Handbuch Erasmus SMP Online Studierendenmobilität Praktikumsaufenthalte (SMP)

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1 Handbuch Erasmus SMP Online Studierendenmobilität Praktikumsaufenthalte (SMP) Hochschuleinrichtungen / Konsortien Version 2.1/

2 Inhaltsverzeichnis 1. Allgemeines Allgemeiner Ablauf Wichtige Symbole und Buttons Felder Ersteinrichtung Checkliste: Passwort ändern Passwort vergessen? Institutionsdaten Mailvorlagen Nominierung der Studierenden Datenaustausch Dateneingabe Online Anlegen von neuen Aufnahmeeinrichtungen/Gastinstitutionen (Unternehmen) Anlegen von Ansprechpersonen an der Entsendeeinrichtung Studierendenstammdaten ändern Nominierung mit Mailversand Berichte Administration Einstellungen Passwort ändern Weitere Funktionen Version 2.1/ S. 2

3 1. Allgemeines Dieses Handbuch erklärt die Erfassung und Nominierung von Studierenden sowie die Kontrolle der Studierendenberichte in Erasmus-SMP-Online. Erläuterungen zum Ablauf und zu den Voraussetzungen für Erasmus-Praktika finden Sie in den Richtlinien für Erasmus- Mobilität Allgemeiner Ablauf Bitte beachten Sie folgenden allgemeinen Ablauf, wenn Sie die SMP-Datenbank benutzen: Ersteinrichtung des Systems (gilt nur für neue Benutzer/innen) ändern Sie das Passwort, dass Ihnen von der Nationalagentur mitgeteilt wurde (siehe 2.2 Passwort ändern, S. 4), überprüfen Sie die Angaben zu Ihrer Institution (siehe 2.4 Institutionsdaten S. 5) legen Sie die Mailvorlage für die Nominierungsbestätigung an (siehe 2.5 Mailvorlagen, S. 6) (nur für neu teilnehmende Institutionen) Nominierung der Studierenden geben Sie die Daten der Studierenden ein (siehe 3.2 Dateneingabe Online, S. 11) o- der führen Sie den Upload von Daten durch, wenn Sie ein eigenes Datenverwaltungsprogramm verwenden (siehe 3.1 Datenaustausch, S. 9) und führen Sie die Nominierung der Studierenden durch. Kontrolle der Studierendenberichte (nach Beendigung des Aufenthalts, siehe 4. Praktikumsberichte, S. 18) 1.2. Wichtige Symbole und Buttons alle Datensätze anzeigen Datensatz bearbeiten Datensatz neu anlegen Anzeige zugeordneter Datensätze weiter einschränken Markierung aller Datensätze aufheben neue Zuordnung anlegen Datensatz markieren alle Datensätze markieren aktuelle Seite im HTML-Format drucken; Seite wird sofort an den Drucker gesendet aktuelle Seite im Excel-Format drucken; Seite wird in eine Excel-Datei umgewandelt aktuelle Seite im Word-Format drucken; Seite wird in eine Word-Datei umgewandelt aktuelle Seite im pdf-format drucken; Seite wird in eine pdf-datei umgewandelt Online-Hilfe zur aktuellen Seite aufrufen Workflow des Datensatzes anzeigen Kalenderfunktion aufrufen, Datum kann ausgewählt werden Zuordnung löschen Beenden Version 2.1/ S. 3

4 Bitte beachten: Die Datenbank speichert eingegebenen Daten nicht automatisch. Daher müssen die Buttons Änderung durchführen und Neuanlage durchführen immer angeklickt werden, wenn eine Änderung bzw. Neuanlage gespeichert werden soll. Die durchgeführten Änderungen werden gespeichert Felder Die Neuanlage wird gespeichert. Weiß hinterlegte Felder sind Pflichtfelder und daher unbedingt auszufüllen. Grau hinterlegte Felder sind optionale Felder. Diese können, müssen aber nicht, ausgefüllt werden. 2. Ersteinrichtung 2.1. Checkliste: Persönliches Passwort ändern (nur für neue Benutzer/innen) Institutionsangaben komplettieren Mailtexte an Institution anpassen 2.2. Passwort ändern Nur für neue Benutzer/innen: Bitte ändern Sie sofort beim ersten Einstieg das Passwort! Gehen Sie zum Punkt Administration -> Passwort ändern Hier können Sie das Passwort ändern. Zuerst ist das alte Passwort einmal zur Kontrolle einzugeben, danach das neue Passwort und in das letzte Feld nochmals das neue Passwort. Bitte verwenden Sie für das Passwort keine Sonderzeichen (-+#;,= $%&/!) oder Umlaute (ä,ö,ü,ß), da das zu Problemen führen kann. Beenden Sie die Eingabe durch Klicken auf Änderungen übernommen.. Dadurch werden Ihre Version 2.1/ S. 4

5 Bitte geben Sie Ihr Passwort nicht weiter! Wenn weitere Personen an der Institution Zugang zu Erasmus SMP Online erhalten sollen, muss die Leitung des Auslandsbüros/zuständigen Stelle an Ihrer Einrichtung für diese Personen Benutzername und Passwort bei der Nationalagentur anfordern Passwort vergessen? Schreiben Sie das Passwort nicht auf. Sollten Sie das Passwort vergessen haben, klicken Sie einfach auf der Einstiegseite der Datenbank auf den Button Passwort vergessen. Danach sehen Sie die unten gezeigte Maske. Geben Sie bitte Ihren Benutzernamen ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Passwort anfordern Das Passwort wird umgehend an die eingetragene -Adresse des Benutzers / der Benutzerin gesendet Institutionsdaten Die Stammdaten Ihrer Institution finden Sie unter Stammdaten -> Institutionsdaten -> Institutionen. Version 2.1/ S. 5

6 In der Registerkarte Stammdaten sehen Sie die grundlegenden Stammdaten Ihrer Institution. Die Registerkarte Adressen enthält die Adresse Ihrer Institution. Die Registerkarte Personen enthält alle Personen die von Ihrer Institution als Administratoren/Administratorinnen, Ansprechpersonen, Lehrende etc. angelegt wurden. Über den Button können Sie die Anzeige wechseln. Die Inhalte der Registerkarten erscheinen dann untereinander. Durch Klick auf den Button Weiter zum Ändern bzw. auf das Icon, gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus. Dort können Sie die Angaben ergänzen und ändern. Sollten hier nicht die Daten Ihrer Institution, sondern eine Auswahlmaske erscheinen, kontaktieren Sie bitte umgehend die Nationalagentur Mailvorlagen In der Registerkarte Mailvorlagen können Sie die Mailvorlagen bearbeiten. Durch Klicken auf das Icon Durch Klicken auf das Icon jeweiligen Mailvorlage. können Sie ihrer Institution eine neue Mailvorlage zuordnen. (vor der jeweiligen Vorlage) gelangen Sie zum Bearbeiten der Version 2.1/ S. 6

7 STIPENDIENPROGRAMM: Praktikantenmobilität wählen STIPENDIENART: Outgoing wählen SPRACHE: Bitte wählen Sie Deutsch aus. VORLAGENNUMMER: Bitte wählen Sie NOM_BEST Mailvorlage Nominierungsbestätigung. Nach Auswahl erscheint der Text der Vorlage im den entsprechenden Feldern. Sie können nun die Vorlage an Ihre Institution anpassen. ABSENDER: Bitte wählen Sie aus, wie der Absender der Nominierungsbestätigungs- generiert werden soll: Fixe -Adresse: Bitte geben Sie im nächsten Feld [Fixe - Adresse des Absenders] die -Adresse an, die als Absenderadresse aufscheinen soll. -Adresse laut Benutzereinstellung: Es wird die -Adresse verwendet, die Sie in Ihren Benutzereinstellungen (siehe 5.1 Einstellungen S. 19) angegeben haben. CC: Bitte wählen Sie aus, wer das in Kopie erhalten soll: Fixe -Adresse: Bitte geben Sie im nächsten Feld [Fixe - Adresse des Absenders] die -Adresse an, die als Absenderadresse aufscheinen soll. -Adresse laut Benutzereinstellung: Es wird die -Adresse verwendet, die Sie in Ihren Benutzereinstellungen angegeben haben. BCC: Bitte wählen Sie aus, wer das in Blindkopie erhalten soll: Fixe -Adresse: Bitte geben Sie im nächsten Feld [Fixe - Adresse des Absenders] die -Adresse an, die als Absenderadresse aufscheinen soll. -Adresse laut Benutzereinstellung: Es wird die -Adresse verwendet, die Sie in Ihren Benutzereinstellungen angegeben haben. Version 2.1/ S. 7

8 BETREFF: Geben Sie bitte den Betreff der Nachricht ein (z. B.: Nominierung für ein Erasmus-Praktikum). Nach Auswahl einer Vorlage erscheint hier bereits ein vorgegebener Betreff. Bitte ändern Sie diesen, wenn Sie möchten. KOPFTEXT: Bitte geben Sie den (Haupt-)Text des s in diesem Feld ein. Dafür steht Ihnen auch ein kleiner HTML-Editor zur Verfügung (d.h. Sie können auch die Ausrichtung des Textes bestimmen, fett oder kursiv, Schriftfarbe ändern sowie Links in den Text einbauen). Bitte beachten Sie, dass nicht alle -Programme, die von den Empfängern verwendet werden, auch HTML-Mails unterstützen; d.h. Ihre Formatierungen werden nicht angezeigt. Das kann dazu führen, dass die E- Mails unter Umständen schwierig zu lesen sind. Gehen Sie daher mit Formatierungen sparsam um. Nach Auswahl einer Vorlage erscheint hier bereits ein Text. Bitte passen Sie diesen an Ihre Institution an. FUSSTEXT: Bitte geben Sie den Fußtext des s in diesem Feld ein. Dafür steht Ihnen auch ein kleiner HTML-Editor zur Verfügung. Bitte beachten Sie diesbezüglich die Angaben unter KOPFTEXT. Nach Auswahl einer Vorlage erscheint hier bereits ein Text. Bitte passen Sie diesen an Ihre Institution an. ACHTUNG! Wenn bei SIGNATUR DIESER MAILVORLAGE Signatur aus Benutzereinstellung eingestellt wird, wird der im FUSSTEXT eingegebene Text NICHT berücksichtigt! SENDEBESTÄTIGUNG: Bitte geben Sie hier an, ob und an welche -Adresse eine Sendebestätigung geschickt werden soll. PERSÖNLICHE ANREDE: Bitte geben Sie hier an, ob am Beginn des s eine persönliche Anrede für die/den Studierende/n generiert werden soll. Version 2.1/ S. 8

9 SIGNATUR DIESER MAILVORLAGE: Wählen Sie hier aus, ob keine Signatur im E- Mail verwendet werden soll (dann wird der Text den Sie in FUSSTEXT eingetragen haben am Ende des s angefügt) oder die Signatur, die Sie in den Benutzereinstellungen (siehe 5.1 Einstellungen, S. 19) erfasst haben. Bei Auswahl der Signatur aus Benutzereinstellung wird der Fußtext nicht berücksichtigt. 3. Nominierung der Studierenden Für die Nominierung der Studierenden sind folgende Schritte notwendig: Eingabe bzw. Upload der Daten der Studierenden o Hier stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Sie können die Daten entweder aus einer schon bestehenden Datei hochladen (siehe 3.1 Datenaustausch, S. 3) oder Sie erfassen die Daten der Studierenden direkt in der Datenbank (siehe 3.2 Dateneingabe Online, S. 11). Nominierung und Versand des Nominierungsbestätigungsmails 3.1. Datenaustausch Wenn Sie die Daten der Studierenden bereits in eigenen Systemen erfasst haben, können Sie diese in Erasmus SMP Online importieren. Möchten Sie die Daten direkt in Erasmus SMP Online erfassen, lesen Sie bitte unter Punkt 3.2 Dateneingabe Online weiter Workflow: Daten aus Excel-File uploaden Datenübernahme bestätigen Datennachbearbeitung Nominierung (siehe Punkt 0, S. 17) Upload Daten Die Schnittstellenbeschreibung steht Ihnen als Download unter zur Verfügung. Klicken Sie den Menüpunkt Upload Daten an. Wählen Sie das zuständige Erasmus-Referat aus. Klicken Sie dann an, welche Art von Datei hochgeladen werden soll. Wählen Sie dann mittels Durchsuchen die Datei aus, die Sie hochladen möchten. Klicken Sie auf Upload durchführen. Version 2.1/ S. 9

10 Bitte beachten: Jede/r Studierende kann nur einmal eingelesen werden (Ausnahme: Verlängerungen). Das Programm übernimmt bei jedem Upload alle in einer Datei enthaltenen Datensätze. Das heißt, wenn eine Datei Datensätze enthält, die schon in die Datenbank eingespeist wurden, erhalten Sie eine Fehlermeldung und keiner der Datensätze wird übernommen. Alle in der Schnittstellenbeschreibung angegebenen Feldnamen müssen in der Excel- Datei in der angegebenen Reihenfolge als Spaltenüberschrift verwendet werden. Alle Felder der Excel-Datei, mit Ausnahme der Datumsfelder, sollten als Text definiert werden. Ein Upload der Daten aus XML-Dateien ist ebenfalls möglich. Bitte erkundigen Sie sich diesbezüglich bei Ihrer IT-Abteilung Übernahme Daten Wählen Sie das zuständige Erasmus-Referat und Studienjahr aus. Klicken Sie auf Auswahl durchführen. Nach der Übernahme müssen die Studierendendaten noch einmal daraufhin durchgesehen werden, ob z. B Konflikte zwischen den hochgeladenen Daten des Excel-Files und den Referenztabellen (Stammdaten) von Erasmus SMP Online bestehen. Erkennbar sind diese Konflikte durch die Anzeigen?? oder Bitte Auswahl treffen Die Eingaben sind unbedingt zu ergänzen bzw. zu korrigieren, da die Studierenden sonst in der Folge nicht nominiert werden können. Die Daten können unter Datenbearbeitung > Nominierungen -> Studierendenstammdaten nachbearbeitet werden. Danach kann direkt nominiert werden (siehe 0, S. 17). Version 2.1/ S. 10

11 3.2. Dateneingabe Online Workflow: Studierendenstammdaten erfassen Datennachbearbeitung (siehe Punkt 3.5 Studierendenstammdaten ändern) Nominieren (siehe Punkt 0) Studierendenstammdaten erfassen Klicken Sie auf Datenbearbeitung -> Nominierungen -> Studierendenstammdaten Klicken Sie auf die Schaltfläche oder auf den Icon neben der Kategorie Studierendenstammdaten. Danach gelangen Sie zu folgender Eingabemaske: Angaben zur Person: NACHNAME VORNAME GESCHLECHT MATRIKELNUMMER -ADRESSE: Hier muss unbedingt eine gültige -Adresse eingegeben werden, damit die Studierenden die Informationen zur Nominierung und zum Ablauf des Aufenthalts bekommen! NATIONALITÄT GEBURTSDATUM: Format: TT.MM.JJJJ PLZ DES GEBURTSORTES: Postleitzahl GEBURTSORT Version 2.1/ S. 11

12 KOMMUNIKATIONSSPRACHE: Standard-Wert Deutsch; Bitte beachten: Wenn hier eine andere Auswahl als Deutsch getroffen wird, muss auch eine Mailvorlage in der entsprechenden Sprache zugeordnet sein. Andernfalls funktioniert der automatische Mailversand nicht!!! Angaben zum Studium: LAND: hier ist immer Österreich anzugeben ENTSENDENDE INSTITUTION: entweder Heimatinstitution des/der Studierenden (wenn die Praktika durch die Heimatinstitution selbst abgewickelt werden) oder Konsortium HEIMATINSTITUTION: Hochschulinstitution, wo der/die Studierende zum Studium zugelassen ist STUDIENRICHTUNG: Hier ist die Studienrichtung, die der/die Studierende an der Heimatinstitution studiert, anzugeben. SUBJECT CODE: Code für den Fachbereich in dem das Studium absolviert wird ABSOLVIERTE SEMESTER: Anzahl der Semester die der/die Studierenden in der betreffenden Studienrichtung absolviert hat STUDIENNIVEAU: bitte das entsprechende Studienniveau der/des Studierenden angeben FT = Bakkalaureats/Bachelor-Studien SD = Master-Studien TD = Doktorats-Studien A = Diplomstudium: 1. Abschnitt noch nicht abgeschlossen M = Diplomstudium: 1. Abschnitt bereits abgeschlossen F = Doktoratsstudium (nach Beendigung eines Diplom- bzw. Magisterstudiums oder eines gleichwertigen Studienganges) BESONDERE BEDÜRFNISSE: auszufüllen sofern der/die Studierende bei der Nationalagentur um einen Zuschuss aufgrund von besonderen Bedürfnissen angesucht hat bzw. ansuchen wird AKADEMISCHER GRAD NACH BEENDIGUNG: des Studiums (z. B. Bachelor, Master) Daten zum Aufenthalt: STUDIENPROGRAMM: hier ist immer Praktikantenmobilität auszuwählen STUDIENJAHR: Das aktuelle Studienjahr ist als Standardwert ausgewählt. ANZAHL SEMESTER STUNDEN: Die Anzahl der Semesterstunden, die laut Training Agreement für das Praktikum anzuerkennen sind, ist anzugeben (nur bei Pflichtpraktika). ECTS-PUNKTE: Die Anzahl der ECTS-Punkte, die laut Training Agreement für das Praktikum anzuerkennen sind, ist anzugeben (nur bei Pflichtpraktika). ABSOLVIERTER MUNDUS-AUFENTHALT MITTEL FÜR MUNDUS-AUFENTHALT BEZOGEN PFLICHTPRAKTIKUM VERLÄNGERUNG: Wenn es sich um eine Verlängerung des Praktikums handelt, ist hier ja anzugeben, bei einem Neuantrag nein. ABSOLVIERTER ERASMUS-STUDIENAUFENTHALT GASTLAND GASTINSTITUTION: Bitte die Gastinstitution auswählen. Sollte die Gastinstitution nicht im Auswahlmenü erscheinen, ist die entsprechende Institution neu anzulegen (siehe 3.3 Anlegen von neuen Aufnahmeeinrichtungen/Gastinstitutionen (Unternehmen), S. 14). AUFENTHALT VON BIS: Bitte Aufenthaltsdaten eingeben; Format: TT.MM.JJJJ Version 2.1/ S. 12

13 ANZAHL MONATE AUFENTHALT: wird automatisch berechnet, wenn die Aufenthaltsdaten eingegeben werden 2. GASTLAND: nur einzutragen wenn der Aufenthalt an zwei Praktikumsstellen absolviert wird 2. GASTINSTITUTION: nur einzutragen wenn der Aufenthalt an zwei Praktikumsstellen absolviert wird 2. AUFENTHALT VON BIS: nur einzutragen wenn der Aufenthalt an zwei Praktikumsstellen absolviert wird 2. ANZAHL MONATE AUFENTHALT: wird automatisch berechnet, wenn die Aufenthaltsdaten für die zweite Gastinstitution eingetragen werden Daten zu Sprachkursen: VORBEREITENDER SPRACHKURS: Wenn hier ja angeklickt wird, werden die Felder [von] und [bis] eingeblendet und sind auszufüllen. INTENSIVSPRACHKURS (EILC): Wenn hier ja angeklickt wird, werden die Felder [von] und [bis] eingeblendet und sind auszufüllen. Diverses: ANSPRECHPERSON: Hier ist die Ansprechperson an der Entsendeeinrichtung auszuwählen. Sollte der Name der Person nicht im Auswahlmenü erscheinen, ist sie durch Klick auf neu anzulegen (siehe 3.4 Anlegen von Ansprechpersonen, S. 15) Postanschrift (in Österreich): Hier ist die Wohnadresse am Studienort anzugeben. Es kann festgelegt werden bis wann diese Adresse gültig ist. STRASSE LAND POSTLEITZAHL ORT TELEFONNUMMER GÜLTIG BIS: Bitte das Datum angeben, bis zu welchem diese Adresse gültig ist. Mit den Pfeilen zwischen den Abschnitten können Sie im Falle, dass beide Adressen gleichlautend sind, diese kopieren. Angaben zur Heimatwohnadresse: Hier ist die Adresse des Hauptwohnsitzes anzugeben. STRASSE LAND POSTLEITZAHL ORT TELEFONNUMMER Angaben zur Bankverbindung: BANKVERBINDUNG: Name des Bankinstitutes KONTONUMMER BANKLEITZAHL Nach Eingabe zumindest der Pflichtfelder müssen Sie noch auf den Button klicken, um die eingegebenen Daten zu speichern. Der/die Studierende ist nun angelegt und kann nominiert werden. Version 2.1/ S. 13

14 3.3. Anlegen von neuen Aufnahmeeinrichtungen/Gastinstitutionen (Unternehmen) Bitte kontrollieren Sie zuerst, ob die Aufnahmeeinrichtung schon in der Datenbank vorhanden ist. Wurde die Institution noch nicht angelegt, dann klicken Sie auf das Icon Neuanlage ( ) neben dem Feld Gastinstitution. Sie gelangen nun zu folgender Maske: Stammdaten: KURZBEZEICHNUNG: Bitte geben Sie eine aussagekräftige Kurzbezeichnung der Institution an diese wird im Auswahlmenü (beim Feld Gastinstitution auf der vorher beschriebenen Maske) angezeigt. BEZEICHNUNG: offizieller Name des Unternehmens ZUSATZBEZEICHNUNG: zusätzliche Bezeichnungen ÜBERGEORDNETE INSTITUTION: bitte auf <-- Keine Auswahl --> lassen. LAND: Land, in dem sich das Unternehmen befindet auswählen. (ACHTUNG: Nicht GROSSBRITANIEN, sondern VEREINIGTES KÖNIGREICH auswählen) KOMMUNIKATIONSSPRACHE: bitte die Auswahl auf DEUTSCH belassen INSTITUTIONSTYP: bitte UNTERNEHMEN (letzter Punkt in der Auswahl) auswählen, da die Institution sonst nicht in der Auswahlliste unter Gastinstitutionen erscheint. GRÖSSE DER INSTITUTION: Angabe zur Größe des Unternehmens Version 2.1/ S. 14

15 WIRTSCHAFTSZWEIG: bitte entsprechenden Wirtschaftszweig auswählen ALS ÜBERGEORDNETE INSTITUTION ZULASSEN: bitte auf <-- Keine Auswahl --> lassen Bitte füllen Sie die erforderlichen Daten aus und speichern Sie die Eingabe durch Klicken auf die Schaltfläche Anlegen von Ansprechpersonen an der Entsendeeinrichtung Durch Klicken auf das Icon Neuanlage ( ) neben dem Feld Ansprechperson gelangen Sie zu folgender Maske: Stammdaten: NACHNAME VORNAME TITEL Version 2.1/ S. 15

16 GESCHLECHT GEBURTSDATUM GEBURTSLAND PLZ DES GEBURTSORTES GEBURTSORT NATIONALITÄT PERSONENTYP: Bitte auf <-- Keine Auswahl --> lassen oder Mitarbeiter auswählen. KOMMUNIKATIONSSPRACHE: Bitte die Auswahl auf DEUTSCH belassen. ZUSATZBEMERKUNG: Hier können Sie Zusatzbemerkungen zur Person eintragen. Zuordnung Institutionen zur Person: LAND: wird automatisch ergänzt INSTITUTION: wird automatisch ergänzt ADRESSE: wird automatisch ergänzt FUNKTION: Bitte unbedingt ANSPRECHPERSON auswählen, da sonst die betreffende Person nicht im Auswahlmenü angezeigt wird. ABTEILUNG TELEFONNUMMER MOBILTELEFONNUMMER FAXNUMMER ADRESSE: Bitte unbedingt angeben! HOMEPAGE BEMERKUNG DIESER INSTITUTION ZUGEORDNET SEIT DIESER INSTITUTION ZUGEORDNET BIS 3.5. Studierendenstammdaten ändern Für Änderungen VOR der Nominierung: Unter Datenbearbeitung -> Nominierungen -> Studierendendaten können Sie nach Studierenden, die schon von Ihrer Institution eingegeben wurden, suchen. Zum Bearbeiten eines Datensatzes klicken Sie wieder auf das Icon vor dem Namen der/des betreffenden Studierenden. Die Stammdaten können dann bearbeitet werden. Sie können auch mittels Wildcard suchen. Geben Sie z. B. bei Nachname A* ein, werden alle Studierenden angezeigt, deren Nachname mit A beginnt. Version 2.1/ S. 16

17 Nominierung mit Mailversand Klicken Sie auf Datenbearbeitung -> Nominierung -> Nominierung mit Mailversand Sie können hier die Auswahl einschränken. Geben Sie die Suchkriterien ein und klicken Sie auf. Wollen Sie alle von Ihrer Institution eingetragenen Studierenden anzeigen, gehen Sie ohne Eingabe von Suchkriterien auf Auswahl durchführen. Es wird Ihnen eine Liste der Studierenden angezeigt. Durch Klicken auf den Namen können die Studierendenstammdaten nochmals durchgesehen werden (View only!). Zum Ändern der Daten: siehe Punkt 3.5 Studierendenstammdaten ändern, S. 16. Durch Klicken auf das Icon (neben dem Namen der/des Studierenden) kann das Nominierungsbestätigungsmail angesehen werden (View only!). Eine Änderung des s ist unter Institutionen -> Institutionsdaten -> Mailvorlagen möglich (siehe 2.5 Mailvorlagen, S. 6). Durch Anklicken der Box rechts außen ( ) kann nochmals einzeln selektiert werden. Wenn Sie ganz nach unten scrollen, können Sie durch Anklicken der Box ( ) alle Studierende auf einmal auswählen. Nach Treffen der Auswahl klicken Sie auf. Dadurch werden die Studierenden nominiert und das Nominierungsbestätigungsmail wird automatisch an sie versendet. Wenn Datensätze noch nicht alle Pflichtangaben enthalten, scheinen diese wiederum in der Liste und müssen nachbearbeitet werden. Version 2.1/ S. 17

18 Studierende, die erfolgreich nominiert wurden, scheinen in Datenbearbeitung/Nominierungen/Studierendenstammdaten bzw. in der Liste Nominierung mit Mailversand nicht mehr auf. Sind nach der Nominierung Änderungen notwendig, wenden Sie sich bitte an das zuständige Erasmus-Referat. 4. Praktikumsberichte Sobald Studierende Ihrer Institution Praktikumsberichte in der Datenbank erfasst haben, können Sie unter Berichte -> Bearbeiten Praktikumsberichte danach suchen. Sie können den Bericht einer bestimmten Person suchen oder sich durch einen Klick auf Suche durchführen bzw. das Icon alle Berichte von Studierenden Ihrer Institution anzeigen lassen. Hat ein/e Studierende/r das Praktikum in zwei Aufnahmeeinrichtungen absolviert, finden Sie den zweiten Bericht unter Berichte -> Bearbeiten 2. Praktikumsberichte. Es ist möglich Teile der Studierendenberichte für den weiteren Zugriff zu sperren. Aus welchen Gründen Berichtsteile durch die Hochschule gesperrt werden können, entnehmen Sie bitte den Richtlinien zur Erasmus-Mobilität. Um Teile der Studierendenberichte zu sperren, klicken Sie bitte auf die Kategorie Sperren Praktikumsbericht. Anschließend gelangen Sie zu einer Suchmaske. Version 2.1/ S. 18

19 Sie können sich nun alle Berichte von Studierenden Ihrer Hochschule anzeigen lassen oder die Suche auf ein bestimmtes Studienjahr, eine Studienrichtung etc. beschränken. Außerdem können die Berichte nach Namen durchsucht werden. Um Antworten aus dem Studierendenbericht zu sperren, klicken Sie bitte auf das Icon neben dem Namen der/des Studierenden. Nun gelangen Sie zu einer Ansicht, in der alle mehrzeiligen Antworten anzeigt werden. Durch Anklicken der Box ( ) neben einer Antwort und anschließender Betätigung des Buttons Teil des Studierendenberichts für den weiteren Zugriff gesperrt. 5. Administration Unter dem Punkt Administration finden Sie zwei Kategorien:, wird dieser 5.1. Einstellungen In der Kategorie Einstellungen, können Sie Ihre persönlichen Einstellungen der Applikation treffen: BENUTZER: Wählen Sie ihren Benutzernamen aus. MENÜART: Wenn Sie Java Script auswählen, wird ihr Menü auf der linken Seite in einer Baumstruktur angezeigt: Version 2.1/ S. 19

20 AUFBAU DER EINZEILIGEN ANZEIGE: bitte auf Systemeinstellung lassen ANZAHL ZEILEN FÜR ANZEIGE SUCHMASKE: kann leer gelassen werden DARSTELLUNG PROGRAMMÜBERSCHRIFT: Breadcrumb Navigation: der Pfad zum aktuellen Fenster wird angezeigt; Nur Programmname: nur der Name des aktuellen Fensters wird angezeigt Die hier eingetragene -Adresse wird beim automatischen Versand von Serienmails als Absenderadresse verwendet. Voraussetzung hierfür ist, dass das bei der jeweiligen Mailvorlage so eingestellt ist ( -Adresse laut Benutzereinstellung). Sollte hier keine -Adresse eingegeben werden, so wird standardmäßig die -Adresse laut Benutzerstamm (d.h. die beim Anlegen der Benutzerdaten im System hinterlegte Adresse) verwendet. CC: siehe 2.5. Mailvorlagen BCC: siehe 2.5. Mailvorlagen SIGNATUR: Wenn Sie hier eine Signatur angelegt haben, kann diese bei der Anlage von Mailvorlagen verwendet werden (siehe 2.5 Mailvorlagen, S. 6) Passwort ändern siehe Punkt 2.2 Passwort ändern, S Weitere Funktionen Am rechten oberen Rand der Datenbank finden Sie noch einige weitere Funktionen: FAQ: In dieser Kategorie können häufig gestellte Fragen von die Administratoren und Administratorinnen gesammelt und veröffentlicht werden. Feedback: Hier haben Sie die Möglichkeit Fragen zu stellen sowie Anregungen, Kritik und Fehler an die Nationalagentur zu melden. Die Nachricht wird automatisch an die - Adresse eines Administrators / einer Administratorin weitergeleitet. News: In dieser Kategorie können von den Administratoren und Administratorinnen Neuigkeiten bekannt gegeben werden. Hilfe: Durch Klick auf diesen Button gelangen Sie zur Online-Hilfe von Erasmus-SMP-Online. Beenden: Steigen Sie über diesen Button aus der Datenbank aus. Version 2.1/ S. 20