Eine Transformation: von interner Social Software zur Unterstützung von Geschäftsprozessen. Weiterentwicklung der Plattform bei IMTECH

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1 Eine Transformation: von interner Social Software zur Unterstützung von Geschäftsprozessen Weiterentwicklung der Plattform bei IMTECH

2 Sprecher

3 Imtech - Kurzportrait Imtech NV ist ein international tätiger technischer Service Anbieter mit einem Jahresumsatz von knapp 5 Mrd. in 2011 und der Wachstumsambition auf 8 Mrd. bis Mitarbeiter: ± / Niederlassungen: ± 400. Überblick über die verschiedenen Unternehmensbereiche: Imtech NV Buildings and Industry Divisions International Divisions Benelux Germany & Eastern Europe Nordic Spain UK & Ireland ICT Marine Traffic

4 Die Herausforderung 2010 Die Imtech ICT Gesellschaften arbeiten als eigenständige Geschäftseinheiten, aber es soll sicher gestellt werden, dass alle die Skills und das Wissen der anderen nutzen.

5 Ursprünglicher Scope in 2010 Strategie Verbinden der Imtech ICT Mitarbeiter über Firmengrenzen hinweg Unterstützung des Business Development Prozesses Innovation fördern Ausbau von Strategie Gruppen und Competence Center Personen Vereinfachung der Zusammenarbeit Wissen teilen und aktiv verbreiten Skills schneller finden als Wettbewerbsvorteil Jungen Mitarbeitern eine moderne Plattform bieten, die sie aus der privaten Nutzung gewohnt sind Mitarbeitern eine Bühne zur Selbstverwirklichung geben Dokumente einfacher gemeinschaftlich in Projekten teilen und bearbeiten

6 C3 platform Search & find people Search & find expertise Share passion Share interests Share documents Share references Discover talent Discuss issues Support strategy Share business Create business C3 The social software platform Imtech ICT

7 Business Benefits Schnelles Auffinden von Kollegen mit den passenden Skills Bereitstellen verbreiteter Werkzeuge wie Wikis, Blogs, Foren zur Förderung des Wissensmanagments Aufbau interner dynamischer Netzwerke ausserhalb von Hierarchien Enge Integration in die bestehende Arbeitsumgebung, kein weiterer Container

8 Social Software viele Begriffe & Interpretationen Quelle: wordle.net

9 Typische Situation in heutigen Unternehmen 2h / Tag Reputation müssen jeden Tag & Kompetenzen aufgewendet werden für die Suche nach Informationen / Experten. HR- Skill DBs Dokumenten ablage/-archiv Information Management der Menschen fällen jede Woche Entscheidung, die auf falschen Informationen basieren. ERP-Systeme 42% 2/3 aller Mitarbeiter können die benötigte Unterstützung nicht finden, Beziehungen obwohl sie wissen, dass & Netzwerke sie da ist. Kaffee -küche CRM s, Rundbriefe 5.3 Stunden werden pro Woche pro Mitarbeiter aufgrund Zusammenarbeit ineffizienter Prozesse & Kommunikation verschwendet.

10 Entwicklung bei IMTECH

11 5 typische Use-Cases in Unternehmen Unternehmenskommunikation Social Networking und Experten-Suche Persönliches Information Management Zusammenarbeit und Wissensaustausch Projekt-Management

12 Kontinuierliches Change Management Klare Zielvorgaben Management Commitment Wissen ist Macht Starre Hierarchien Welche Möglichkeiten der Nutzung habe ich? Welche Informationen darf ich veröffentlichen? Interne Kampagnen Wozu nutze ich C3? Welche Vorteile ergeben sich für mein persönliches Wissensmanagement? Geteiltes Wissen ist Wissen² Netzwerkorganisation Kommunikation und Schulungen Klare Richtlinien Mangelnde Bedienkompetenz Joy-of-Use Mehraufwand und Zeitmangel Mehr Zeit fürs Wesentliche

13 Betrachtung des Gesamtsystems Führen 2.0 verstehen: Ohne ein Change Management wird die produktive Umsetzung nicht gelingen! IT 2.0 bedienen: Nutzer von heute werden anspruchsvoller! Arbeitsweisen ändern Kompetenzen aufbauen Werkzeuge nutzen Arbeiten 2.0 erleben: Es kommt auf die Änderungen der richtigen Prozesse an!

14 Der Weg zum Enterprise 2.0 Sechs Entwicklungsstufen: Island of Me One way Me Intranet Team Me Intranet & Shared Drives Proactive Me Einzelne Anwendungen Personalisiertes Intranet & Shared Drives Two way Me Knowledge Management & Sharing Infrastruktur Island of We Enterprise Social Network

15 Reifegradmodell zur Einführung Reifegrad Island of Me Piloten finden Change IT & Prozesse Zusammenarbeit 2.0 Piloten arbeiten vernetzt zusammen Leuchttürme sind etabliert und kommuniziert Enterprise 2.0 Weitere Piloten arbeiten vernetzt zusammen Island of We Zeit

16 Change Mangement #1 - Kommunikation und Schulung 1. Einbeziehung und Commitment der Management Teams 2. Top Down Kommunikation über das Linien Management 3. Einbeziehung in Firmenmeetings 4. Einbettung in Strategiegruppen, Firmen Initiativen und Focusthemen

17 Change Management #2 - Social Media Knigge Wie verhält man sich in dem Sozialen Netzwerk bei IMTECH Vom Konsument zum Prosument Abgrenzungen

18 Change Management #3 - Webcasts Learning Nuggets (< 5 min) Gezieltes Training der neuen Möglichkeiten & Arbeitsweisen Bereitstellung als Media Files Nutzung moderner Präsentationsmethoden z.b. Prezi

19 Change Management #4 Key feature Communities Communities machen den wirklichen Unterschied Etablieren von redaktionellen Communities auf Strategischem Level Geführte Communities schaffen Innovation und Wissen für das Business Offene Communites nutzen für Kreativität, Initiativen und Talentförderung COMMUNITY MATURITY MODEL OPPERTUNE STRATEGIC Dialog OPEN & CREATIVE Offline Online Timing EDITORIAL Company mission Connecting people Online & offline Timing of content Findable content Functional support Active measuring

20 Von Teams zu Communities In Communities hängen die Mitglieder nicht voneinander ab, es gibt kein gemeinsames Ziel während ein gemeinsames Ziel gerade ein Hauptcharakteristikum eines Teams ist. Communities haben normalerweise keine klare Struktur oder Organisation. Community of Practice (CoP) anstelle des Begriffs Community benutzt. (A community of practice is) a group of people bound by informal relationships who share information, insight, experience and tools about an area of common interest 1 who share a concern, a set of problems, or a passion about a topic, and who deepen their knowledge and expertise in this area by interacting on an ongoing basis 2 1 Definition von Wenger, Ergänzung von (Wenger et al., 2002, S. 4

21 Förderung von Communities of Practice

22 Change Management #5 - Kontextbezogene Zusammenarbeit + +

23 Zusammenarbeit im Kontext meiner Business Anforderungen Integration von Chat / Awareness Funktionen Integration von Telefonie Funktionen

24 Verbindung mit dem Client MS Outlook Lotus Notes

25 Change Management #6 Definition von greifbaren Einsatzszenarien FORUM Diskussion und Fragen BEISPIELE: Wo finde ich was? Wer hat welche Info? WIKI Ergebnisorientiertes gemeinsames Erstellen von Text BEISPIELE: Agenda, Brainstorming, Dokumentationen, Marketingmaterial, FAQ, Glossar AKTIVITÄTEN To Dos und Projektmanagement im Kleinen BEISPIELE: Abstimmungsprozesse, Vorbereitung von Treffen, Protokolle IDEATION BLOG Ideensammlung und Bewertung BEISPIEL: Vorschlagswesen DATEIEN Dateien für die gemeinsame Nutzung BEISPIEL: Kundenpräsentationen

26 Beispiel Aktivitäten Meeting Planung Messeplanung Schablonen für wiederkehrende Tätigkeiten auch in unterschiedlichen Teams

27 Change Management #7 - Der Mobile Faktor Menschen/Expertise adhoc finden - überall Mehrwert durch und für das mobile Endgeräte Vorher mobile Devices primär für Mail und Kalender Zunehmende Tendenz App für ios, Android und BlackBerry

28 Next Steps weitere Verbindungen schaffen Prozesse Systeme Informationen Kommunikation Menschen

29 Social im Kontext von Business Prozessen

30 Activity Stream die zentrale Komponente Business Systeme Collaboration Platform ERP HRM Triggers Triggers CRM BPM BI Invitation Stream of Activities Rogier Thomasse order status change forecast Heliview to 80%. TMS service invoice overdue with 14 days, immediate action required for Danny Leppers Invitation: meeting request from Jacob Hoeflaken for

31 Activity Stream Social im Kontext von Business Prozessen Embedded experience Mobile Nutzung

32 Next Steps / Planungen 2013 Rollout Social Mail als direkt integrierte Funktion in der Social Plattform Kalender Mail

33 Next Steps / Planungen 2013 Gamification in C3 Anregungen nutzen Initiativen mit Belohnungen versehen Schneller Einstieg & nachhaltige Nutzung

34 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Edwin Kanis Thomas Rickert Imtech ICT Fritz & Macziol

35

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