Einsatz des E-Postbriefs bei der Stadt Bonn VITAKO Infotag 1

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1 VITAKO Infotag 1

2 01 Agenda Agenda: Gründe für die Einführung in Bonn organisatorische und technische Anforderungen Einsatzszenarien Posteingang und Postausgang Projektablauf Fazit und künftige Herausforderungen VITAKO Infotag 2

3 02 Gründe für den Einsatz in Bonn Langfristig: Einsparpotential und Prozessoptimierung Geändertes Kommunikationsverhalten der letzten Jahre Verschlüsselte Übermittlung personenbezogener Daten Hybridversand ermöglicht vollständige Erreichbarkeit Standortnähe zur Deutschen Post Regionalinitiative der Deutschen Post in Köln/Bonn Innovationsfreudige Verwaltung Vorbereitung auch auf D VITAKO Infotag 3

4 03.1 organisatorische und technische Anforderungen Organisatorische Anforderungen: Im ersten Schritt sollten bestehende Arbeitsprozesse nicht gravierend verändert werden Die Arbeitsabläufe für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten transparent sein Nutzenanlässe des E-Postbrief für Bürgerinnen und Bürger sowie die Verwaltung mussten identifiziert werden Die rechtliche Seite musste beleuchtet werden VITAKO Infotag 4

5 03.2 organisatorische und technische Anforderungen Technische Anforderungen: Einbindung in komplexe infrastruktur mit Filtersystemen Nutzung aus bestehendem client (Outlook) Unterscheidungsmöglichkeit von normaler und E- Postbrief ohne tiefere Kenntnisse möglich Geringer Installationsaufwand Geringer Administrationsaufwand VITAKO Infotag 5

6 03.3 organisatorische und technische Anforderungen Konsequenzen Aufteilung des Projekts in Postein- und Postausgang Posteingang als einfacheres Projekt sollte die technische Machbarkeit und die Inanspruchnahme durch die Bürgerinnen und Bürger nachweisen Erst in einem zweiten Schritt soll der Postausgang mit einhergehender Prozessoptimierung pilotiert werden VITAKO Infotag 6

7 04.1 Einsatzszenarien Posteingang und Postausgang Posteingang: Für allgemeine Anfragen: Für spezielle Nutzenanlässe wurden weitere Adressen eingerichtet, die direkt beim jeweiligen Fachbereich bearbeitet werden: Bewohnerparken Gewerbean-, -ab- und ummeldung Antrag auf Sondernutzung Ausnahmegenehmigung Umweltzone Interesse relativ groß, Nutzung: seit Mitte April ca. 100 Im direkten Vergleich zur qualifizierten Signatur wesentlich größere Nutzung (1-2 seit 2004) VITAKO Infotag 7

8 04.2 Einsatzszenarien Posteingang und Postausgang Postausgang: Einsparpotentiale vor allem bei Massensendungen und möglichst großer elektronischer Erreichbarkeit Prozessoptimierung bei Integration in die Fachverfahren Erster Einsatz sollte bei den Grundbesitzabgabenbescheiden 2012 erfolgen (ca Bescheide) Modell zur Realisierung ist technisch und organisatorisch fertig Aber: Steuergeheimnis (Abgabenordnung) verbietet Datenverarbeitung im Auftrag ohne Ausnahme (elektronisch möglich, hybrid verboten)! Aktuell Suche nach weiteren Prozessen! VITAKO Infotag 8

9 Soll-Prozess Versand von Grundbesitzabgabenbescheiden per E-Postbrief Prozessgliederung Zugangseröffnung Anschreiben Zugangseröffnung Zentrale Speicherung Abgleich Fachverfahren Versandvorbereitung Hybride Aussendung Zustellung Hybride Aussendung

10 Soll-Prozess Versand von Grundbesitzabgabenbescheiden per E-Postbrief Webschnittstelle Middleware, Verzeichnisdienst Fachverfahren Schreiben an alle Bescheidempfänger zur Zugangseröffnung Zugangseröffnung durch Kunden Speicherung an zentraler Stelle Abgleich Fachverfahren mit zentralem Verzeichnisdienst Anlassbezogenes Anschreiben, Absender Bundesstadt Bonn Name, Adresse Sensibilisierung der Kunden für die Zugangseröffnung? Zentrale Speicherung für alle Kontakte mit einer Behörde zulässig? Oder Speicherung in jedem Verfahren? Zentraler Datenbestand ohne eindeutige Kundennummer, auf die weitere Verfahren referenzieren können

11 Soll-Prozess Versand von Grundbesitzabgabenbescheiden per E-Postbrief Middleware, Fachverfahren Middleware Middleware, E-Postbrief- System E-Postbrief- System Technische Versandvorbereitung Sendungskonsolidierung Übermittlung der Daten Aussendung elektronisch Aussendung hybrid Split der Daten für elektronischen und physischen Versand Zuordnung Bescheide zu Empfängern etc. Verschlüsselte und signierte Übermittlung per VPN Unklare Rechtslage beim elektronischen und hybriden Versand.

12 04.3 Einsatzszenarien Posteingang und Postausgang Problemstellung und Lösungsmöglichkeiten: Zu diskutierende Möglichkeiten bei bestehenden Schriftformerfordernissen Zusätzliches Anbringen einer qualifizierten elektronischen Signatur Doppelter Versand (schriftlich und elektronisch) Mittelfristige Lösung: Anerkennung E-Postbrief/D in möglichst vielen Bereichen durch egovernment Gesetz möglich? VITAKO Infotag 12

13 04.4 Einsatzszenarien Posteingang und Postausgang Problemstellung und Lösungsmöglichkeiten: Zu diskutierende Möglichkeiten zur Zugangseröffnung pragmatischer Ansatz: Verzicht auf Zugangseröffnung und erneute Zustellung auf klassischem Weg bei Bestreitung des Zugangs Anschreiben aller Bescheidempfänger m.d.b. um allgemeine Zugangseröffnung Verfahrensbezogene Zugangseröffnung Gesamtadressverzeichnis problematisch, da eindeutiges Merkmal zur Zuordnung Adresse-Person fehlt Anregung: Zugangsproblematik sollte bei Aufrechterhaltung zentral geregelt werden. Evtl. möglich bereits bei Registrierung? VITAKO Infotag 13

14 05 Projektablauf Zeitlicher Ablauf: Erste Gespräche Sommer / Herbst 2010 Erster Technikworkshop Ende November 2010 Angebot und Vertragsunterlagen Anfang Dezember 2010 Entscheidung durch Oberbürgermeister Ende Dezember 2010 Februar 2011 Vertragsunterzeichnung Start E-Postbrief im Posteingang Seit Mai 2011 Gespräche zu Projekt im Postausgang VITAKO Infotag 14

15 06 Fazit und künftige Herausforderungen Fazit: Anbindung technisch kein großer Eingriff Aufwand zur Anbindung und zum Betrieb sehr gering Wichtig ist die organisatorische Einbindung in die Arbeitsabläufe Herausforderungen: Massensendungen Zentrale Speicherung von E-Postadressen und Nutzung aus verschiedenen Verfahren (eindeutiges Merkmal?) Klärung derzeit noch bestehender rechtlicher Probleme, auch im Datenschutz (siehe Steuerrecht!) Klärung der Probleme in der Abgabenordnung D Akkreditierung VITAKO Infotag 15

16 07 Fragen und Anregungen Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Ralf Bockshecker Projektgruppenleiter egovernment Amt für Organisation und Informationstechnologie Stadt Bonn VITAKO Infotag 16

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