Business Process Management Software für Ihre Rechtsabteilung!

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1 Professionelle Softwarelösungen für Ihre Rechtsabteilung Business Process Management Software für Ihre Rechtsabteilung! 0 AF Software GmbH AF Software GmbH, Flughafenstr. b, Hamburg 00/ evolution.de evolution.de

2 winra-evolution auf einen Blick! winra Portal Ihr einheitliches und persönliches Dashboard Juristische, elektronische Akte mit individuellen Aktentypen, mobile Akte Juristisches Kontakt und Beteiligungsmanagement inklusive grafischer Darstellung von Unternehmens und Konzernstrukturen sowie sensitiver Dublettenprüfung Jederzeitiges Öffnen und paralleles Arbeiten mit mehreren Akten, Kontakten, Terminen etc., keine : Beziehung Vertragsmanagement für die detaillierte Erfassung und Bereitstellung von Verträgen Legal Spend Management für Ihr Risikocontrolling und Auswertung externer Beratungskosten Litigation Report für die Auswertung Ihrer Gerichtsprozesse und Schiedsverfahren Professionelles Dokumenten und Wissensmanagement inkl. Speicherung aller Dateiformate in der Anwendung und per drag and drop, automatische erkennung und Dublettenprüfung für komfortables Speichern, Volltextsuche auch in E Mail Attachements wie mit Internetsuchmaschinen, inhaltliche Baumstruktur Schnelle und komfortable Kommunikations und Workflowfunktionen für effiziente Zusammenarbeit z.b. mit HTML Link Technologie und WebPublisher, mit allen Abteilungen, Außenstellen und externen Kanzleien Terminmanagement inklusive Anbindung an MS Outlook/Lotus Notes und Ihrem SmartPhone Informationsgewinnung durch detaillierte Analyse und Reportinginstrumente, wie z.b. Aktenregister, Prozesskostenrisikoermittlung und TimeSheet, sowie Exportmöglichkeiten, z.b. nach MS Excel Forderungsmanagement für EDA Mahnwesen und Zwangsvollstreckung Bausteinsystem: Basispaket, Zusatzmodule und Connectoren für Ihre individuellen Anforderungen Moderne, intuitive Oberflächen, dadurch schnelle Einarbeitung, hohe Übersichtlichkeit in Modernste, wartungsarme Softwarearchitektur 0 AF Software GmbH

3 Smarte Fenster Leichte Bedienung, durchgängig und kontextsensitiv mit der Maus Moderne, flexible Architektur Paralleles Arbeiten, keine : Beziehungen Mehrfachauswahl mit Maus oder Tastatur Durchgängig benutzerdefinierte Einstellungen Versand aller Akten und deren Inhalte per E Mail Alle Tabellen haben speicherbare Filterfunktionen Alle Tabellen haben speicherbare Gruppierungsfunktionen winra-evolution modernes BPM 0 AF Software GmbH

4 Das Portal Ihr Einstieg in winra und das Dashboard für Ihre tägliche Arbeit Individuelle Akten, Kontakt und Dokumentfavoriten; Mehrfachauswahl von Akten, Kontakten etc. 7 Kontextmenüs für sofortigen Zugriff z.b. auf die Akte, Kontakte, sowie Aktionen wie Telefonieren, E Mailing und Starten der Zeiterfassung Personalisierte Wiedervorlagen, Fristen und Gerichtstermine mit Terminvorschau und Nutzerzuordnung Übersichtliche Anordnung der Vorgänge und Anwendungen für schnellen Zugriff QuickSearch Feld für schnelle Filterung über alle Spalten der Favoriten listen 6 Individuelle Fenstergestaltung durch flexible Widgets 6 7 Wechsel der Sprache im laufenden Betrieb 0 AF Software GmbH

5 Juristisches Kontakt und Beteiligungsmanagement mit grafischer Darstellung von Unternehmensstrukturen Kontakt mit beliebiger Anzahl von Anschriften und beliebige Anzahl von Kommunikationsdaten Sofortiger Zugriff auf sämtliche Akten des Kontakts Anlage von Beziehungen wie gesetzl. Vertreter, Ansprechpartner und individuelle Bezeichnung wie "Betriebsrat" durch Verknüpfung mit anderen Kontakten Darstellung der Unternehmens und Konzernstrukturen in grafischer und tabellarischer Form inklusive Zugriff auf diese Kontakte Ein und Ausblenden von einzelnen Beziehungsarten und einzelnen Kontakten 0 AF Software GmbH IBM (Lotus) Notes Microsoft Outlook

6 Kontaktsuche mit der Kontaktbox so einfach wie mit Internetsuchmaschinen Suchbegriffe einfach eingeben ohne Punkt und Komma sowie Direktsuche in Feldern, z.b. Telefonnummer, vergleichbar mit Internetsuchmaschinen 6 Suchergebnis mit den wichtigsten Angaben, Öffnen mit Doppelklick, Mehrfachauswahl möglich Klick auf + für den Zugriff auf alle Beziehungen, Bearbeitung mit der rechten Maustaste Zugriff auf alle Akten, in denen der Kontakt beteiligt ist Blättern zwischen den Suchergebnissen 6 Auswahl von Tabellenspalten; Export nach Excel u.a. 7 Mehrfachauswahl auch in mehreren Suchergebnissen möglich 7 0 AF Software GmbH

7 Die elektronische Akte juristische und flexible Struktur, zentral verfügbar Aussagekräftige Rahmendaten, basierend auf individuellen Listen, änderbar, für Suche, Auswertungen und Verwaltung Unendlich viele Beteiligte und deren Beziehungen sowie Funktionsdefinition 7 6 Individuelle Bezeichnung der Beteiligungen für eine sprechende Akte Übersichtliche Register für schnellen Zugriff auf alle Aktenbereiche Individuelle Aktentypen für übersichtliche Strukturierung der Akten, veränderbar 6 Erfassung mehrerer Sachbearbeiter für Auswertung und Zugriffssteuerung 7 Statusprofil für aussagekräftigen Aktenstatus 0 AF Software GmbH

8 Aktensuche mit der Aktenbox so einfach wie mit Internetsuchmaschinen Suchbegriffe einfach eingeben ohne Punkt und Komma, vergleichbar mit Internetsuchmaschinen 6 Suchergebnis mit den wichtigsten Angaben, Öffnen mit Doppelklick, Mehrfachauswahl möglich Klick auf + für den Zugriff auf alle Beteiligte, Bearbeitung mit der rechten Maustaste Kontextmenü zur Auswahl als Favorit, Starten der Stoppuhr für die Zeiterfassung etc. Blättern zwischen den Suchergebnissen 6 Tabellenspalten können hinzugefügt oder entfernt werden; Export nach Excel u.a. 0 AF Software GmbH

9 Schriftverkehr und Musterbriefe mit MS Word Komfortable Zusammenarbeit zwischen winra und MS Word durch moderne MS Office AddIns. Dadurch automatische Übergabe ausgewählter Aktendaten. Felder füllen stellt alle Akten und Beteiligungsdaten zu Auswahl Speicherung des Worddokuments zur Akte als Word und PDF Dokument, beliebige Anzahl von Versionen Eigenständige und individuelle Gestaltung von Musterbriefen in Word keine Programmierkenntnisse erforderlich Klauselmanager für zentrale Bereitstellung und Einfügen von Klauseln und Formularen in Word an beliebiger Stelle per rechter Maustaste 0 AF Software GmbH

10 E Mail Speicherung per drag and drop und FileHist mit MS Outlook und Lotus Notes Speichern zu einer oder mehreren Akten in einem Vorgang per drag'n'drop direkt auf oder in die Akte: MS Office AddIn zur Speicherung von E Mails, Mehrfachauswahl möglich Alternativ ziehen der ausgewählten E Mails und Dateien mit der Maus zur Akte (drag'n'drop) E Mail Speicherung mit automatischer Aktenvorschlagsliste, Dublettenprüfung Speichern ausgewählter E Mails und Dateien per drag n drop und in einem Zuge zu den Historien verschiedener Akten ScanAkte speichert eingescannte Dateien in einem Zuge zu den Aktenhistorien verschiedener Akten 0 AF Software GmbH

11 Die Aktenhistorie das vollelektronische Dokumentenmanagement Speichern Sie alle Dateiformate zur Akte, z.b. Worddokumente, E Mails, PDFs, Grafiken etc. mit individueller Bezeichnung und Schlagworten für die Suche. Komfortable AddIns und drag n drop bieten höchsten Komfort: Automatische Speicherung von Aktenaktionen zur Protokollierung Filter, auch in Kombination, für die bessere Übersichtlichkeit Kategorien in Ordnerstruktur als individuelle Baumstruktur für den schnellen Zugriff WebPublisher für die plattform unabhängige Kommunikation mit anderen Abteilungen und Externen Quicksearch garantiert die schnelle Suche über alle Spalten, auch in Kombination mit den Filtern 0 AF Software GmbH

12 Der Historienexporter Ihre mobile Akte Nehmen Sie Ihre elektronischen Akten mit! Übertragen Sie ausgewählte Akteninhalte auf Ihr mobiles Gerät und greifen Sie über den Browser auf sämtliche Akteneinträge zu, die Sie jederzeit und überall bearbeiten können. Sie können zudem die mobile Akte auch per E Mail verschicken oder auf anderem Weg Dritten zugänglich machen: Auswahl der gewünschten Akteninhalte beliebigen Formats Export der Akten in einen beliebigen Ordner auf einem beliebiges Laufwerk, z.b. USB Stick, Notebook, IPad etc. Bedienung der mobilen Akten über den plattformunabhängigen Browser Ausdruck der elektronischen Akte auf Papier oder in PDF 0 AF Software GmbH

13 Die Historienbox Volltextsuche in Ihren E Akten wie mit Internetsuchmaschinen Durchsuchen Sie Volltext den gesamten Datenbestand Ihrer e Akten inklusive E Mail Attachements sowie zahlreicher zusätzlicher Filter: Eingabe individueller Suchbegriffe und Auswahl zahlreicher Filter wie in einer Internetsuchmaschine Liste aller Einträge mit Bearbeitungsmöglichkeiten, Zugriff zur Akte und Versand per E Mail Gruppierungen für die Erstellung einer individuellen Struktur; Tabellenspalten können hinzugefügt oder entfernt werden Filter auch in Kombination mit der Gruppierung für bessere Übersichtlichkeit inkl. Speicherung Previewer für Anzeige der Inhalte und zum Durchblättern 0 AF Software GmbH

14 winra WebPublisher das Online Serviceportal Ihrer Rechtsabteilung! Bieten Sie Ihren juristischen Service allen Mitarbeitern Ihres Unternehmens an transparent, schnell, weltweit jederzeit verfügbar und plattformunabhängig im Intranet oder im WWW über den Browser! Veröffentlichung juristischer Informationen und "News" an alle oder ausgewählte Mitarbeiter Bereitstellung von Dokumenten für den Download, z.b. AGB als PDF, Vertragsmuster als Worddokumente etc. Mitteilung der Kontaktdaten des Legal Teams und von Ansprechpartnern WebPublisher in deutscher und englischer Sprache verfügbar, Texte können individuell gestaltet werden 0 AF Software GmbH

15 winra WebPublisher Einbindung in die Unternehmensprozesse! Einbindung Ihrer Rechtsabteilung in die Unternehmensprozesse und Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen den Fachabteilungen: Mit dem winra WebPublisher kein Problem! Veröffentlichung ausgewählter Informationen aus Ihren elektronischen Akten wie z.b. Vertragsdokumente (Word, PDF), Schriftsätze, Notizen und Vermerke (Weltkugel) Gezielte Regelung des Zugriffs für ausgewählte Mitarbeiter Automatische Benachrichtigung der Mitarbeiter nach Veröffentlichung per E Mail inklusive HTML Link auf die Adresse des WebPublishers Einfache, selbsterklärende Bedienung und Suche 0 AF Software GmbH

16 winra HTML Linkversand für bessere Zusammenarbeit! Versenden Sie Daten aus winra als E Mail : Versand von Kontakten, Akten, Terminen sowie Einträgen der Aktenhistorie etc. per E Mail Empfänger greift über die E Mail direkt auf den Kontakt, Vorgang oder Eintrag zu und kann diesen bearbeiten. Antwort in der E Mail möglich oder Versand eines neuen HTML Links 0 AF Software GmbH

17 Das Terminmanagement in Kommunikation mit Outlook, Lotus Notes und Ihrem SmartPhone Speichern Sie Ihre Termine automatisch beim Erfassen und Ändern in Outlook oder Notes und Versenden Sie dabei Termineinladungen und Info E Mails: Komplettübersicht der Wiedervorlagen, Fristen mit Vorfristen und Gerichtstermine pro Akte Farbige Darstellung des Status: erledigt (grün), storniert (gestrichen und rot), älter als heute (rot) und offen (schwarz) Quicksearch garantiert die schnelle Suche über alle Spalten Aktenübergreifende Übersicht in der Terminbox Ausdrucke und Auswertungen, z.b. Tageskontrollliste, Akten ohne Wiedervorlage, etc. IBM (Lotus) Notes Microsoft Outlook 0 AF Software GmbH

18 Legal Spend Management mit dem Risikocontrolling Das winra Legal Spend Management verschafft Ihnen jederzeit den Überblick über das finanzielle Risiko Ihrer Projekte, so dass Sie rechtzeitig die erforderlichen Maßnahmen ergreifen können. Mit dem Prozesskostenrisiko ermitteln Sie Ihre Prozesskosten nach RVG und GKG und prüfen die Rechnungen Externer. Auswertung der projektbezogenen Risiken und Kosten Verwaltung von Projekt und Prozesskosten Rückstellungen Verwaltung externer Beratungsund Prozesskosten winra PKR für die Ermittlung der Kosten nach RVG und GKG 0 AF Software GmbH

19 Litigation Report: die Rechtsverfahrensliste Der winra Litigation Report ermöglicht die Auswertung und Analyse Ihrer gerichtlichen und schiedsgerichtlichen Verfahren nach zahlreichen Kriterien, wie z.b. Ihre Akten, Sachbearbeiter und weitere, z.b.: Verfahrensart (z.b. ordentlicher Rechtsstreit) Verfahrensrolle (z.b. Aktivverfahren) Mandatsstatus nach zahlreichen, individuellen Statusprofilen (z.b. Verfahren. Instanz) Gericht, Instanz, Höhe der Forderungen, Rückstellungen, bereits angefallene Beratungskosten etc. 0 AF Software GmbH

20 Tätigkeits und Zeiterfassung mit dem TimeSheet Einfache und schnelle Erfassung durch Excel ähnlichen Aufbau Automatische Kontrolle unvollständiger oder falscher Eingaben Tätigkeitskatalog vorhanden, Neuanlage und Ergänzung sowie Klassifizierung durch Leistungsart pro User 7 6 Anlage von Mitarbeitern mit internen und externen Stundensätzen (auch Verrechnungssätze) Ermittlung interner und externer Dauer Stoppuhr zur komfortablen Erfassung, Mehrfachaufruf möglich 6 7 Auswertung mit der Honorarübersicht nach Akte, Person, Unternehmen etc. inklusive Export nach z.b. Excel, PDF 0 AF Software GmbH

21 EDA Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung mit dem Forderungsmanagement Legen Sie unendlich viele Forderungskonten pro Akte an: Komplettübersicht über alle Konten nebst Saldo Übergabe des Mahnwesens an EDA via EGVP Auslösen einer Vielzahl von Maßnahmen, Musterbriefe in Word Verschiedene Ansichten des Kontos für die bessere Übersichtlichkeit Individuelle Berechnungszeiträume Übergabe an EDA Modul zur Weitergabe an den EGVP Client 0 AF Software GmbH

22 Kontrolle und Übersicht mit dem Verlauf (optional, Berechtigungen vorausgesetzt) Aufzeichnung der Aktionen in einer Akte oder einem Kontakt Anhand von Grafiken ist die Art der Aktion erkennbar Auswertung der Listen über Filtermöglichkeiten 0 AF Software GmbH

23 0 AF Software GmbH Verfügbare Programmodule winra Evolution besteht aus einem Basispaket mit dem folgenden Umfang : Das Portal Ihr Einstieg in winra und das Dashboard für Ihre tägliche Arbeit Juristisches Kontakt und Beteiligungsmanagement inklusive grafischer Darstellung von Unternehmensstrukturen Akten und Kontaktsuche so einfach wie mit Internetsuchmaschinen Die elektronische Akte übersichtliche und flexible Struktur, zentral verfügbar Die Aktenhistorie das vollelektronische Dokumentenmanagement Outlook und Lotus Notes Schnittstelle inkl. E Mail Speicherung, Aktenvorschlagsliste und Dublettenprüfung Speichern zur Akte direkt aus MS Office sowie aller Dateiformate per drag and drop Schriftverkehr und Musterbriefe mit MS Word Die Historienbox Schlagwortsuche über Ihre Akteninhalte winra HTML Linkversand per E Mail für bessere Zusammenarbeit Terminmanagement in Kommunikation mit Ihrem MS Outlook und Lotus Notes Interne Abrechnung und Kostenkontrolle nach RVG Und den folgenden, weiteren Modulen (optional): winra DMS Dokumentenmanagement mit Volltextsuche und Ein und Auschecken Legal Spend Management: Risikocontrolling für Rückstellungen, Prozesskosten etc. Litigation Report für die Rechtsverfahrensliste Mobiles Arbeiten mit dem Historienexporter Klauselmanager für das Verwalten und Einfügen von Klauseln und Mustertexten in Word Tapi Schnittstelle für Ihre Telefonanlage für ein und ausgehende Anrufe winra WebPublisher das Serviceportal für die Veröffentlichung ausgewählter Informationen und Verbesserung der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen und Externen, z.b. Kanzleien Tätigkeits und Zeiterfassung mit dem TimeSheet ScanAkte für die automatische Speicherung eingescannter Dateien EDA Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung mit dem Forderungsmanagement Englische Sprachversion mit Zeitzonen und Fremdwährungen

24 Systemvoraussetzungen Die moderne Architektur von winra-evolution erfordert nur einen geringen Administrationsaufwand und bietet vielfältige Anwendungsmöglichkeiten. Die Datenbank wird mit einem MS SQL Server oder mit der kostenlosen Runtimeversion MS SQL Server Express betrieben. winra kann auf einem zentralen File Share bereitgestellt werden oder wird alternativ auf einem Client PC installiert bzw. ausgerollt. Lediglich die MS Office AddIns für die Kommunikation zwischen Office und winra werden auf den Client PCs installiert bzw. registriert. Weiterhin werden Terminalserverservices (Windows, Citrix) unterstützt. Generell besteht die Möglichkeit, den Zugriff auf winraevolution im gesamten Unternehmen zu ermöglichen. Voraussetzung ist die Berechtigung des Users zum Zugriff auf den/die Server, auf dem winra-evolution und die Datenbank installiert sind. PC/Netzwerkarbeitsplatz: Intel Pentium GHz Bit oder 6 Bit Prozessor oder vergleichbarer Prozessor, GB Hauptspeicher Es wird mind. 00 MB freie Festplattenkapazität benötigt. In der Regel wird ein Fileserver für winra eingesetzt, daher erfolgt keine Installation des Programms auf den Netzwerkarbeitsplätzen. freie Festplattenkapazität benötigt. Microsoft Windows Vista, 7 (Professional, Enterprise, Ultimate) und Microsoft Windows 8. Microsoft Office 007 bis 0 Lotus Notes, Version 7.0. und höher WebPublisher: Java Standard Edition Runtime sowie Apache Tomcat Server: Intel Pentium Single,Dual Core System, oder 6 Bit Betriebssystem: GByte RAM, 6 Bit Betriebssystem: mind. GByte RAM Microsoft Windows Server 00 bis 0 R, Microsoft Windows Small Business Server 00 0 (Standard/ Premium); alle Betriebssysteme werden in Ihrer Bit und 6 Bit Version unterstützt. Microsoft SQL Server 008 bis 0 Express Edition, Microsoft SQL Server 008 bis 0 Standard und höher Diese Liste dient nur zur Orientierung. Weitere Informationen finden Sie unter evolution.de. Gerne senden wir Ihnen unsere technischen Informationen und Systemvoraussetzungen auch per oder Post zu. Bitte sprechen Sie uns an. 0 AF Software GmbH

25 Die AF Software GmbH Partnerschaftliche Zusammenarbeit hat für uns oberste Priorität! Die AF Software GmbH Das Familienunternehmen AF Software GmbH hat sich seit seiner Gründung im Jahr 99 auf die Entwicklung und den Vertrieb von Business Process Management Software für die Rechtsberatungsbranche spezialisiert. Zu unserem Kundenstamm zählen Rechtsabteilungen namhafter Unternehmen, Rechtsämter und Stadtwerke mit bis zu stelligen Mitarbeiterzahlen. Bei der Entwicklung unserer Software legen wir den Fokus auf die einfache und intuitive Bedienung, schnelle interne und externe Information und Kommunikation innerhalb und außerhalb der Rechtsabteilung, Kosten und Leistungscontrolling sowie die Verbesserung und Beschleunigung der Arbeitsabläufe. Dabei sind unsere persönliche Unterstützung vor Ort, am Telefon und online, ggf. mit persönlich bekanntem Ansprechpartner, eine Selbstverständlichkeit. Technische Dienstleistung und Beratung Wir bieten Ihnen die Lösung aus einer Hand! Sie werden von uns rundum betreut, und zwar von der Projektvorbereitung bis zur produktiven Bereitstellung und dem anschließenden Support. Dazu gehört: Beratung durch unsere Consulter für einen effizienten Einsatz von winra-evolution Teststellung und Produktivinstallation auf Ihrer IT Anlage Übernahme von Datenbeständen aus Fremdsoftware Anbindung an Content und Wissensmanagementsysteme, CRM Software sowie das Customizing unserer Produkte Professionelle Schulung Holen Sie das Beste aus Ihrer Investition! Unser professionelles Schulungsteam steht Ihnen vor Ort, in unseren örtlichen Schulungsräumen oder online zur Verfügung. Egal, ob Sie Einsteiger oder Fortgeschrittener sind, unsere Spezialisten bieten Ihnen das Training, mit dem Sie Ihre Software optimal einsetzen können. Service und Support Wir stehen Ihnen mit einem umfangreichen Serviceprogramm zur Verfügung: Hotline per Telefon, Fax, E Mail oder Fernwartung Sie werden rundum betreut. Unsere Spezialisten sind fachlich und technisch ausgebildet; bei Bedarf unterstützen auch unsere Programmierer Durch Programmpflege und Wartung sind Sie immer auf dem aktuellsten Stand der Technik und verfügen über die neueste winra Version mit den aktuellen Gesetzesänderungen und verbesserten Funktionen. 0 AF Software GmbH AF Software GmbH, Flughafenstr. b, Hamburg 00 / , 00 / evolution.de

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