Lead-Erfassung direkt, sicher und effizient

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1 Lead-Erfassung direkt, sicher und effizient Seit Jahren wird von einer Vielzahl Messeaussteller auf den Einsatz des guten alten Lead-, Messe-, Kontaktbogens beharrt. Von Verkäufern, Beratern und generell vom Standpersonal gehasst, wurde bisher kein umfangreicher, zuverlässiger und intelligenter Weg gefunden diesen Dino erfolgreich zu ersetzen. Die Gründe sind im Prinzip einfach wie können die Gesprächsinhalte (Notizen) mit der Visitenkarte und die mit dem Interessenten vereinbarten Aktionen (Zusendung des korrekten Informationsmaterials) in digitaler Form überhaupt vereinbart werden? Ferner wie kann eine eingescannte Visitenkarte mit den Daten des Bogens zuverlässig zusammengebracht werden? Dabei soll das Prinzip vorherrschen, die Berater sollen beraten. Die Verwaltung und der anschließende Verarbeitungsprozess sollen von der Technik als auch von anderen Arbeitskräften vollendet werden. Tablet vor Ort die eigene Eingabe Ihrer Daten die gewünschten Informationsmaterialien anfordern können.) An der Infothek wird ein Abbild der Visitenkarte mit einem speziellen Scanner erstellt, der gleichzeitig ein Upload vom Image der Visitenkarte vornimmt. Je nach Aufwand werden bei manchen Kunden mehrere Scanner eingesetzt. Über Tablets kann das Berater Team am Stand alle entsprechende Notizen erfassen sowie Informationsmaterialien entsprechend ankreuzen. Sie notieren die Nummer des Erfassungsformulars auf der Rückseite der Visitenkarte. Nach dem Gespräch speichern Sie das Formular und geben die Visitenkarte bei Gelegenheit an der Infothek ab. Damit ist der Berater für das nächste Gespräch bereit. (Es kann sogar ein Info-Terminal aufgestellt, damit sich Interessenten sogar selber über Seite 1

2 Der voreingestellte Scanner arbeitet vollkommen autark als Stand-Alone Gerät. Er wird am Internet angeschlossen. Der Display ähnelt in etwa ein Tablet. Hier wird die auf der Rückseite der Visitenkarte notierte Nummer des dazugehörigen Erfassungsbogens als Dateiname eingegeben, RETURN betätigt und der Scan-Vorgang beginnt. Simpel zu bedienen und schnell gelernt. Der Scan-Vorgang für das Standpersonal dauert wenige Sekunden und wird vor Ort bei der Messe erledigt. Erfassungsbogen automatisch über die Bogen- /Dateinummer des Abbildes zugeordnet. Hier wird nun die OCR/Texterkennung eingesetzt, um anschließend eine Zuordnung der jeweiligen Informationen wie Name, Vorname usw. zu den entsprechenden Datenfeldern vorzunehmen. Diese Arbeit wird meist von Auszubildenden im Heimatbüro oder gar von einem Schreibbüro vorgenommen. Da diese Lösung browser-getrieben online arbeitet, müssen diese Leute nicht mit zur Messe fahren. Sie bleiben in Ihrem eigenen Büro, ob in der selben Firma oder in einem Fremdbüro. Der Zugang ist von überall möglich. Rechts oben befindet sich das Arbeitsfeld. Dort erscheinen die Ergebnisse der Texterkennung. Etwaige Korrekturen können hier per Tastatur vorgenommen werden. Der Text z.b. vom Nachnamen wird markiert und das entsprechende Feld angeklickt. Sofort werden die markierten Daten ins passende Feld automatisch eingetragen. Damit ist der Vorgang für das Standpersonal vor Ort bei der Messe erledigt. Die Visitenkarten werden meist numerisch sortiert und für etwaige Scan- Wiederholungen (in der Regel wenige pro Tausend) gesammelt. So werden alle Informationen nach und nach abgearbeitet inkl. Titel, akademischer Grad usw. Wer erfasst nun die Adressdaten? Selbstverständlich kann man auf den Scan- Vorgang verzichten und alle Daten der Visitenkarte von den Beratern per Hand eintippen lassen. Allerdings widerspricht diese Methode dem Prinzip, alle Berater von der Verwaltung zu entlasten. Im Normalfall wird das gescannte Abbild jeder Visitenkarte dem entsprechenden Datensatz vom Nach der Fertigstellung und dem Speichern erscheint das Abbild der Visitenkarte neben dem Datensatz. Jeder Vorgang dauert im Schnitt ca. 20 Sekunden. Seite 2

3 Mit dem Speichern einer fertig kontrollierten Adresse können direkt weitere Vorgänge automatisch angestoßen werden. Somit können Hunderte von Leadbögen von wenigen Personen an einem Tag verarbeitet Die Übergabe kann stattfinden von etwa ausgewählten Informationsmaterialien zum Schreibbüro, die automatische Verschickung von s an die Interessenten, dass die gewünschten Informationen auf den Postweg gebracht wurden, die Übergabe von zusätzlich vom Berater im Kontaktbogen markierten Marketing-Informationen wie Kundensegment, Produktgruppe usw. an die Marketingabteilung als auch eine Mitteilung an den zuständigen Außendienst u.v.m. Diese Automatisierung erfolgt individuell je nach Anforderung eines jeden Kunden. Ferner - und für den Messeleiter von eminenter persönlicher Bedeutung - werden aktuelle statistische Informationen über die genaue Anzahl der Messebesucher/Interessenten, deren Herkunft, wofür sie sich interessiert haben usw. per Mausklick zur Verfügung gestellt. Diese Informationen liegen dann im EXCEL Format vor. Die Messe- /Marketing Mitarbeiter können ebenfalls nach Bedarf von der Messe oder aus der Zentrale einen entsprechenden Zugriff auf diese Daten erhalten. Die Nachbearbeitung Meist wünscht jeder Anwender den Übertrag der neu entstandenen Daten in das bestehende hauseigene CRM System. Dies kann während der Messe zeitnahe geschehen oder nach Abschluss der Veranstaltung vorgefiltert durchgeführt werden. Die Eliminierung von Dubletten, Einträge über den Messebesuch in die bestehenden Kundenadressen und schließlich der Eintrag von neuen Kontaktadressen. Inmitten des Internets Somit kann ein Berater sein Kontaktbogen später aufrufen, der mit den Adressdaten komplettiert wurde. Ein Abbild der Visitenkarte steht ihm ebenfalls zur Verfügung. Das wertvolle Ergebnis Mit der Speicherung stehen schließlich die erfassten Kontaktdaten (Leads) komplettiert und zeitnahe den zuständigen Mitarbeiten und Fachabteilungen zur Verfügung. Während der Veranstaltung arbeitet das Back Office Team zeit- und kostensparend im gewohnten Umfeld. Die vor Ort auf der Messe erzielten Messekontakte dienen dann dazu, den Interessenten mit den gewünschten Informationsmaterialien zu versorgen - alles möglichst sofort. Die während der Veranstaltung von einem Interessenten angeforderten Unterlagen liegen meist schon vor der Rückkehr des Messebesuchers beim Empfänger vor. Die Kombination von Internet, Standard Browser, zentraler Datenbasis und leistungsstarker Entwicklungsplattform ist die Grundlage für diese Anwendungen. Insbesondere international tätige Unternehmen und Veranstalter von Großveranstaltungen nutzen diese von vornherein mehrsprachig angelegten Hilfsmittel im EventOrganizer. Finanzierung nach Wunsch Mit Software-as-a-Service bezahlt man nur was tatsächlich benutzt wird ohne Investitionsentscheidung. Zum Beispiel mieten Sie nur für eine große Fachmesse oder bezahlen nach Aufwand oder gar mit einem Flatrate pro Monat. Natürlich kann die Software auch ganzkonventionell erworben und individuellen Bedürfnisse abgestimmt werden. Weitere Informationen erhalten Sie bei: Alex Flemming WebSmartWare GmbH Benekestraße 7 D Bad Nauheim Fon: Fax: alex.flemming@websmartware.com Seite 3

4 Internet ist unser Leben Einige weitere Anwendungen der WebSmartWare: WebSmartWare bietet seit 2000 auf einer innovativen Entwicklungsplattform eine breite Palette von mehrsprachigen Online-Anwendungen an. Dokumenten Manager, Aktionsbericht (PoS-Report), Kundenbetreuung (CRM), Planung & Organisation (EventOrganizer) und Direktkommunikation (DirectCall) werden heute für das Projektmanagement, die Messe- Organisation, Bauhöfe, Sportstätten- und Raumverwaltung in Hotel, Reiseunternehmen, Industrieunternehmen, und bei der Kommunalverwaltung eingesetzt. Name Anwendungsgebiet Zielgruppe/Nutzer Dokumente, Bilder, Grafiken usw. auf die nach einer eigenen bekannten Ordnung (Suchbegriffe) von verschiedenen Personen und Orten zugegriffen werden soll. Sensible Dokumente wie Verträge, Vereinbarungen, sollen vor dem allgemeinen Zugriff geschützt sein. Dekorationsrunden, Monteurarbeiten, Umfragen, Abfragen, Mystery-Shopping, Rack-Jobbing, Berichte, bei denen schnell und einfach der Fragebogen (Bericht) erstellt und der Verteiler definiert werden soll. Fotos oder Dokumente dazu hochladen. Die Ergebnisse stehen im selben Moment in strukturierter Form (z.b. Excel-Tabelle) zur Verfügung. Unternehmen, Organisationen mit mehreren Standorten, regelmäßigem Datenaustausch, externer Datensicherung) Unternehmen, Agenturen, Sportstätten-und Raumverwaltung Personenrufsystem Verwaltung von Sportanlagen: Personen und Institutionen (Vereine, Firmen, Behörden, Amtsstellen, usw.) sind erfasst. Datenabfrage, Serienbriefe oder Einzel- und Serien- s versenden. Räumlichkeiten, Einrichtungen, Nutzungsmöglichkeiten, technischen Daten, Ausstattung, Miet- / Nutzungskonditionen prompt abfragen oder buchen. Einsatz (für Vereine, Organisationen) wird online disponiert (Autorisierung für Buchung, Anfrage, Abfrage), Nutzungsdaten für die Abrechnung (SAP Schnittstelle). Fach-, Hausmessen, Events, Tagungen, Seminare können in jeder Phase der Planung und Durchführung bearbeitet werden. Allen Eventbeteiligten haben den direkten Zugriff auf die für sie relevanten Informationen. So bleibt die Übersicht und Kontrolle über den aktuellen Status jederzeit erhalten. Kommunen, Veranstaltungszentren Unternehmen, Organisationen, die größere Veranstaltungen planen und durchführen Mitarbeiter (Eventpersonal) an den Infostand zu rufen bzw. informieren, Rückmeldung der Mitarbeiter verarbeiten. Funktioniert mit dem eigenen Handy, auch mit ausländischen Rufnummern Organisatoren von Veranstaltungen und Events DirectCall Seite 4

5 Die Aufgabe - Kunden über ein Medium verbinden Schon 1995 begann die Suche nach Wegen Software einem breiten Publikum leicht zugänglich zu machen. Das Ziel Internetanschluss und ein Browser ist alles was man braucht! Im Juni 2000 gelang der Durchbruch und WebSmartWare wurde geboren. Zunächst ging es darum, den Zugang übers Internet zu einer Datenbank auf einem weit entfernten Server zu demonstrieren ohne spezielle Software nur mit Standard- Browser. Es folgten diverse direkte und komplexe Selektionsmöglichkeiten und danach Erstellungs- und Änderungsmasken, Suchmasken, Listen und Standardschnittstellen z.b. zu MS-Excel und MS-WORD aber auch zu Programmen, SAP und anderen ERP und FIBU Programmen. Im eigenen Fenster konnten nun die Wiedervorlage, Adressen, Reisende, Hotelbuchungen und das Messestandpersonal geplant, eingeteilt und kontaktiert werden. Ergänzend zur -Verbindung wurde mit DirectCall die Verbindung zum Handy, in die mobile Kommunikation erreicht. Mit einem Mausklick wird eine Botschaft an ein Handy geschickt, ein Mitarbeiter über einen Kundentermin am Messestand erinnert und zum Infostand gerufen werden. Genauso kann ein Mitarbeiter sich über Funk abmelden. Seit 2006 ist WebSmartWare damit regelmäßig auf Fach-Messen vertreten. Durch strikte modulare Strukturen ist eine schnelle Anpassung an sich ändernde Kundenbedürfnisse möglich. Die neueste Version ist ja jeweils auf dem Zentralrechner (im Cloud). Die Anwendungen reichen heute vom Dokumenten Manager, Aktionsbericht (PoS-Report), Kundenbetreuung (CRM), Planung & Organisation (EventOrganizer), multi-auftraggeber Logistik/Lagervewaltung und Personenrufsystem (DirectCall) u.v.m. Die Kunden nutzen die Software für die Messe-Organisation, Sportstätten- und Raumverwaltung, Bauhof, Grünflächenamt, über eine vielseitig einsetzbare bis hin zu. Hotel, Reiseunternehmen, Industrieunternehmen. Ideal für internationale Organisationen, denn beim Einloggen wird die gewünschte Sprache festgelegt. Neben den Standardsprachen Deutsch und Englisch sind beliebige Sprachen einstellbar. Standardmäßig wird Software-as-a-Service entsprechend der tatsächlichen Nutzung berechnet, d.h. z.b. pro Bericht (erstelltem Datensatz) oder für die Nutzungszeit (während einer Messe). Natürlich kann die Software auch wie gewohnt für die permanente Nutzung auf eigenen Rechnern bezogen werden. Mit dem Leitspruch "WebSmartWare - Internet ist unser Leben" wurde 2012 die WebSmartWare GmbH gegründet, um seine innovativen Produkte besser dem Markt anbieten zu können. Seite 5

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