Aktuell. Big Data... proalpha. Mit proalpha die Datenflut im Griff. 20 Jahre und das Wachstum geht weiter. Big Data in Stuttgart

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1 Aktuell proalpha Big Data... Mit proalpha die Datenflut im Griff 20 Jahre und das Wachstum geht weiter Big Data in Stuttgart Kennzahlen mobil verfügbar Globalisieren statt exportieren

2 Editorial Leo Ernst, Vorstand der proalpha Software AG Editorial des Vorstands Piraten unter sich Nun ist es ja nicht so, dass wir, die Gründer und die proalpha Mitarbeiter der ersten Stunde, mit Augen klap - pe und Säbel in unsere Büros gezogen sind oder versucht haben, Truhen voller Gold im Pfälzer Wald auszugraben. Aber ein wenig von den Klischees des Piratentums, wie es die Autoren in ihren Abenteuerbüchern und -filmen verewigt haben, haftet uns sicher an. Vor 20 Jahren sind wir als kleine Mannschaft einigermaßen abenteuerlustig zu neuen (Software-) Ufern aufgebrochen, um Teile des großen Marktes zu erobern. Allerdings konnten wir dort keine fremden Schätze heben, die mussten wir schon selbst herstellen. Inzwischen haben wir unser Territorium mit mehr als Kunden erheblich ausgeweitet, nicht mit dem Schwert, sondern mit unserer Software und den dazugehörigen Dienstleistungen. Einige Gegner wurden aus dem Feld geschlagen, andere fahren unter neuer Flagge weiter. Was mir weniger gefällt, ist der Vergleich mit einer anderen Art der Piraten, denen, die sich als Partei formiert haben. Zwar sind auch sie aus dem Stand erstaunlich erfolgreich, aber die Vorgehensweise und die langfristigen Erfolgs - aussichten scheinen doch einigermaßen unterschiedlich: proalpha wurde mit einem sehr klaren und umfassenden Konzept und damit auch klar definierten Zielen gegründet. Vor allem aber, bei aller gelegentlichen Hektik im Projektgeschäft, sind unsere Versprechun gen gegenüber unseren Kunden immer seriös und erfüllbar. Diesen Unterschied nehmen wir übrigens auch gegenüber dem einen oder anderen Wettbewerber in Anspruch: Gerade in Präsentationen erleben wir immer wieder, dass hinsichtlich Funktionen, Einführungszeiten, finanziellem Aufwand für Implementation, Anpassungen und Pflege Verspre chun - gen abgegeben werden, die weit außerhalb der Reali - täten liegen. Wer unter solch falscher Flagge segelt, hat wahrscheinlich wenig Gutes im Sinn. Dem Pfälzer Wald mangelt es erheblich an Palmen und Sandstränden, schon aus diesem Grunde taugen Klischee und Vorbild der Freibeuter alter Tage nur sehr begrenzt für unser Geschäftsmodell. Der Mut, technologisch und organisatorisch immer wieder zu neuen Ufern aufzubrechen, ist allerdings geblieben. Aber wir entern potenzielle Kunden nicht mit lautem Geschrei, sondern überzeugen mit erprobten Konzepten und Technologien. Der bisherige Erfolg gibt uns wohl Recht, proalpha zeigt sich in bester Verfas - sung und bietet den Kunden damit hohe Investitionssicher - heit. Ich denke, das können wir auch noch in fünf Jahren behaupten, wenn es das erste richtige Jubiläum zu feiern gilt. Es grüßt Sie Leo Ernst 2 proalpha Aktuell 2/2012

3 Inhaltsverzeichnis Die Highlights dieser Ausgabe... Unternehmen 20 Jahre und das Wachstum geht weiter...4 Bei proalpha sind Sie der Regisseur...7 Big Data: Mit proalpha die Datenflut im Griff...8 Ausgezeichnet innovativ proalpha weiterhin auf Erfolgskurs Leistungsspektrum Aktives ERP agieren statt reagieren...12 Die ungleichen Zwillinge Kennzahlen mobil verfügbar...16 Wozu ein Testat...? Technologie und Funktionalität mit Kundennutzen Kunden Globalisieren statt exportieren...20 Anlagenbau für die Pharmabranche...24 Damit es richtig rund läuft...27 Internationales 20 Zufriedene Anwender sprechen für sich 24 Produktkonfiguration im internationalen Einsatz...30 Brummis nach Maß einfacher dank ERP...32 Sportliches zum Schluss Grenzenloser Erfolg Projekt[erfolg] in London...36 Abgetaucht: Neue Welten unter Wasser erkunden Dive into another World proalpha Aktuell 2/2012 3

4 Unternehmen 20 Jahre und das Wachstum geht weiter Günstige Zahlen und Perspektiven zum proalpha Jubiläum 20 Jahre proalpha über das Geheimnis des Erfolgs, aber auch darüber, wie man aus Rückschlägen gestärkt hervorgeht und irgendwann zum Top-Innovator wird, reden wir mit den Vorständen der proalpha Software AG, Leo und Werner Ernst sowie Jürgen Brand. Im Jahr 2012 feiert proalpha das 20-jährige Firmen jubi - läum. War Ihnen bei der Gründung schon klar, dass Sie mit Ihrer Geschäftsidee derart erfolgreich sein würden? Leo Ernst: Dass es so gut laufen würde, war nicht unbedingt zu prognostizieren. Aber an den Erfolg haben wir natürlich geglaubt. Wir waren ja bestens mit der Branche vertraut und wussten genau, was den mittelständischen Kunden aus Industrie, Handel und Dienstleistung fehlte: Eine Soft warelösung, die den hohen Ansprüchen dieser Klientel gerecht wird. Sie sollte umfassend sein und möglichst alle Kernprozesse unterstützen. Gleichzeitig sollte sie schlanker als die bereits am Markt bestehenden Lösungen und schnel ler einzuführen sowie einfacher zu bedienen sein. Wir hatten eine Lücke gefunden, die alle bisher angebotenen Lösungen nicht ausfüllen konnten. Und das war unsere Chance auf den Erfolg. Eine gute Geschäftsidee alleine reicht nicht, um erfolgreich zu starten. Worin sehen Sie aus heutiger Sicht weitere Eckpfeiler für die geglückte Unternehmensgründung? Leo Ernst: Oh doch, die gab es schon. Es gab Ereignisse, die uns relativ schnell zwangen, von unserer ursprünglichen Geschäftsidee ein Stück abzurücken und diese neu auszurichten. Der Grund dafür war, dass uns damals wichtige Partner weggebrochen waren, deren Produkte und Vertriebsstrukturen wir mitnutzen wollten. Wir waren also gezwungen, sehr schnell eine eigene Lösung verkaufsfähig auf den Markt zu bringen. Und das mit ziemlich knappen finanziellen und personellen Ressourcen. Das hätte unser Ende sein können, bevor es richtig begonnen hatte. Aus heutiger Sicht war es eine glückliche Fügung, die proalpha eine erfolgreiche Startposition beschert hat. Sie sprachen von eingeplanten, weggebrochenen Ver - triebsstrukturen. Das Produkt musste aber vermarktet werden, um damit Geld für weitere Entwicklungen zu verdienen. Wie haben Sie das angestellt? Werner Ernst: Wir hatten die Produktentwicklung gut im Griff und mussten nun Marketing machen. Tatsächlich war es damals nicht einfach, als junges Unternehmen mit einem neuen Produkt das Vertrauen eines ersten Kunden zu gewinnen. Die häufig geforderte Vielzahl von Referenzen konnten wir ja noch nicht vorweisen. Doch Ziehl-Abegg, ein Hersteller von Motoren, Ventilatoren und Regelsyste - Werner Ernst: Neben einer erfolgversprechenden Vision und natürlich auch einem großen Quäntchen Glück benötigt man Menschen, die an einen glauben Men schen in Form von Mitarbeitern, Kunden und vor allem ganz wich tig während der Gründungsphase Geldge bern. Denn eines wussten wir: Eine Fremdfinanzierung über Banken war zu der Zeit aufgrund des desolaten Rufs der IT-Branche nicht möglich. Und so starteten wir mit Hilfe von Eigenkapital, weiteren Investoren aus der Mitarbei ter schaft und Partnern sowie einem Venture-Capitalisten mit rund einer Million DM Gründungskapital. Das hört sich so an, als wäre beim Unternehmensstart von proalpha alles reibungslos verlaufen. Gab es keine Prob - leme oder Rückschläge, die das Projekt hätten gefährden können? Wir haben den Vertrauensvorschuss nicht enttäuscht und hatten eine erste so wichtige Referenz. Ziehl-Abegg ist uns bis heute treu geblieben und gemeinsam mit uns gewachsen, resümiert Werner Ernst. 4 proalpha Aktuell 2/2012

5 Unternehmen gegenwärtig befindet sich die Wirtschaft der Eurozone in einer Krise, Ratingagenturen sowie die Europäische Zen - tralbank sprechen sogar von einer milden bis schweren Rezession. Wie lief denn das vergangene Wirtschafts jahr für die proalpha Gruppe? Leo Ernst freut sich: Wir hatten eine Lücke gefunden, die alle bisher angebotenen Lösungen nicht ausfüllen konnten. Und das war unsere Chance auf den Erfolg. men mit damals schon deutlich mehr als Mitarbei - tern, entschied sich für uns und wurde 1993 der erste proalpha Kunde. Wir haben den Vertrauensvorschuss nicht enttäuscht und hatten eine erste so wichtige Referenz. Ziehl-Abegg ist uns bis heute treu geblieben und gemeinsam mit uns gewachsen. Ein wichtiger Meilenstein Ihrer positiven Geschichte ist laut den Geschäftsberichten das Jahr 1995, denn ab da war proalpha profitabel und ist es bis heute geblieben. Was ist Ihr Erfolgsrezept, das offenbar viele Wettbewerber nicht kennen? Jürgen Brand: Für gegenwärtig rund Unternehmen sind wir ein vertrauensvoller, zukunftssicherer Partner, der sich von jeher an den Anforderungen mittelständischer Kunden aus Industrie, Handel und Dienstleistung orientiert. Diese Kunden sind alle Referenzen, die uns natürlich die Gewinnung von weiteren proalpha Anwendern erleichtern. Neben einer konsequenten und soliden Unterneh - mens führung ist sicher ein weiteres Erfolgsrezept, vorausschauend zu agieren sowie Märkte und Technologien zu analysieren. Wir müssen Trends erkennen, die künftig im Mittelstand relevant sein werden, um unseren Kunden mit einem technologisch führenden Produkt Zukunftssicherheit zu bieten. Diese richtungsweisenden Entscheidungen sind von enormer Bedeutung für unseren nachhaltigen Unter - nehmenserfolg. Und genau diese strategischen Entschei - dungen sind uns bisher hervorragend gelungen. In der Vergangenheit konnten Sie allen widrigen Marktbe - gebenheiten trotzen und legten selbst in der schwierigen Zeit rund um das Jahr 2000 beachtliche Zahlen hin. Auch Jürgen Brand: Wir sind sehr zufrieden mit dem letzten Geschäftsjahr, das bei uns am 31. März endet, und wir haben uns in einem nachhaltig schwierigen Marktumfeld trotz der von Ihnen erwähnten Staatsschuldenkrise und zunehmender Unsicherheit an den Märkten wieder sehr gut behauptet. Die Umsatzerlöse entwickelten sich mit einem Wachstum von 7,5 Prozent deutlich über dem Branchen - durchschnitt und betrugen im Jahr 2011/2012 rund 54,5 Mio. Euro. Mit dem produktnahen Bereich der Soft - ware- und softwarebezogenen Serviceerlöse, die das Wachs tum in dem Geschäftsjahr erheblich beeinflusst haben, wurden 35,1 Mio. Euro Umsatz erzielt. Das entspricht einem Anstieg im Vorjahresvergleich um 10,5 Prozent. Auch das Betriebsergebnis hat eine überproportionale Steige - rung erfahren und beträgt nun 10,8 Mio. Euro. Dies entspricht einer EBIT-Marge von 19,7 Prozent. Insgesamt ist es uns gelungen, in den letzten Jahren das gute Bonitäts - rating bei unseren begleitenden Banken und Finanzins ti tu ten kontinuierlich zu verbessern. Damit erreichen wir eine wirtschaftliche Stärke, die für die proalpha Gruppe und deren Kunden Stabilität und Sicherheit für die Zukunft bietet. Der Geschäftsbericht weist auch einen erneut erhöhten Personalaufwand aus. Das ist nicht allein mit der Erhöhung der Mitarbeiterzahl zu erklären. Was tun Sie in diesem Bereich? Leo Ernst: Kurz gesagt, eine ganze Menge. Für unsere herausragende Personalarbeit wurde uns wiederholt das Gütesiegel Top Job verliehen. Für uns als Beratungs- und Softwareunternehmen ist das Human-Capital der Drehund Angelpunkt des nachhaltigen Erfolgs. Flache Hierar - chien, eine offene Feedback-Kultur, verbunden mit der systematischen und nicht ganz kostengünstigen Weiterbil - dung von Mitarbeitern und Führungskräften, sind die Basis für hohe Mitarbeiterzufriedenheit und ein positives Inno - vationsklima. Das ist Grundvoraussetzung für die Bindung von Mitarbeitern, die zukunftsfähige Lösungen entwickeln und langfristig die Wettbewerbsfähigkeit unserer Kun den sichern helfen. Mit der Auszeichnung Top Innovator 2012 dürfen wir kundtun, dass das nicht nur unsere Sicht der Dinge ist. proalpha Aktuell 2/2012 5

6 Unternehmen Sie sprachen schon eingangs von der Notwendigkeit, ein System entsprechend den Kundenbedürfnissen zu gestalten. Aber woher wissen Sie, welche Anforderungen Ihre Kunden in Zukunft stellen werden? Leo Ernst: Wir ergreifen vielfältige Maßnahmen, um mit unseren Kunden ständig in Dialog zu treten und herauszufinden, wo sie der Schuh drückt oder wie zufrieden sie mit welchen Leistungen sind. Zum einen pflegen wir einen sehr persönlichen Kontakt über diverse Veranstaltungen, beispielsweise der jährlich stattfindende proalpha Kunden - tag oder die proalpha Technology Exchange. Ganz besonders wichtig ist in diesem Zusammenhang aber vor allem die Rolle des proalpha Anwenderkreises, der Kun - denanforderungen gebündelt an uns heranträgt. Außer - dem führen wir in der Regel alle zwei Jahre eine Kunden - zu friedenheitsanalyse durch, zuletzt im Herbst So geben wir allen Anwenderunternehmen die Gelegenheit, uns ihre Meinung zum angebotenen Leistungsportfolio genauso kundzutun wie zu den sie betreuenden Partnern. Glücklicherweise konnten wir bisher immer ein sehr hohes Maß an Loyalität feststellen, wenngleich es natürlich auch immer Punkte gibt, deren weitere Optimierung sich unsere Anwender wünschen. Aber genau dazu führen wir diese Maßnahme durch, um unser Angebotsportfolio aus Soft - ware, Beratung, Service und Schulung kontinuierlich den Wünschen unserer Anwender anzupassen. Und welche technischen Neuerungen und Funktio nalitäten im Produkt haben sich die Anwender zuletzt gewünscht? Werner Ernst: In den letzten Jahren ging der Trend von Softwarelösungen wie proalpha immer mehr in Richtung Offenheit sowie Integration und Anpassbarkeit an sich verändernde Prozesse. Deshalb haben wir unsere ERP-Lösung schrittweise in eine serviceorientierte Architektur umgebaut. Ein Highlight unserer zur Cebit 2012 freigegebenen Ver - sion ist beispielsweise die Integration Workbench, mit der proalpha eine zentrale Plattform für die Integration externer Anwendungen und unterschiedlicher proalpha Instal - lationen zur Verfügung stellt. Der sogenannte Enterprise Service Bus als Basistechnologie aller Integrationsbelange macht echte SOA-Konzepte umsetzbar. Die sonst notwendige Schnittstellenprogrammierung und deren Pflege werden bedeutend im Aufwand reduziert. Außerdem haben wir bei unseren Kunden eine große Nachfrage nach weiteren Business-Intelligence-Lösungen erkannt. Diesem Anwen derwunsch sind wir erst kürzlich durch eine Partner - Insgesamt ist es uns gelungen, in den letzten Jahren das gute Bonitätsrating bei unseren begleitenden Banken und Finanzinstituten kontinuierlich zu verbessern. Damit erreichen wir eine wirtschaftliche Stärke, die für die proalpha Gruppe und deren Kunden Stabilität und Sicherheit für die Zukunft bietet, erklärt Jürgen Brand. schaft mit der Firma QlikTech und der tiefen Integration des Produkts QlikView nachgekommen. Das neue Business Cockpit vereint die verschiedenen in proalpha vorhandenen Analysemöglichkeiten. Fragen von Entscheidern können mit leistungsfähigen Dashboards sofort beantwortet, Datenqualitätsprobleme erkannt und beseitigt werden und vieles andere mehr. Wichtig für unsere Kunden ist natürlich auch das Thema Mobilität das neue proalpha Business Cockpit kann jederzeit mobil genutzt werden über iphone, ipad, Blackberry und Android-Endgeräte. Geben Sie uns noch einen Ausblick auf die nächsten Jah - re. Wie wird sich die Branche und vor allem proalpha im laufenden Geschäftsjahr entwickeln? Was erwarten Sie in naher Zukunft? Jürgen Brand: Der Branchenverband Bitkom geht für 2012 von einem Wachstum des deutschen Softwaremarktes um 4,4 Prozent aus. Die Branche blickt laut Bitkom-Umfrage trotz Eurokrise und Unsicherheit an den Märkten zuversichtlich in die Zukunft. Auch wir rechnen weiterhin mit einer sehr positiven Geschäftsentwicklung, das heißt: wei - teres Wachstum unter Erhaltung der Profitabilität. Und wir werden alles dafür tun, durch entsprechende Maßnahmen wie den Ausbau unseres Leistungsportfolios, weitere Inter - nationalisierung, Investitionen in das Humankapital und vor allem durch eine vorausschauende und solide Unter neh - mensführung dieses in erster Linie organische Wachstum zu fördern und ein zukunftssicherer Partner für unsere Kun - den zu sein. 6 proalpha Aktuell 2/2012

7 Unternehmen Kundentag 2012 in Düsseldorf Bei proalpha sind Sie Zurück an den Rhein kehrt proalpha in diesem Jahr mit dem Kunden- und Anwenderkreis - der Regisseur... tag. Zum 20. Unternehmens jubiläum wird die Landeshauptstadt Nordrhein-Westfalens im Novem ber 2012 das proalpha Zentrum in Deutsch land bilden. Ganz nach proalpha Manier und dem diesjährigen Motto Bei proalpha sind Sie der Regisseur sollen Kunden und Anwender auch zu dieser traditions reichen Veranstaltung die Hauptrolle spielen. Wie schon in den Vorjahren startet der Kundentag am Mittwoch, 7. November 2012 um 9.30 Uhr mit einem kurzen, aktuellen Blick auf die Unternehmensgruppe proalpha. Es folgt eine ganze Reihe teils parallel stattfindender Vorträge mit unterschiedlichen Themenschwer punkten. Neue funktionale Entwick lungen in proalpha und die technologischen Strategien der nächsten Jahre werden sich wieder als roter Faden durch verschiedene Referate ziehen. Zwischen den Vortragsblöcken haben die Orga ni - satoren immer wieder Möglichkeiten für den persönlichen Austausch der Teilnehmer untereinander, mit Referenten und leitenden proalpha Mitarbeitern eingeplant. Nach einer Vielzahl inspirierender und spannender Vor träge und Diskussionen findet das Tagungs - programm seinen dramaturgischen Höhepunkt in einer Abendveran stal tung mit Überraschungen und Zeit für Gespräche in ungezwungenem Rahmen. Den Anwenderkreistag am 8. November 2012 gestaltet und organisiert der proalpha An wen derkreis mit vielen The men rund um interessante Entwicklungen und Projekte. Hier organisieren engagierte Unternehmen den direkten Infor mationsaustausch untereinander, sie beleuchten spezielle oder branchentypische Probleme und Lösungen. Zudem diskutieren sie über künftige Entwicklungsschwerpunkte in proalpha und über firmenindividuelle Projek - te. Auch hier werden Mitglieder der proalpha Geschäftsleitung für Fragen und Diskussionen zur Verfügung stehen. Weitere Informationen unter Intensivinformationen für proalpha Spezialisten Alle Jahre wieder ein Termin ist für viele technisch orientierte Mitarbeiter bei proalpha Kunden und Partnern besonders wichtig: Regelmäßig trifft man sich im Frühjahr zur proalpha Technology Exchange (pte). Den fast 150 Teilnehmern bot sich 2012 in Fulda die Gele genheit, in zwei Intensivseminaren und 29 Vorträgen viele neue Informationen mit nach Hause zu nehmen. Die Schwerpunkte bildeten die Integration Workbench und proalpha 5.3. Sie wurden ergänzt von Beiträgen zu neuen technischen und funktionalen Angeboten und der Sys - temtechnik rund um den Betrieb von proalpha. Die mit 50 Mitarbeitern hohe Präsenz der führenden Köpfe von proalpha bot den Teilnehmern die Gelegenheit, auch in den Pausen und beim gemütlichen Beisammensein am Abend einen intensiven Austausch zu pflegen. Meist umlagert waren in den Pausen die Arbeitsplätze, an denen man sich einen direkten Ein - druck über die neuen Mög - lichkeiten von proalpha 5.3 verschaffen konnte. Auch 2013 heißt es wieder auf zur pte, diesmal im schönen Bad Neuenahr- Ahr wei ler. Nach dem positiven Feed back zu dem schon im Jahr 2011 genutzten Veranstal tungs ort werden sich die Teilnehmer dort am 11. und 12. April 2013 treffen. Ein zusätzlicher vierter Vortrags slot ermöglicht die Steigerung der Anzahl an Vorträgen auf ins gesamt 38. Der neue Busi - ness Track spricht besonders Projektleiter und Consultants an, die proalpha Projekte planen und einführen. Details und die Möglich keit zur Anmeldung unter: proalpha Aktuell 2/2012 7

8 Unternehmen Big Data in Stuttgart Vom 23. bis 25. Oktober 2012 wird proalpha während der IT & Business auf dem Stuttgarter Messegelände an Stand C11 in Halle 3 wieder sein Produkt- und Dienst leis - tungsportfolio demonstrieren. Getreu des diesjährigen Mottos wird ein Informations - schwerpunkt auf dem leistungsstarken proalpha Business- Intelligence-Portfolio liegen. Um aus unterschiedlichen Quellen stammende Datenmengen mit unterschiedlichen Volumen und Formaten sinnvoll zu analysieren und sie als stets aktuelle Basis für unternehmerische Entscheidungen zu nutzen, bietet proalpha verschiedene Möglichkeiten. Vom Analyzer über Business Cockpit und Kennzahlen bis zum Management- und Mitarbeiterinformationssystem steht für jede An for derung das richtige integrierte Werkzeug zur Ver fü gung. Daneben werden kompetente Mitarbeiter für Demos und alle Fragen rund um die IT in allen Unternehmens funktio nen zur Verfügung stehen. Weitere Informationen unter: Aachener ERP-Tage mit proalpha Wie schon in den letzten Jahren war die proalpha Grup - pe im Juni 2012 auf den Aachener ERP-Tagen vertreten. Die wieder vom Institut FIR (Forschungsinstitut für Rationa li - sierung e.v.) ausgerichtete Kombination aus Praxistag, Fach - tagung und Fachmesse zog erneut ein Publikum aus hochkarätigen Besuchern, überwiegend Entscheidern aus dem Mittelstand, an. Diesen Besuchern, den Anbietern aus der ERP-Branche und neutralen Exper ten bot die Veran stal tung wieder viel Raum für den intensiven Austausch in persönlicher Atmosphäre. Logistik, Pro duktion und IT-Integra tion standen dieses Jahr im Fokus. Die auf mittelständische Un - ternehmen zugeschnittene B2B-Veranstaltung beschäftigte sich vor allem mit Fragen zur Optimierbarkeit logistischer Prozesse mit Hilfe der IT, den Möglichkeiten zur IT-Inte gra - tion und aktuellen Trends im ERP-Markt. Zu diesen Fragen lieferte proalpha fundierte Antworten und sprach damit das interessierte Publikum der Aachener ERP-Tage an. Weitere Informationen unter: Neues Business-Seminar Personalabrechnung Am 23. Oktober 2012 startet im Seminarzentrum Weiler - bach das neue Business-Seminar Personalabrechnung. Das Seminar behandelt neben betriebswirtschaftlichen Themen und Fragestellungen auch die rechtlichen Rahmen - bedingungen, die es zu beachten gilt. Zielgruppe der Seminarreihe sind interessierte Praktiker, die sich in neue Themengebiete einarbeiten wollen, ebenso wie Fachleute, die ihr Wissen auf den aktuellen Stand bringen möchten. Konkret bereitet das Seminar Personalabrech nung auf die Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrech nung im Betrieb vor. Zunächst werden die Aufgaben der Personal - abrechnung im Überblick dargestellt. Anschließend werden die Themenfelder Lohnsteuer und Sozialversiche rung ausführlich vorgestellt. Abgerundet wird der Inhalt um Spezial - themen wie Pfändungen oder betriebliche Altersvorsorge. Zum Abschluss der dreitägigen Veranstal tung erleben die Teilnehmer im Praxistraining die Erstel lung einer Gehalts - abrechnung mit Einmalbezug oder geldwertem Vorteil oder geringfügiger Beschäfti gung direkt am Beispiel der Business-Lösung proalpha. Details und Anmeldemöglich - keiten unter: Rubrik Academy 8 proalpha Aktuell 2/2012

9 Unternehmen Ausgezeichnet innovativ Am 22. Juni 2012 überreichte Ranga Yogeshwar proalpha Vor stand Leo Ernst in Fried richshafen das Güte - siegel Top100. Damit erhält das Unternehmen erneut die Auszeichnung, zu den innovativsten mittelständischen Unternehmen Deutsch lands zu gehören. Prof. Dr. Nikolaus Franke und sein Team von der Wirt - schafts universität Wien prüften das Innovationsmana ge - ment von 281 Mittelständlern. Die Besten von ihnen erhielten das Gütesiegel Top100. proalpha gehört bereits zum achten Mal zu den Ausgezeichneten. Wissen ist die Grundvoraussetzung für Innovationen. proalpha fördert deshalb in großem Umfang die Weiter - bildung seiner weltweit rund 500 Beschäftigten. Im Durch - schnitt nahm jeder Mitarbeiter im vergangenen Jahr 25 Weiter bildungstage in Anspruch. Dazu stehen ihnen über die hauseigene Academy eine Vielzahl von Möglich kei ten offen: Alle Mitarbeiter erhalten per Intranet jederzeit Zu - gang zu aktuellen E-Learning-Programmen und können diese mit den In hal ten aus Präsenzveranstaltungen kombinieren. Webi nar-aufzeichnungen und Videos zum Selbst - studium ergänzen das Angebot. Neben den fachspezifischen Fähigkei ten fördern wir dabei auch die Soft Skills unserer Mitar beiter, berichtet Vorstand Leo Ernst. Ein weiteres Merkmal für die Spitzenstellung ist die interne Organisation der Innovationsprozesse. Viele Firmen teilen die Softwareentwicklung in die Bereiche Softwarearchitek - Bereits zum achten Mal erhält proalpha das Gütesiegel Top 100. tur, Datenmodellierung und Realisierung auf. Ein Program - mierer versteht dann häufig den Sinn und Zweck seiner Arbeit nicht mehr und kann so kaum eigene Optimie run - gen und innovative Ideen einbringen, beschreibt Leo Ernst die übliche Praxis. Bei proalpha hingegen setzt derjenige, der eine Lösung konzipiert hat, diese auch in der Pro - grammierung um und begleitet sein Konzept von der Idee bis zur Verwirklichung. Das Top-Management ist bei Innovationen ganz vorne dabei: Rund die Hälfte ihrer Zeit verwendet die Leitungsebene für die Arbeit an neuen Pro - dukten und deren Realisierung. Leo Ernst freut sich über die Ehrung: Das Gütesiegel ist eine Auszeichnung unserer Mitarbeiter. Ihre Begeisterung und ihr großes Engagement sind unsere wichtigsten Inno - vationsfaktoren. Zugleich haben wir die richtigen Prozesse etabliert und flache Hierarchien geschaffen, damit sich diese Kreativität auch produktiv entfalten kann. Beides zusammen macht uns erfolgreich. proalpha Marketing unter neuer Führung Seit Mai diesen Jahres ist Steffen Rattke (51) Direktor Marketing der proalpha Software AG. Er hat die Auf - gabe von Vorstand Leo Ernst übernommen, der diese Funk - tion zusätzlich innehatte. Steffen Rattke verantwortet seit Mai 2012 das Marketing der Steffen Rattke verfügt über proalpha Gruppe. mehr als 20 Jahre ERP-Er fah - rung mit Schwerpunkt Marke - ting, Vertrieb und Partner mana gement. Sein Ziel ist es, die Geschäftsentwicklung innovativ mitzugestalten und dazu beizutragen, proalpha weiterhin auf dem stabilen Wachs - tumskurs zu halten. Die Unter nehmenskultur habe es ihm leicht gemacht, sich schnell in das Team zu integrieren. Der zweifache Familienvater setzt auf Variantenreichtum im Denken und Handeln: Unterschiedliche Sportarten und das Kochen immer neuer Kreationen gehören zu seinen Hobbies. Für den geborenen Badenser liegen Leistung und Genuss also dicht beieinander. Zudem blickt er optimistisch in die Zukunft, auch und besonders beruflich: Unter nehmensstruktur, Service, Projektgeschäft und Produkt sind bei proalpha exzellent aufgestellt und können eigentlich nur gewinnen. proalpha Aktuell 2/2012 9

10 Unternehmen Auf dem Weg zur Industrie 4.0 Zusammenarbeit von proalpha und SmartFactory-KL bietet optimale Plattform für die Fabrik der Zukunft Dem aktuellen Stand der Technik voraus, aber mit engem Praxisbezug, entwickeln For - scher und proalpha Spezialisten gemeinsam im Rahmen des Spitzenclusters Soft ware inno vationen neue Konzepte, die den Unter neh men in den nächsten Jahren weitere Verbesserungen ihrer Steue rungs- und Reaktions möglich keiten im ERP-Sys tem an die Hand geben werden. Nur mit beständiger Steigerung von Effizienz und Qualität können sich deutsche Fertigungsunternehmen im internationalen Konkurrenzkampf durchsetzen. Dazu braucht es pfiffige und innovative Konzepte, um auch komplexe Abläufe zu beherrschen und die Reserven zu nutzen. diese auf 200 m² fest installierte Demonstrationsanlage mittels modularer Einzelfertigungsanlagen. Diese dienen zur Beurteilung von hoch innovativen und spezialisierten IKT-Ansätzen für die Produktion (beispielsweise SOA für die Auto ma tisie rungstechnik) und zur adäquaten Außen - darstellung im Rahmen von Messen. Über die gemeinsame Arbeit im Rahmen des Spitzen - clusters Softwareinnovationen für das digitale Unter neh - men entstand der Kontakt zwischen proalpha und der SmartFactory-KL. Die gemeinsame Vision, innovative Kon - zep te in für den Mittelstand nutzbare Lösungen umzuset- Eine Heraus forderung bei der Umsetzung theoretisch erarbeiteter Konzepte ist die Validierung dieser Ansätze in einer realistischen Umgebung, in der eine praktische Um - set zung möglich ist. Dieser Herausforderung stellt sich die Technologie-Initiative SmartFactory KL e.v. in Kaiserslautern. Ansässig am Deut schen For schungszentrum für künstliche Intelligenz (DFKI) arbeiten Forschungs- und Industrie unter - nehmen gemeinsam und praxisorientiert an der Umset zung innovativer Konzep te für Industrieunternehmen. Eine voll betriebsbereite Fertigungsanlage zur Produktion von farbiger Seife dient als Evaluations- und Testumge - bung, die prozessorientierte (Mischprozess) und stückorientierte (Abfüllung) Fertigungsschritte enthält. Ergänzt wird Praxisorientierte Entwicklung SmartFactory-KL und proalpha zeigen gemeinsam eine Demo-Anwendung. 10 proalpha Aktuell 2/2012

11 Unternehmen zen, ist die Basis für die intensivere Zusam men arbeit. Seit Anfang des Jahres ist proalpha ordentliches Mitglied und arbeitet mit dem DFKI an der Integration strategischer ERP- Systeme mit der Fertigungsebene. Die Ins tal la ti on von proalpha als führendes ERP-System und die Inte gra tion mit der Demons tratoranlage via proalpha Inte gration Workbench waren die ersten wichtigen Schritte. Zeigen, was jetzt und künftig machbar ist Die Möglichkeiten der Zusammenarbeit veranschaulichte auch ein gemeinsamer Auftritt auf der Hannover Messe Die Aufgabe war eine neue, transportable Fertigungs - ein heit zum Bau eines Schlüsselfinders in kürzester Zeit mit proalpha zu verbinden dank Integration Workbench und Produktkonfigurator wurde das vorbildlich gelöst. Im Fokus der weiteren Integration steht, detaillierte Daten aus der Fertigung im ERP-System verfügbar zu machen. Beispiel dafür ist der Energieverbrauch einzelner Prozess - schritte. In vielen Fertigungsbereichen entstehen dadurch signifikante Kosten, die derzeit nicht oder nur ungenau verursachungsgerecht zuzuordnen sind. Der Daten aus tausch geschieht bei dieser prototypischen Implementierung durch Anbin dung der proalpha Inte gra - tion Workbench an das noch neue OPCUA-Protokoll, auf das sich die Herstel ler von Steue run - gen verständigt haben. Ob die Ebenen der strategischen Fertigungs planung und die operative Steuerung in Zukunft so zusammenwachsen, dass zwischengelagerte MES-Systeme weiter an Bedeu - tung verlieren, kann nur die weitere Ent wicklung zeigen. Dass jedoch deutlich mehr Informatio nen zwischen der strategischen und der operativen Ebene fließen müssen, ist sicher. Nur so ist den weiter steigenden Anfor derungen nach zeitnaher Reaktion, exakten Rück melde daten und durch erhöhte Quali tätsan sprü che wachsenden Dokumen ta ti ons pflich - ten gerecht zu wer den. Die Zusam men ar beit von proalpha und der SmartFactory-KL bietet eine opti male Platt form zur Evaluierung innovativer Kon zep te, um Pro duktions unter neh - men in die Welt von Indus trie 4.0 zu begleiten. Über die gemeinsam mit proalpha bearbeiteten Integra - tions themen zwischen ERP- und Ferti gungsebene hinaus beschäftigt sich die SmartFactory-KL mit einer Vielzahl weiterer Themen wie Location Based Services, die Nutzung von RFID, mobile Bedienung oder dem Einsatz von aus SOA bekannten Konzepten in der Fertigung. Als Living Lab bietet die SmartFactory-KL eine Reihe von Möglichkeiten, sich über Technologien und Trends sowie aktuelle und zukünftige Arbeits- und Forschungsfelder zu informieren. proalpha Kunden sind herzlich eingeladen, die SmartFactory-KL zu besuchen und in einem gemeinsamen Dialog mit proalpha und der SmartFactory-KL For - schungsinteressen zu entwickeln. Dank der modernen proalpha Technologie platt form, beispielsweise die Integration Workbench, ist das Realisieren neuer Konzeptideen vergleichsweise einfach möglich. Weitere Informationen unter: proalpha Aktuell 2/

12 Leistungsspektrum von Wilhelm Baumeister Aktives ERP agieren statt reagieren Was ist eigentlich so aktiv an proalpha? Das proalpha Marketing nutzt gern den Begriff aktive ERP-Lösung. Hohle Phrase oder ein begründetes Argu ment für das System? Zeit, der Sache auf den Grund zu gehen. Das Grundprinzip der Datenverar bei tung umfasst(e) Ein gabe, Verarbeitung und Ausgabe. Aktiv im softwaretechnischen Sinn sind aber Programme und Prozesse, die auf Basis vorliegender Daten Informationen intelligent gewinnen, um sie im Rahmen einer Entscheidungsfindung aktiv zu verwenden. Dabei ist es die Aufgabe der Software, die Entscheidungs - träger aktiv, antizipierend und zielgerichtet mit den gewonnenen Informationen zu versorgen. Versor gen bedeutet dabei nicht nur ein Bereitstellen der Infor ma tion, sondern verlangt das aktive, von der Software initiierte Finden, Informieren und eventuell auch Warnen des Anwenders. In proalpha gibt es verschiedene Ansätze und Methoden der Informationsgewinnung und Prozessunterstützung, vom Aktivitätenmonitor über das Kennzahlen- und Frühwarn sys - tem sowie den Webshop bis zur WorkflowAutomation. Die Funktionen weisen unterschiedliche Aktivitätsgrade auf. WorkflowAutomation Informationen automatisch gewinnen und verteilen Die WorkflowAutomation in proalpha erfasst und automatisiert Prozesse und Vorgänge. Dabei wird bei Eintritt eines vordefinierten Ereignisses ein meist aus mehreren Schritten bestehender Arbeitsablauf ausgeführt, dessen Regeln individuell festgelegt werden können. Typisches Beispiel für einen solchen Vorgang ist die automatische Kreditlimit-Prüfung von Kunden zur Vermeidung von Forde - rungsausfällen. Dazu wird in den Kundenstammdaten ein Kreditlimit festgelegt und überwacht. Bei Überschreiten der Grenze (Ereignis = Kreditlimit überschritten) sollen bestimmte Mitarbeiter informiert und das Kundenkonto automatisch gesperrt werden (= Arbeitsabläufe). Alle Vorgänge sind vollständig zu dokumentieren und am Aktivitätenmonitor zu überwachen. Unter den Stammdaten des Kunden (Zustände) ist das Ereignis Kreditlimit überschritten der Funktion Sperre zugeordnet. Somit folgt automatisch eine Sperre des Kunden - kontos, sobald das Kreditlimit überschritten ist. Die Aktivie - rung der Op - tion archivieren bewirkt, dass die Zu - Personenkonto mit Überwachung des Kreditlimits stände automatisch dokumentiert werden. Wird das Kreditlimit überschritten, erscheint im Aktivitä ten - monitor automatisch der Eintrag Kundenstamm. Parallel ist eine Benachrichtigung per herausgegangen. Findet innerhalb der vorgegebenen Frist keine Aktivität statt, informiert proalpha eine weitere Person im Rahmen einer Wiedervorlage. Die Geschäftsprozesse der Work - flowautomation können durch eine spezielle Ansicht visualisiert werden. Ab proalpha Version 5.3 ist der jeweilige Status eines Daten satzes direkt erkennbar. Darüber hinaus wird das Vorhandensein eines Kommen tars angezeigt. Neben dem Ereignis Kreditlimit überschritten gibt es eine Vielzahl weiterer Ereignisse, die für die Definition der Work flowautomation nutzbar sind. Das betrifft nicht nur das Finanz wesen, sondern auch die übrigen Module wie Vertrieb, Einkauf und Produktion und ermöglicht Termin war - nungen, Bestandsüberwachungen, Abwicklung von Zoll - forma litäten und eine Fülle weiterer Prozesse. Insge samt gibt es in proalpha weit mehr als 300 Ereig nisse in den verschiedenen Modulen, die für eine Work flow Auto mation genutzt werden können. Die Liste der Ereignisse wird ständig überprüft und erweitert. Dieses Beispiel zeigt, wie wichtig die aktive Unterstützung von Prozessen und die gezielte Infor - mation von Mitarbei tern ist, um Abläufe sicherer zu machen und administrativ zu vereinfachen. Voraus setzung ist die enge Verzah nung von Funktionen, im Bei spiel das Finanzwesen und der Vertrieb, und ein hoher Integrationsgrad der Gesamt lö sung wie ihn proalpha bietet. Hier werden alle Unter neh - mens be reiche von der CAD-Integration über das Pro jekt ma nage ment und die DMS-Unterstützung 12 proalpha Aktuell 2/2012

13 Leistungsspektrum bis zur Anla genbuch hal tung mit nur einer Software abgedeckt. Damit ist die Workflow Automa tion ein wirksames Instru ment, der Software die im Sinne einer modernen Archi tek tur geforderte Aktivität zu verleihen. Kennzahlensystem bringt das Controlling auf Trab proalpha besteht aus einer Vielzahl von Anwendungen wie Einkauf, Materialwirtschaft, Produktion, Vertrieb und anderen, in denen unterschiedliche Daten entstehen. Diese Datenbasis wird genutzt, um Kennzahlen in den einzelnen Modulen zu ermitteln. Im Einkauf können Liefer ter mintreue und -bereitschaft analysiert werden. In der Material wirt - schaft werden Auskünfte über Lagerreichweite und -umschlagshäufigkeit erfragt. Die Produktion liefert Kenn - zahlen über Terminabweichungen, Ausschussquoten und Durch laufzeiten der Produktionsaufträge. Die Finanz buch - haltung speichert Informationen über die durchschnittlichen Ver zugs tage einzelner Kunden. Aus der Erkenntnis, dass die singuläre oder modulare Betrachtung einer Kennzahl nur geringe Aussagekraft hat, gibt es in proalpha ein eigenständiges Kennzahlen- und Frühwarnsystem, das Daten aus allen verfügbaren Modu - len bereitstellt. Erst in der kombinierten Betrachtung und im Vergleich zu Branchenwerten werden aus einzelnen Kenn - zahlen qualitativ hochwertige Informationen. Das System liefert mehr als 150 vordefinierte Kennzahlen, die Daten aus allen verfügbaren Modulen verwenden. Um mit Hilfe der Kennzahlen auch effektiv steuern zu können, ist im Stamm festgelegt, ob das Ziel der Kennzahl eine Maximierung, Minimierung oder die Zielvorgabe eines Werts ist. Zu jeder Kennzahl können außerdem individuelle Grenzwerte bestehend aus Ideal-, Ziel-, Trenn-, Risikooder kritischer Wert angegeben werden, was die Zahl aus der individuellen Sicht des Unter neh mens qualifiziert. So wird beispielsweise Grenzwerte der Kennzahl ein Ziel - wert für die Gesamt kapital rentabilität von 7,5 Prozent angestrebt. Kritisch ist dieser Wert, sofern er die Grenze von 1,25 Pro - zent unterschreitet (aus der Umkehrung der Zielvor ga be der Maximierung). Im Kennzahlenbericht werden die Kenn zahlen farbig dargestellt, sodass Ausreißer schnell erkannt werden. Das Kennzahlen- und Frühwarnsystem in proalpha ist ein mächtiges Instrument, um das Unternehmen aktiv zu steuern. Aller dings wird vorausgesetzt, dass sich der Anwen der aus eigenem Antrieb mit dem Kenn zahlenbericht auseinandersetzt. Wo also ist die Akti vität von Kennzahlenbericht mit farbiger proalpha? Um der Darstellung der Ausreißer An forderung nach Akti - vität gerecht zu werden, verknüpft proalpha die Werkzeuge Kennzahlen- und Frühwarnsystem mit der Workflow Auto mation. Gemäß dem Beispiel ließe sich mit dessen Hilfe automatisch eine an einen Geschäfts - führer auslösen, sobald die Gesamtkapitalrentabilität den kritischen Wert von 1,25 Prozent unterschreitet. Mit Hilfe des Kennzahlen- und Frühwarnsystems ist eine aktive Steuerung des Unternehmens möglich, wobei die Anforderung, dass die Information den Anwender sucht, klar erfüllt wird. Eine wichtige Systemeigenschaft ist zudem, dass das ereignisauslösende Moment für die Work - flowautomation nicht fest vorgegeben ist, sondern individuell durch Festlegung der kritischen Werte bestimmt werden kann. Das verleiht diesem Werkzeug eine weitere Dynamik. proalpha, die aktive Software! Anhand der zwei vorgestellten Werk - zeuge wird klar, dass proalpha eine aktive ERP-Software ist. Darüber hinaus bietet das System zusätzliche Ele - mente wie Info guide, Beleg- und Voll stän - digkeitsprüfungen und kontextsensitive Doku men ta ti onen, die der Software weitere Agilität ver leih en. proalpha hält sich tendenziell anders als in der IT-Bran che üblich bei werblichen Aussa gen eher zurück und setzt auf substan zielle Informationen. So darf auch der Slo gan der aktiven Lösung durchaus als Beschreibung des realen Systems begriffen werden, einer aktiven Lösung im wahren Wortsinne. Wilhelm Baumeister ist Produktmanager bei der proalpha Software AG. proalpha Aktuell 2/

14 Leistungsspektrum von Barbara Simgen-Weber und Dieter Schoppe Die ungleichen Zwillinge Kalkulation und Kostenträgerrechnung Auswertungen in Logistik und Rechnungswesen bieten in proalpha jeweils eine eigene Sicht auf die im Laufe der Geschäftsprozesse anfallenden Werte. Obwohl beide aus den gleichen Datenquellen mit Rohdaten versorgt werden, entsteht so ein auf den ersten Blick merkwürdig erscheinendes Zwillingsdasein. Aber gerade diese Koexistenz setzt dank idealer gegenseitiger Ergän - zung erhebliche Synergien frei. Dabei sehen wie bei Zwillingen eben üblich beide Auswertungen in ihrem Aufbau fast identisch aus. Diese Ähnlichkeit macht es dem Anwender einfach, sich in beiden Bereichen auf Anhieb zurechtzufinden. gleichen sich wie ein Ei dem anderen In der sich aus Zeilen und Spalten aufspannenden Aus - wer tungsmatrix, die beiden zu Grunde liegt, werden sowohl die Ursprünge der Kosten strukturiert als auch eine zeitliche Gruppierung vorgenommen. In den Zeilen dargestellte Kostenarten zeigen auf, aus welchen Kostenbestand - teilen sich das Betrachtungsobjekt zusam mensetzt. Ziel ist es hier, die Einzelelemente zwar zusammenzufassen und damit eine Aussage über die Wertzusammensetzung zu erzielen, aber dies in einer Granularität, die über die Di men sionen des Durch schnitts - preises hinausgeht. und sind doch so unterschiedlich In der Regel dient die Kalkulation der Betrachtung eines Einzelobjekts und legt damit den Fokus auf bestimmte Zeitpunkte in dessen Lebenszyklus. Beim Kostenträger dagegen treten die Zeitpunkte in den Hinter grund und schärfen den Blick für eine globalere, zeitraumbezogene Sicht. Im Sinne eines Serienfertigers bedeutet dies eine Zusam menfassung der kalkulatorischen Einzelob jekte, während ein Einzelfertiger oder Anla genbauer eher einen dedizierten Ausschnitt auf der Zeitachse innerhalb der Objekt lebensdauer betrachtet. Während die zeitliche und qualitative Sicht auf die Kosten in den Spalten aufgezeigt wird, definiert sich der Zeilenaufbau in den Kostenarten aus der Produktstruktur. Konkretes Beispiel dafür ist ein Pro - duktions auftrag als zu kalkulierendes Einzelobjekt. Für den Serienfertiger ist der einzelne Pro duktionsauftrag nur ein Los von vielen. Über die Betrachtung des Produktes selbst als Kostenträger wird dagegen eine Zusammenfassung aller einzelnen Produk tionslose vorgenommen. In der Kostenträgerrechnung steht dann ein konkretes Geschäftsjahr oder sogar eine Periode als zeitlicher Ausschnitt im Vorder - grund und nicht mehr der einzelne Pro - duktions auftrag als Ganzes. Umge kehrt kor respondieren bei einem Einzel fertiger, dessen Produktions aufträge oder Projekte über einen längeren Zeitraum laufen, meist mit nur einem Kostenträger. Dieser wird in seiner Zeit dar stel lung genutzt, um die im Vergleich zur kompletten Laufzeit von Produktions auf - trag/projekt kleineren Zeit ab schnitte wie Periode oder Ge schäfts jahr aus der Gesamt betrachtung herauszulösen. Die in der Kalkulation betrachteten Zeitpunkte ergeben sich dagegen aus dem logischen Ablauf eines exempla - rischen Pro duk tions auftrags und müssen deshalb auch auf Kosten Soll Erwartung Obligo Ist Zeit 14 proalpha Aktuell 2/2012

15 Leistungsspektrum unterschiedliche Daten ba sen zurückgreifen. So stehen am Anfang des Lebens zyklus die geplanten Mengen im Fokus und führen zu den Sollwerten. Im weiteren Zeit verlauf werden diese im Sinne einer mitlaufenden Kalkula tion den Ist werten zu einem bestimmten Zeitpunkt gegenübergestellt. Der Blick in die Zukunft von dieser Stelle aus legt den Fokus auf den Erwar tungs wert, also die Summe aus den bereits feststehenden Ist kosten und den bereits heute prognostizierbaren Kosten. egal, was die Zukunft bringt Diese zukunftsorientierte Komponente muss aber nochmals unterteilt werden, da die mit großer Sicher heit nicht mehr abwendbaren Kosten in Form des Obligos einen kaufmännisch anderen Stellenwert aufweisen. Denn das Obligo spiegelt eine bereits eingegangene finan zielle Ver pflich - tung wider, die in der Zu kunft Mittel bindet und mit hoher Sicher heit im Zeitablauf zu direkten Istkos ten führt. Es handelt sich dabei also um eine durch konkret geplante Logis - tik pro zesse qualifizierte Stufe zwischen Plan und Wirklichkeit. Die höhere Qualität der Obligoinformation gegenüber den reinen Soll- oder Plan wer ten führt direkt zu Hinweisen auf drohende Budget über schrei tungen, ableitbaren Ri siko - betrachtungen und der Begründung von Rückstellungen gegenüber dem Wirtschaftsprüfer. Da die Logistikprozesse über ihren Fortschritt unterschiedliche kaufmännische Bedeutung entfalten, wird vom Charak - ter her eine weitere Unterscheidung vorgenommen. Ab hängig davon, ob sich die betroffene Ware noch im Bestellprozess befindet oder bereits auf Lager liegt, weist proalpha dies als Bestell- oder Bestandsobligo aus. Im Zeitverlauf konkretisiert sich so der Kostenanteil eines für ein Produkt benötigten Einsatzfaktors innerhalb des Her - stellungsprozesses immer weiter. Ausgehend vom noch relativ ungenauen globalen Planwert wird ein Aufwand zunächst durch den ausgelösten Beschaffungsprozess zum Bestellobligo, mit der Einlagerung zum noch genaueren Bestandsobligo, bevor er über die Entnahmebuchung in den Istwert übergeht..sie stehen für die gleichen Werte. Wie alle Zwillinge werden auch Kalkulation und Kosten - träger von Außen stehen den gern miteinander verglichen. Akribisch wird nach Gemein sam kei ten und Unter schie den gesucht. Des halb können diese Werte in proalpha sowohl für einen Produk tions auftrag, ein Projekt oder einen Kos - tenträger existieren. Dem ent sprechend können sie in den zugehörigen Auswer tungs arten wie Projekt kal kula ti on, Auf trags kalku la tion, Kosten träger bogen und Kosten arten - be richt in dafür vordefinierten Auswer tungsspalten für Be stell-, Bestand obligo und Erwar tungswert ausgewiesen werden. Schauen Sie sich die beiden Zwillinge doch einmal selbst genauer an. Können Sie sie auseinanderhalten? Finden Sie mehr Gemeinsamkeiten oder Unterschiede? Barbara Simgen-Weber ist Leiterin Standardentwicklung Rech nungs - wesen bei der proalpha Software AG. Dieter Schoppe ist Produkt manager bei der proalpha Software AG. Tipps & Tricks Wussten Sie schon, wie Sie einfach und schnell Dokumente im Geschäftsprozessdesigner (GPD) suchen und finden? Der proalpha GPD ist ein schlan kes und leistungsstarkes Werkzeug zur Optimierung und Dokumentation von Pro - zessen, Arbeitsabläufen und Or ganisationsstrukturen. Manch mal ist es für ungeübte User schwie rig, schnell ein gesuchtes Dokument zu finden. Zwei Funktionen dienen der schnellen Suche: So kann in der Naviga tions leiste über den Button Dokumen ten übersicht eine Ordner struk - tur angezeigt werden, in der alle im Modell befindlichen Doku mente hinterlegt sind. Zudem blendet sich in der Dokumen ten übersicht per Aufruf mit Strg-F eine Such zeile am unteren Rand ein. Geben Sie hier einen kürzeren oder längeren Suchbe griff an, navigiert Sie der GPD unmittelbar zu einem Doku ment, das den Suchbegriff enthält. Gibt es mehrere Dokumente, die den Suchbegriff enthalten, wird dies auf der rechten Seite der Such zeile mit Pfeilsym - bolen angezeigt. proalpha Aktuell 2/

16 Leistungsspektrum von Johannes B. Imhof Kennzahlen mobil verfügbar Business Cockpit liefert Kennzahlen nach Wunsch Typischerweise unter dem Begriff Business-Intelligence (BI) zusammengefasste Funktionen liefert proalpha in unterschiedlichen Ausprägungen und für verschiedene Nutzergruppen. Das mobile Bereitstellen von Kenn - zahlen inklusive grafisch geführter Analyse ist eine der Stär ken des proalpha Business Cockpits, dem neuen BI-Tool der proalpha Consulting AG. Wie in anderen Bereichen, bietet proalpha die Funkti - onen des Business-Intelligence als integrale Bestandteile seiner Lösung an. Neben klassischem Reporting mit Listen und Formularen des ERP-Systems und dem integrierten Managementinformationssystem bietet das Kennzahlen - modul die Möglichkeit, flexibel Kennzahlen zu definieren. Zusätzlich kann der Anwender mit dem Analyzer, losgelöst vom proalpha Client oder in diesem integriert, Analysen durchführen. Besonders für Ad-hoc-Auswertungen von großen Datenmengen und der Verbesserung der eigenen Da tenqualität ist das Tool geeignet somit eine clevere Al ter native zu umfangreichen Data Warehouse Projekten. Aktuelle Analysen und das Feedback der proalpha Kunden zeigen, dass die grafisch geführte Analyse von Kennzahlen und deren mobile Bereitstellung in Dash - boards besonders für Management und Bereichsleitung an Bedeutung gewinnt. Dem sind die Entwickler nachgekommen: Das proalpha Business Cockpit bietet dem An - wender die Möglichkeit, die wichtigsten Kennzahlen seines Unternehmens in individuell zu gestaltenden Cock pits auf einen Blick zu betrachten und ausgehend von dieser Grafik eine weitere Analyse ( Drill-Down ) durchzuführen. In proalpha integriert wurde die bereits bekannte Qlikview- Software des Unternehmens Qliktech GmbH. Sie nutzt, ebenso wie der Analyzer, die assoziative Datenanalyse als technologische Basis: Mit ihr sind Selektionen in einem Daten modell bezogen auf alle Fakten der Datenquellen möglich. Die Analyse folgt somit immer direkt den Erkennt - nissen des Anwenders und bietet die Möglichkeit, auch nicht selektierbare Daten zu nutzen. Es gelingt somit beispielsweise nicht nur zu erkennen, in welchen Ländern welche Produkte verkauft worden sind, sondern umgekehrt Erkenntnisse zu gewinnen, welche Produkte nicht verkauft wurden. Komponenten und Lösungsansatz Wichtiges Ziel bei der Realisierung des proalpha Busi - ness Cockpits war es, den Anwender im Analyseprozess über alle Stufen zu unterstützen. Die Datenbereitstellung für Anwendungsfelder wie Vertrieb, Einkauf und Produktion setzt auf die bereits existierende Geschäftslogik auf. Kurs - umrechnungen, Durchschnittspreisbildung oder Roher - tragsberechnung übernehmen die dafür vorgesehenen proalpha Funktionalitäten und geben sie an den Business Cockpit Server weiter, der das für ein Cockpit benötigte Datenmodell lädt. Es können Daten aus verschiedenen Mandanten des ERP-Systems, unter Berücksichtigung der Benutzer- und Mandantenzuordnung, extrahiert werden. Für übliche Anwendungen laufen diese Prozesse dank des sogenannten Warehouse Builders automatisiert ab. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, weitere externe Datenquellen, ebenfalls automatisiert für die Business Cockpits, bereitzustellen. Für die Anbindung externer Datenquellen ist keine Kenntnis der Ladesprache notwendig. Rein durch Bereitstellung der Daten an der richtigen Stelle des Ladeprozesses können die Informationen eingespeist werden. Diese Option ist besonders sinnvoll, wenn externe Systeme angebunden werden oder das Business Cockpit mit Plandaten angereichert werden soll, die nicht im ERP-System gepflegt wurden. Beispielsweise lassen sich Details zu Materialbewegungen eines externen Lager ver - waltungssystems in die Cockpits einbinden. Außer der technischen Infrastruktur, bestehend aus dem Warehouse Builder in proalpha und dem Business Cockpit Server, wird die proalpha Consulting AG fertige Business Cockpits für verschiedene Bereiche liefern: Finanz - we sen, Vertrieb, Produktion und Logistik (Einkauf, Material - wesen) stehen aktuell im Fokus. Auch hier gilt: Die fertigen Cockpits müssen nicht as it is eingesetzt werden. Der Anwender kann sie einfach eigenen Bedürfnissen anpassen oder eigene Cockpits erstellen. Neben den standardisierten Cockpits betreuen Berater des neu gegründeten Business-Intelligence-Competence- Center Technology die proalpha Anwender in einem ganzheitlichen Lösungsansatz. Es geht nicht nur um die Implementierung eines Cockpits, sondern um die gemein- 16 proalpha Aktuell 2/2012

17 Leistungsspektrum same Erarbeitung der wichtigsten Kennzahlen und Dimen - sionen zur Unter nehmenssteuerung. Hierbei folgen die Berater dem Lösungsansatz, bestehend aus den Phasen: Analyse der Business Needs Ermittlung der operativen Daten (Fakten) Ermittlung der relevanten Stammdaten (Dimensionen) Layout und Funktionen In der Analysephase werden die Geschäftsvorfälle mit Auswirkungen auf Kennzahlen identifiziert. Zusätzlich werden bereits existierende Auswertungen analysiert, benötigte Kennzahlen definiert und diese mit Anforderungen aus den Fachbereichen abgeglichen. Es entsteht ein Anforde - rungskatalog, der die zu betrachtenden Geschäftsvorfälle mit den benötigten Kennzahlen darstellt. Um die definierten Kennzahlen berechnen zu können, werden in den nächsten beiden Phasen die dafür benötigten Daten Fakten und Dimensionen inklusive der zu Grunde liegenden Datenquellen erhoben. Als Fakten werden die operativen Daten, also Bewegungsdaten, bezeichnet, die für die Bildung von Kennzahlen relevant sind, wie beispiels - weise: Einkaufsbelege, Vertriebsbelege oder Buchungen in der Finanzbuchhaltung. Dimensionen sind die Daten, nach denen eine Kennzahl analysiert werden kann, typischerweise sind das Stamm - daten wie Kunden, Teile und Lieferanten. Zudem sind die aus den Stammdaten resultierenden Eigenschaften als Dimen sionen analyserelevant, beispielsweise Regionen, Branchen oder Informationen aus Sachmerkmalsleisten. Am Ende der Analyse steht eine Aufstellung der benötigten Kennzahlen, der Dimensionen nach denen sie ausgewertet werden sollen und die Kenntnis der benötigten Daten - quellen. Auf Basis dieser Konzeption kann die Projekt um - setzung starten. Neben dem Bereitstellen der entsprechenden Daten und dem Laden in den Business Cockpit Server kommt dem Layout eine zentrale Bedeutung zu. Ausgehend von den fertigen Cockpits können eigene Cockpits, speziell auf die Belange des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten, umgesetzt werden. Dazu werden die benötigten Analyse funk - tionen und die Darstellung der Kennzahlen definiert und realisiert. In der Umsetzungsphase sind Iterationen einzuplanen. Die Erfahrung zeigt, dass nach der ersten Umset - zung weitere Ideen zur sinnvollen Darstellung entstehen, die berücksichtigt werden sollten. Auf Knopfdruck wissen, was im Unternehmen läuft mit dem auf Wunsch individuell zugeschnittenen proalpha Business Cockpit. proalpha Business Cockpit der erste Eindruck Erste Realisierungen zeigen, dass es sich lohnt, am Anfang den Aufbau einer flexiblen Infrastruktur in proalpha zu konzipieren. Durch saubere Definition der Datenbereit stel - lung lassen sich viele Parametrisierungen, die der Anwen - der aus proalpha gewohnt ist, eins zu eins im Cockpit wiederfinden. So sind beispielsweise die Verdichtungen bestimmter Dimensionen (Regionen, Branchen, Sparten, etc.) analog zu proalpha möglich. Gleiches gilt für die Entscheidung, ob die Spanne eines Vertriebsbelegs als Handelsspanne gerechnet werden soll oder nicht. Es zahlt sich hiermit aus, dass bewusst darauf verzichtet wurde, die Geschäftslogik mehrfach, also in proalpha und im Bereich Business-Intelligence, zu implementieren, wie es in anderen Systemen erforderlich und üblich ist. Daneben erleichtert das in proalpha erstellte Framework das Erzeugen einer sauberen Datenbasis für die Cockpits. Der Anwender muss sich für die klassischen Anwendungs - fälle nicht in die technischen Details oder in ein anderes System einarbeiten. Er bleibt in seiner gewohnten proalpha Umgebung und kann sogar eigene Daten aus anderen Da - tenquellen automatisiert im Cockpit laden und verwenden. Mit dem proalpha Business Cockpit gelingt die Erweite - rung des Portfolios im Bereich Business-Intelligence. Die Anwender erhalten auf der einen Seite fertige Business Cockpits, ohne die Möglichkeit der gewohnten flexiblen Erweiterbarkeit zu verlieren, und sind auf der anderen Seite in der Lage, komplett eigene Cockpits aufzubauen und Auswertungen und Analysen auch mobil auf verschiedenen Endgeräten bereitzustellen. Johannes B. Imhof ist Leiter des Competence Center Technology der proalpha Consulting AG mit Sitz in Ahrensburg. proalpha Aktuell 2/

18 Leistungsspektrum von Roland Tuschinski Wozu ein Testat...? DMS erfüllt alle rechtlichen Anforde run gen zur Ordnungsmäßigkeit Werden im Dokumentenmanagement-System (DMS) steuerrechtlich relevante Belege und Dokumente abgelegt, muss es den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) und Buchführungssysteme (GoBS) entsprechen. Dass dies mit dem proalpha Dokumenten - ma nagement möglich ist, hat die Wirtschaftsprüfungs - gesell schaft Ernst & Young Anfang diesen Jahres für die Versionen 5.2 und 5.3 bestätigt. Handels- und steuerrechtliche Vorschriften in HGB und AO, die GoBS und eine Reihe von Prüfungsstandards des IDW (Institut der deutschen Wirtschaftsprüfer e.v.) bildeten die Basis der Prüfungen. Getestet wurden unter anderem: Beleg- und Journalfunktionen Beleg-Scannen Indexierung und Archivierung von Belegen die besondere Behandlung steuerrechtlich relevanter Belege und die Differenzierung von Zugriffsrechten Aber auch weiche Faktoren wie die proalpha interne Verfahrensdokumentation für die Programmweiterent wick - lung, -wartung und -freigabe wurden untersucht. Ein solches, unter Laborbedingungen erstelltes, Hersteller- Testat ersetzt natürlich nicht die Verfahrens dokumen tation im Anwendungsunternehmen, die die Wirtschafts prüfer für die Zertifizierung oder die Außenprüfung der Finanz be - hörden vor Ort benötigen. Gegenüber der Finanzver wal - tung ist ausschließlich das steuerpflichtige Unternehmen für die Pflege einer Verfahrensdokumentation verantwortlich, sonst ist die Buchführung formell nicht ordnungsgemäß. Diese Verfahrensdokumentation umfasst über das Her stel - ler-testat hinaus weitere Aspekte wie: den organisatorischen Aufbau und Ablauf der Rechnungslegung die eingesetzte Anwendungssoftware, u. a. das DMS die organisatorische Regelung der Zugriffsrechte eventuelle Modifikationen an Standardlösungen und die technische Systemumgebung Für die Prüfung ist also eine aktuelle und aussagefähige Verfahrens doku mentation zwingend notwendig, die alle System- und Verfahrens änderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert. Schließ lich liegt die sachgerechte Anwen dung der Soft ware ebenso in der Verant wor - tung des Buchführenden wie die Vollständigkeit der Eingaben. Das Hersteller-Testat gibt aber den wertvollen Hin weis darauf, dass es bei sachgerechter Anwen dung des proalpha DMS möglich ist, die gesetzlichen Anforde - rungen einzuhalten und in welchen Bereichen das Anwen - dungsunternehmen hierzu organisatorische Maßnahmen ergreifen muss. Schließlich wird dieses Hersteller-Testat gerne als Anlage der eigenen Verfahrensdokumen tation des Anwendungsunternehmens hinzugefügt. Das proalpha DMS stellt alle Möglichkeiten zur Verfü - gung, die Buchführung effektiv, sachgerecht und den gesetzlichen Anforderungen entsprechend zu unterstützen. Mit Funktionen wie der zentralen Archivierungskomponente mit Rechteprüfung der Kennzeichnung steuerrechtlich relevanter Doku - ment typen mit Unveränderbarkeit von Dateien, Dokumenten und Schlagworten der Scan-Komponente der Cold-Archivierung sowie dem Online-Backup und vielen weiteren sind die Voraussetzungen für den problemlosen Betrieb des elektronischen Dokumentenmana - gements gegeben. Als Full-Service-Provider unterstützt proalpha seine Kun - den gerne mit seiner Erfahrung bei Kon zep tion, Auf bau und Erstellung einer individuellen, prüfungsfesten Ver fah - rensdo kumen ta tion. Eine Kopie des Prüfungsberichts stellt proalpha seinen Kunden auf Anfrage gerne zur Ver fü - gung. Zum Erhalt des Testats wenden Sie sich bitte an Ihr betreuendes proalpha System haus. Roland Tuschinski ist Produkt manager bei der proalpha Software AG. 18 proalpha Aktuell 2/2012

19 Leistungsspektrum Das richtige Dokument immer zur Hand piax erlaubt einfaches Arbeiten mit proalpha DMS Dokumenten in Outlook Das Dokumentenmanagement-System (DMS) in proalpha verwaltet Dokumente und legt sie kategorisiert ab. Dazu gehören in den meisten Unternehmen auch Angebote, Vertriebsbelege und Verträge. Nutzer von piax, dem mobilen CRM-Tool für proalpha, können jetzt ganz einfach in Outlook Dokumente aus dem ERP-System lesen, bearbeiten oder neue Dokumente erstellen. Das günstige und einfach in bestehende Infrastrukturen integrierbare Zusatzmodul piax DMS erlaubt: Archivieren von s innerhalb der Kontakthistorie Schnelle Übersicht über alle Dokumente eines Kontakts ideal zur Besuchsvorbereitung Lesen und einfaches Hinzufügen (per Drag and Drop) von Dokumenten Bearbeiten vorhandener Dokumente beispielsweise nach einem Kundentermin Kategorisieren von Dokumenten anhand der DMS- Dokumententypen Der besondere Nutzen für die Außendienstmitarbeiter liegt im schnellen und einfachen Zugriff auf Anhänge von Kon - takten, Vertriebsprojekten und Vertriebsaktionen wie s, Besuchsberichte und beliebige andere Doku mente. Auch Vertriebsdokumente wie Rechnungen und das Kunden - stammblatt sind so online und offline jederzeit verfügbar. Besonders effizient und einfach handhabbar ist die neue -Archivierung. Mit wenigen Klicks lassen sich damit automatisch Nachrichten von Outlook ins proalpha DMS übertragen. Das garantiert die lückenlose Dokumentation wichtiger Kundenkorrespondenz im Verkaufsprozess. Dank umfassender Funktionen in der Administration lassen sich die Zugriffe auf das DMS individuell einrichten: Somit entscheidet jedes proalpha einsetzende Unternehmen selbst, welche Dokumente welchem Mitarbeiter in piax bereitgestellt werden sollen und welche nicht. Synchro - nisiert werden dabei immer nur die Dokumente, die sich seit dem letzten Abgleich geändert haben oder hinzugekommen sind. Das minimiert die Ladezeiten. Mit dem ohnehin auf den meisten PCs und Notebooks installierten MS Outlook elegant auf Informationen in Alle Dokumente im Blick: Schnellübersicht über alle relevanten Doku - mente zu einem Kontakt in MS Outlook dank piax kein Problem. proalpha zugreifen. Diese praxisgerechte und einfach zu installierende Lösung bringt eine Fülle von Vorteilen, vom Abbau redundanter Datenhaltung bis zur automatisch gesicherten Aktualität der in Vertrieb und Kunden be treu - ung benötigten Daten und Fakten. piax DMS ist als Zusatz - modul zum Basis Modul piax erhältlich. Vorteile von piax DMS im Überblick: Archivierung mit Auswahl des Dokumententyps (Vertriebsaktion, Vertriebsprojekt, Kontaktdokument, Kundendokument, Vertriebsbelegdokument, Call- und Projektdokument) Ansicht aller Dokumente Aufruf der Dokumente (Vertriebsaktion, Vertriebsprojekt, Kontakt-, Kunden-, Vertriebsbeleg-, Call- und Projekt - dokument) Dokumentenanlage (Vertriebsaktion, Vertriebsprojekt, Kontakt-, Kunden-, Vertriebsbeleg-, Call- und Projekt - dokument) Anzeige der proalpha Ordnerstruktur/Typenstruktur für Dokumente direkt in MS Outlook Weitere Informationen unter: proalpha Aktuell 2/

20 Kunden Globalisieren statt exportieren Ziehl-Abegg wächst konsequent mit proalpha Ziehl-Abegg, proalpha Anwender der ersten Stunde, ist in den vergangenen 15 Jahren drastisch auf inzwischen Mitarbeiter an weltweit 29 Stand orten gewachsen. Die Organisation wurde beständig verändert und weiterentwickelt. Begleiter dabei: proalpha. Dieses informa - tions technische Rückgrat der heutigen internationalen Unternehmensgruppe wird auch aktuell auf immer neue Anforderungen hin ausgerichtet. Mit der Einführung einer integrierten ERP-Lösung hatte sich Ziehl-Abegg bereits zu Anfang der 90er Jahre intensiv auseinandergesetzt: Das damals rund Mitarbeiter große Unternehmen mit zwei Produktionsstandorten, dem noch heute betriebenen Werk am Stammsitz Künzelsau sowie der Produktionsstätte in Schöntal-Bieringen, entschied sich für die eben erst auf den Markt gekommene und in einigen Teilen noch nicht komplette Software proalpha. Die Konzeption des völlig neu entwickelten Systems ohne Alt lasten, basierend auf modernen Standardtechnologien, überzeugte. Seitdem hat sich Ziehl-Abegg zu einer Unternehmens grup - pe mit einer Vielzahl internationaler Niederlassungen und Produktionsstandorten entwickelt. Nach wie vor liegen die Schwerpunkte der Produkte bei der Luft-, Regel- und An - triebstechnik Anwenderbranchen und Vertriebsregionen haben sich jedoch dramatisch erweitert. Dem Gedanken folgend, zu globalisieren, also eigene Standorte in den Ländern der Kunden aufzubauen statt zu exportieren, hat sich als weitsichtige unternehmerische Entscheidung bis heute bewährt. Dabei hat proalpha das Unternehmen durch viele Evolutionsstufen begleitet und bildet auch heute immer wieder neue Anforderungen ab. Aktuell produziert wird an insgesamt acht Standorten in Künzelsau und der direkten Umgebung sowie in Ungarn, China und Frankreich. Das ungarische Werk dient als Zulie ferer von Baugruppen überwiegend für die Produktionsstätten in Künzelsau und die umgebenden Werke. An sieben Montagestandorten, u. a. in Italien, USA und Schweden, finden zudem für die regionalen Märkte Endmontagen vorgefertigter Baugruppen statt. Geplant ist, in der nächsten Zeit Produktionen in weiteren Ländern aufzubauen. Darüber hinaus gibt es rund 29 Ver triebsstandorte. In einem großen Teil der Werke und Niederlassungen ist proalpha im Einsatz in unterschiedlichen Ausprägun gen. Wichtig war uns in jedem Fall, dass mit Gründung einer Gesellschaft Abwicklung und Logistikbereich in proalpha sicher liefen, um sofort ausreichende Transpa renz über die Vorgänge an diesem Standort zu haben, erklärt IT-Leiter Alfred Göttel seine Strategie. Über die Intercompany-Funktionen ist eine Fülle administrativer Abläufe zwischen den Landes gesell schaf ten automatisiert. Typisches Beispiel dafür ist die Zusam men ar beit mit der Landesgesellschaft Niederlande, einer reinen Ver - triebs organisation. Sie legt die Bestellung in ihrer proalpha Installation an, über die Inter com pany- Funktionen wird ohne manuelle Eingriffe in proalpha des Werks Künzelsau ein Vertriebs auftrag und daraus schließ lich ein Produktionsauftrag generiert. Der weitere Ausbau dieser automatisierten Prozesskette mit der Übertragung von Liefer schein und Rechnung auf dem umgekehrten Weg in proalpha der niederländischen Gesell - 20 proalpha Aktuell 2/2012

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