Moderne IT-Lösungen für kleine

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1 Unabhängigkeit. Produktivität. Innovation. Moderne IT-Lösungen für kleine und mittelständische Unternehmen

2 Unabhängigkeit. Produktivität. Innovation. Schnelle Einführung Niedrige Energiekosten Monatliche Abrechnung Flexibilität und Elastizität Moderne, leistungsstarke Systeme Einfache und sichere Lizenzierung Planbarkeit und Sicherheit Skalierbarkeit Mobilität Geringere Kapitalbindung Nahezu jedes Unternehmen ist heute online, und s sind in der Geschäftswelt längst zum Standard geworden, um kostengünstig, schnell und direkt zu kommunizieren. Sie als Mitarbeiter brauchen sich einfach nur bei Ihrem Postfach anzumelden und haben sofort alles Wesentliche im Blick. Und sollten Dateien einmal zu groß sein, um sie verschicken zu können, dann stehen Ihnen geschützte Webportale zur Verfügung, wo Sie sie ablegen und mit Kollegen oder externen Empfängern teilen können. Das alles bestimmende Prinzip: einfacher Zugriff auf webbasierte Dienste, wann immer es nötig ist., digital und vernetzt Was uns heute als gängiger Umgang mit dem Internet erscheint, war vor wenigen Jahren noch Zukunftsmusik. Aktuellen Studien zufolge legen Unternehmen bei der Nutzung von diensten weiterhin rasant zu. Inzwischen sind wir mittendrin in einer Wirklichkeit, deren Voraussetzung unter dem Schlagwort Cloud Computing in aller Munde ist. s und festplatten sind dabei gewissermaßen erst der Anfang: Faktisch können Sie heute schon Ihre gesamte Unternehmens-IT mit dem und über das Internet steuern. Für kleine und mittelständisch organisierte Betriebe ist diese Entwicklung besonders interessant, da sie über das Internet von bewährten Lösungen profitieren, die bislang aus Budget- und Zeitgründen größeren Organisationen vorbehalten waren. Jetzt stehen sie aber als kostengünstige Mietvarianten in der Cloud zur Verfügung und das Angebot wächst täglich. Diese Broschüre soll Ihnen als kleiner Wegweiser zeigen, welche Lösungen es im KMU-Bereich gibt und welche Vorteile sie bringen. Die weiteren Aussichten: heiter und wolkig! Mit Lösungen aus der Cloud wird es für Sie leichter, sich ganz auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren und darauf, Ihren Erfolg zu steigern. Microsoft bietet für Unternehmen jeder Größe eine breite Palette von diensten, die nahtlos mit Ihren bereits vorhandenen Technologien und Softwareprodukten zusammenarbeiten. Von PC-Verwaltung und -Schutz (Windows Intune ) über Lösungen für Ihr Kundenmanagement (Microsoft Dynamics CRM ) bis hin zu Werkzeugen für die tägliche Produktivität (Microsoft Office 365). 2

3 Cloud-Lösungen von Microsoft Das Microsoft-Portfolio der Cloud-basierten Produkte und Services ist in den letzten Jahren kontinuierlich gewachsen, sodass Microsoft inzwischen weltweit zu den größten Anbietern von Cloud-Lösungen zählt mit entsprechend hoher Sicherheit, Zuverlässigkeit und Erfahrung.¹ Leistungsstarke, innovative Anwendungen Für kleine und mittelständische Unternehmen gibt es aufeinander abgestimmte Lösungspakete. Diese können Sie einzeln oder in Kombination auf monatlicher oder jährlicher Basis abonnieren, für Ihre Mitarbeiter bereitstellen und an Ihre Anforderungen anpassen für eine beispiellose Flexibilität. Windows Intune: Cloud-Dienst für die PC-Verwaltung und -Sicherheit, kombiniert mit einem Upgraderecht für Windows 7 Enterprise und für zukünftige Versionen von Windows Microsoft Office 365: vertraute Werkzeuge für Kommunikation und Zusammenarbeit mit sicherem Zugriff auf Ihre s, Dokumente, Kontakte und Kalender von überall Microsoft : professionelles Kundenmanagement in Marketing, Vertrieb und Service, nahtlos in den Outlook -Client integriert Weniger Risiken, mehr Vorteile Mit den Cloud-Lösungen von Microsoft für kleine und mittelständische Unternehmen können Sie eine moderne IT-Umgebung aufbauen, die transparent und kostengünstig ist und sich flexibel Ihrem Geschäftsbedarf anpasst, ohne dass Sie selbst den Administrationsaufwand stemmen müssen. So bleiben stets Kerngeschäft und Kundenfokus im Mittelpunkt Ihrer Geschäftsaktivitäten. Mit den Microsoft Cloud Services können Sie schneller auf Marktbedürfnisse und Kundenanforderungen reagieren. Sie behalten Ihre finanzielle Unabhängigkeit und den Überblick über Ihre Unternehmensprozesse und positionieren sich zugleich als innovativer und attraktiver Arbeitgeber im Markt. Auf den Punkt gebracht Mit den Cloud-Angeboten von Microsoft erzielen kleine und mittelständische Unternehmen: finanzielle Unabhängigkeit und technologische Flexibilität neue Wettbewerbsvorteile durch Kundenorientierung eine höhere Attraktivität als moderner und innovativer Arbeitgeber 1 Experton Group: Cloud Vendor Benchmark 2011, cloud-computing-programme/ict-anwender/cloud-vendor-benchmark-2011.html Als Plattform eignet sich für Sie Windows Small Business Server 2011 Essentials, der ideale erste Server für Unternehmen mit bis zu 25 Benutzern. Hier laufen alle Fäden zusammen, und die nahtlose Integration von Office 365 gibt Ihnen das Maß an Kontrolle, das Sie im täglichen Geschäft benötigen. Die Cloud-Lösungen von Microsoft waren sehr schnell und zu einem unschlagbaren Preis einsatzbereit. Wir brauchten uns um nichts zu kümmern. Jörg Stumpenhagen, Geschäftsführer, just.dot GmbH 3

4 Reibungsloses Zusammenspiel Lassen Sie sich zeigen, wie die Cloud-Lösungen von Microsoft für mehr Unabhängigkeit, Produktivität und Innovation in Ihrem Unternehmen sorgen. Hier haben wir einige Beispiele aus zwei typischen Aufgabenbereichen für Sie zusammengestellt. Geschäftsführer Die Führung Ihres kleinen oder mittelständischen Betriebs ist mehr als nur ein Job für Sie. Der persönliche Erfolg Ihrer Mitarbeiter, die Zufriedenheit Ihrer Kunden und natürlich die Bilanz Ihres gesamten Unternehmens liegen Ihnen besonders am Herzen. Daher halten Sie immer wieder Ausschau nach neuen Möglichkeiten, wie Sie die Produktivität weiter steigern können ohne dabei die Kosten explodieren zu lassen. In den Cloud-Lösungen von Microsoft haben Sie genau solch eine neue Möglichkeit gefunden: moderne, intelligente und kostengünstige Anwendungen, die nicht nur für ein produktives Arbeiten ab der ersten Minute sorgen, sondern Sie auch dabei unterstützen, Ihr Business zukunftsorientiert zu gestalten. So können Sie Ihre Position im Markt stärken als erfolgreiches Unternehmen mit zufriedenen Kunden und als attraktiver Arbeit geber mit zufriedenen Angestellten. Hinweis: Die folgende Tabelle zeigt nur einige ausgewählte Beispiele und keine vollständigen Funktionsbeschreibungen. Es ist oft so, dass man Dinge ausprobieren muss, um sie bewerten zu können. Nehmen Sie die Microsoft Services für Mail-, Kontakt- und Terminverwaltung. Solange man sie nicht hat und einsetzt, weiß man nicht, was man vermisst. Nikolaus Pigel, Geschäftsführer, Hausverwaltung Pigel 4

5 Herausforderungen Antworten Lösungen Überblick über die Auswertung der gesamten Geschäftstätigkeit PC-Verwaltungswerkzeuge, mit denen Sie die Übersicht über Ihre IT-Infrastruktur erhalten und diese optimieren (z. B. durch Hardware-, Software- und Lizenz-Tracking und -Reporting), damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft und Ihre Kunden konzentrieren können Windows Intune Klassische Produktivitätswerkzeuge für die Erstellung von Analysen und die Anzeige von Berichten (Excel ) Zugriff auf und Bereitstellung von unternehmensinternen Dokumenten und Dateien (SharePoint ) Office 365 CRM- und Vertriebsfunktionen im Outlook-Client oder Browser zur Einsicht in Auftragsstatus, Forecasts, Umsatzzahlen (nach Kundengruppen oder Gebieten gefiltert) sowie für konsolidierte Auswertungen inklusive Drill-down in die Ursprungsdaten Marketingfunktionen zur Auswertung von Kampagnen und Erfolgsmessung Servicefunktionen für die Analyse von Kostentreibern Reportingfunktionen für die Identifikation von Trends und fundierte Entscheidungen auf Basis aktueller Kundendaten Kommunikation und Datensicherheit Fernwartung, sodass Sie bei Computerproblemen an jedem beliebigen Ort Unterstützung erhalten Schutz für vertrauliche Daten durch BitLocker und BitLocker To Go von Windows 7 Enterprise Windows Intune Abbildung der gesamten internen und externen Kommunikation via und Voice mail sowie Verwaltung von Terminen und Kontakten (Exchange) Kommunikationswerkzeug für Instant Messaging, meetings und Videokonferenzen (Lync ) Höhere Mitarbeiterproduktivität durch eine vertraute Arbeitsumgebung aufgrund der nahtlosen Integration von Produktivitäts- und CRM-Funktionen im Outlook-Client Office 365 und Automatische Datensicherung Schutz aller Geschäftsdaten vor unbefugtem Zugriff Sicheres Netzwerk Gesicherter Netzwerkzugriff auf Dateien von jedem beliebigen Ort aus, ohne zusätzliche Software SBS 2011 Essentials Bereitstellung einer produktiven, kosteneffizienten Arbeitsumgebung Produktiveres Arbeiten mit Windows 7 Enterprise (z. B. durch intuitivere Benutzeroberfläche, erweiterte Suchfunktionalitäten) Standardisierung Ihrer PC-Umgebung auf eine Windows-Version, um Verwaltung und Fehlerbehebung zu erleichtern und die damit verbundenen Kosten zu senken Verwaltung und Schutz der PCs Ihrer Mitarbeiter von jedem Ort aus, um eine optimale Umgebung für produktives Arbeiten zu schaffen (z. B. Ausrollen von Office 2010 über die webbasierte Konsole) Unterstützung der IT-Abteilung, um das Management zu vereinfachen und gleichzeitig das Sicherheitsniveau und die Kontrolle zu behalten Windows Intune Werkzeuge für Produktivität, Kommunikation und Zusammenarbeit, einschließlich Archivierungsfunktionen Office 365 Leistungsfähige Werkzeuge für Verkaufs-, Marketing- und Serviceaktivitäten Ganzheitliche Funktionen für Business Intelligence, inklusive Analysen und Dashboards Sicherer Zugriff auf Dateien und Geräte im Netzwerk, auch mit mobilen Endgeräten Sichere Anbindung von Drittlösungen, z. B. Fibu- und Warenwirtschaftssystemen SBS 2011 Essentials 5

6 Mitarbeiter im Vertrieb Ihnen als Vertriebsprofi bei einem kleinen oder mittelständischen Unternehmen lastet der Erfolgsdruck auf den Schultern: Ihre Position ist die Schaltstelle für interne und externe Anforderungen. Hier kommt es darauf an, jederzeit den Überblick zu behalten und Ihre Kunden zufriedenzustellen. Gleichzeitig müssen Sie eng mit Ihren Kollegen zusammenarbeiten, um reibungslose Abläufe sicherzustellen. Bei Ihren Tätigkeiten können die Cloud-Lösungen von Microsoft für Sie zu einem Werkzeug werden, das Ihre Produktivität und Effizienz unmittelbar steigert. Beispiele für Ihre täglichen Herausforderungen und die Lösungsmöglichkeiten mit maßgeschneiderten Services finden Sie in der folgenden Übersicht. Hinweis: Die folgende Tabelle zeigt nur einige ausgewählte Beispiele und keine vollständigen Funktionsbeschreibungen. Dank der Funktion, die uns Microsoft Office 365 bietet, haben wir unsere Produktivität um etwa 30 Prozent gesteigert. Alexander Perko, Controller, Kügele Profile 6

7 Herausforderungen Antworten Lösungen Wachsender Kundenstamm Speicherung der Kundendaten an zentraler Stelle und 360-Grad-Ansicht aller Vorgänge Anreicherung durch weitere Informationen aus jeder Interaktion (z. B. s, Gesprächsnotizen, Vertragsdokumente) Zentrale, stets aktuelle Verfügbarkeit, sodass alle Kollegen die benötigten Kundendaten und Statusinformationen einsehen, abrufen und bearbeiten können Office 365 und Häufige Termine bei Kunden vor Ort Verschlüsselung der (Laptop-)Festplatte Remote-Unterstützung bei technischen Problemen und automatische Einspielung von Updates Längeres und produktiveres Arbeiten unterwegs dank effizienterer Energieverwaltung für längere Akkulaufzeiten, besserer Funknetzwerkverbindungen und des Mobilitätscenters unter Windows 7 Windows Intune Schnelle und direkte Kommunikation mit Kollegen per Chat und Webkonferenz während eines Kundenbesuchs (Lync) Vollständiges - und Terminmanagement (Exchange) Reibungsloser Dokumentenaustausch (SharePoint) Zugriff auf alle Kundendaten über jedes Endgerät, z. B. per Smartphone, Tablet oder Laptop Office 365 Vertriebsfunktionen zur Verwaltung von Kontakten, Verkaufschancen, Angeboten und Aufträgen Vollständige Offlinefunktionalität und automatische Synchronisierung Direkter Zugriff auf alle Kundeninformationen über Webbrowser oder ein mobiles Endgerät Remote-Zugriff auf Dateien, Drucker und andere Geräte im Unternehmensnetzwerk Automatische Datensicherung Unterstützung des Mobilzugriffs per Smartphone oder anderen mobilen Endgeräten SBS 2011 Essentials Professionelle Steuerung von Kampagnen und Verkaufschancen Erstellung von Preislisten bzw. Steuerung von Rabattaktionen Segmentierung der Kundendatenbank Durchführung zielgerichteter Kampagnen inklusive Erfolgsmessung dank intelligenter Analysefunktionen Zugriff von praktisch überall auf strukturierte und unstrukturierte Geschäftsdaten, wie z. B. Informationen zu Kundenbeziehungen und Projekten Office 365 und, SBS 2011 Essentials 7

8 Der nutzen für ihr geschäft Cloud-Lösungen von Microsoft für kleine und mittelständische Unternehmen Sichern Sie Ihre Liquidität. Vergrößern Sie den Vorsprung vor Mitbewerbern. Schaffen Sie eine produktive Arbeitsumgebung. Entscheiden Sie sich für die Cloud-Lösungen von Microsoft, denn sie passen sich Ihrem Unternehmen an und fördern die Zusammen arbeit und Transparenz. Mit ihnen können Sie sich voll und ganz auf das Wesentliche konzentrieren. Ihre Vorteile: Finanzielle Unabhängigkeit und technologische Flexibilität Wettbewerbsvorteil durch Kundenorientierung Höhere Attraktivität als moderner und innovativer Arbeitgeber Mit den Microsoft-Lösungen aus der Cloud können Sie auf kostengünstige Weise und flexibel modernste Technologien einsetzen. Mit den Cloud-Lösungen von Microsoft erhalten Sie mehr Freiheit, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: die Betreuung Ihrer Kunden und die Steigerung Ihres Umsatzes. Mit einer über Microsoft-Rechenzentren zur Verfügung gestellten IT-Umgebung können Sie sich als fortschrittliches Unternehmen mit modernen Arbeitsplätzen positionieren. Bei den bedarfsabhängigen Miet- und Abonnementmodellen sind keine hohen Anfangsinvestitionen erforderlich, und es fallen keine hohen Fixkosten an. Und dank der sicheren Bereitstellung in einem Microsoft- Rechenzentrum bleibt der Aufwand für Administration, Energie und Wartung der Unternehmens-IT für Sie gering. Die Cloud-Anwendungen unterstützen das Kerngeschäft Ihres Unternehmens, sorgen für zuverlässige Prozesse und bieten Ihren Mitarbeitern von überall aus Zugriff auf alle wichtigen Daten an ihrem PC-Arbeitsplatz, über einen Webbrowser oder mit mobilen Endgeräten. Jeder Ihrer Mitarbeiter wird optimal unterstützt durch anpassbare und einfach zu bedienende Anwendungen, die alle benötigten Daten nach voll zieh bar aufbereiten und sofort verfügbar machen. Ebenso werden neue Anforderungen, z. B. der mobile Datenzugriff, über die Cloud zuverlässig und sicher erfüllt. Insgesamt erhalten Sie eine schlanke Kostenstruktur ohne langfristige Kapitalbindung. Der jederzeit verfügbare 360-Grad-Blick auf Kundeninformationen unterstützt einen konsistenten und individuellen Service, mit dem Sie die Kundenbindung verbessern sowie Kundenzufriedenheit, Umsatzpotenziale und Wettbewerbsfähigkeit erhöhen können. Die Cloud Services von Microsoft passen sich Ihrem individuellen Geschäftsmodell ideal an und fördern so die Attraktivität Ihres Unternehmens als moderner und innovativer Arbeitgeber. Mit den Cloud-Lösungen von Microsoft profitieren Sie von höchster Datensicherheit in einer georedundanten Rechenzentrums struktur und mit einer garantierten und finanziell abgesicherten 99,9-prozentigen Verfügbarkeit. Hohe Ausfallsicherheit Georeplikation von Daten Zertifizierung der Rechenzentren nach SAS 70 und ISO Strenge Datenschutzrichtlinien, Sie behalten zu jeder Zeit die Kontrolle über Ihre Daten Für Office 365 und CRM bietet Microsoft jedem Kunden die Einbeziehung der unveränderten EU-Standardvertragsklauseln (EU Model Clauses) in Kombination mit einer ebenfalls standardisierten Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung an. Mehr dazu im Office 365 Trust Center unter oder im CRM Trust Center unter 8

9 Ist die Cloud das Richtige für Sie? Finden Sie es heraus! Mit der folgenden Entscheidungsmatrix können Sie ganz leicht selbst feststellen, inwieweit die vorgestellten Cloud-Lösungen Ihre Anforderungen erfüllen. Wie wichtig sind Ihnen Wenig Mittel Sehr Ortsunabhängige Verwaltung und Schutz von PCs über die webbasierte Konsole Verwaltung und Bereitstellung von Updates Remote-Installation von Microsoft-Software, wie Microsoft Office 2010, oder Drittanbieteranwendungen Umfassender Schutz Ihrer PCs vor Schadsoftware und Schutz Ihrer Unternehmensdaten bei Verlust/Diebstahl von Endgeräten Proaktive Überwachung der PCs und Bereitstellung einer Remote-Unterstützung zur Lösung von PC-Problemen Einblick in Ihre PC-Infrastruktur durch Hardware- und Softwareinventarisierung und Lizenznachverfolgung Berichte zu Updates, Software, Hardware und Lizenzen Standardisierung Ihrer PC-Umgebung auf Windows 7 Enterprise sowie Nutzung der jeweils aktuellsten Windows-Version durch Upgraderechte Funktionen für Kommunikation und Zusammenarbeit, z. B. Versand großer Dateianhänge oder Kalenderfreigaben Mobiles Arbeiten mit s, Kontakten, Terminen, Unternehmensdaten und Dokumenten Windows Intune Internetbasierter Dokumentenaustausch Effiziente Verknüpfung von strukturierten und unstrukturierten Daten sowie von Vorgängen Office 365 Sichere Archivierung von Dateien und s Präsenzinformationen und Echtzeitkommunikation (z. B. Chat und -/Videokonferenzen) Unterstützung einer Vielzahl von mobilen Endgeräten (Windows Phone, iphone/ipad, Android, Nokia und BlackBerry) Umfassendes Kundenmanagement für die gemeinsame und konsistente Arbeit an allen Vorgängen 360-Grad-Blick auf alle aktuellen und historischen Kundendaten Durchgängige Transparenz in Marketing, Vertrieb und Service Business Intelligence- und Reportingwerkzeuge, z. B. Dashboards und Auswertungen Eigene Erstellung von portalen, z. B. für Kunden, damit diese Zugriff auf Aufträge, Servicefälle, Reklamationen usw. erhalten Entwicklung individueller Lösungen, um weitere Geschäftsbeziehungen abzubilden (per xrm) Dynamics CRM Flexibilität und Skalierbarkeit bei Nutzungsvolumen, Funktionsumfang und Benutzerzahlen Kosteneffizienz und bedarfsabhängige Abrechnung Auslagerung von IT-Administration und -Wartung Datensicherheit Unterstützung durch führenden Technologieanbieter mit Rund-um-die-Uhr-Support Nutzung der jeweils neuesten Softwareversion durch Abonnementvertrag Microsoft Cloud Services, allgemein Integrationsszenarien mit vorhandenen Lösungen Unterstützung für Hybridszenarien (Cloud und On Premise) dank gleicher Standards 9