Willkommen zur Ausbildung auf SAP R/3 SAP R/3 S A P. SAP-Wabe. ysteme. nwendungen. rodukte. in der Datenverarbeitung FI-AA MM PP.

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1 Willkommen zur Ausbildung auf SAP R/3 S A P ysteme nwendungen rodukte in der Datenverarbeitung Client / Server- Architektur MM PP SD QM PM HR SAP-Wabe BC Basis System FI SAP R/3 FI-AA HHM IS CO PS Unternehmens- Datenmodell Integrierte Gesamtlösungen Umfassende Funktionalität 1

2 1. Auswahl 2. Auswahl 3. Auswahl 4. Auswahl 5. Auswahl Anzeigen Ändern 1. Auswahl 2. Auswahl 3. Auswahl Grüne Ampel; Positiv Gelbe Ampel; Neutral dreistufige Client-Server-Struktur mê ëéåí~íáçåëj `äáéåí ^ééäáâ~íáçåëj péêîéê a~íéåä~åâj péêîéê Zugriff auf SAP via Citrix Dropdown- Menü Kommandofeld SAP-Fenster Menüleiste Systemfunktionsleiste M enü Bearbeiten Favoriten Zusätze S ystem Hilfe Name der Systemfunktion: Tätigkeit Status setzen Optionen Titelleiste Eingabefeld Eingabefeld Wertehilfe Anwendungsfunktionsleiste Auswahlknöpfe Überblick Register Ankreuzfelder Ausführen Druckknopf Meldung des Systems I42 (1) (400) iwdf4042 INS Statusleiste 2

3 Finanzielle Sichtweisen Haushaltsmanagement (HHM) Finanzbuchhaltung (FI) Kostenrechnung (CO) Abfragebereiche FI (+HHM) Finanzwesen (FI) Haushaltsmanagement (HHM) Geschäftsvorfälle & -beziehungen im Vordergrund: Fondssaldi & -bewegungen Ausgangslage / Transaktion Auf dem Fondsauszug ist eine unklare FI-Belastung aufgeführt: - Erfolgte die Belastung zu Recht auf ihrem Fonds? - Wer hat die Rechnung visiert? Bekannt sind: - FI-Belegnummer - Buchungsjahr Anzeigen Beleg zu (FB03) Kursunterlage-Seite 4 3

4 Belegnummernkreise Fonds-Umbuchungen (z.b. Mittelzuteilungen, ) Kreditorenrechnungen (Normalfall) Kreditorenrechnungen (aus SAP-Bestellungen) MM-int int.. Verrechnungen (für r Büromaterial, B Repro-DL DL, ) Debitorenfakturen Ausgangslage / Transaktion Sie erhalten eine Mahnung für f r eine fällige Rechnung: - Ist die Rechnung in SAP bereits erfasst? - Wurde sie bereits bezahlt? Wenn ja, wann? Bekannt sind: - Name, Postleitzahl, ESR-Konto Konto, des Kreditors - Betrag, Datum, Nummer, der Rechnung Anzeige Lieferantenposten (alle P.) (ZFBL1N) Kursunterlage-Seite 5 Kreditorensuche Beispiel 1: Kreditorenkonto-Wertehilfe N: -ESR-Konto..-* -. -Postleitzahl 80* -Name *getu* Empfehlungen: - ESR-Konto mit * nach erstem - (da 11stellig) - Postleitzahl statt Ort (bei Städten als..*) - Namensteil zwischen zwei * (als Muster) 4

5 Abfragebereiche (FI+) HHM Finanzwesen (FI) Haushaltsmanagement (HHM) Geschäftsvorfälle & -beziehungen im Vordergrund: Fondssaldi & -bewegungen Bezeichnungen / Begriffe im ReWe bqew p==^==m===j q==b==o==j==f==k==l==i==l==d==f==b cf `l eej hêéçáí=lcçåçë MJNNRNOJVN J J cçåçë J J MJNNRNOJVN iéáíò~üä MMMOM=L=qMMOM J hçëíéåëíéääé cáå~åòëíéääé J MMOM MMMOM ^ìëö~äéå QNNM p~åüâçåíç hçëíéå~êí cáå~åòéçëáíáçå EáKÇKoK=^ìÑï~åÇF PMMMNN=`ÜÉãáâ~äáÉå PMMMNN=`ÜÉãáâ~äáÉå PMMMNN=`ÜÉãáâ~äáÉå Kostenstellenhierarchie XXXX Zentrale Organe 0048 Abteilung Controlling 6120 CCSAP Departemente 2100 Departement Architektur Institute 2600 Institut für f r Denkmalpflege Professuren 3712 Hassler, Uta 5

6 Finanzstellenhierarchie AXXXX A FIST-Stufe Stufe 0... bebuchbare Einheit T... kumulierte Gesamteinheit XXXX (mit allen untergeordneten OE s) Kostenstelle SAP-HHM Standard-Reports Mittelzuteilung vs. Ausg.,VE&Festg. Auflistung Fondssaldi zu bestimmten Fonds Auflistung der kumulierten Ausgaben je FIST bzw. FIPO Aufteilung Gesamtbudget Auflistung Gesamtbudget zu einem bzw. mehreren Fonds Aufstellung vereinbarte Jahres-Tranchen (auf TH-Fonds) Gesamtbudget vs. Ausgaben Auflistung Gesamt- und NF-Rubrik-Budgets (d.h. je FIPO-Klasse) Aufstellung jährliche Ausgaben (gesamthaft / je FIST, FIPO, ) Auflistung noch verfügbare Restbudgets (gesamthaft/je NF-Rubrik) Bericht Einzelposten-Alle Buchung. Auflistung aller Buchungen zu Fonds, FISP, FIPO und/oder Kreditor SAP-HHM ETHZ-Spezialberichte Fondsauszug erstellen Periodische Auflistung aller Erfassungen für bestimmten Fonds Monatsbericht Fonds (ETH Zürich) Z NF-Rubrik-weise Auflistung der Bewegungen eines Fonds (inkl. detaillierten Lohnbuchungen) Finanzstellenbericht Leitzahl Auflistung Fondssaldo und pro rata-budget-ausgaben-vergleich zu einem bzw. mehreren Fonds (z.b. gemäss FIST-Zuordnung) [Alternative zu IST-Recherchenbericht Vortrag/MZ/IST/VE/Festg. ] Einzelpostenbericht ETH ZürichZ Auflistung aller Buchungen zu Fonds, FISP und/oder FIPO (inkl. Links zu Kreditor, MM-Beleg, Gehaltsabrechnung, ) [Alternative zu Standard-Einzelpostenbericht und Fondsauszug] 6

7 ETHZ-Finanzstellenberichte Finanzstellenbericht Leitzahl Selektion von 1 n Fonds (z.b. gemäss FIST-Zuordnung) Auflistung Fondssaldo und pro rata-budget-ausgaben-vergleich Layout-Variante /DZ_AUSG Ausgaben detailliert (Löhne etc., übr. Personalausg., Sachausg., Investitionen, Einnahm.) Einzelpostenbericht ETH ZürichZ Absprung aus Finanzstellenbericht in Ausgaben eines Fonds Auflistung aller Buchungen zu Fonds, FISP und/oder FIPO (inkl. Links zu Kreditor, MM-Beleg, Gehaltsabrechnung, ) Layout-Variante /FONDSAUSZUG Darstellung wie Fondsauszug (sortiert nach Belegdatum etc.; selektierbar nach Erfassungsdatum) Ausgangslage / Transaktion Ihr Professor will schnellstmöglich den Saldo eines oder mehrerer Fonds wissen Bekannt sind: - Fondsnummer(n) bzw. - Finanzstelle (Leitzahl mit führender f Null) Finanzstellenbericht Budget/IST (ZFMBI) Kursunterlage-Seite 21f. Finanzstellenbericht-Navigation1 Layoutvariante bzw. /DZ AUSG Ausgaben aufgeteilt nach: - Lohn/Soz.leist. - übrige PA - Sachmittel - Investitionen - Einnahmen 7

8 Finanzstellenbericht-Navigation2 Ausdruck XXL-Export pdf-file file Finanzstellenbericht-Navigation3 Klick auf einen unterstrichenen Betrag führt zu Auflistung der betroffenen Einzelposten Einzelpostenbericht-Navigation1 Datensicherung Einzelposten Layoutvariante bzw. /FONDSAUSZUG sortiert nach Belegdatum u.a. & filterbar nach Erfassungsdatum 8

9 Einzelpostenbericht-Navigation2 Ausdruck XXL-Export pdf-file file Einzelpostenbericht-Navigation3 Klick auf Feld Buchungstext führt direkt in Beleganzeige: FI-Beleg MM-int int.. Belast. Int. Gehaltsabr. Abfragebereiche (FI+) HHM Finanzwesen (FI) Datensicherung Einzelposten Haushaltsmanagement (HHM) Geschäftsvorfälle & -beziehungen im Vordergrund: Fondssaldi & -bewegungen 9

10 SAP-HHM Standard-Reports Mittelzuteilung vs. Ausg.,VE&Festg. Auflistung Fondssaldi zu bestimmten Fonds Auflistung der kumulierten Ausgaben je FIST bzw. FIPO Aufteilung Gesamtbudget Auflistung Gesamtbudget zu einem bzw. mehreren Fonds Aufstellung vereinbarte Jahres-Tranchen (auf TH-Fonds) Gesamtbudget vs. Ausgaben Auflistung Gesamt- und NF-Rubrik-Budgets (d.h. je FIPO-Klasse) Aufstellung jährliche Ausgaben (gesamthaft / je FIST, FIPO, ) Auflistung noch verfügbare Restbudgets (gesamthaft/je NF-Rubrik) Bericht Einzelposten-Alle Buchung. Auflistung aller Buchungen zu Fonds, FISP, FIPO und/oder Kreditor Fondstypen (Normalfall) X YY ZZZ JJ X-YYZZZ-JJ Mittelherkunft Budgetmittel (FBB) 2- Drittmittel (ext( ext.. Geldgeber) Mittelverwendung Ordentliche Mittel TH-Forschungsprojekte Nationalfonds-Projekte Laufnummer Eröffnungsjahr Kontenklassen Abcdef Bilanz Aktiven (Vermögen) Passiven (Schulden) Erfolgsrechnung Aufwand f. Material&Waren Personalaufwand Übriger Sachaufwand Ertrag Ausserordentlicher Erfolg 10

11 Ausgangslage / Transaktion Sie wollen alle während w einer bestimmten Periode erfassten Fondsbewegungen auflisten Bekannt sind: - Fondsnummer - Erfassungsperiode bzw. Buchungsjahr Fondsauszug sporadisch (ZFMKP02) Kursunterlage-Seite 8ff. Ausgangslage / Transaktion Ihre Professorin wünscht w eine Auflistung der Ausgaben je Sachkonto, OrgEinheit,, Periode, Bekannt sind: - Fondsnummer(n) bzw. - passende Adressklasse bzw. Selektionsvariante Vortrag/Mittelz/Ist/VE/Festgeld (ZFMRB01) Kursunterlage-Seite 11ff. Recherchenbericht-Navigation1 Berichts- Sortierung Doppelklicken auf: Finanzposition Finanzstelle Periode Mittelklasse etc. 11

12 Recherchenbericht-Navigation2 Doppelklicken auf zu selektierende Zeile (Daten werden umsortiert) Recherchenbericht-Navigation3 Daten-Eingrenzung Daten- Aufriss 1. Markieren Ausgabenbetrag 2. Anwählen Recherchenbericht-Navigation4 Ausführen Navigation 3 Navigationen 1 & 2 sind von Hand rückgängig zu machen! Selektions- maske Recherchen- bericht Einzelpos- tenbericht 12