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1 Anleitung für Benutzer

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3 Cardiris TM 5 Anleitung für Benutzer Inhaltsverzeichnis Urheberrechte... 1 Zu dieser Anleitung... 3 Abschnitt 1 Einführung zu Cardiris... 5 Allgemeine Informationen zu Cardiris... 5 Abschnitt 2 Cardiris installieren... 9 Systemanforderungen... 9 Software installieren... 9 Software deinstallieren Software registrieren Nach Aktualisierungen suchen Produktsupport Abschnitt 3 Erste Schritte Cardiris ausführen Sprache der Benutzeroberfläche ändern Lernprogramm Abschnitt 4 Anzeigemodi Albumansicht Kartenansicht Abschnitt 5 Visitenkarten scannen Scanner-Einstellungen festlegen iii

4 Inhaltsverzeichnis Karten scannen Karten mit den IRISCard-Scannern scannen Karten mit dem IRISCard Button-Manager scannen Bilder von IRIScan und IRIScard Anywhere Scannern laden Karten mit einem Flachbettscanner scannen Kartenstapel scannen Karten von Microsoft Outlook aus scannen Rückseite einer Karte scannen Doppelseitig scannen Bild eines Kontakts scannen Anmerkungen zu Karten hinzufügen Karten manuell zur Datenbank hinzufügen Abschnitt 6 Visitenkarten erkennen Kartenstil auswählen Karten erkennen Kartenstapel erkennen Automatische Erkennung der Rückseite von Karten Erkennungsergebnisse bearbeiten Kartenbilder anpassen Datenbankfelder anpassen iv

5 Cardiris TM 5 Anleitung für Benutzer Kategorien zu Kontakten zuweisen Abschnitt 7 Visitenkarten organisieren Einen Kartenstatus zuweisen Karten durchsuchen Visitenkarten suchen Duplikate suchen und lösen Kartendatenbanken pflegen Karten löschen Abschnitt 8 Kontakte exportieren Visitenkarten exportieren Export zu den Windows-Kontakten Export zum Windows-Adressbuch Export zu Apple-Geräten Export zu den Google-Kontakten Kontakte zu Microsoft Dynamics CRM exportieren Export zu Salesforce CRM Visitenkarten drucken Abschnitt 9 Kontakte importieren Abschnitt 10 Datenbanken synchronisieren Index v

6 vi Inhaltsverzeichnis

7 Cardiris TM 5 Anleitung für Benutzer Urheberrechte Cardiris5-dgi Copyright I.R.I.S. Alle Rechte vorbehalten. Die Urheberrechte zur Cardiris-Software, dem Online-Hilfesystem und dieser Veröffentlichung liegen bei I.R.I.S. Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen sind Eigentum von I.R.I.S. Änderungen des Inhalts sind zu jeder Zeit ohne Ankündigung vorbehalten und stellen keinerlei bindende Verpflichtungen seitens I.R.I.S dar. Die in diesem Dokument beschriebene Software unterliegt einer Lizenzvereinbarung, in der die Nutzungsbedingungen dieses Produkts enthalten sind. Die Verwendung dieser Software und das Anfertigen von Kopien dieser Software sind ausschließlich im Rahmen der in dieser Vereinbarung aufgeführten Bedingungen zulässig. Teile dieser Veröffentlichung dürfen nicht ohne die vorherige schriftliche Genehmigung von I.R.I.S. vervielfältigt, übertragen, in einem Abfragesystem gespeichert oder in eine andere Sprache übersetzt werden. In dieser Anleitung für Benutzer werden zu Demonstrationszwecken fiktive Namen verwendet. Übereinstimmungen mit realen Personen, Firmen oder Organisationen sind rein zufällig. Marken Das Cardiris-Logo, Cardiris, IRISCard und IRIScan sind Warenzeichen von Image Recognition Integrated Systems S.A. Connectionist, die Linguistik- und Feldanalysetechnologie sind von I.R.I.S. Die Cardiris-Software basiert zum Teil auf der Arbeit der Independent JPEG Group. Alle anderen in diesem Benutzerhandbuch aufgeführten Produkte sind Marken oder eingetragene Marken der entsprechenden Inhaber. 1

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9 Cardiris TM 5 Anleitung für Benutzer Zu dieser Anleitung In dieser Anleitung werden alle in Cardiris verfügbaren Funktionen behandelt. Funktionen, die nur in einer bestimmten Version verfügbar sind, werden entsprechend gekennzeichnet. 3

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11 Cardiris TM 5 Anleitung für Benutzer ABSCHNITT 1 EINFÜHRUNG ZU CARDIRIS ALLGEMEINE INFORMATIONEN ZU CARDIRIS Einführung Cardiris ist eine leistungsfähige Lösung zum Scannen und Organisieren von Visitenkarten. Mit diesem Produktivitätstool können Sie Visitenkarten scannen, erkennen und archivieren und diese in eine Adressendatenbank umwandeln. Cardiris kann Visitenkarten jeglicher Art aus 218 Ländern verarbeiten. Anhand der OCR (optischen Zeichenerkennung) werden die Daten auf Visitenkarten automatisch vom Bild ausgelesen, in bearbeitbaren Text konvertiert und mit der Feldanalyse in die richtigen Datenbankfelder eingefügt. Cardiris verwendet ausgiebig eine Wissensdatenbank, erwirbt die nötige Intelligenz, um zwischen Vor- und Nachnamen, Städten und Staaten, Telefon- und Faxnummern usw. zu unterscheiden. Der Feldanalyseprozess basiert auch auf dem Karten-Layout, da jedes Land einen unterschiedlichen Stil bei der Erstellung von Visitenkarten hat. Die asiatische Ausgabe von Cardiris (Cardiris Asian Edition) erkennt zusätzlich auch Visitenkarten aus 8 asiatischen Ländern und Territorien: China, Hongkong, Macau, Japan, Nord- und Südkorea, Singapur und Taiwan. 5

12 Abschnitt 1 Einführung zu Cardiris Englischsprachige Visitenkarten aus den oben genannten asiatischen Ländern werden von der Standardversion von Cardiris unterstützt. Falls Sie eine Visitenkarte in einer Sprache finden, die nicht von Cardiris unterstützt wird, haben Sie immer noch die Möglichkeit, das Kartenbild ohne Erkennung zu scannen und in die Datenbank einzugeben. Die Cardiris-Datenbank Die Visitenkarten, die Sie in Cardiris scannen, bilden die Cardiris- Datenbank. Ihre Daten können sortiert, durchsucht, gedruckt, exportiert und mit anderen Kontakt-Managern synchronisiert werden usw. Cardiris ergänzt reibungslos Anwendungen wie Kontakt-Manager, Personal Information Manager (PIMs), Customer Relation Manager (CRMs), Datenbanken, Tabellenkalkulationsblätter oder sogar Textverarbeitungsprogramme, deren Serienbrieffunktion für den Druck von Briefen, Umschlägen und Etiketten geeignet ist. 6

13 Cardiris TM 5 Anleitung für Benutzer Sie können Ihre Cardiris-Datenbank auch mit den auf Ihrem PDA, Ihrem Windows Mobile Handheld-Gerät, Ihrem Apple ipod usw. gespeicherten Kontakten synchronisieren. Mit Cardiris Corporate können Sie Kontakte auch an Microsoft Dynamics CRM und Salesforce CRM exportieren. Unterstützte Scanner Cardiris ist in einer Paketversion mit den speziellen Visitenkartenscannern von I.R.I.S. IRISCard Pro und IRISCard Mini und mit den IRIScan-Scannern erhältlich. Cardiris ist Twain-kompatibel und unterstützt zahlreiche spezielle Visitenkartenscanner, Flachbettscanner und Multifunktionsgeräte oder multifunktionale Peripheriegeräte (MFP). 7

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15 Cardiris TM 5 Anleitung für Benutzer ABSCHNITT 2 CARDIRIS INSTALLIEREN SYSTEMANFORDERUNGEN Im Folgenden sind die Mindestanforderungen an ein System für die Nutzung von Cardiris aufgeführt: Pentium-Prozessor 256 MB RAM 300 MB freier Festplattenspeicher Windows 7, Windows Vista (32 oder 64 Bit) oder Windows XP Internet Explorer 5.01 oder höher Ein freier USB-Anschluss zum Anschließend des IRISCard Pro oder IRISCard Mini SOFTWARE INSTALLIEREN So installieren Sie Cardiris: Melden Sie sich bei Windows als Administrator an und stellen Sie sicher, dass Sie über die erforderlichen Administratorrechte zum Installieren der Software verfügen. 9

16 Abschnitt 2 Cardiris installieren Legen Sie die Cardiris-CD-ROM in das CD-ROM-Laufwerk und befolgen Sie zum Installieren der Software die Bildschirmanweisungen. Wählen Sie die Sprache für die Installation aus und klicken Sie auf OK. Akzeptieren Sie die Bestimmungen der Lizenzvereinbarung. Klicken Sie auf Weiter, wenn Sie zum nächsten Bildschirm wechseln möchten. Klicken Sie auf Ende, um die Installation fertigzustellen. Vom Installationsprogramm wird automatisch das Untermenü I.R.I.S. > Cardiris im Menü Programme von Windows angelegt. Außerdem legt das Installationsprogramm eine Verknüpfung für die Cardiris-Anwendung auf dem Desktop an. SOFTWARE DEINSTALLIEREN Es gibt nur eine Möglichkeit, Cardiris ordnungsgemäß zu deinstallieren: mithilfe des Windows-Assistenten für das Deinstallieren von Programmen. Es wird dringend empfohlen, Cardiris nicht durch manuelles Löschen der Programmdateien zu deinstallieren. So deinstallieren Sie Cardiris: Schließen Sie die Anwendung. Klicken Sie im Menü Start auf Systemsteuerung. 10

17 Cardiris TM 5 Anleitung für Benutzer Klicken Sie unter dem Symbol Programme auf Programm deinstallieren. Wählen Sie aus der Liste Cardiris aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Deinstallieren. Befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm. SOFTWARE REGISTRIEREN Vergessen Sie nicht, Ihre Cardiris-Lizenz zu registrieren. So registrieren Sie sich: Verwenden Sie den Registrierungsassistenten im Menü Registrieren. Befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm. NACH AKTUALISIERUNGEN SUCHEN Verwenden Sie gelegentlich die Funktion Nach Updates suchen im Menü Hilfe, um nach den neuesten Aktualisierungen zu suchen. Hierdurch können Sie gewährleisten, dass Cardiris einwandfrei funktioniert. PRODUKTSUPPORT Um technischen Support zu bekommen, bitte gehen Sie auf unserer Webseite 11

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19 Cardiris TM 5 Anleitung für Benutzer ABSCHNITT 3 ERSTE SCHRITTE CARDIRIS AUSFÜHREN So führen Sie Cardiris aus: Starten Sie Cardiris über das Menü Start von Windows oder doppelklicken Sie auf die Desktopverknüpfung. Sie werden zur Registrierung aufgefordert. Klicken Sie auf Jetzt registrieren, um den Registrierungsassistenten aufzurufen, oder klicken Sie auf Später registrieren und anschließend auf Abbrechen, um sich zu einem späteren Zeitpunkt zu registrieren. Wenn Sie Cardiris zum ersten Mal verwenden, wird eine Beispieldatenbank in der Albumansicht geöffnet. Informationen über erste Schritte mit Cardiris erhalten Sie im Abschnitt Lernprogramm. SPRACHE DER BENUTZEROBERFLÄCHE ÄNDERN Die Benutzeroberfläche von Cardiris steht in einer breiten Palette an Sprachen zu Verfügung. 13

20 Abschnitt 3 Erste Schritte So ändern Sie die Sprache der Benutzeroberfläche: Zeigen Sie im Menü Einstellungen auf Sprache der Benutzeroberfläche. Wählen Sie in der Liste die gewünschte Sprache aus. Sie werden aufgefordert, die Software neu zu starten. LERNPROGRAMM Am besten machen Sie sich mit Cardiris vertraut, indem Sie das Programm einfach benutzen. Dieses Lernprogramm soll Ihnen bei den ersten Schritten helfen. Die Cardiris-Beispieldatenbank erkunden Wenn Sie Cardiris zum ersten Mal starten, wird die in der Software enthaltene Beispieldatenbank geöffnet. Damit können Sie bereits beginnen, selbst wenn Ihr Scanner noch nicht an Ihren PC angeschlossen ist. Die Beispieldatenbank wird in der Albumansicht geöffnet. 14

21 Cardiris TM 5 Anleitung für Benutzer Die ersten Karten in der Datenbank werden angezeigt. Sie können das Kartenbild und die wichtigsten Datenfelder sehen. Die Karten werden in unterschiedlichen Farben angezeigt. Diese Farben zeigen den Kartenstatus der einzelnen Visitenkarten an: o Neue Karten sind gelb. Die darin enthaltenen Informationen wurden noch nicht überprüft. o Indexierte Karten sind grün. Die einzige Information darin, die überprüft wurde, ist der Firmenname. o Überprüfte Karten sind blau. Alle darin enthaltenen Informationen wurden geprüft. Sie können durch die Visitenkarten navigieren, indem Sie auf die Browserschaltflächen in der Hauptsymbolleiste oder auf die Pfeiltasten im unteren Bereich der Benutzeroberfläche klicken. Durch letztere Option blättern Sie die Seiten des Albums um. Oder klicken Sie rechts auf die Buchstabenschaltflächen: So gelangen Sie direkt zu den Karten der Firmen, deren Name mit dem jeweiligen Buchstaben beginnt. Weitere Informationen über die Albumansicht finden Sie im Abschnitt Albumansicht unter Anzeigemodi. Doppelklicken Sie auf eine der überprüften (blauen) Karten, um zur Kartenansicht zu wechseln. 15

22 Abschnitt 3 Erste Schritte In der Kartenansicht werden das Kartenbild und alle Datenfelder angezeigt. Mit der Kartenansicht können Sie die Datenbankinformationen überprüfen und bearbeiten und über das Anmerkungsfeld zu Ihren Visitenkarten Anmerkungen hinzufügen. In der Kartenansicht können Sie außerdem die Rückseite der Visitenkarten anzeigen und/oder scannen und ein Bild von Ihrem Kontakt anzeigen und/oder hinzufügen. Mithilfe der Browserschaltflächen können Sie durch die Visitenkarten navigieren. 16

23 Cardiris TM 5 Anleitung für Benutzer Weitere Informationen über die Kartenansicht finden Sie im Abschnitt Kartenansicht unter Anzeigemodi. Beispielvisitenkarten verarbeiten Wenn Sie auf eine der neuen (gelben) Karten in der Beispieldatenbank klicken, um sie in der Kartenansicht anzuzeigen, sehen Sie, dass die Datenfelder leer sind. So erkennen Sie die Visitenkarten: Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Kartenstil das Land der Visitenkarte aus. Durch die Auswahl des Visitenkartenstils geben Sie nicht nur an, in welcher Sprache der zu erkennende Text verfasst ist, sondern auch das allgemeine Layout der Visitenkarte. In unterschiedlichen Ländern sind unterschiedliche Visitenkartenstile gebräuchlich. Klicken Sie auf Erkennen, um die Zeichenerkennung zu starten. 17

24 Abschnitt 3 Erste Schritte Das Bild wird in bearbeitbaren Text umgewandelt und der erkannte Text wird den diversen Feldern zugeordnet. Prüfen Sie die Ergebnisse. Bei Bedarf können Sie die Erkennungsergebnisse manuell bearbeiten. Mit den Funktionen Ausschneiden und einfügen sowie Ziehen und ablegen können Sie die Daten verschieben. Um Daten in ein anderes Feld zu ziehen, ziehen Sie einen Rahmen um die Daten herum, die verschoben werden sollen, halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie den Text in ein anderes Feld. Sie können auch die Echtzeit-OCR verwenden: Klicken Sie in das Datenfeld hinein, an das Sie Daten senden möchten. Halten Sie die Strg-Taste gedrückt und ziehen Sie einen Rahmen um die Daten, die Sie verschieben möchten. Wenn Sie die Strg-Taste loslassen, werden die Daten in das angegebene Feld verschoben. Wenn Sie alle Erkennungsergebnisse überprüft haben, klicken Sie auf die Schaltfläche U (Überprüft) unten links auf der Benutzeroberfläche (oder drücken Sie auf die Taste F12), um anzugeben, dass die Karte überprüft wurde. 18

25 Cardiris TM 5 Anleitung für Benutzer Die Karte kann nun in der Datenbank gespeichert und abgefragt, gedruckt, exportiert werden usw. Zu weiteren Informationen über den Kartenstatus wird auf den Abschnitt Einen Kartenstatus zuweisen verwiesen. Klicken Sie auf die Browserschaltflächen in der Symbolleiste, um weitere Karten in der Kartenansicht anzuzeigen. Neue Karten scannen Wenn Sie neue Visitenkarten scannen möchten, sollten Sie eine neue Datenbank anlegen. Klicken Sie zum Anlegen einer neuen Datenbank im Menü Datei auf den Befehl Neu. Stattdessen können Sie auch auf Strg+N drücken. Eine neue, leere Datenbank wird geöffnet. Schließen Sie Ihren Scanner an den PC an und installieren Sie die erforderlichen Scannertreiber oder Programme. Klicken Sie im Menü Einstellungen auf Scanner. Eine Liste der verfügbaren Scanner wird angezeigt. 19

26 Abschnitt 3 Erste Schritte Wählen Sie Ihren Scanner in der Liste aus und klicken Sie auf Weiter. Ein Konfigurationsfenster wird angezeigt. Je nach dem ausgewählten Scanner können Sie das Scannermodell und die Scanner-Quelle festlegen, sowie die Papiergröße, Auflösung und den Bildtyp usw. Wenn Sie einen IRIScan-Scanner auswählen, ist dies nicht möglich. Diese Scanner können konfiguriert werden, nachdem Sie auf die Schaltfläche Scannen geklickt haben. Wählen Sie die gewünschten Scanner-Einstellungen aus und klicken Sie zur Bestätigung auf OK. Je nach Ihrem Scanner werden Sie eventuell aufgefordert, den Scanner zu kalibrieren. Legen Sie das weiße Kalibrationsblatt ein, das Sie mit Ihrem Scanner erhalten haben, und klicken Sie auf Kalibrieren. Im Anschluss an die Kalibration des Scanners werden Sie aufgefordert, eine Karte einzulegen. Wenn Sie einen Flachbettscanner verwenden und mehrere Karten gleichzeitig scannen möchten, klicken Sie im Menü Einstellungen auf den Befehl Karten im Bild erkennen. Das gescannte Bild wird in Visitenkarten aufgeteilt. Klicken Sie in der Hauptsymbolleiste auf die Schaltfläche Scannen, um Ihre Visitenkarten zu scannen. Wiederholen Sie den oben beschriebenen Erkennungsprozess, nachdem Sie Ihre Karten eingescannt haben. 20

27 Cardiris TM 5 Anleitung für Benutzer Die Kontaktinformationen direkt nutzen Sie können die in Cardiris gespeicherten Kontaktinformationen direkt nutzen. Zum Beispiel können Sie diese Kontakte per kontaktieren, ihre Website besuchen, sie mit Skype anrufen, eine Wegbeschreibung zu ihrer Adresse einholen usw. Doppelklicken Sie in Cardiris auf eine Karte, die erkannt wurde, um sie in der Kartenansicht anzuzeigen. Klicken Sie auf die entsprechenden Verknüpfungen und Symbole, um die oben genannten Aktionen auszuführen. Kontakte suchen Die Kontakte, die Sie zu einer Cardiris-Datenbank hinzufügen, können abgefragt und gesucht werden. Hierzu gibt es diverse Möglichkeiten: In der Albumansicht können Sie die Ansicht auf neue, indexierte und überprüfte Karten eingrenzen, indem Sie in der Hauptsymbolleiste auf die entsprechenden Statusschaltflächen klicken. Mit dem Suchfeld können Sie eine Freitextsuche in allen Datenfeldern gleichzeitig ausführen. Falls keine der Karten die Suchkriterien erfüllt, bleibt das Anwendungsfenster leer und die Statusleiste bestätigt, dass keine Karten für die Ansicht vorhanden sind. 21

28 Abschnitt 3 Erste Schritte Stattdessen können Sie auch auf das Fernglas-Symbol klicken, um die erweiterten Suchoptionen aufzurufen. Mit diesen Optionen können Sie eine Suche an einem oder mehreren Datenfeldern durchführen. Beachten Sie, dass Cardiris bei der erweiterten Suche nach Karten sucht, die mit einer bestimmten Zeichenfolge beginnen. Karten, die die fragliche Zeichenfolge enthalten, werden nicht gesucht. Klicken Sie zum Anzeigen aller Karten nach der Suche auf die Statusschaltfläche Alle Karten. Kontakte exportieren Die Kontakte in Ihrer Cardiris-Datenbank lassen sich an zahlreiche Anwendungen exportieren. Wählen Sie zum Exportieren von Kontakten als erstes die Karten aus, die Sie exportieren möchten, und klicken Sie in der Hauptsymbolleiste auf Exportieren. Wählen Sie die gewünschte Ausgabeanwendung aus der Liste aus und klicken Sie auf Exportieren. Sie können Kontakte auch von anderen Anwendungen importieren und Cardiris-Kontakte mit denen anderer Anwendungen synchronisieren. Weitere Informationen finden Sie in den Abschnitten Visitenkarten importieren und Databanken synchronisieren. 22

29 Cardiris TM 5 Anleitung für Benutzer ABSCHNITT 4 ANZEIGEMODI ALBUMANSICHT Beim Öffnen von Cardiris wird die zuletzt geöffnete Datenbank in der Albumansicht angezeigt. Die Albumansicht ist der Standardanzeigemodus. Darin werden Ihre Visitenkarten wie in einem Album dargestellt. Die wichtigsten Datenfelder Firmenname, Vorname, Nachname, Stellenbezeichnung und -Adresse werden aufgeführt. Ein Farbcode zeigt den Kartenstatus für die einzelnen Karten an: Neue Karten sind gelb, indexierte Karten sind grün und überprüfte Karten sind blau. 23

30 Abschnitt 4 Anzeigemodi Sortierreihenfolge Die Kontakte werden alphabetisch sortiert, und zwar zuerst nach dem Firmennamen und dann nach dem Namen. Ist kein name verfügbar, so werden die Kontakte chronologisch nach Scan-Datum sortiert. Navigation Drücken Sie auf die Pfeiltasten auf Ihrer Tastatur, um durch die Karten zu navigieren. Stattdessen können Sie auch die Browserschaltflächen in der Hauptsymbolleiste verwenden. Drücken Sie die Taste Home, um zur ersten Karte zu gelangen; drücken Sie die Taste Ende, um zur letzten Karte zu gelangen. Klicken Sie rechts auf die Buchstabenschaltflächen: So gelangen Sie direkt zu den Karten der Firmen, deren Name mit dem jeweiligen Buchstaben beginnt. Sie können die Seiten in dem Album mithilfe der Pfeiltasten in den unteren Ecken der Benutzeroberfläche umblättern. Karten auswählen Klicken Sie auf eine Karte, um diese auszuwählen. Halten Sie für die Auswahl mehrerer Karten die Strg-Taste gedrückt und klicken Sie auf die Karten, die Sie auswählen möchten. 24

31 Cardiris TM 5 Anleitung für Benutzer Um eine durchgehende Reihe von Karten auszuwählen, klicken Sie auf die erste Karte und wählen Sie dann bei gedrückter Umschalttaste die letzte Karte der Reihe aus. Klicken Sie zum Auswählen aller Karten im Menü Bearbeiten auf Alle auswählen. Stattdessen können Sie auch auf Strg+A drücken. Karten in der Albumansicht erkennen, exportieren, drucken und löschen Wählen Sie eine oder mehrere Karten aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, um das Kontextmenü aufzurufen, und wählen Sie den Befehl aus, der ausgeführt werden soll. KARTENANSICHT Cardiris wechselt zur Kartenansicht, wenn Sie auf eine Visitenkarte doppelklicken oder auf die Schaltfläche Kartenansicht klicken. Klicken Sie auf die Schaltfläche Albumansicht, um zurück zur Albumansicht zu wechseln. 25

32 Abschnitt 4 Anzeigemodi Datenfelder In der Kartenansicht werden das Kartenbild und alle Datenfelder angezeigt. Für die Bearbeitung der darin enthaltenen Daten stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Siehe im Abschnitt Erkennungsergebnisse bearbeiten. Die Standard-Datenfelder können um benutzerdefinierte Felder und Kategorien ergänzt werden. Siehe jeweils in den Abschnitten Datenbankfelder anpassen und Kategorien zu Kontakten zuweisen. Der Kartenstatus wird unten rechts angezeigt.weitere Informationen erhalten Sie im Abschnitt Einen Kartenstatus zuweisen. Navigation Mithilfe der Suchschaltflächen können Sie auf einfache Weise durch die Visitenkarten navigieren. Kartenbild Das Kartenbild zeigt das Bild der Visitenkarte an. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, um ein neues Bild einzulesen oder zu öffnen, oder um es zu löschen. 26

33 Cardiris TM 5 Anleitung für Benutzer Cardiris unterstützt Farb-, Graustufen- und Schwarz-Weiß-Bilder. Registerkarte Rückseite und Registerkarte Bild Mithilfe der Registerkarte Rückseite können Sie die Bilder auf der Rückseite von Visitenkarten zu Ihren Kontakten hinzufügen. Siehe im Abschnitt Rückseite einer Karte scannen. Mit der Registerkarte Bild können Sie ein Foto zu Ihrem Kontakt hinzufügen. Siehe im Abschnitt Bild eines Kontakts scannen. Die Symbolleiste Die Symbolleiste enthält mehrere praktische Befehle: Mit dem Vergrößerungsglas können Sie das Kartenbild vergrößert anzeigen. Klicken Sie einfach in das Kartenbild hinein und ziehen Sie den Mauszeiger über das Bild. Mit der Schaltfläche Ziehen und Ablegen können Sie die OCR- Funktion für Ziehen-und-Einfügen ausführen sowie die Funktion Echtzeit-OCR. Klicken Sie auf die Schaltfläche und ziehen Sie einen Rahmen um den Text, der erkannt werden soll. Ziehen Sie den Bereich anschließend in das gewünschte Datenfeld. Stattdessen können Sie auch in das gewünschte Datenfeld klicken und bei gedrückter Strg-Taste einen Rahmen um den Text ziehen. Der Text wird in das Feld eingefügt. Achten Sie darauf, dass das richtige Land zuerst gewählt ist. 27

34 Abschnitt 4 Anzeigemodi Tipp: Sie können auch Text in andere Anwendungen außerhalb von Cardiris ziehen. Klicken Sie auf die Schaltflächen An Fenster anpassen und An Breite anpassen, um die ganze Visitenkarte bzw. die gesamte Breite der Visitenkarte anzuzeigen. Mit den Schaltflächen für Drehen können Sie Ihre Visitenkarten bei Bedarf richtig ausrichten. Wenn Sie ausversehen die Vorderseite als Rückseite oder umgekehrt gescannt haben, verwenden Sie Vorder- und Rückseite von Bildern tauschen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bild anpassen, um die Bildqualität zu ändern. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Kartenbilder anpassen. Mit der Schaltfläche Zuschneiden können Sie das Kartenbild zuschneiden. Klicken Sie darauf und bewegen Sie die Rahmen, um das Bild zuzuschneiden. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bild auf der Rückseite, um das Bild auf der Rückseite der Karte einzulesen oder zu öffnen. 28

35 Cardiris TM 5 Anleitung für Benutzer Wenn die Rückseite einer Karte hinzugefügt wurde, ändert sich die Form der Miniaturansicht für die Rückseite. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bild, um ein Bild von Ihrem Kontakt einzulesen oder zu öffnen und um es zu der Datenbank hinzuzufügen. Wenn ein Bild zu dem Kontakt hinzugefügt wurde, wird es in der Schaltflächenleiste in der Bildminiaturansicht angezeigt. AutoAktionen Sie können die in Cardiris gespeicherten Kontakte unmittelbar verwenden. Hierzu dienen die Schaltflächen für AutoAktionen. Sie haben beispielsweise die Möglichkeit, eine an Kontakte zu senden oder die Website von Kontakten zu besuchen. Sie können sie auch über Skype anrufen, indem Sie auf das Telefonsymbol klicken, und Sie können Wegbeschreibungen zu deren Adressen mit Google Maps aufrufen, indem Sie auf das Autosymbol klicken. 29

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37 Cardiris TM 5 Anleitung für Benutzer ABSCHNITT 5 VISITENKARTEN SCANNEN SCANNER-EINSTELLUNGEN FESTLEGEN Vor dem Scannen von Visitenkarten mit Cardiris müssen Sie Ihren Scanner an den PC anschließen und ordnungsgemäß konfigurieren. So konfigurieren Sie den Scanner: Klicken Sie im Menü Einstellungen auf den Befehl Scanner. Eine Liste der verfügbaren Visitenkartenscanner wird angezeigt. Wählen Sie Ihren Scanner in der Liste aus und klicken Sie auf Weiter. Wenn Sie einen IRISCard-Scanner auswählen, wird das Konfigurationsfenster eingeblendet: o Wählen Sie die gewünschten Einstellungen für Papiergröße, Auflösung und Bildtyp aus (je nach ausgewähltem Scanner). 31

38 Abschnitt 5 Visitenkarten scannen Hinweis: Zum erfolgreichen Scannen von Visitenkarten wird eine Auflösung von 400 dpi empfohlen. Cardiris scannt Visitenkarten sowohl im Hochformat als auch im Querformat. Allerdings werden Karten im Querformat schneller gescannt als Karten im Hochformat. o Wenn Sie die Vorder- und Rückseite von Karten scannen möchten, wählen Sie die Option Doppelseitige Karte scannen. Hierdurch wird der Duplex-Scannen-Modus aktiviert. Beim Scannen von Visitenkarten werden Sie zuerst aufgefordert, die Vorderseite Ihrer Karte einzulegen, und anschließend die Rückseite. (Dies gilt nicht für IRISCard Mini.) Wenn Sie einen IRISCard-Scanner auswählen, wird kein Konfigurationsfenster angezeigt. Die IRIScan-Einstellungen müssen festgelegt werden, nachdem Sie auf die Schaltfläche Scannen geklickt haben. Wenn Sie einen anderen Scannertyp auswählen, wird ein anderes Konfigurationsfenster angezeigt. 32

39 Cardiris TM 5 Anleitung für Benutzer o Wählen Sie Ihr Scannermodell aus und geben Sie die Scanner-Quelle an. o Wählen Sie die gewünschten Einstellungen für Format, Auflösung und Bildtyp aus. Hinweis: Zum erfolgreichen Scannen von Visitenkarten wird eine Auflösung von 400 dpi empfohlen. o Wenn Ihr Scanner mit einem Dokumenteneinzug ausgestattet ist, wählen Sie die Funktion ADF (automatischer Dokumenteneinzug). o Wählen Sie Duplex-Scannen, um das doppelseitige Scannen zu aktivieren. Diese Option ist allerdings nur bei Duplex-Scannern verfügbar. 33

40 Abschnitt 5 Visitenkarten scannen KARTEN SCANNEN Mit Cardiris können Sie entweder Visitenkarten scannen oder bereits vorhandene Bilddateien öffnen. Cardiris ist Twain-kompatibel und unterstützt zahlreiche spezielle Visitenkartenscanner, Flachbettscanner und Multifunktionsgeräte oder multifunktionale Peripheriegeräte (MFP). So öffnen Sie vorhandene Bilddateien: Klicken Sie im Menü Datei auf Visitenartenbilder laden und suchen Sie die Bilddateien, die Sie öffnen möchten. Cardiris kann Bilder in verschiedenen Formaten öffnen: JPEG-Bilder, Paintbrush- (PCX-)Bilder, PNG-Bilder ("Portable Network Graphics"), TIFF-Bilder (unkomprimiert, Packbits, d2read und Group- 4-komprimiert) sowie Windows Bitmaps (BMP) werden unterstützt. So scannen Sie Visitenkarten: Klicken Sie in der Hauptsymbolleiste auf die Schaltfläche Scannen. Achten Sie darauf, dass der Scanner angeschlossen ist und dass die richtigen Scanner-Einstellungen gewählt sind. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Scanner-Einstellungen festlegen. Wenn Sie den IRISCard-Scanner zum ersten Mal verwenden, werden Sie aufgefordert, den Scanner zu kalibrieren. Legen Sie das weiße Kalibrationsblatt ein, das Sie mit Ihrem Scanner erhalten haben, und klicken Sie auf Kalibrieren. Wenn Sie einen IRISCard Pro-Scanner verwenden, können Sie Ihre Karten auch mithilfe der beiden Scanner-Schaltflächen scannen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Karten mit dem IRISCard Button-Manager scannen. 34

41 Cardiris TM 5 Anleitung für Benutzer Scan-Einstellungen Beim Scannen von Visitenkarten kann Cardiris mehrere Scan- Einstellungen anwenden. Im Menü Einstellungen sind die folgenden Scan-Einstellungen verfügbar: Hinweis: Die Scan-Einstellungen sind nicht mit den Scanner- Einstellungen zu verwechseln. Diverse Scan-Einstellungen werden standardmäßig angewandt: Cardiris kann die Textausrichtung erkennen. Mit dieser Option wird die Textausrichtung auf den Karten erkannt. Karten, die im 90-, 180- oder 270-Grad-Winkel zu der korrekten Ausrichtung gescannt wurden, werden automatisch gedreht. Sie können die Karten bei Bedarf jederzeit manuell mithilfe der Drehschaltflächen in der Kartenansicht drehen. Cardiris schneidet Visitenkarten zu, nachdem diese gescannt wurden. Alle Ränder um die Visitenkarten werden entfernt. Tipp: Lassen Sie diese Option immer aktiviert! Visitenkartenscanner erzeugen meist eine schwarze Umrandung um das Kartenbild. Hinweis: Wenn Sie mit dem automatischen Zuschneiden nicht zufrieden sind, können Sie Visitenkarten jederzeit manuell in der 35

42 Abschnitt 5 Visitenkarten scannen Kartenansicht zuschneiden. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche Zuschneiden in der Symbolleiste und verschieben Sie die Rahmen, bis sie die richtige Größe haben. Klicken Sie anschließend auf den Befehl Zuschneiden. Mit der Option ViewGray stellen Sie sicher, dass in Schwarz- Weiß gescannte Visitenkarten optimal lesbar sind. Abgesehen von den Standardeinstellungen kann Cardiris auch: Karten im Bild erkennen. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie mit einem Flachbettscanner arbeiten. Sie können mehrere Visitenkarten auf das Flachbett des Scanners legen, und Cardiris teilt das Bild dann in verschiedene Visitenkarten auf. Überflüssige schwarze oder weiße Ränder werden dabei automatisch entfernt. Wenn Sie einen Kartenscanner verwenden, empfiehlt sich die Standardoption Einzelne Visitenkarten scannen. Karten nach dem Scannen erkennen. Wenn die Option Karten nach dem Scannen erkennen gewählt wurde, startet Cardiris den Erkennungsvorgang sofort nach dem Scannen. Sie müssen das richtige Land in der Dropdown-Liste auswählen, bevor Sie Ihre Karten scannen können. Diese Option ist nützlich, wenn Sie viele Visitenkarten aus demselben Land scannen. Beachten Sie, dass Sie nur einen einzigen Kartenstil gleichzeitig wählen können. 36

43 Cardiris TM 5 Anleitung für Benutzer Rückseite nach der Vorderseite erkennen Wenn diese Option aktiviert ist, können Sie nach der Erkennung der Vorderseite auch die Rückseite von Karten erkennen. Diese Option ist in Kombination mit der Option Karten nach dem Scannen erkennen nützlich, wenn Sie doppelseitige Karten scannen. Auf diese Weise scannen und erkennen Sie die Vorderseite und werden dann aufgefordert, dasselbe für die Rückseite zu tun. Beachten Sie jedoch, dass beide Seiten der Karte dieselbe Sprache haben müssen. KARTEN MIT DEN IRISCARD-SCANNERN SCANNEN Mit dem IRISCard Mini und dem IRISCard Pro können Sie Visitenkarten nacheinander scannen. Vorgehensweise Legen Sie eine Visitenkarte in den IRISCard ein und klicken Sie in der Hauptsymbolleiste auf die Schaltfläche Scannen. Wenn Sie einen IRISCard Pro-Scanner verwenden, können Sie Ihre Karten auch mithilfe der beiden Scanner-Schaltflächen scannen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Karten mit dem IRISCard Button-Manager scannen. Wenn Sie den IRISCard zum ersten Mal verwenden, werden Sie aufgefordert, den Scanner zu kalibrieren. Legen Sie das weiße Kalibrationsblatt ein, das Sie mit Ihrem Scanner erhalten haben, und klicken Sie auf Kalibrieren. Falls eine erneute Kalibrierung Ihres Scanners erforderlich sein sollte: 37

44 Abschnitt 5 Visitenkarten scannen Klicken Sie im Menü Einstellungen auf Scanner. Klicken Sie anschließend in dem eingeblendeten Fenster auf Kalibrierung zurücksetzen. Wenn Sie das nächste Mal die Schaltfläche Scannen anklicken, werden Sie aufgefordert, den IRISCard erneut zu kalibrieren. Sie sollten Ihren IRISCard-Scanner regelmäßig neu kalibrieren. Weitere Informationen über den Scanner und die Scanner- Einstellungen finden Sie in den Abschnitten Scanner-Einstellungen festlegen und Karten scannen. KARTEN MIT DEM IRISCARD BUTTON- MANAGER SCANNEN Wenn Sie einen IRISCard Pro-Scanner verwenden, wird ein kleines Dienstprogramm zusammen mit Cardiris installiert: der IRISCard Button Manager. Mit diesem Dienstprogramm können Sie Ihren IRISCard-Scanner verwenden, ohne vorher die Cardiris-Software starten zu müssen. So greifen Sie auf den Button-Manager zu: Doppelklicken Sie auf das Symbol Button-Manager in der Taskleiste. Hinweis: Wenn der IRISCard-Scanner nicht an Ihren PC angeschlossen ist, wird das Button-Manager-Symbol durchgestrichen angezeigt. Konfiguration der Scanner-Schaltflächen: 38

45 Cardiris TM 5 Anleitung für Benutzer Linke Schaltfläche Durch Anklicken der linken Schaltfläche auf Ihrem Scanner können Sie Ihre Visitenkartenbilder entweder per versenden oder als Bilddateien speichern. Wenn Sie wählen und auf die linke Scanner-Schaltfläche anklicken, öffnet Cardiris eine neue -Nachricht in Ihrer Standardsoftware für und fügt das Visitenkartenbild als Anhang ein. Wenn Sie Bilddatei wählen und auf die linke Scanner-Schaltfläche klicken, wird das Fenster Grafiken speichern geöffnet. Geben Sie den Dateinamen ein, wählen Sie den Dateityp aus und speichern Sie die Datei in dem gewünschten Ordner. Wenn Sie auf Speichern klicken, scannt Cardiris sofort die Visitenkarte und speichert sie in dem zuvor ausgewählten Ordner. Rechte Schaltfläche Durch Anklicken der rechten Schaltfläche wird die Cardiris-Software gestartet und Ihre Karten werden automatisch gescannt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen, um die Scanner- Einstellungen festzulegen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Scanner-Einstellungen festlegen. BILDER VON IRISCAN UND IRISCARD ANYWHERE SCANNERN LADEN (Dieser Abschnitt gilt für IRIScan Anywhere und IRISCard Anywhere.) Wenn Sie Cardiris zusammen mit einem IRIScan Anywhere Scanner oder einem IRISCard Anywhere Scanner verwenden, können Sie Ihre Visitenkarten an jedem von Ihnen gewünschten Ort ohne Computer scannen und zu einem späteren Zeitpunkt in Cardiris laden. 39

46 Abschnitt 5 Visitenkarten scannen Vorgehensweise Wenn Sie externe Speichermedien (SD-Speicherkarte oder USB- Speichermedium) zum Speichern der gescannten Dokumente verwenden möchten, schließen Sie diese an den Scanner an. Scannen Sie Ihre Visitenkarten mit Ihrem IRIScan Anywhere Scanner oder IRISCard Anywhere Scanner. Weitere Informationen zur ordnungsgemäßen Verwendung dieser Scanner finden Sie in den jeweiligen Kurzanleitungen oder Benutzerhandbüchern zum Scanner. Eine Kopie der Kurzanleitung liegt der Packung bei. Das elektronische Benutzerhandbuch können Sie über das Windows- Menü Start > Alle Programme > I.R.I.S. > IRIScan/Card Anywhere > IRIScan/Card Anywhere-Deutsch.pdf aufrufen. Wenn Sie Ihre Dokumente auf einem externen Speichergerät gespeichert haben (SD-Speicherkarte oder USB- Speichermedium), schließen Sie das Speichergerät an Ihren Computer an. Wenn Sie den internen Speicher des Scanners zum Speichern Ihrer Dokumente verwendet haben, schalten Sie den Scanner ein und schließen ihn an Ihren Computer an. Öffnen Sie die Cardiris-Oberfläche. Es wird eine Meldung angezeigt und Sie werden aufgefordert, die Bilder von Ihrem Scanner in die aktuelle Datenbank zu laden. Klicken Sie auf Ja, um die Bilder zu laden. Um Bilder zu einem späteren Zeitpunkt zu laden, klicken Sie auf Nein. 40

47 Cardiris TM 5 Anleitung für Benutzer Bilder zu einem späteren Zeitpunkt laden Um Bilder zu einem späteren Zeitpunkt zu laden, klicken Sie neben der Schaltfläche Scannen auf den Pfeil nach unten. Dann wählen Sie Laden. In der Hauptsymbolleiste wird die Schaltfläche Laden angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Laden und suchen Sie nach den Bildern, die Sie laden möchten. KARTEN MIT EINEM FLACHBETTSCANNER SCANNEN Bei der Verwendung eines Flachbettscanners können Sie mehrere Visitenkarten gleichzeitig scannen: Sie können mehrere 41

48 Abschnitt 5 Visitenkarten scannen Visitenkarten auf das Flachbett des Scanners legen, und Cardiris teilt das Bild dann in verschiedene Visitenkarten auf. Überflüssige schwarze oder weiße Ränder werden dabei automatisch entfernt. Vorgehensweise Klicken Sie im Menü Einstellungen auf den Befehl Karten im Bild erkennen. Falls Sie vergessen haben, diese Funktion zu aktivieren, klicken Sie im Menü Verarbeiten auf Karte(n) extrahieren. Legen Sie die Karten auf das Flachbett des Scanners. Damit der Kartenteil von Cardiris richtig erkannt werden kann, müssen bestimmte Bedingungen erfüllt sein: o Der Scan-Hintergrund muss sauber und vorzugsweise schwarz sein. Tipp: Um einen schwarzen Hintergrund zu erstellen, scannen Sie die Karten bei geöffneter Scanner-Abdeckung. o Der Abstand zwischen den Karten muss mindestens 2 cm betragen. o Die Ausrichtung der gescannten Karten muss aufeinander abgestimmt sein. o Die Karten müssen entweder im Hochformat oder Querformat ausgerichtet sein. Vermeiden Sie es, im Hochformat und Querformat ausgerichtete Karten zusammen zu scannen. 42

49 Cardiris TM 5 Anleitung für Benutzer Klicken Sie in der Hauptsymbolleiste auf die Schaltfläche Scannen. Das Bild wird in Visitenkarten aufgeteilt. KARTENSTAPEL SCANNEN Cardiris kann große Stapel mit Karten verarbeiten und unterstützt Scanner, die mit einem automatischen Dokumenteneinzug ausgestattet sind. Wenn die Option zum automatischen Scannen (ADF) in Cardiris aktiviert wurde, brauchen Sie die Karten nur in den Dokumenteneinzug Ihres Scanners einzulegen und auf die Taste Scannen zu drücken. So aktivieren Sie die Option zum automatischen Scannen: Klicken Sie im Menü Einstellungen auf Scanner. Wählen Sie Sonstige und klicken Sie auf Weiter. Wählen Sie Ihren Scanner aus der Liste aus und klicken Sie auf die Option ADF. Alle in den Dokumenteneinzug des Scanners eingelegten Karten werden nacheinander verarbeitet, nachdem Sie auf die Schaltfläche Scannen geklickt haben. 43

50 Abschnitt 5 Visitenkarten scannen Wenn Sie Kartenstapel mit IRISCard Pro oder IRISCard Mini scannen, stehen keine besonderen Optionen zur Auswahl. Klicken Sie einfach einmal auf die Schaltfläche Scannen. Nach dem Einscannen der ersten Karte werden Sie aufgefordert, eine weitere Karte einzulegen. Cardiris verarbeitet die Karten der Reihe nach. Tipp: Die stapelweise gescannten Karten können auch stapelweise erkannt werden. Klicken Sie dazu im Menü Verarbeiten auf Stapelerkennung. Alle neuen Karten, die der Datenbank hinzugefügt wurden, werden erkannt. KARTEN VON MICROSOFT OUTLOOK AUS SCANNEN (Dieser Abschnitt gilt für IRISCard Pro und IRISCard Corporate.) Wenn Sie Cardiris auf Ihrem PC installieren und Microsoft Outlook bereits installiert ist, wird eine Cardiris-Symbolleiste zu der Benutzeroberfläche von Outlook hinzugefügt. Über die Cardiris- Symbolleiste können Sie Visitenkarten scannen, erkennen und als Outlook-Kontakte speichern. Auf diese Weise können Sie Ihre Visitenkarten sogar ohne Anzeige der Cardiris-Benutzeroberfläche scannen. So scannen Sie Karten von Microsoft Outlook aus: Öffnen Sie Microsoft Outlook vom Windows-Menü Programme aus. Oder klicken Sie auf das Symbol auf Ihrem Desktop. Cardiris unterstützt Microsoft Outlook 2003 und Zeigen Sie im Menü Ansicht auf Symbolleisten und klicken Sie dann auf Cardiris. 44

51 Cardiris TM 5 Anleitung für Benutzer Die Cardiris-Symbolleiste wird angezeigt. Wählen Sie das richtige Land in der Dropdown-Liste aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Cardiris, um Ihre Visitenkarten zu scannen. Vergewissern Sie sich, dass der Scanner an den PC angeschlossen und ordnungsgemäß konfiguriert ist. Wenn Sie den IRISCard verwenden, werden Sie aufgefordert, Ihre Karten in den Scanner einzulegen. Cardiris erkennt die Visitenkarte, öffnet ein Outlook- Kontaktformular und füllt alle erkannten Felder aus. Klicken Sie auf Speichern, um den Kontakt zu speichern. Der Kontakt wird im Standardordner für Kontakte von Outlook gespeichert. Hinweis: Sie können Kontakte auch in anderen Kontakteordnern von Outlook speichern. Öffnen Sie einfach den Kontakteordner, in dem Sie Ihre Kontakte speichern möchten, und führen Sie den Scan- Prozess durch. Cardiris speichert die Kontakte in dem geöffneten Kontakteordner. RÜCKSEITE EINER KARTE SCANNEN (Dieser Abschnitt gilt nicht für IRISCard Mini.) Es kann vorkommen, dass Visitenkarten zusätzliche Informationen auf der Rückseite enthalten, zum Beispiel private Rufnummern, 45

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