DOCUframe. Funktionsübersicht 2010

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1 DOCUframe Funktionsübersicht 2010 Autor: GSD Software mbh Datum:

2 DOCUframe - Varianten Produkte DOCUframe Messaging DOCUframe Business DOCUframe Enterprise Standard-Lösung für die Zentralisierung aller Verwaltungsaufgaben: Der DOCUframe Messaging ist die bessere Alternative für Ihre Kommunikations-, Kundenbeziehungs-, Dokumentenmanagement- und Archivierungs-Insellösungen. Arbeiten Sie mit Ihrem Team immer mit den aktuellsten Daten und Dokumenten. Verwalten Sie Ihre kompletten Adressen, kommunizieren Sie ohne Informationslücken mit Ihren Kunden und genießen Sie den Komfort der Einbindung aller Kommunikationswege, wie Telefonie (CTI), , Brief und Fa - in einem einzigen System. Modular erweiterbare Lösung für Ihre Verwaltungsaufgaben: Der DOCUframe Business bietet zusätzlich zu den umfassenden Möglichkeiten des Messaging u.a. die Optionen, eine Teterkennung (OCR) zu integrieren, Vorgänge zu verwalten, Druckformulare zu erstellen und beliebig anzupassen, Workflows einzurichten, Änderungen zu verfolgen und das System durch die GSD oder Ihre Partner mittels Zusatz- bzw. Erweiterungsmodulen weiter an Ihre Bedürfnisse anpassen zu lassen. Diese Module bieten Ihnen z.b. die Funktionalitäten einer Projektverwaltung, der elektronischen Signatur oder der Dokumentenlenkung und -versionierung. Universell erweiterbare Groupware-, Kundenmanagement-, Dokumentenmanagement- und Archivierungs-Plattform: Der DOCUframe Enterprise bringt Ihnen, aufbauend auf dem Umfang des Business, die maimale Freiheit einer Kombination aus einer umfassenden Lösung für Ihre Verwaltungsaufgaben plus die Option, alle verfügbaren Module der GSD und ihrer Partner einzubinden (z.b. für PZE/BDE, grafische Ressourcenplanung). Dazu kommt die Möglichkeit, dass Sie selbst oder Ihr betreuender GSD-Partner umfangreiche Anpassungen und Erweiterungen am System vornehmen können, um Ihre Aufgaben noch besser zu automatisieren. Diese Anpassungen erfolgen per Dialog- und Makro-Editor in der integrierten mächtigen Makrosprache DOCUcontrol und bleiben bei jedem Update erhalten, d.h. sie sind durchgängig releasefähig. 2 GSD Software mbh

3 DOCUframe - Funktionsübersicht Lizenz-Funktionsumfang Allgemein: Ma. Anzahl Arbeitsplatzlizenzen Adressverwaltung (Interessenten, Kunden, Lieferanten, Hersteller, Mitarbeiter, etc.) Ansprechpartnerverwaltung (AP zu jeder Adresse) Kontaktmanagement / CRM-Funktionalitäten Dokumenten-Archiv (Archivierung aller Dokumente u. Formate) Produktverwaltung (Produktdaten z.b. f. Warenwirtschaft oder Web-Shop-Anbindung) Objektorientierte Datenbank (Versant FastObjects.NET) Automatische Objektverknüpfung (z.b. , Fa mit Adresse und/oder Vorgang) Datenimport und -eport per ODBC Zugriffsrechte und Objektsicherheiten Änderungsprotokoll (Protokollierung ändernder Zugriffe auf Adress- und Dokumenten-Metadaten) Datenbank-Papierkorb (Möglichkeit zum Wiederherstellen von zur Vernichtung vorgemerkten Objekten) Messaging unbegrenzt Business unbegrenzt Enterprise unbegrenzt Kommunikation/Groupware: Interne Kommunikation (Mitteilungen, Notizen, Anmerkungen, Einladungen, usw.) Grafische Terminverwaltung / Zentraler Kalender / OutOfOffice-Funktionalität CTI / Telefonie-Integration Anrufbeantworter-Funktion -Funktionen (inkl. -Archiv u. Serien- s) ZIP-Komprimierung für -Anhänge Fa-Funktionen Anzahl (virtueller) Fageräte 2) Einbinden Grafikobjekte in Fae SMS-Versand (über Provider) GSM Modem-Anbindung (Modem mit SIM-Karte erforderlich) Adresslisten (u.a. für Serien-Briefe, - s, -Fae) Adress- und Dubletten-Suche / -Zusammenführung 1) webclient (browserbasierter Zugriff auf zentrale DOCUframe - Datenbank) 1) PDA/MDA-Synchronisation (für Offline-Nutzung von Adressen, Terminen, Aufgaben - erfordert Windows Mobile -Gerät) 1) PDA/MDA -CLIENT (für Online-Zugriff auf zentrale DOCUframe - Datenbank - erfordert Windows Mobile -Gerät) 1) mobileclient (Synchronisation von lokaler Datenbank z.b. auf 1) Notebook, für Offline-Nutzung aller relevanten Dokumente) STAMPIT (Frankieren direkt aus DOCUframe, ab voraussichtlich nicht mehr möglich, da von Deutsche Post AG abgekündigt) 1) 2 5 unbegrenzt 1) 2) Kostenpflichtiges Zusatzmodul zusätzliche virtuelle Fa-Geräte können nachlizenziert werden 3 GSD Software mbh

4 DOCUframe - Funktionsübersicht Lizenz-Funktionsumfang Dokumentenmanagement: Scanner-Schnittstelle (TWAIN) Anbindung OCR/Teterkennung (ABBYY FineReader) 1) Teterkennungsmasken für OCR (frei einrichtbar, z.b. für automatische Eingangsrechnungserkennung) Beleg-Archivierung (per Archiv-Bilddrucker, z.b. aus ERP-System) PDF-Archiv-Druck (Drucken ins Archiv aus Fremdsystemen) 1) Aufgabenverwaltung Vorgangsverwaltung Vorgangseinträge (z.b. Arbeitszeit-Verwaltung) Tetbausteine Volltetsuche Richtet Wordtet mit MS-Word -Anbindung Einbinden von Grafiken in Bilder JPEG 2000 Unterstützung (JPEG-Nachfolger-Format) Seriendruck (Serienbrief, Serienfa) Formulardruck (List&Label integriert) Formulareditor (List&Label integriert) ZIP-Archiv-Unterstützung Grafische Workflow-Verwaltung) 1) Anbindung Elektronische Signatur 1) Dokumenten-Versionierung und -Lenkung 1) webservice 1) MS Echange -Anbindung 1) Archivdaten-Auslagerung 1) Messaging Business Enterprise Betriebswirtschaftliche Erweiterungen: Grafische Kapazitätsplanung (CRP) 1) Personalzeiterfassung (PZE) 1) Betriebsdatenerfassung (BDE) Projektmanagement 1) Projekt-webPORTAL 1) DOCUframe Warenwirtschaft 1) webshop 1) Ticket-System(Hotline-Vorgang + Hotline-webPORTAL) 1) Veranstaltungsmanagement 1) Datenbankanpassungen: Dialoge bearbeiten Dialog-Seiten hinzufügen Makros erstellen / editieren / ausführen (Ereignis-, Schnittstellen-, Datenaustausch, Druck-Makros, Rich-Menü) Benutzerdefinierte Zusatzmenüs Einlesen von GSD lizenzierter Module DOCUcontrol Strukturänderungen Datenbanken (Klassen, Elemente, Datenbankfelder) Eterne Kommandos (GSD Command - Aufruf von DOCUframe - Funktionen durch andere Anwendungen) 1) Kostenpflichtiges Zusatzmodul 4 GSD Software mbh

5 DOCUframe - Zusatzmodule Zusatzmodule Kommunikation/ Groupware: Zusätzliche virtuelle Fageräte Adress- und Dubletten-Suche / -Zusammenführung webclient PDA/MDA/PocketPC- Synchronisation PDA/MDA/PocketPC- CLIENT mobileclient - Offline-Datenbank STAMPIT - Anbindung Wenn Sie die Anzahl Ihrer virtuellen Fageräte beim Messaging oder beim Business erhöhen möchten, können Sie weitere Lizenzen erwerben. Die Dubletten-Prüfung unterstützt Sie bereits bei der Erfassung neuer Adressen und Ansprechpartner, Doppelerfassungen zu vermeiden, und so Ihre Datenbank sauber zu halten. Werden bei späterer Prüfung Dubletten festgestellt, können Sie diese wieder komfortabel zusammenführen. (verfügbar voraussichtlich ab Q3/2010) Der webclient stellt Ihnen die wesentlichen Funktionen von DOCUframe weltweit über das Internet zur Verfügung. Unterstützt werden Internet Eplorer und Mozilla Firefo. Voraussetzung: für jeden zugreifenden webclient ist eine Lizenz auf dem zentralen DOCUframe -Lizenz- bereit zu halten Dieser Client ermöglicht Ihnen die bidirektionale Datensynchronisation für Adressen, Termine und Aufgaben mit der Outlook-Datenbank Ihres Windows Mobile-Gerätes für die jederzeitige Offline-Nutzung. (inkl. webservice) Dieser Client stellt Ihnen die wesentliche DOCUframe -Funktionalität, inkl. der Synchronisation (s.o.) weltweit über das Internet auf Ihrem Windows Mobile-Gerät zur Verfügung. Greifen Sie überall online auf die zentrale DOCUframe -Datenbank zu. Voraussetzung: für jeden zugreifenden PDA/MDA/PocketPC-CLIENT ist eine Lizenz auf dem zentralen DOCUframe -Lizenz- bereit zu halten Mit dem mobileclient arbeiten Sie mit Ihrem Notebook unterwegs auch ohne Online-Zugriffsmöglichkeit mit Ihren Dokumenten und Daten. Dazu synchronisieren Sie die für Sie relevanten Daten mit Ihrer lokalen DOCUframe -Datenbank auf Ihrem Notebook. Voraussetzung: DOCUframe -Installation auf dem Notebook inkl. einer lokalen DOCUframe -Lizenz - dient offline zum Öffnen der lokalen Datenbank und online, bei Anmeldung am Firmen-Netzwerk, zum Öffnen der zentralen Firmen-Datenbank Diese Schnittstelle ermöglicht das Frankieren von Postsendungen über Ihre STAMPIT-Anwendung direkt aus DOCUframe. (Wichtig: ab voraussichtlich nicht mehr möglich, da von Deutsche Post AG abgekündigt) 5 GSD Software mbh

6 DOCUframe - Zusatzmodule Zusatzmodule Dokumentenmanagement: OCR/Teterkennung empfohlen für Grundausstattung beim Kunden PDF-Archiv-Druck empfohlen für Grundausstattung beim Kunden Grafische Workflow- Verwaltung Die Einbindung der Teterkennung ABBYY FineReader ermöglicht die automatische Etraktion des Tetinhalts aus eingescannten Dokumenten oder Faen. Mittels Teterkennungsmasken, z.b. für Eingangsrechnungen, kann die automatische Zuordnung von Inhalten zu Datenbank-Feldern erfolgen, z.b. bei Rechnungspositionen. Der PDF-Archiv-Druck erlaubt Ihnen die Beleg-Archivierung oder den Druck aus anderen Anwendungen ins Archiv auch im PDF-Format (unterstützt u.a. PDF/A für Langzeit-Archivierung, automatische PDF-Vorschau, Bild-zu-PDF-Wandlung beim -Versand). Die Workflow-Verwaltung unterstützt Sie durch einen grafischen und einen tabellarischen Editor bei der Definition des Ablaufs, der Regeln und der hinter dem Workflow liegenden Makros. 6 GSD Software mbh

7 DOCUframe - Zusatzmodule Zusatzmodule Dokumentenmanagement: Anbindung Elektronische Signatur DOCUframe - Signatur Dokumenten- Versionierung und - Lenkung webservice MS Echange - Anbindung Archivdaten- Auslagerung Anbindung von Drittsystemen Diese Schnittstelle wickelt den Dokumentenaustausch mit einem eternen Signatur-Modul ab (siehe DOCUframe -Signatur). So können z.b. Ausgangsrechnungen aus DOCUframe heraus, vor dem Versand automatisch signiert werden. Bei signierten Eingangsdokumenten wird über diese Schnittstelle auch die Verifizierung der Echtheit des Dokuments abgewickelt. Die DOCUframe -Signatur ist eine eterne Zusatzkomponente, die eine qualifizierte elektronische Signatur ermöglicht. Je nach Bedarf können PDFs oder beliebige andere Dateiformate per CMS (Cryptographic Message Synta) signiert werden. Dieses Modul unterstützt sowohl die Verwaltung von verschiedenen Dokumenten- Versionen für beliebige Dateiformate, als auch die Lenkung z.b. von QM-relevanten Dokumenten durch den gesamten Freigabe-Prozess. Der DOCUframe -webservice ermöglicht den bidirektionalen Datenaustausch mit allen web-basierten Anwendungen, wie Web-Portalen, Web-Shops und anderen B2B-/B2C-Lösungen. (SOAP-Schnittstelle zu DOCUframe - "Simple Object Access Protocol") Zur Erleichterung des Ein- und Umstiegs von MS Echange -Umgebungen auf eine DOCUframe -Infrastruktur bzw. für einen Parallelbetrieb beider Systeme stellt GSD die MS Echange -Anbindung zur Verfügung. Diese tauscht sowohl s als auch Termine und Kontakte zwischen DOCUframe und dem Echange (ab 2007 SP1) aus. (verfügbar vorauss. ab Q4/2010) Die Archivdaten-Auslagerung hilft, die DOCUframe -Datenbank schlank zu halten, indem sie länger nicht verwendete Dokumente binär, d.h. in geschützten Dateien, auslagert. Die Datenbank wird bis zu 80% kleiner. Ein schneller und transparenter Zugriff auf die Dokumente ist jederzeit möglich. Für die Anbindung von Drittsystemen (wie ERP-Systemen, Web-Clients, Web- Shops, anderen B2B-/B2C-Lösungen, PDA-Clients, Blackberry-Clients) an DOCUframe -Datenbanken durch GSD-Partner oder den Endkunden sind entsprechende GSD-Lizenzen erforderlich. 7 GSD Software mbh

8 DOCUframe - Erweiterungen ( Anpassungen an unternehmensspezifische Prozesse erforderlich ) Betriebswirtsch. Erweiterungsmodule Grafische Kapazitätsplanung (CRP) Personalzeit- Erfassung (PZE) Betriebsdaten- Erfassung (BDE) Projektmanagement Projekt-webPORTAL Varial-Schnittstelle Die grafische Kapazitäts- und Ressourcenplanung hilft Ihnen, im Hinblick auf die verfügbaren Kapazitäten und Ressourcen das Optimum für das Projekt zu finden. Mit der Plantafel können Sie aber auch projektunabhängig Ressourcen verwalten, z.b. Raumplanung betreiben, oder Dienstwagen belegen. (benötigt Enterprise / Funktionalität siehe Produktflyer) Per PZE können Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter auftragsunabhängig planen (Arbeitszeitmodelle, Pausenregelungen, Urlaubskalender, Mitarbeiter- Jahreskalender) und auf verschiedensten Wegen komfortabel erfassen (Terminals, PDA, SMS, manuell, usw.). Die erfassten Daten lassen sich übersichtlich auswerten. (benötigt Enterprise / Funktionalität siehe Produktflyer) Die BDE erfasst alle auftrags- und projektbezogenen Ist-Zeiten per Zeiterfassungs- Terminal, manuell oder aus Fremdsystemen. Diese Daten können Sie für Ihre Nachkalkulation (auftrags-, kostenträger- oder kostenstellenbezogen) im ERP- System verwenden. Zudem können Sie übersichtlich die Soll- und Ist-Zeiten des Auftrags oder Projekts gegenüberstellen. (benötigt Enterprise / Funktionalität siehe Produktflyer) Das Projektmanagement sammelt alle Plan- und Ist-Daten, Vorgänge und Dokumente zu einem Projekt. Hier legen Sie fest, welche Ressourcen für das Projekt eingesetzt werden sollen, und wie sich der zeitliche Ablauf aller Projektschritte gestaltet. Die Überwachungsfunktion unterstützt die Einhaltung der Termine und der geplanten Kosten. (benötigt Modul "Grafische Kapazitätsplanung" für Visualisierung und Eingriffsmöglichkeiten in die Planzeiten und den laufenden Ist-Zustand.) Das Projekt-webPORTAL stellt die Schnittstelle zum Kunden oder den eternen Projekt-Mitarbeitern dar. Dort kann er über seinen Web-Browser u.a. die Projektaufgaben mit spezifizieren, Freigaben erteilen und den Projektfortschritt verfolgen und Change Requests auslösen. (inkl. webservice / benötigt Enterprise und Modul "Projektmanagement"/ verfügbar vorauss. ab Q3/2010) Für Anwender von Varial-Lohn (ab Version 2.6) bindet diese Schnittstelle den Varial Guide/Browser ein, zur Datenübergabe, Archivierung und für Recherchen. 8 GSD Software mbh

9 DOCUframe - Erweiterungen ( Anpassungen an unternehmensspezifische Prozesse erforderlich ) Betriebswirtsch. Erweiterungsmodule Vertriebsvorgang DOCUframe Warenwirtschaft webshop Ticket-System (Hotline-Vorgang + Hotline-webPORTAL) Veranstaltungsmanagement Der Vertriebsvorgang bildet einen wichtigen Bereich des CRM ab, nämlich die Erfassung, Bewertung und Verfolgung von Leads. Die Mitarbeiter des Vertriebs können zu jeder Adresse Vertriebsvorgänge erfassen, inkl. der für ein erstes Richtangebot erforderlichen Positionen. Für die weitere Bearbeitung im Auftragsfalle werden die Belegdaten an die DOCUframe Warenwirtschaft übergeben. Die DOCUframe Warenwirtschaft ist die Lösung für kleine Handels- und Dienstleistungsunternehmen, die alle Aufgaben der Produktverwaltung (inkl. Stücklisten und Sets), Konditionenpflege (Preislisten, Lieferbedingungen, ), der Belegverarbeitung (Belegerstellung, -abruf, -freigabe, usw.) und Lagerverwaltung unterstützt, inkl. Bestellvorschlägen, Chargen- und Seriennummern-Verwaltung, DATEV-Schnittstelle und Standard-Auswertungen. (benötigt Enterprise ) Der webshop ist eine umfassende und frei skalierbare E-Commerce-Lösung auf Basis der in der DOCUframe -Datenbank hinterlegten Artikel-, Kunden- und Konditionsdaten, mit Schnittstellen zur Warenwirtschaft (ERPframe ) und Statistik (DATAframe ). Die ausgelieferte Standardlösung kann nach Ihren Vorstellungen zugeschnitten werden. (inkl. webservice / benötigt Enterprise / Funktionalität siehe Produktflyer) Das Ticket-System ermöglicht die koordinierte Interaktion mit Kunden im Reklamationsfall. Der Kunde erfasst Produkt bzw. Produktbereich und den Inhalt seiner Reklamation im Hotline-webPORTAL. Nach dem Absenden wird automatisch intern ein Ticket (Hotline-Vorgang) erzeugt und manuell oder automatisch an die Zuständigen verteilt. Der Kunde kann im Portal jederzeit den Status seiner Tickets verfolgen. (inkl. webservice / benötigt Enterprise / verfügbar vorauss. ab Q4/2010) Das Veranstaltungsmanagement stellt Ihnen im Zusammenspiel mit der Grafischen Kapazitätsplanung (CRP) alle erforderlichen Mittel (z.b. Veranstaltungsplanung, Teilnehmerverwaltung, -umbuchung, Anmeldebestätigung, Teilnahmebestätigung + Zertifikat + Abrechnung, Auswertungen) zur Verfügung. (benötigt Enterprise / verfügbar vorauss. ab Q4/2010) 9 GSD Software mbh

10 Impressum Warenzeichen und Copyright DOCUframe und DOCUcontrol sind eingetragene Warenzeichen der GSD Software mbh. FineReader TM ist ein eingetragenes Warenzeichen von ABBYY Software House. STAMPIT ist ein eingetragenes Warenzeichen der Deutsche Post AG. Irrtum & Änderung vorbehalten. Überreicht durch: GSD Software mbh Ludwigsstädter Straße D Stockheim-Neukenroth Fon +49 (0) Fa +49 (0) Sailer + Weissert Beratungsgesellschaft für Datenverarbeitung mbh Hauptstrasse Holzmaden Fon: +49 (0) Fa: +49 (0) GSD Software mbh

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