Projektcontrolling Big Data. Alexander Hein, VP Business Unit Large & Medium Enterprises prevero AG

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1 Projektcontrolling Big Data Alexander Hein, VP Business Unit Large & Medium Enterprises prevero AG

2 Agenda über prevero Anforderungen an das Projektcontrolling Big Data Management Projektinitiierung die richtigen Projekte machen Kriterien der Projektpriorisierung Prozess der Projektpriorisierung Anforderungen an die Projektsegmentierung Projektmanagement die Projekte richtig machen Projektcontrolling IST Budget Obligo Überwachung Auftrags/Belegsverwaltung Beispiele für die Umsetzung in prevero Diskussion, offene Punkte

3 über prevero

4 Zahlen und Fakten Gründungsjahr: 1994 Management Board: Alexander Springer (Gründer, CEO) Matthias Thurner (Gründer, CTO) Alexander Hein (VP BU LME) Michael Lengenfelder (VP BU Utilities) Produkt- und Branchenfokus: Planung, Analyse, Reporting/alle Branchen Gesellschaften: Website und Kontakt: prevero AG, München (HQ) Österreich, Schweiz, Italien, Frankreich, England, USA, Asien

5 > 4,000 customers in > 30 countries Aruba Australia Austria Belgium Brazil Canada Chile China Croatia Czech Republic Denmark Egypt Finland France Germany Greece Hungary Ireland Italy Liechtenstein Luxembourg Mexico Netherlands New Zealand Norway Poland Portugal Romania Russia Singapore Slovenia Spain Sweden Switzerland United Kingdom United States

6 Ausgewählte Kunden

7 Ausgewählte prevero MPC Projekte Projekt: Multiprojektcontrolling Kunde: Austrian Institute of Technology, AT Wien # Projekte: Projekt: Multiprojektcontrolling Kunde: swisscom, CH Bern # Projekte: 800 p.a. Projekt: Multiprojektcontrolling, Zielund Maßnahmencontrolling Kunde: Fonds Soziales Wien, AT Wien # Projekte: > 100 Projekt: Multiprojektcontrolling Kunde: Agrana, AT Wien # Projekte: > 100 Beschreibung: Aufbau einer Multiprojektcontrolling- Lösung für laufende Projekte. Anbindung von SAP und Salesforce Beschreibung: Implementierung einer Multiprojektcontrolling-Lösung mit prevero. Aufbau einer bidirektionalen Schnittstelle zu SAP Beschreibung: Implementierung einer umfassenden Lösung für die Themen Ziele- und Maßnahmencontrolling sowie Multiprojektcontrolling. Beschreibung: Implementierung eines Projektcontrolling-Systems für die internationale Projektlandschaft. Dauer: 8 Monate/40 LT Dauer: 4 Monate/110 LT Dauer: 8 Monate/50 LT Dauer: 6 Monate/30 LT

8 Raus aus dem Excel-Zoo Ich bräuchte den Forecast der Business Unit bis heute Abend Hoffentlich kommen keine Nachfragen Hoffentlich hat keiner mehr in meiner finalen Excel-Datei etwas geändert Welche operativen Maßnahmen laufen aus dem Ruder? Hat das Management die gleichen Zahlen? Wer hat wann den letzten Istdaten-Abgleich gemacht? Sind die Daten jetzt synchron? Hoffentlich stimmen alle Formeln in meinem Excelmonster Ich brauche einen Bericht Plan/Ist/FC über alle Investitions- Projekte! Ist das Spartenergebnis so gut weil wir effizient waren oder weil sich eine Maßnahme verzögert hat? Welche der 17 Excel- Dateien ist die richtige??? Ich bräuchte den Forecast der Business Unit bis heute Abend Kein Problem! prevero Performance Management Software Ich brauche einen Bericht Plan/Ist/FC über alle Investitions- Projekte! mehr Zeit für Inhalte Ad-hoc-Auswertungen automatisierte Berichtsverteilung einheitliche Steuerung aller Maßnahmen konsistente Daten in IST und PLAN Anpassung Budget/Ressourcen/Zeit rollierender Forecast einfache Simulationen; was passiert, wenn... SAP bleibt führendes System automatische Datenübernahme aus SAP Datenerfassung dezentral über Web mobile Nutzung

9 prevero Portfolio prevero 360 Die CPM-Suite für Planung & Controlling Integrierte Erfolgs- und Finanzplanung Projektcontrolling Vertriebs- und Produktions- Controlling, analytisches CRM Personalcontrolling Strategisches Controlling Risikomanagement Konsolidierung Individuelle BI prevero Airports Die Branchenlösung für Flughäfen Strategiekonzept Verkehrsprognose Entgelt- & Erlösplanung Integrierte Finanzplanung Kapazitäts- und Investitionsplanung Personalcontrolling Umwelt- und Umfeld Controlling Risikomanagement prevero Energy Die Branchenlösung für Energieversorger und Netzbetreiber Netzcontrolling Corporate Controlling Maßnahmencontrolling Vertriebscontrolling

10 Anforderungen an Projektcontrolling im Big Data Zeitalter

11 Big Data Management im Projektumfeld am Beispiel von AIT Rund Projekte insgesamt, davon rund aktiv p.a. ca Kostenstellen ca Mitarbeiter, die auf Projekte buchen, viele Forscher ca. 2,5 Mio Projektstunden p.a. mehrere Millionen Belege p.a. Anbindung an CRM Anbindung an die integrierte Planung Integrierte Förderabrechnung (EU Forschungsförderung) auf Basis IST/Sollstunden

12 Projektinitiierung Kriterien: die richtigen Projekte machen Scoringmodell Projektnutzen Projektrisikobetrachtung: wie viel Erfahrung hat man mit dem Projekttyp (z.b. Flughäfen: Bau Terminal?), welche Stakeholder gibt es? Projektkosten, ggf. Projekterträge, Deckungsbeitrag I-III Investitions Amortisationsrechnung Discounted Cash Flow Strategiebezug? Zwingend notwendig (z.b. Loch im Asphalt der Landebahn) A B C Analyse

13 Prozess der Projektinitiierung: von der Projektidee zum Projekt Projektskizze/idee in Form einer Fragenliste (Projektkriterien erfüllt?) Ideenbewertung standardisiert Anreicherung um weitere relevante Projektinformationen Gegenüberstellung mit anderen Anträgen im Portfolio Entscheid über Durchführung

14 Anforderungen an die Projektsegmentierung Automatisches Ranking der Projektanträge mit Score Budget und Kapa Grenzen berücksichtigt Wildcard Projekte werden automatisch ins Portfolio aufgenommen Manuelle Priorisierung der Projektideen möglich (protokolliert) Muss-Projekte möglich Seite 14 Gartner Group, 2001; Newell (2001), Krenz (2006)

15 Projektmanagement die Projekte richtig machen alle relevanten Standards (GPM, PRINCE2, PMBOK) unterstützt Meilensteinplanung, kritischer Pfad, Gantt Diagramm, Ressourcenplanung auf Skill- und Mitarbeiterebene, WBS, AP Spezifikation usw. Erlös- und Kostenplanung abteilungsund projektübergreifend Kapazitätsplanung und Auflösung von Ressourcenkonflikten Phasenverschiebungen projektübergreifend Todo Listen, Projekt- und Teamleiter Dashboards Meilenstein-Trend Analyse Projektnachbetrachtung, lessons learned, u.v.m

16 Projektcontrolling IST Budget Obligo Überwachung mit vollautomatischer Schnittstelle zum ERP (z.b: SAP PS) Earned Value Analyse Aufträge inkl. Kostenart, Bestellnummer, interner und externer Bereich pro Projekt Belegnummern und Dokumente pro Auftrag zur Kontrolle durch den Projektleiter Geplante Zahlungszeitpunkte vs. Ist Zahlungen ermöglichen die Planung von Zahlungsein- und -ausgängen bei Meilensteinerreichung Durchgriff auf Einzelbelege Vom Hofe, R. (2008)

17 Auftrags- und Belegverwaltung

18 Big Data übersichtlich visualisiert

19 Technologie

20 Leistungsfähige Technologie

21 Mehr Zeit für Inhalte

22 Halle 5, Stand

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