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1 Höll DMS Ihr Dokumentenmanagement DMS Dokumentenmanagement

2 Wir stellen uns vor: horst höll Büroeinrichtung GmbH Die horst höll Büroeinrichtung GmbH ist ein stetig wachsendes Familienunternehmen in der zweiten Generation, mit dem Hauptsitz in Baden- Baden. Über 50 hochmotivierte Mitarbeiter stellen sich dem kontinuierlichen Wandel und den Anforderungen der modernen Bürowelt. Über 5000 Kunden aus allen Branchen vertrauen unserer 35 jährigen Erfahrung. Gemeinsam mit dem Kunden und Interessenten, erstellen wir umfassende Konzepte und Lösungen für die optimale Einrichtung und Organisation seiner Bürolandschaft. In Kooperation mit unseren Lieferanten verfügen wir über modernste Technik und bieten dem Endkunden einen maximalen Service. Die absolute Zufriedenheit unserer Kunden ist der höchste Anspruch dem wir uns stellen und daran messen lassen. Unser Haupthaus in der Hubertusstraße ist die Schaltzentrale. Von hier aus, werden alle Prozesse der horst höll Büroeinrichtung GmbH gesteuert. Ca. 30 umfangreich geschulte Spezialisten in der Abteilung Druck & Kopierlösungen, stehen Ihnen über die Dauer der Zusammenarbeit engagiert und verantwortungsbewusst jederzeit zur Verfügung. Bundesweite sowie internationale Umsetzungen von Projekten bilden wir absolut zuverlässig ab. Kürzeste Reaktion- und Servicezeiten garantieren Ihnen eine maximale Produktivität und die Verfügbarkeit Ihrer Investitionsgüter. Ein Fachmarkt sowie unser Webshop ermöglicht den schnellen Zugriff auf die gängigsten Büroartikel und Verbrauchsmaterialien wie Toner und Tinte für den Handel und Endverbraucher. Neben CAD geplanter Büroeinrichtungen, stellen wir auf ca. 600 qm die neusten Technologien rund um den Arbeitsplatz aus. Ergonomische und qualitative hochwertige Schreibtischstühle ergänzen die Programmvielfalt. Unsere Werbeagentur ist zuständig für Druck- und Gestaltungsaufgaben aller Art. Internetauftritte, Mailings, Flyer, Anzeigen, Plakate, Prospekte uvm. können wir auch in kleinen Auflagen, zeitnah digital drucken, entwerfen, bearbeiten und konfektionieren. Das IT Systemhaus plant zukunftsicher IT Infrastrukturen und Lösungen. Strategieberatung, Planung und Lieferung von Hard- und Software ist ein Teil der Inhalte. Integration und Betreuung von Netzwerken (24/7 Service und Wartung). In der Gernsbacher Straße in Baden-Baden/Stadt, betreiben wir eine Papeterie mit hochwertigen Schreibgeräten, Büro- und Geschenkartikel. Komplettiert wird das Sortiment durch namhafte Hersteller im Bereich Schulbedarf

3 Einleitung Die wichtigste Grundlage Ihrer Entscheidungen sind die in Ihrem Unternehmen vorhanden Informationen, s, Rechnungen, Briefe, Konstruktionspläne oder weitere Dokumente vieles wird von Ihren Mitarbeitern schon in elektronischer Form erstellt und aufbewahrt. Reicht das aber wirklich aus? Wohl eher nicht. Noch immer werden diese Informationen an verschiedenen Stellen aufbewahrt. Das macht das Wiederfinden zeitaufwändig, Zeit, die Ihre Mitarbeiter eigentlich für sinnvollere Tätigkeiten einsetzen sollten. Oftmals sind notwendige Informationen nur unvollständig in die Geschäftsprozesse eingebunden. Diese werden dadurch gebremst, die Zusammenarbeit behindert, wichtige Entscheidungen verzögert Was können Sie tun? Nur wenn alle Informationen zu einem Geschäftsprozess zusammengeführt werden und arbeitsplatzunabhängig allen berechtigten Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung stehen, können Vorgänge noch effizienter bearbeitet werden. Durch eine zentrale Aufbewahrung und Verwaltung sind diese Informationen und Dokumente schnell zur Hand und können sinnvoll gefiltert, gezielt verteilt, koordiniert bearbeitet und sicher archiviert werden. Die vollständige Einbindung des gesamten Unternehmenswissens in Ihre Geschäftsprozesse wird sicher gewährleistet. Ihre Kosten werden drastisch gesenkt, der Service und die Auskunftsfähigkeit gegenüber Ihren Kunden deutlich verbessert und damit Ihre Wettbewerbsfähigkeit deutlich erhöht. Und das auch noch kinderleicht Wie können Sie das tun? Lesen Sie selbst

4 Ihr Kompetenz Partner Höll Unternehmensbereiche: Dokumentenmanagement Lösungen für alle Unternehmensgrössen CRM Lösungen zur professionellen Entwicklung Ihrer Kundenbeziehungen Paper Output Management Über 35 Jahre beschäftigen sich unsere Mitarbeiter, mit den Aufgabenstellungen unserer Kunden. Mehrere tausend zufriedene Kunden kennen unseren exzellenten Service und den Anspruch, Ihnen immer die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu bieten. Mit über 50 qualifizierten Mitarbeitern sind wir für Sie der zuverlässige Partner, wenn es um Ihre Büroorganisation geht Büroorganisation Zahlen & Fakten: mehr als 35 Jahre Erfahrung (Gegründet 1975) 55 fest angestellte Mitarbeiter (50% im Service) Umsatz > 7 Millionen im Spezialsegment (gesundes stabiles Unternehmen) Über Stammkunden Erfolgsfaktor: Extrem hoher Qualitätsanspruch - 4 -

5 Besser arbeiten Höll DMS ist ein System das Ihnen und Ihren Mitarbeitern helfen soll noch besser zu arbeiten. Schneller, aber vor allen Dingen, effizienter Das heißt, Sie gewinnen mehr Zeit für Ihre eigentlichen Kernaufgaben. Unsere Lösung ermöglicht Ihre Mitarbeitern einen sofortigen und direkten Zugang zu allen Unternehmensinformationen ohne aufwändige Suche und nur in soweit Sie dazu berechtigt sind. Ihre Geschäftsprozesse werden nachhaltig unterstützt und beschleunigt. Alle vorhandenen Informationen werden für sie bereitgestellt. Einfach per Knopfdruck. Dabei ist es völlig egal ob es sich um Dokumente aus der eigenen ERP-Lösung, s oder organisatorische Prozesse handelt. Mit unserer Höll DMS Lösung wird Ihr Wunsch nach einer schnelleren Vorgangsbearbeitung, höheren Sicherheit, vollständigen Informationsverfügbarkeit und verbesserten Kundenbetreuung umfassend erfüllt. Die Bearbeitungszeit von Dokumenten und Informationen lässt sich drastisch senken. Ganz nebenbei senken Sie noch Ihre Prozesskosten. Selbst bei kleineren Datenmengen amortisiert sich die Anschaffung bereits nach kurzer Zeit. Mit Höll DMS bilden Sie nicht nur den vollständigen Lebenslauf Ihrer Dokumente, Akten, Vorgänge und s alles von der Erstellung oder über die Erfassung über das integrierte rechtssichere Archiv bis hin zur vollständigen Vernichtung am Ablauf des Lebenszykluses. Höll DMS ermöglicht Ihnen aus den vorhandenen Informationen Wissen zu erschließen und hilft Ihnen und Ihren Mitarbeitern die richtigen und nachhaltigen Entscheidungen zu treffen. Das Arbeiten gestaltet sich einfacher, schneller und übersichtlicher als bisher. Zur Suche nach Dokumenten im gesamten Archiv können in der Detailsuche bis zu 7 Suchbegriffe als Suchkombination eingegeben werden. Die Suche in Höll DMS 3.0 ist immer eine Volltextsuche. Das bedeutet, dass immer der gesamte Textinhalt jedes einzelnen Dokuments, zzgl. des Dokumententitels über das gesamte Archiv hinweg durchsucht wird

6 Das bietet Höll Dokumentenmanagement Kosten sparen durch effektives Dokumentenmanagement Zeit gewinnen mit verbesserten und schnellen Prozessen Kinderleichte Suche dank intelligenter Suchfunktionen Archiv inklusive (z.b. für Outlook, Tobit David) Einfache Implementierung in bestehende Systeme, ohne Zusatzprogrammierung Upgrade-Plus 3.0: Jetzt noch schnellerer Workflow mit dem PDF-Editor Bei der Suche nach dem Suchbegriff Rechnung werden in diesem Fall 231 Dokumente gefunden. Durch klicken auf Ja werden alle gefundenen Dokumente, bei klicken auf Nein werden die letzten 30 Dokumente angezeigt Bei der Suche nach dem Suchbegriff Rechnung werden in diesem Fall 231 Dokumente gefunden. Durch klicken auf Ja werden alle gefundenen Dokumente, bei klicken auf Nein werden die letzten 30 Dokumente angezeigt Bei der Suche nach dem Suchbegriff Rechnung werden in diesem Fall 231 Dokumente gefunden. Durch klicken auf Ja werden alle gefundenen Dokumente, bei klicken auf Nein werden die letzten 30 Dokumente angezeigt

7 Mit Spaß bei der Arbeit Eine Vielzahl von pfiffigen Funktionen unterstützt Ihre Mitarbeiter bei der Arbeit mit Dokumenten und Prozessen. Kinderleichtes Suchen von Informationen oder Dokumenten über die Volltext- und Indexsuche, die Möglichkeit der Speicherung von Recherchen, eine übersichtliche Wiedervorlagefunktion mit CRM Funktionalität und vieles andere mehr. Ihre Mitarbeiter finden die benötigten Informationen sofort und erledigen somit schneller ihre Arbeitsaufgaben. Dokumente und einschließlich der Anhänge werden angezeigt und sind nach allen Inhalten durchsuchbar. Informationen, Dokumente und selbst Organisationsprozesse werden dem Mitarbeiter übersichtlich dargestellt und verwaltet. In Containern und Mappen werden komplette Geschäftsvorgänge abgelegt und logisch mit einander verknüpft. Dies können eigentlich Belege sein, aber auch s, Kontakteinträge im CRM und alle Belege aus Ihrem führenden System. Das ganze rechtsicher und schnell auffindbar abgelegt. Digitale Freigabe Workflows helfen zudem Fehler und Fehlentscheidungen zu vermeiden. Ihre Mitarbeiter haben einfach mehr Spaß bei der Arbeit und Ihr Unternehmen mehr Effizienz. Maßgeschneiderte Lösungen für Sie Höll DMS steht für eine hochentwickelte Standardlösung. Wir können Höll DMS in sehr kürzester Zeit mit all seinen Möglichkeiten in Ihrem Unternehmen einführen. Gehen Ihre Anforderungen über das übliche Maß hinaus? Wir realisieren für unsere Kunden selbstverständlich auch individuelle Lösungen und Sie verlassen mit Ihrer Lösung trotzdem nicht den Standard. Sie arbeiten intern mit verschiedenen Lösungen. Wir haben viele besondere Anforderungen bei unseren Kunden realisiert die auch diese Brücken schlagen können. Der Vorteil liegt auf der Hand: eine redundante Datenhaltung wird vermieden, wichtige Informationen sind da, wo sie benötigt werden, sofort verfügbar. Entscheidungsprozesse können auch nach Jahren mit wenigen Klicks nachvollzogen werden und über das komplette Firmenwissen existiert jederzeit ein vollständiger und transparenter Überblick. Höll DMS ist sofort einsetzbar und amortisiert sich in kürzester Zeit

8 Gemeinsam entscheiden Höll DMS unterstützt die Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter. Zahlreiche Funktionen wie z.b. die Verwaltung der Informationen in digitalen Akten, das Anbringen von Notizen oder Anmerkungen auf dem Dokumentengut, das Zusammenstellen von allen im System zu einem Vorgang vorhandene Informationen in einer Mappe, die integrierte Fristen und Wiederlagefunktion unterstützten die Zusammenarbeit und Kommunikation in Ihrem Unternehmen. Alle Dokumente einschließlich stehen dank der zentralen Ablage sofort für alle berechtigten Mitarbeiter zur Verfügung. Es besteht Transparenz wer gerade was bearbeitet und wieweit die Arbeit fortgeschritten ist. Um Aufgaben besser zu koordinieren oder Entscheidungen gemeinsam zu fällen können diese mit digitalen Workflows gezielt an die zuständigen Mitarbeiter verteilt werden, von diesen prozessgestützt verarbeitet und zur endgültigen Entscheidung an Weisungsbefugte weitergegeben werden. Bearbeitungsstempel, Hintergrundinformationen, Absprachen alles was den Prozess berührt, kann sicher dokumentiert werden. Dies bedeutet für Sie absolute Prozesssicherheit. Teamarbeit wie wir sie verstehen. Bei der Suche nach dem Suchbegriff Rechnung werden in diesem Fall 231 Dokumente gefunden. Durch klicken auf Ja werden alle gefundenen Dokumente, bei klicken auf Nein werden die letzten 30 Dokumente angezeigt

9 Zeit und Qualität gewinnen Machen Sie Ihren Dokumenten Beine! Wir sorgen dafür, dass Aufgaben, Informationen und Dokumente gezielt zwischen Ihren Mitarbeitern verteilt werden. Unser integriertes Business Process Management führt interne Aufgaben und damit verbundene Dokumente automatisch mit Hilfe digitaler Workflows an die richtige Stelle im Unternehmen. Dabei bleibt alles transparent, so dass auch Zugriffe auf laufende Geschäftsvorfälle immer möglich sind. Die effektive Planung und Steuerung von einfachen aber auch komplexen Arbeitsabläufen wird nachhaltig gestützt und fördert Ihre Betriebsstruktur. Es bleiben keine wichtigen Aufgaben mehr liegen, da Stellvertreter bei Abwesenheit dafür sorgen, dass diese vollautomatisch wieder an der richtigen Stelle landen. Mahnfristen sorgen dafür dass Termine punktgenau eingehalten werden können. Für Entscheidungen oder Freigaben können Geschäftsfälle auch parallel an mehrere Teilnehmer versendet werden. Das spart Zeit. Workflow Schritte oder andere prozessrelevante Informationen können zudem elektronisch signiert werden, so dass auch Ihre Freigabe- und Kenntnisnahme Prozesse künftig rechtssicher sind. Grundsätzlich bietet Höll DMS zwei Prozesstypen, wobei die letztendlichen Gestaltungsmöglichkeiten unbegrenzt sind. Hierzu zählen wir zum einen die fest vorgegebenen strukturierten Prozesse, aber auch die von den Mitarbeitern selbst bei Bedarf ausgelösten Ad-Hoc-Workflows. Selbstverständlich sind die beiden Prozesstypen auch miteinander kombinierbar mit dem Effekt dass alle Ihre betrieblichen Vorgänge insgesamt sicherer und spürbar beschleunigt werden

10 Eine Basis für alles und alle. Höll DMS ist nichts für Sie, weil Ihr Unternehmen anders als alle anderen ist, zu viele unterschiedliche Prozesse vorhanden sind oder Sie über mehrere Standorte arbeiten? Da irren Sie sich. Unsere Produkte sind so flexibel entwickelt, dass sie sich an Ihre Geschäftsprozesse und Organisationstrukturen anpassen und nicht umgekehrt. Unser Entwicklungsschmiede Höll DMS ist ein Produkt der Fa. SETRONIC. Seit 2003 entwickelt SETRONIC Dokumentenmanagementlösungen. Die Fa. Höll ist einer der leistungsstärksten Partner und wurde mit dem Status Solution Developer Gold ausgezeichnet. Durch das Öffnen des Dokuments wird es schreibgeschützt im entsprechenden Programm (in diesem Fall Outlook) angezeigt

11 Kundenmeinungen Spezialist für Ersatzteilhandel in Fertigungsbranche profitiert durch DMS InfoOffice digitalisiert immense Archive praktisch, effizient und revisionssicher Die Firma Lang Maschinen und Werkzeuge aus Wimsheim hat sich auf die Beschaffung von Ersatzteilen für Drehautomaten und deren Zubehör spezialisiert. Seit 1982 ist das Know-how des Unternehmens vor allem dann gefragt, wenn Hersteller den Ersatzteildienst einstellen. 12 Mitarbeiter unterstützen die Geschäftsleitung in der Recherche, Verwaltung und Organisation. Dabei gilt es, Betriebsanleitungen und andere Dokumente teilweise noch aus den 60er Jahren zeitnah an den Kunden weiterreichen zu können. Mit InfoOffice kann nun jeder Mitarbeiter per Knopfdruck umgehend auf spezifische Daten im immensen Firmenarchiv zugreifen. Ausgangslage Angefangen hat alles mit einem kleinen Gebrauchtmaschinenhandel. Wir verkaufen auch heute noch Drehautomaten, die in den 60er Jahren gebaut wurden, berichtet Frau Petra Lang, Geschäftsführerin der Firma Lang Maschinen und Werkzeuge. Unser Auftragsbearbeitungssystem (Streit Software) ist dabei seit Firmengründung das gleiche geblieben und kam seiner Zeit schon vor DOS heraus. Wir verwalten mit dieser Software 4 Firmen und Artikel, die wir stetig handeln. Dass das betreffende Datenvolumen nicht mehr in obligatorischen Leitz- Ordnern Platz findet, versteht sich hierbei von selbst. Lieferscheine, Rechnungen, Angebote und sogar ganze Betriebsanleitungen mussten für Kundenbelange zeitnah auffindbar sein. Hinzu kam, dass alle Mitarbeiter Zugriff auf sämtliche Daten hatten und neue Dokumente selbsttätig einfügten. Wir haben einen Server mit den ganzen Firmenordnern, da hat dann jeder irgendwas rein gespeichert. Meine Aufgabe bestand dann darin, das Ganze am Wochenende zu ordnen, so Frau Lang. Spätestens jetzt war klar: Ein Dokumentenmanagementsystem musste her! Basta! Mit InfoOffice zu mehr Transparenz und Effizienz Der Kontakt zu Herrn Seitz, dem Geschäftsführer von Setronic, bestand schon im Voraus, berichtet Frau Lang. Gerade mit dem Aufkommen dieser ganzen Geschichten mit Revisionssicherheit und Zertifizierung machte die Einführung des Setronic-Produktes InfoOffice noch mehr Sinn. Als uns Herr Seitz das Programm vorstellte, hatten wir mit 19 Leitz-Ordnern Ablage zu kämpfen. Da kam uns das Dokumentenmanagementsystem natürlich gerade recht! Nach der Implementierung von InfoOffice begann die Belegschaft sofort mit dem Einscannen aller Dokumente. Über Seiten wurden in nur 2 Wochen digitalisiert. Word-Dokumente mit teilweise über Seiten, unzählige Betriebsanleitungen, teilweise bis zurück in die 60er Jahre, Lieferscheine, Angebote und Rechnungen wurden per Verschlagwortung archiviert. Der Scanner wurde für uns derart zentral, dass wir ihm sogar einen Namen gegeben haben, lacht Frau Lang. Er heißt jetzt Horst und alles was uns an Schriftverkehr in irgendeiner Form erreicht, kommt nun sofort in den Horst. Jeder Mitarbeiter kann nun per Knopfdruck das zu suchende Dokument aufrufen. Dabei nimmt das System von der Excel-Tabelle bis hin zu CAD-Dateien sämtliche Formate an. Wenn jetzt ein Kunde anruft und sagt: Traub A25 Version 1979, da brauch ich ne Betriebsanleitung, dann sag ich: Kein Problem! Die drucken wir Ihnen gleich aus!, erläutert die Geschäftsführerin begeistert. Ich muss jetzt nicht mehr in verschiedenen Schränken, Ordnern oder gar im Keller suchen. Ich schau ins InfoOffice und habe sofort, was ich suche! Die für die Geschäftsleitung reservierten Bereiche nutzt Frau Lang sogar privat. Damit ist ihr auch aus dem Ausland stets der zielsichere Zugriff auf ihre Dokumente sicher. Service mit Nachhaltigkeit Der Service seitens Setronic ließ bei der Implementierung keinerlei Fragen mehr offen. Bereits nach einem halben Tag lief InfoOffice problemfrei. Die diesbezügliche Schulung wie auch die Anwenderfreundlichkeit des DMS selbst ermöglichten den umgehenden Praxisgebrauch. Dank der zahlreich vorhandenen Schnittstellen des Systems war auch die Kompatibilität mit sämtlichen vorhandenen Programmen gegeben. Wir haben mit Setronic einen Wartungsvertrag geschlossen. Hierdurch erhalten wir die neuesten Updates immer umgehend und vor allem kostenfrei, erklärt Frau Lang. Anfallende Probleme würden seitens des IT-Herstellers ebenfalls unmittelbar geregelt. Somit ist die nachhaltige Effizienz der Betriebsabläufe des Ersatzteilhändlers in allen Belangen garantiert. InfoOffice digitalisiert immense Archive praktisch, effizient und revisionssicher

12 Kundenmeinungen Digitales Dokumentenmanagementsystem optimiert Abläufe in spanendem Metallbearbeitungsbetrieb Freie Ressourcen durch InfoOffice: Auf Knopfdruck archivieren, auf Knopfdruck wiederfinden! Die Steißlinger HSB Hotline für spanende Bearbeitung GmbH hat sich auf die Produktion zerspanender Kleinserien aus verschiedensten Materialien spezialisiert. Den Verwaltungsaufwand des 6 Mitarbeiter umfassenden Kleinbetriebes bewältigt der Geschäftsführer Markus Maus allein. Um diesen zu minimieren und der zeitaufwendigen Suche nach Dokumenten Einhalt zu gebieten, wurde die Integration eines digitalen Dokumentenmanagements beschlossen. Ausgangslage Seit rund 30 Jahren ist die HSB GmbH schon im Bereich der spanenden Metallverarbeitung tätig und ebenso lange wurden Dokumente und Schriftstücke in den gängigen Papierordnern verwaltet. Diese dezentrale Lagerung verschiedenster Daten führte jedoch zu einem immensen Zeitaufwand bei der Suche nach der gewünschten Information. Teilweise gingen Dokumente auch einfach verloren. Der Geschäftsführer Markus Maus entschied sich daher, die anfallenden Papierfluten zu digitalisieren. Um zeitnah Entscheidungen fällen zu können, sollten alle Dokumente elektronisch einsehbar angelegt werden. Synergien durch Kooperation Auf der Suche nach einem geeigneten Dokumentenmanagement war die Empfehlung des bereits bestehenden IT-Partners Segoni ausschlaggebend. Der Softwarehersteller dessen PPS-/ERP-System schon seit Jahren bei HSB im Einsatz ist, stellte im Rahmen einer neuen Partnerschaft mit dem IT-Lösungsanbieter Setronic dessen DMS-Anwendung InfoOffice vor. Die durch die Kooperation beider Softwarehersteller gegebene Kompatibilität der Anwendungen ermöglichte eine umgehende Implementierung. Die Programmbausteine arbeiten absolut reibungslos ineinander. Zahlreich vorhandene offene Schnittstellen garantieren zudem die Verträglichkeit mit anderweitigen Anwendungen. Freie Ressourcen durch Digitale Archivierung Die Nutzenvorteile durch InfoOffice machten sich auf Anhieb bemerkbar. Heute suche ich nicht mehr nach Belegen oder Dokumenten ich finde Sie auf Knopfdruck! schwärmt Herr Maus von seinem papierlosen Büro. Der gesamte Schriftverkehr wird nun einfach eingescannt und vom System automatisch archiviert. Per Verschlagwortung und per Volltextsuche ist jedes Dokument auf Anhieb abrufbar. Bei Werkstoffbedarf kann ich nun auf Angebote zugreifen, die früher im Papierkorb gelandet wären. So bleiben mir die teuren Katalogpreise erspart, berichtet der Geschäftsführer. Die resultierende Verschlankung des Verwaltungsaufwandes verschafft Herrn Maus einen deutlichen Zuwachs an freien Ressourcen. Die Transparenz der gesamten Betriebsabläufe macht ihn deutlich entscheidungsfähiger. Der Schreibtisch voller Notizzettel und Papierberge gehört damit der Vergangenheit an. Implementierung und Anwendung Dabei ging die Implementierung von InfoOffice absolut reibungslos innerhalb eines Tages vonstatten. Die Benutzeroberfläche ist derart anwenderfreundlich gestaltet, dass wir umgehend mit der Digitalisierung beginnen konnten, erklärt Herr Maus. Vor allem die Effizienz der von Setronic getätigten Lösung InfoOffice, aber auch das partnerschaftliche Verhältnis zum Softwarehersteller haben Herrn Maus überzeugt: Nun kann sich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentriert werden!

13 Kundenmeinungen Formenbauer optimiert betriebliche Abläufe durch Dokumentenmanagementsystem Innovativ, flexibel und reaktionsschnell Mit dem DMS InfoOffice immer einen Schritt voraus! Die Formotion GmbH fertigt Formen und Werkzeuge für Kunststoffbauteile im Siegerland. Im Laufe der Jahre wurde das Unternehmen sukzessive mit Fokus auf den Maschinenpark mit modernen Bearbeitungszentren ausgebaut. Fertigungshallen wurden erweitert, neue Bürogebäude angeschlossen und die Maschinen kontinuierlich auf aktuellstem Niveau gehalten. Um den Verwaltungsbereich ebenso effektiv zu managen wie den Fertigungsbereich, entschied sich die Firmenleitung den wachsenden Schriftverkehr mit dem DMS InfoOffice umgehend einsehbar zu gestalten. Ausgangslage Seit Firmengründung der Formotion GmbH hat sich nicht nur der Maschinenpark stetig erweitert. Auch der Verwaltungsaufwand des heute 8 Mitarbeiter umfassenden Betriebs wuchs enorm. Dieser Datenflut Herr zu bleiben, war bis zur Einführung des Dokumentenmanagementsystems InfoOffice die Aufgabe der Assistentin der Geschäftsleitung, Frau Sandra Schuster. Wurden diverse Unterlagen benötigt, begann die Suche im umfassenden Schrankordnersystem des Unternehmens. Wenn dann ein Anruf kam und man eine bestimmte Information benötigte, musste man seinen Gesprächspartner meist mit einem Rückruf vertrösten und die gewünschten Unterlagen erst einmal suchen, erläutert Dipl.-Ing. Thilo Krumm, der den Betrieb 2010 nach 5-jähriger Tätigkeit als Betriebsleiter übernahm. Auf diese Weise wurde mit der Dokumentensuche eine zusätzliche und zeitraubende Aufgabe generiert. Vor allem auch Lieferscheine befanden sich dort, wo gerade die entsprechende Ware abgeladen worden war. Wurde nun eine diesbezügliche Information benötigt, musste man sich auf die Suche nach den Unterlagen im Fertigungsbereich begeben. Grund genug für den innovativen Formenbauer, die zeitaufwendigen Arbeitsabläufe zu optimieren. Implementierung Ausschlaggebend bei der Entscheidung für ein geeignetes Dokumentenmanagement war die Empfehlung des bereits bestehenden IT-Partners Segoni. Der Softwarehersteller, dessen PPS-/ERP-Lösung bereits bei der Formotion GmbH im Einsatz war, stellte das DMS InfoOffice von Setronic vor. Die durch die Partnerschaft beider IT-Lösungs- anbieter gegebene Kompatibilität der Anwendungen ermöglichte eine umgehende 1:1-Anbindung. Zudem garantieren weitere offene Schnittstellen des Dokumentenmanagementsystems die Verträglichkeit mit zukünftig zu integrierender Software. Insgesamt haben Implementierung des Systems und die Einführung in dessen Nutzung gerade mal einen Tag gedauert, berichtet Herr Krumm. InfoOffice ist wirklich leicht zu bedienen und erklärt sich fast von selbst. Die Suchfunktion ähnelt der von Google. -.Wir haben dann auch umgehend damit begonnen, unseren kompletten Schriftverkehr einzuscannen. Schon während der Schulung bekam der junge Geschäftsführer angeboten, bei etwaigen Problemen mit dem Programm einfach den Setronic-Support um Hilfe zu bitten. Am Anfang tauchte da auch mal ein Fehler auf, da wusste man nicht genau, wie man reagieren soll. Setronic hat das Ganze dann per Fernwartung innerhalb von zehn Minuten behoben, beschreibt Herr Krumm den Setronic-Service. Unmittelbare Resultate Den größten Vorteil durch die Integration von InfoOffice sieht Herr Krumm in der immensen Reduktion der Suchzeiten. Ganze betriebliche Abläufe werden hierdurch optimiert. Und das nicht nur im Verwaltungsbereich. Zeigt heute eine der Maschinen eine Fehlermeldung an, so muss nicht in den gewaltigen Ordnern mit den Bedienungsanleitungen gesucht werden. Die Volltextsuche von InfoOffice findet die entsprechende Meldung umgehend in der Datenbank. Wenn früher jemand anrief und verschiedene Dokumente verlangte, musste man die ganzen Ordner durchwühlen, rauskopieren und zusammenstellen. Ein ganzer Rattenschwanz an Arbeit entstand, erläutert der junge Geschäftsführer. Mit Info- Office kann ich nun schon während dem Gespräch Häkchen hinter die gewünschten Dokumente setzen und diese zugleich per versenden!

14 Umgebungssoftware für Server und Client: Betriebssysteme Windows XP Professional SP3 (32 Bit) Windows 2003/2003R2 Server (32 Bit) Windows Vista Server 2008 auch x64 (64 Bit) Windows 7 auch x64 (64 Bit) Server SBS2011 x64 (64 Bit) Client: Microsoft Outlook 2003/2007/2010 Tobit David Infocenter David.zehn!/David.fx/fx11/fx12 Festplatten- / Speicherbedarf, Netzwerk und Prozessleistung: (Server) Freier Festplattenplatz min. 5 GB (Berechnen Sie pro einseitigem PDF einen Speicherbedarf von ca. durchschnittlich 350 Kb) Arbeitsspeicher empfohlen ab 2048 MB (32 Bit) / 6 GB (64 Bit) Prozessor DualCore/Core2Duo/Core2Quad/i3/i5/i7/XEON Netzwerkkarte 100 MBit Virtuelle Umgebungen unter Vmware ab ESX4/ESX4i sind getestet und freigegeben. Virtuelle Umgebungen unter SUN/Oracle auch VirtualBox sind getestet, für eine Freigabe sind keine Langzeit-Erfahrungen vorhanden. (Client) Freier Festplattenplatz min. 250 MB Arbeitsspeicher empfohlen ab 1024 MB Prozessor DualCore/Core2Duo/Core2Quad/i3/i5/i7 Netzwerkkarte 100 MBit Umgebungssoftware für Server und Client: Microsoft.NET 2.0 Acrobat Reader ab Version 9 oder äquivalent mit Vorschau im InternetExplorer Microsoft Office ab Version 2003 Zusätzlich empfohlen / Hilfreich: Client (Outlook / Tobit) Faxanbindung Laserdruckeranbindung Dual-Screen Bildschirmauflösung Zusätzliche Flachbettscanner für sperrige Scanobjekte Unterstützung von Remoten Arbeitsplätzen: InfoOffice unterstützt uneingeschränkt die Microsoft Terminalservices über RDP 5.x Für gewisse Bereiche des Servers sind hier erhöhte Zugriffsrechte erforderlich. Schreiben/lesen von Konfigurationsdateien etc.) Citrix Lösungen werden ebenfalls unterstützt, für eine Freigabe sind keine Langzeit- Erfahrungen vorhanden

15 Das Unternehmen Wir freuen uns über Ihren Besuch! Impressum Firmenname: Firma horst höll Büroeinrichtung GmbH Geschäftsführer: Jürgen Höll und Ralf Höll Hubertusstr Baden-Baden Telefon: / Telefax: / Internet:

16 Druck- & Kopierlösungen Beraten & Einrichten Bürobedarf & Bürofachmarkt Werbeagentur & Digitaldruck IT-Systemhaus Papeterie horst höll Büroeinrichtung GmbH Hubertusstr Baden-Baden Tel.: / Fax: /

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