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1 CRM Magazin für die Immobilienwirtschaft 2011 Effizienzcheck: Der Rohstoff Arbeit Mehr Produktivität und Service in der gleichen Zeit durch Geschäftsprozesse. Spaßfaktor mobiles Arbeiten Immobilienprofis arbeiten mit dem ipad viel intuitiver und haben Spaß bei der Anwendung. Einzeln? Gemeinsam? Eine Frage des Systems Integration statt Insellösungen Personal Information Manager und Groupware gehören zusammen. 1

2 Start

3 Editorial Schneller Wandel in allen Immobilienmärkten beschreibt unsere Zeit. Nachfrager sind schneller und besser informiert. Anbieter professionalisieren und spezialisieren sich. Vermittler sind nicht nur durch das Internet bedroht. Die wachsenden Erfordernisse des Immobilienmarktes an Flexibilität, Serviceleistungen und Mobilität werden mit der FlowFact Immobilien CRM Software bedient. Im nächsten Jahrzehnt werden sich die Immobilienspezialisten vertikal und horizontal im Wertschöpfungsprozess miteinander digital vernetzen. Kunden und Kollegen sind längst via Facebook vernetzt. Führungskräfte werden via XING und Linked In rekrutiert. Diese Beziehungsinseln werden über CRM zusammengeführt werden. Relevante Informationen müssen weniger gesucht werden. Sie finden über die Netzwerke ihren Weg zum Empfänger. Immobilien werden viral zu Käufer und Mieter gebracht. Der anstrengende Suchprozess in immer längeren Ergebnislisten der Portale wird umgangen und einfacher. Vertikale Vernetzung ist zwischen Initiator und Vertrieb von Fertighäusern, Denkmalimmobilien und Fondsprodukten schon seit den 80er Jahren völlig normal. Durch Software haben auch NPL Verkäufer (Non Performing Loans), Zwangsversteigerungsspezialisten in Banken und Sparkassen und viele andere die Vorteile der engen Vernetzung entdeckt. Aktivitäten werden integriert und automatisch reportet. Steuerungscockpits ermöglichen schnelle und sichere Entscheidungen. Der Initiator ist über viele Vertriebe besser informiert, als mit eigener Vertriebsmannschaft. Bauträger werden mit Handwerkern und Genehmigungsbehörden vernetzt sein. Aufwendige Abstimmungsprozesse und Schnittstellen innerhalb der Wertschöpfungskette werden überflüssig. Horizontal bündeln MultiListing-Plattformen die Maklerimmobilien. Interessenten finden mehr Auswahl, Auftraggeber mehr Leistung. Vermittler haben bessere Ergebnisse, da ein echter Marktzugang nur über sie möglich wird. Zusammenarbeit stiftet auch unter Wettbewerbern für alle Beteiligten viel Nutzen. Erfolg zu aller Vorteil! Klaus Kappert Lars Grosenick CEO CEO Klaus Kappert Lars Grosenick CEO CEO Inhalt Editorial Design schafft Produktivität Wertvolle Perspektive Gewinn Der Rohstoff Arbeit Wie es Euch gefällt Geld folgt mit der Homepage Spaßfaktor mobiles Arbeiten Verwaltung mit Gewinn Strategische Unternehmensausrichtung Herausragende Abstimmung in Banken & Sparkassen Technologien für heute und morgen Eine Frage des Systems I love 6% Funktionen im Überblick Unternehmensdaten 3

4 Design schafft Produktivität Mehr Spaß am Produkt Design und Produktivität sie sind zwei Teile eines Ganzen: des Menschen. Und können gemeinsam Produktivität und Spaß am Tun fördern. Design orientiert sich am Menschen und seinen vielfachen Bedürfnissen. Mit dem Wissen, dass die Anwender der Produkte der FlowFact AG den größten Teil ihrer Zeit am Monitor und mit der Anwendung der Software verbringen, wurde bei der neuen Softwaregeneration darauf geachtet, dass das Design dem Menschen dienlich ist. Nachweislich steigt die Produktivität der Mitarbeiter, wenn sie mit Produkten arbeiten, die das Gefühl von Spaß vermitteln. Besonders deutlich erkennt man das an den Produkten von Apple. Auch in der Möbelbranche spiegelt sich dieses Prinzip wieder. Mit der Studie Office21 des Fraunhofer Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation wurde dieser Zusammenhang wissenschaftlich untersucht. Das Ergebnis: Der Wohlfühlfaktor im Büro steigert die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter. Uwe Grünhage FlowFact direct happy Designer FlowFact direct happy. sorgt für mehr Produktivität. Einfache, klare Strukturen und hohe Funktionalität finden wir auch bei Designklassikern wie der Stelton Thermoskanne. Die Isolierkanne wurde 1977 von Erik Magnussen kreiert. Sie brilliert durch das einzigartige Verschlusssystem. Mit dem Anspruch an Design, Gestaltung, Anwenderspaß und hohe Funktionalität mit klaren Strukturen wurde die neue Softwaregeneration Flow Fact direct happy im Markt etabliert. Wertvolle Softwareleistung erfährt der Anwender direkt durch die mitdenkende Software: Einzelne Aufgaben, die zur professionellen und erfolgreichen Vermarktung notwendig sind, führt die Software selbst durch oder gibt entsprechende Hinweise. Durch die klaren Prozesse wird eine Effizienzsteigerung erreicht und Kosten können gezielt reduziert werden. FlowFact direct happy ist die passende Lösung für einen sehr wichtigen Teil des Lebens der Zeit, die man mit Arbeit, Spaß und Erfolg verbringt. Die innovative Software FlowFact direct happy ist das Ergebnis seines hohen Anspruchs an Design verbunden mit der Leidenschaft der FlowFact AG, den Maklern ein Erfolgsrezept zu servieren. 4

5 FlowFact direct happy Immobiliensoftware für Immobilienprofis. Mehr Produktivität durch intuitive Anwendung. Spaß beim Makeln, weil typische Maklerabläufe integriert sind. Hohe Anwenderakzeptanz durch modernes Design und Usability. Mehr Leistung in weniger Zeit, da FlowFact direct happy im Büro, Auto, zu Hause oder wo immer Sie es brauchen, dabei ist. 5

6 Wertvolle Perspektive Gewinn Wie man Kosten senkt und den Gewinn steigert Was bedeutet eigentlich Gewinn in der Immobilienwirtschaft? Für viele Unternehmer sind der Jahresprovisionsumsatz oder die Erlöse scheinbar eine wichtigere Kennzahl zur Unternehmenssteuerung, als der tatsächliche Gewinn. Allgemein betriebswirtschaftlich ergibt sich Gewinn aus dem Unterschied zwischen Aufwand und Ertrag. Entscheidend ist zu erkennen, wie viel Zeit und Geld muss man investieren und welche Aktivitäten sind notwendig, um Menschen kennenzulernen, die etwas verkaufen oder kaufen bzw. mieten möchten. Rechtzeitig reagieren ist mit FlowFact CRM möglich, denn es stehen nicht nur viele Funktionen, sondern echte Prozesse zur Verfügung. Das FlowFact Process Management standardisiert und integriert Arbeitsvorgänge. Die besonders häufig wiederkehrenden Arbeitsabläufe wie Immobilienvermarktung, Auftragskündigung, Notartermin, Wohnungsverkauf, Mietvertragserstellung und weitere sind im FlowFact CRM enthalten, um Kosten zu senken und den Gewinn zu steigern. Finden statt Suchen mit CRM Software Ganz einfach kann auch damit begonnen werden zu überprüfen, wie viel Zeit für die Suche von Informationen jeden Tag pro Mitarbeiter benötigt wird. Was kostet eine Stunde eines Mitarbeiters, die er mit suchen verbringt es kostet ein Teil des Gewinns, Produktivität oder einfach nur Zeit, die er für seine Hauptaufgabe nicht nutzen kann. Finden statt Suchen ist ein Teil der FlowFact CRM Software. Alle kunden- und objektbezogenen Informationen findet jeder Mitarbeiter schnell bei der Adresse oder beim Immobilienangebot, denn dort werden alle Daten zentral gespeichert. Vertrieb, Marketing, Backoffice und alle anderen Bereiche verfügen immer über vollständige Daten. Dadurch entfällt zeitintensives Suchen, Vor- und Nachbereitungen werden schneller und die Arbeit effizienter. FlowFact CRM steht für Erfolg in der Immobilienwirtschaft. 6

7 Kosten senken durch FlowFact CRM. Suchzeiten werden minimiert, da alle Informationen jedem Mitarbeiter transparent zur Verfügung stehen. Sofortiger Überblick auf Kunden- und Objekthistorie erhöht die Anzahl der Notartermine. Management-Cockpits servieren die wichtigsten Unternehmenskennzahlen wie Umsatzentwicklung, Prognosen, Vermarktungsaktivitäten und Vermarktungsdauer. Kundenzufriedenheit schafft Weiterempfehlung durch integrierte professionelle Geschäftsprozesse. 7

8 Stellschrauben gezielt drehen Eine weitere Stellschraube ist, dass Immobilienangebote nicht in jedes Portal einzeln, sondern über eine Software einmal eingegeben und dann verteilt werden. Vermarktungsobjekte werden im FlowFact CRM zentral an einer Stelle gespeichert. Aus diesen Daten werden per Knopfdruck sämtliche Marketingund Vermarktungsunterlagen sekundenschnell erstellt. Damit spart man nicht nur Zeit, sondern die Fehlerquote, mit falschen Zahlen zu arbeiten, sinkt erheblich. Der Gewinn liegt im Einkauf das ist eine immer noch aktuelle Kaufmannsweisheit. Daran orientierend sollte jeder Makler seinen Objektbestand danach überprüfen, wie hoch der Provisionsumsatz ist, wenn die Vermarktungskosten subtrahiert werden. In der FlowFact Software wird über eine Grafik gezeigt, wie viele Objekte während der letzten zwölf Monate zur Vermarktung im Bestand waren, das verdeutlicht das daraus resultierende potenzielle Provisionsvolumen. Im Vergleich mit dem tatsächlich erreichten Umsatz wird somit schnell erkannt, ob das Vermarktungspotenzial ausgeschöpft wurde oder ob viele Karteileichen in der Datenbank vorliegen. Das FlowFact Provisionstacho liefert zu dem einen Überblick, inwieweit vorher Unternehmenskennzahlen auf einen Blick. 8

9 Vermarktungsobjekte zentral speichern, Marketingunterlagen erstellen, Ist und Soll abgleichen was mit FlowFact CRM in Sekunden passiert. festgelegte Umsatzziele erreicht oder sogar übertroffen wurden. Liegt der erreichte Umsatz beispielsweise nach dem ersten Quartal unter 100%, so ist klar, dass im nächsten Quartal Abschlüsse forciert werden sollten, um das Jahresziel zu erreichen. Immobilienvermittler hören unterschiedlichste Gründe von den Interessenten, warum sie sich für die Immobilien nicht entscheiden. Das tägliche Nein gehört zum Geschäft. Für den Chef oder die Führungskraft ist es wichtig zu wissen: stimmt das Bauchgefühl des Maklers oder ist eine objektive Betrachtung der Daten aus der FlowFact Software sinnvoller? Hierbei unterstützen Auswertungsvarianten der Interessentenkartei und der Vertriebsaktivitäten, die im FlowFact CRM gespeichert sind. Im Zusammenhang mit der Anzahl an Besichtigungen kann der Makler ableiten, ob der Adressbestand relevant für die Vermarktung ist. Bei einer hohen Anzahl an inaktiven Kontakten wird es Zeit, mehr Energie in eine zielgerichtete Interessentenqualifizierung zu investieren. Die Zahl der potenziellen Kunden wird durch dieses Chart visualisiert. Auf einen Blick werden die Vermarktungsaktivitäten veranschaulicht, die in einem Monat durchgeführt wurden. In Kombination mit dem Monatsumsatz lassen sich Rückschlüsse ziehen, inwiefern die Aktivitäten zielführend sind. Umfangreiche Vermarktungsaktivitäten sind zudem ein überzeugendes Argument für Alleinaufträge. Die Geschäftsführung erhält über FlowFact CRM genaue Informationen der einzelnen Abteilungen und deren Aktivitäten. 9

10 Der Rohstoff Arbeit Mehr Produktivität und Service in gleicher Zeit Mehr Produktivität und Service in der gleichen Zeit wird durch das FlowFact Process Management realisiert. Strukturierte Abläufe geben den Mitarbeitern Sicherheit bei der täglichen Arbeit, senken die Kosten, erhöhen die Qualität der Leistung und führen damit zu mehr Zeit für den wertvollen Kontakt zum Kunden. Die Anforderungen an eine Umsetzung von Prozessen in Flow Fact CRM erscheinen auf den ersten Blick hoch. Auf den zweiten Blick haben sich die Aufgaben einer Ablaufbeschreibung kaum geändert, lediglich die Medien sind andere. Die grafische Oberfläche des FlowFact Process Managers reduziert die Komplexität der Umsetzung erheblich. Es ist sehr einfach, die Abfolge der Arbeitsschritte, die Aufgabenzuordnung und die benötigen Formulare vorzugeben. Der erste Schritt für die Umsetzung der Prozesse muss nicht unbedingt elektronisch erfolgen. Für den Anfang sind Stifte, Papier, ein Stapel Karteikarten, Malerkrepp und eine Rolle Raufasertapete völlig ausreichend. Ein Erfolgsrezept für die erfolgreiche Einführung ist die strikte Trennung der Umsetzung in die vier Phasen: Dokumentation Implementierung Design Optimierung Die erste Phase besteht aus der Aufnahme der aktuellen Arbeitsabläufe. Die Designphase gestaltet die zukünftigen Prozesse des Unternehmens. Die Phase der Implementierung überträgt die Planungen in die Software. FlowFact bietet die Möglichkeit, Prozesse über eine grafische Oberfläche einzugeben. Für jeden Arbeitsschritt ist separat zu entscheiden, wann und von wem er bearbeitet wird. Wie diese Einstellungen vorgenommen werden, wird in der Software erläutert. Abschließend sind für jeden Schritt die benötigten Word-Vorlagen einzubinden. Die Gestaltung von Word-Vorlagen entspricht der Technik von Serienbriefen. Die notwendigen Platzhalter können bequem über ein Dialogfeld eingefügt werden. 10

11 In der Optimierungsphase wird der Prozess zunächst getestet. In dieser Phase sollen Fehler im Ablauf und in der Zuweisung von Aktivitäten aufgedeckt werden. Prozesse im ersten Versuch fehlerfrei anzulegen, ist ein nahezu unerreichbares Ziel. Daher ist klar zu kommunizieren, wie Fehler zu melden sind und wer für eine Korrektur verantwortlich ist. Am Ende dieser Phase sollte die erfolgreiche Einführung allen Beteiligten kommuniziert werden. Bereits in der Optimierungsphase werden die Mitarbeiter die Vorteile der Arbeitsabläufe mit Prozessen erfahren. Die Aktivitäten erscheinen wie von Geisterhand zum richtigen Zeitpunkt beim zuständigen Mitarbeiter in der Wiedervorlage. Wie gewohnt werden die Aktivitäten erledigt, das Wiedervorlagedatum geändert oder die Aktivität einem Kollegen in die Wiedervorlage gestellt. s und Word-Vorlagen werden auf Knopfdruck ausgefüllt. Der immer gleiche Qualitätsstandard der Korrespondenz wird von den Kunden indirekt wahrgenommen. Das professionelle Auftreten der Mitarbeiter schafft damit unterbewusst Vertrauen zum Unternehmen. schnelleren Zugriff auf Vorlagen und die schnellere Verfügbarkeit von Informationen. Zum anderen lassen sich die systematischen Aktivitäten schnell abarbeiten und schaffen so Potenziale für die wirklich wichtigen Aufgaben in der Immobilienvermittlung. Das Stressempfinden sinkt merklich, da Routinearbeiten einfacher von der Hand gehen und die Kundenkontakte intensiver werden. Das FlowFact Process Management ist funktional so aufgebaut, dass Prozesse angepasst oder neue Prozesse erstellt werden können. FlowFact Process Management veredelt den Rohstoff Arbeit. Die FlowFact AG liefert vollständig integrierte Beispielprozesse für die Immobilienvermarktung in der CRM-Software kostenfrei mit. Die Geschäftsprozesse orientieren sich an der Praxis des Makler- und Verwaltungsgeschäftes. Ob Einzelkämpfer oder Unternehmen: alle profitieren durch die Beschleunigung der Durchlaufzeiten und die Verbesserung der Service- und Dienstleistungsqualität. Per Drag & Drop werden schnell individuelle Geschäftsprozesse neu erstellt oder angepasst. Der Einsatz von definierten Abläufen eliminiert unnötige Arbeitsschritte und Mitarbeiter konzentrieren sich auf ihre wichtigsten Aufgaben. Bereits kurz nach der Einführung eines Prozesses ist festzustellen, dass die Arbeitsbelastung im entsprechenden Aufgabengebiet als rückläufig empfunden wird. Dieses Gefühl entsteht zum einen aus dem Die Einarbeitungszeit neuer Kollegen wird auf ein Minimum reduziert und die Fehlerquote sinkt. Aufeinander abgestimmte Arbeitsabläufe sichern die Qualität der Dienstleistung und schaffen somit mehr Potenzial für Unternehmenswachstum. 11

12 Prozess Designer Prozess Controlling Mit dem integrierten Prozess Designer werden die Geschäftsprozesse visualisiert. Dadurch wird für alle Beteiligten Klarheit über die einzelnen Steps und ihre tatsächliche Reihenfolge geschaffen. Prozess Verwaltung Alle erstellten Prozesse werden einfach verwaltet, können bildlich dargestellt und gedruckt werden. Insbesondere neue Mitarbeiter erhalten dadurch eine schnelle Orientierung, um die bestehenden Unternehmensabläufe kennenzulernen. Prozess Verantwortungen Das FlowFact Process Management bietet verschiedene Möglichkeiten, den Prozessstatus und -fortschritt nachzuvollziehen und zu überwachen. Ein Dienst dokumentiert, wann und von welchem Verantwortlichen ein Prozessschritt erledigt, eine Entscheidung getroffen und Folgeschritte initiiert wurden. In der Summe wird daraus ebenfalls ersichtlich, wie lange ein bestimmter Prozess in Gänze gedauert hat eine wichtige Information für Entscheidungsträger. Bei der Erstellung von Prozessen wird definiert, wer für die Bearbeitung eines Prozessschrittes in welchem Zeitraum verantwortlich ist. Der Verantwortliche wird automatisch informiert, wenn sein Prozessschritt zur Verfügung steht. Sollten die anstehenden Aufgaben nicht im gewünschten Zeitraum erledigt werden, so wird sowohl der Verantwortliche als auch wahlweise zum Beispiel die Geschäftsführung über die Überfälligkeit des Prozessschrittes informiert. Prozess Terminierung Wie lange darf ein Prozessschritt dauern, bis er überfällig ist? Ab wann und wie lange soll ein Unternehmensprozess seine Gültigkeit behalten? Wann soll der Prozess tatsächlich starten? All diese Fragen lassen sich mit dem FlowFact Process Management beantworten. Der Anwender selbst bestimmt das Tempo seiner Geschäftsabläufe. Prozess Dokumente Die meisten Prozessschritte sind mit dem Versand von Dokumenten oder Informationen gekoppelt. Bei jedem Prozessschritt können entsprechende Vorlagen hinterlegt werden, wie beispielsweise designte und getextete Nachfass- s nach einem Offertenversand, eine Kündigungsbestätigung, ein Mietvertrag oder vielleicht eine Einladung zu einem Open-House-Termin. Integrierter Musterprozess Akquisition. 12

13 Umsätze erhöhen durch Akquise bei Privatkäufern. Kontakt eines Privatverkäufers Objektinformation sichten/markt prüfen Objekt für Makler attraktiv? nein Notiz Grund für Ablehnung Adresse archivieren Adresse archiviert ja Telefonat mit Eigentümer/Interesse? Interesse Termin per Mail bestätigen Terminbestätigung nein Informations broschüre versenden Broschüre Immobilienwelt Akquisegespräch Vorbereitungstermin Akquisegespräch 6 Wochen Objekt noch am Markt? nein ja Erneuter Start Akquiseprozess kein Auftrag erteilt Gespräch erfolgreich? Auftrag erteilt Adresse archivieren Marktanalyse zusenden Vertragserstellung und Objektanlage 6 Wochen Adresse archiviert Objekt noch am Markt? nein Adresse archivieren 6 Wochen Erneuter Start Akquiseprozess Adresse archiviert 13

14 Wie es Euch gefällt FlowFact CRM inklusive Marketingtools für mehr Interessenten Es macht Spaß, mit FlowFact CRM die richtigen Interessenten und potenziellen Auftraggeber anzusprechen und die Kontaktaufnahme für den Vertrieb zu realisieren. Wer sich ein wenig umschaut, dem fällt rasch auf: Werbung machen alle Immobilienvermarkter. Ob in Portalen, in Facebook, auf Schildern, Aushängen, eigenen Magazinen, Galgen, Fensterschildern, Inseraten per Fließtext oder gestalteten Anzeigen. Werden die wertvollen Werbeeuros durch Gießkannen- Marketing oder durch Zielgruppenmarketing ausgegeben? Reporting statt Baugefühl Onlinemarketingmaßnahmen lassen sich gut über Google auswerten. Hier kann jeder ausgegebene Euro evaluiert und die Maßnahmen entsprechend korrigiert, wiederholt oder abgeschafft werden. Besonders effizient leistet das Zählen von Werbegeldern die Flow Fact CRM Software, die ein integriertes Management-Cockpit hat. Für jedes neu akquirierte Objekt kann ein Marketing-Budgetplan angelegt werden. Ein Blick auf Drehzahlmesser oder Tankuhr reicht, und es ist klar ersichtlich, ob Werbemaßnahmen für ein bestimmtes Objekt den Erwartungen entsprechen. Die Tankuhr warnt z. B. sehr deutlich, indem sie in den roten Bereich absackt, wenn das Budget für ein Objekt überschritten ist. Bei einer längeren Vermarktungsdauer ist es wichtig zu erfahren, wie viele Interessenten die Immobilie beispielsweise im ImmobilienScout24 angeklickt und gesichtet haben. Die daraus resultierende Statistik wird per Knopfdruck in die FlowFact Software eingelesen und dient für das Auftraggeberreporting. Vollständig automatisiert werden Reports über die vielfältigen Vermarktungsaktivitäten erstellt und versendet und das in wenigen Minuten. Maßnahmen bündeln und ausgeben nur einen Klick entfernt Printexposé exposé Schaufenster Flatscreen iphone Zeitungsanzeige Homepage Immobilie einmal einpflegen per Mausklick Immobilienportal PowerPoint ipad Facebook Objektbewertung Baufinanzierung Immobilienmagazin Objektvisitenkarten Videoanimation 14

15 Exposévorlagen in verschiedenen Styles inklusive. Zielgruppenexposés per Knopfdruck Für potenzielle Mieter und Käufer ist es Standard, die Wunschimmobilie im Internet zu suchen und darüber Kontakt mit dem Vermittler aufzunehmen. Für Marketingleute ist es wichtig, dass der richtige Interessent zum Telefon oder Kontaktformular greift. Einerseits werden die Immobilienangebote und andererseits die Gesuche im FlowFact CRM gespeichert. Durch intelligente Suchalgorithmen wird per Knopfdruck der Interessent zur Immobilie oder die Immobilie zum Interessenten gefunden. Da es immer darum geht, schnell und effizient zu makeln, können auf Grundlage des Suchergebnisses direkt per Mail oder Post ein oder mehrere Exposés versendet werden. Die Nachweisverbuchung erfolgt automatisch. Dafür werden für eine Immobilie verschiedene Zielgruppenexposés mit genau den Inhalten, Formulierungen und Bildern erstellt, die erwartet werden getreu dem Motto Der Köder muss dem Fisch schmecken und nicht dem Angler. Welches der Zielgruppenexposés die höchste Kontaktquote erzielt hat, kann über verschiedene Auswertungstools durch die Portale oder FlowFact CRM Software gemessen werden. Marketing mit der Injektionsnadel muss nicht aufwendig sein. Besonders dann nicht, wenn man mit FlowFact CRM arbeitet. Alle Informationen zu einem Immobilienangebot werden einmalig gespeichert, doppelt oder gar Mehrfacheingaben im schlimmsten Fall auch noch in unterschiedlichen Verzeichnissen gehören der Vergangenheit an. Es genügen wenige Minuten und eine Vermarktungskampagne mit Anzeigen, Portal- und Homepageveröffentlichung, Exposéausdruck, personalisiertem Brief- und ing, Newsletter, Face bookeintrag, Aushängen und vielem mehr ist durchgeführt. Um die Zufriedenheit der Auftraggeber und Interessentenkontakte zu steigern, ist das Top-Listing eine wertvolle Vermarktungsmaßnahme. Per Klick wird das IS24-Toplisting direkt aus FlowFact CRM gebucht. Denn mit dem Toplisting-Angebot wird die Immobilie 14 Tage ganz oben auf der Ergebnisliste des Immobilien Scout24-Portals präsentiert. Jeder, der sich für eine Immobilie interessiert, wünscht sich eine schnelle Kontaktaufnahme. Mit dem Portal-AutoReply wird ein schneller Kundenservice geboten, ohne selbst aktiv zu werden. -Anfragen von potenziellen Kunden, die über ein Portal auf die Immobilie aufmerksam wurden, 15

16 werden durch den Einsatz des Portal-AutoReply umgehend personalisiert mit dem Exposé oder der Firmendarstellung bedient. Es ist so einfach, mit FlowFact CRM eine neu entstandene Beziehung zu pflegen. Ein individueller Geburtstagsgruß, dennoch automatisiert in der Erstellung und im Versand, freut den Empfänger. Überzeugend & stark im Auftritt Der Innen- und Außenauftritt jedes Unternehmens erfolgt idealerweise immer im Corporate Design, um die eigene Marke zu branden und was viel wichtiger ist Vertrauen aufzubauen. Vertrauen in die angebotenen Dienstleistungen, Immobilien-Know-how, Vertrauen in die Leistungsfähigkeit des Unternehmens, Vertrauen in alle, die daran mitarbeiten. Ein stimmiger und überzeugender Auftritt wird erreicht, in dem alle Dokumente wie - und Printexposés, Aushänge, Schilder usw. einheitlich gestaltet sind. Ist der Auftrag für die Vermarktung der Immobilie erteilt, beginnt der Prozess der Immobilienpräsentation. Die Bewerbung und die Präsentation hat im Gegensatz von vor zehn Jahren, wo ein Printexposé und eine Anzeige erstellt wurden, einen viel breiteren Umfang erhalten. Per Knopfdruck ist es sehr einfach, viele Varianten der Präsentation auf FlowFact CRM zu erzeugen. Alle Präsentationsmöglichkeiten beruhen auf den einmal eingegebenen Daten in der Software. Durch Farming zum Platzhirsch Farming ist ein Begriff in der Immobilienwirtschaft. Unternehmen stecken sich überschaubare Vermarktungsreviere ab, um dort zum Platzhirsch zu werden. Platzhirsch wird nur der, der seine Unternehmensmarke unverkennbar etabliert. Eine echte und messbare Herausforderung für Marketing und Vertrieb, die ihre jeweiligen Aktivitäten koordinieren und systematisch aufeinander abstimmen müssen. Die Marketingabteilung sammelt und speichert durch einfache Marktanalysen Interessentenprofile und findet Akquisitionsobjekte. Neue Adressen aus dem Gebiet werden per Klick von Klicktel direkt in die FlowFact CRM Software übertragen. Darauf aufbauend kann der Vertrieb zielsicher arbeiten. Um der Veränderung der Dokumente und ungewollter Kreativität von Mitarbeitern vorzubeugen, wird das Dokument als sogenannte Vorlage in der FlowFact CRM Software einmalig gespeichert. Diese Vorlagen enthalten Platzhalter, die dafür sorgen, dass wiederkehrende Objekt- und Kontaktdaten nicht manuell, sondern automatisch eingetragen werden. Das spart Erstellungszeit und senkt die Fehlerquote. Per Knopfdruck stehen diese jedem Mitarbeiter zur Verfügung. Professionelle Präsentationsmaterialien und Objektinformationen sind das Aushängeschild für Unternehmen. Ein Designpaket mit umfangreichen Vorlagen für Print- und Onlinepräsentation ist in der FlowFact Software enthalten. Diese Vorlagen sind im Word- oder HMTL-Format. Ebenso gehört eine Bildergalerie zum Lieferumfang. Um die Unternehmensmarke im Farminggebiet langfristig zu etablieren, bedarf es fortlaufender Marketingmaßnahmen, verteilt über das ganze Jahr. Dazu gehören News, personalisiert per Mail/Brief, die für die Zielgruppe interessant sind. Zielgruppenmarketing wie Nachbarschaftsmailing, Empfehlungsaktionen, Verkaufserfolge oder OpenHouse-Besichtigungen lassen sich mit FlowFact CRM rasch mit sehr wenig Streuverlust realisieren. 16

17 Marketing-Tools inklusive. Design-Exposévorlagen in den Styles modern, klassik und stylisch sind im Lieferumfang enthalten. Der Versand mit modernen Vorlagen für s- Exposés begeistert die Kunden. Immobiliendaten einmalig im FlowFact CRM speichern und in wenigen Minuten eine gesamte Marketingkampagne erzeugen. Ein integrierter Marketingbudgetplan steuert die Werbeeuros. Individualisierte Vermarktungsreportings erstellen und per Mail oder online an den Auftraggeber versenden. Voll integrierte Bildergalerie. Per Mausklick Immobilien auf der eigenen Homepage, in Facebook und in über 70 Portalen veröffentlichen. Toplistings im ImmobilienScout direkt aus FlowFact CRM buchen und kürzere Vermarktungsdauer realisieren. Immobilien als Powerpoint-Präsentation, einfach und schnell erstellt. Bequem aus Immobilienfotos eine Videoanimation erzeugen und Interessenten begeistern. Personalisierte Briefe und s für den professionellen Firmenauftritt. 17

18 Geld folgt mit der Homepage Schnell, direkt und aktuell Die Immobilien Homepage von FlowFact kommt dem Wunsch nach, direkt und schnell mit einer eigene Homepage präsent zu sein. Zeit sparen und maximale Aktualität sind die Ansprüche, durch die die Homepagepräsenz zum Kinderspiel wird. Nicht nur der Inhalt, sondern auch das Layout wird durch FlowFact CRM mitgeliefert. Realisiert wird das durch eine technische Schnittstelle zwischen FlowFact CRM und der Homepage. Der Grundgedanke von FlowFact CRM ist es, Unternehmensdaten, Immobilienangebote und die dazu gehörigen Vermarktungsaktivitäten sowie Dokumente nur einmalig zu speichern. Per Knopfdruck werden jetzt die Daten auf die Homepage übertragen. Gegenüber der herkömmlichen Arbeitsweise werden dafür nur wenige Minuten benötigt. Der Nutzen der eigenen Homepage besteht darin, Vertrauen aufzubauen. Vertrauen zu Interessenten, die ihr Geld in eine privat genutzte Immobilie oder in ein Investment investieren wollen. Vertrauen zu Auftraggebern, die den richtigen Vermarkter suchen. Außerdem generiert die eigene Homepage eben doch einen deutlichen Mehrwert gegenüber dem Portal: Sie bietet verschiedene Servicefunktionen und stellt eine Auftraggeberbeziehung durch verschiedene Funktionalitäten wie Objekt-Tracking oder Interessentendatenbanken her. Professioneller Auftritt akquiriert neue Aufträge Auch die Immobilien zu offerieren, die im Gemeinschaftsgeschäft vermarktet werden, ist einfach und der Suchende erhält eine große Angebotsvielfalt. Referenzstatements sowie verkaufte Objekte zu präsentieren, geschieht direkt aus der Software und ist ein wichtiges Kriterium der Vertrauensbildung. Sinnvoll für die Akquisition von neuen Objekten ist es, eine Rubrik für Gesuche auf der Homepage zu schaffen. Die Gesuche wie Chefarzt sucht werden nicht mehr ernst genommen. Darum ist es wichtig, per Mausklick jeweils die aktuellen Gesuche aus der Immobiliensoftware direkt auf die Homepage zu übertragen. Für potenzielle Auftraggeber gibt die Rubrik Gesuche vielleicht den Ausschlag, das Traumhaus zu vermarkten und die Mitarbeiter müssen nicht mehr ermahnt werden, da die Eigenmotivation zur einfachen Datenpflege auf der Hand liegt hat die FlowFact AG das Objekt-Tracking erstmalig mit Kunden getestet. Die Auftraggeber waren und sind begeistert, dass sie jederzeit per Login auf der Homepage alle Informationen zum Vermarktungsverlauf abrufen können. Das Objekt-Tracking ist mittlerweile eine Standardfunktion in fast jeder Immobiliensoftware. Von der Trackingfunktion profitieren Vermieter und 18

19 deren Mieter, die online ihre Betriebskostenabrechnungen oder andere Mietvertragsinformationen erhalten. Kauf- und Mietinteressenten erhalten unabhängig von Büroöffnungszeiten und bequem alle Vertrags- und sonstigen Informationen, die sie für die Entscheidungsfindung brauchen. Das Objekt-Tracking über FlowFact CRM funktioniert denkbar einfach: Alle Aktivitäten, die für das Objekt des Auftraggebers angelegt werden sei es der Exposéversand, geführte Telefonate oder s werden automatisch mit diesem Objekt verknüpft. Und zwar nicht nur im FlowFact Software-System, sondern automatisch auch auf der Homepage. So wird per Knopfdruck jeder Vorgang dokumentiert. Der Auftraggeber wiederum braucht sich lediglich in seinen passwortgeschützten Bereich einzuloggen und sein Objekt anzuklicken, um zu sehen, wie hart sein Makler arbeitet und welche Dokumente hinterlegt sind. So kann er sich just in time über den Vermarktungsstand seiner Immobilie informieren. Wie viel Transparenz dargestellt wird und ob zu den Aktivitäten weitere Details hinterlegt werden, bleibt jedem selbst überlassen. Das Objekt-Tracking ist ein sinnvolles und wichtiges Alleinstellungskriterium, das den Vorgang des Makelns für Auftraggeber deutlich macht, Kollegengeschäfte ermöglicht und den Auftraggeber informiert hält. Kostenfreie Homepage. In weniger als 10 Minuten wird eine Homepage mit Objekten, Gesuchen, Referenzen, Impressum und Logo erzeugt. Jederzeit in Kontakt mit Eigentümer, Mieter, Auftraggeber und Interessenten durch das integrierte Objekt-Tracking. Tagesaktuelle Gesuche, verkaufte Objekte und Kundenstimmen auf der Homepage veröffentlichen. Veröffentlichung von Immobilien aus dem Gemeinschaftsgeschäft. Homepage mit VIP-Bereich. Mehr Empfehlungsgeschäft durch Einbindung von Bookmarks wie Facebook, Twitter und XING. Kostenfreie Homepage mit FlowFact CRM: Per Mausklick alle Immobilien auf die Homepage übertragen. 19

20 Spaßfaktor mobiles Arbeiten Was bedeutet eigentlich Gewinn in der Immobilienwirtschaft? Laut der Forrester Consulting Studie von April 2009 ist die Notwendigkeit einer verbesserten Kundenzufriedenheit zur Gewinnung und Bindung von Käufern das wichtigste Motiv für Investitionen in Technologien zur Unterstützung von Geschäftsprozessen mit Kundenkontakt. 62% der Entscheidungsträger gaben sogar an, dass die Implementierung von mobilen CRM-Lösungen ihrem Unternehmen geholfen hat, dieses Ziel zu erreichen. Außerdem fördern CRM-Lösungen ihren Berichten zufolge Produktivitätssteigerung des Außendienstpersonals (59%), Verbesserung der Effizienz von Geschäftsprozessen (55%) sowie Senkung der Kosten für Kundenbeziehungsmanagement (54%). Erst mit dem iphone und jetzt mit dem ipad definiert Apple eine völlig neue Gerätekategorie, welche die Nutzer auf eine intuitivere und spaßige Art und Weise miteinander verbindet. Der heutige Immobilienkunde erwartet schnellen Zugriff auf Informationen, zeitnahes Feedback auf Anfragen und jederzeit Überblick zum Vermarktungsstand seiner Immobilie. Diesen Anforderungen werden immer mehr Immobilienvermittler gerecht und leisten sich die Freiheit, mit FlowFact CRM auf alle Unternehmensdaten unabhängig davon, ob sie am Rechner, Notebook, Handy, iphone oder ipad arbeiten, zugreifen zu können. Es kostet jedes Unternehmen mehrere Tausend Euro im Jahr und Vertriebsmitarbeiter viel Zeit, wenn sie auf Reisen keinen Livezugriff auf die Unternehmens- und Immobiliendaten haben. Es sind ca. 180 Stunden pro Jahr, die dadurch effizient werden. Der Zustand von mobilem CRM in Europa Verbesserung der Kundenzufriedenheit ist das wichtigste Motiv für CRM-Investititionen. Steigerung/Verbesserung der Kundenzufriedenheit 62% Gesteigerte Produktivität des Außendienstpersonals 59% Verbesserte Effizienz der Geschäftsprozesse 55% Senkung der Kosten für Kundenbeziehungsmanagement 54% Verbesserung der Kundenerfahrungen 51% Umsatzsteigerung 38% Verbessertes Partnerkanal-Management 34% Quelle: Online-Umfrage unter 1005 globalen IT- und Geschäftsentscheidern, die an CRM-Kaufentscheidungen beteiligt sind. Eine Studie von RIM, durchgeführt von Forrester Consulting. Grundlage: Alle Befragten. 20

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