen Seite wird Kapital gebunden, das in der Regel an anderer Stelle dringend gebraucht würde. Auf der anderen Seite müssen für ungenutzte Lizenzen unnötige Wartungsgebühren, die Jahr für Jahr mit 15 bis 25 Prozent des Einkaufspreises zu Buche schlagen, bezahlt werden. Langfristig werden so immense Kosten verursacht. Die Herausforderung Globalisierung, Konkurrenz, Kostendruck und oben drauf noch der Shareholder-Value - man hat es wirklich nicht leicht, erfolgreich zu sein und ganz vorn mitzuspielen. Unternehmen, die sich im globalisierten Markt dem Wettbewerb stellen, benötigen kostengünstige und flexible Technologien, die Geschäftsprozesse bestmöglich unterstützen. Dabei kommt heutzutage der hohen Verfügbarkeit, der umfassenden Sicherheit sowie einer vereinfachten IT-Verwaltung eine übergeordnete Rolle zu. Des Weiteren muss ein effizientes Informations- und Wissensmanagement gewährleistet sein - denn das sind zweifelsohne weitere Schlagwörter von heute. Die Masse an Informationen, die tagtäglich auf uns einströmt, muss gefiltert, verarbeitet und effektiv verwaltet werden. Vor allem ist es aber wichtig, die Informationen anschließend nicht nur der eigenen Festplatte zur Verfügung zu stellen - sondern dem ganzen Unternehmen. Ist zusätzlich noch ein schneller Zugriff auf die Informationen gewährleistet, wird die Produktivität des Unternehmens um ein Vielfaches erhöht. Fazit: Unternehmen brauchen mehr denn je eine Kommunikationsplattform und passende Software, die das ganze Unternehmen - unabhängig von deren Standort - und das darin eingebundene Know-how miteinander verbindet. Wie wäre es, wenn Sie gar keine spezielle Hardware und Software mehr dafür brauchen? Nicht für jede sinnvolle Neuerung Geld in die Hand nehmen müssen, das Sie im schlechtesten Fall sowieso nicht haben? Sie meinen, das geht nicht? Weit gefehlt! Mit den Online Services von Microsoft wird vernetztes und mobiles Zusammenarbeiten einfach, übersichtlich und kostengünstig. Und das Beste: Die Individualität Ihres Unternehmens leidet an keiner Stelle. Was sind und können die Online Services? Wir wollen Sie nicht über die Maßen mit trockener Theorie und technischen

3 Hintergrundinformationen zuschütten und langweilen. Dennoch möchten wir Ihnen, zumindest kurz, einen grundlegenden und wichtigen Einblick in die Online Services geben. Mit den Microsoft Online Services bietet Microsoft speziell für deutsche Firmenkunden verschiedene Produkte in einer Onlineversion an. Zu den Produkten zählen: - Microsoft Exchange Online (inkl. Exchange Hosted Filtering) Das ist ein Messaging-Dienst, der auf Microsoft Exchange Server 2007 basiert. Er zentralisiert die unternehmensweite Kommunikationsinfrastruktur und bietet professionelle Funktionen wie den Zugriff über Mobiltelefone und eine Integration in das Unternehmensverzeichnis. - Microsoft SharePoint Online Hier wird dem Anwender eine hoch integrierte, virtuelle Umgebung für die unternehmensweite Zusammenarbeit bereitgestellt. Mitarbeiter haben hier die Möglichkeit, sich mit Teammitgliedern weltweit auszutauschen, Ressourcen einzusehen sowie Informationen zu suchen, aufzubereiten und zu verwalten. - Microsoft Office Communications Online Damit wird die sichere Kommunikation über textbasiertes Instant Messaging ermöglicht. - Microsoft Office Live Meeting Live Meeting erlaubt es, mit Kollegen und Kunden Webkonferenzen, Trainings und Online-Events abzuhalten. Bereitgestellt wird das Ganze als Abonnement. Die Abrechnung erfolgt monatlich pro Anwender. Damit können Firmen die Produkte in Cloud -Umgebungen einsetzen, denn die Kosten hängen von der Nutzung nach Bedarf ab und entstehen nicht durch hardwaregebundene Lizenzen. Derzeit sind zwei Ausführungen verfügbar - Standard und Dedicated. 1. Die Standardversion Diese Version kann von Unternehmen jeder Größe kurzfristig gebucht und eingerichtet werden. Es handelt sich dabei um eine mehrmandantenfähige Umgebung, das heißt, mehrere Kunden teilen sich die IT-Infrastruktur. 2. Die Deskless Worker-Version Diese Version entspricht im Großen und Ganzen den Eigenschaften der Standardversion, ist jedoch für Taskworker ohne eigenen PC optimiert. Die Deskless Worker-Version ist die besonders preiswerte Lösung mit für Taskworker angepasstem Funktionsumfang. Kurz & knapp - die Vorteile im Überblick Vorab: Die Microsoft Online Services bieten Ihnen eine Vielzahl von Vorteilen. So haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, Kollaborationssoftware wie SharePoint schnell und unkompliziert einzuführen und dadurch eine verbesserte Zusammenarbeit unter Ihren Mitarbeitern, Partnern und Kunden zu fördern.

4 Außendienstmitarbeiter sind auch ohne eigenen PC-Arbeitsplatz eingebunden und verteilten Standorten wird eine Plattform zur Verfügung gestellt, mit deren Hilfe sie auf ein und dieselbe Unternehmensstruktur zugreifen können. Dies ist natürlich nur ein Auszug aus einer Reihe denkbarer Szenarien. Kurz und bündig stehen Effizienz, Flexibilität, Sicherheit und Zuverlässigkeit im Vordergrund. Effizienz - Abrechnung nach Nutzung, sodass keine überflüssigen Kapazitäten produziert werden - Kein Aufwand für Updates, da automatisch immer die aktuellen Versionen im Einsatz sind - Kein eigener Aufwand für den IT-Betrieb was Server, Strom, Personal usw. betrifft - Keine Bilanzierung von Hardware und Software Im Zusammenhang mit der Effizienz möchten wir noch mal explizit auf die Kosten eingehen - denn diese sind ein ganz klarer Vorteil der Online Services. Mit den Microsoft Online Services haben kleine Unternehmen dieselben Kollaborationsund Kommunikationsmöglichkeiten wie große Unternehmen. Vor allem werden die IT- Ausgaben kalkulierbar. Die Applikationen laufen immer mit den neuesten Versionen - Upgrades sind automatisch und ohne zusätzliche Kosten verfügbar. Verwaltet werden die Microsoft Online Services durch ein einziges Webportal, aufwendige Wartung ist überflüssig. Der IT-Abteilung bleibt mehr Zeit, um sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren. Flexibilität - Schnelles Anpassen der Kapazitäten an den realen Bedarf, wie etwa bei Neugründungen und Übernahmen - Möglichkeit des Mischbetriebs mit lokalen und partnergehosteten Anwendungen - Zugriff von überall und jederzeit - sowohl über Desktop, Mobiltelefon und Web Sicherheit und Zuverlässigkeit - Zugriff auf ein laufend überprüftes und weiterentwickeltes Sicherheitskonzept - Ausschließlich zertifizierte und redundante Rechenzentren - Vertraglich zugesicherte SLAs mit 99,9 % garantierter Verfügbarkeit Vom Studentenfutter zu den Online Services - ein Fazit Sie haben jetzt bereits einige Informationen zum Thema Online Services erhalten. Nun kommen wir noch mal auf das Studentenfutter-Zugriffsverhalten der anfangs genannten Kollegen zurück. Warum tun wir das Gleiche nicht mit unseren Software- und Hardwarelizenzen?

5 - Brauchen wir ein Rundumpaket - sprich alle Nüsse und die in großer Anzahl -, nehmen wir dies. - Brauchen wir nur Auszüge aus einem Paket - sprich nur die Rosinen oder Walnüsse -, nehmen wir auch nur diese. Warum sollen wir tief in die Schüssel greifen, alles nehmen, wenn wir keine Rosinen mögen? Und somit: Warum sollen wir Lizenzen in Hülle und Fülle kaufen, wenn sie nachher keiner braucht? Es hängt alles von den Anforderungen des Unternehmens ab - diese müssen klar definiert sein, damit ich mir dann meine Zutaten individuell zusammenstellen kann. Und die Online Services machen genau das möglich. Denn: Was genau sind denn die Anforderungen an eine erfolgreiche Online-Arbeit? Was ist sozusagen das Basisrezept? - Man nehme eine leere , mische sie sparsam mit freundlichem Inhalt und verziere sie mit einer ordentlichen Signatur und klicke auf Senden. - Kommunizieren Sie per Office Communication Server. - Ein Live Meeting rundet die Sache ab. - Für die bessere Verträglichkeit empfehlen wir ab und an eine strahlende Videobotschaft. - Für die Würze und die klare Richtung schärfe man das Ganze mit einer PowerPoint- Präsentation. - Wenn es jedem schmecken soll, hilft ab und an eine Online-Umfrage. - Damit auch jeder zugreifen kann, unbedingt ein Onlinedokumentenmanagement hinzufügen! - Weitere Bestandteile können Sie nach Belieben hinzufügen. Servieren Sie Ihr Dinner an jeder Stelle der Welt, sieben Tage die Woche, 24 Stunden am Tag und 365 Tage im Jahr! Das ist Online-Arbeit. Die Online Services stehen für eine Mischung aus dem, was Sie brauchen. Ihre Anforderungen stehen im Vordergrund und natürlich die Online-Arbeit, die heute, in Zeiten des Wissensmanagements, unumgänglich ist. Das Prinzip ist ganz einfach: Sie haben 189 Mitarbeiter und brauchen daher keine 200 Lizenzen für egal welche Komponente? Dann nehmen Sie diese auch nicht. Wie mit dem Studentenfutter - Sie sind allergisch gegen Nüsse? Dann greifen Sie nicht in die Schüssel! Die Autoren & helfende Hände Wie in all unseren Büchern werden wir auch in diesem nicht auf die Vorstellung der Autoren und die Danksagung an unsere Helfer verzichten. Das Autorenteam besteht grundlegend aus dem Team der MindBusiness GmbH. Dazu gehören alte Buch-Hasen wie Helmut Reinke, Bernhard Straub und Dirk Diestelhorst, aber auch Autoren- Frischlinge wie Steven Greenhill und Björn Brand. Dieses Mal haben wir uns jedoch etwas Besonderes überlegt - anstatt einfach nur in zehn Zeilen den Werdegang und die Steckenpferde der einzelnen Personen zu erwähnen, hat Helmut Reinke mit allen Autoren - inklusive sich selbst - ein kurzes Interview

6 durchgeführt. Darin erfahren Sie detailliert, wo die Motivation jedes Einzelnen lag, bei diesem Werk mitzumachen, und wo die Interessen im Bereich Online Services liegen. Auch haben wir einen kurzen Blick ins Private geworfen. Lassen Sie sich überraschen! Haben Sie schon mehrere Bücher von uns gelesen? Dann wissen Sie, was jetzt kommt. Denn an dieser Stelle möchten wir uns zunächst bei Sara Unverhau bedanken. Sie stand Helmut Reinke bei der Ideenumsetzung zur Seite, hat sich inhaltlich diesem Vorwort, der Einleitung und den Beispielszenarien angenommen und alle Autoren bei der redaktionellen Überarbeitung unterstützt. Weiterer Dank gilt Egbert Jeschke, langjähriger Autor, der unsere Kapitel final überprüft hat, hierbei auch mal gnadenlos den Rotstift zückte und den Kontakt zu Thomas Pohlmann und Frauke Wilkens, unsere Lektoren bei Microsoft Press, gehalten hat. Auch ihnen möchten wir Danke sagen! Dann ist da noch Florian Wolf - unser Webdesigner im MindBusiness-Team, dem wir die kreativen und gelungenen Kapitel-Illustrationen verdanken. Danke Florian! Unbedingt nennen möchten wir auch unsere Projektverantwortlichen bei Microsoft. Dazu gehören Herr Peter Fischer, Product Solution Manager SharePoint & Enterprise Search, und Herr Günther Igl, Product Marketing Manager Microsoft Online Services & Microsoft Office Live. Danke für ihre Mühe, ihre Hilfe, ihre Ideen und vor allem ihre Geduld. Last but not least wollen wir auch unseren Familien und Kollegen, die uns in der stressigen Schreibzeit ausgehalten, Ideen mit eingebracht und den Rücken frei gehalten haben, nicht vergessen. Denn ein Buch entsteht immer nur im Team. Liebe Leser, wir wünschen Ihnen nun viel Spaß mit diesem Buch, viele interessante Entdeckungen und Einsatzmöglichkeiten und viel Erfolg beim Umsetzen Ihrer Ideen. Lassen Sie sich von unserer Begeisterung anstecken! Herzliche Grüße Helmut Reinke, Steven Greenhill, Björn Brand, Bernhard Straub, Dirk Diestelhorst & Sara Unverhau

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