Institut für. Bibliotheken und Hochschulen

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1 Institut für Titel Qualitätsmanagement der Veranstaltung und bzw. Organisationsentwicklung Anlass der Präsentati in Bibliotheken und Hochschulen

2 Wir stellen Bibliotheken und Informationseinrichtungen in den Mittelpunkt Mit unseren Partnern entwickeln wir passgenaue Konzepte Unser Themen sind Qualitätsmanagement Strategisches Management Prozessmanagement Informationsmanagement Seite 2

3 Das IQO-Team Maria Bertele Cornelius Bauknecht Ursula Jaksch Cornelia Vonhof Bibliothekarin (MA) Gründerzentrum der HdM Bibliothekar (MA) Fraunhofer-Online Bibliothekssupport Bibliothekarin & Kulturmanagerin (MA) Bibliotheksleiterin Bibliothekarin & Betriebswirtin Professorin HdM EFQM Assessorin Seite 3

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5 Qualitätsmodell nach EFQM & CAF Grundlage für das Bibliothekszertifikat Befähiger Ergebnisse Personalmanagement Mitarbeiterbezogene Ergebnisse Führung Strategie und Planung Prozesse Produkte Dienstleistungen Kunden- bezogene Ergebnisse Leistungsergebnisse Partnerschaften und Ressourcen Gesellschafts- bezogene Ergebnisse Innovation und Lernen Seite 5

6 Qualitätsmodell nach EFQM & CAF Grundlage für das Bibliothekszertifikat Befähiger Ergebnisse Personalmanagement Mitarbeiterbezogene Ergebnisse Führung Strategie und Planung Prozesse Produkte Dienstleistungen Kunden- bezogene Ergebnisse Leistungsergebnisse Partnerschaften und Ressourcen Gesellschafts- bezogene Ergebnisse Innovation und Lernen Seite 6

7 Qualitätsmessung Systematische Erfassung und Beurteilung von Qualität Beispiel für ein Befähiger-Themenfeld Themenfeld Prozesse, Produkte & Dienstleistungen Kriterium 1 Prozesse identifizieren, gestalten, verbessern Kriterium 2 Kundenkommunikation gestalten Kriterium 3 Dienstleistungen & Produkte entwickeln Indikator 1 Indikator 2 Indikator 3 Indikator n Seite 7

8 Grundprinzipien der (Selbst)bewertung Was haben wir getan und wie sind wir vorgegangen? Ü Befähiger Was haben wir erreicht? Ü Ergebnisse Analyse des Vorgehens Gab es einen Plan? Wurde dieser umgesetzt und überprüft? Was haben wir daraus gelernt? Analyse des Erreichten Wurden die (selbst) gesetzten Ziele erreicht? Wie ist der Trend? Was wurde erreicht durch eigenes Handeln? Wie stehen wir im Vergleich mit anderen? Was haben wir daraus gelernt? Seite 8

9 Arbeitsmaterialien Selbstbewertungsbogen (SBB) Zentrales Handwerkszeug im Projekt (Dokumentation aller Anforderungen, Bewertungsergebnisse, Belege, Ziele, Ideenpool, ) Beleg-Dokumentation Zentrales Instrument zum Verweis auf Belege und Nachweise (elektronisch und Papier) Moodle Kommunikations- und Arbeitsplattform Glossar Online-Handbuch Seite 9

10 Qualitätsmanagement als Basis und Klammer Leitbild Balanced Scorecard Controlling Zielvereinbarung Personalplanung Innovations- Management Aufgabenkritik Personalmanagement Mitarbeiterbezogene Ergebnisse Führung Strategie und Planung Prozesse Produkte Dienstleistungen Kunden- bezogene Ergebnisse Leistungsergebnisse Partnerschaften und Ressourcen Gesellschafts- bezogene Ergebnisse Change Management Kosten-Nutzen Crowdfundig Wissensmanagement Geschäftsprozessmanagement Servicegarantien Seite 10

11 Zum Weiterlesen und Vertiefen Seite 11

12 Strategieentwicklung Seite 12

13 Strategieentwicklungsprozess kooperativ beteiligungsorientiert strukturiert und ergebnisorientiert offen und kreativ Seite 13

14 Aufbau und Bestandteile eines Bibliotheksprofils Kernpunkte Situationsanalyse extern Situationsanalyse intern Auftrag Aufgabenprofil / Strategische Ziele Zielgruppen Ziele (operativ) Umsetzungsplanung / Umsetzungsmaßnahmen Erfolgskontrolle Seite 14

15 Und wie geht s? Auf dem Weg zum eigenen Bibliotheksprofil Logische Bezüge sind entscheidend: Situationsanalyse (extern & intern) Bibliotheksprofil / Strategische Ziele (langfristig, übergeordnet) leiten sich aus den Analysen ab Operative Ziele (kurzfristig, konkret, SMART) leiten sich aus den strategischen Zielen ab Maßnahmen leiten sich aus den operativen Zielen ab (jede Maßnahme ein Miniprojekt ) Seite 15

16 Prozessmanagement Seite 16

17 Prozessmanagement in Bibliotheken? Warum denn das? Qualitätsmanagement Organisationsentwicklung Organisationsoptimierung Wissensmanagement

18 Ablauf einer Prozessoptimierung I. Prozessarbeit vorbereiten Projektorganisation Rahmenbedingungen definieren Prozesse festlegen Prozessverantwortliche benennen Prozessteams bilden IV. Umsetzung und Controlling Aufbauorganisation entwickeln Implementierung des Soll-Prozesses planen und kontrollieren II. Prozesse erheben und analysieren Ist-Prozessablauf erheben und darstellen Kunden und Ergebnisse identifizieren Auftraggeber und Auslöser identifizieren Prozessanalyse / Schwachstellenanalyse III. Prozessgestaltung/Prozessdesign Analyse bewerten Schwachstellen beseitigen Schnittstellen optimieren Soll-Prozess entwickeln Seite 18

19 Tools zur Dokumentation von Prozessen Einsicht in einen Bebauungsplan und Mitnahme einer Kopie Bürger will Bebauungsplan (1) N.N.(3) Auskünfte erteilen (2) Auskünfte erteilt (14) Sachbearbeiter (4) Detaillierung (5) Atlas (6) Detaillierung abgeschlossen (19) Herr Jäger (8) Beratung (9) Digitaler Abzug erwünscht (10) Papierabzug erwünscht (11) Herr Jäger (8) Lichtpause anfertigen (7) Lichtpause (12) Lichtpause angefertigt (15) Herr Jäger (8) anbieten weiterer Produkte (13) Ja (16) Nein (17) Rechnung (20) Herr Jäger (8) Rechnung erstellen (18) Gebührenliste (21) Rechnung für Kopie bezahlt (23) Geo-Büro (22) Seite 19

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22 HdM-Prozess-Wiki Guided Tour durch die Prozessarbeit Open-Source XWiki als technische Grundlage Funktionalitäten werden an der Hochschule der Medien spezifisch für die Prozessarbeit in Bibliotheken entwickelt Pilotanwender sind willkommen! Seite 22

23 Internes Informations- & Dokumentenmanagement Seite 23

24 Seite 24

25 Forschungsprojekt Informationsmanagement in Bibliotheken Unsere Erkenntnis aus den QM-Projekte: Interne Informationsmanagementprozesse sind der wesentliche Hebel für Qualitäts- und Organisationsentwicklung Besondere Bedeutung haben dabei Dokumentenmanagement Zeit- und Activity-Management Projektmanagement Externe Beratung und Begleitung in OE-Prozessen ist erforderlich und gewünscht, aber oft zu teuer und unflexibel Seite 25

26 Analyse- und Diagnose-Tools zum Dokumentenmanagement Seite 26

27 Unsere Partnerinnen und Partner Seite 27

28 Prof. Cornelia Vonhof Hochschule der Medien Stuttgart Titel Studiengang der Bibliotheks- Veranstaltung und Informationsmanagement Nobelstraße Stuttgart bzw. Anlass der Präsentati Tel Fax