Bewerbungsunterlagen zum ECM-Award 2013

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1 Bewerbungsunterlagen zum ECM-Award 2013 Kategorie: ECM-Lösung des Jahres Einreichungen agorum Software GmbH amagno GmbH & Co. KG CAS Software AG d.velop AG ELO Digital Office GmbH SAPERION AG SIEVERS-SNC Computer & Software GmbH & Co. KG

2 agorum Software GmbH PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 2/13

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6 amagno GmbH & Co. KG PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 3/13

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10 CAS Software AG PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 4/13

11 Einzureichende ECM-Lösung 1. Bezeichnung der ECM-Lösung Name/Titel für das einzureichende Softwarepaket/Modul. Dieser Name/Titel dient der deutlichen Kennung der ECM-Lösung und wird automatisch der Einreichung zugeordnet, auch in den Veröffentlichungen. CAS Configurator Merlin 2. Entwicklungszeitraum Wann haben Sie mit der Entwicklung der ECM-Lösung begonnen, wann wurde diese abgeschlossen? Konfigurator-Projekte werden von der CAS Software AG bereits seit über 20 Jahren betreut. Das eigenständige Modul CAS Configurator Merlin wurden im Zeitraum entwickelt. 3. Produktverantwortlicher beim ECM-Lösungsanbieter Wer war für das Entwicklungs-Projekt verantwortlich? Dr. Michael Klein 4. Unternehmensdaten Bitte geben Sie weiterführende Daten zum Unternehmen an, in dem diese ECM-Lösung entwickelt wurde (Unternehmenszweck, Angebot, eventuell Kennzahlen und Alleinstellungsmerkmale). CAS Software AG Sitz in Karlsruhe, 280 Mitarbeiter Geschäftsfelder: Konfiguration, CRM Anwender in 24 Ländern Gründung: Lösungsbeschreibung Beschreiben Sie hier die eingereichte ECM-Lösung im Überblick (max Zeichen inkl. Leerzeichen). Motivation Individuelle Produkte sind stärker nachgefragt als je zuvor. Bei kleinen Mengen noch unproblematisch, fordert die Fülle an Varianten bald alle Beteiligten heraus. Zur Unterstützung der Strukturierung, Ablage und der Bereitstellung des Produktwissens hat die CAS Software AG den CAS Configurator Merlin entwickelt. Funktionen Konfigurator Der CAS Configurator Merlin ist in zwei Hauptkomponenten aufgeteilt: Den Bereich, in dem die Produktstruktur und die Dokumente gepflegt werden und der Konfigurator-Oberfläche die sich automatisch aus den gepflegten Daten generiert. PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 2/5

12 Der vorgelagerte Editor dient den Trägern des Produkt-Know-how s dazu, dieses in die Software einzupflegen. Dieses Vorgehen wird im CAS Configurator Merlin grafisch abgedeckt. Diese grafische Eingabe und Pflege der Daten ist hochinnovativ und sorgt für ein schnelles und übergreifendes Verständnis der Produktlogik. Um das Beispiel Tisch aufzugreifen, wird in diesem Bereich hinterlegt, welche Materialien zur Verfügung stehen und wie viele Beine der Tisch haben darf. Neben der Produktlogik wird im Editor auch die Dokumentenpflege vorgenommen. Der Sinn ist, dass für Produkte automatisch Dokumente z.b. das Angebot ausgegeben werden. Jeder Produktbaustein wird mit entsprechenden Beschreibungen ausgestattet. Innovativ ist die Verknüpfung von Produktbausteine und Dokumentenbausteine über Regeln untereinander und miteinander. Jeden Baustein gibt es nur einmal bei Änderungen des Produktes bzw. des Textes muss dies an nur einer Stelle angepasst werden. Jede Änderung wird damit in alle künftig generierten Dokumente übertragen. Bei z.b. rechtlichen Anpassungen oder Preisänderungen kann die Schnelligkeit der Anpassbarkeit von entscheidender Bedeutung sein. Der Konfigurator selbst ist das visuell und intuitiv bedienbare Ergebnis der im Editor gepflegten Regeln. Der Anwender ist meist der Vertriebsmitarbeiter oder der Kunde selbst. Der Konfigurator ist ein hochintelligentes Formular. Der Anwender baut Schritt für Schritt das gewünschte Produkt zusammen. Er wird dabei bei jedem seiner Schritte vom Konfigurator begleitet: Das heißt, der Konfigurator zeigt nur die Informationen an, die der Anwender im jeweiligen Schritt benötigt, steuert selbstständig die Folgeabhängigkeiten und berechnet immer parallel den aktuellen Preis. Darüber hinaus prüft der Rechenkern der Software immer die Korrektheit des erstellten Produkts und lässt den Anwender nie in einen ungültigen Bereich geraten. Mehrwert Der Mehrwert zieht sich abteilungsübergreifend durch das gesamte Unternehmen. Es vereinfacht die Kommunikation der Produktinformationen, die Steuerung und das Handling bei Veränderungen und Neuerungen in der Produktstruktur. Die technischen Informationen fließen direkt in das Variantenmanagement ein es werden nur technisch machbare Produkte konfiguriert. Häufig verkaufte Varianten werden dem Vertrieb schnell zugänglich gemacht, indem im System Standards von Produkten mit Standardwerten hinterlegt werden. Das vom Produktmanagement und Engineering erarbeitete Wissen fließt dynamisch in die Konfigurator-Oberfläche. Im Angebots- bzw. Produktfindungsprozess werden keine Abläufe mehr doppelt bearbeitet. Das Ergebnis sind schnell erstellte und korrekte Produkte und Angebote. Zusammenfassend ist der Produktkonfigurator ein innovatives Tool, um die Kommunikationsprozesse im Unternehmen schlank zu gestalten gerade wenn es gilt komplexe Produkte an Kunden mit individuellen Anforderungen zu verkaufen. Es gibt einige hochinnovative Ansätze im CAS Configurator Merlin. Die drei wichtigsten sollen hier angesprochen werden: Generischer Aufbau: Einmal angelegte Elementen können beliebig weiterverwendet werden. Alle Änderungen im System müssen also nur an einer Stelle vorgenommen werden und sind sofort im kompletten Ablauf aktiv. Die Regelmodellierung findet grafisch statt: Der Anwender muss also keine programmiersprachenartige Eingabe lernen, sondern wendet die Regeln intuitiv an Hochintelligente Regelprüfungen: Jede Regel wird automatisch vom System auf Ihre Stimmigkeit geprüft auch und gerade mit übergreifenden Regeln. PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 3/5

13 d.velop AG PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 6/13

14 Einzureichende ECM-Lösung 1. Bezeichnung der ECM-Lösung Name/Titel für das einzureichende Softwarepaket/Modul. Dieser Name/Titel dient der deutlichen Kennung der ECM-Lösung und wird automatisch der Einreichung zugeordnet, auch in den Veröffentlichungen. FOXDOX Durchgängig digitale Dokumenten-Prozesse bis zum Endkunden - dank echtem Cloud-ECM. 2. Entwicklungszeitraum Wann haben Sie mit der Entwicklung der ECM-Lösung begonnen, wann wurde diese abgeschlossen? Juni 2012 Februar Produktverantwortlicher beim ECM-Lösungsanbieter Wer war für das Entwicklungs-Projekt verantwortlich? Christoph Claßen 4. Unternehmensdaten Bitte geben Sie weiterführende Daten zum Unternehmen an, in dem diese ECM-Lösung entwickelt wurde (Unternehmenszweck, Angebot, eventuell Kennzahlen und Alleinstellungsmerkmale). Die d.velop AG entwickelt und vermarktet Software, die dokumentenbasierte Geschäfts- und Entscheidungsprozesse in Unternehmen/Organisationen optimiert. Neben der strategischen Plattform d.3 einer modularen Enterprise Content Management (ECM) Lösung und dem Cloud-ECM FOXDOX, entwickelt die d.velop AG mit der Produktlinie ecspand Services und Lösungen für Microsoft SharePoint, die dort den Funktionsbereich ECM vervollständigt. Seit 1992 steht der Name d.velop für Effizienz, Kreativität und Erfolg. Als führender Anbieter im ECM- Markt entwickelt die d.velop gemeinsam mit ihren Tochterunternehmen Lösungen für Industrie, Handel, Logistik, Banken, Versicherungen, öffentliche Verwaltungen, Healthcare und weitere Branchen. Mit kompetenten Mitarbeitern und Partnern schaffen wir gemeinsam kundenorientierte Lösungen, die Unternehmen aller Größen und Branchen helfen, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und sich so erfolgreich im Markt zu entwickeln. PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 7/13

15 Die hohe Qualität der Projekte resultiert aus der Kompetenz der mehr als 470 Mitarbeiter der d.velop Gruppe. Das überzeugte bisher über Anwender bei mehr als 4000 Kunden wie ESPRIT, Werder Bremen, Tupperware Deutschland, EMSA, die Stadt München, die Deutsche BKK, die Basler Versicherung, die Universal-Investment-Gesellschaft oder das Universitätsklinikum Tübingen. Vorstandsvorsitzender der d.velop AG ist Christoph Pliete. PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 8/13

16 5. Lösungsbeschreibung Beschreiben Sie hier die eingereichte ECM-Lösung im Überblick (max Zeichen inkl. Leerzeichen). FOXDOX: Durchgängig digitale Dokumentenprozesse! Dem kollaborativen Trend folgend, unterscheidet sich FOXDOX von reinen Online-Archiven oder dem Mobility-Ansatz klassischer ECM-Anbieter durch seinen ausgereiften Prozess-Ansatz. Unternehmen können mit FOXDOX ihre Geschäftsprozesse sicher ausweiten und automatisiert Verträge, Rechnungen und andere Informationen digital in das FOXDOX ihrer Kunden und Lieferanten übertragen oder von dort Dokumente erhalten - ganz ohne Portokosten und Postlaufzeiten. Durch intelligentes Document Sharing verfügen so alle Beteiligten zu jedem Vorgang jederzeit über die gleiche Informationsbasis. Der Kommunikationsaufwand wird deutlich reduziert. Abstimmungsprozesse laufen einfach und schnell - Zeit und Kosten sparend. Darüber hinaus bieten Unternehmen mit dem Einsatz von FOXDOX eine deutlich höhere und moderne Servicequalität, weil Kunden und Lieferanten die gesamten Dokumente direkt auch in ihrem FOXDOX systematisch archiviert erhalten. FOXDOX ist damit das perfekte Kundenbindungstool auch für Klein- und Kleinstunternehmer. Doch damit erschöpft sich der kollaborative Charme von FOXDOX noch keineswegs. Besonders interessant wird es, wenn der Kunde im Mittelpunkt verschiedener Unternehmenskontakte steht und er Informationen zwischen ihnen koordinieren kann. Hat er beispielsweise von seinem Versicherungspartner eine Lebensversicherung in FOXDOX und will sie für eine Finanzierung einsetzen, kann er diesen Vertrag, den er mit seiner Versicherung teilt, nun auch für den Kreditantrag mit seiner Bank teilen. Auch die hierfür notwendigen Gehaltsnachweise können so dem Kreditinstitut direkt zugehen, wenn er von seinem Arbeitgeber die Lohnabrechnung in FOXDOX verwaltet. Auch der Privatmann als Kunde profitiert so durch Zeitersparnis und einen höheren Komfort. FOXDOX echtes Cloud-ECM FOXDOX bietet die Qualität eines professionellen Enterprise Content Managements, denn hinter FOXDOX verbirgt sich das d.3-system der d.velop. FOXDOX ist damit so professionell wie die klassischen On- Premise-Systeme für ECM in Unternehmen. 20 Jahre Compliance-Erfahrung, Revisionssicherheit der Dokumente und die hochsichere Datenhaltung in einem Rechenzentrum in Deutschland gewährleisten, dass FOXDOX alle Anforderungen des deutschen Rechts abdeckt. Dokumente, Verträge, Policen, Garantiebelege und Co werden in FOXDOX übersichtlich in einer individuell anpassbaren Ordnerstruktur abgelegt. Dank der starken Suchfunktion werden Dokumente bequem in Sekundenschnelle gefunden. Dokumente in FOXDOX können von überall und immer erreicht, oder mit anderen geteilt werden. Auch FOXDOX folgt dem d.velop Einfachheitsprinzip, sodass sowohl der Webclient als auch die APP für ios und Android einfach und smart in der Anwendung sind. Eine FOXDOX Kommunikation lässt sich einfach aufbauen Die Initialisierung geht dabei aus Datenschutz-Aspekten immer vom FOXDOX User aus. Denn dieser muss eindeutig erklären, dass er den Austausch über diesen Weg wünscht. Die Anbindung der Unternehmens-IT an FOXDOX erfolgt mittels der selbst entwickelten Schnittstelle FOX.link. Darüber läuft der gesamte, selbstverständlich durchgängig verschlüsselte, Datenaustausch. Um einen Kunden oder Lieferanten in die FOXDOX Kommunikation einzubinden, übergibt das Unternehmen eine Liste mit Zuordnungsmöglichkeiten an FOXDOX, die einen potenziellen Nutzer eindeutig identifizieren. Wenn z.b. Mitarbeitern Lohnabrechnungen über FOXDOX zugestellt werden sollen, PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 9/13

17 können das Personalnummer, SV-Nr. und ein individuelles Kennwort sein. Das Unternehmen versendet dann per Post oder dem potenziellen FOXDOX User diese Informationen. Dieser meldet sich dann bei FOXDOX an und gibt die entsprechenden Informationen ein. FOX.link überprüft, ob es zu diesen Eingaben einen Treffer gibt. Bei positiver Rückmeldung sind das Unternehmen und der FOXDOX User dann direkt verbunden. Einem einfachen, sicheren und effizienten FOXDOX Document Sharing zwischen beiden Parteien steht so nichts mehr im Wege. Was möchten Sie uns noch mitteilen? Testen Sie FOXDOX doch einfach LIVE natürlich kostenlos. Einfach auf folgende Account-Daten Benutzername: PENTADOC Passwort: ECM-Award#FOXDOX*2013 eingeben und losfoxen. Hier finden Sie im Ordner ECM AWARD 2013 die Bewerbungsunterlagen. Unser Bewerbungsvideo lasse ich Ihnen per WeTransfer zukommen. Von dort erhalten Sie dann eine mit dem Download-Link. Einen weiteren Test-Account finden Sie am Ende der PowerPoint- Präsentation. Mit freundlichen Grüßen Frank Schnittker PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 10/13

18 ELO Digital Office GmbH PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 11/13

19 Teilnahme-Land Geben Sie an, ob Sie die Unterlagen zum ECM Award Nachhaltigkeit für die Teilnahme in Deutschland, Österreich oder der Schweiz einreichen. X Deutschland (Einreichungsfrist: ) o Österreich (Einreichungsfrist: ) o Schweiz (Einreichungsfrist: ) Nachhaltigkeitsbestrebungen Beschreiben Sie Ihre Nachhaltigkeitsbestrebungen ausführlich (1-2 Seiten). Stellen Sie insbesondere dar, was in ökologischer, sozialer, ökonomischer und kultureller Hinsicht im Projekt bzw. durch die Produktentwicklung im ECM Bereich erreicht wurde, z. B. Integration älterer Arbeitnehmer, Steigerung der Effizienz ohne Abbau von Arbeitskräften, Entwicklung und Vermarktung zukunftsfähiger Produkte usw. Ergänzen Sie Ihre Ausführungen durch z.b. Fotos oder Videos, Berichterstattungen oder Veröffentlichungen. Was bedeutet Nachhaltigkeit? Definition Nachhaltigkeit Nachhaltigkeit ist ein Handlungsprinzip zur Ressourcen-Nutzung, bei dem die Bewahrung der wesentlichen Eigenschaften, der Stabilität und der natürlichen Regenerationsfähigkeit des jeweiligen Systems im Vordergrund steht (Quelle: Wikipedia). In der IT nimmt Nachhaltigkeit einen immer größer werdenden Stellenwert ein, sei es in Form einer zukunftsfähigen IT-Architektur mit dem Ziel langfristiger ökonomischer Wertsteigerung, oder ökologisch geprägten Konzepten, mit dem Ziel der Ressourcen-Schonung unter Einbeziehung sozialer Aspekte. Nachhaltige Lösungen mit dem ELO BLP ECM Lösungen haben immer einen langlebigen Charakter. Über den Lebenszyklus einer solchen Lösung ist in der Regel mit mehrmaligen Migrationen der verwendeten und eingebundenen Hard- und Softwarekomponenten zu rechnen. In dieser Zeit verändern sich auch die Unternehmen, die das ECM einsetzen. Das Geschäftsfeld wird erweitert. Dadurch stößt z.b. die Leistungsfähigkeit der eingesetzten ERP Lösung an ihre Grenzen. Zusätzliche Softwarekomponenten wie z.b. Kundenbeziehungsmanagement (CRM) werden benötigt. Das bedeutete bisher, dass für jede dieser Änderungen eine aufwendige Schnittstellenprogrammierung und Scripting erforderlich war. Der ELO BLP geht einen anderen Weg. Der ELO Business Logic Provider, kurz BLP, ist ein innovatives Langzeitkonzept, welches den Service- und Programmieraufwand verringert. Die intelligente Middleware stellt sicher, dass bei veränderter Systemumgebung, z.b. ein anderes ERP-System, die getätigten Investitionen in Projekt- und Softwarekomponenten erhalten bleiben. ECM mit zentraler Konfiguration Dem Anwender wird eine einzigartige Lösungssuite zur Anbindung von Drittanwendungen an das ELO ECM bzw. dessen Haupt-Produktlinien ELOprofessional und ELOenterprise an die Hand gegeben. Eine zentral konfigurierbare Business-Logik sorgt für die Verarbeitung selbst erzeugter Belege und Reports, s, Office- und Scan-Dokumente sowie sonstiger Dateien. Dank der nahtlosen Integration des ELO BLP in führende Anwendungen, wie ERP-, CRM- oder sonstige Systeme, profitiert der Anwender von einfach nutzbaren Informationen in seiner gewohnten Arbeitsumgebung und wird dabei optimal in seinen Geschäftsprozessen unterstützt. Dabei sorgt der ELO BLP für ein durchgängiges, konsistentes System, das die Erstellung, Bearbeitung, Speicherung und Ablaufsteuerung von Dokumenten und Dateien voll berücksichtigt. PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 2/8

20 So funktioniert der ELO BLP Die flexible Software-Architektur des ELO BLP ermöglicht die Realisierung eines ECM-Projekts mit ELO, für individuelle Ansprüche anpassbar, in einer grafisch ansprechenden, für den Anwender leicht zu bedienenden Benutzeroberfläche. Die Business-Logik wird unabhängig von der Integrationstechnologie und eigentlichen Ablageaufgabe an zentraler Stelle konfiguriert. Kryptische Programmierung oder Implementierung von oftmals fehleranfälligen Einzelschnittstellen im klassischen Sinne entfallen. Business-Logik auf Knopfdruck Für eine Vielzahl von ERP-Systemen und Fachanwendungen steht eine vorkonfigurierte Abfrage- Definition in Form eines sogenannten Application-Templates zur Verfügung. Diese vorbereiteten Definitionen für Datenzugriffe und Inhaltsabfragen lassen sich per Knopfdruck in den Designer importieren und unternehmensspezifisch individuell anpassen. Entscheidend dabei ist, dass nahezu keine bzw. nur minimale Eingriffe in die führenden Anwendungen notwendig sind. So bleiben diese updatefähig. Branchenlösungen und Best Practices Mit dem ELO BLP profitieren Kunden von langjährigem Know-how im Bereich der Inhaltsorganisation verschiedenster Branchen und Spezialbereiche. Dieses Wissen steht in teils vorpaketierten Software-Vorlagen unterschiedlicher Ausprägung (branchen- oder fachgebietsbezogen) sofort anwendbar zur Verfügung. Auf Knopfdruck können diese sogenannten Branchen-Templates in den Designer importiert und in kürzester Zeit individuell auf die Unternehmensbedürfnisse angepasst werden. Diese höchst flexiblen Anpassungsmöglichkeiten, welche auf modernsten, leistungsstarken Technologien und vordefinierten Standards basieren, bieten bedarfsgerechte Kundenlösungen mit einem hohen Individualisierungsgrad. Der Investitionsschutz und die Zukunftssicherheit sind damit in vollem Umfang gewährleistet. ECM mit ELO BLP: Starkes Team mit starker Leistung Die einfache Handhabung des ELO BLP ermöglicht eine ganzheitliche Ablage sämtlicher Geschäftsdokumente im ELO ECM-System, auf das er als Modul aufgesetzt ist: PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 3/8

21 Verarbeitung von eigenerzeugten Belegen und Reports Barcode-Erkennung von Scan-Dokumenten Ablage und Ablaufsteuerung von gescannten Dokumenten aus dem Posteingang Speicherung von Dokumenten aus Microsoft Word und Excel Vorgangsbezogene Verarbeitung von s Ablage von Dateien direkt aus dem Dateisystem, per DropZone im Anwender- Desktop oder direkt in ein ERP-System integriert Verarbeitung von Dateien aus Verzeichnisüberwachungen Die Verarbeitung kann vollautomatisch im Hintergrund oder per Knopfdruck im Anwenderdialog erfolgen. Die zentralen Regelwerke stellen dabei die Einhaltung der Organisationsrichtlinien sicher und sorgen für Klassifizierung, Benennung, Indexierung, Rechtevergabe, Versionierung, Ablaufsteuerung (ELO Workflow) und die Verknüpfung zu den relevanten Geschäftsvorgängen. Verarbeitung von Druckdaten Mit dem in den ELO BLP integrierten Tools ELO BLP Output-Manager und ELO BLP PDF-Prozessor wird die Verarbeitung von eigenerzeugten Belegen aus ERP-Systemen und Fachanwendungen sichergestellt. Der Output-Manager ermöglicht die automatisierte Bereitstellung von Druck-Ausgaben aus Business- Anwendungen. Die Übergabe erfolgt dabei über einen oder mehrere virtuelle Drucker, die wahlweise TIFFoder PDF-Dateien erzeugen und Hintergrundformulare bereitstellen können. Der PDF Prozessor kann PDF- Dateien direkt aus dem Dateisystem verarbeiten und bietet dazu auch umfassende Möglichkeiten zur Erkennung und Extraktion von Daten direkt aus PDF-Dokumenten. Die Klassifizierung, Indexierung, Strukturerzeugung, Rechtevergabe der Dokumente erfolgt dabei vollautomatisch. Ebenso kann festgelegt werden, dass Dokumente bei mehrmaliger Archivierung als Version des ursprünglichen Dokumentes abgelegt werden sollen. Damit ist die gesamte Änderungs-und Versions-Historie eines Beleges in ELO nachvollziehbar gespeichert. Scandokumente: Eigen- und Fremdbelege Unterschriebene Abliefernachweise wie z.b. Lieferscheine, abgezeichnete Prüfzeugnisse oder Leistungsnachweise sind als wichtige Nachweisdokumente aufbewahrungsrelevant. Mit Hilfe der ELO Barcode- Erkennung können Belege nach dem Scannen automatisch verarbeitet und Vorgängen in ERP-Systemen zugeordnet werden. s: Integriert verarbeiten Die Speicherung und Verarbeitung von s mit ELO als ECM-System ist von zentraler Bedeutung, wenn es um eine durchgängige Informationsversorgung geht. Zudem sind s, sofern es sich um Handelsbriefe handelt, in originärem Format aufbewahrungspflichtig. Mit dem ELO BLP werden s nicht nur, wie in der Regel üblich, unter rein statischen Aspekten und im Volltext durchsuchbar abgelegt, sondern können Geschäftspartnern oder Vorgängen in führenden Systemen zugeordnet werden. Hiermit wird den gesetzlichen Anforderungen umfassend Rechnung getragen. Diese schreiben unter anderem vor, dass steuerrelevante s eindeutig indexiert und über einen vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Mit dem ELO BLP gelingt die Verknüpfung der s mit Geschäftsvorgängen, unabhängig davon, ob es sich z.b. um einen Vorgang aus dem Einkauf, Verkauf oder anderen beliebigen Fachbereichen oder Abteilungen handelt. Diese Möglichkeiten der umfassenden Inhaltsorganisation werden clientbasiert direkt in Microsoft Outlook oder serverseitig mit dem ELO Modul ELO XC angeboten und zur Verfügung gestellt. PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 4/8

22 Das umfassende Lösungs-Portfolio im Bereich der -Archivierung unterscheidet sich damit erheblich von marktüblichen rein technisch orientierten Systemen. Neben den Lösungen für Microsoft Outlook stehen darüber hinaus weitere client- und serverseitige Module für Lotus Notes und Tobit zur Verfügung. Office-Dokumente integriert erstellen und verarbeiten ELO BLP integriert sich nahtlos in Microsoft Outlook, Word und Excel und stellt auch hier die regelbasierte Dokumentenablage und Verknüpfung zu Geschäftsvorgängen ausführenden Systemen sicher. Die Verarbeitung gelingt schnell und komfortabel. Bei der Ablage eines Dokumentes können bei Bedarf Informationen aus führenden Systemen oder anderen Quellen im Dialog nachgeschlagen oder validiert werden. Die intuitive und anwenderfreundliche Arbeitsweise ist maßgeblich für eine hohe Benutzerakzeptanz, die ihrerseits Grundlage für ganzheitliches Dokumentenmanagement und damit lückenlose Transparenz von Geschäftsvorfällen ist. Die optionalen ELO Business Connect-Komponenten ergänzen den Gesamtprozess in optimaler Weise. Kontextsensitiv stehen dem Benutzer Daten aus führenden Systemen rollen- und aufgabenspezifisch für die Ausführung unterschiedlicher Aktionen zur Verfügung. So gelingt z.b. die Erstellung eines Kunden- oder Lieferantenanschreibens im Handumdrehen, sei es als Word-Dokument oder . Ein Großteil des Schriftverkehrs lässt sich über Dokumentenvorlagen effizient, einfach und darüber hinaus auch noch sicher erledigen. Automatisch ablegen per Drag & Drop Dokumente und Dateien im Filesystem können einfach per Drag & Drop in eine oder mehrere aktive Ablageflächen (sogenannte DropZones) gezogen werden. Je nach ausgewähltem Geschäftsvorfall und Ablageregel erfolgt die Weiterverarbeitung und korrekte Ablage unter Verwendung der ERP-Daten. Die DropZones können direkt im Anwenderdesktop oder integriert in führenden Systemen bereitgestellt werden. PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 5/8

23 Ablage per Verzeichnisüberwachung und Upload Auch ohne Interaktion durch den Anwender sorgt ELO BLP für eine sichere und valide Ablage. Über das Upload Center können profilgesteuert Verzeichnisse überwacht und deren Inhalte automatisiert regel-basiert verarbeitet werden. Dateien und Dokumente werden für die Weiterverarbeitung und Ablage an zentrale Services übertragen. ELO Business Connect Einfaches Arbeiten mit dem ELO Business Connect Der ELO BC gestattet das Arbeiten mit dem ECM auch ohne tiefgreifende technische Kenntnisse. Mittels einfachem Klick und Drag-&-Drop werden Dokumente im ELO ECM entsprechend der Geschäftslogik abgelegt, indexiert und bei Bedarf entsprechende Geschäftsprozesse angestoßen. Im ELO BC stehen immer die richtigen Funktionen und Informationen zur jeweiligen Aufgabe und im Kontext zur geschäftlichen Anwendung zur Verfügung. Somit können auch Arbeitskräfte mit geringen Qualifikationen oder ältere Arbeitnehmer ohne umfassende Computer-Kenntnisse die Vorteile des ELO ECM nutzen. Ideal für Information Worker Ob eigenerzeugte oder fremde Belege, Office-Dokumente, s, Bilder oder sonstige Dateien - das Zusatzmodul ELO Business Connect (ELO BC) stellt eine leistungsfähige Suche zur Integration in führende Systeme zur Verfügung. In einer Ergebnisliste werden automatisch oder auf Knopfdruck alle Dokumente, die zu einem ausgewählten Objekt wie z.b. Kunde, Lieferant oder Auftrag gehören, angezeigt. Die Ergebnisse lassen sich komfortabel und übersichtlich nach unterschiedlichen Kriterien wie z.b. Dateityp, Datum oder Klasse gruppieren. Die Suche erfolgt rollenbasiert unter Berücksichtigung der Anwenderberechtigungen und weiteren Filterkriterien, wie z.b. die Aktualität eines Dokumentes. Alle Sucheinstellungen sind flexibel gestaltbar und können mit beliebigen Objekten genutzt werden. Mehrwerte automatisch und rollenbasiert zu jeder Aufgabe ELO BC bietet aber noch viele weitere Office-Produktivitätsfunktionen. Kontextsensitiv und im Dialog zu Geschäftsvorgängen stehen dem Anwender dabei die für ihn passenden Funktionen im Windows-Desktop integriert zur Automatisierung und Unterstützung seiner täglichen Arbeit zur Verfügung. Neben der Suche und Erstellung von Dokumenten ermöglicht ELO BC die Integration von Daten in zahlreiche Drittanwendungen. So können beispielsweise Drittapplikationen mit Parameterübergabe gestartet, Webseitenaufrufe durchgeführt oder Barcode-Etiketten gedruckt werden. Der gesamte Befehlsvorrat kann auch als Webanwendung bereitgestellt werden. PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 6/8

24 Fazit Der ELO Business Logic Provider (BLP) ist eine völlig neue Herangehensweise an die Anforderungen eines integrierten ECM. Mit diesem Konzept werden Service- und Programmieraufwand entscheidend verringert. Die Middleware spart Zeit und Kosten. Es wird sichergestellt, dass bei Anforderungen an eine Änderung des ERP-Systems die getätigten Investitionen in Projekt- und Softwarekomponenten erhalten bleiben. Der ELO Business Connect (BC) gestattet das Arbeiten mit dem ECM ohne tiefgreifende technische Kenntnisse. Auch Arbeitskräfte mit geringen Qualifikationen oder ältere Arbeitnehmer ohne umfassende Computer-Kenntnisse finden sich dank der intuitiv zu bedienenden Benutzeroberfläche schnell zurecht und können alle Vorteile des ECM nutzen. Durch einfaches Click und Drag-&-Drop werden Dokumente im ELO ECM entsprechend der Geschäftslogik abgelegt, indexiert und bei Bedarf entsprechende Geschäftsprozesse initiiert. Im ELO BC stehen immer die richtigen Funktionen und Informationen zur jeweiligen Aufgabe und im Kontext zur geschäftlichen Anwendung zur Verfügung. Zusammengefasst gestatten diese ELO-Komponenten: Schutz der Investitionen Einfache und kostengünstige Migrationen Schonende Nutzung der Unternehmensressourcen Integration aller Arbeitnehmer in die Nutzung neuer Technologien Optimierung der Geschäfts- und Produktionsprozesse PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 7/8

25 SAPERION AG PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 12/13

26 Einzureichende ECM-Lösung 1. Bezeichnung der ECM-Lösung Name/Titel für das einzureichende Softwarepaket/Modul. Dieser Name/Titel dient der deutlichen Kennung der ECM-Lösung und wird automatisch der Einreichung zugeordnet, auch in den Veröffentlichungen. SAPERION ECM Together 2. Entwicklungszeitraum Wann haben Sie mit der Entwicklung der ECM-Lösung begonnen, wann wurde diese abgeschlossen? Juni 2012 März 2013, seither ständige Erweiterungen 3. Produktverantwortlicher beim ECM-Lösungsanbieter Wer war für das Entwicklungs-Projekt verantwortlich? Doreen Böhme, Product Manager 4. Unternehmensdaten Bitte geben Sie weiterführende Daten zum Unternehmen an, in dem diese ECM-Lösung entwickelt wurde (Unternehmenszweck, Angebot, eventuell Kennzahlen und Alleinstellungsmerkmale). Der europäische Softwarehersteller SAPERION bietet mittelständischen und global agierenden Unternehmen eine leistungsstarke Software-Plattform für Enterprise Content Management. Die SAPERION AG arbeitet seit vielen Jahren mit Global Playern zusammen und hat dabei ihre Unkompliziertheit, Beweglichkeit und Reaktionsschnelligkeit bewahrt. Die Produkte der SAPERION unterstützen Unternehmen dabei, sämtliche Unternehmensinformationen effizient zu verwalten und Geschäftsabläufe zu automatisieren sowie zu optimieren. Die Vision der SAPERION ist es, Unternehmen, Menschen und Prozesse zusammenzuführen, damit sie schneller und mit besseren Entscheidungen in den dynamischen Märkten von heute agieren können. Weltweit über Unternehmen aus allen Branchen steigern mit SAPERION die Qualität ihrer Produkte, erhöhen die Zufriedenheit ihrer Kunden, senken Kosten und gewinnen so entscheidende Wettbewerbsvorteile. PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 2/5

27 5. Lösungsbeschreibung Beschreiben Sie hier die eingereichte ECM-Lösung im Überblick (max Zeichen inkl. Leerzeichen). Der Austausch von Dokumenten zwischen Mitarbeitern und externen Partnern gehört heute zur Tagesordnung. Ein Zusammenarbeiten ohne schnelle Kommunikation lässt sich kaum noch vorstellen. Mitarbeiter sind sehr erfinderisch wenn es darum geht, geeignete Werkzeuge für das schnelle Austauschen und Bereitstellen von Informationen zu finden. Aber wie sieht es mit der Datensicherheit aus? Ist nachvollziehbar, wer was wann bekommen, gesehen und geändert hat? Und ist sichergestellt, dass die Daten immer unter Kontrolle des Unternehmens bleiben? SAPERION ECM Together ist das digitale Dokumentenarchiv in der Cloud für Firmendaten. Es ist ein sicherer Ort, der jederzeit und von überall besucht werden kann. Egal ob von zuhause, unterwegs oder im Büro mit SAPERION ECM Together können Anwender schnell und unkompliziert in Geschäftsprozesse eingebunden werden, haben Zugriff auf wichtige Akten und können einfach mit anderen gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Dokumente organisieren und mit anderen teilen Jeder Mitarbeiter mit einem SAPERION ECM Together Account hat seinen eigenen Projektraum, in dem er beliebig Verzeichnisstrukturen an- und Dokumente ablegen kann vergleichbar mit einer Verzeichnisstruktur auf der Festplatte. Sowohl Mitarbeiter aus dem eigenen Unternehmen als auch externe Benutzer wie Kunden, Lieferanten oder Partner können in die Projekträume eingeladen und entsprechend berechtigt werden. Alle Dokumente, die in diesen Projekträumen entstehen und verwaltet werden, sind in einem sicheren Speicher abgelegt und stehen unter Kontrolle des Unternehmens. Entspannt von überall aus arbeiten Der Zugriff auf eigene Dokumente sowie auf solche, die von anderen freigegeben worden sind, ist auch von unterwegs möglich. Alles was der Anwender benötigt, ist die mobile App (z.b. für ipad) oder einen Internet Browser. Damit können bestehende Dokumente gesucht und bearbeitet sowie auch neue Dokumente erfasst werden. Ein Offline Client (Windows Explorer Integration) erlaubt dem Anwender, wichtige Dokumente auf seine lokale Festplatte zu synchronisieren. So kann er die Daten auch dann bearbeiten, wenn gerade keine Internetverbindung möglich ist. Sobald er online geht, werden die Daten sofort wieder synchronisiert. Intuitive Navigation in den Projekträumen und Ordnern Die Anlehnung an Navigationsmechanismen wie im Windows Explorer macht die Navigation in den Projekträumen sehr intuitiv. Anwender können sich einfach durch die hierarchische Ordnerstruktur bewegen. Miniaturbilder ( Thumbnails ) zeigen Dokumente in der Vorschau an, bevor sie geöffnet werden. Unnötiges Öffnen auf der Suche nach dem richtigen Dokument wird so vermieden. Die Verschlagwortung von Dokumenten mit Tags und die Vergabe von weiteren Indexwerten wichtig für die spätere Suche ist ebenfalls ganz einfach möglich. Firmenwissen bleibt unter Kontrolle der Firma (Schutz von IP) Im Gegensatz zu vielen anderen Online Speicherdiensten gehört ein Account bei SAPERION ECM Together nicht einem einzelnen Benutzer, sondern immer dem Unternehmen. So wird sichergestellt, dass das Firmenwissen und Intellectual Property unter Kontrolle des Unternehmens bleibt und nicht wie zum Beispiel beim Ausscheiden eines Mitarbeiters verloren geht. Der Zugriff für einzelne Mitarbeiter kann jederzeit einfach und schnell gesperrt werden. Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg Berechtigte Benutzer können externe Anwender wie Kunden, Lieferanten und Partnerfirmen in die Projekträume einladen. Das macht es sehr einfach unternehmensübergreifende Arbeitsgruppen zu formen, um an einem gemeinsamen Projekt zu arbeiten. Eingeladene Benutzer können sofern sie entsprechend berechtigt sind ebenfalls Dokumente erstellen, recherchieren und bearbeiten. Dabei bleiben die Dokumente aber immer unter Kontrolle des Projektraums und somit unter Kontrolle des Unternehmens. PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 3/5

Kategorie: ECM-Lösung des Jahres 2014. Einzureichende ECM-Lösung. Einreichender ECM-Lösungsanbieter. Name ECM-Lösungsanbieter d.

Kategorie: ECM-Lösung des Jahres 2014. Einzureichende ECM-Lösung. Einreichender ECM-Lösungsanbieter. Name ECM-Lösungsanbieter d. Kategorie: ECM-Lösung des Jahres 2014 Einreichender ECM-Lösungsanbieter Name ECM-Lösungsanbieter d.velop AG Einzureichende ECM-Lösung 1. Bezeichnung der ECM-Lösung Name/Titel für das einzureichende Software-/Hardwarepaket/Modul.

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