SelectLine CRM. Version 11. Ausführliche Beschreibung. der Änderungen und Neuerungen

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1 SelectLine CRM Version 11 Ausführliche Beschreibung der Änderungen und Neuerungen Copyright by SelectLine Software AG, CH-9016 St. Gallen Kein Teil dieses Dokumentes darf ohne ausdrückliche Genehmigung in irgendeiner Form ganz oder in Auszügen reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Wir behalten uns vor, ohne besondere Ankündigung, Änderungen am Dokument und am Programm vorzunehmen. Die im Dokument verwendete Soft- und Hardware-Bezeichnungen sind überwiegend eingetragene Warenbezeichnungen und unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen des Urheberrechtsschutzes. Version 1.3 / bl / 2011 Seite 1 von 46

2 Inhalt 1 Einleitung Vorgehensweise beim Update/Neustart Extrafelder, neue Felder und Adressmasken (Kunden, Interessenten, Lieferanten, CRM) neue Felder Kunden, Interessenten, Lieferanten Update Feld Name/Firma in Feld Name Neue Felder CRM MaskEdit und Adressmasken SelectLine CRM-Modul eigenes Modul Skalierung Standard Skalierung Gold ( -Client) CRM-Maske Übersicht Adressmaske Adressbereich In der Bearbeitungsansicht einer Adresse Kontaktbereich Kontaktfunktionen Eigenschaften eines Kontaktes Dateianhänge per Drag & Drop CRM-Funktionen Adressen prüfen Recherche Serienbrief Serienmail Outlook-Daten-Export Stichwort zuweisen/stichwort entfernen Word-Dokument Einzel Stichwortsuche Volltextsuche TAPI-Unterstützung Kontaktübersicht Stichworte Internes -Programm Das -Bearbeitungscenter Verbindung -Kontakt Import von Kontaktadressen (11.0.2) Die Verbindung des CRM-Modules mit Microsoft Outlook ( ) Installation des Outlook Add-In Einrichten der MS-Outlook-Schnittstelle Allgemeine Einstellungen Sprache Direkte Zuordnung Info Weitere Funktionalitäten Übertragen von empfangenen s aus MS Outlook an das CRM-Modul Direkte Zuordnung einer einzelnen /mehrerer s Eine oder mehrere s über die manuelle SL Adresszuordnung übergeben Automatische Zuordnung Weitere Funktionen im Outlook-Kontextmenü s über Outlook versenden Neue versenden aus dem CRM-Modul zugeordnete anzeigen/beantworten/weiterleiten Neue aus Outlook versenden Serienmail versenden Seite 2 von 46

3 Anmerkung: Hinweise zu programmübergreifenden Funktionen finden Sie im Dokument Update Programmübergreifendes Version 11. Dieses Dokument dient als Detailbeschrieb des Kapitel 3 des Dokumentes Update Auftrag Version 11. Seite 3 von 46

4 1 Einleitung Mit der Version 11 werden Microsoft Windows Server 2003, 2008 und 2008 R2 sowie die Microsoft- Betriebssysteme Windows 7 (Versionen Professional und Ultimate), Vista (Versionen Business und Ultimate) und Windows XP Professional unterstützt. Als Datenbanken können die BDE (nur Lohn) und die Microsoft SQL-Server 2005, 2008 und 2008 R2 verwendet werden. Der SQL Server 2000 wird nicht mehr unterstützt. Hinweis: Microsoft beendet(e) die Unterstützung für die Betriebssysteme Windows XP mit SP2 sowie Windows Vista ohne Servicepack (SP). Sie sollten bei Nutzung dieser Betriebssysteme die letzten Servicepacks (Vista mit SP2 und Windows XP mit SP3) installieren. Wir empfehlen, vor dem Update auf die Version 11 den letzten Servicepack-Stand der Version 10.1.x einzuspielen, zu reorganisieren und eine Mandanten- sowie Programmsicherung zu erstellen. Prüfen Sie die Mandantensicherung auf Wiederherstellbarkeit. In der Version 11 wurden neben Einzelfunktionalitäten das Modul CRM integriert wie auch die Adress- Stammdaten um einige Felder erweitert. Die Reihenfolge der weiteren, nachfolgenden Einzelfunktionen ergab sich aus thematischen Bereichen und stellt keine Wertung der Funktionalitäten dar. Jeder Anwender hat für sich sicherlich eine andere Prioritätenliste. Das Thema PDF-Druck wurde vollkommen neu konzipiert. Es wird nun nicht mehr ein externer Druckertreiber (SelectLine PDF Printer / amyuni) verwendet, sondern eine programminterne Komponente. Damit erübrigt sich auch eine Treiberinstallation. 2 Vorgehensweise beim Update/Neustart Wir empfehlen, vor einem Update auf die Version 11 den letzten Servicepack-Stand der Version 10.1.x einzuspielen, zu reorganisieren und eine Mandanten- sowie Programmsicherung zu erstellen. Prüfen Sie die Sicherungen auf Wiederherstellbarkeit. Wird eine Netzwerkinstallation (Serverinstallation) upgedatet, so erkennen die Arbeitsplatz-Installationen auch weiterhin die höhere Version auf dem Server und führen auf Nachfrage das Arbeitsplatz-Update aus. Beachten Sie hierbei, wie bisher auch, die lokalen Rechte des Windows-Nutzers. Beim Update auf die Version 11 laufen für einige Tabellen umfangreichere Scripts ab, die etwas Zeit in Anspruch nehmen können. Hinzu kommen die Umstellungsroutinen für alle Tabellen auf den UNICODE. Beachten Sie, dass genügend freier Festplattenspeicherplatz für die Transaktionsprotokoll-Datei zur Verfügung steht und die Reorganisation beim Neustart nicht unterbrochen wird. Wir empfehlen vorbeugend die Datenbanken (Mandanten) mit unserem Programm DBChecker zu kontrollieren. Beachten Sie hierzu bitte die Dokumentation zu DBChecker. Seite 4 von 46

5 2.1 Extrafelder, neue Felder und Adressmasken (Kunden, Interessenten, Lieferanten, CRM) neue Felder Kunden, Interessenten, Lieferanten Durch die Einführung des CRM-Moduls und den damit verbunden Datenbankstrukturänderungen stehen im Bereich der Erfassung und Verwaltung von Kunden, Lieferanten und Interessenten neu folgende Felder zur Verfügung: Firma Zusatz 2 Zusatz Update Feld Name/Firma in Feld Name Da das Programm nicht zwischen natürlichen und juristischen Personen unterscheiden kann, wird beim Update der Eintrag aus dem Feld Name/Firma der Versionen bis 10.1.x in das Feld Name der Version 11 übertragen! Falls nun alle oder nur gewisse Daten ins Feld Firma übertragen oder so angewendet werden wollen, gibt es dafür zwei Möglichkeiten: Makrobefehl, der entweder alles oder mittels einer Bedingung nur die benötigten Daten überträgt Formelfunktionen im Mandanten, die im Kapitel 7.2 beschrieben sind Neue Felder CRM Wenn zusätzlich, wie im nachfolgenden Kapitel 3 beschrieben, das Modul CRM lizenziert ist, stehen weiter folgende Felder NUR im CRM zur Verfügung (die bestehenden Kunden-, Interessenten und Lieferantenmasken bleiben in dieser Form bestehen): Telefon MaskEdit und Adressmasken Da zudem auch die Speicherung der Masken- und Toolboxeinstellungen in der MaskEdit -Tabelle optimiert wurde, kann es im Einzelfall nach dem Update Kollisionen und/oder Überlagerungen mit den kundenspezifisch konfigurierten Adressmasken auf der Seite Adressen geben! Prüfen Sie daher unbedingt die Ansicht und Funktionalität dieser Masken und passen Sie diese allenfalls an! Seite 5 von 46

6 3 SelectLine CRM-Modul 3.1 eigenes Modul Ab der Version 11 besteht die Möglichkeit, CRM als eigenständiges Modul zu erwerben, was aber keine Auswirkung auf die bisherigen Kunden/Interessenten/Lieferanten hat: Zu beachten gilt lediglich, dass bei der Zustellung der neuen Lizenznummern für die Version 11 zur eigentlichen Auftragslizenz der Skalierungen Standard, Gold und Platin und den sonstigen erworbenen Modulen eine Lizenznummer für das CRM in den Ausprägungen Standard oder Gold dazukommt und auf dem Lizenzzertifikat entsprechend ersichtlich ist. Es empfiehlt sich, diese ebenfalls sofort zu lizenzieren, damit die Verwaltung der Adressen umgehend eingesetzt werden kann. Durch die Freischaltung ist es nun möglich zentral Adressdaten zu erfassen, bzw. bei der Erfassung bereits zu entscheiden ob es sich um einen neuen Kunden, Interessanten, Lieferanten, Ansprechpartner oder freie Adresse handelt. CRM bietet auch Pflege und Verwaltung von Kontaktinformationen, Stichwortverwaltung und zuweisungen, Recherchefunktionen für Serienbriefe sowie ab der Skalierung Gold einen -Client Skalierung Standard Nach Freischaltung des Moduls CRM Standard erscheint in der Symbolleiste ein neuer Menüpunkt mit dem dazugehörigen Untermenü: Die Symbolleiste im Adressfenster sieht wie folgt aus: Seite 6 von 46

7 3.1.2 Skalierung Gold ( -Client) Nach Freischaltung des Moduls CRM Gold erscheint in der Symbolleiste ein neuer Menüpunkt mit dem dazugehörigen Untermenü und dem Schalter s : Die Symbolleiste im Adressfenster sieht wie folgt aus und enthält zusätzlich die Icons für Serienmail und für Einzel- Zusätzlich ist in den Mandanteneinstellungen eine weitere Seite für die Definition der -Konfigurationen ersichtlich: Seite 7 von 46

8 3.2 CRM-Maske Übersicht Adressmaske In Form eines Moduls für die Auftragsbearbeitung stellt die SelectLine ein integriertes CRM-Programm für die Grundfunktionalitäten vor. Das Modul ist in allen Skalierungen der Auftragsbearbeitung verfügbar. Eine Nutzung in Verbindung mit dem Vertriebsmodul ist nicht möglich. Es können Adressen und Kontakte verwaltet werden sowie Dokumente (Brief, , Serienbrief, Serienmail) erstellt werden. Der - Versand und Empfang wird durch ein SelectLine-eigenes -Programm ermöglicht. Der CRM-Adressbereich stellt alle in der SelectLine Auftragsbearbeitung erfassten Kunden, Lieferanten und Interessenten sowie deren Ansprechpartner dar. Alternativ können nur im CRM-Modul auch sogenannte freie Adressen mit Ansprechpartner erfasst werden. Jeder Adresse können Kontakte mit unterschiedlichen Kontaktarten zugeordnet werden. Dies kann manuell oder als Folge einer Aktion (Telefonat, Serienbrief usw.) geschehen. Die Standardfunktionsleiste bietet die auch aus den anderen SelectLine-Masken bekannten Funktionalitäten. In der Leiste mit den CRM-Funktionen befinden sich Schaltflächen, um spezielle CRM- Programmaufrufe zum Suchen oder Markieren von Adressen und für Massenaktionen wie Serienmail und Serienbrief schnell zu erreichen. Das Empfangen und Versenden von s wird einzig über unser SelectLine-eigenes - Programm unterstützt. Dieses ist ein Bestandteil des CRM-Moduls. Bei Verwendung fremder - Programme erfolgt keine automatische Erzeugung von Kontakten. Seite 8 von 46

9 3.2.2 Adressbereich Eine Adresse kann zwei Ausprägungen haben: eine Hauptadresse oder ein Ansprechpartner. Ein Ansprechpartner hat immer einen Bezug zu einer Hauptadresse, während eine Hauptadresse beliebig viele zugeordnete Ansprechpartner aufweisen kann. Wird ein neuer Adress-Datensatz angelegt, muss bereits eine Vorauswahl getroffen werden: neuer Kunde neuer Lieferant neuer Interessent Ansprechpartner zu. freie Adresse Im Fall von neuem Kunde/Lieferant/Interessent wird nicht nur eine neue Adresse, sondern auch gleichzeitig ein neuer Kunden/Lieferanten/Interessenten-Datensatz erzeugt. Es ist im CRM-Modul aber auch möglich eine Adresse zu erfassen, ohne bereits eine Zuordnung als Kunde, Lieferant oder Interessent zu treffen = freie Adresse. Ein Ansprechpartner kann immer nur zu einem bereits bestehenden Datensatz und nie losgelöst davon erstellt werden. Als Bezug für einen neuen Ansprechpartner wird immer der aktuelle Datensatz herangezogen. Ist der aktuelle Datensatz eine Hauptadresse, so wird ein neuer Ansprechpartner angelegt. Ist der aktuelle Datensatz ein Ansprechpartner, so bekommt der neue Ansprechpartner denselben Bezug zur Hauptadresse In der Bearbeitungsansicht einer Adresse Unterhalb der CRM-Funktionsleiste beginnt der Bereich zum Auflisten oder Bearbeiten der Adressen mit vier Schaltflächen im Kopfbereich. Diese Schaltflächen haben meist eine Doppelfunktion: es kann zu einem anderen Datensatz gewechselt werden (Schalter <Hauptadresse>; bei einem Ansprechpartner möglich, bei einer Hauptadresse ausgegraut) oder ein neuer Datensatz in der Auftragsbearbeitung (neuer Kunde/neuer Lieferant/neuer Interessent) angelegt werden. Eine rechts neben den Schaltflächen dargestellte Nummer zeigt an, dass zu dieser Adresse bereits ein Kunde/Lieferant/Interessent existiert. Dann kann mit der Schaltfläche in die Stammdatenmaske Kunde/Lieferant/Interessent gewechselt werden. Ist die rechte Anzeige noch leer, kann mit der Schaltfläche ein neuer Kunde/Lieferant/Interessent erzeugt werden. Mit Hilfe des CRM-Moduls ist es möglich, dass eine einzige Adresse gleichzeitig ein Kunde, ein Lieferant und ein Interessent ist. Alle drei haben dann identische Adressdaten. Jede Änderung der Adressdaten wirkt dann auf alle drei gleichzeitig. Alle Ansprechpartner der Adresse sind gleichzeitig Ansprechpartner des Kunden, des Lieferant und des Interessenten. Im Umkehrschluss bewirkt das Löschen einer Hauptadresse im CRM-Modul, dass auch der Kunde/Lieferant/Interessent sowie der/die Ansprechpartner und alle bereits erfassten Kontakte entfernt werden. In der Listenansicht der Adressen kann durch eine Sortierung auf die Spalte Firma eine eingerückte Struktur der Ansprechpartner erreicht werden. Voraussetzung dafür ist der gleiche Inhalt im Feld Firma und die interne Zuordnung zwischen Hauptadresse und Ansprechpartner. Seite 9 von 46

10 Im Bearbeitungsmodus können dann die einzelnen Eingabefelder ausgefüllt und auch geändert werden. Im Gegensatz zur herkömmlichen Adressverwaltung stehen im CRM neu nun folgende zwei zusätzliche Felder zur Verfügung: Telefon 4 2 Beachten Sie, dass, wie im Kapitel 2 erwähnt, diese Felder ausschliesslich im CRM-Modul zur Verfügung stehen und keine Auswirkungen auf die bestehenden Kunden-, Interessenten- und Lieferantenmasken haben. In der linken Baumstruktur werden als separate Seiten die zugeordneten Ansprechpartner, die Freien Felder und die Beleghistorie angeboten; bei Bedarf auch die Extrafelder. Seite 10 von 46

11 3.3 Kontaktbereich Das Herzstück des CRM-Moduls bilden neben den Adressen die zugeordneten Kontakte. Ein Kontakt ist immer genau einem Adressdatensatz (Hauptadresse oder Ansprechpartner) zugeordnet. Kontakte können angelegt, bearbeitet und gelöscht werden. Über den Extras-Schalter oder das Kontextmenü können weitere Funktionen ausgeführt werden. Um die Kontakte zu klassifizieren, werden verschiedene Kontaktarten unterschieden. Die Kontaktarten sind vorgegeben und mit Symbolen versehen. In der Listenansicht wird weiterhin in der Spalte Anhang durch ein Büroklammer-Symbol dargestellt, dass für diesen konkreten Kontakt Dateianhänge existieren. Wie viele und welche Dateien angehängt wurden, ist nur mittels Schalter [Bearbeiten] des Kontaktes ersichtlich Kontaktfunktionen Die Funktionen zum Drucken oder Kopieren eines Kontaktes sind über den Schalter [Extra] oder das Kontextmenü aufzurufen. Kontakte mit Termin-Wiedervorlage können hier auf erledigt oder nicht erledigt gesetzt werden. Ebenso findet man hier eine Funktion, um den markierten Kontakt einer anderen Adresse zuzuweisen. Handelt es sich bei dem Kontakt um einen (Eingang)/ (Ausgang), der aus dem integrierten -Programm (Posteingang zugeordnet oder Postausgang versendet) erstellt wurde, sind weitere -Funktionen wie anzeigen, weiterleiten und beantworten verfügbar. Bedingung ist dabei immer, dass der Kontakt eine interne Verknüpfung zur SelectLine -Verwaltung hat. Bei einem manuell angelegten Kontakt, dem lediglich die Kontaktart (Eingang) oder (Ausgang) zugeordnet wurde, stehen diese -Funktionen nicht bereit. Seite 11 von 46

12 3.3.2 Eigenschaften eines Kontaktes Die Informationen eines Kontaktes gliedern sich in mehrere Karteireiter auf. Beim Neuanlegen oder Bearbeiten eines Kontaktes wird der Karteireiter Kontakt als Standard geöffnet neben einem Datum (Vorgabe aktuelles Tagesdatum) und einer Beschreibungszeile. Das grosszügige Langtextfeld und die Kontaktart (Standard = Notiz) bestimmen diese Ansicht. Um die Kontakte zu klassifizieren, werden Kontaktarten unterschieden. Die Kontaktarten sind vorgegeben und mit Symbolen versehen. Folgende Kontaktarten stehen standardmässig zur Auswahl: Notiz Telefonat (Eingang) Telefonat (Ausgang) Termin Brief (Eingang) (Ausgang) Besuch Serienbrief Serienmail Desweiteren kann ein Status (Grundeinstellung = <kein>, aufgenommen, begonnen, in Bearbeitung, warten, bearbeitet, erledigt) belegt werden. Der Wiedervorlage-Abschnitt dient zur Terminverwaltung. Zu einem Datum und einer Uhrzeit kann genau einem Mitarbeiter (Auswahl aus der Passwortverwaltung) eine Erinnerung gesetzt werden. Dazu muss auch das Optionsfeld Wecker aktiviert werden. Dann erscheint beim ausgewählten Mitarbeiter eine Terminhinweis -Maske auf dem Bildschirm. Auch ein vordem-termin-warnen kann eingestellt werden. Die Wiederholung ist für wiederkehrende Termine gedacht. Ist ein Termin erledigt worden, wird automatisch ein neuer Termin entsprechend dem Wiederholungszyklus angelegt; im Prinzip ein Kopieren der Wiedervorlagedaten mit geändertem zum -Datum. Im Mittelteil des Kontaktes steht ein grosszügiges Memofeld zur Eingabe von Text bereit. Seite 12 von 46

13 Im Karteireiter Dokumente können eine oder mehrere Datei(en) an einen Kontakt angehängt werden. Dies kann durch Drag & Drop (siehe weiter unten) in die Auflistung hinein geschehen oder über den - Schalter mit der Explorer-Auswahl. Für die freie Benutzung stehen die auch aus anderen Masken bekannten Freien Felder in einem eigenen Karteireiter zur Verfügung. Seite 13 von 46

14 3.3.3 Dateianhänge per Drag & Drop Zum Befüllen von Kontakten ist es nun möglich, eine oder mehrere Dateien einfach über die Listendarstellung der Kontakte zu ziehen. Es wird dann ein neuer Kontakt erzeugt. Ebenso können eine oder mehrere Dateien in einen geöffneten Kontakt gezogen werden. Wichtig dabei: es muss der Karteireiter Dokumente im Vordergrund liegen. Ein neu angelegter Kontakt wird mit der Kontaktart Notiz vorbelegt, wenn die Datei(en) aus dem Windows Explorer stammen. Dabei ist der Dateityp unerheblich. Eine Besonderheit stellt die Übernahme von s aus Outlook 2007 dar. Diese können ebenfalls per Drag & Drop zu einem bereits bestehenden Kontakt (Karteireiter Dokumente) hinzugefügt werden. Oder durch ziehen auf die Listenansicht der Kontakte wird ein neuer Kontakt angelegt. Beachten Sie, dass der normale Mailverkehr über das weiter unten beschriebene SelectLin programm abläuft. Die wird im Outlook Nachrichtenformat (*.msg) übertragen und in der Datenbank als Datei abgelegt (kein Link). Sind in der Anhänge enthalten, so werden diese in der MSG-Datei ebenfalls mit übernommen. Die Anhänge werden nicht als separate Dateien gespeichert. Der neue Kontakt bekommt automatisch den Kontakttyp Eingang zugewiesen. In die Bezeichnung wird der Text als Dateianhang eingefügt eingetragen. Der Dateiname einer hereingezogenen setzt sich aus den beiden ersten Spalten des Outlook- Ordners, aus dem sie übertragen werden, zusammen. Wenn möglich, werden die Spaltennamen in eckigen Klammern im Dateinamen dargestellt. Zum Beispiel [Erhalten] 05_03_2010 [Betreff] TopSoft-Teilnahme in Winterthur.msg oder [Von] [Betreff] Neuer Forumseintrag.msg. Beachten Sie bitte, dass jeder Ordner in Outlook eine andere Spaltensortierung aufweisen kann. Dementsprechend unterschiedlich sind dann auch die erzeugten Dateinamen. Eine Einstellmöglichkeit für eine einheitliche Bildungsvorschrift des Dateinamens ist nicht vorgesehen. Ebenso wird automatisch ein neuer Kontakt mit einer vorbelegten Kontaktart bei folgenden Aktionen erstellt: Kontaktart -Eingang - aus Posteingang des SelectLine- -Programmes zuordnen Kontaktart -Ausgang Kontextmenü schreiben oder CRM- Funktionsschalter Kontaktart Telefonat Eingang bei aktiver TAPI-Unterstützung aus der Anrufliste heraus Kontaktart Brief CRM-Funktionsschalter Word-Dokument erzeugen Kontaktart Serienbrief CRM-Funktionsschalter Serienbrief Kontaktart Serienmail CRM-Funktionsschalter Serienmail Seite 14 von 46

15 3.4 CRM-Funktionen Adressen prüfen Anstelle einer eigentlichen Doublettenprüfung gibt es eine Prüfung, ob die ausgewählten Felder nicht leer sind. Als Ergebnis wird eine Liste aller Datensätze eingeblendet, die dieser Prüfung nicht entsprechen. Aus der Auflistung heraus kann jeder Datensatz geöffnet und so bearbeitet werden, um den fehlenden Eintrag zu ergänzen Recherche Die Funktion Recherche dient zum Selektieren von Adressdatensätzen vor dem Auslösen einer Massenaktion, wie zum Beispiel das Erzeugen eines Serienbriefes. Der Recherchedialog ist eine abgewandelte grafische Darstellungsform des bekannten Trichter -Filters. Als Verknüpfungsarten stehen und bzw. oder als Schalter zur Verfügung. Über diese Schalter kann eine Recherche neu aufgebaut oder auch erweitert werden. Alle Datenfelder der Adress-Tabelle stehen in der Feldauswahl zur Verfügung. Die Auswahl an Vergleichsfunktionen besteht aus gleich, grösser, grösser gleich, wie, leer, ungleich, kleiner, kleiner gleich, nicht wie und nicht leer. Das Eingabefeld für die Vergleichskonstante komplettiert die Bedingungen. In diesem Konstante -Feld kann sowohl ein kompletter als auch ein Teilbegriff eingegeben werden. Gross- und Kleinbuchstaben werden unterschieden, gleichfalls werden Variablen (? oder *) bei wie bzw. nicht wie unterstützt. Seite 15 von 46

16 Die Einstellungen einer Recherche werden automatisch gespeichert, wenn die Recherche mit ausgeführt wird. Als Name erhält die Recherche den Eintrag im Feld Auswahl. Das Ergebnis der Recherche kann mit in einem zusätzlichen Fenster als Vorschau angezeigt werden. Das Ausführen einer Recherche bewirkt immer die Einblendung einer Mitteilung, wie viele Datensätze aktuell markiert sind. Alle durch die Recherche ermittelten Datensätze werden farblich markiert. Werden mehrere unterschiedliche Recherchen nacheinander ausgeführt, bleiben die Markierungen der vorherigen Recherchen erhalten. Gelöscht werden die Markierungen der Datensätze durch einfaches Anklicken eines Datensatzes mit dem Mauszeiger oder durch den Schalter Alle Markierungen entfernen. Seite 16 von 46

17 3.4.3 Serienbrief Angelehnt an die bisherige Serienbrieffunktionalität der SelectLine wurde auf das vordergründige Erzeugen einer CSV-Datei über fest vorgegebene Filter verzichtet. Zum Ausführen der Serienbrief-Funktion muss mindestens ein Datensatz in der Listenansicht markiert sein. Dies kann durch manuelles Selektieren oder durch eine Kombination aus Filter und Alles markieren oder durch die oben beschriebene Recherche- Funktion erfolgen. Nachdem Datensätze markiert wurden, lässt sich die Serienbrieffunktion öffnen. Das Vorlage-Dokument kann ausgewählt, weiter bearbeitet oder komplett neu angelegt werden. Da die Abarbeitung des Serienbriefes durch Microsoft Word erfolgt, muss noch eine Angabe zum Ausgabeziel (neues Dokument/Drucker/E- Mail) getroffen werden. Zusätzlich für das CRM-Modul kann ein Stichwort vergeben werden. Dieses Stichwort wird neu erzeugt und an alle markierten Adressdatensätze zurückgeschrieben. Bleibt das Feld Neues Stichwort leer, erfolgt auch keine Stichwort-Vergabe. Ebenfalls optional kann ein neuer Kontakt mit der Kontaktart Serienbrief für jede markierte Adresse erstellt werden. Das erzeugte Word-Dokument wird dann an jeden neuen Kontakt als Anhang angefügt. Dazu muss zwingend ein Dateiname für das neue Dokument eingegeben werden. Bei Vergabe eines Stichwortes und aktiver Option zum Kontakt-Anhang wird der Dateiname gleich dem Stichwort vorgeschlagen. Seite 17 von 46

18 3.4.4 Serienmail Die Serienmail nutzt für das Versenden das im CRM-Modul integrierte Programm. Auch hierbei wird auf Vorlagen zurückgegriffen, die dann auf den markierten Adress-Datensätzen angewendet werden. Am Beginn steht das Erstellen der neuer Vorlagen. Sie legen fest, über welches Konto und mit welchem Absender die Mails versendet werden sollen. Da die Adress-Datensätze zwei adressen haben können, stehen für Empfänger und Kopie an zwei Platzhalter = Feld Feld 2) zur Auswahl. Gleichfalls stehen für die Ausgestaltung des Mailtextes bereit. Die Vorlage wird mit der Betreffzeile = späterer Eintrag für den Kontakt komplettiert. Jede -Adresse (bzw. die zugehörige Adresse) erhält einen neuen Kontakt-Eintrag mit der als Dateianhang. Seite 18 von 46

19 3.4.5 Outlook-Daten-Export Wie aus den Stammdaten Kunde/Lieferant/Interessent bereits bekannt, können Adressdatensätze an Microsoft Outlook übergeben werden. Dabei kann zwischen der aktuellen Adresse, den gefilterten Adressen und allen Adressen gewählt werden. Sollten Adressen bereits im Outlook- Zielordner vorhanden sein, werden diese durch überschreiben aktualisiert. Die Feldzuordnung kann beliebig gewählt werden. Es ist auch ein Kombinieren mehrerer SL-Felder zu einem Outlook-Feld möglich Stichwort zuweisen/stichwort entfernen Stichworte können einer einzelnen Adresse über den Stichwortbereich zugewiesen werden. Für das Bearbeiten mehrerer Adressen stehen die beiden Funktion Stichwort zuweisen und Stichwort entfernen zur Verfügung, wenn sich der Anwender im Listenmodus befindet Word-Dokument Mit der CRM-Funktion Word-Dokument werden an eine auszuwählende Vorlage Adressfeld-Informationen übertragen. Im Word-Programm kann dann der Text des Briefes weiterbearbeitet werden. Vorbelegt ist, dass automatisch ein neuer Kontakt (Kontaktart Brief ) angelegt wird. Die Beschreibungszeile des neuen Kontakteintrages kann bereits erfasst werden. Nach dem Schliessen von Word wird das Word- Dokument als Dateianhang zum neuen Kontakt in der Datenbank abgelegt. Die Erstellungsweise der Vorlagen entnehmen Sie bitte dem Dokument SelectLine Programmübergreifendes Version 11. Seite 19 von 46

20 3.4.8 Einzel- Eine kann von verschiedenen Stellen aus erstellt werden. Über den Schalter in der CRM- Funktionsleiste wird dabei die meist verwendete Art sein. Eine weitere Möglichkeit bietet sich aus dem Kontextmenü der Kontakte ( neu ) oder direkt über den Schalter am -Feld (in diesem Fall wird aber kein Kontakt angelegt!). Es öffnet sich ein Bearbeitungsfenster zum Erstellen der mit einer Vorbelegung des Absenders und des Empfängers (wenn das -Feld in der aktuellen Adresse gefüllt ist) sowie dem Konto zum Versenden. Ebenso ist im Text der eine Signatur vorhanden, sofern eine Vorbelegung in den Mandanten- Einstellungen erfolgte. Im linken oberen Bereich können mittels eines Explorers Mail-Anhänge zugefügt oder Dateien auch per Drag&Drop hineingezogen werden. Das Schreiben des -Textes kann als normaler Text oder mittels Formatierungsmöglichkeiten auch in Ausrichtung, Schriftart und Schriftstil variiert werden. Der Editor bietet noch weitere Möglichkeiten zur Gestaltung der , die als Schalter oder (umfangreicher) durch das Kontextmenü im -Text aufgerufen werden können. So ist beispielsweise auch eine Darstellung in HTML-Format und das Einfügen von Bildern oder Linien möglich. Eine Rechtschreibprüfung rundet die Funktionalität ab. Wird die nicht sofort versendet, kann diese auch als Entwurf abgespeichert und erst später versendet oder weiterbearbeitet werden. Automatisch wird ein neuer Kontakt mit der Kontaktart (Ausgang) angelegt und der Inhalt der Betreffzeile in die Bezeichnung der übernommen. Der Mailtext wird ins Memofeld des Kontaktes übertragen und die Datei-Anhänge werden als angehängte Dokumente zugeordnet. Seite 20 von 46

21 Falls die Originalmail bearbeitet oder weitergeleitet werden soll. ist dies nicht aus dem Kontakt heraus möglich. Im Kontextmenü der Kontaktauflistung sind Funktionalitäten zu weiterleiten und anzeigen vorhanden. in der CRM-Funktionsleiste erzeugt, öffnet sich eine Aus- Wird eine neue über den Schalter wahlliste an Funktionen. Neue Mit Neue wird, wie bereits oben beschrieben, eine leere mit hinterlegter Signatur erzeugt und steht im Bearbeitungsfenster zur Vervollständigung bereit. Neue nach Vorlage Mit Neue nach Vorlage öffnet sich die Auflistung der hinterlegten -Vorlagen. Wählen Sie eine Vorlage aus und das Bearbeitungsfenster der öffnet sich. Nun können Sie die vervollständigen und dann versenden, als Entwurf speichern oder verwerfen. Neue Vorlage Mit Neue Vorlage wird das normale Bearbeitungsfenster wie auch bei Neue geöffnet. Der HTML-Editor steht wie gewohnt zur Verfügung. Erstellen Sie nun das gewünschte Layout mit Linien, Bildern, Texten usw. und speichern die Vorlage über das Diskettensymbol. Vorlagen bearbeiten Mit Vorlagen bearbeiten wechseln Sie in die Ansicht der bereits vorhanden -Vorlagen. Wählen Sie hier einen Datensatz aus und die Vorlage wird im Bearbeitungsfenster geöffnet. Nun können Sie Veränderungen vornehmen und die Vorlage wieder abspeichern oder auch die Änderungen verwerfen. Beispiel für eine Vorlage mit Platzhaltern gefüllt mit Adressdaten: Seite 21 von 46

22 3.4.9 Stichwortsuche Mit Hilfe dieser Sucheingabe können alle Adressen gefunden werden, denen genau das eine eingegebene Suchwort zugeordnet wurde. Eine fragmentarische Suche oder eine Suche nach mehreren Suchworten wird nicht unterstützt. Es muss jeweils das komplette Suchwort eingegeben werden. Zur Unterstützung kann über den Schalter aus den bisher angelegten Stichworten eines in das Suchfeld übernommen werden. Über den Schalter öffnet sich ein Auswahlfenster mit allen Stichworten. Angezeigt werden alle Adressdatensätze, denen genau das gesuchte Stichwort zugeordnet wurde. Bei einer aktiven Suche (durch [Enter] nach der Eingabe des Suchbegriffes oder Mausklick auf den Schalter ) ändert sich der Schalter rechts am Eingabefeld von auf. Wieder aufgehoben wird die Suche durch einen Mausklick auf das alle Adressdatensätze wieder angezeigt., die Farbe wechselt und es werden Volltextsuche Der in das Suchfeld eingegebene Begriff kann im Gegensatz zur Stichwortsuche auch nur einen Teil des eigentlichen Suchbegriffes umfassen. Die Volltextsuche schliesst folgende Bereiche ein: alle Felder der Adressen (Haupt- und Ansprechpartner), auch die Extrafelder den Inhalt des Memofeldes der Adressen die Kontakt-Felder Beschreibung, FreierText1 und FreierText2 den Inhalt des Memofeldes der Kontakte Es werden als Suchergebnis nur die Datensätze angezeigt, die in einem Feld den Suchbegriff enthalten. Dabei gelten für die Anzeige folgende Regeln: wird der Suchbegriff in den Adressfeldern oder im Adressen-Memofeld gefunden, werden die Kontakte nicht aufgelistet wird der Suchbegriff in Kontakten oder im Kontakt-Memofeld gefunden, wird der zugehörige Adressdatensatz und nur der/die Kontaktdatensätze angezeigt, die den Suchbegriff beinhalten. Alle anderen Kontaktdatensätze werden ausgeblendet! Seite 22 von 46

23 TAPI-Unterstützung Im CRM-Modul steht die gleiche Funktionalität in Sachen TAPI wie in der Auftragsbearbeitung zur Verfügung (entsprechend der Skalierung Platin). Wie aus der Auftragsbearbeitung bekannt, muss die TAPI-Schnittstelle einmal pro Arbeitsplatz konfiguriert werden und kann dann zur Anruferkennung für eingehende Telefonate und zum Führen ausgehender Telefonate genutzt werden. Die Masken für die Anruferkennung bei aktivem CRM-Modul ähneln dabei den bisher bekannten: Neu ist, dass nun nicht mehr jeder Anruf eine eigene Maske öffnet, sondern alle Anrufe in einer neuen Anrufliste dargestellt werden. Wird die Telefonnummer erkannt, werden Firma (bei Hauptadressen) und Name/Vorname (bei Ansprechpartnern) sowie die Anschrift eingeblendet. Wird die Telefonnummer nicht gefunden, wird der Anruf mit Unbekannter Anrufer betitelt. Dann sind die Schalter Adresse anzeigen und Kontakt anlegen deaktiviert. Es kann auch vorkommen, dass eine Telefonnummer nicht eindeutig zugeordnet werden kann. Bevor ein Anruf als Unbekannter Anrufer betitelt wird, versucht SelectLine ähnliche Telefonnummern aufzulisten. Dabei werden von der anrufenden Telefonnummer die letzten drei Stellen entfernt und eine zusätzliche Dialogauswahl -Maske geöffnet. Wird hier ein Datensatz ausgewählt, wird dieser Eintrag in die Anrufliste übernommen. Bei [Abbruch] erfolgt kein Eintrag in die Anrufliste. Seite 23 von 46

24 Bei ermittelter Telefonnummer kann über den Schalter [Adresse anzeigen] in die CRM-Ansicht auf die zugehörige Hauptadresse den Ansprechpartner gewechselt werden. Mittels des Schalters [Kontakt anlegen] wird auch in die CRM-Ansicht auf die Hauptadresse/den Ansprechpartner gewechselt und dann ein neuer Kontakt mit der Kontaktart Telefonat (Eingang) angelegt und zum Bearbeiten geöffnet. In die Bezeichnungszeile tragen wir automatisch Anruf + Firma/Name + Vorname + am + Datum/Uhrzeit des Anrufes ein. Als Termin wird das Tagesdatum gesetzt und letztendlich steht der Cursor im Memofeld zur Texterfassung bereit. Für ausgehende Telefonate wird keine spezielle Funktionalität angeboten. Soll ein ausgehendes Telefonat mit einem Kontakt dokumentiert werden, ist zuerst der Anruf zu starten und dann ein neuer Kontakt anzulegen. Die Auswahl der Kontaktart muss manuell erfolgen. Seite 24 von 46

25 3.5 Kontaktübersicht Als untergeordneter Menüpunkt zu den Adressen bietet die Kontaktübersicht eine Auflistung aller Kontakte. Während im CRM-Adressenbereich jeweils nur die Kontakte zu einer konkreten Adresse aufgelistet werden, sind in der Kontaktübersicht alle vorhandenen Kontakte aller Adressen in einer Liste zu sehen. Es ist nicht vorgesehen, in dieser Ansicht neue Kontakte anzulegen. Ein einzelner Kontakt kann zwar bearbeitet werden, das Hauptaugenmerk wurde jedoch auf das Suchen/Filtern einzelner oder mehrerer Kontakte gelegt. Nach allen Spalten kann sortiert werden und neben dem Quickfilter wurden Filter nach Kontaktart und nach Statusart mit integriert. Weiterhin wurde ein sogenannter Firmenfilter in der Kopfzeile geschaffen. Ausgehend vom aktuellen Kontakt in der Auflistung, werden alle anderen Kontakte der Adressen und der zugeordneten Ansprechpartner gefiltert. Somit kann man alle Kontakte einer Firma filtern. Hat man einen Kontakt gefunden und möchte diesen nun in der CRM-Adressen-Ansicht sehen und/oder weiterbearbeiten, so gelangt man über den Schalter in der Kopfleiste in CRM-Adressenansicht. Es wird die zum Kontakt gehörende Adresse im Bearbeitungsmodus geöffnet und in der Auflistung der Kontakte ist der gewählte Kontakt aktiv. 3.6 Stichworte Als untergeordneter Menüpunkt zu den Adressen können im Stammdatendialog alle Stichworte aufgelistet, neu angelegt, geändert oder auch gelöscht werden. Seite 25 von 46

26 3.7 Internes -Programm Das Empfangen und Versenden von s wird einzig über das SelectLine-eigene programm unterstützt. Dieses ist ein Bestandteil des CRM-Moduls. Bei Verwendung fremder programme erfolgt keine automatische Erzeugung von Kontakten. Lediglich aus Microsoft Outlook können Mails per Drag&Drop in einen Kontakt als Anhang hineingezogen werden. Zur Konfiguration finden Sie in den Mandanteneinstellungen einen eigenen Abschnitt . In einem konto werden mit Vorgaben für den Empfang und den Versand von s sowie der Aufbau der Signatur festgelegt. Seite 26 von 46

27 3.7.1 Das -Bearbeitungscenter In Form einer Baumstruktur werden die s nach Eingang/Ausgang/weitere angeordnet. Der voreingestellte Filter Alle s zeigen richtet sich immer nach dem Standort in der Baumstruktur. Steht man auf Eingang, werden nur alle s des Eingangs angezeigt. Bitte beachten! Die s werden entsprechend der in den Mandanteneinstellungen vorgegeben Zeitspanne automatisch abgerufen. Mit dem Schalter oder F5 kann der Postverkehr auch manuell abgerufen werden. Die empfangenen und gesendeten s können aus dem Bearbeitungscenter heraus auch weitergeleitet oder gelöscht werden. Der Mailtext kann sowohl als Text als auch im HTML -Format betrachtet werden. Noch nicht gelesene s werden immer fett dargestellt. Sobald man sich länger als die vorgegebene Zeitspanne (Konfiguration Mailkonto, siehe oben) auf einer noch nicht gelesenen befindet, wird die E- Mail als gelesen markiert. Diese Regelung gilt benutzerunabhängig! In der Auflistung der s kann ein Kontextmenü mit der rechten Maustaste aufgerufen werden. Die aktiven Funktionen richten sich nach der Art der und der damit verbundenen Möglichkeiten. Das Löschen von s kann unwiderruflich oder in einen Ordner Gelöschte erfolgen. Aus dem Gelöschte - Ordner können gelöschte Mails auch wiederhergestellt werden. Umgekehrt kann auch der gesamte Ordner Gelöschte geleert werden. Seite 27 von 46

28 3.7.2 Verbindung -Kontakt Das Hauptaugenmerk liegt auf dem Zuordnen einer zu einer Adresse als neuer Kontakt mittels Schalter. Dabei sind zwei Szenarien möglich: 1. die -Absenderadresse wird in den Adressdaten gefunden = Vorauswahl der ersten gefundenen 2. es wird die adresse nicht in den Adressdaten gefunden = eine Adressauswahl öffnet sich. Die wird als neuer Kontakt zur gewählten Adresse eingetragen. Die Kontaktart wird mit (Eingang) belegt. In die Bezeichnung wird der Betreff und in das Langtextfeld der Bodytext der übertragen. Es erfolgt nur eine Darstellung als sogenannter Plaintext und nicht im HTML-Format. Alle Anhänge der werden als zugeordnete Dokumente gehandhabt. Die Original- bleibt weiterhin im -Bearbeitungscenter und bekommt den grünen zugeordneten Status. Das bedeutet, dass Dateianhänge nicht am Kontakt sichtbar sind. -Dateianhänge können nur im Posteingang bzw. durch das anzeigen aus dem Kontextmenü des Kontaktes heraus gesehen und bearbeitet werden. Ist eine Mail einer Adresse zugeordnet worden, kann von solch einer grünen aus dem Bearbeitungscenter auch direkt in die CRM-Maske zur konkreten Adresse/Kontakt gewechselt werden. Nur bei bereits zugeordneten s ist der Schalter (Adresse des Kontaktes anzeigen) aktiv. Am Kontakt mit der Kontaktart (Eingang) kann ebenfalls ein Kontextmenü aufgerufen werden. Speziell bei einer zugeordneten kann anzeigen beantworten weiterleiten als Funktion aufgerufen werden. Hinweis: Ein Kontakt mit der Kontaktart (Eingang) kann auch manuell angelegt werden. Dann ist die Funktionsauswahl im Kontextmenü begrenzt. Gleiches gilt für Kontakte, in die per DragDrop aus Outlook eine Mail gezogen wird. Seite 28 von 46

29 3.8 Import von Kontaktadressen (11.0.2) Die Einführung des CRM-Moduls erforderte einige Änderungen der Datenstruktur hinsichtlich der Adressdaten. Daraus resultiert auch eine abweichende Logik für die eindeutige Zuordnung einer Kontaktadresse (das Handling der Lieferadressen ist davon nicht betroffen und bleibt unverändert) zu ihrer Hauptadresse (Kunden, Lieferanten, Interessenten). Sowohl die Kontakt- als auch die Hauptadressen sind Datensätze der Tabelle "crm_adressen" im Importassistent. Als Beispiel sollen wie im folgenden File dargestellt, die Ansprechpartner Muster Felix und Müller Hans zum Kunden 1000 und Huber Max zum Kunden 1001 zugeordnet werden. Nummer;Name;Vorname 1000;Muster;Felix 1000;Müller;Hans 1001;Huber;Max Seite 29 von 46

30 Die Zuordnung erfolgt über den Eintrag der "crm_adressen_id" der Hauptadresse in die Spalte "Hauptadresse" der Kontaktadresse. Diese Information muss beim Import einer Kontaktadresse zwingend gefüllt werden. Dazu ist es erforderlich, dass die zu importierende Kontaktadresse zusätzlich ein Feld "Nummer" (für die gewünschte Kunden-, Lieferanten- oder Interessentenhauptadresse) mitführt. Diese Ausdrücke werden im Importassistenten jeweils für das Zielfeld "Hauptadresse" in dem Eingabefeld "Quellfeld/Formel" definiert und realisieren die eindeutige Zuordnung der importierten Kontaktadresse zu einer bereits existierenden Hauptadresse. Diese Möglichkeit der Formeleingabe im Importassistenten ist ein weiterer Anwendungsbereich der "Calculator"-Funktionalitäten, wie sie bereits aus Formelplatzhaltern des Formulareditors, den formelfähigen Mandanteneinstellungen und dem erweiterten Spalteneditor bekannt sind. für Kunden: select ("CRM_AdressenID from DEBITOREN where Nummer = '" + {Nummer} + "'") für Lieferanten: select ("CRM_AdressenID from KREDITOREN where Nummer = '" + {Nummer} + "'") für Interessenten: select ("CRM_AdressenID from INTERESS where Nummer = '" + {Nummer} + "'") Wichtig dabei ist, dass der für die Kundennummer verwendete Feldname (in diesem Beispiel Nummer ) in der Formel in geschweiften Klammern {Nummer} verwendet werden muss! D.h. wenn eine Quelldatei über einen anderen Feldnamen verfügt oder ein beliebiger werden möchte, muss einfach jenes Feld in der Formel entsprechend angepasst werden. Im Beispiel mit Kunden-Nr., sähe die Formel für das Beispiel Kunden wie folgt aus: select ("CRM_AdressenID from DEBITOREN where Nummer = '" + {Kunden-Nr.} + "'") Seite 30 von 46

31 Danach kann mit auf die letzte Seite des Importassistenten gewechselt, bei wiederkehrenden Importen den Vorgang als Muster gespeichert und mit abgeschlossen werden. Unter Stammdaten/Kunden sind die nun importierten Kontaktadressen ersichtlich. Eine detaillierte Beschreibung dieser "Calculator"-Funktionalitäten entnehmen Sie bitte dem Handbuch bzw. der Hilfe (<F1>) über die Schlagworte "Operanden" und "Operatoren". Seite 31 von 46

32 4 Die Verbindung des CRM-Modules mit Microsoft Outlook ( ) Das CRM-Modul kann neben dem internen -Client auch alternativ mit Microsoft Outlook zum Senden und Empfangen von s eingerichtet werden. Dazu ist es notwendig, auf jedem betroffenen Arbeitsplatz die Installation eines Add-In für Microsoft Outlook durchzuführen. Die Verbindung selbst erfolgt über die COM-Anbindung des SelectLine Auftrags, die nach der Installation eingerichtet werden muss. Das Add-In wird von SelectLine separat bereitgestellt und unterstützt die Microsoft Outlook-Versionen Ältere Versionen von Microsoft Outlook werden nicht unterstützt. 4.1 Installation des Outlook Add-In Zur Durchführung der Installation vergewissern Sie sich, dass Administratorrechte vorhanden sind Microsoft Outlook geschlossen ist eine Verbindung mit dem Internet besteht. Es müssen während der Installation Programmbestandteile von Microsoft Visual Studio aus dem Internet geladen werden. In mehreren Fenstern werden Sie durch die Installation geführt, die Ihren Abschluss in folgender Meldung findet: Zur Sicherheit sollten Sie den Arbeitsplatz-Rechner neu starten und dann erst Microsoft Outlook öffnen! Seite 32 von 46

33 4.2 Einrichten der MS-Outlook-Schnittstelle Nach der erfolgreichen Installation bekommen Sie zwei Neuerungen in MS Outlook zu sehen. Neue Funktionen/Funktionsschalter und zusätzliche Spalten. Es steht Ihnen eine neue Symbolleiste zur Verfügung, die Sie beliebig platzieren können. In der Menüzeile gibt es einen neuen Menüpunkt SelectLine. Dieses Menü enthält die gleichen Funktionen wie die Symbolleiste. Diese präsentiert sich in Microsoft Outlook 2007 wie folgt: Im Microsoft Outlook 2010 ist diese im Menüpunkt Add-Ins und dort unter SelectLine enthalten: Die Verbindung zum Auftrag wird mittels COM-Anbindung zu SelectLine Auftrag hergestellt. Dazu muss aus dem Menü SelectLine oder in der Symbolleiste SL Einstellungen aufgerufen werden. Seite 33 von 46

34 4.2.1 Allgemeine Einstellungen Rufen Sie nun die SL Einstellungen auf und konfigurieren das Add-In. Stellen Sie dazu den Startmodus ein, Verbinden sich probeweise, wählen dann einen Mandanten und aktualisieren die Status-Anzeige. Auf dem Karteireiter Allgemeine Einstellungen wird der Startmodus für die COM-Verbindung vorgegeben. Als Startmodus stehen zur Auswahl: Manuell die Verbindung muss jedes Mal per Hand in den SL-Einstellungen durch den Schalter aktiviert werden manuell oder bei der automatischen Adresszuordnung wie bei manuell; nur wenn weiter unten in den Einstellungen die Automatische Zuordnung aktiviert wurde, wird automatisch versucht, eine Verbindung zum Auftrag aufzubauen beim Start jedes Öffnen von Microsoft Outlook aktiviert die COM-Verbindung Je nach Anmeldemodus für den Auftrag (Windows- oder SQL-Anmeldung) erfolgt die Verbindung zur Auftragsbearbeitung ohne (Windowsanmeldung) oder mit Dialog zum Eingeben des Anmeldenamens und des Passwortes (bei der SQL-Anmeldung). Mit Hilfe des -Schalters kann bei manuellem Startmodus eine Verbindung zum Auftrag aufgebaut werden. Ist eine Verbindung hergestellt, ändert sich die Beschriftung des Schalters in Trennen und die Verbindung kann über diesen Schalter unterbrochen werden. Rechts neben dem Schalter wird der aktuelle Zustand angezeigt. Spätestens mit dem Schliessen von Microsoft Outlook wird die COM-Verbindung zum Auftrag automatisch unterbrochen. Seite 34 von 46

35 Damit auch ein spezieller Auftragsmandant für den Datenabgleich angesprochen werden kann, sollte über den -Schalter ein konkreter Mandant festgelegt werden. Wird kein Mandant festgelegt, so verwendet die COM-Verbindung immer den aktuellen bzw. zuletzt geöffneten Mandanten des Benutzers. Rechts neben dem Auswahl-Schalter wird dann der Mandantenname angezeigt. Im Status-Fenster werden die im CRM-Modul der Auftrag vorhandenen verschiedenen Stati aufgelistet. Ist keine Anzeige vorhanden oder fehlen Status, benutzen Sie den -Schalter. Im Abschnitt Automatische Zuordnung können Sie diese aktivieren und einen Vorgabe-Status definieren. Eine aktive automatische Zuordnung bewirkt, dass eine empfange sofort in das CRM-Modul übertragen wird, wenn die Absender- -Adresse in den CRM-Adressen bekannt ist. Es wird dann für diese Adresse ein neuer Kontakt (Kontaktart: [Eingang]) mit dem vorbelegten Status angelegt. Entsprechend weist Sie auch eine Meldung darauf hin, wenn eine Verbindung zum SelectLine Auftrag erstellt wird bzw. ist wie unten aufgezeigt ersichtlich, dass diese nun erstellt wurde. Seite 35 von 46

36 4.2.2 Sprache Auf dem Karteireiter Sprache wählen Sie eine der möglichen Sprache zum Umschalten der Beschriftung in den Einstellungen des Add-In. Die Sprache wirkt sich auf alle Add-In-Anzeigen und Symbolleisten sowie Spaltenüberschriften (SL Adresse, SL Sperre ) aus. Auf die gegebenen Microsoft- Outlook-Beschriftungen hat die gewählte Sprache keinen Einfluss Direkte Zuordnung Der Karteireiter Direkte Zuordnung gibt den Status vor, den der neue Kontakt im CRM-Modul erhalten soll, wenn eine über die Kontext-Funktion SL direkt zuordnen oder den entsprechenden Schalter aus der SL-Symbolleiste zugewiesen wird. Die Option Privatkontakt kann belegt werden und wird auch an den Kontakt übertragen. Hinweis: Jedoch ist im CRM-Modul für den Privatkontakt noch keine Funktionalität programmiert worden. Seite 36 von 46

37 4.2.4 Info Der Karteireiter Info gibt Auskunft zum SelectLine Outlook-Add-In und der Verbindung zur Auftrag, wenn diese hergestellt ist. Diese Information kann man über den Schalter Info speichern in einem beliebigen Verzeichnis als Text-Datei ablegen und für Supportzwecke weiter nutzen. Seite 37 von 46

38 4.2.5 Weitere Funktionalitäten Befinden Sie sich in einem Outlookordner (mit -Bezug), wird das Kontextmenü um SelectLine- Funktionen erweitert: Desweiteren werden Ihnen neue Spalten z. B. im Posteingang (betrifft alle Ordner mit -Bezug) eingeblendet. Dies ist nur möglich, wenn Sie über SL-Einstellungen eine aktive Verbindung zur Auftrag herstellen. Besteht diese, können Sie in der Ordnerstruktur von Outlook per Kontextmenü (auf den jeweiligen Ordner/Unterordner) die Funktion aufrufen. Mittels dieser Funktion werden die beiden Spalten SL Adresse und SL Sperre für den aktuellen Ordner als neue Spalten eingefügt. Dies müssen Sie für jeden Ordner wiederholen, in dem Sie diese Felder sehen möchten. Die Spalte SL Adresse zeigt den Namen/die Firma aus dem CRM-Modul an, wenn die bereits an das CRM-Modul übergeben wurde. SL Sperre verhindert die Übertragung in das CRM-Modul. Sollten die Spalten nicht automatisch eingeblendet werden, können Sie diese beiden und noch weitere über die Outlook-Feldauswahl zur Standard-Spaltenansicht hinzufügen. Dies muss nur einmalig geschehen. Id-Adresse zeigt die interne Adressnummer bei Ansprechpartnern aus dem CRM-Modul an SL Adresse zeigt den Namen/die Firma der CRM-Modul-Adresse an SL Id zeigt die interne Adressnummer aus dem CRM-Modul an SL Sperre verhindert die Übergabe an das CRM-Modul. Seite 38 von 46

39 4.3 Übertragen von empfangenen s aus MS Outlook an das CRM-Modul Die im Outlook empfangenen s können über drei Wege in das SelectLine Auftrag CRM-Modul zugeordnet und übertragen werden: 1. direkte manuelle Zuordnung einer einzelnen 2. mehrere s an eine CRM-Adresse durch Mehrfachmarkierung zuordnen 3. eine empfangene wird automatisch zugeordnet, wenn der Mailabsender als CRM- Adresse identifiziert werden kann Der neue Kontakt im CRM-Modul erhält immer die Kontaktart (Eingang) und hat als Anhang immer die Original-Mail in Form einer MSG-Datei Direkte Zuordnung einer einzelnen /mehrerer s Bei der direkten Zuordnung wird vorausgesetzt, dass die -Adresse des Absenders genau einer CRM- Adresse (Feld oder 2) zugeordnet werden kann. Die direkte Zuordnung kann aus der SL- Symbolleiste oder aus dem Kontext-Menü als SL direkt zuordnen aufgerufen werden. Dabei können eine oder auch mehrere s markiert sein. Für jede wird gesondert eine passende Adresse im CRM-Modul gesucht. s, die mit einer SL Sperre belegt sind, werden nicht zugeordnet. Als Ergebnis werden nur bei einem Misserfolg Mitteilungen auf dem Bildschirm angezeigt wie z. B. Ist die Zuordnung erfolgt, werden für die die SL-Spalten gefüllt. So wird dann zum Beispiel in der Spalte SL Adresse die Firma/der Name der Adresse eingeblendet, in SL Id (hier zusätzlich eingeblendet) erkennt man die CRM_Adresse_Id Eine oder mehrere s über die manuelle SL Adresszuordnung übergeben Auch über die rechts neben den s in Outlook eingeblendete SL Adresszuordnung kann eine einzelne manuell zugeordnet werden. Dazu muss die SL Adresszuordnung aktiv bzw. eingeblendet sein. Dies geschieht über den Funktionsschalter SL Adresszuordnung einblenden in der SL-Symbolleiste oder über das SelectLine-Menü. Es muss eine aktive Verbindung zur SelectLine Auftrag bestehen, damit die manuelle Adresszuordnung ausgeführt werden kann ( SL-Einstellungen Verbinden oder automatisch beim Start von Outlook verbinden ). Sobald man eine in Outlook im Bearbeitungsmodus öffnet oder in der Listenansicht sich auf einer befindet, wird im Hintergrund die aktuelle -Adresse mit den SelectLine-Adressen verglichen. Ist eine -Adresse bereits in SelectLine hinterlegt, wird in der SL Adresszuordnung das Feld Adresse mit dem Namen/der Firma der in SL gefundenen Adresse gefüllt. Der Status (im Beispiel bearbeitet ) wird einmal vorbelegt und dann gemerkt. Seite 39 von 46

40 Soll die vorgeschlagene SL-Adresse für das Zuordnen verwendet werden, kann diese Aktion mit dem Schalter abgeschlossen werden. Soll eine andere als die vorgeschlagene Adresse verwendet werden, so benutzen Sie den Schalter. Es öffnet sich dann die Adress-Übersicht des SelectLine CRM-Moduls, wo Sie mit den bekannten Suchmechanismen eine andere Adresse wählen und bestätigen können. Mit dem Schalter wird das Feld Adresse geleert. Die Maske SelectLine Adresszuordnung ist vorrangig für das Zuordnen mehrerer s zu einer CRM-Adresse konzipiert. Dazu gibt es die Felder Anzahl und Verschiedene Mit den bekannten Mechanismen können in der Outlook-Auflistung beliebig viele s markiert werden. Im Feld Anzahl erhöht sich dementsprechend die Zahl. Hinweis Das Zuweisen funktioniert nur für eine Adresse; in Verschiedene muss eine 1 stehen. Sind s mit verschiedenen -Adressen markiert, bleibt das Feld Adresse leer, auch wenn alle -Adressen im CRM-Modul gefunden werden. Zusätzlich wird rechts neben Verschiedene ein Ausrufezeichen im roten Kreis eingeblendet. Sollen alle markierten einer CRM-Adresse zugewiesen werden, muss diese nun über den Schalter erst gewählt und bestätigt werden. Anschliessend können alle markierten s genau dieser einen CRM-Adresse zugeordnet werden. Zur Sicherheit muss aber noch nebenstehende Abfrage mit Ja beantwortet werden. Im Ergebnis erfolgt wie bei der direkten Zuordnung keine Erfolgsmeldung. Die s erhalten aber Einträge in den SL-Spalten (z. B. Firma/Name in SL Adresse ) Seite 40 von 46

41 4.3.3 Automatische Zuordnung Die automatische Zuordnung setzt eine aktive COM-Verbindung zur SelectLine Auftragsbearbeitung voraus und eine entsprechende Einstellung zur Nutzung der automatischen Zuordnung (siehe SL-Einstellungen ). Ebenso kann der Automatismus nur erfolgen, wenn die -Adresse im CRM-Modul bekannt ist. Eine Bildschirmmeldung über die erfolgreiche Zuordnung erfolgt nicht Weitere Funktionen im Outlook-Kontextmenü Wurde eine erfolgreich dem CRM-Modul zugeordnet, kann mit SL Adresse anzeigen die zugehörige Adresse im CRM-Modul geöffnet werden. Man hat so in einem modalen Fenster die CRM-Adresse sowie alle zugeordneten Kontakte im Zugriff. Eine erfolgte Zuordnung kann jederzeit auch wieder aufgehoben werden. Mit dem SL Zuordnung aufheben wird jedoch nicht der zugehörige Kontakt im CRM-Modul entfernt. Soll eine bewusst nicht zugeordnet werden, so kann eine Sperr-Option mit SL sperren gesetzt werden. Im Gegenzug kann mit SL entsperren diese Option wieder deaktiviert werden s über Outlook versenden Damit aus dem CRM-Modul s mittels SelectLine Outlook-Add-In versendet werden können, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein: installiertes Outlook Add-In in den Mandanteneinstellungen muss der interne Mailclient ausgeschaltet sein Ist das Add-In nicht installiert, können zwar s trotzdem über Outlook als Standard- -Programm versendet werden. Allerdings steht dann nur die Funktionalität neu zur Verfügung. Ist der interne Mailclient aktiviert, wird das Versenden vorrangig über den internen Mailclient und nicht über das Outlook- Add-In durchgeführt. Seite 41 von 46

42 4.4.1 Neue versenden aus dem CRM-Modul Das Versenden einer ist über mehrere Aktionen möglich: über den Schalter neue in der Funktionsleiste über den Schalter am -Feld über das Kontextmenü in der Kontakt-Liste über das Extras-Menü der Kontakte In allen Fällen ist das Ergebnis gleich: Es wird im Outlook die Eingabemaske für eine neue geöffnet: Seite 42 von 46

43 Vorbelegt wird der Empfänger (An ) mit der aus der CRM-Adresse. Es wird die in Outlook eingestellte Signatur verwendet. Am unteren Ende der -Maske befinden sich die speziellen SelectLine-Felder für die Zuordnung zum SelectLine CRM. Die Option Als neuen Kontakt beim Senden anlegen ist immer aktiv und deshalb ausgegraut, wenn aus dem CRM-Modul heraus eine neue erzeugt wird. Lediglich den Status (Vorbelegung aus SL Einstellungen) und die Option für den Privatkontakt kann der Anwender noch abändern. Wird das Versenden mit Senden bestätigt, wird automatisch der Kontakt mit der Kontaktart - Eingang im CRM-Modul hinterlegt zugeordnete anzeigen/beantworten/weiterleiten Ein CRM-Kontakt der Kontaktart Eingang kann mittels einer Kontext-Funktion angezeigt /beantwortet/weitergeleitet werden. Voraussetzung ist, dass der Kontakt einen Anhang *.MSG aufweist und das Outlook-Add-In auf dem Arbeitsplatz installiert ist. Seite 43 von 46

44 Es wird nun die MSG-Datei mit folgendem Ergebnis an Outlook übergeben: Diese Ansicht entspricht der Outlook-Anzeige einer . Nun kann über die Outlook-Schalter Antworten oder Allen antworten oder Weiterleiten eine neue Aktion ausgeführt werden. Zum Beispiel Antworten : die Ursprungs- wird eingefügt ebenso die Standard-Signatur der Betreff wird übernommen und mit AW: erweitert; die übliche Standardfunktionalität bei Outlook zusätzlich stehen unter der in der SelectLine CRM-Box Auswahlfelder zum Anlegen eines CRM- Kontaktes zur Verfügung (Erläuterungen dazu im Abschnitt neue aus Outlook versenden ) Wird die Option Als neuen Kontakt beim Senden anlegen aktiviert, wird im CRM-Modul ein neuer Kontakt mit der Kontaktart (Ausgang) automatisch angelegt. Seite 44 von 46

45 4.4.3 Neue aus Outlook versenden Neben dem Erzeugen einer neuen aus dem CRM-Modul heraus, kann auch direkt im Outlook eine neue geschrieben werden. Auch dabei steht das Add-In mit seinen Möglichkeiten bereit. Im Gegensatz zum Erzeugen einer neuen aus dem CRM-Modul heraus, stehen nun mehr Felder in der SelectLine CRM-Box zur Auswahl. Die Option Als neuen Kontakt beim Senden anlegen ist nicht standardmässig aktiv und muss manuell aktiviert wenn, wenn ein neuer Kontakt im CRM-Modul angelegt werden soll. Die Status-Vorbelegung kommt aus den SL-Einstellungen des Add-In. Wird eine Empfänger- -Adresse in An.. eingetragen, wird zwar die zugehörige CRM-Adresse schon im Hintergrund ermittelt, es kann aber leider keine Aktualisierung der Adresse -Zeile in der SelectLine CRM- Box stattfinden. Eine Zuordnung erfolgt aber trotz der leeren Anzeige. Werden in An mehrere - Adressen eingetragen, erfolgt die Zuordnung nur an die erste -Adresse im CRM-Modul. Über den Schalter kann eine andere CRM-Adresse für das Anlegen eines neuen Kontaktes im CRM-Modul gewählt werden. Der Schalter leert die Adresse wieder. Seite 45 von 46

46 Es kommen nach dem Versenden keine Erfolgsmeldungen der Kontaktzuordnung auf den Bildschirm. Lediglich an den SL-Spalten (z. B. Name/Firma wird angezeigt) kann ein erfolgreiches anlegen abgelesen werden. Wird eine neue zwar begonnen, aber nicht versendet, kann die als Entwurf gespeichert werden. Hierbei kann folgende Abfrage erfolgen: [Ja] es bleibt ein Entwurf im Outlook zurück. Es erfolgt keine Kontakt-Anlage. [Nein] der Entwurf wird gelöscht. [Abbrechen] Es wird zurück in den Bearbeitungsmodus der gesprungen. Ein in Outlook gespeicherter Entwurf führt nicht zum Anlegen eines Kontaktes mit dem Kontakt (Entwurf) im CRM-Modul Serienmail versenden Das Versenden einer Serienmail mittels Outlook Add-In ist zurzeit nicht möglich. Nur mittels des internen Mailclients können Serienmail-Vorlagen erzeugt und verändert werden sowie Serienmails versendet werden. Seite 46 von 46

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