Unsere Profession: Business-IT für Ihren Erfolg DMS- und Prozesslösungen mit Microsoft SharePoint 2010 und ELO ECM Suite 2011 Frank Benz

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1 Unsere Profession: Business-IT für Ihren Erfolg DMS- und Prozesslösungen mit Microsoft SharePoint 2010 und ELO ECM Suite 2011 Frank Benz Trier, 26. April 2012

2 Strategische ttt-it-partnerschaften

3 Geschäftsprozesse und Ablage anno 2012

4 Zielszenario 2012 Frühes Archivieren Prozesse Archiv Formulare Daten / Dashboards

5 Zwei Lösungsplattformen ELO = klassisches DMS / ECM mit spezifischen Funktionen und Modulen SharePoint = hochintegrierte und flexible Web- und Anwendungsplattform

6 ELO-Produktfamilie ELOoffice Out of the Box - Produkt Zielgruppe SOHO Access Datenbank max. 10 User max. 4 Archive max Dok. / Archiv bis max Dok. Postbox mit Scanfunktion kein Workflow ELOprofessional Client-Server-Architektur MS SQL / Oracle DB keine Userbegrenzung kein Dokumentenlimit modular erweiterbar integrierter Workflow Windows basiert Tomcat Applicationserver Portalintegration diverse Zugriffsvarianten ELOenterprise Konzernlösung Mandantenfähigkeit Plattformunabhängigkeit Microsoft / Linux / Oracle Service-orient. Architektur beliebiger Applicationserver Rechenzentrumsbetrieb ASP J2EE-Kompatibilität durchgängig migrierbar

7 ELO-Basisfunktionen und Module Mobil / Replikation XC CRM CAD Fulltext mit OCR Doc Xtractor Workflow DMS-Client Archivserver Signatur Portal COLD / XML- Import BLP Backup- Server Web

8 ELO-Clients ELO Windows-Client oder ELO Java-Client ELO Web Access Gateway (Intra-, Extra- oder Internet) ELO4Smartphone (ios, Android, Windows) Citrix XenApp / Microsoft RDS- ELO4SharePoint - Portal-Integration ELO DMS Desktop (Office) / Outlook Plug-ins ELO in Drittanwendungen (Navision, SAGE etc.) ELO im Windows Explorer (File System Driver)

9 ELO Workflow Jeder Knoten kann individuell eingestellt werden Auswahl von Anwender oder Anwendergruppe Einstellung der Verweildauerdauer (Tage/Stunden/Minuten) Eskalationspfad bei Überschreitung Zusätzliche Information zur Bearbeitung des Dokumentes Mit Start-/Ende-Skript können Ereignisse gestartet werden

10 Anwendungsintegration früher Anwendungsschnittstellen sind oft Baustellen oder Kostenfallen! Kosten? Wechsel oder Neuanschaffung führender Lösungen? Office ERP CRM REWE Updates, Upgrades, Wartung, erweiterte Anforderungen Macro- Erweiterung Schnittstelle ERP Schnittstelle CRM Schnittstelle REWE Schnittstelle Groupware z.b. Barcode- Ablage Installation + Konfiguration Schnittstellen, Ablageaufgaben pro Bereich Client Server-Dienste DMS

11 ELO Anwendungsintegration mit BLP Zentralisierung Bereitstellung und Konfiguration von Business-Logic + Ablagetechnologie = erhebliche Reduzierung des Projektaufwands! Office ERP CRM REWE ELO Business Logic Provider (BLP) ELO Server- Dienste ELO Client ELO

12 ELO Rechnungsverarbeitung mit DocXtractor Import automatische Dokumentverarbeitung mit DocXtractor II Export Bestands- und Bestelldaten ERP Papier Scanner Export Datenbank Fax Fax-Server Import Automatische Analyse Workflow Archiv Nachbearbeitung Mail-Server Elektronische Dokumente automatisierte Prozesssteuerung oder Buchung DocXtractor II nutzt Bestands- und Bestelldaten zur Optimierung der automatischen Rechnungsverarbeitung und stellt die gewünschte Information zur Verfügung.

13 -Archivierung warum? rechtliche Aspekte (1) gesetzliche Aufbewahrungspflichten nach GDPdU, GoB etc. Empfang oder Versand digital signierter Rechnungen Revisionssicherheit technische Aspekte (Mailserver) (2) wachsendes Speichervolumen für -Bestand Zeitfenster für die Datensicherung wird knapp Problematisches Handling von PST-Dateien bei den Benutzern Performance des Mailservers wirtschaftlicher Nutzen (3) oder Anhang gehören in die elektronische Akte Bereitstellung der -Inhalte für alle Automatisches Starten von Prozessen

14 -Archivierung wie? Technische -Archivierung (1) Ziel: ALLE s archivieren - zur rechtlichen Absicherung des Unternehmens unabhängig von anderen Formen der Archivierung werden am -Gateway oder alle s in einem niederen Format (TIFF) archiviert. Benutzerbezogene -Archivierung (2) Ziel: Postfachvolumen reduzieren / Entlastung für den Server Archivierung nach Regeln (z.b. gelesen / ungelesen, nach n Tagen / in Ordnern). Original- inkl. Attachments lagert im Archiv, nur Link in Outlook Volltextsuche, auch in Anhängen Inhaltsorientierte -Archivierung (3) Ziel: sachbezogene Ablage von s in die Fallakte (Kunden- oder Projektakte) in den Wissensbestand möglichst automatisierte Unterstützung der Ablage und Verschlagwortung

15 -Archivierung mit ELO XC

16 ttt-connect Archivierung / Prozesssteuerung Eingangssysteme: Exchange Server: Telefaxe Konfiguration Überwachung Verarbeitung ELO / SP Archiv: Ablage im Archiv-Ordner ggf. Aufbau der Struktur Verschlagwortung Fileserver: Lookup Meta- Daten Start von Workflows (Druck-) Dateien Gescannte Dokumente Telefaxe (Scan-to-Folder) Datenbank: ERP-System Kundendatenbank

17 ttt-connect Archivierung / Prozesssteuerung geht ein Eingangssysteme: Verarbeitung: ELO / SP Archiv: Exchange Server: Telefaxe FROM: TO: CC: Subject: Ablage im Archiv-Ordner ggf. Aufbau der Struktur Verschlagwortung Fileserver: Lookup Meta- Daten Start von Workflows (Druck-) Dateien Gescannte Dokumente Telefaxe (Scan-to-Folder) Datenbank: ERP-System Kundendatenbank

18 ttt-connect Archivierung / Prozesssteuerung Suche in der Datenbank Eingangssysteme: Exchange Server: Telefaxe Fileserver: (Druck-) Dateien Gescannte Dokumente Telefaxe (Scan-to-Folder) Verarbeitung: Lookup Datenbank: ERP-System FROM: TO: CC: Subject: Firma: Meyer GmbH Ort: Trier AP: Peter Meyer KNr: 4711 Meta- Daten Kundendatenbank ELO / SP Archiv: Ablage im Archiv-Ordner ggf. Aufbau der Struktur Verschlagwortung Start von Workflows

19 ttt-connect Archivierung / Prozesssteuerung Ablage im Archiv Eingangssysteme: Exchange Server: Telefaxe Verarbeitung: FROM: TO: CC: Subject: ELO / SP Archiv: Ablage im Archiv-Ordner ggf. Aufbau der Struktur Verschlagwortung Fileserver: Lookup Meta- Daten Start von Workflows (Druck-) Dateien Gescannte Dokumente Telefaxe (Scan-to-Folder) Datenbank: ERP-System Kundendatenbank Ablage Kundenarchiv: Meyer GmbH Projekt: 4711

20 ttt-connect Archivierung / Prozesssteuerung Start eines Workflows Eingangssysteme: Exchange Server: Telefaxe Verarbeitung: FROM: TO: CC: Subject: ELO Archiv: Ablage im Archiv-Ordner ggf. Aufbau der Struktur Verschlagwortung Fileserver: Lookup Meta- Daten Start von Workflows (Druck-) Dateien Gescannte Dokumente Telefaxe (Scan-to-Folder) Datenbank: ERP-System Kundendatenbank Eintrag CRM: Mail von an wegen Workflow Angebotsanfrage

21 SharePoint was es kann Workflows Formulare Anwendungsentwicklung Project Management Intranet / Extranet Unternehmens-, Abteilungs- Team-Ebene persönliche Websites, Social Networking Excel im Browser Nutzung von Geschäftsdaten (ERP) KPIs, Dashboards Business Intelligence (BI) Dokumentenmanagement Inhaltstypen (Content Types) Versionierung / Workflows Meta-Daten-Management Records-Management, Mehrsprachigkeit Intranet und Internet Fileserver, Exchange Server Personen- und Daten-Suche

22 Auswahl umgesetzter Projekte / Funktionen diverse Intranet-Lösungen IT-Dokumentation IT-Helpdesk / Service Management Vertragsmanagement Organisationshandbuch QM-Handbuch Automatisierter Rechnungseingang mit Freigabe-Workflows und Liquiditätssteuerung Unternehmenssuche (inkl. File Server + Exchange) Lagerverwaltung Zeiterfassung Produktmanagement Migrationen, Trainings

23 Vorgehensweise in Projekten Planung Funktionale Bedarfe klären Mengengerüst Ist-Soll-Abgleich Systemtechnik Ist-Soll-Abgleich Organisation Grobkonzept + Budgetplanung Vorbereitung Aufbau Projektorganisation Beschaffung Aufbau Systemtechnik Start Installation Customizing Stufenweiser / bereichsweiser Ausbau Schulung

24 Unsere Botschaften Planen Sie Ihre Anforderungen umfassend und vorausschauend! Gehen Sie von Nutzen aus! Rechnen Sie nicht nur die Kosten, sondern auch das Einsparpotenzial. Bauen Sie eine Komplettlösung, die Ihre Anforderungen erfüllt! Stellen Sie Ihre Prozesse in den Mittelpunkt der Planung!

25 Vielen Dank! Fragen? Demo am Stand M-6

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